采购管理用户手册.docx

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采购管理用户手册

采购业务流程方案

目录

一、部门职责：

2

二、部门岗位划分：

2

四、采购管理系统业务处理流程：

3

五、部门日常业务系统处理：

4

5.1、日常业务类型的界定：

4

5.2、应明确的问题：

5

5.3、基础档案：

5

5.4、期初录入6

5.5普通采购流程8

5．5．1采购请购8

5．5．2采购订单（合同）11

5．5．3采购请款（国内部分）12

5．5．4普通采购到货流程处理：

15

5．6帐表管理24

六、月末结帐25

一、采购部门职责

采购部门的日常工作在ERP系统处理中主要工作有：

1、维护供应商资料，进行供应商资料的维护和添加，加强供应商资源管理。

2、及时录入、审核采购模块中涉及到的各种单据。

3、及时取得客户开出的采购发票，录入系统，并及时送交到财务。

4、准确掌握采购发票和采购入库单之间的对应关系，做好采购结算，确定采购成本。

5、及时、全面掌握供应商供货质量、价格，优化供应商结构。

6、作好各种采购统计，需款分析，为决策层提供分析数据。

二、采购管理模块的作用

采购管理模块可以对采购业务的全部流程进行管理，提供请购、订货、到货、入库、开票、采购结算的完整采购业务流程。

采购管理模块与其他模块的关系：

采购管理模块的业务流程：

三、采购管理系统业务处理流程

业务流程简述

各有采购申请权的部门根据需要办理请购单，然后审批请购单，采购部门根据审批后的请购单寻找供应商，询价、谈判、订合同，采购经理审批采购合同，在货物到达后，采购员和质检部初检，质检部和库房复检，合格品由库房填制采购入库单办理入库，库房主管审核入库单，采购员收到供应商发票时参照采购入库单录入采购发票，做结算，财务部门审核采购发票，根据收款单进行核销处理。

采购系统提供的查询、统计账表

系统列表

请购单列表、采购到货单列表、采购订单列表、

采购入库单列表、采购发票列表

系统统计表

到货明细表、采购明细表、入库明细表、结算明细表、未完成业务明细表、

费用明细表、增值税抵扣明细表、采购综合统计表、采购计划综合统计表

系统账簿

在途货物余额表、暂估入库余额表

采购分析

采购成本分析、供应商价格对比分析、采购类型结构分析、

采购资金比重分析、采购费用分析、采购货龄综合分析

备注

1.企业应该就期初已经收到供应商的发票但货物尚未入库的发票和货物已入库但尚未收到供应商发票的入库单作为采购系统的期初数据录入，以利于以后的核销处理。

录入完毕后再进行采购的期初记账。

系统流程：

1、总调部门可以根据生产任务考虑库存量结存、安全库存等因素进行规划运算，规划生成采购计划。

由总调、财务、总工进行确认，审核完毕后，最终由总调在系统中进行审核，进行打印下发到采购部门，下请购单，。

2、采购部门请购单，进行对外的询价、订货处理，在系统内拷贝生成采购订单，进行审核。

3、供应商材料送到后，由采购人员在采购管理模块中填制到货单，进行打印，库房根据到货通知单，通知质量检验人员进行材料入库前检验。

4、质量检验人员对入库材料进行检验，检验合格后填写质检单；凭采购人员的到货通知单和质检单，库房记账人员在库存系统根据采购到货单生成采购入库单，并审核，可以进行打印（一式4联？

