广州市花都区人民医院病案数字化二期项目.docx
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广州市花都区人民医院病案数字化二期项目
广州市花都区人民医院病案数字化二期项目
采购人需求
一、名词约定
采购人需求描述中,使用以下约定的简称:
采购人,也可称采购方,指广州市花都区人民医院,可简称我院。
中标服务商,指参与本项目竞标的中标服务商。
中标后,称为中标服务商。
库房,指中标服务商用于正式长期存放采购人纸质病案原件的仓储场所。
二、项目概况
我院(广州市花都区人民医院,采购人)已经推行了第一期的病案数字化。
现准备继续推进第二期病案数字化工作(即本项目)。
当前病案数字化主要情况如下:
●一期已加工完毕的数字化病案(2016及更早年度的病案),约56.5万份,需要后续的仓储托管服务。
●二期准备加工的病案(2017、2018、2019年度的病案),预计约14万份,约1000万页;且加工完毕后也需要仓储托管服务。
●一期已建成数字化病案的查询管理系统,我院拥有产权。
二期中标服务商可沿用该系统继续提供病案信息查询服务,或免费提供新系统取代原系统提供查询服务。
由此产生本期项目的采购一览表如下:
三、采购一览表
采购内容
参考数量
说明
报价方式
病案数字化加工服务
预计约14万份,约1000万页
2017年、2018年约9万份;2019年预计约5万份。
全部费用,折合并入每页综合加工单价,以每页综合加工单价投标
病案仓储服务
约70.5万份,1年
含一期的56.5万份及二期的预计约14万份
病案信息查询系统
1年
中标服务商可沿用我院一期的系统继续提供病案信息查询服务,或免费提供新系统取代原系统提供查询服务。
需保证该系统和我院原有各相关医疗信息系统的接口成功对接。
四、项目总体需求
(一)项目运作方式
采购人和中标服务商签署合同后:
●对未加工的2019年度的病案,由中标服务商团队在我院现场加工,验收合格后再运送到中标服务商的库房保管。
●对未加工的2017,2018年度的病案,运到中标服务商的加工工场进行临时存放及加工,验收合格后再运送到中标服务商的库房保管。
●对一期已加工完的病案,直接送到中标服务商的库房保管。
●对新加工完的数字化病案,采购方按批次抽查验收;根据验收情况决定相应批次的费用支付(质量保证金制度详见下文专门章节)。
●采购方对中标服务商的库房进行定期巡检。
巡检发现问题且整改后仍不及格的,采购人有权扣罚仓储质量保证金(质量保证金制度详见下文专门章节)。
●加工后的病案数据,进入病案数字化管理系统,中标服务商负责该系统的技术维护。
采购人使用该系统,向社会用户及院内用户提供日常的病案查询浏览、打印复印等服务。
●当采购人需要使用病案纸质原件,无论该病案原件是在我院加工现场,还是在中标服务商加工工场,还是在中标服务商仓储库房,中标服务商均应按投标承诺及时将病案原件送回采购人所在地。
(二)项目约束条件
商务条件
要求和说明
加工场地
采购人单位内就地加工所需的场地,由采购人提供。
同时提供场地水电、通风、网络等基础条件。
中标服务商加工场地及加工环境条件,由中标服务商自备,相关费用已含在项目报价中。
仓储场地
采购人单位内就地加工的病案,采购人提供存放场地和存放环境条件,由中标服务商协助管理。
暂存在中标服务商加工工场的病案,由中标服务商提供存放场地和存放环境条件,相关费用已含在项目报价中。
病案正式存放的库房,由中标服务商提供,相关费用已含在项目报价中。
人员
加工所需要的人员团队,由中标服务商自备及自行管理。
仓储所需要的人员团队,由中标服务商自备及自行管理。
加工流水线设备
所需的流水线设备(无论是院内现场加工还是异地加工),由中标服务商自备。
