第一部分 常考知识点.docx

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第一部分常考知识点

附件4：

第一部分常考知识点

一、绪论

1.我国现有的办公室，最早是在19世纪末20世纪初，随着西方文化潮的东进而涌进中国的，我国今天的办公室基本上是源于西方行政办公室的模式。

（2005、2007填空/2008单选）

2.传统办公室的特点:

主要职能就是文字工作的“有形产品”，也就是所谓“办文”、“办事”的内容。

（2006年单选）

3.现代办公室不同于传统的地方（2006年多选）

现代办公室工作信息化特点

这一特点主要反映在两个方面：

一是二战后社会信息量的空前增长，办公信息流迅速加快。

二是信息量增加和信息流加速，传统的办公设备已远不适应新形势下的办公活动的需要。

由此可见，现代办公室的首要特点就是它的信息化。

现代办公室的第二个特点，就是办公的效率化

这主要指的是办公室工作的高效率，通常所谓“比效率”、“比效益”，是当前国际间竞争的主要表现之一，也是国内各行业间的主要经济关系之一。

现代办公室的多功能化

传统办公室的主要职能是“办文、办事、当好参谋”，它的地位和作用决定它是依属性的辅助的管理机构。

现代办公室的作用和职能，随着它本身信息化和效率化的发展，其功能产生了明显的变化。

现代办公室信息化的发展，使它自然地成为任一管理系统的信息中心。

4.现代办公室与未来办公室 （2004年简答）

未来的办公室

今天办公室

从发展观点来看，未来的办公室也将不同于现代办公室。

从今天办公室的发展趋势可大致看出

•办公设备的不断发展和改进，办公自动化设备将更加微电子化。

现代办公室业务活动基本上是以纸张为信息产品的载体，而微电子化的发展将要大量地被取代。

•办公活动中传统式的文件、表格、报表等，在未来的办公室作业中可能变成不主要的手段。

•未来办公室工作人员，可通过计算机网络。

在“电子化家庭”中就可能完成他们的工作，并能参与决策管理活动。

至于未来的办公室的具体模式，迄今没有一种肯定的答案。

今天办公室正处于现代化阶段，它的突出特点

•初步实现办公室自动化。

•今天办公室的工作重点是处理信息、交流信息

为适应今天办公室新特点的需要，每个办公人员的知识和智能结构需要更加专门化。

5.管理活动的基本特点就是处理人群集体事务的活动，而最初的管理活动是没有固定的机构或固定的人员的。

随着社会的发展，逐步形成各种管理机构和相应的管理人员（管理人员在管理机构中从事各类公务活动就是“办公”，办公场所就是“办公室”，管理人员就是办公人员）。

（2006年填空）

6.办公室管理与办公自动化的区别和联系（2011年论述）

区别

联系

1、两者产生和发展的背景知识和理论渊源各不相同。

办公自动化从70年代开始的，主要支持理论是计算机技术和现代通讯技术等现代技术，所以，它的学科性质明显地属于技术科学。

办公室管理的理论渊源是泰罗的《科学管理原理》。

办公室管理的学科范畴，显然是属于管理科学。

（2004年单选）

2、办公室管理与办公自动化的目的不同。

后者的目的在于利用信息资源，提高生产效率和质量，前者是运用管理科学的原理与方法，对办公室的人、财、物和空间等资源进行全面地、有效地管理。

（2006年论述）

3、两者内容不同。

“一个比较完整的办公自动化系统，应包括信息采集、信息加工、信息传输、信息保存等至少四个环节，其核心任务是向各层次管理人员提供所需信息”。

办公室管理主要是实现管理职能的任务。

其核心任务是人力资源的管理、组织、教育，激励职工不断提高工作效率和服务质量。

1、办公室管理与办公室自动化是两门内容既有交叉又有独立学科体系的相关学科。

2、办公室管理的生命力的精髓是它的管理学性能和系统工程性能。

只要管理学不断在发展，则办公室管理的理论和方法，也必然会不断的发展和完善。

任何一个系统的运作都必须有一种介乎决策与执行之间的协调、控制、指挥、反馈等中间环节，办公室管理正是承担着这个中间环节的任务，所以，“办公室管理”正是一门方兴未艾的很有发展的新学科。

（2005、2007年单选）

7.管理活动的基本特点就是处理人群集体事务的活动.

