会议预案.docx
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会议预案.docx
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会议预案
会务工作
筹备工作方案
一、会议主题与背景
1、会议主题
文秘教育工作,深入探讨文秘教育实践性教学,交流秘书职业资格证的考试信息和考证辅导
2、会议背景
为了庆祝世界秘书周的到来,促进当前文秘专业教材的创新,推动秘书专业人才培养模式的改革,使文秘教育工作能够得到更好的发展,培养出更多的秘书专业的新型人才,广东省某学院文秘专业的学生计划邀请广东省内各高校从事文秘职业教育的工作者和各系部教学秘书来校参加研讨会,深入探讨文秘教育如何开展实践性教学,交流关于秘书职业资格证的考试信息和考证辅导方法。
二、日期与地点
1、会议日期:
2013年4月23-25日,共3天,具体安排为:
代表报到:
4月23日下午
参加研讨会:
4月24日上午8:
00
结束离开:
4月25日中午13:
00
2、会议地点:
学院学术报告厅,学院三个中报告室
三、主办单位和承办单位
主办单位:
广东省某学院文秘专业
支持单位:
广东省秘书协会广东省各高校文秘专业部门广东省职业资格考试中心广东省各高校文秘专业部门
承办单位:
广东省某学院文秘专业
执行单位:
广东省某学院文秘专业广东省秘书协会广东省各高校文秘专业部门广东省职业资格考试中心广东省各高校文秘专业部门
四、筹备工作机构及职责
为了庆祝世界秘书周的到来,促进当前文秘专业教材的创新,推动秘书专业人才培养模式的改革,使文秘教育工作能够得到更好的发展,培养出更多的秘书专业的新型人才,我院拟在本院的学术报告厅及三个中会议室举办研讨会,对2012年广东省文秘教育工作进行全面总结,深入探讨文秘教育如何开展实践性教学,交流关于秘书职业资格证的考试信息和考证辅导方法。
(一)会议机构设置
研讨会领导小组名单
主任:
本学院院长xxx
副主任:
院团委组织部
秘书长:
本学院文秘专业主任xxx
研讨会下设秘书组、会务组、宣传组、机动组、演出组、财务组、保卫组七个工作小组。
1、会议秘书组组长:
xxx
人员:
xxxxxx
2、会务组组长:
xxx
人员:
院相关人员
3、宣传组组长:
xxx
人员:
院宣传部门
4、机动组组长:
xxx
人员:
校相关技术人员
5、演出组组长:
xxx
人员:
校园学生
6、财务组组长:
xxx
人员:
xxxxxx
7、保卫组组长:
xxx
人员:
保卫处
2、任务分解
1.会议秘书组工作职责:
(1)负责起草筹备会议工作的具体方案。
(2)负责筹委会工作会议及有关会议的组织、协调工作。
(3)起草领导讲话材料、现场会欢迎辞及会议要求、大会主持词等文件。
(4)负责研讨会经验介绍材料的审核、把关。
(5)负责收集、整理研讨会公开工作文件、资料,编制目录,分类归档,提供与会代表参观。
(6)负责研讨会交流时多媒体服务。
(7)打印和收集会议材(资)料,统一装袋分发,负责会议之后所有材料的组卷。
(8)完成筹委会安排的其他工作。
(1)参与人员安排
会议回执清单、确定研讨会参会人员组织部相关成员
拟邀请的嘉宾名单组织部相关成员
嘉宾的电话和传真邀请组织部相关成员
研讨会议指南及资料的整理、起草等XXX
(二)会议日程安排XXX
代表分组名额分配XXX
开幕式议程XXX
(三)嘉宾的邀请
从事文秘职业教育的工作者XXX
各系部教学秘书XXX
(4)起草讲话稿
开幕式讲话稿
领导讲话稿
上述工作在30日前完成
2.会务组工作职责:
:
