生产制造企业标准外租仓管理制度.docx
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生产制造企业标准外租仓管理制度
生产制造企业标准外租仓管理制度
1范围
本管理办法规定了与外租仓相关的合同签订、运作流程、财务清算、处罚措施等相关内容,以此规范外租仓运作,建立“准确、及时、高效”的补货系统,使外租仓能更有效的服务生产。
本管理办法适用于工厂。
2引用标准
3定义
3.1外租仓
为了满足柔性生产的要求,同时建立供应商管理库存体系,由顺德工厂统一向外界服务商租用的仓库。
该仓库用于补充厂内库存空间缺口、减轻供应商物流费用负担,加强物料监控力度,保证三天配套物料的的需要。
4供应商引入
4.1外租仓平面大致图(见附件)
4.2对于重要供货不在顺德区域的、物料供应与需求极不稳定的、经济运输批量经常大于需求批量的、到厂检验时间较长的物料,采购员均应要求供应商使用外租仓,其他供应商自愿租用时,生产部物流组人员也应尽量确保。
4.3生产部物流组负责对外租仓工作区域进行科学、合理的规划,明确进、出仓区域;明确保管、拣选区域;明确合格、不合格品区域;明确回收、退货区域;明确周转容器、机械设备区域。
同时根据供应商供应物料的种类、属性、价值,收发频率及分摊方式,与供应商签署外租仓租赁合同,安排供应商物料存放于相应区域。
4.4供应商租用面积区域用单位名称标识。
供应商物料必须定置摆放,存放的物料不超过其合同租用面积,若供应商因场地不足需超用场地,供应商应及早与生产部物流组联系,签订相关的补充协议;若供应商不反馈,外租仓出租方人员应在超用场地现象发生后一周内向生产部物流组反馈该情况,外租仓出租方对反馈情况的及时性和准确性负责。
对于重要供货不在顺德区域的、物料供应与需求极不稳定的、经济运输批量经常大于需求批量的、到厂检验时间较长的物料,采购员均应要求供应商使用外租仓,其他供应商自愿租用时,生产部物流组人员也应尽量确保。
4.5对于新加入的供应商,应根据美的的生产需求,初步估算所需要的面积和大概的进出频率,并报相应采购员审批通过。
结合上述结果,与生产部物流组签订外租仓租赁合同,同时提供一份物料清单。
5.供应商货物入库
5.1对于初次送货,要求供应商派其业务员跟货,并按照外租仓管理办法的相关规定完成相关手续,生产部物流组负责协助完成相关流程。
5.2供应商应通过采购平台及时查询所存物料现有库存信息,并结合生产需求、自身生产状况和运输时间等因素及时对库存货物进行补充,供应商对补货的及时性和准确性负责。
5.3外租仓出租方的工作人员应根据物料情况,及时提醒供应商查询采购平台,并结合供应商提供的相关情况列表建议采购进行相关物料补货
5.4供应商按照补货需要,凭自制送货单,按照外租仓出租方的到达时间建议,及时将货送至外租仓。
5.5供应商货物到达外租仓,送货人员或供应商业务人员联系我公司驻外租仓调度人员,我公司驻外租仓调度__送货车辆停放到指定位置,同时通知外租仓及时安排卸货,确保每一车从进场到卸完货用时不超过一个半小时,供应商到货唯一接口为我公司驻外租仓总调度人员。
5.6外租仓仓管员核实所送物料是否是美的所需物料,对美的所需物料随即组织接收工作,安排送货车辆停放到指定位置,监督卸货人员卸车搬运,将物料在供应商租赁区域内分类摆放、堆跺好,并做好相应标识和库存卡,对美的所需物料,仓管员不得无理拒绝收货,以防延误生产。
5.7仓管员必须根据送货单内容,按包装清点,同时要求供应商同一包装不能装不同型号的货物;核实物料品种、规格、数量,单位包装抽查比例为5%—15%,对外包装严重损坏的,必要时采取开箱清点。