财务、库房、总调、采购）

5、采购发票（增值税发票/普通发票、运费发票）到齐后，进行采购结算，同时做付款或挂账处理；如果月末未作采购结算处理，则系统自动记录为暂估结算。

四、具体日常业务操作流程及说明

4.1、日常业务类型

采购类型分类：

分为材料采购、商品采购、普通采购等，根据采购统计和财务核算的需要，在采购订单的表头栏目内必须选择对应的采购类型。

业务类型按照结算情况分为两种进行界定：

普通采购业务：

无论付款方式是赊购还是现结，如果采购的货物要入仓库，在增加销售订单时选择业务类型为普通采购业务。

直运采购：

采购的商品不经过公司库房，直接将商品从供应商处发送到客户方的采购业务，在增加采购订单时选择业务类型为：

直运采购。

因为两种处理方式的业务核算存在不同，所以在增加采购订单时一定要区分清楚。

4.2、基础档案

基础档案的说明：

供应商分类：

原则2-2-2-2；供应商分类编码：

供应商分类编码必须唯一；

供应商分类名称：

可以是汉字或英文字母，不能为空；供应商档案填加：

本功能完成对供应商档案的设置和管理；供应商档案：

供应商编号原则供应商分类+顺序号（三位）

4.3、期初录入

没有取得供货单位的采购发票，而不能进行采购结算的入库单作为期初入库单输入系统，以便取得发票后进行采购的结算。

已取得供货单位的采购发票，但系统上线时货物没有入库，而不能进行采购结算的发票输入系统，以便货物入库填制入库单后进行采购结算。

录入完毕期初数据后采购期初记账，进行本月的业务。

4.4普通采购流程

普通的采购业务的流程为：

请购部门填制采购请购单；采购部门根据采购请购单进行比价，采购部门填制采购订单；采购部门将采购订单发送给供应商，供应商进行送货；货物到达企业后，对收到的货物进行清点，参照采购订单填制采购到货单；经过仓库的质检和验收，参照采购订单或采购到货单填制采购入库单；取得供应商的发票后，采购部门填制采购发票；采购部门进行采购结算；将采购入库单报财务部门的成本会计进行存货核算，将采购发票等票据报应付账会计进行应付账款核算。

具体功能介绍如下：

4．4．1采购请购

采购请购是指企业内部向采购部门提出采购申请，请购是采购业务处理的起点，在此描述和生成采购的需求，如采购什么货物、采购多少、何时使用、谁用等内容；同时，也可为采购订单提供建议内容，如建议供应商、建议订货日期等。

由相关负责人审核请购单，采购部门根据审核后的请购单进行采购，已审核或已执行的单据可以关闭。

具体操作流程为：

进入单据界面：

1.可以手工录入，也可以参照采购计划生成。

2.请购单可以修改、删除、审核、弃审、变更、关闭、打开。

3.已审核未关闭的请购单可以参照生成采购订单。

采购请购单，从业务上可分为五种状态：

录入、未审核、已审核、已执行、关闭。

.流程如下图所示：

请购单列表将符合过滤条件的请购单记录以列表的格式显示，便于用户快速查询和操作单据。

4．4．2采购订单（合同）

采购订单是企业与供应商之间签订的采购合同、购销协议等，主要内容包括采购什么货物、采购多少、由谁供货，什么时间到货、到货地点、运输方式、价格、运费等。

它可以是企业采购合同中关于货物的明细内容，也可以是一种订货的口头协。

指企业根据采购需求，与供货单位之间签订采购合同、购销协议，采购部门根据审核后的请购单和供应商接洽成功后，在系统中填制采购订单（合同），如果有对应的请购单或采购计划或销售订单（直运业务）可以参照以上单据生成，由采购主管负责审批。

具体操作流程为：

1.采购订单可以手工录入，也可以参照请购单、销售订单、采购计划、直运销售订单生成。

2.采购订单可以修改、删除、审核、弃审、变更、关闭、打开。

3.已审核未关闭的采购订单可以参照生成采购到货单、入库单、采购发票。

还可以比价生成采购订单，根据请购单的请购数量，可结合供应商存货对照表，进行比价采购，生成采购订单；请购比价生单只能生成普通、受托两种业务类型的订单，并按照存货是否受托属性分别生成对应业务类型的采购订单。

