酒店合同管理规定.docx

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酒店合同管理规定

济宁萨维尔世纪酒店文件

萨维尔〔2014〕003号

萨维尔世纪酒店合同管理规定

第一章：

总则

第一条：

为规范和加强酒店的合同管理工作，预防和及时解决合同纠纷，有效控制和防范法律风险，提高酒店依法治企的管理水平，根据《中华人民共和国合同法》及有关规定，结合酒店实际运营，特制定本办法。

第二条：

本办法所称合同，是指酒店在运营活动中，以酒店名义与自然人、法人及其他组织之间签订的各类合同或协议，包括经济合同、技术合同、涉外合同、招标投标文件等。

合同一律采用书面形式，即时清结者除外。

劳动合同管理另行制定。

第三条：

本办法所称合同管理，是指对酒店及酒店各部门（以下简称各部门）对外签订的合同进行审查、监督和管理。

包括合同立项、合同谈判、合同起草、合同审查会签、合同签署、合同履行、合同变更及解除、合同纠纷处理、合同归档、合同备案及其他与合同相关的事项进行全过程的管理，实行责任把关，最大程度防范和控制合同风险。

第二章：

合同管理部门、人员及职责

第四条：

合同管理实行酒店总经理主管、行政部统管、各部门分管、合同承办人专管的合同分级管理制度。

行政部为酒店合同归口管理部门，合同承办部门、财务部门及其他相关部门按各自职责管理合同，并建立健全相关机制。

备注：

1、如酒店有法务部，则以下行政部职能由法务部负责。

2、合同正式文本原件两份，一份留存于酒店行政部，另一份由留存酒店财务部，其他相关部门一律留存合同正式文本复印件。

第五条：

酒店行政部履行以下管理职责：

（一）贯彻实施《合同法》及相关法律法规，普及合同管理法律知识，建立和健全合同管理制度；

（二）参与酒店重大合同的可行性研究、谈判工作；

（三）负责对合同的合法性、严密性和可行性进行审查；

（四）监督、检查合同履行情况，及时发现并协助有关部门解决合同履行过程中出现的问题；

（五）审查制作授权委托书；

（六）协助合同争议的解决；

（七）负责（或协助有关部门）制订、修改、发布并指导适用合同示范文本；

（八）组织对合同管理人员及合同承办人员的法律知识培训和考核；

（九）建立健全合同台帐管理，对合同文本（包括协议书、有关电报、图表、信函等）进行登记、备案和汇总统计；

（十）合同管理方面其他应当由行政部负责的事宜。

第六条：

酒店各部门应设1名兼职合同管理员，负责本部门的合同管理工作。

合同承办人为酒店相关主管领导依法授权的人员，其它人员一律不允许对外代表酒店签署合同（或协议）。

第七条：

合同承办部门履行以下管理职责：

（一）对方当事人的资信调查；

（二）组织合同谈判；

（三）拟定、完善本部门使用的合同文本；

（四）负责合同文本审查会签的流转；

（五）负责合同授权委托申请（见附件1）；

（六）负责授权范围内合同的签署、履行、变更、解除以及争议处理等工作；

（七）负责本部门合同台帐的建立与完善，并按期向行政部进行备案登记、向酒店档案管理中心办理合同档案移交手续；

（八）负责指定合同承办人；

（八）其他应由承办部门履行的职责。

第八条：

酒店财务处履行以下管理职责：

（一）审查合同中的财务收支事项是否符合国家财经法规、酒店及上级主管部门的财务管理制度；

（二）审查合同的经济可行性；

（三）监督检查合同履行情况；

（四）按照合同约定办理收支事项。

第九条：

萨维尔酒店管理公司履行以下管理职责：

（一）对合同订立、履行、变更、解除等事项实施审查；

（二）对合同订立、履行中出现的失控点和违法、违规、违纪情况，提出审查意见或审查建议。

第十条：

合同内容涉及招标投标、物资采购、小型基建、加工承揽、技术改造、科技项目管理、保安服务、对外投资、保管、运输、仓储、酒店形象宣传与委托、以及其他涉及资金、费用等事项，相关职能部门应参与审查会签，并按各自职责提出具体审查意见。