确无误后,同供应商签收送货单,如出现包装数量不足、货物已损坏等现象,应在送货单上注明清楚,同时与供应商送货人员一起签字确认。
5.8外租仓出租方应该对送货单的留底票据分类保存,保证其完整性和可查性,便于供应商对帐。
5.9仓管员对送货单与货物核实签收后,于30分钟内将数据录入系统(美的采购平台)。
6.供应商管理
6.1外租仓地理位置以及送货线路见附件。
6.2供应商送货到达外租仓前12个小时应电话或传真通知外租仓,以便外租仓作好作业准备。
6.3供应商送货时间严格遵循采购平台中外租仓的要求,及时送货,送货须在外租仓上班时间(上午8:
00~11:
30,下午1:
00~5:
30)内,并尽可能错开外租仓往美的送货的高峰期(下午1:
00~4:
30)。
6.4供应商送货车辆到达外租仓,首先将车辆停放在指定位置,再到仓库填写车辆到库信息,供应商送货车辆到达在没有仓管员陪同下不允许开车进入仓库。
6.5车辆停放好后,送货司机同我公司驻外租仓总调度人员取得联系,等候卸货安排,卸货速度(从车辆到仓时间开始到卸货完毕)不能超过1.5个小时/车。
6.6供应商不合格物料要求在半个月内清退,每周仓库将统计一份仓库内存放的不合格品库存报表报给物流管理组同时发送给采购员,由采购员协调供应商清退工作。
若超过30天尚未清退的,同时追究相关采购员责任。
6.7供应商不合格物料要求在半个月内清退,每周仓库将统计一份仓库内存放的不合格品库存报表报给物流管理组同时发送给采购员,由采购员协调供应商清退工作。
若超过30天尚未清退的,同时追究相关采购员责任。
6.8由于发料需要拆包分拣,在发料过程中需要包装箱运送,包装箱由供应商提供,以免由于没有包装箱运送在发料过程中造成物料的损坏、数量短缺。
6.9对帐、盘点要求:
代管仓于每月24日晚上对货物进行盘点,并于24日晚上填制当月盘点报表;各供应商保证每月25-30日之间与对应仓管核对一次账目;供应商必须按时清退货物、并保证不在无商量情况下超用面积;
6.10当供应商由于各种原因需要退出代管仓时,应先查看代管仓合同是否到期,如果尚未到期,应该与物流管理协商退租;如果到期尚未补签且超过一个月以上的,应该补齐相关合同后,代管仓出租方方可对其物料放行。
6.11供应商应该于退仓前一周向代管仓出租方发出书面说明,以便于代管仓出租方准备退仓的相关手续和票据文档。
6.12供应商对清仓物品进行清理盘点,同时在代管仓出租方帮助下进行物料清退和票据交接后,与代管仓出租方签订退仓确认书。
6.13供应商可对我公司代管仓运作服务质量进行投诉,投诉部门物流管理组,一经查实,我司将对相关责任人根据内部考核相关规定进行处罚。
7.在库管理
7.1外租仓中物料的摆放、堆码、搬运必须符合仓库管理的要求。
对所有物料必须进行准确的标识,以表明物料所处状态及进仓时间,同一包装或周转器具上只允许有同种标识存在,且标示牌正面统一对向主通道,标识要求规范、醒目。
同时,依据标识将物料存放与不同的区域中,严格杜绝混放、错放及无标识现象的产生。
7.2仓库的物料摆放要做到安全、合理、整齐,搬运时须轻拿轻放,充分保护物料。
对化学物品、腐蚀品等有特殊存放和保管要求的物料,应按照特殊物料存放和保管指引进行存放和保管。
7.3物料的维护保养,应坚持“预防为主、防治结合”的原则,根据物料的不同特性和不同环境、温度、湿度对物料的影响,按物料保管技术要求进行加垫、通风或重新包装,采取切实有效的防护措施,外租仓物料包装应符合要求,不得有包装箱敞开、货物零散堆放、无防尘措施、物料上有灰尘等现象发生。
7.4外租仓出租方员工必须具有安全、防火的意识,每位员工应清楚消防器材所存放的位置,并有义务保护、保养好仓库的所有消防器材。