8.管理人员在管理机构中从事各类公务活动就是“办公”;

办公场所就是“办公室”;

管理人员就是办公人员。

（2006年填空）

9.管理学的著作中，国际影响较大的应首推美国哈罗德·孔茨和海因茨·韦里克合著的《管理学》。

10.管理：

有3层含义

一是指管理的职能：

“计划、组织、人事、领导和控制”；

二是指范围：

“管理适用于任何一个组织”；

三是指意义：

“管理关系到生产率，意指效益和效率。

”（2006年填空）

11.办公室管理与办公自动化

①误区：

“办公自动化”=办公室管理的新发展=办公自动化×

②区别和联系（2011年论述）

办公室管理与办公自动化的背景知识和理论渊源各不相同—前者：

属于管理科学

后者：

属于技术科学（计算机技术和现代通讯技术）

联系：

内容既有交叉又有独立

办公室管理与办公自动化的目的不同---前者：

对人、财、物和空间等资源进行全面地、有效地管理。

后者：

在于利用信息资源，提高生产效率和质量

（2006年论述）

联系：

办公室管理的生命力的精髓是它的管理学性能和系统工程性能。

（2005、2007年单选）

办公室管理与办公自动化的内容不同—前者任务：

人力资源的管理、组织、教育，激励职工不断提高工作效率和服务质量。

后者任务：

向各层次管理人员提供所需信息（包括信息采集、信息加工、信息传输、信息保存等至少四个环节）

区别

联系

1、两者产生和发展的背景知识和理论渊源各不相同。

办公自动化从70年代开始的，主要支持理论是计算机技术和现代通讯技术等现代技术，所以，它的学科性质明显地属于技术科学。

办公室管理的理论渊源是泰罗的《科学管理原理》。

办公室管理的学科范畴，显然是属于管理科学。

（2004年单选）

2、办公室管理与办公自动化的目的不同。

后者的目的在于利用信息资源，提高生产效率和质量，前者是运用管理科学的原理与方法，对办公室的人、财、物和空间等资源进行全面地、有效地管理。

（2006年论述）

3、两者内容不同。

“一个比较完整的办公自动化系统，应包括信息采集、信息加工、信息传输、信息保存等至少四个环节，其核心任务是向各层次管理人员提供所需信息”。

办公室管理主要是实现管理职能的任务。

其核心任务是人力资源的管理、组织、教育，激励职工不断提高工作效率和服务质量。

1、办公室管理与办公室自动化是两门内容既有交叉又有独立学科体系的相关学科。

2、办公室管理的生命力的精髓是它的管理学性能和系统工程性能。

只要管理学不断在发展，则办公室管理的理论和方法，也必然会不断的发展和完善。

任何一个系统的运作都必须有一种介乎决策与执行之间的协调、控制、指挥、反馈等中间环节，办公室管理正是承担着这个中间环节的任务，所以，“办公室管理”正是一门方兴未艾的很有发展的新学科。