包装及耗材
对病案打包装箱,由中标服务商负责,所需用到的包装耗材(例如箱子、真空袋等),也由中标服务商提供,相关费用已含在项目报价中。
运输
我院内就地加工所产生的运送服务,由中标服务商负责,相关费用已含在项目报价中。
病案从采购人所在地,运送到加工地点,由中标服务商负责,相关费用已含在项目报价中。
病案加工完之后,从加工地点,运送到托管地点,由中标服务商负责,相关费用已含在项目报价中。
异地加工后形成的病案数据,由中标服务商负责送回采购人所在地,并导入到病案数字化管理系统中。
相关费用已含在项目报价中。
保管责任
自病案由采购人移交给中标服务商时起(以交接单据为准),中标服务商即对所接收病案负有保管责任。
中标服务商保管病案期间,如病案丢失或损毁的,中标服务商应承担相应的赔偿责任(详见下文赔偿条款)。
配送
当采购人需要使用病案原件时,无论该病案是在异地加工点,还是托管地点,中标服务商都应负责将其送回采购人所在地(具体要求见后文中的“配送要求”)
服务器
病案信息查询管理系统部署在采购人机房,其服务器及其基础环境软件,由采购人提供。
病案信息查询管理系统所有权
如中标服务商沿用采购人已有的病案信息查询管理系统的,则该系统所有权自然属于采购人不变。
如中标服务商引入新系统取代旧的管理系统的,则该新系统的(此份拷贝的)所有权也属于采购人,其成本费用视为已并入病案加工的综合单页单价中,采购人无需另行付费。
系统接口
★中标服务商负责病案信息查询管理系统和采购人单位周边相关医疗业务系统(如:
省病案系统,电子病历,LIS系统,PACS系统)的自动对接。
如对接产生费用的,相关费用应含在本项目报价中,采购人不另付费。
数据迁移
如需将一期已有的病案数据,迁移到新的病案信息查询管理系统,该项迁移工作由中标服务商负责,费用已含在综合单价中,不另付费。
采购人予以协调配合。
数据所有权
所有加工所形成的病案数据(含图形数据以及相关文本数据),其所有权属于采购人。
数据导出
中标服务商须承诺,所有病案数字化加工后形成的数据,经采购人同意后,均可导出。
图形数据应可以业内通用格式(如JPG或JPG2000,TIF等格式)导出。
文本数据应可以excel文件等形式导出。
导出图形数据时应同时导出相关结构信息,例如能标识导出的图片文件名和相应病案之间的关联关系的清单。
(三)项目工期(进度计划)
注:
工期是从签订合同之日开始计算。
采购内容
工期
进度
纸质病案数字化加工服务
1个月内
中标服务商完成在采购人现场的加工团队进驻及筹备工作,启动现场加工。
1个月内
未加工的2017、2018年度病案打包装箱运送到中标服务商加工场地,启动异地加工。
纸质病案仓储服务
1个月内
中标服务商做好仓储场地等各种准备,随时接收病案
1个月内
一期已加工完毕的病案,送到仓储地点存放。
病案信息查询管理系统
1个月内
如沿用旧系统的,1个月内完成新数据接入等工作;
如引入新系统的,1个月内完成新系统安装运行,实现和旧系统的数据迁移,并实现和其它医疗系统的对接,并交付使用。
(四)保密
1)整个项目的实施,中标服务商在数字化加工工作的每个环节须做好保密;
2)中标服务商应做好项目的工作记录和重要事项的记录,对于因本项目而发生泄密或病案缺失造成的损失和影响,由中标服务商承担责任;
3)在项目实施过程中中标服务商严格保证病案信息安全,对项目实施人员进行安全保密教育及保密管理,防止信息的泄露,否则中标服务商与中标服务商的数字化加工工作人员须承担应病案泄密的连带责任。
4)采购人交付给中标服务商实施加工的所有病案内容,中标服务商不得以任何方式(复印、扫描、照相、转抄等)向第三方泄密,中标服务商要严格做好保密工作,否则造成医院或第三方的损失,中标服务商应承担相应的赔偿责任。
