浅谈会计电算化档案管理.docx
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浅谈会计电算化档案管理
山西大学继续教育学院
毕业论文
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浅谈会计电算化档案管理
摘要:
随着社会信息技术的发展,会计电算化开始普及,会计电算化档案管理成为促进会计基础工作规范的大势所趋。
本选题通过对会计电算化档案管理的制度规定做出阐述,说明其基本要求和重要性及其新的特点。
并且对过去的会计电算化档案管理的方法与操作的状态同现行正在发展的会计电算化档案管理方法进行比较分析与研究。
解决现实中企业事业单位在实施会计电算化档案管理中存在的问题。
要做好电算化会计的档案管理,必须提高会计人员计算机操作技能和素质,建立并完善相关的管理制度。
同时,及时更新会计软件,加强会计电算化系统的管理与维护,以适应不断发展的会计电算化提出的新要求,这样才能够有效的帮助企业事业单位进行会计电算化的档案管理,以适应社会发展的潮流。
关键词:
会计电算化;档案;管理;制度;规定;维护;发展
TalkingAboutComputerizedAccountingArchivesManagement
Abstract:
Withthedevelopmentofinformationtechnology,accountingcomputerizationbegantospread,computerizedaccountingarchivesmanagementwhichpromotesguidelinesforfundamentalaccountingworkisbecomingthetrendofthetimes.Definitely,therearemoreorlesssomeproblemsduringthedevelopmentofcomputerizedaccountingarchivesmanagement.Byelaboratingtherulesandregulationsofcomputerizedaccountingarchivesmanagement,thispaperillustratesitsbasicrequirements,importanceandnewfeaturesaswell.Comparedtothepastmethodsandoperationstates,comparativeanalysisandresearcharemadeonthecurrentlydevelopingcomputerizedaccountingarchivesmanagement.Thispaperalsoprovidessomesolutionstotherealenterprisesandinstitutionproblemsthatexistintheimplementationofcomputerizedaccountingarchivesmanagement.Inordertodowellincomputerizedaccountingarchivesmanagement,accountingpersonnelmustimprovetheircomputeroperatingskillsandqualities,andestablishandperfecttherelevantmanagementsystem.Meanwhile,updatingtheaccountingsoftwareintime,strengtheningthemanagementandmaintenanceofcomputerizedaccountingsystemsarebothgoodwaystoadapttothenewrequirementsofthedevelopingcomputerizedaccounting.Onlyinthiswaycaneffectivelyhelpenterprisesandinstitutionsofcomputerizedaccountingarchivesmanagement,andthustoadapttothetrendofsocialdevelopment.
Keywords:
Accountingcomputerization;Archives;Management;System;Provisions;Maintenance;Development