4．4．3采购到货

采购到货是采购订货和采购入库的中间环节，一般由采购业务员根据供方通知或送货单填写，确认对方所送货物、数量、价格等信息，以入库通知单的形式传递到仓库作为保管员收货的依据。

采购到货单是可选单据，用户可以根据业务需要选用。

采购到货单可以手工录入，也可以参照采购订单生成。

采购到货单不需审核，保存单据即为有效单据，可被其他单据、其他系统参照使用。

有下游单据生成的，系统视为该单据已执行，不可修改、删除。

质检部接到采购到货单，有责任对货物进行复检，发现不合格的，在系统中作到货单退回，采购人员将不合格的退回，如果认为合格要在到货单上签字确认，并出具质检单。

操作流程为：

1.采购到货退回单可以手工录入，也可以参照采购订单、原采购到货单生成。

2.采购到货退回单可以修改、删除。

3.采购到货退回单可以参照生成红字入库单。

4．4．4采购入库

仓库如果对质检部检验过的存货进行验收入库，根据检验单参照采购到货单在库存管理模块中生成采购入库单，并且采购人员有责任根据开票情况提示库房人员是否将本次入库的货物拆分成几张入库单，采购人员拿到采购入库单中的一联作回执，库房主管审核采购入库单。

操作流程为：

1.采购入库单参照订单、到货单（到货退回单）生成。

2.采购入库单修改、删除、审核、弃审。

3.根据修改现存量时点设置，本系统采购入库单保存后更新现存量。

4．4．5采购结算

采购人员收到采购货物的发票后，将发票录入系统（专用票用采购专用发票，普通票用采购普通发票），采购发票不需审核，保存单据即为有效单据，可被其他单据、其他系统参照使用。

有下游单据生成的，系统视为该单据已执行，不可修改、删除。

采购发票是供应商开出的销售货物的凭证，系统将根据采购发票确认采购成本，并据以登记应付账款。

采购发票按业务性质分为：

蓝字发票、红字发票。

操作流程为：

1.采购发票可以手工填制，也可以参照采购订单、入库单填制；直运业务可以参照直运销售发票；采购发票也可以拷贝其他采购发票填制。

2.采购发票可以修改、删除。

3.采购发票可以现付、弃付。

4.采购发票与采购入库单可以进行采购结算。

运费发票，运费主要是指向供货单位或提供劳务单位支付的代垫款项、运输装卸费、手续费、违约金（延期付款利息）、包装费、包装物租金、储备费、进口关税等。

运费发票的单价、金额都是含税的。

运费发票的默认税率为7，可修改。

运费发票记录可以在手工结算时进行费用分摊，也可以单独进行费用结算。

采购结算也称采购报账，是指采购核算人员根据采购入库单、采购发票核算采购入库成本；采购结算的结果是采购结算单，它是记载采购入库单记录采购发票记录对应关系的结算对照表。

采购结算从操作处理上分为自动结算、手工结算两种方式；另外运费发票可以单独进行费用折扣结算

自动结算功能中有三种结算模式：

入库单和发票、红蓝入库单、红蓝发票。

是由计算机系统自动将相同供货单位的，存货相同且数量相等采购入库单和采购发票进行结算。

注意：

红蓝入库单对结，入库单上必须有金额，可以不等。

使用“手工结算”功能可以进行正数入库单与负数入库单结算，正数发票与负数发票结算，正数入库单与正数发票费用发票进行结算。

手工结算时可以结算入库单中部分货物，未结算的货物可以在今后取得发票后再结算。

可以同时对多张入库单和多张发票进行报账结算。

运费发票可以与已结算、未结算或部分结算的入库单同时结算，也可以与存货直接结算；可以将一张或多张运费发票分摊到多个仓库多张入库单的多个存货上；一张入库单可以多次分摊费用。

4．4．6采购付款

采购部门的部分采购要求需要预先付全部或部分款项，采购员拿审批后的采购订单（尚没有达成采购订单的拿审批之后的请购单）找财务人员申请预付款，财务主管同意后，应付会计做付款单，款项类型为预付，备注栏填写该笔请购所对应的采购订单号，付款单打印出来后，要求领款人员签字确认领到此笔预付款。