第十一条：

各合同管理部门及相关人员不得以任何形式泄露合同签署、履行过程中所涉及的商业秘密、技术机密及其他相关秘密。

第三章：

合同的签署

第十二条：

合同的签署必须遵守国家法律、行政法规和酒店的相关规章制度，不得利用合同进行违法活动。

第十三条：

酒店法定代表人和酒店法定代表人授权的人员在授权范围内有权代表酒店签订合同。

授权委托书（见附件2）应明确委托权限和期限，禁止使用“全权委托”等措辞。

凡涉及下列合同时，须由酒店法定代表人每次单独授权：

（一）担保合同；

（二）代表酒店实施的投资项目、融资项目、资产划转项目的投资合同、融资合同、资产划转协议；

（三）企业兼并、合并、联营合同；

（四）其他需要酒店审查同意的合同。

第十四条：

合同的签署应按下列程序进行：

（一）对方当事人的资信调查；

（二）合同的谈判；

（三）合同的起草；

（四）合同的审查会签；

（五）合同的签署。

根据法律、法规的规定或当事人的约定，合同需要办理公证、鉴证、审批、登记等手续的，应由承办人负责向有关机构申请办理，行政部予以协助。

第十五条：

合同签署前，承办部门或合同承办人应仔细审核对方当事人的主体资格、资质、资金、履约能力等资信情况，具体包括：

（一）具备签署合同的主体合同，能以自身名义独立对外签署合同，具有经年检有效的营业执照；

（二）涉及专营许可或法律法规有资质（等级）要求的，应具备相应的有效许可证书、资质（等级）证书；

（三）由代理人代为签署的合同，应具备真实有效的法定代表人身份证明、授权委托书和代理人身份证明；

（四）具备相应的履约能力，必要时可要求对方出具资产负债表、银行出具的资金证明、注册会计师出具的验资报告以及近期涉及重大诉讼可能影响合同履行的有关情况说明；

（五）履约信用记录良好；

（六）通过招标方式确定合同当事人的，应有生效的中标通知书；

（七）其他与合同签署、履行相关的情况。

第十六条：

对不符合本办法第十五条规定的对方当事人，不应与其签署合同；必须签署合同时，应要求其提供合法、真实、有效的担保。

对方当事人提供担保的，还应审查担保人的担保资格和担保能力，审查范围适用第十五条的有关规定。

第十七条：

一般合同文本由各级承办人自行拟稿；重要合同由行政部负责拟稿，并会同业务部门共同制订成统一的格式文本，由承办人按合同格式文本要求填写；严禁口头协议和非正规书面形式。