引言………………………………………………………………………………………………………………1
一、会计电算化档案管理概述…………………………………………………………………………2
(一)会计电算化档案管理的定义………………………………………………………………2
(二)会计电算化档案管理的特点………………………………………………………………2
(三)会计电算化档案管理的制度规定………………………………………………………3
(四)会计电算化档案管理的基本要求………………………………………………………3
(五)会计电算化档案管理的重要性……………………………………………………………3
二、会计电算化档案管理的发展研究………………………………………………………………4
(一)过去会计电算化档案管理研究……………………………………………………………4
(二)现在会计电算化档案管理研究……………………………………………………………4
(三)古今会计电算化档案管理存在的问题…………………………………………………4
(四)解决会计电算化档案管理存在的问题…………………………………………………5
三、未来会计电算化档案管理的完善………………………………………………………………6
结论………………………………………………………………………………………………………………6
参考文献…………………………………………………………………………………………………………7
浅谈会计电算化档案管理
引言
如今电子技术的特质是通过光纤通信技术与数字技术相结合,数字技术为基础,计算机及其软件为核心,为了与社会发展相符合,国家开始发展会计电算化,它指的是用计算机为载体在会计工作中进行数字技术应用。
具体的说,就是开发计算机会计软件,用这些软件指挥计算机代替各种传统手工工作进行会计的各种工作的过程,通过电子计算机把会计电算化软件运用各种会计事物中,并且能够在城市中建立相关的信息系统。
随着社会的发展,信息技术作为社会发展下的产物,也随之发展。
通过对传统会计技术的改良形成了新的会计工作技术,这种技术被称为电子计算机技。
以至于现如今的会计中形成了一种新的会计分支模式,因此运用会计电算化取代传统手工会计记账成为了会计发展的必然趋势。
随着计算机在社会中的普及,会计电算化专业也随之发展,所以当今社会致力于会计电算化技术的普及。
通过运用会计电算化技术形成一套档案管理体系,这种体系成为当今会计工作中需要符合规范的重点发展对象。
会计电算化的档案管理的实际应用在很多方面提高了会计在传统手工档案管理工作中的效率,通过运用会计电算化使会计工作中的财务管理更加适应当代的发展要求。
然而会计电算化档案管理在实践中出现了一些困难,本篇论文通过对会计电算化档案管理的制度规定做出阐述,说明其基本要求和重要性及其新的特点。
并且对过去的会计电算化档案管理的方法与操作的状态同现行正在发展的会计电算化档案管理方法进行比较分析与研究,说明其基本要求和重要性及其新的特点。
并且对过去的会计电算化档案管理的方法与操作的状态同现行正在发展的会计电算化档案管理的方法操作进行比较分析。
为了普及会计电算化档案管理系统在企业事业单位的实施运用,所以对其进行实施检测操作,操作中发现会计电算化档案管理在具体应用中存在的问题,所以我们需要把电算化会计的档案管理做好,一方面必须建立并完善相关的管理制度,另一方面致力于提高会计人员计算机操作技能和操作人员的个人素质。
与此同时,为了适应随着社会发展而不断更新的信息技术,需要对会计电算化提出新的要求,通过采取及时录入会计数据,更新会计软件,加强会计电算化系统的管理与维护等措施,这样才能够有效的帮助企业事业单位进行会计电算化的档案管理,以适应社会发展的潮流。
计算机是会计电算化信息内容的主要载体,很多资料保存在计算机中,并通过网络共享模式实现实时通讯。
然而在实际的网络操作中有许多计算机网络自带的不安全因素,给电算化会计档案的操作管理带来了一定的风险,如硬件被损坏导致档案丢失,计算机中病毒导致资料损坏,或黑客入侵计算机从而使资料泄露等等。
所以,加强电算化会计档案的管理的安全也是全社会应该关注的。
一、会计电算化档案管理概述
(一)会计电算化档案管理的定义
会计电算化档案管理是现代信息技术发展到一定程度下的产物,是通过会计电算化结合传统的手工会计特点,利用现代化的信息技术把二者很好的相结合。
使会计电算化档案管理工作更好的展开。
(二)会计电算化档案管理的特点