(1)负责提出经费总预算,拟定财务开支标准。
(2)负责参会代表和工作人员的报到、接待工作。
(4)负责制作会议资料,设计制作会议出席证、工作人员证(5)布置会场,按照会场席次摆放座签。
(6)负责发放纪念品、预订票、接送站等接待工作(6)在参会代表住地设医疗、保卫联络处。
(9)确保会议期间电、水、暖供应正常。
(10)完成筹委会安排的其他工作。
(1)负责提出经费总预算,拟定财务开支标准XXX
(2)接待工作
嘉宾接待、报到、资料发放、登记XXX
收费、开票XXX
纪念品发放XXX
食宿、引导XXX
联系交通、预定门票和旅游观光XXX
饮食安排、住宿需要XXX
(3)研讨会报告厅的会议布置XXX
会议室主席台、座牌制作及摆放XXX
会议室座位划分及发送座位表XXX
会议室音响、投影仪的调试XXX
(4)会议资料制作
制作会场标语XXX
制作会议指南等宣传资料XXX
会场会标、中心标牌制作XXX
以上工作会议前5日制作完成
(5)研讨会报告厅及与会领导、专家、学者的引导XXX
(6)与会嘉宾的照相和开幕式的合影XXX
(7)会后后勤工作XXX
3.宣传组工作职责:
负责此次研讨会的全部宣传工作
对外宣传:
(1)参会人员安排
会议回执清单、确定省内省外参会人员组织部
拟邀请的嘉宾名单组织部
嘉宾的电话和传真邀请组织部
(2)嘉宾的邀请组织部
(3)会议新闻报道总体组织和策划组织部
对内宣传:
(1)悬挂各类标语
地点一:
学校中主要地区悬挂会议标语XXX
行政楼悬挂宣传标语
学术报告厅悬挂横幅
校内电子屏循环显示欢迎标语等
地点二:
主楼大门悬挂欢迎词标语
(2)学术报告厅及会议室主席台的布置XXX
(3)学生座位安排XXX
(4)礼仪队安排XXX
4.机动组(听从组委会的临时安排)
(1)会场音响设备及投影仪的调试XXX
(2)现场各种设备的安装XXX
(3)会议讨论通知和安排XXX
5.演出组
(1)负责组织开幕式联欢节目
(2)负责选拔、审查节目
(3)负责邀请相关人员演出
6.财务组
(1)负责研讨会的预算、收支及账目管理
(2)负责研讨会的赞助费、会务费、资料费的收支管理及结算
7.保卫组
(1)制定会场安全保卫方案与实施
(2)联系协调与会人员住宿地点的保安工作
(3)负责与会人员的参观交通安全
会议工作制度:
此次接待将在广东省某学院举行,为了搞好接待工作,特制定本方案
一、指导思想
积极发挥接待工作的桥梁和纽带作用,努力做好各项接待工作,以文明、礼貌、热情、周到的服务,让每位来宾高兴而来,满意而归。
促进当前文秘专业的创新,全面推动秘书专业人才培养模式的改革,使文秘教育工作能够得到更好的发展。
二、组织机构
文秘专业研讨会的接待工作由接待部部长xx同志负总责,来宾接待由接待部统一组织。
(一)接待工作组织机构
部 长 —— 主持接待部全面工作。
负责会间医疗卫生工作并负责所有来宾食、宿点的总体划分安排;对口学院医卫处。
副部长 —— 负责接待工作的组织实施,安排大型宴请活动,协调处理临时突发情况;对口接待部综合处。
处 长——负责综合处工作。
(二)接待部
1、负责接待工作的指挥和协调。
2、负责来宾信息的汇总及食宿安排。
3、负责监督指导定点接待单位完善硬件设施,规范服务行为。
4、负责卫生防疫和医疗救护工作。
5、对抽调的接待工作人员和定点接待单位的有关人员进行培训。
6、组织做好参会来宾会期的接待工作。
7、对定点接待单位制定出住宿餐饮标准并签订责任书。
8、完成领导交办的其它工作。
三、职责划分
(一)接待方式
根据实际情况,接待工作采取统分结合的方式进行。
统:
即统一组织指挥,统一质量标准,统一服务要求,统一培训人员,统一调配车辆,统一划分宾馆,统一制定
