商务信函写作教程.docx

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商务信函写作教程

商务信函写作教程

（一）结构

国际商贸信函较私人社交信和一般公事信复杂，一封完整的英文商贸信函可以包括

13个部分：

1、信头（TheLetterHead）；

2、案号和日期（TheReferenceandDate）；

3、封内地址（TheInsideAddress）；

4、经办者行（TheAttentionLine）；

5、称呼（TheSalutation）；

6、事由行（TheSubjectLine）；

7、信的正文（TheBodyofLetter）；

8、结束礼词（TheComplimentaryClose）；

9、签名（TheSignature）；

10、拟稿人和打字员姓名首写字母（Initials）；

11、附件（Enclosure）；

12、抄送（CarbonCopyNotation）；

13、附言（Postscript）

在这十三项中，有些项目，如4、10、11、12、13项在相互传递信息时，如无必要，

可以省略；其他项目，在正式交往的商业书信中是不能省略的。

（二）格式

国际商贸信函是从事国际商务活动的重要联系工具，在打字、书写时应遵循国际上

往来信函的通用格式，不可按自己的习惯任意为之。

现在国际商业书信通用的排列

格式主要有三种：

齐列式（TheBlockStyle）、缩行式（TheIndentedStyle）、

混合式（TheModifiedBlockStyle）。

1、齐列式。

除信笺上部已印好的信头外，2、凡用打字机打出的部分均自

信笺的左线边缘向右打出，各行左缘起始处完全排齐，因而称为齐列式，采取这种

格式既便于打字，又整齐美观，是现今最通用、最流行的英文书信格式。

2、缩行式。

用缩行式排列的信函，其主要特点是：

日期排在信笺的右上方；封内地

址，按昔日习惯，下一行要比上一行往右缩进2~3个字母，但现代书信也常按齐列式

沿左线边缘排齐；信的正文，每段开头大约向后缩进3~5个字母，一般与称呼行Dear

后称呼排齐。

3、混合式。

混合式兼有齐列式和缩行式的特点，大部分项目按齐列式

格式排列，但日期和结束礼词的排列同于缩行式，即日期可置于信笺右上方，结束

礼词放在正文下的右边或居中，事由行多与左线边缘排齐，但也可居中。

（三）信封的写法

在寄往国外信函的信封上，书写收信人和收信人地址以及寄信人和寄信人地址的位

置，都不同于国内信封的写法，其主要特点是|：

1、寄信人姓名、地址写在信封的

左上角，商贸机构所用的信封，通常已在左上角印好寄信人地址；2、收信人姓名地

址写在信封中央偏下位置，现在的流行写法，除缩略语外，已不用标点符号；3、邮

票贴在信封右上角，现国外来函大多已在右上角印妥邮资；4、寄信人和收信人姓名、

地址现多用齐列式，也可用缩行式。

其排列顺序与汉语相反，先写姓名，后写地址，

写地址应由小至大，即先写机构名称，依次写门牌、街道城市名、州（省）名及邮

区代号，最后写国名；5、关于信件类别，投递方式及其他事项说明，写在信封左边

寄信人地址下，或写在左下角。

如怀疑信件能否送交收件人，可在信封最下缘标明“IFUNDELIVEREDPLEASERETURN

TO…”,意为“无法投递，请退交……”