传统的会计电算化会计档案指的是通过记录数据,存储关于会计的各种凭证,做出日记账,编制年度报表和做出整套的账簿。
通过开发系统在中间编制一些相关的会计文档并且对会计账务进行记录,于此同时运用电算化软件生成各种纸质的凭证,账簿和报表。
如今发展的会计电算化管理系统与传统的手工会计档案相比,一般具有如下的特点:
1.如今因为社会的发展会计电算化的档案管理运用的更加方便,所以其比传统会计档案的运用更加的广泛。
它除了有可以通过记录数据生成记账凭证、会计账簿和会计报表然后打印出纸张形式的会计资料以外,还包括会计电算化会计系统软件里面的一些和会计有联系的一些会计程序和相关的会计资料。
2.现如今的会计电算化的档案管理与传统的手工会计档案相比,对会计资料的存放有更高的标准并且有各种各样的存储形式。
它一方面可以运用外存硬盘和软盘的形式储存,在其他方面也可以继续用打印出来的纸质账簿、报表、凭证的形式输出,在计算机硬盘上存储的信息可以通过备份保存使用其有用的信息资料。
前者对于存储的资料质量,存储的方法和存放的物理环境需求很高,只有这样保存才能不会遭到损坏。
3.如今的会计电算化会计档案因为是电脑输入的形式,所以对会计档案修改使用比传统手工输入的更加容易。
4.现如今的会计电算化管理档案必须依靠于计算机的各种硬件软件系统,这种情况下应用在计算机环境下操作者才能使用,所以在选择环境的方面有一定的要求。
在使用中操作者的操作的快捷方便,使之后的查阅能够更加的清晰,最后的结果使上层的管理者更加容易对企业进行分析。
在使用中操作者的操作的快捷方便,使之后的查阅能够更加的清晰,最后的结果使上层的管理者更加容易对企业进行分析。
5.如今会计电算化的发展依靠于计算机软件的发展,因为运用软件的版本不同所以,档案管理的水平不同。
以上的这些特点有利于会计资料在输入时更加的方便是操作者更加容易的运用,也有利于会计资料在生活中更加直观的展现有利于管理者操作者对企业财务的分析和决策。
会计电算化管理档案的行使不光是便利了传统手工者的对会计材料的操纵统计也契合了现阶段社会信息化的发展和发扬。
(三)会计电算化档案管理的制度规定
通过会计电算化进行档案管理可以更有效的开展会计工作。
通过会计电算化的档案管理制度的开展,工作中单位必须要加强对公司制度的领导工作。
发展健全会计档案的建立、存档、保管、查阅和损毁的管理制度,并设置一个专门的部门安排由专人负责管理此套制度。
在1996年6月30日财政部结合实际颁布了有关《会计电算化工作规范》的规定,规定中不仅对会计电算化的管理做出要求,还对会计档案在保管时的存放做出提醒。
会计电算化的管理必须要有专人负责,会计电算化的保管必须防磁,防潮;记录时需要备份,有利于信息的找回;存储介质需要磁性介质有利于防止数据的不必要损坏。
规定最后指出会计档案的保管截止日期要在重大的改革后五年。
(四)会计电算化档案管理的基本要求
因为进行计算机会计电算化合算的单位是电子计算机,所以在核算过程中应该输入数据并且存储,最后保存,以便运用时的打印输出。
录入数据时应该采用如,磁盘、光盘等外部存储设备。
这些设备有利于数据更好的保存,也符合国家的规定,最后上报财政局对企业实行税务查收,以便于税务部门的备案。
会计电算化档案管理中包括了会计数据的记录分析,为了保证其安全性,必须要对这些会计资料进行不同程度的备份。
会计电算化档案管理系统的开发中产生的资料也需要当做档案保管,并且应该设立专门的部门,安排相关人员进行软件安全的负责。
在软件的保管中需要防止潮湿,噪声,震动等问题对软件的危害。
这些存储介质,一旦遇到上述问题很容易使资料产生损失,导致档案丢失。
存储时应该注意信息存放在两个不同的软件中间,这样才能做到有备无患。
(五)会计电算化档案管理的重要性
档案对于一个单位来说体现了这个单位的历史和风气面貌。
一个好的单位,单位中的会计电算化档案管理系统应该是全面的,完整的,真实的。
所以档案建设不仅是一个单位管理规范的基础,也是一个单位对于传播知识弘扬企业文化的重要途径。
开展企业文化的重要素材便是一个企业的会计,会计是掌握一个企业经济的命脉,对于建立企业的文化,弘扬企业精神有着巨大的作用……为了更好的构建企业内部关系,建立会计管理档案是不可或缺的,是一个人生活,一个单位管理,一个国家发展必须要采取的措施。
通过对会计电算化档案管理的建立可以减轻传统手工劳动者的负担,从而提高效率,也可以缩短单位部门关于会计数据处理的周期,还可以提高更新数据的频率,使得数据具有及时性的特点。
