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PowerPoint高级教程
PowerPoint2003高级教程
一、模板与母版
1.母版
使用幻灯片母版的目的是进行全局设置和更改(如设置或替换正文的字体),并使该更改应用到演示文稿中的所有幻灯片。
通常可以使用幻灯片母版进行下列操作:
●改变标题、正文和页脚文本的字体
●改变文本和对象的占位符位置
●改变项目符号样式
●改变背景设计和配色方案
要查看或修改幻灯片母版,可选择菜单中的“视图”->“母版”->“幻灯片母版”命令显示母版视图。
可以像更改任何幻灯片一样更改幻灯片母版;但要记住母版上的文本只用于样式,实际的文本(如标题和列表)应在普通视图的幻灯片上键入,而页眉和页脚应在“页眉和页脚”对话框中键入。
注意:
更改幻灯片母版时,已对单张幻灯片进行的更改将被保留。
标题母版是存储标题幻灯片样式的母版,默认情况下,标题母版会从幻灯片母版继承一些样式,如字体和字号等。
但是如果对标题母版做了更改,这些更改会一直保留下去,不会受幻灯片母版更改的影响。
下面是关于母版的两个常见问题:
1、我怎样插入标题母版?
1)在“视图”菜单上,指向“母版”,再单击的“幻灯片母版”。
2)在“幻灯片母版视图”工具栏上,单击“插入新标题母版”。
2、在更改了部分幻灯片上的占位符和字体后,怎样将幻灯片母版上的样式应用于所有幻灯片?
1)如果在普通视图中没有显示“幻灯片版式”任务窗格,请单击“格式”菜单上的“幻灯片版式”。
2)选择要重新应用母版版式的幻灯片。
3)在“幻灯片版式”任务窗格中,查找要重新应用样式的版式类型(例如“文字”或“文字和内容”)。
4)单击该版式上的箭头,再单击“重新应用样式”。
2.模板
设计模板是包含演示文稿样式的文件,包括项目符号和字体的类型和大小、占位符大小和位置、背景设计和填充、配色方案以及幻灯片母版和可选的标题母版。
使用设计模板的目的是让不同的演示文稿共享样式。
应用设计模板
可以在创建演示文稿时应用设计模板,也可以在编辑演示文稿时应用设计模板,其具体步骤如下:
1)在“格式”工具栏上,单击“设计”。
(如果已打开“幻灯片设计”窗格并显示有配色方案或动画方案,请单击顶部的“设计模板”。
)
2)执行下列操作之一:
●若要对所有幻灯片(和幻灯片母版)应用设计模板,请单击所需模板。
●若要将模板应用于单个幻灯片,请选择“幻灯片”选项卡上的缩略图;在任务窗格中,指向模板并单击箭头,再单击“应用于选定幻灯片”。
●要将模板应用于多个选中的幻灯片,请在“幻灯片”选项卡上选择缩略图,并在任务窗格中单击模板。
●若要将新模板应用于当前使用其他模板的一组幻灯片,请在“幻灯片”选项卡上选择一个幻灯片;在任务窗格中,指向模板并单击箭头,再单击“应用于母版”。
创建自己的设计模板
Powerpoint的模板文件与普通演示文稿并无多大差别,通常我们创建新的模板也是通过将演示文稿另存为模板得到的。
1)在演示文稿里删除新模板中不需要的任何文本、幻灯片或设计元素。
2)在“文件”菜单上,单击“另存为”。
3)在“文件名”框中,键入模板的名称。
4)在“保存类型”框中,单击“演示文稿设计模板”。
5)单击“保存”。
如果将模板文件保存在缺省目录下,新模板会在下次打开PowerPoint时按字母顺序显示在“幻灯片设计”任务窗格的“可供使用”之下。
如果你改变了模板的保存位置,在应用此设计模板时需要点击“幻灯片设计”任务窗格最下面的“浏览”命令以找到此模板。
二、表格和图表
1.表格
有多种方法可以创建在PowerPoint演示文稿中使用的表格。
可以在PowerPoint中直接创建表格。
可以创建具有很少格式的简单表格,也可以创建格式比较复杂的表格。
还可以包含演示文稿内配色方案中的填充和边框颜色。