（2005、2007年单选）

12.办公室地位与作用：

中心、枢纽、窗口。

●中心的地位和作用（2005、2007年多选）

（1）在我国的单位管理体系：

“领导班子”——一个单位的“首脑”、总指挥、决策者和“三类部门”组成。

三类部门如下：

①执行部门，下设的各委、办、厅等职能机构，负责贯彻实施领导的决策

②监督部门，负责检查、监督执行部门贯彻实施领导的决策

③反馈部门，负责收集下属部门的各种信息并加以分析处理，及时汇总向领导汇报，以供领导修正或做出新的决策参考

（由于办公室兼有多种功能，对上要当好领导的参谋、助手，对下要检查监督和组织协调，对外要搞好横向联系）

●办公室在横向关系的协调中，往往带有领导性质，体现一定社会组织系统的领导意图

●办公室又是一个单位的信息网络中心，是各种信息的交汇点和集散地

●办公室的中心地位，还体现在办公室工作的多向性上

13.枢纽的地位和作用

（1）办公室在一个机关中是沟通上下、协调左右、联系各方，保证机关工作正常运转的枢纽。

推动各职能机构运转。

（2）用系统论观点看，各个机关或单位，既是独立的、又是联系的、是整个组织系统中的一个要素或子系统。

每个机关或单位都会发生横向的或纵向的多种渠道的联系。

这些承上启下、上呈下达、左右联系、内外应对、综合处理、照应疏通、协调平衡的活动，大多要靠办公室来承担。

办公室在综合承办中，实际上犹如铁道系统中的枢纽，处于整个单位管理系统中的总控制和总调度的地位。

14.窗口的地位和作用

总进出口、处理日常事务、沟通的枢纽。

（1）总进出口。

办公室是一个单位领导机关的总进出口。

对于上、下级和其他兄弟单位来说，是信息网络中心，处于联络站的地位，是联络上下左右、沟通四面八方的“窗口”。

（2）处理日常事务。

办公室负责接收处理上级和兄弟单位的来文来函，接待上级领导的视察、检查和兄弟单位负责人的参观访问，处理各种公务往来，接待人民群众来访等。

（3）沟通的枢纽。

办公室是沟通上下的咽喉，是联系左右的纽带，是传递信息的中枢，又是协助领导决策的“外脑”和处理日常事务的手足。

二、理论与方法

主要内容：

（一）理论依据

（二）原理

（三）管理方法

常考知识点：

1.管理（2005年多选/2005、2006名词解释）

指一定组织中的管理者，通过实施计划、组织、人员配备，指导与领导、控制等职能来协调他人的活动，使别人同自己一起实现既定目标的活动过程。

2.办公室管理即依据办公室内在活动机理，利用先进的科学技术，综合运用办公室中的人力资源，从而有效地实现组织目标的过程。

它包括四个要素：

一是明确的组织目标；二是服从自己目标的运转方式；三是管理人员；四是先进的科技管理手段。

（2005、2007年填空）

3．办公室工作与管理的关系（2007论述）

管理理论是一门系统地研究管理过程的普遍规律、基本原理和一般方法的科学。

它是从社会普遍存在的管理活动中概括出来的一般规律。

办公室管理是管理学的一个分支。

因此，管理理论为办公室管理理论的建立，提供了重要的理论依据。

（1）办公室工作管理引进现代管理理论的可行性

①从现代管理理论角度看，管理具有普遍性。

人类社会一切领域，只要具有社会结合形态，具有集体行为的特征，就需要进行计划、组织、指挥、控制和协调，这一过程就必须存在着管理。

②现在管理理论把系统论、信息论、控制论等新兴科学的精华作为其理论的重要组成部分并应用于管理活动中，为我们提供了一些新的认识事物、研究问题的方法。

这些都说明，办公室工作与现代管理理论存在着有机的内在联系，这就为运用现代管理理论研究办公室工作提供了可行性的基础和前提。

（2）管理理论与办公室工作管理的一致性

现代管理理论的核心和本质内容是对人的研究和管理。

4.办公室管理的性质与职能

办公室工作管理的性质实质是给出办公室工作在国家机关中的位置。

（1）办公室工作管理性质

具有综合性、辅助性、服务性三重属性

工作职责管理的地位工作指导思想、工作方式

一是为领导服务；

二是为机关内部各部门服务；

三是为人民服务（它是办公室工作的宗旨）。

 （2006年填空/2009年多选、论述）

①综合性是侧重指办公室工作职责的。