这种管理系统不仅很好的推动了社会技术和会计产业的发展,而且以创新的理念,不断的推动者管理技术现代化,信息化的发展。
对于未来有着事先的预测转变,从而很好的对不同时期的经济采取措施。
二、会计电算化档案管理的发展研究
(一)过去会计电算化档案管理研究
我国会计电算化的起步较晚,所以会计电算化的档案管理系统建立的也比较晚,与发达国家有一定的差距。
在最初建立会计电算化的几十年里由于计算机许多功能并没有完善,所以导致会计电算化档案管理系统存在着缺陷。
对于网络的安全问题方面,因为没有出现固定有用的杀毒软件查杀病毒木马,网络安全上存在漏洞,使得电算化管理档案中的资料会出现遗失或者泄露的现象。
对于档案管理领域方面,由于技术没有成熟,所以涉及的管理领域比较狭窄,没有咨询服务业务上的拓展。
对于人才培养方面,由于会计电算化管理系统的刚开始的起步,没有专业操作档案管理系统的人才。
导致管理系统在应用上出现了不合理化,不规范化,不完整化的问题。
所以传统的手工会计电算化档案管理占档案管理系统运用的大部分。
然而,传统的手工会计电算化档案管理在具体实施运用中存在效率差和人工工作量大等问题,这些问题需要在社会发展进步中被不断的突破、解决。
(二)现在会计电算化档案管理研究
经过几十年的发展,会计电算化管理档案实现了拥有双重的档案管理方法,除传统手工会计电算化档案管理之外,曾经通过手工方法记录的会计凭证、制作的会计账薄和试算平衡得出的会计报表,基本上通过计算机会计系统上的档案管理系统输入保存。
这种情况下就需要单位录入记录数据并且保存,而且要把打印好的纸张分类排序保存,这种双重的管理方法更加符合现阶段的大数据时代。
由于国家在不同的时期发展要求不一样,在大数据时代下,现代的会计电算化的档案管理分类太多,没有传统手工会计档案管理具有直观性,所以会计电算化会计档案的录入必须依靠计算机实现。
网络上的信息具有共享性,全部依靠信息技术,只有提高会计文档的信息技术,才能增加文档可以被查询的速度,进行远距离传输,对会计档案资源的共享产生一定的作用。
(三)古今会计电算化档案管理存在的问题
由于网络时代发展,会计电算化也逐渐步入网络,但是由于传统的会计制度不够完善导致了会计电算化下的档案管理制度也不完善,因为传统的会计电算化档案在管理的方法上,内容上和管理制度上都不够全面,并没有根据社会的发展及时地更改自己单位的会计档案,数据文档上也显得相对落后。
单位没有制定专门的管理档案部门,所以在相关的档案管理职责方面有所欠缺,从而在会计电算化文档中数据的收集、记录和管理利用方面有所遗漏,导致会计电算化在档案管理的过程中的形成的数据报表过于简单抽象。
因为没有制定一套完善的管理规范制度,从而导致在档案管理中会计档案归档的顺序杂乱。
文件在归档时采用的是传统手工方法,只对纸质文件进行归档,只是用计算机打印出来的账本账簿代替了原来手工抄写的账本账簿。
因为没有及时更新数据的记录又没有完善的管理规范制度,也没有设置相应的档案管理部门,没有专业人员对其保管。
所以自然或者人为破坏管理数据的现象普遍存在。
传统的会计人员缺乏会计电算化管理的知识,不能适应社会发展电算化的需求。
公司又不引进新型人才,所以缺乏涉及电算化管理的相关人才。
并且新上任的财务管理人员没有足够多的对于财务管理的经验,和熟练地运用会计电算化系统的经验,无法处理会计的核算,也无法维护计算机、也不能开发和利用新的账务处理软件,无法提高自己自身的会计档案管理的能力。
所以用户在选择处理会计账务的软件方面,只会注意到会计软件的外在程度,重点不会注意到软件中会计管理方面的功能,有些功能甚至与会计的财经法规相违背。
企业有内部控制和外部控制之分,然而自身的内部控制很难完善,一些刚入职的会计人员对于系统的操作规程不熟练,对于自身应尽的职责不清晰,所以有许多不法分子趁虚而入,许多会计电算化的档案数据被不知不觉的修改。
这些篡改严重的影响单位部门在制作会计报表中的真实性,合法性,从而给公司带来严重的财务影响。
由于有些单位对会计电算化档案管理的重视程度不够导致其单位会计人员对会计电算化档案管理的意识薄弱。
正因为会计人员缺乏相关意识,对电算化档案管理不够重视,没有对计算机维护的意识,以致于无法在外存储器中保存财务系统中的相关会计资料。
有时因为没有对文档的备份检查的意识,所以不能对电子文档进行正确的操作,使一些文档数据与现实的记录数据不符合,有误差。
有时候会因为数据的不精确从而使账务的试算平衡出现一定量的误差,另外可能会应某人的意外错误导致数据的破坏或者丢失。
给公司带来不可估计的损失,这些损失积少成多变成大的意外,影响到公司正常的运转。