创建Powerpoint表格
1)在“常用”上,单击“插入表格”命令。
2)指向并选择所需行和列的数量,再单击。
3)复杂表格的创建可借助“表格和边框”工具栏中的各种命令,如“合并单元格”、“绘制表格”等。
如果需要一个比PowerPoint提供的表格更大或拥有更强大格式功能的表格,可以创建嵌入的MicrosoftWord表格。
Word表格提供了更多关于设置列表、选项卡、缩进和单个单元格格式的选项。
还可以嵌入MicrosoftExcel工作表或MicrosoftAccess表格。
插入WORD表格步骤为:
1)在“插入”菜单上,单击“对象”。
2)在“插入对象”对话框中,单击“新建”。
3)在“对象类型”框中,单击“MicrosoftWord文档”,再单击“确定”。
4)使用“表格”菜单上的命令创建所需的表格。
5)单击表格以外的区域以返回MicrosoftPowerPoint。
处理嵌入的表格时会出现源程序的菜单和按钮,它们与PowerPoint的菜单结合在一起。
2.图表
可在MicrosoftPowerPoint的草稿中创建一个图表,或导入一个MicrosoftExcel工作表或图表。
PowerPoint的默认图表程序是MicrosoftGraph,它是与PowerPoint一起自动安装的。
在PowerPoint中创建一个新图表时,MicrosoftGraph自动打开,图表和其相关数据一起显示在一个称为数据表的表中。
可以在数据表中输入自己的数据,从而创建自己的图表。
当使用图表时,MicrosoftGraph程序及其菜单和按钮一起出现(或者,如果已经插入Excel图表,Excel菜单和按钮会和PowerPoint菜单一起出现),因此可修改图表。
例如,可以将图表类型由饼图改为柱形图、放大文本或添加新颜色。
创建和编辑图表
1)在“插入”菜单中,单击“图表”。
2)若要替换示例数据,可单击数据表上的单元格,然后键入所需信息。
3)若要返回幻灯片,可单击图表以外的区域。
4)图表创建后如果需要进行编辑,则可以通过双击鼠标激活图表对象,然后通过“图表”菜单或通过右击图表对象来进行编辑操作。
3.组织结构图
可使用“绘图”工具栏上的图示工具创建一个组织结构图来说明层级关系,如公司内部的部门经理和员工之间的关系。
添加或更改组织结构图时,组织结构图周围显示有绘图空间,其外围还有非打印边框和尺寸控点,用于调整组织结构图的大小和形状。
创建和编辑组织结构图
1)在“绘图”工具栏上,单击“插入组织结构图或其他图示”按钮。
2)单击“组织结构图”图示,再单击“确定”。
3)执行下列一项或多项操作:
●若要向一个形状中添加文字,请用鼠标右键单击该形状,单击“编辑文字”并键入文字。
●若要添加形状,请选择要在其下方或旁边添加新形状的形状,单击“组织结构图”工具栏上“插入形状”按钮上的箭头,再单击下列一个或多个选项:
⏹“同事”—将形状放置在所选形状的旁边并连接到同一个上级形状上。
⏹“下属”—将新的形状放置在下一层并将其连接到所选形状上。
⏹“助手”—使用肘形连接符将新的形状放置在所选形状之下。
●若要添加预设的设计方案,请单击“组织结构图”工具栏上的“自动套用格式”,再从“组织结构图样式库”中选择一种样式。
4)当完成后,在图形外单击。
4.流程图
流程图也是一种常用的图表。
如果要绘制比较复杂的流程图并且带有很强的专业性,建议使用专门工具MicrosoftVisio。
如果需要的流程图比较简单,则可以使用Powerpoint所提供的流程图绘制工具,具体步骤如下:
1)在“绘图”工具栏上,单击“自选图形”,指向“流程图”,再单击所需的形状。
2)单击要绘制流程图的位置。
3)若要向流程图中添加额外的形状,请重复步骤1和步骤2,再按所需的顺序对其进行排列。
4)在各形状间添加连接符。
5)向形状添加文字。