任何有疑问和异议的，应及时向行政部咨询。

酒店的劳动合同，由人力资源部门专项负责。

第十八条：

合同文本应条款齐备，权利义务内容明确具体，用语规范、严谨、简练、准确。

第十九条：

合同一般包括以下主要内容：

（一）合同首部

1、合同名称及编号；

2、双方当事人基本情况：

包括名称（姓名）、住所、法定代表人姓名、职务、联系方式等内容；

3、签约的目的和依据。

（二）合同正文

1、标的；

2、数量、质量；

3、价款或报酬及付款方式；

4、履行方式、期限和地点；

5、违约责任；

6、争议解决方式；

7、变更、解除合同的条件；

8、根据法律或合同性质应当具备的其他条款和双方当事人约定的其他主要条款。

（三）尾部

1、合同生效的时间和条件；

2、合同正副本份数和双方持有状况；

3、附件名称及数量；

4、双方法定代表人或授权委托代表的签名、盖章；

5、签约时间和地点；

6、其他。

第二十条：

酒店事务性合同（非经济合同），由酒店统一授权后，所属部门按照本《合同管理办法》内部完成审查会签流程。

酒店经济合同，在合同正式签署前，合同承办人应将合同文本草案及相关文件材料按顺序提请酒店有关业务部门和行政部审查会签。

根据需要，各审查会签部门有权要求合同承办人提供与合同有关的补充证明材料。

合同金额标的3万元（含）以上，须报萨维尔酒店管理公司审查会签。

合同金额标的5万元（含）以上，须报汇源华兴集团审批。

第二十一条：

各审查会签部门应在自送审起5个工作日内（如遇法定节假日，时间顺延）就审查事项出具审查意见。

审查意见必须有各审查会签部门负责人的签字或盖章。

合同审查会签执行《合同审查会签单》（见附件3）程序，相关部门在审查合同文本时，发现重大错误、遗漏、不妥时，应在审查意见中予以明确，并提出修改意见。

审查意见应明确、具体，禁止使用“原则同意”、“基本可行”等模糊性语言，一旦使用视为对合同文本的否定。

审查完毕，合同承办人应将审查意见及合同文本交由酒店总经理批示并申请用印。

第二十二条：

各审查会签部门负责审查与本部门业务相关的下列内容：

（一）是否符合与本部门业务相关的法律法规、政策及审批文件；

（二）是否符合与本部门业务相关的各级标准及规程、规范；

（三）是否符合与本部门业务相关的业内习惯；

（四）认为应该审查的其他内容。

第二十三条：

合同涉及招标投标的，依据关于招标投标的有关法律、法规规定进行。

第二十四条：

各部门对外签署各项合同应使用合同专用章，不得使用行政公章、部门印章或其他印章代替。

合同专用章的使用与管理，执行《酒店印章管理办法》的有关规定，不得超越其使用范围使用和借用。

第二十五条：

合同承办人应对正式签署合同逐页小签或申请加盖合同骑缝章。

第四章：

合同的履行

第二十六条：

合同正式生效前，原则上不得以任何形式实际履行合同。

合同生效后，双方应严格履行合同，遵守全面履行、正确履行和诚实信用的原则。

第二十七条：

合同履行过程中，合同承办人应及时检查、了解合同履行情况，出现不严格履行合同的情况，应及时书面向部门负责人、行政部和有关领导汇报。

第二十八条：

合同履行过程中，合同承办人应正确行使《合同法》及相关法律规定的各种抗辩权利，全面维护酒店的合法权益。

第二十九条：

合同履行完毕后，履行部门应将与合同有关的补充协议、会议纪要、传真、电话记录、签证、索赔报告、合同台账等全部资料整理归档。

第五章：

合同的变更和解除

第三十条：

变更或解除合同，应符合法定的或约定的条件和程序。

第三十一条：

变更或解除合同，合同承办人应及时向其主管部门汇报情况，经主管领导批准后，参照审查会签程序办理相应的变更或解除手续。

第三十二条：

所有合同、补充协议（包括当事人双方的信函、传真、电子邮件等）的变更或解除，应采用书面形式，并进行签字盖章。

变更、解除和终止合同应当注意下列事项：

（一）合同主体变更，应征得所有合同当事人的一致同意，并加盖签章；

（二）涉及担保事项的合同或合同条款的变更，应征得原担保单位的书面同意，并加盖签章；

（三）经萨维尔/汇源华兴批准的合同，变更、解除合同应报批准；

（四）经公证、鉴证、登记的合同，变更、解除合同应报原公证、鉴证、登记机关备案；

（五）其他合同的变更或解除，法律有特别规定的，按规定办理。

第三十三条：

需办理变更、解除手续的合同尚未生效以前，仍按原合同履行。

第六章合同纠纷的处理

第三十四条：

酒店实行合同纠纷快速反馈制度。

发生合同纠纷，承办部门必须在第一时间向酒店有关领导汇报，并负责组织相关部门商讨解决方案，不得瞒报、漏报或误报。

第三十五条：

酒店各部门发生的合同纠纷需进行诉讼或仲裁的，统一由行政部办理。

同时，发生合同纠纷部门的合同承办人应及时收集并向行政部提供下列证据材料：

（一）合同文本，包括变更、解除合同的协议、电报、电传、传真、信函、图表、视听材料、授权委托书、介绍信及其他有关资料等；

（二）送货单、提货单、托运单、验收单、发票等有关单据、票据；

（三）付款凭证、托收凭证及其他财务凭证；

（四）产品的质量标准、封样、样品和鉴定报告；

（五）有关违约的证据材料；

（六）与处理纠纷有关的其他材料。