（四）具体内容

建立贸易关系

建立贸易关系（EstablishingBusinessRelations）是双方业务往来的基础，要扩

大贸易往来，就必须在巩固发展已有的业务的基础上，不断物色新的贸易对象，不

断拓展业务关系。

建立贸易关系的方法大体（如广告、函电等）来建立联系。

在现代经济生活中，后

者由于传播速度快，扩散面广而被广泛采用。

无论采用哪种方法，都必须事先做好

市场调研，市场调研一般着重这几个方面：

1、该市场的商业习惯，海关条例，特别

是习惯作法和付款条件；2、进出口机构及其国内商业联络途径；3、市场购买力，

消费者的兴趣、爱好；4、同类商品的竞争情况；5、贸易制度、关税制度和进出口

管制条例；6、港口条件、地理、社会、政治情况。

新的贸易对象的名称、地址，一般可以从这几个方面来获得：

1、代理商、

推销小组的推荐；2、现有来往的银行或客户的介绍；3、贸促会和商会的介绍；4、

驻外使馆商务处的介绍；5、各种传播媒体。

在与新的贸易对象联系前，应该对其进行资信调查，调查的内容包括资金情

况，经营能力、商业信誉等等。

建立贸易关系的函电，可以介绍本机构所经营的业务，寄送商品目录、价格表及样

品等。

为了促进交易，也可以询问对方的愿望和要求。

建立贸易关系的函电，必须热情诚恳，除注意礼貌外，不必过于谦虚，一定要给对

方留下一个良好的印象。

询盘

询盘又称询价。

指交易一方欲购买或出售某种商品，向另一方发出的探询买卖该商

品及有关交易条件的一种表示。

按询盘的内容可分为一般函询和具体询盘。

一般询

盘是买方仅仅为了了解情况向卖方要商品目录本、价目单、样本、形式发标（作报

价单用），等等。

具体询盘是买方有做买卖的要求，指定商品要求卖方报盘。

询盘可以口头发出，也可采用书面形式，或通过电报、电传等。

通常由买方发出。

买方的询盘只表示一个意愿，没有必须购买的义务；卖方也没有必须回答的义务。

但一般卖方要尽快答复，向买方开盘或正式报盘。

买方的询盘往往不限于一个对象，

可同时向几个客户发出，选择条件最优惠者供进一步磋商时参考。

询盘也可以由卖方了出，旨在主动探询客商对某种商品是否有需求。

询盘是联系客

户的一种方法，也是了解市场行情的一种手段。

一般来讲，写询价函的目的是为了解情况，而其读者又需马上了解信函的内容。

因

此，语言的表达要以简单、清楚和切题为原则。

最好在信的开头就写出你想问的问

题，但一定要把询问的问题和要求写清楚、具体，而且要彬彬有礼。

询价函一般包

括：

1、商品的大体情况（GeneralInformation）；2、商品目录（Catalogue）；3、

价目单（Price-list）和数量（Quantity）；4、样品或样本（Samples）；5、款式、

型号（Pattern）；6、估算（Estimate）；7、付款方式（TermsofPayment）；8、

交货时间（Shipment）。

报盘、递盘、还盘和接受

报盘（Offer）又称发盘。

是商业交易磋商中买卖双方必经的过程。

通常是一方先向

另一方提出某种交易条件（如：

商品名称、数量、规格、交货期以及付款条件等），

而另一方愿接受此条件，即交易合同成立。

卖方的Offer称为SellingOffer，买方

的Offer，称为BuyingOffer。

报盘有实盘（FirmOffer）和虚盘（Non-firmOffer）

两种形式。

实盘又称“不可撤销的发盘”，指由发盘人向受盘人提出完整、明确、肯

定的交易条件，并愿在一定期限内按所提条件与受盘人达成交易的一种肯定表示。

虚盘是卖方所作的非承诺性表示。