6)为连接符更改线型或添加颜色。
7)为形状添加颜色或填充。
三、在Powerpoint文档中插入多媒体对象
1.插入音乐或声音
你可以从文件中添加音乐和声音到Powerpoint文档。
要插入声音,可以选择“插入”->“影片和声音”->“文件中的声音”命令。
将音乐或声音插入幻灯片后,会显示一个代表该声音文件的声音图标。
若要播放这段音乐或声音,可以将它设置为幻灯片显示时自动开始播放、单击鼠标时开始播放、带有时间延迟的自动播放,或作为动画片段的一部分播放。
如果要隐藏该图标,可以将它拖出幻灯片并将声音设置为自动播放。
如果声音文件大于100KB,默认情况下会自动将声音链接到您的文件,而不是嵌入文件。
您可以任意更改此默认值(大于或小于100KB均可)。
演示文稿链接文件后,如果要在另一台计算机上播放此演示文稿,则必须在复制该演示文稿的同时复制它所链接的文件。
2.插入影片(数字视频文件)
此处的“影片”是指桌面数字视频文件,其格式包括AVI、MPEG、QUICKTIME等,文件扩展名包括.avi、.mov、.qt、.mpg和.mpeg。
选择“插入”->“影片和声音”->“文件中的影片”命令即可插入一段影片。
尽管插入影片的操作使用“插入”菜单,但影片文件将自动链接到您的演示文稿中,而不像图片或绘图一样嵌入到演示文稿中。
如果要在另一台计算机上播放带有链接文件的演示文稿,则必须在复制该演示文稿的同时复制它所链接的文件。
如果PowerPoint不支持某种特殊的媒体类型或特性,或者不能播放某个声音文件,可以尝试插入一个WindowsMediaPlayer对象来播放它。
首先,打开WindowsMediaPlayer并从“文件”菜单上打开文件,以在PowerPoint环境外测试影片。
如果影片不能播放,WindowsMediaPlayer会给出详细的错误消息和帮助链接以帮助你解决问题。
如果影片可以在WindowsMediaPlayer中播放,则可以按以下步骤插入一个WindowsMediaPlayer对象。
1)在PowerPoint中单击“插入”菜单上的“对象”,在右边的列表中选择“WindowsMediaPlayer”并将其作为一个媒体剪辑插入。
2)对象插入后会显示一个WindowsMediaPlayer的界面,在此界面上单击鼠标右键并选择“属性”命令。
3)通过设置属性窗口内的“自定义”栏目来指定播放的影片文件和其他播放属性。
3.插入语音旁白
在下列情况下你可能希望向演示文稿中添加旁白(配音):
●基于网站的演示文稿
●保存会议记录,便于演讲者以后校对
●用于自动运行幻灯片放映演示文稿
录制语音旁白的步骤如下:
1)在普通视图的“大纲”选项卡或“幻灯片”选项卡上,选择要开始录制的幻灯片图标或缩略图。
2)在“幻灯片放映”菜单上,单击“录制旁白”。
3)单击“设置话筒级别”,按照说明来设置话筒的级别,再单击“确定”。
4)选择是嵌入旁白还是链接旁白。
5)如果在步骤1中选择了从第一张幻灯片开始录制,请转至步骤6。
如果选择从不同的幻灯片开始录制,会出现“录制旁白”对话框。
请执行下列操作之一:
●若要启动演示文稿中第一张幻灯片的旁白,请单击“第一张幻灯片”。
●若要启动当前选定幻灯片的旁白,请单击“当前幻灯片”。
6)在幻灯片放映视图中,通过话筒语音输入旁白文本,再单击该幻灯片以换页。
语音输入该幻灯片的旁白文本,再换至下一张幻灯片,依此类推。
可以暂停和继续旁白。
7)若要暂停和继续旁白,请用鼠标右键单击幻灯片,再在快捷菜单上单击“暂停旁白”或“继续旁白”。
8)重复步骤6直到浏览完该幻灯片,遇到黑色的“退出”屏幕时,请在其中单击鼠标。
旁白是自动保存的,而且会出现信息询问是否需要保存放映时间。
请执行下列操作之一:
●若要保存放映时间,请单击“保存”。
幻灯片浏览视图中会显示幻灯片,而且每张幻灯片的底部都有幻灯片放映时间。