管理人员下班前,应检查现场的水、电、门窗、电脑等是否关好,有无不安全的隐患,并锁好门,保证仓库的安全。
7.5外租仓现场不得进入非仓库工作人员,供应商的工作人员、送货人员或他人员需要进入仓库时,必须经登记并领用出入卡并在仓管员带领下方可进入。
7.6生产部物流组不定期检查外租仓储存管理条件和安全质量情况,及时发现问题,并采取相应措施,避免损失。
7.7根据物料属性的共通性和其收发频率,生产部物流组协助外租仓出租方,分配仓管员职责范围及其管辖的供应商,各仓管员对其所管辖的物料相关库存作业负责,仓库主管统一监督各仓管员的工作。
7.8外租仓仓管员做好接收工作后,保留供应商自制送货单相应联并分类归档。
7.9外租仓仓管员以配套仓的“退货单”作为接受退货的依据,退货单上应详细注明退货的原因,外租仓应该将相关单据分类归档,便于供应商盘点、对帐。
7.10外租仓仓管员应保证每日票据的“日清日结”,不允许有隔日补单的情况发生,生产部物流组不定期对票据进行抽查,如果发现上述问题,将追究外租仓相应仓管员的责任。
7.11外租仓出租方应每周定期向生产部物流组反馈外租仓使用状况报表,报表应该能动态反映外租仓的面积使用、物料盈亏、出入货频率等实际状态,外租仓对报表的准确性和及时性负责。
7.12外租仓出租方每月提供一份各供应商的进销存详表,并将该表发给相应供应商和生产部物流组备查。
7.13外租仓每周一向按照生产部物流组要求提供库存周报表,外租仓对报表数据的准确性和及时性负责。
8.盘点管理:
8.1盘点分定期盘点和不定期盘点两大类。
定期盘点主要是根据仓库管理的要求在一定的时间段开展的盘点,主要有月度盘点、季度盘点、半年盘点、年终盘点等。
不定时盘点是根据工作需要所开展的盘点。
外租仓于每月24日晚上对货物进行盘点,并于24日晚上填制当月盘点报表;
8.2盘点前的准备(指除日盘点外的所有盘点):
8.2.1仓管员在盘点前通知数据管理员以及物资仓仓管员把盘点前一日所有单据录入到信息管理系统(或入帐),以确保帐面数准确。
8.2.2盘点前数据管理员从信息管理系统(手工报表)打出各个供应商的库存数,并交给仓管员。
8.2.3盘点前仓管员要准备足够的盘点数据登记表。
8.2.4对于一些有特殊要求的盘点,仓管员应根据相关要求作好相应的准备,以确保盘点工作的顺利开展。
8.3盘点的实施
8.3.1仓管员根据仓库产品堆放情况、产品等级分类等对盘点做出合理的规划,即明确盘点顺序、本仓库内的盘点路线等。
8.3.2仓管员按照自己即时制定的路线到达货位后,第一件事是找到每个货位的实物进出存动态卡,查看动态卡上所标注的实物型号及数量;此后,对实物进行清点,确认实物的具体数量同动态卡所填写的数量是否相符并作相应的记录。
如不相符,仓管员需要再清点以确定是否存在漏盘的现象直至完全确认为止。
之后,仓管员把盘点的结果同电脑账(或手工帐)进行比较,查看是否一致,如有差异应在备注栏上注明差异的具体数量。
最后,盘点人员填写进出存动态卡,填写盘点时间、盘点人、实物具体数量及在摘要栏上注明盘点等。
8.3.3整个仓库盘点完毕后,仓管员要检查电脑表(或手工报表)上的每一栏是否都有盘点记录,同时对仓库的每个货位的货卡进行检查,是否都有盘点的记录,以防止漏盘。
8.3.4数据管理员接到各个仓管员交来的盘点表后,对仓库进行复盘及抽盘工作。
具体方法同盘点的要求相同。
在复盘或抽盘过程中要注意以下几个事项:
8.3.5检查盘点表中所列出人货位数量同仓库实有的货位数量是否相符。
8.3.6检查盘点人员的货卡是否都有盘点记录。
8.3.7核对盘点表的库存数据问题同电脑账的数据问题是否一致。