综合性是相对于领导和其他各职能部门而言的，领导掌握、指挥全局对全局有决策权，各职能部门在自己管辖权限内亦有决策权。

办公室是一个单位中无所不管的综合部门。

②辅助性是侧重指办公室工作管理的地位而言的。

其地位：

一是“中心”地位；二是“枢纽”地位。

③服务性是侧重指党政企事业单位的办公部门工作指导思想、工作方式来说的。

服务是办公室工作的出发点，亦是办公室工作的归宿。

服务包括三层含义：

一是为领导服务，它是根本特点和基本属性；二是为机关内部各部门服务；三是为人民服务，它是办公室工作的宗旨。

（2）办公室管理性质之所以具有三重属性的特点

从工作任务上看→拟定办公室工作的基本内容、形式、方法.辅助性

从职责上看→秘书工作的本质性特征是从属性服务性

从办公室工作历史上看→是一个综合性的办事结构综合性

（3）办公室工作的性质决定了办公室工作的职能（回答的是管什么，管到什么程度）。

①所谓的职能即权限的具体规定性，它强调的是职责和功用（回答的是管理的结果）。

②办公室工作管理5方面职能 （2004、2005、2007年多选/2010简答）

指导职能

办公室指导职能形式：

一是纵向指导，即上级办公室对下级办公室的指导，属于强制性指导；

二是横向指导，即对同级办公室的指导，属于协调性指导。

参谋咨询职能

A.参谋咨询工作主要内容：

首先，收集信息

获得信息和处理信息的方法和途径：

一是实际面的信息；二是理论（指导实践的武器）研究方面的信息；三是信息加工。

其次，协助决策

B.参谋咨询职能三种类型   （2006、2007、2008、2010年多选）

·“顺向”参谋咨询，即紧随领导决策的方向所进行的辅助性参谋咨询

·“逆向”参谋咨询，即当领导的决策意图不符合实际情况时，通过办公室主任所进行的劝阻性参谋咨询

·“侧向”参谋咨询，即当领导集中主要精力考虑某一方向工作时，办公室工作人员为避免领导顾此失彼而进行的提示性参谋咨询

管理服务职能

办公室工作管理职能重要组成部分

协调职能

具体职能

一是统一步调的；二是化解矛盾；三是合理安排。

协调职能的类型

a.从方位上看（2010年单选）

·纵向协调，指致力于上下级之间关系融洽，上令下行，下情上晓，上下紧密配合，步调一致的协调工作

·横向协调，即致力于左右各方融洽、和谐的协调工作

·内部协调，指以办公室内部的人员和工作为对象，使之融洽、和谐地协调工作

b.从方式看 （2009年单选）

指令性协调、协商式协调、说服式协调、缓冲式协调、

监督职能  （2009年多选）

a.办公室的监督职能是指对下属机构、工作人员的检查、考核和督促，其目的是使下属迅速、准确、有效地完成决策目标.

其主要内容：

一是监测工作进度、检查工作质量；二是督办；三是排忧解难。

5.办公室管理指导思想:

为领导机关服务，为相关的各级部门和领导服务，为人民服务，简称为“三服务”的指导思想。

“三服务”思想是一个有机的整体。

“三服务”可分为三个层次。

这三个层次是相互依存、密切关联的，决不能将三者孤立起来或割裂开来。

在服务对象、工作内容、工作方式和工作要求上是有区别的。

6.办公室管理的基本原则：

办公室的基本原则是指其人员在工作中必须遵循的规则和道德规范。

•准确原则，办文要准，办事要稳，情况要实，主意要慎

•迅速原则

•协调配合原则，办公室管理是一项复杂的系统工程，需要协调和配合

•密切联系群众原则

•一切从实际出发的原则

•保密原则

7.目标管理是美国学者彼得·杜拉克于1954年创立的。

这一年他发表了《管理实践》一书，首先提出了目标管理的思想。

它是让组织主管人员和员工亲自参加目标的制定，在工作中实行“自我控制”并努力完成工作目标的一种管理制度或方法。

（2005年单选）

8.目标管理的基本过程，包括目标的制定、目标贯彻、目标考核三个阶段

①目标制定是目标管理的基础，目标制定是一项复杂的系统工程

②目标贯彻，目标贯彻强调“纵向到底、横向到边”的目标分解原则，进而建立目标实施网络

③目标考核，指目标完成情况的考核。

目标管理是以制定目标为起点，以考核目标完成情况为终结（2006年单选/2007、2011年多选）

9.激励的本质:

激发、鼓励，努力调动人的积极性的过程。

（2004、2006年单选）

激励方法，主要指激发人的动机，使人有一股内在的动力，朝着所期望的目标前进的心理活动过程

10.目标管理是美国学者彼得·杜拉克于1954年创立的。

这一年他发表了《管理实践》一书，首先提出了目标管理的思想。

它是让组织主管人员和员工亲自参加目标的制定，在工作中实行“自我控制”并努力完成工作目标的一种管理制度或方法。

（2005年单选）

11.沟通协调功能是行为主体所发挥的能量。

协调功能是协调者在管理国家事务中，运用具体的协调方法所发挥的能量，亦即协调方法在国家、社会生活中所起的作用。

具体包括以下几方面 

①统一功能②导向功能③放大功能④控制功能

（2010年多选）

12.沟通激励的本质：

激发、鼓励，努力调动人的积极性的过程。

（2004、2006年单选）

三、管理系统

13.系统由相互作用和相互依赖的多个元素结合在一起，并执行特定的功能以达到特定目标的集合体

用系统理论描述办公室管理工作，是为了把办公室管理这一研究对象作为一个整体、一个系统来考虑，从而以“系统”为研究对象，从“系统”整体出发，用最合理、最经济、最有效的组织管理方法和技术，最优地达成“系统”的目的。