应收应付会计审核预付款单，确认该笔预付款，预付款单制单既可以审核时进行，也可以在制单处理菜单中进行，

填制凭证时

货物收到并入库后，采购人员在采购系统录入采购发票。

采购人员应该持采购发票到财务消账，应付款会计在应付系统中审核采购发票，确认此笔应付款。

4.5暂估业务流程

当月货物已入库，但是到了月底采购发票仍然未到，视为暂估业务。

可以与核算模块系统进行暂估业务处理。

4.6采购退货业务流程

结算前全额退货：

即已录入采购入库单但未进行采购结算，并且全额退货。

这时，需填制一张全额数量的退货单（负数入库单），把这张退货单与原入库单进行结算，冲抵原入库单数据。

结算前部分退货：

退已录入采购入库单但未进行采购结算，并且部分退货。

这时，需填制一张部分数量的退货单（负数入库单），把这张退货单与原入库单、采购发票（发票上的数量=原入库单数量-退货单数量）进行结算，冲抵原入库单数据。

结算后退货：

即已录入采购入库单、采购发票、并且已进行采购结算。

这时，需填制一张退货单（负数入库单），再填制一张红字发票（负数发票），把这张退货单与红字发票进行结算，冲抵原入库单数据。

4.7采购直运业务

订单为中心直运业务的单据流程：

用户录入直运销售订单。

直运采购订单必须参照直运销售订单生成，可以拆单，但不能拆记录，即每行销售订单记录只能被采购订单参照一次。

直运采购发票参照直运采购订单生成。

直运销售发票参照直运销售订单生成。

无销售订单的直运业务流程：

在订单非必有模式下，可分为两种情况：

有直运销售订单，则必须按照“订单为中心直运业务”的单据流程进行操作。

没有销售订单，直运采购发票和直运销售发票可互相参照。

五、月末结帐

月末结账是逐月将每月的单据数据封存，并将当月的采购数据记入有关账表中。

采购管理系统月末结账可以连续将多个月的单据进行结账，但不允许跨月结账。

月末结账后，该月的单据将不能修改、删除。

该月未输入的单据只能视为下个月单据处理。

六、采购系统模块涉及的其他功能介绍

6.1供应商管理

在供应商管理里包括：

1.供应商存货价格表：

供应商存货价格表用于供应商和存货价格的录入、维护功能，可以设置不同的价格。

在填制采购单据（订单、到货单、发票）时，可以设置从供应商存货价格表中取价。

用于反映某一供应商可以提供哪些存货或某一存货由哪些供应商提供，在作单据时可以自动带出设置好的价格，以及该存货在各供应商间的配额分配和价格水平。

2.供应商催货函：

根据采购订单的计划到货日期，在规定的到货日期货物还未完全入库时，可以向供货单位发出催货函。

企业在实际操作时，可以根据货物的在途运输时间提前发出催货函。

3.供应商存货价格分析：

用户可以对相同（供应商＋存货）的记录进行价格比较。

4.供应商交货情况分析：

用户可以根据订单记录查询供应商的到货情况、付款情况。

5.供应商交货质量分析：

用户可以查询供应商到货的质检情况。

6.供应商ABC分析：

用户可以根据供应商交易金额的比例，将供应商进行ABC分类。

7.供应商价格对比分析：

根据发票，对某种货物各供货单位的实际供货价格进行对比分析。

6.2可用量与现存量的区别

可用量控制指严格按照仓库+存货编码+批次+自由项进行严格控制，默认为：

可用量＝现存量-冻结量+预计入库量-预计出库量。

，请购单审核后形成已请购量，根据请购单生成订单审核后形成订单在途量，根据订单生成到货单审核后形成到货在检量，生产订单审核后形成生产订单量，这些都是预计入库量。