往往附有保留条件，它没有买方只要接受就可以

成交的权限。

还盘（CounterOffer）又称还价。

指交易一方收到对方报盘后，不同意或不完全同

意报盘中的内容，但又有意达成交易，为进一步洽商，便向对方提出新的条件，修

改条件或其他要求，均称为还盘。

递盘（Bid）又称递价，出价。

在商品交易中，如卖方手中货少，行市又看涨，或对

当前市场情况不清楚，再则是不知买方有无诚意购买，卖方常要求买方先递价，连

续收到各地客户递价之后，以便集中对比，然后决定与谁成交，这样比较主动。

接受（Acceptance）指买方在实盘有效期内无条件地完全同意报盘的全部内容，并

同意据此订立合同的一种表示。

接受一经发出，不能任意撤销。

订货

订货是买方向卖方提出的要求，要求卖方按定单所列的各项条件供货。

定单的取得，

大致有两种情形：

1、经卖方报盘，或买方的还盘，最后由买方接受而成效，由买方

制定定单发给卖方；2、买方根据卖方事先所送的产品目录、价目表、甚至样品，直

接定货（或称定购）。

定货可随时以书信的形式写成，亦可用事先印妥格式的定单。

定单或定货书信一经

卖方确认，一般就成为对买卖双方都有法律约束力的合同。

因此，它们的制定或撰

号必须准确和清楚，以免引起不可更正的麻烦。

订货同询盘和报盘一样，可采用电话、电报或书信方式提出，以电话或电报方式提

出者，通常均另以书面确认之。

另外，卖方接到买方的订单后应认收。

认收时，最好重复一下订单的条件。

有时卖

方因某种原因不能接受买方的订单。

在这种情况下，可选用三种方法：

1、送上代用

品；2、还盘；3、拒绝接受。

采用送上代用品的方法要特别慎重，因客户可能对代用品不满意而拒收。

如送代用

品，事先未获得客户同意，其货物最好用试销方式，并负责往返运费。

拒绝接受订

单是在确实无他选择时再用。

此种信函必须非常仔细缮写，而且要为友谊和今后交

易留有余地。

最好采用还盘的方法或劝说买主接受。

装运

装运（Shipment），装运条件是买卖合同中必不可少的一项重要条款。

它包括装运

时间、装运港、运输方式、装卸时间、装运单据等。

就外贸而言，装运大多数由远

洋轮来承担，即不定期货船或是定期班轮。

随着国际贸易的迅速发展，集装箱的使

用为公路、铁路和航空运输提供了高效率的运输形式，而且使海运的运费降低了一

半。

装运时间，即装运期通常是指货物装上运输工具的时间或期限。

在按FOB、C&F和CIF

价格条件成交的情况下，卖方的装运时间以提单上签署的日期为依据，如提单日期

在合同规定的装运期内，卖方就履行了合同的交货义务。

但在FOB条件下，通常是由

买方租船或派船或订舱位，如买方未能在合同规定的期限内履行派船或订舱义务，

买方应承担卖方由此而遭受的一切损失。

不管交易是按FOR、C&F还是CIF成交的，合同一般规定货物装运完毕后，卖方必须立

即向买方发出装船通知（ShippingAdvice），其内容包括合同号（或订单）、商品

名称、数量、货值、船名及启航日期等。

对于按FOB和C&F成交的交易，买方收到卖

方的装船通知后应立即办理保险，并准备接货。

如因卖方未及时发出装船通知，致

使买方未能及时办理保险，而在此期间货物在运输途中遭到的损失，应由卖方负责。

在对外贸易中，货物装运后，卖方必须向买方提供装运单据，作为履行合同并提取

货款的依据。

装运单据的种类和份数，在每笔具体交易中由买卖双方商定。

装运前买方将装运要求以书面形式通知卖方洽办，说明装船方式，包装规定和唛头

等，称为“装运须知”shippinginstructions.