（2005年填空）

14.系统的特性 （2005、2007、2011年多选）

①系统的整体性

②系统的层次性

③系统的相关性

④系统的目的性

⑤系统的适应性

15.办公人员的概念及分类 （2005、2007年多选）

定义

即办公室工作人员，指那些在办公室中从事决策、辅助决策、办文、办事的工作人员总称

类型

①按工作内容和所起的作用，划分为

决策者或高层管理人员、中层管理人员、专业技术人员、辅助人员

②按照职务划分

A、决策服务人员，传统上称为政务服务人员

B、事务工作人员，也称行政工作人员

C、文书工作人员，属行政秘书岗位

D、技术工作人员，或称科技工作人员

E、经济工作人员

F、组织工作人员

G、政治工作人员

F、领导人员

16.办公信息是办公室管理活动的主要客体对象，因为现代化的办公室就是产生与处理信息的场所，信息化是现代办公室的主要特点。

①从信息处理的角度看，办公室管理活动就是对各类信息进行采集、加工、传输和输出的过程，办公信息或信息处理实际上就是传统的办公室工作的信息化（2005年填空）

②办公信息处理业务分为3方面 （2004年多选）

A、信息传输

B、信息加工

C、信息管理

17.办公环境

直接影响办公室工作效率的基本要素之一。

它包括物质的和抽象的、内部的和外部的环境。

（2006年单选）

18.办公室管理系统组织结构即办公机构。

（2004年单选）

19.组织是一种结构，不同的组织具有不同的结构，组织的功能是由其结构决定的。

（2006、2008年单选）组织是管理的一种基本职能（管理的另外三种基本职能分别是计划、领导和控制），是办公室管理系统构成的基本要素。

20.组织结构，指对于工作任务如何进行分工、分组和协调合作。

组织结构设计内容包括确定要完成的任务；谁来承担这些任务；如何把任务归类；谁向谁汇报；在哪一个级作决策等。

（2005、2007年填空）

21.办公室组织结构的类型通常是按办公室职能划分的。

（2005年单选）根据现代组织理论，办公室管理系统的组织结构主要有以下类型

①集权组织结构

定义

集权是指一个中心来行使指挥权的组织结构形式

方式

一种是完全由总部包办分部的财务；另一种是由分部实行独立核算，有自己独立的财务系统

优点

·效率较高

·在使用办公人员上更大的灵活性

·可以制定一个统一的组织标准，便于协调统一

·可以更有效、更充分地利用专家服务系统和办公设备使人员和设备的配备更加经济节省，起到精简效果

·要求将办公室财产统一管理，使办公室财务管理更加经济节省

缺点

·过分强调统一性和步调一致，未考虑个别情况，是管理方式僵化死板

·最高领导远离，信息反馈滞后，领导者可能会做出错误决策

·强调方法的一致性，有时会压抑部门或个人的积极性和创造性

·由于工作是在服从命令下完成，使得工作人员处于被动消极状况

②线性组织结构

定义

指按照纵向关系逐级安排权和责的组织结构

方式

上一层的权、责大于下一层，顶端的权责最大，逐级降低，构成一个金字塔形的权责管理系统

优点

权责划分清楚明确、相对稳定性大，管理简单容易理解，易于保持纪律

缺点

·可能导致管理方式死板僵化，工作作风武断甚至独裁

·某一位领导人负担过重

·可能有的部门会把局部目标代替组织的整体目标与整体利益

·可能因某位领导离职或调任而影响整个工作

③横向组织结构

定义

职能组织结构

方式

一些专家去承担办公室内部某一类专门工作从而减轻行政领导负担的组织结构

优点

•能够充分发挥专家特长

•较易于相互间的磋商

•减轻了行政领导的负担

缺点

•由于专家们无行政权力，只是做参谋性质的管理，行政权力实质上让线性管理的官员们把持，实际工作中可能会造成多头领导

•削弱了领导者的权力和领导者的独立性

•增加了经营性开支，没有相应提高工作效率，反而会降低整个办公室的工作效率

④线性——横向综合型组织结构

定义

它是吸取了线性组织结构和横向组织结构形式的优点，弥补了两者的不足

优点

高层领导的统一指挥与职能专业部门相结合（2009年单选）

缺点

要明确职责一定要有专门的说明，以避免相互推诿

⑤委员会组织结构

定义

一种集体领导式的组织结构

特点

非单线性管理，而不是一些人联合掌握，主要为了弥补上一种组织结构的不足（2004年单选）

⑥矩阵式组织结构

特点是把垂直的权力关系与交叉的职务关系结合起来，处理有关复杂的工作项目问题

22.组织机构设计方案（2006年多选）

类型

内容及特点

简单结构

一种扁平式组织结构形式，通常仅有2-3层垂直层次，人员之间联系松散，权力集中在一个人身上。

   优势是简单。

   弱点：

主要适用于小型组织

官僚结构

依靠标准化的工作程序来进行协调和控制

特点：

以职能部门划分工作任务；实行集权式决策，控制跨度狭窄；通过命令链进行经营决策，来维持日常的组织运营顺利进行

矩阵结构

对职能部门化和产品部门化形式的融合

优势：

在组织的各种活动彼此依存有比较复杂时，有助于各种活动的协调，便于专家的高效配置

不足：

会带来混乱，组织增生争权夺利的倾向，并给员工带来较大压力

进入本世纪80年代，一些组织为加强其竞争力，开始设计新型组织结构，主要的设计方案：

团队结构、虚拟组织等

组织规模和环境也是决定组织结构的主要因素

23.职位，指一定的人员所经常担任的工作职务及责任。

它包括三要素：

即职务、职权、责任。

职位划分是在办公室工作管理过程中根据其性质和任务划分为不同的工作岗位以及岗位上的职务与责任，包括3方面内容：

一是职务和责任；二是必须有一定工作任务；三是有相应的职权。

24.职位划分是办公室任务分解后由不同人分工完成的结果。

它首先解决的是办公室职位数量问题。

（2004年单选）

25.职位、职务、职权的区别与联系职位、职务、职权的区别与联系

①含义

职位

职务、责任和职权的集合体

职务（2009年单选）

应当完成任务或为实现某一明确目的而从事的工作行为，它必须有恰如其分的名称

职权（2011年单选）

指某一职位为了完成工作的行为而具有的权力

②区别和联系（2006年简答）

联系

区别

·职位包括职务、职权。

职务和职权仅仅是职位的两个基本要素

·职位是人与事的有机结合的基本单位，并且数量有限职务紧密地与人结合一起，但又不是终身的，可以是专任，也可以是兼任，可以是常设，也可以是临时的；职权虽然与人紧密相连，岗位的权力是不变的，但是它与掌权者的素质关系甚大，有的人在职有权，有的人在职无权

·职位是人与事的有机结合，职称是以人为中心而设置，它强调的是人的科技、学术水平，而与他在组织中所担的职位无直接关系

·职位数量是有限的，而职称不受数量限制

·职称高低并不反映职务高低和