●若要取消该时间,请单击“不保存”。
(可以单独地录制该时间。
)
四、动画设置
为幻灯片上的文本、图形、图示、图表和其他对象添加动画效果,这样可以突出重点、控制信息流,并增加演示文稿的趣味性。
Powerpoint2003所增添的一些动画功能,如路径动画、触发器等,不仅丰富了幻灯片放映的效果,还使得Powerpoint2003更接近于一个功能强大的多媒体创作工具,可以用它制作出效果出色的多媒体作品。
1.应用预设动画方案
如果要简化动画设计,可直接将预设的动画方案应用于所有幻灯片中的项目、选定幻灯片中的项目或幻灯片母版中的某些项目。
使用预设动画的步骤如下:
1)如果只希望将动画方案应用于几张幻灯片,请单击“幻灯片”选项卡,再选择所需的幻灯片。
2)在“幻灯片放映”菜单上,单击“动画方案”。
3)在“幻灯片设计”任务窗格的“应用于所选幻灯片”之下,单击列表中的动画方案。
4)如果希望将方案应用于所有幻灯片,请单击“应用于所有幻灯片”。
2.应用自定义动画
使用“自定义动画”任务窗格,可以对对象的动画进行自定义的设置。
自定义动画可应用于幻灯片、占位符或段落(包括单个的项目符号或列表项目)中的项目。
例如,可以将飞入动画应用于幻灯片中所有的项目,也将飞入动画应用于项目符号列表中的单个段落。
同样还可以对单个项目应用多个的动画;这样就使项目符号项目在飞入后又可飞出。
应用自定义动画的步骤如下:
1)在普通视图中,显示包含要动画显示文本或对象的幻灯片。
2)选择要动画显示的对象。
3)在“幻灯片放映”菜单上,单击“自定义动画”。
4)在“自定义动画”任务窗格上,单击“添加效果”按钮,并执行下列一项或多项操作:
a)若要使文本或对象以某种效果进入幻灯片放映演示文稿,请指向“进入”,再单击一种效果。
b)若要为幻灯片上的文本或对象添加某种效果,请指向“强调”,再单击一种效果。
c)若要为文本或对象添加某种效果以使其在某一时刻离开幻灯片,请指向“退出”,再单击一种效果。
3.添加路径动画
可以为文本或对象添加路径动画,这将使Powerpoint的动画功能更加灵活。
1)在普通视图中,显示包含要创建动作路径的文本或对象的幻灯片。
2)选择要动画显示的文本项目或对象。
3)对于文本项目,可以选择占位符或段落(包括项目符号)。
4)如果“自定义动画”任务窗格未显示,请在“幻灯片放映”菜单上单击“自定义动画”。
5)在“自定义动画”任务窗格中,单击“添加效果”,指向“动作路径”,然后执行下列操作之一:
●应用预设动作路径
●创建自定义动作路径
4.按字母、字或段落动画显示文本
在文本动画中可按字母、字或段落应用效果,例如,使标题每次飞入一个字,而不是一次飞入整个标题,设置过程如下:
1)在“自定义动画”任务窗格的自定义动画列表中,单击所需的动画文本项目。
2)单击箭头,再单击“效果选项”,然后执行下列一项或多项操作:
●若要按字母显示动画,请在“效果”选项卡的“动画文本”列表中,单击“按字母”。
●若要按字显示动画,请在“效果”选项卡的“动画文本”列表中,单击“按字/词”。
●若要按段落级别或项目符号显示动画,请在“正文文本动画”选项卡的“组合文本”列表中,单击一个选项。
注意:
若要在字母、字或段落动画之间产生延迟,请在“计时”选项卡的“延迟”框中输入一个数字。
5.使用触发器
在Powerpoint动画中可使用触发器。
所谓触发器是指通过设置可在单击指定对象时播放动画。
设置触发器的步骤如下:
1)在“自定义动画”任务窗格的自定义动画列表中,单击所需的动画文本项目。
2)单击箭头,再单击“计时”。
3)单击“触发器”,并选择“单击下列对象时启动效果”,并在右边对象列表中选择作为触发器的对象。
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