分:
即分对象,分任务,分职责,分别安排住宿,包干到部门,责任到人头。
(二)接待对象
贵宾、新闻记者、大会工作人员共预计 ——人。
(三)责任划分
根据责任划分,有来宾的部、室负责收集来宾的往返信息;接待部负责
迎接欢送、食宿安排。
四、票证办理
(一)个人证件
贵宾及随行人员、新闻记者等来宾的证件,由相关部、室负责收集来宾的照片、身份证号码等,并送安保部及时办证。
(二)车辆通行证
1、交通部抽调车辆的通行证,由交通部负责与安保部衔接办理。
2、各高校领导接待用车的通行证,由办公室负责与安保部衔接办理。
3、会议食品采购车、医卫保障车由接待部负责与安保部衔接办理。
(三)大型活动入场证
1、来宾参加研讨会的入场券由接待部负责落实到人。
2、有关人员参加开、闭幕式和宴会的安排名单由办公室确定,请柬印制、分送由办公室负责。
五、来宾接送
(一)接机接站
(二)来宾返程
按交通部实施方案执行。
六、来宾住宿
(一)来宾住宿
1、来宾住宿安排,由接待部根据来宾数量,并提出分配意见,经组委会审定后执行。
2、所有来宾一律根据组委会安排,到指定的宾馆饭店住宿。
超过规定住宿天数的,费用自理。
(二)来宾就餐
1、所有来宾一律凭证件就餐,定点使用;地点就在学院的培训中心。
2、关心照顾好临时伤病人员,做好病号饭。
3、尊重少数民族的生活习惯,按需要开设清真餐,设置清真餐厅或餐桌。
七、卫生防疫
(一)学院卫生部负责组织卫生防护工作,指导、督促做好食品卫生、饮用水卫生、除害消毒、传染病防治等工作。
杜绝传染病暴发流行和影响健康事故的发生。
(二)为了确保来宾饮食安全,学院要派驻2名食品卫生监督员,对食品从原料采购到菜肴上桌的全过程进行卫生监督。
八、医疗救护
(一)为保证能得到及时救治,可与学院就近医院达成共识,建立来宾急救中心24小时应诊。
(二)学院医务室人员随时待命,实行24小时值班制。
(三)来宾在会议期间因常见病(如感冒)或轻度创伤,可在医务室治疗,费用由大会负担;因突发疾病或意外受伤的,则应到医疗门诊或住院治疗,所发生的费用由来宾自理。
九、交通用车
会期来宾用车,按交通部方案实施。
十、经费
所有来宾食宿、医疗、车辆、工作人员就餐,按财务部有关规定实施。
筹备日程表
时间
事项
负责单位
负责人
备注
2013年3月1日
1.拟定与会人员,联络并确认
2.会务前期文件资料准备
3.初步制定筹备计划
会务组
综合组
2013年3月10日
1.起草第一轮会议通知,寄送有关个人和单位
秘书组
2013年4月10日
1.联络并再次确认与会人员
2.在网络进行宣传
综合组
宣传组
2013年4月11日
1.起草第二轮会议通知,寄送有关个人和单位
2.汇报筹备情况
宣传组
秘书组
2013年4月12日
1.完成交通、住宿、餐饮等规划书
2.召开筹备会议,制定会议期间各组的具体工作
2013年4月13日
制作工作人员证、代表证以及纪念品
综合组
2013年4月15日
1.整理与印制会议手册
2.查收各参与人员论文的提交情况
3.草拟欢迎词、领导讲话稿等
综合组
秘书组
2013年4月18日
1.召开协调会议,再次明确各组职责
2.会议报道、日程安排、讲话稿等相关文件的打印。
3.备好会议所需电脑、投影仪等
秘书组
综合组
2013年4月20日
1.接待工作进入实质工作状态,检查落实工作细节
2.对会议报道进行总体组织和策划。
3.筹划完善会场布置
4.检查会务筹备工作,及时查漏补缺
接待组
宣传组
秘书组
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