发文管理制度及流程图.docx
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发文管理制度及流程图
浙江金象科技有限公司文件
编号
2012年9月11日
修改状态
第0
次修改
第1
页共xx页
发文管理制度及流程图
编写
审核
批准
第一部分发文管理制度
第一章总则
第一条为规范和严肃公司发文工作,提高发文效率、保证发文质量,保
证文书的安全、及时传递,特制定本管理办法。
第二条公司所有文书的呈批和发文由综合办统一管理。
第二章行文规则
第三条公文的种类
公文类别主要有:
命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等13个文种
第四条公文格式
公文格式一般包括:
标题、主送部门(领导)、正文、附件、发文单位、发文时间、抄送单位、文件版头、公文编号、机密等级等项。
1.标题:
公文的标题应当准确、简要地概括公文的主要内容并标明发文部门、事由和公文种类。
2.主送部门:
指公文主要送达的单位(领导)或部门,凡是向上级报送均为主送部门;一般只写一个主送部门,不得多头主送。
如需要,同时报送另一上级,可以用抄报的形式。
3.正式公文的主体:
文字简明扼要、条理清楚、实事求是。
4.发文单位:
写在公文下面偏右,要写全称,如以领导个人名义行文,应冠以职务身份。
5.发文日期:
公文必须注明发文日期,以表明从何时开始下文。
发文日期在发文部门下面向右错开,要写全年月日。
发文日期一般以签发人签发日期为准。
6.抄报、抄送单位:
属上级的列入抄报,平行或下级列入抄送。
7.文件版头:
正式公文一般都有版头,版头以黑色大写印上“浙江金象科技
股份有限公司”
8.公文编号:
一般包括编字、年号、顺序号。
9.机密等级:
机密公文应当根据机密程度划分等级,分别注明“绝密”,“机
密”,“秘密”,“普通”字样。
10.附件:
公文如有附件,应当在正文之后,发文部门之前注明附件名称和件数。
11.其它:
公文排版要求详见附件。
第五条行文要求
1•行文须严格按要求格式书写、排版(具体要求详见附件);
2.明确发文权限。
属于全面的,重要的方针政策性问题,以公司名义行文属于限定方针范围内的日常业务工作问题,以有关部门名义行文。
3.公文由主办部门经办人拟稿,经部门主管审核、签字后交综合办登记。
由综合办送呈有关领导签发。
发文涉及几个部门的,经办部门负责组织相关部门会签后,再上交综合办。
第六条关于公司的公文编字
为便于公司公文的使用、保管、立卷、归档和查阅,将公司公文编字明确为:
第三章发文程序及要求
第七条发文程序包括拟稿、校对、审核、签发、用印、发文、归档等程
序。
(一)公文的草拟、打印、校对。
1.相关部门经办人负责公文的起草(包括录入、排版)。
起草公文涉及的人名、地点、数字、标点符号要准确,时间要写具体的年月日。
人名、地名、文件名称、事物名称等,不得用简称。
2.起草公文后,到综合办统一打印、输出。
综合办负责核对是否符合公文标准格式。
(二)公文审核。
文件起草后,由经办部门主管审核、签字。
如涉及其他部门,经办部门送相关部门会签。
把“文件呈批单”(具体格式见附表),同文件一并交综合办。
(三)公文的核稿。
所有公文呈批前由综合办负责核稿。
核稿的主要内容包括:
1.文件呈批单是否填写准确,完整。
所有相关部门是否都已签字。
2.公文打印、排版格式是否符合公司要求;
3.公文意思是否得表达清楚、准确。
如核稿不合格,综合办签署修改意见后交经办人重新办理。
(四)公文的呈批。
综合办核稿通过后,在“文件呈批单”上填写公文编号和密级,签署处理意见。
由综合办主任根据事情的轻重缓急,按审批权限、业务性质分类,分别呈相关领导审批。
综合办不得积压文件,要及时呈批或下发。
(五)公文批阅。
公司相关领导认为文稿与原意不符,由综合办退回拟稿人重写或修改。
拟稿人重写或修改后,再次送签时必须附上修改前的所有原稿。
综合办负责核对修改稿与原稿,确保公文严格按领导意见进行了修改,并且由经办人告知相关部门主管。
(六)公文打印。
公文签发后,交综合办主任。
综合办主任审查后交综合办人员登记、打印正式文稿;
对于不需要盖章的文件,在打印正式文稿后,由综合办人员填写“发文登记表”后,进行发文,同时将一份正式文件、领导签发的原稿中的终稿、文件呈批单及该文件电子版存档备案
对于需要盖章的文件见下一步;
(七)公文盖印、登记。
需要盖章的文件,打印后由综合办人员履行盖章手续。
“文件呈批单”由综合办人员留存备查,综合办人员须在文件呈批单上签字。
文件盖章后,将一份正式盖章文件、领导签发的原稿中的终稿、文件呈批单及该文件电子版存档备案。
同时由综合办人员填写“发文登记表”后发文。
(八)发文。
对外发文要求:
1、综合办人员通知经办人到综合办办理文件领用手续后,由经办人带文件外出自行办理(特殊情况下,如绝密文件须有他人陪同前往);领取文书的当事人必须在登记簿上签名。
2、需要以信函、特快专递或以电子邮件形式发文的,统一由综合办人员办理。
对内发文要求:
纸质文件只发复印件。
并由综合办专人复印后,通知相关部门到综合办领取复印件。
第四章附则
第八条本管理制度由综合办负责解释。
第九条本管理制度的拟定或者修改由综合办负责,报总经理批准后执行。
第十条本管理制度自颁布之日起实施。
第二部分发文管理流程图
流程名称
公司发文管理工作流程图
编码
执行者
监控者
仃为头施环节
1
各部门
综合办(行政文
员)
分管领导
总经理
管理行为
附表一、呈批单
公文呈批单
文件标题
文件编号
浙金象〔〕号
密级
附件
拟稿人
日期
年月日
公司领导
综合办主管
经办部门主管
相关部门主管
拟稿说明
综合办经办人签名
附表二、发文登记簿
发文登记簿
日期
文件类
别
编号
文件名
经办部门
对方单位
呈批时间
审批人
下发时间
回复确认
备注
附表三、发文格式与要求
***公司
(空一行)
***管〔20xx]xxx号
(发文字号居右,用三号仿宋体,年份用六角括号括入)
(空一行)
关于xxxxxxxxxxxxx
xxxx的通知
(标题用宋体小二号加粗)
(空一行)
xxxx:
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx>(正文用三xxxxxx仿宋体)
(空一行)
附件:
xxxxxxxxxxxxxx
(空四行)
综合办
二Oxx年xx月xx日
主题词:
xxxx通知
抄送:
密级:
XX
附表四、打印登记簿
打印登记簿
日期
部门
经办人
文件名称
份数
页数
打印人
备注
附表五、复印登记簿
复印登记簿
日期
部门
经办人
文件名称
份数
页数
复印人
备注
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