8.3.8正常情况下按照30%的比例进行抽盘,对于一些有特殊要求的盘点则按照要求进行。
8.3.9对那些实物同账面数或同货卡记录不一样的或产品堆放比较混乱或者是库存数据比较大的的货位作为抽盘的重点。
9.单据管理
9.1外租仓仓管员采用手工方式流水记账,并利用采购平台系统处理库存数据,帐页根据物料编码和供货单位归类登记,根据供应商“送货单”、配送到美的所需“送货单”和从美的退回的“退货单”登记入出库数据,每日核算结存,并及时在采购平台系统中根据供应商物料进出处理系统数据。
9.2外租仓出租方必须进行永续盘点,确保帐、卡、物三相符,同时与供应商每月进行定期盘点,对物料库存进行全面清查,发现盈亏,仓管员应查明原因,填制盘盈、盘亏单,及时上报生产部物流组部门处理。
9.3外租仓仓管员以“外租仓送货单”二、三、四、五联作为送货依据,配套仓仓管员以此作为正式接收或退货的依据。
外租仓配送员送货到仓库,配套仓仓管员按需求量接收,点数清点在系统中接收后,同时在送货单上签字,货物保管责任也由此交给配套仓,配套仓应对物料的质量、数量等负全部责任。
然后将二联给供方,三、四、五联留下,第三联由仓管员作为交货或退货的依据交物资核算员,第四联由检验部门保管,第五联仓管员留底备查。
外租仓相应单据要求仓管员妥善保管,按月装订成册,交相关人员封存归档。
(人员名称清晰,流程要合理,票据传接有效)。
10.出库管理
10.1出库准备
10.1.1生产部相关采购业务员每天对“采购平台”进行维护,产生外租仓送货通知。
除了恰时供货物料,其余物料都应该提前一天下发送货通知,外租仓接到生产部的送货通知后仓管员先回复采购能否及时送货,对能及时送货的物料,可从系统打印出送料单,确认后迅速安排拣货备料。
10.1.2分拣一定要按照单张送料单来分拣,即每分拣完一张送料单货品,就要拼装、打包,然后分拣第二张送料单,拆包时尽量避免内外箱体损坏;
10.1.3仓管员将货物分拣到作业区,分拣时填《储位卡》,注明日期数量后签名,严禁涂改;并做到帐、卡、物的数量一致;
10.1.4仓管员根据送料单上的货物型号、品名、数量进行拆包、分拣,并将分拣好的货物拖到作业区,进行拼装打包;
10.1.5当完成分拣工作后,立即将拆包的包装进行封包,并必要时用绳网将货堆进行网罩严实,以防塌堆或货物丢失。
10.2拼装打包
10.2.1当分拣完送料单上的所有产品后,根据送料单上的发货目的地、型号、数量、品名用小纸箱进行拼装(纸箱由供应商提供);
10.2.2根据送料单按目的地别完成拼装后用封口胶纸进行打包。
然后贴上发运标签注名发货时间、数量、目的地;
10.2.3打包要素:
10.2.3.1尽量采用合适的包装箱进行打包
10.2.3.2包装箱内货品应用填充物固定防止因移动而损害货品包装体,如没有填充物一定用报纸整体包好,再用胶布捆绑;
10.2.4仓管员将拼装、打包好的货物用叉车拖放到发货区,根据车次分别摆放整齐等候发运;注意将运输标签向外摆放;车次别货品应有一定的间隔,以防错发;
10.2.5根据送料单的发货信息,完成所有分拣、拼装、打包工作,并将拼装、打包完成货物整齐放置发货区,仓管员将仓库整齐干净;
10.3配送出库
10.3.1仓管员根据送料单将物料存放在发料周转区,做好相应标识。
不同物料要求分开包装、物料标识要清晰完整。
按照配送时限要求,合理规划配送路径和运货方式,然后进行配送,对配送的及时性和准确性负责。
10.3.2送料员核对点数,按照物料的类别、性质、形状等特征轻拿轻放,组织装车,物料不得斜放倒放、任意堆高,有特殊要求的,按照客户提供的标准和要求进行必要的防护措施,确保物料的完好无损,配送过程要限速行驶,防止交通事故发生。