如果从一港至另一港无直达船，那就需要转船。

为了避免今后可能发生争议，卖方

应先征得买方同意。

因此，在合同中或信用证中必须制订“允许转船”的条款。

装运涉及面很广，包括报关、预定舱位、租船等等。

通常书写有关装运的信函有几

种目的：

催促早日装运；修改装船条款；寄发装船通知；寄送装船单据等等，趁通

知买方货已装船的机会，卖方还可表达进一步发展业务的愿望。

发出装运通知，可以采用定型函稿或普通函件，但在FOB和C&F价格条件下，一般须

以电报通知买方，以便买方办理保险和准备派船接受。

交出装运通知，意味着合同的具体实现，虽然还不是交易的终结，但对买卖双方都

有重要意义。

因此，除通知船已出运，以及在FOB条件下货物备妥通知买方派船以外，

还可以利用这个机会，在通知出运的同时，向客户表示完成合同的愉快心情和继续

发展贸易的良好愿望，也可以对买方的合作表示感谢，还可以进一步开展推销活动

等等。

支付

当今世界的贸易活动中，国家之间、企业之间经常会产生债权债务关系。

卖方获得

一定的债权，买方负有一定的债务。

这种债权债务关系必须在一定时期内清算、结

算。

为实现债权债务的清偿，卖方收入货币，买方支付货币，这些收付均通过一定

的支付方式来实现。

现在用得较多的国际贸易支付方式有三种：

即汇付、托收和信

用证。

（一）汇付（Remittance）

汇付是指付款人（买方）根据合同中约定的条件将货款通过银行汇寄给收款人（卖

方）的支会方式。

参与汇款业务的有四个当事人，他们是：

付款方、收款方、汇出

行、即受付款方委托汇出的款项的银行、汇入行，即受汇出行委托，解付汇款的银

行。

如由付款方主动向收款人汇付，称为顺汇法；如由收款方开出以付款人为抬头

的汇票，主动向付款方索取，叫做逆汇法，又称出票法。

汇款时买方（付款人）可

采用信汇、电汇、和票汇三种形式。

（二）托收（Collection）

托收是指由顾客委托银行代为收了各种款项的业务。

即出口商（卖方）开出以进口

商（买方）为抬头的汇票，委托卖方所在地银行（托收行）通过它在买方所在地的

分行或代理行（代收行），代为向买方收款。

托收业务中涉及的当事人有：

委托人

（出口商或收款人）、托收行，代收行和付款人（进口商）。

委托人与托收行之间、

托收行与代收行之间都是委托代理关系，托收行和代收行对于会款人是否付款不承

担责任。

托收是建立在商业信用上，风险较大。

托收分为光票托收和跟单托收。

（三）信用证（LetterofCredit,简写L/C）

买卖双方进行贸易结算时，除非买方具有无可置疑的信誉或买卖双方有着特殊的关

系，否则，卖方不愿接受付款交单或承兑交单。

因为卖方担心买方最后拒绝付款赎

单，这时卖方虽然仍是货主，但他可能收不到货款，在承兑交单项下，买方已拿到

单据，最后因某种原因无力支付，卖方就会受到严重的损失，所以，进行国际贸易

交会时，更多地采用信用证的方式。

信用证是以银行信用为基础，付款由银行担保。

它是由进口地银行应进口商（买方）

的请求，开给出口商（卖方）一种保证支付货款的书面凭证。

在这种凭证中开列了

买方购货所规定的条件，如货物的品种、规格、数量、发货凭证等，只要卖方按所

列条件会货，就有权凭此证向开证行或其指定的银行取得货款。

商务信函中常用词语

（1）贵函

Yourletter;Yourfavour;youresteemedletter;Youresteemedfavour;Your

valuedletter;Yourvaluedfavour;Yournote;Yourcommunication;Your

greatlyesteemedletter;Yourveryfriendlynote;Yourfriendlyadvice;

Yours.

（2）本信，本函

Our（my）letter;Our（my）respects;Ours（mine）;Thisletter;theselines;

Thepresent.

（3）前函

Thelastletter;Thelastmail;Thelastpost;thelastcommunication;The

lastrespects（自己的信）;Thelastfavour（来信）

（4）次函

Thenextletter;Thenextmail;Thenextcommunication;Theletterfollowing;

thefollowing.

（5）贵函发出日期

Yourletterof（the）5thMay;Yourfavourdated（the）5thJune;Yoursofthe

3rdJuly;Yoursunderdate（of）the5thJuly;Yourletterbearingdate5th

July;Yourfavourofevendate（AE）;Yourletterofyesterday;Yourfavour

ofyesterday'sdate;Yourletterdatedyesterday.

（6）贵方来电、电传及传真

Yourtelegram;Yourwire;Yourcablegram（从国外）;Yourcodedwire（密码

电报）;Yourcodemessage;Yourciphertelegram;Yourwirelesstelegram;Your

TELEX;YourFax.