(五)赔偿
1)★中标服务商保管病案期间(含运输、加工、仓储、原件回送等环节),需严格保证病案的安全,如发生病案丢失或损毁的(因自然灾害等不可抗力除外),中标服务商承担以下责任:
1、对每份损失病案进行基准赔偿,赔偿标准:
不低于200元/份(但赔偿总额不超过200万)。
2、对因病案丢失损坏所产生的法律责任及相关医疗纠纷,承担赔偿责任(不限于前述基准赔偿额度)。
2)中标服务商未能按本项目规定的工期提供服务的(事先与采购人协商变更的除外),从逾期之日起每日按本合同总价1‰的数额向采购人支付违约金;逾期半个月以上的,采购人报财政监管部门处理,中标服务商向采购人支付合同总金额5%的违约金,且由此造成的采购人经济损失由中标服务商承担。
五、病案数字化加工服务
(一)加工需求
【加工过程管理要求】
中标服务商须提供经医院确认的加工计划后才可开展加工工作。
中标服务商须建立并执行加工管理制度,制度文本放置在加工场地的明显可见处。
否则不准开展加工工作,加工管理制度需明确加工人每天的行为规范,如按时加工,及时清场,事故报告、责任归属和罚则等均由中标服务商承担。
加工检查。
中标服务商负责按时记录每天加工病案的数量、内容和每份加工病案的责任人等重要记录,采购人分批次负责检查每天工作内容与加工记录的符合程度。
加工完成后,采购人负责确认中标服务商每批次病案的内容和数量。
原始纸质病案使用条形码技术装箱保存,定位管理,便于对原始纸质病案的快速查找。
病案装箱后及时运送到托管地点保存。
加工工作启动后建立周例会和月例会的工作机制。
中标服务商须保证有每天加工超过8万张以上的生产能力。
【加工人员要求】
项目应有3年或以上工作经验的项目技术工程师至少一名,专人负责系统的维护及相关的技术问题的处理。
中标服务商在工作现场应派驻有3年或以上工作经验的项目管理员至少一名,负责现场的管理、沟通和事故处置等工作。
每个参与加工服务的中标服务商工作人员应有病案数字化加工相关的工作经历。
【加工中的其它要求】
自病案装箱从采购人移交给中标服务商起(以每批次双方签署的移交清单为准),中标服务商对病案即负有保管责任。
加工期间的病案保管,参照病案托管服务中的相关要求执行。
加工期间急需未加工的病历电子影像时,中标服务商应立即对该份病历进行加工并传送完整的数字化资料,整个过程时间不得大于2小时。
加工期间若采购人需使用病案原件的,如原件在院内加工场内,要求立即查找递送;如原件在异地加工地点的,要求立即响应并积极配送,配送相关要求参照下文病案托管服务中的“配送要求”。
(二)验收标准
【验收方法】
中标服务商协助采购人随机抽查一定数量的病案图像和纸质病案,比例为数字化病案图像总数的3%,前、中、后随机抽查,并与纸质病案对照核对数量及质量。
同时用户可核对所抽查纸质病案所在的打包箱内的实际病案数量是否与打包清单一致。
【验收标准】
(1)数字化病案图像与纸质病案完全一致。
(2)数字化病案页数、排序与纸质病案完全一致。
(3)数字化病案图像格式和清晰度符合要求。
(4)数字化病案的文件夹命名合乎标准,已分段。
(5)差错率:
依据“纸质档案数字化技术标准(中华人民共和国档案行业标准DA/T31-2005)”11.2.2之规定,数字化转换质量抽检的合格率应≧95%。
(6)病案数码信息与现有的电子首页准确对接,首页信息的主要数据项(姓名、病案号、出院日期、主要诊断、手术)的差错率不得超过3‰。
(7)首页ICD-9与ICD-10必须兼容。
六、病案仓储服务
(一)仓储需求
中标服务商应提供符合需求的病案托管仓库。
投标方需保证签约后一个月内该仓库能达到正常可用状态,库房基建、设备、人员、制度等就位,可正常接收及保管采购人病案。
