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09会二丁伟瑞范文
黄河集团公司
采购管理制度设计
模拟委托单位:
黄河集团公司
模拟委托单位负责人:
王怀
委托时间:
2011年5月2日
设计单位:
山西经贸职业学院财会系
技术顾问:
田旺林教授
设计人所在专业和班:
09级会电2班
设计人学号:
设计人姓名:
丁伟瑞
复核人:
刘盈
设计完成时间:
2011年11月28
一、起因
在对黄河集团公司内部控制结构机构了解的过程中发现,企业关于采购管理制度,采购物资分为三类:
A类,包括主要原料、公用工程、辅助原料等。
B类,包括设备、润滑油、备品备件、工器具等。
C类,包括化学三剂、分析仪器及试剂等。
设置两个岗位,使得处理货币资金业务的职能分离,形成了基本的“内部牵制制度”,“钱账分管”制度。
虽然在实际的企业中,一般出纳人员不监管账户,但是企业不能做到货币资金当天及时入账,不能定期更换出纳人员,甚至有的单位出纳和会计是同一个人等。
这些情况使得货币资金没有得到很好的管理,容易对企业的资金和经营产生极大的影响。
海泉五交化有限责任公司是集批发与零售于一体的民营个体企业,其关于货币资金设置出纳和会计两个岗位,但在日常活动中,现金往往不能及时入账,有时出现“坐支”行为等,为了避免这些行为的再次发生,高层领导委托我为其完善货币资金的管理制度。
二、设计内容
黄河集团公司
采购管理制度设计
(讨论稿)
2011年5月
第一章总则
第一条:
为制定采购计划与预算编制流程,配合公司预算制度的推行,结合公司的实际情况,特制定本制度。
第二条:
主要内容与适用范围本制度规定本公司的物资采购和管理工作内容及要求。
物资采购管理制度适用于本公司内的材料采购、验收等管理工作。
第三条:
本制度适用于公司的各职能部门。
第二章采购管理制度的基本要求
第四条:
为了加强公司资金管理,提高资金的使用效率,公司应该注意人员素质及应该严格遵守资金办理流程。
第五条:
办理货币资金业务的人员应当具备良好的职业品质,忠于职守,廉洁奉公,遵纪守法,客观公正。
第六条:
公司应当按照规定的程序办理货币资金支付业务。
(一)支付申请。
公司有关部门或个人用款时,应当提前向审批人提交货币资金支付申请,注明款项的用途、金额、支付方式等内容,并附有效经济合同或相关证明。
(二)支付审批。
审批人应当根据货币资金授权批准制度的规定,在授权范围内进行审批,不得超越审批权限。
对不符合规定的货币资金支付,审批人应当拒绝批准。
(三)支付复核。
复核人应当对批准后的货币资金支付申请进行复核,复核货币资金支付申请的批准程序是否正确、手续及相关单证是否齐备、金额计算是否准确、支付方式是否妥当等。
复核无误后,交由出纳人员办理支付手续。
(四)办理支付。
出纳人员应当根据复核无误的支付申请,按规定办理货币资金支付手续,及时登记现金和银行存款日记账册。
第三章库存现金管理
第七条:
公司办理有关现金收支业务时,应严格遵守国务院发布的《现金管理暂行条例》及其实施细则与本制度的规定。
第八条:
会计、出纳人员应职责分工,现金的收入、支出和保管只限于出纳人员负责办理,非出纳人员不得经管现金。
第九条:
现金收入要当天入账,当天联系存入银行,禁止坐支。
第十条:
现金收入须由会计人员开出收据或发票,及时编制收款凭证,出纳清点现金后,在凭证上加盖“现金收讫”章后方可入账。
第十一条:
现金付款业务必须有原始凭证,有经办人签字和有关负责人审核批准,并经会计复核、填制付款凭证后,出纳才能付款并在付款凭证上加盖“现金付讫”章后入账。
现金付款的原始凭证必须是合法凭证,付款内容真实,数字准确,不得涂改。
第十二条:
现金的使用范围
(一)职工工资、津贴;
(二)个人劳务报酬;