(四)解决会计电算化档案管理存在的问题
建立完善的会计电算化档案管理的制度,对其已有的制度进行解释说明有益于普通操作者在操作中的方便,加强对会计电算化的操作管理制度,使得从根本上杜绝不法分子的乘虚而入,以保证数据信息的完整安全。
制定一些符合会计法规的操作办法,并且严格执行,设立专门的部门进行监督。
对本公司的会计管理人员的职责进行明确的规定,并进行一定的奖惩措施。
对档案管理的硬件设施进行规划,选用符合公司需求的会计电算化软件,以至于对公司的管理起到很好的辅助作用。
配备全套的输入输出设备,保证有足够多的计算机给软件提供硬件设备,从而使得档案管理软件能够很好的运行。
并且配备一系列的打印机,如针式打印机,激光打印机,喷墨打印机,从而使纸张能够很好的被运用,也能实现票据的多层套打。
加强对网络安全的防护,安装有效的杀毒软件,定期的查杀木马追加补丁,进行对计算机网络的维护,避免黑客攻击计算机,盗取管理数据从而盗取商业机密。
对企业的档案进行一年一度的清理从而保证,档案数据的完善与精确。
只有档案数据精确化标准化才能使会计档案进行精确地管理。
需要在对会计电算化的条件下加强其内部控制的作用,进行内部控制首先进行环境控制,只有控制环境的各种风气,提高环境内的工作状态,员工的综合素质水平和道德修养,还有必须提高职工必须具备的诚信度,才能使公司更好的经营。
其次,要加强公司中的风险评估状态,管理者要对公司的经济有很好的掌握度,熟练度,公司达成良好的风险经营根蒂。
在识别评价风险时达成公司最初制定的目标,从而对公司的评估风险的管理起到很好的保护作用。
最后,需要管理者采取控制活动,从而有利于管理者在公司经营方面使得各个部门的职工相互监督,相互制约来减少公司档案的纰漏和散失。
对企业的档案进行一年一度的清理从而保证,档案数据的完善与精确。
只有档案数据精确化标准化才能使会计档案进行精确地管理。
三、未来会计电算化档案管理的完善
随着时间的发展,在推动会计电算化管理的过程中,电算化的管理系统会不断地扩大,随之而来的是更多问题的出现。
面对这些问题,我们必须有所预防。
首先是保证会计信息的完整,因为公司的财务是一个公司的经济命脉,在开始入职时,公司给员工的入职手册上都会提到公司的保密政策,无论公司的大小会计数据都能控制它的存亡。
由此可见,在一个公司,一个企业中会计数据是多么的重要。
每个员工在公司的职位不同,公司需要根据他们的职位给出相应的权限,让无关人员不能够接触,从而更好的达到相互制约的功效。
在保证会计信息不被人为泄露的同时,应该加强计算机网络的维护,用来保证在,会计数据上传时网络的安全,预防信息数据被黑客盗取或者计算机木马中数据的损坏。
这些因素,对公司的损失是巨大的。
有时候管理者人为只要使用了杀毒软件就可以有效的防范,其实并不是如此,公司应该及时的更新病毒库,还应该增加一个固定的岗位,安排专门的人员对会计数据库实行维护。
其次,应该大力选拔会计电算化综合性人才,进一度提升会计电算化中档案管理的作用。
只有重视人才的选拔,选择适用于公司档案管理的人,才能提高一个公司的效率,有利于发挥会计电算化档案管理系统在公司内部的优势。
最后,我国的会计服务需要拓展,能够完善各个机构部门,提高综合企业事业部门的综合竞争力。
例如,我国的注册会计师行业便属于会计服务行业。
服务对象不仅是企业事业单位、国家,还包括一些个人,注册会计师注重培养个人对会计事物的运用能力,也能很好的配合计算机进行会计电算化工作。
结论
总之,在科技水平越来越高的当今社会,会计电算化档案管理是在当今社会发展过程中信息科技下所形成的,它是信息时代下必然形成的产物,标志着信息技术的发展。
在复杂的会计电算化档案管理系统下,会计电算化档案的安全管理成为了一项长期、复杂的工作,所以,如今最主要的任务应该是健全我国的电算化会计档案管理的法律法规制度,制定完善的公司内部管理制度,完善管理制度必须加强对电算化会计档案的管理和控制,减少工作量,提高工作速率。
从当前情况来看,我国会计行业的发展任重而道远,虽然实现初步的会计电算化档案管理系统制度,但是许多问题仍然存在。
在未来我国的会计制度如何改善还是未知数,会计制度的改善既关系到我国未来经济的走向,也关系到我国信息数据安全和信息完善。
只有不断提高会计行业制度,改善会计行业服务水平,才能增强我国在国际市场上的竞争能力,使得我国的会计制度越来越与世界接轨。
参考文献
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