10.3.3物料配达指定配套仓后,配送员按配套仓仓管员的指引将物料定置摆放、交接点收。
对配送子库不一致的现象,配套仓仓管员应及时通知配送人员将货物送至指定子库,若由于配套仓仓管员没及时通知产生的生产延误,由相应配套仓仓管员负责承担。
10.3.4根据物料标识上的时限说明,外租仓发料应严格遵循“先进先出”的原则,外租仓和配套仓仓管员应及时对系统数据进行维护更新。
10.4物料退货管理
10.4.1车间无需求退货:
首先配套仓仓管员应该核对是否为无需求物料,对于不是本子库的物料应该通知送料员送至指定子库;若的确为无需求物料,应开具退货单,并在退货理由中注明原因,以便外租仓配送人员出工厂大门,无需求物料退回后,外租仓应及时将其退回存放区,做好相应标识。
10.4.2不合格物料退货:
对于车间检查为不合格的物料,配套仓应该及时开具退货单,并注明其为不合格物料,若因为检验造成的实物货损,应该在备注栏中说明。
不合格物料退回后,外租仓统一将其存放于公共的不合格区,并做好相应标识。
10.4.3对配套仓检验出现不合格物料,外租仓配送员应根据退货决定及时清退回外租仓,同时配送员对物料数量进行清点,必要时开箱清点,
10.5配送管理
10.5.1货物交接
10.5.1.1仓管员根据送料单将物料存放在发料周转区,做好相应标识。
不同物料要求分开包装、物料标识要清晰完整。
按照配送时限要求,合理规划配送路径和运货方式,然后进行配送,对配送的及时性和准确性负责。
10.5.1.2物料配达指定配套仓后,配送员按配套仓仓管员的指引将物料定置摆放、交接点收。
对配套仓检验出现不合格物料,外租仓配送员应根据退货决定及时清退回外租仓,同时配送员对物料数量进行清点,必要时开箱清点,对配送子库不一致的现象,配套仓仓管员应及时通知配送人员将货物送至指定子库,若由于配套仓仓管员没及时通知产生的生产延误,由相应配套仓负责承担。
10.5.1.3在物料数量管理上严格按照《物料数量管理会议纪要》要求执行。
10.5.1.4物料配送到指定的配套仓后,配套仓负责人安排相关人员在30分钟内清点交接完毕,否则影响到配送后续工作由配套仓负责承担。
10.5.1.5配套仓按照先入库后报检的原则,物料交接完毕,在30分钟内在信息系统内做接货处理,如果由于配套仓没有及时做系统信息的处理引起数据的不准确,将由配套仓承担所有责任,如果检验不合格再做系统出库并开具退货单通知外租仓退货。
10.5.1.6根据物料标识上的时限说明,外租仓发料应严格遵循“先进先出”的原则,双方仓管员应及时对系统数据进行维护更新。
11.周转器具回收管理
11.1外租仓应对其周转器具进行统一管理,建立周转器具详细列表。
11.2外租仓的周转器具分厂家自备和生产部物流组暂借两种,无论对那种周转器具,当周转器具出入外租仓时,外租仓都应该做好相应的登记,详细记录周转器具的去向、数量和回收期。
11.3外租仓每月提供一份周转器具使用报表给生产部物流组,详细的说明周转器具的使用状况、收发频率等。
12.外租仓帐目管理
12.1整体说明:
12.1.2帐目、票据分类要求:
12.1.2.1帐目按照厂家分别设立;
12.1.2.2建立专门的不合格品帐目;
12.1.2.3票据按每日打单、开票顺序有序放置、不同类型(厂家送货单、送美的送货单、送商用、电子手工单、退货单等)分类,并用明显标识进行区分。
按月装订、与厂家对结;(考虑适当存放用品。
)
12.2采购平台登陆要求:
12.2.1信息系统的登陆权限由外租仓仓管员提出,由生产部物流组审核后交由信息管理组进行授权开通,各仓管员在自己的权限范围内登陆,没有生产部物流组的同意不能将权限转交给他人使用,否则将追究相关仓管员的责任;