【环境及管理标准】
1.病案库房建筑设计及周边环境应符合消防管理规范,合理通风,定期除尘,并符合防光、防尘、防火、防盗、防水、防潮、防霉、防高温、防虫、防鼠、防有害化学物质及有害微生物等库房管理的基本要求。
2.定时测量和记录库房温湿度,温度控制在14-22℃、相对湿度控制在45-60%内。
3.病案库房要设专人管理,做好日常各类安全巡查及安全管理登记备案。
4.每月定期向采购人提交上月的温湿度监控记录、安全巡查及安全管理管理记录。
5.室内门窗安装要符合安防管理标准,库内、外设置红外线报警器及多角度视频监控,监控录像要具备夜视功能且保存时间不少于30天。
6.病案库房要配备气体消防灭火器及足够数量的消防器材,有消防主机联动报警装置,设立专门的安全管理员负责日常消防安全隐患检查,定期做好室内电源及线路的检测,工作人员离开房间要断电源(温湿控等需要24小时开机的设备除外),发现隐患问题要立即处置。
7.有完善的防火、防盗应急处置预案及相关管理制度,严禁任何人员将易燃、易爆物品带入病案库房,室内要有安全提醒标识,严禁吸烟及使用明火。
定期组织消防演练培训工作。
【配送要求】
合同期内,采购人可能需要调用保存于中标服务商场地的病案原件。
调取需求从时效上来说,可以分为一般调取和紧急调取两种。
中标服务商须明确提出配送方案及承诺送达时间(以小时计)。
配送方案方案应具有现实可行性。
如果发生送件错误(即送达的病案并不是指定运送的病案),中标服务商须立即以最快方式免费补送。
(二)巡检监督
根据上述仓储要求,采购人定期检查库房环境,至少1次/年。
采购人定期抽查打包箱,核对装箱后的病案与打包清单是否一致,至少2次/年,每次至少抽查3%的箱子。
如巡检中发现仓储管理不达标事项,要求中标服务商立即整改,整改后仍不达标的,按下文“质量保证金”章节条款进行处罚。
如出现病案损坏或丢失等情况,按赔偿条款进行赔付。
七、病案数字化管理系统
(一)软件需求
【资质要求】
中标服务商提供的病案数字化软件,拥有自主知识产权者优先,具有第三方软件评测机构出具的评测报告者优先。
【设计要求】
1.系统符合国家、卫生部等各种标准和规范,符合医院实际需求。
2.系统采用开放性设计,能根据医院实际需求进行应用系统的功能重组、二次开发。
3.系统可实现对病案数据的磁盘备份,提供定时定期的数据备份以及还原功能。
4.数字化病案的图像清晰、无歪斜、打印清晰,每幅图像均有属性标注,病历索引数据与病历图像对应完全正确。
【主要功能清单】
模块
功能特性
说明
权限管理模块
用户管理
管理内部及外部用户的信息,可以对系统登录用户的信息进行查询/添加/修改/删除。
用户组管理
查询/添加/修改/删除用户组,并可设置人员所属的用户组。
用户组权限
设置用户组所拥有的系统功能的权限。
科室管理
查询/添加/修改/删除科室信息,并可维护科室下包含的人员。
病案权限配置
病案访问权限分为阅读、打印和导出三类,每一级权限向下兼容;配置病案浏览的权限(按用户及按用户组),可以按照用户的方式一个个地进行病案权限的配置,也可以按照用户组的方式进行整体分配(如直接将某个科室的病案分配给用户组),同时也可以设置病案图片医学分类的权限,可以分别设置病案的阅读,打印及导出的权限。
医学分类模板
设置病案图片的医学分类权限模板,在为病案分配权限时可以直接引用该模板,无需重复设置。
访问权限控制
可以设置禁止访问的机器的IP,被禁止访问的IP对应的机器就无法使用本系统。
显示字段控制
可以设置在浏览器中浏览病案时列表中所显示的字段。
可以在用户级别和用户组级别上进行显示权限的控制。
水印设置
可以制作在打印时叠加上去的水印,并且在打印病案的时候可以将其叠加到病案图片上。