（7）贵方电话

Yourtelephonemessage;Yourphonemessage;Yourtelephoniccommunication;

Yourtelephonecall;Yourring.

（8）通知

（Noun）

Advice;Notice;Information;Notification;Communication;Areport;News;

Intelligence;Message.

（Verb）（通知，告知）

Tocommunicate（afact）to;Toreport（afact）to...on;Toapprise（aperson）

of;Tolet（aperson）know;Toacquaint（aperson）with;Tointimate（afact）

to;Tosendword;tosendamessage;Tomailanotice;towrite（aperson）

information;Togivenotice（预告）;Tobreakanewsto（通知坏消息）;To

announce（宣布）.

（9）回信

（Noun）

Ananswer;Areply;Aresponse.

（Verb）

Toanswer;Toreply;Togiveareply;Togiveone'sanswer;Tomakeananswer;

Tosendananswer;Towriteinreply;Toanswerone'sletter.

（特此回信）

Replyto;Answeringto;Inanswerto;Inreplyto;Inresponseto.

（等候回信）

Toawaitananswer;Towaitforananswer.

（收到回信）

Togetananswer;Tofavouronewithananswer;Togetaletteranswered.

（10）收讫，收到

（Noun）

Receipt（收到）;Areceipt（收据）;Areceiver（领取人，取款人）;Arecipient

（收款人）

（Verb）

Toreceive;Tobeinreceiptof;Tobeto（at）hand;Tocometohand;Tobe

inpossesionof;Tobefavouredwith;Toget;Tohave;Tohavebefore（a

person）;Tomakeoutareceipt（开出收据）;Toacknowledgereceipt（告知

收讫）.

Toconfirm;Confirming;Confirmation;InConfirmationof（为确认...,为证

实...）;Aletterofconfirmation（确认函或确认书）

（12）高兴，愉快，欣慰

Tohavethepleasuretodo;Tohavethepleasureofdoing;Tohavepleasure

todo;tohavepleasurein（of）doing;Totake（a）pleasureindoing

（something）;Totakepleasureindoing（something）;Tobepleasedto

（with）（by）;tobedelightedat（in）（with）;Tobegladto（of）（about）;Tobe

rejoicedin（at）.

（13）随函附件

Enclose;Inclose.

（14）迅速，立刻

Urgently;Promptly;Immediately;Withallspeed;Atonce;Withdispatch;With

alldespatch;Withthequickestpossibledespatch;Withtheleastpossible

delay;Assoonaspossible;Asquicklyaspossible;Aspromptlyaspossible;

Atone'searliestconvenience;Attheearliestpossiblemoment;Atanearly

date;Withoutdelay;Withoutlossoftime;Immediatelyonreceiptofthis

letter;Byexpressmessenger;BySpecialmessenger;Byspecialdelivery;By

expressletter.

（15）回信

Byreturn;Byreturnofpost;Byreturnofmail;Byreturnofair-mail.

（16）依照

Accordingto;Agreeablyto;Conformablyto;pursuantto;Inaccordancewith;

Inconformitywith（to）;Inobedienceto;Indeferenceto;Incompliancewith;

Inagreementwith;Inpursuanceof.

（17）就...，关于

About;Regarding;Concerning;Asto;Asregards;Withregardto;Inregard

to;（of）;Respecting;Relativeto;Anent;Inconnectionwith;Referringto;

Withreferenceto;Inreferenceto;Re.

（18）期满到期及应付之款

Tobedue;Tofalldue（become）due（日期将到）;Duly（正时，及时）；Indue

Course（依照顺序）.

（19）（每个，按照，通过）

Per（=by,through）rail.（post,mail,steamer）（通过铁路，邮政，轮船）

Perpro.=byproxy（由代理）

Perannum（=yearly，每年）

Permensem（=monthly,每月）

Perdiem[daiem]（=daily,每日）

Perman,percapital（=perhead,