第三十六条：

行政部对合同纠纷进行调查取证时，有关部门应予以支持和配合，根据工作需要，指派纠纷涉及部门参与仲裁、诉讼、出庭作证，各有关部门不得拒绝。

第三十七条：

处理合同纠纷时，应特别注意以下问题：

（一）在证据可能丢失或以后难以取得的情况下，及时采取证据保全措施；

（二）发现对方当事人或利害关系人有可能隐匿、转移财产将使我方权利难以实现时，及时依法申请采取财产保全措施；

（三）对于债权债务关系明确，合法且对方对债务无异议的，依法及时向人民法院申请支付令；

（四）做好每起合同纠纷的实况记录，存案备查；

（五）凡属我方责任的合同纠纷，要查明原因，分清责任，要求责任人员承担责任，并责成其提出补救措施。

第三十八条：

对方当事人逾期不履行已经生效的调解书、裁决、判决时，承办人应及时报行政部，由行政部向人民法院申请强制执行。

第三十九条：

酒店实行合同过错责任追究制度。

发生合同纠纷，应当按照纠纷形成的具体原因和经办人主观过错情况，追究相关责任人员的责任。

第七章合同档案的保管

第四十条：

合同档案是指酒店合同（包括附件）及其他与合同有关的具有保存价值的文件材料。

凡归档的合同文件材料应当是原件。

确不能保存原件的，保留与原件核对无误的复印件，并对原件去向予以说明。

第四十一条：

合同履行期间，承办部门应注意留存相关文件材料，并于合同履行完毕7日内移交酒店行政部保管。

移交资料具体包括：

（一）合同订立过程中形成的项目建议书、意向书、备忘录、确认书、来往电文、资信调查材料、审核会签意见、授权委托书等；

（二）合同履行过程中产生的有关合同修改、补充、转让、变更、解除、终止等方面的材料；

（三）解决合同纠纷的有关材料。

第四十二条：

承办部门应在每季度末，将本季度本部门完成的合同签署、履行情况书面向行政部进行备案登记。

第八章检查与考核

第四十三条：

酒店行政部、财务部等部门按照各自职责范围对酒店各部门合同的审查、签署、履行、归档等管理工作实施定期与不定期的检查与考核。

第四十四条：

酒店对尽职尽责、工作成绩显著和防止或挽救经济损失有重大贡献的部门或合同管理员、合同承办人，将视不同情况给予奖励。

第四十五条：

有下列情形之一，未造成经济损失的，对直接责任人及有关部门负责人进行批评教育；情节严重造成经济损失的，对责任人及部门负责人予以通报批评或行政处分；构成犯罪的，应当追究其刑事责任：

（一）合同承办人员超出授权范围或期限签订合同或没有获得授权签订合同的；

（二）签订有重大缺陷或无效合同的；

（三）合同承办人员利用签订合同的权利，为自己或亲戚朋友谋取私利的；

（四）合同承办人员未及时追究合同对方违约责任，给酒店造成经济损失的；

（五）合同承办人员应及时补办合同而未及时补办合同，给酒店造成经济损失的；

（六）合同承办人员或管理人员，在签订、履行合同时因失职给酒店造成经济损失或导致合同纠纷被处赔偿、罚款的；

（七）泄漏国家秘密、酒店商业秘密或丢失合同文本等资料，造成恶劣影响或经济损失的；

（八）落实合同管理信息化工作不到位的；

（九）利用合同进行其他违法犯罪活动的。

第九章附则

第四十六条：

本办法解释权归酒店行政部。

本办法如与国家法律、法规相抵触时，以国家法律、法规为准。

第四十七条：

本办法自发布之日起实施。

酒店原合同管理办法和或合同管理规定废止。

济宁萨维尔世纪酒店

二0一四年四月二十三日

抄送：

总经理、各部门负责人

附件1：

授权委托书申请表

编号：

（授）字（2014）第号2014年月日

申请人姓名

职务

申请理由：

申请授权范围及期限：

行政部/法律审查

年日日

总经理

年月日

备注

经办人（签名）：

电话：

附件2：

授权委托书

编号：

（授）字（2014）第号

委托单位：

法定代表人：

，职务：

受委托人：

姓名：

，工作单位：

职务：

兹委托我酒店同志，代表本酒店与

（对方单位全称）签订（合同名称）。

受托人签订上述合同时履行的全部民事法律行为，其法律后果均由济宁萨维尔世纪酒店承担。

本授权有效期限自年月日至年月日止。

委托单位：

萨维尔世纪酒店

法定代表人：

（签字或盖章）

　　_______年____月____日

附件3：

萨维尔世纪酒店合同审查会签单

合同名称

项目名称

合同对方

酒店批准文号

有无担保

合同金额

合同编号

承办部门

承办人

联系电话

送审日期

合同说明

审查会签意见

承办部门

意见：

签字：

日期：

相关部门

意见：

签字：

日期：

意见：

签字：

日期：

财务部

意见：

签字：

日期：

行政部

意见：

签字：

日期：

酒店总经理

意见：

签字：

日期：

萨维尔管理公司

意见：

签字：

日期：

汇源华兴集团

意见：

签字：

日期：

附件4：

萨维尔世纪酒店合同变更、解除审批表

合同名称

项目名称

合同对方

酒店批准文号

有无担保

合同金额

合同编号

承办部门

承办人

联系电话

送审日期

内容及理由

变更、解除

年月日

审查意见

行政部

年月日

审批意见

酒店分管领导

年月日