病案锁定
可以将一些特殊的病案进行锁定,被锁定的病案将无法在浏览器中被查询到。
病案申请审批
对浏览器中提交过来的病案阅读申请进行审批,设有按授权时段(永久、年、月、日、小时)使用数字化病案的功能(超出时间范围自动屏蔽);医保、商业保险公司以及公检法等外部用户可以按系统临时授予的权限查看病案。
监控中心
查看各个系统的用户的使用的情况,包括:
用户是否在前,用户有申请需要审批,用户的浏览病案的历史情况,用户权限等。
病案错误报告
处理病案浏览器上用户反馈上来的病案错误(如:
图片缺页/分类错误等)。
病案定位
查询病案在库房中的位置,可按病人姓名,病案号,出院日期,条码号,打包号,库房号或库位名查询,并生成统计报表。
病案导出
可以将选择好病案进行打包压缩导出,配合相应的浏览工具可在离线的环境下浏览。
随访项目审批
审批随访工作站提交上来的项目申请。
操作日志查询
系统自动记录用户在系统内所有操作的详细日志,并可形成报表,便于回溯追踪。
已完成加工病案清单查询
系统支持根据出院日期,查询列出相应的所有已经完成数字化加工的病案的清单,并可以将清单导出成excel文件。
病案浏览统计
可查询用户、科室在某一时间段内数字化病案使用情况,并生成统计报表。
检索功能
关键词搜索
一个简洁的搜索方式,类似google的搜索方式。
可以选择搜索分类(病案号/疾病/手术/科室/病人姓名/医生),多关键词搜索(可以填写多个搜索关键词及指定关键词之间的关系),精确与模糊的搜索方式。
高级搜索
可以按照列出的各种查询条件对病案进行查询,这种检索方式常用于检索条件比较多的情况下。
自定义搜索
可以自定义组织查询条件的组合进行搜索。
这种检索方式常用于需检索的条件比较复杂的情况下。
经典搜索
传统的检索方式,左边是检索条件右边是检索结果。
在检索时还可设定病案图片的医学分类,以便在查看病案图片时过滤掉无需查看的图片。
病案搜索结果
拥有两种显示结果的模式:
列表方式与自由布局方式。
列表方式为最常见的一行一行的显示,自由布局方式为卡片时效果,一份病案即一张卡片,显示效果清晰。
病案图片浏览
对病案图片的浏览进行了严格的权限控制(阅读/打印/导出)。
可以设置需要过滤的图片分类(例如只显示病案首页或病程录等),查看病案图片的同时可利用提供的‘浏览工具箱’对图片进行一系列的处理(如放大/缩小/全屏/黑白彩色切换/裁剪/打印等等)。
浏览期间可对感兴趣的病案收藏到收藏夹并且可以填写笔记。
显示病案图片时可以设置阅读水印,用于病案的保护。
病案收藏夹
用于显示及搜索在浏览病案时收藏的病案并且可以显示当时记录的病案笔记,类似IE浏览器的网页收藏夹。
申请查看
可以浏览并查询用户曾经申请过的需要查阅的病案的记录,及时了解审批情况。
浏览历史
查询用户曾经浏览过的病案记录,类似IE浏览器的历史记录,可以方便用户查看以往浏览过的病案,而无须再一次搜索。
个性化设置
可以按照用户个人的喜好设置一些系统设置,如:
首页显示(进入系统后显示的第一个界面),浏览结果的显示方式(检索结果每页显示的条数/检索结果排列的方式等),医学分类的设置(用于在浏览图片时预先过滤无需查看的病案),病案图片打印的设置(纸张/水印等)等。
打印功能
打印复印申请
维护申请打印人员的信息及申请分类(打印或复印),可拍摄证件并归档保存,查询并选择需打印的病案,选择需要打印或复印的病案分类范围可自定义模块选择打印(如社保的固定模块,商业保险模块等),可以自动匹配打印,同时统计所需费用,并可自己调整实际收费。
快速打印
仅登记简单的打印申请信息,选择病案直接打印。
集中打印
未打印过的病案可以统一处理,按照申请人的记录完成打印任务。
集中复印
对未复印的病案进行集中统一处理。