(三)根据国家规定发给个人的各种奖金;
(四)各种劳保、福利费用以及国家规定对个人的其它支出;
(五)出差人员必须随身携带的差旅费;
(六)结算起点1000元以下的零星支出;
(七)中国人民银行确定需要支付现金的其它支出。
第十三条:
为了认真执行有关库存现金限额的规定,凡一次借款或报销在2000元以上的,应提前一天告知财务部出纳人员,以便出纳付款。
第十四条:
任何个人不得私用或私借公款,凡因公需要借用现金,按照本制度有关规定执行。
第十五条:
公司应该设现金日记账,出纳根据收付款凭证,按业务发生顺序逐笔登记现金日记账,做到日清月结,保证账款相符,发现差错应及时查明原因,并报财务部负责人处理。
第十六条:
公司应当加强对现金限额的管理,对于超过库存限额部分的现金应当及时存入银行。
库存现金限额需要变动时,必须报经开户银行批准。
第十七条:
在节假日、公休日期间,严禁存放大量现金,出纳人员应作好保险柜的安全管理工作。
第十八条:
本制度禁止下列行为:
(一)超出规定范围、限额使用现金;
(二)超出核定的库存现金限额留存现金;
(三)编造用途套取现金;
(四)企业用不符合财务制度的凭证顶替库存现金即“白条抵库”;
(六)利用账户替其它单位和个人套取现金;
(七)将公司的现金收入以个人的名义存入储蓄,保留账外公款即“公款私用”;
(八)设立“小金库”
第十九条:
公司应当定期和不定期地进行现金盘点,确保现金账面余额与实际库存相符。
第四章银行存款管理
第二十条:
对于不属于现金结算范围内的支付业务一律通过银行存款进行交易。
第二十一条:
公司加强银行账户的管理,严格按照国家的规定开设和使用银行账户。
(一)公司银行账户由财务部根据需要提出,报总经理复核,经法人代表批准后,方可开设和使用。
(二)公司只开设一个基本户,不得在同一银行的不同分支机构开设银行账户。
(三)公司银行账户只供公司经营业务收支结算使用,严禁出借账户供外单位或个人使用,严禁为外单位或个人代收代支、转账套现。
第二十二条:
银行账户的账号必须保密,非因业务需要不准外泄。
第二十三条:
公司财务专用章和个人章由会计和出纳分别保管,不准1人统一保管使用。
印鉴保管人临时出差时由其委托他人代管。
按规定需要有关负责人签字或盖章的经济业务,必须严格履行签字或盖章手续。
对外支付的大额款项,必须按照企业规定的付款程序,经各级负责人逐级审核同意后,方可办理。
第二十四条:
出纳人员应该逐笔序时登记银行存款日记账,每日终了结出余额。
定期核对银行账户,每月至少核对一次,编制银行存款余额调节表,使银行存款账面余额与银行对账单调节相符。
如调节不符,应查明原因,并报财务部经理处理。
第二十五条:
银行存款发生收支业务时,对各项原始凭证(如发票、合同、协议和其他结算凭证等),必须由经办人签字和有关负责人审核批准,财会人员复核填制收付款凭证,财务部经理审核同意后,方可进行收付结算。
第二十六条:
建立健全支票领用登记制度。
财务部必须设置支票领用登记簿,登记支票领用的日期、领用人、用途、金额、限额、批准人、签发人等事项。
第二十七条:
对于确实无法填写支票金额的,在签发支票时,除加盖银行预留印鉴外,必须注明日期、用途和以大写金额书写的限额,以防止超限额使用或银行账户出现透支。
同时还必须在签发支票时填写收款单位,个别确实无法填写收款单位的小额支票除外。
第二十八条:
支票领用后,应在5天之内报销,以便财务人员及时核对银行存款。
支票如在5天之内没有使用,应及时将未使用支票交回财务部。
第二十九条:
企业不得签发没有资金保证的票据和远期支票,套取银行的信任。
第三十条:
企业不得违反规定开立和使用账户
第五章其他货币资金的管理
第三十一条:
对外发生的业务,除了用现金和银行存款结算外,还可以用其他货币资金结算办法,主要包括:
外户存款、银行汇票存款、银行本票存款、在途货币资金和信用证存款等。
第三十二条:
须建立健全登记制度,由专人负责,负责人应该经常与财务部门核对余额,业务结束后应立即清理,余额退回银行账户。
第三十三条:
不允许办理个人信用卡,原已办理的要进行清理并通知个人办理有关业务报销手续,并将个人信用卡上的余额限期交回财务部。
第三十四条:
办理取消企业信用卡,原来已办理的企业信用卡要限期进行清理和取消。
第六章附则
第三十五条:
本制度由公司财务部负责解释。
第三十六条:
本制度施行后,凡既有的类似规章制度或与之相抵触的规定即行废止。
第三十七条:
本制度经总经理批准后自颁布之日起执行。
三、运行说明
1、本制度运行基本原理
在公司中,关于货币资金收支的途径有两种:
一是直接收支现金,二是通过银行。
这两种途径值得重视的是直接收支现金,因为通过银行的收付款业务,在一定程度上受到了银行的直接监督,起到了外部控制的作用,客观上能够有效地减少和堵塞货币资金收支业务中的漏洞。
在制度运行时,不仅要严格按照银行规定的结算办法,更应该严格遵守企业的货币资金制度。
2、本制度所需配套措施
一、岗位分工和职务分离控制制度:
将涉及货币资金内部控制不相容的职务分由不同的人员担任,并明确相关人员的职责权限,做到相互分离、相互制约,以明确责任、防止舞弊。
二、授权审批制度:
公司支出款项必须执行严格的授权审批制度,严禁擅自挪用、借出以及不按规定支出货币资金的行为。
三、定期轮岗制度:
实行定期岗位轮换制度借以防止或减少发生人为的舞弊行为。
四、内部稽核制度:
设置内部稽核机构和人员,建立健全内部稽核制度。
通过稽核及时发现和纠正货币资金管理中存在的问题,以改进货币资金的管理。
五、请款报销制度、成本费用管理制度:
实行请款报销制度及成本费用制度借以防止货币资金的不当支出。
六、工作奖惩制度、财务人员继续教育制度:
实行奖惩制可以调动人员的工作积极性,实行继续教育制度可以不断提高财务人员的业务水平和素质,保证工作顺利进行。
3、运行中的注意事项
一、领导不能凌驾于制度之上,违反制度规定,破坏制度执行,应该在制度实施过程中起到领导带头作用,严格执行企业制度。
二、办理货币资金业务的人员应当具备良好的职业道德,忠于职守,廉洁奉公,遵纪守法,客观公正,不断提高会计业务素质和职业道德水平。
三、要完整全面记录每天的工作情况,形成工作日志。
四、发现问题要及时上报,并采取有效措施处理解决;每天的工作任务必须在当天处理完毕。
四、设计自我评价
1、本设计创新点
本设计不仅从整体上说明海泉五交化有限责任公司的货币资金制度,而且还从局部角度说明货币资金管理的措施,这是其之前的制度所不具有的。
本设计是从审计的角度出发,站在一个旁观者的角度能够更好的针对企业货币资金管理弊端。
2、本设计实用价值
本设计来源于该公司货币资金的管理制度缺失或者管理不到位造成货币资金的内控失效。
本设计是为了加强公司货币资金的制度管理,且针对海泉五交化有限责任公司的流程而设计的。
1、本设计严格了货币资金的支付流程,避免了资金流失。
2、本设计严格了货币资金的岗位分工及授权审批制度,避免了财务人员公款私用、营私舞弊、以及“坐支”行为。
3、本设计能够使企业更好的管理货币资金,有助于提高公司经济效益。
3、本设计的可行性
本设计是针对海泉五交化有限责任公司实际情况,管理经营制度设计的,是根据其的业务流程设计的,而且与其财务人员的业务水平相适应,使本制度在实施方面与企业的制度、人员、资金、设备相配套,本制度规定明确详细,操作性强能够在企业贯彻执行下去,所以,本设计符合海泉五交化有限责任公司关于货币资金管理的要求,具有较高的可行性。
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