12.2.2采购平台使用人员(夏玉燕、李金凤)每天及时对送货通知进行回执(回执之前根据库存数量,确定能够按时交货,否要说明理由),并按时打印送货单、并确认当天票据是否完全处理完毕,送货不的迟于送货通知要求时间半天以上;
12.2.3采购平台使用人员(夏玉燕、李金凤)及时维护恒力仓数据,必须保证票据的日清日结,保证票据与存卡显示数据的一致;
12.3对帐、盘点要求:
12.3.1外租仓于每月24日晚上对货物进行盘点,并于24日晚上填制当月盘点报表;
12.3.2各供应商保证每月25-30日之间与对应仓管核对一次帐目;
12.3.4供应商必须按时清退货物、并保证不在无商量情况下超用面积;
13.说明:
13.1仓管员对采购帐、卡、平台数据一致性、准确性负责;
13.2其余仓管员对所管辖区域中物料的存卡、实物一致性负责;
14.考核要求
14.1外租仓出租方对库存信息的准确性、库存物品的可用性负责,当供应商物料出现损益,造成供应商投诉的,由外租仓出租方承担损益结果,每例处罚金额500——1000元不等,从仓库租金中扣除。
14.2对于供应商由于包装内外不符造成的供货责任,由供应链管理部追究其责任。
对于其它违反本条例的相关行为,生产部物流组将根据条例说明对其采取相应的处罚措施。
外租仓出租方按照生产部物流组要求在、及时维护采购平台的数据,供应商进、出货,在物料进、出库后30分钟内必须将数据录入系统,同时确保信息的准确性,如果由于录入问题导致数据不准确引起相关单位的投诉,每次对外租仓罚款500元以上。
14.3配套仓根据外租仓配货到库,签收完毕后及时在信息系统中做信息处理,如果由于配套仓没有及时做信息处理导致数据不准确,我公司将对相关责任人根据内部考核相关规定进行处罚。
所有商业数据不得向物料所属的供应商和美的以外的第三方泄露,如果由于外租仓原因造成供应商数据的泄露,一经查实,外租仓出租方负责赔偿因此造成的损失。
14.4外租仓出租方必须提供全年365天每天24小时(晚上采取值班制)实时全天候服务以确保乙方生产的顺畅,如果由于仓库配送物料不及时、物料数量不准确造成美的各分厂的投诉,每次对仓库罚款500元以上,如果因为仓库的原因造成美的的停产、欠产,每次处罚500——1000元不等,从仓库租金中扣除。
14.5美的供应商货物进出库时,外租仓出租方必须严格监控货物装卸质量,严禁野蛮装卸,仓库物料要正确堆码,同时外租仓出租方必须定期重新仓库的堆垛,确保仓库的利用率。
14.6美的供应商货物到达仓库时,外租仓出租方必须组织相关人员在一个半小时内进行卸车完毕,如果由于卸车超时造成供应商投诉,美的对外租仓出租方处以100元/次的罚款。
14.7外租仓出租方有义务配合美的对仓库不定期的检查评分(评分表见附件),并对美的提出的问题在五天内完成整改,否则美的对外租仓出租方处以500元/次的罚款。
14.7美的对外租仓出租方管理的仓库进行不定期(每月一至两次)考核评分,如总分低于85分的;美的对外租仓出租方处以500元/次的罚款;如总分低于70分的;美的对外租仓出租方处以1000元/次的罚款。
15.供应商货物入库交接外包装验收标准
15.1大、小包装纸箱(盒)所印刷字样图案应清晰、无明显的变色、掉色,若箱(盒)整体变旧退色,整体不应出现明显色差。
15.2大、小包装纸箱(盒)上所有标签、条形码等粘贴牢固,不允许出现离边、卷边及破损现象。
大、小包装纸箱(盒)外观应清洁干净。
大于下述为不合格:
15.2.1大包装纸箱上污迹≤50cm2/
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