申请查询
查询申请过打印或复印的申请人信息,并可查看申请人相应的申请信息,证件照,打印的病案记录,费用等。
打印参数
设置默认的打印参数(纸张大小/图片色彩/打印份数/打印分类及顺序/收费模式)
打印明细
按时间段及申请人统计申请人打印的病案的明细记录。
复印明细
按时间段及申请人统计申请人复印的病案的明细记录。
邮寄明细
按时间段、申请人及邮寄状态统计病案邮寄的明细记录。
系统接口
病案首页系统接口
可导入已有的病案首页信息
数字化病案调用接口
提供webservice形式的接口,或数据库视图形式的接口,方便其他系统调用数据。
和我院周边相关软件系统的自动对接
★中标服务商负责病案数字化系统软件产品和我院周边相关软件系统(如:
省病案系统,电子病历,LIS系统,PACS系统)的自动对接。
如对接产生费用的,相关费用应含在本项目报价中,采购人不另付费。
其他
病案图像调取时间
调取某一份病案的图片信息,从发出查询请求到图片实际完整出现,整个过程的等待时间不得大于3秒。
病案图像文件精度及大小
图像精度>200万像素。
彩色图像文件平均大小<250KB,黑白图像文件平均大小<70KB。
【软件验收】
验收流程:
中标服务商在系统安装部署完毕,且已经导入实际加工数据并试运行1周后,可向采购人书面提请软件系统验收。
采购人应在收到验收请求后10日内组织验收。
逾期不组织验收的,视为验收通过。
以上文功能清单为主要验收依据,逐条检查确认;并结合上文设计要求进行总体评价。
总体情况及格的即签署验收报告。
【培训要求】
在系统安装部署以及试运行期间,中标服务商应安排相关培训以及提供相关文档:
●面向一般用户的系统使用操作培训,并提供《用户操作手册》;
●面向系统管理员的系统维护培训,并提供《维护说明书》。
培训应对受训人员进行相关考核,确保其已掌握相关技能。
培训费用已含在项目报价中,不另行收费。
【维护服务需求】
1.病案数字化项目软件的免费维护期为本项目软件验收通过后1年。
2.故障报修的响应时间:
中标服务商提供7*24小时的报障热线;工作时间内的报障立即进行远程处理,非工作时间内的报障2小时内响应处理;若远程处理无法解决的故障,中标服务商派工程师4小时内到达现场进行处理。
3.维护期内,所有软件维护服务均为上门服务,由此产生的费用均不再收取。
4.提供系统扩充、升级方面的技术支持服务。
5.中标服务商对部署在采购方的软件系统,每个季度进行1次现场巡检,每月进行1次远程服务器巡检,确保系统运作正常。
八、质量保证金
为保证中标服务商工作质量,本项目采用“质量保证金”制度。
质量保证金分2部分。
一部分是仓储的质量保证金,一部分是加工的质量保证金。
【仓储质量保证金】
1)仓储质量保证金金额为5万元整。
该款项在首批次加工服务费付款时进行暂扣(如首批款不足5万的,则在下一批次中继续暂扣直至额满)。
2)如巡检合格,或者30天内经整改后合格,则合同期满时一次性无息发还暂扣的仓储质量保证金。
3)如巡检发现不及格项目,且30天整改期内无法达致合格的,第31天从仓储质量保证金中罚扣1万元,之后每30天加罚1万元,直至达致合格,或仓储质量保证金扣完为止。
【加工质量保证金】
操作及计算方法如下:
1)当前批次加工病案,如首次抽查合格,或不合格后首次整改即达成合格的,则正常付款,不扣“加工质量保证金”。
2)如抽查不合格,且经整改后仍不合格的(代表该次整改不到位),则从该批次应付款中,扣除5%的“加工质量保证金”,并责令中标服务商继续整改。
N次整改不合格,则扣除N个5%,直到整改达致合格,或者该批次应付款被扣完为止。
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