中国煤炭进出口公司进口煤业务手册.doc
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煤炭进出口业务手册
34
中国煤炭进出口公司
进口煤业务手册
目录
§1手册概述 1
1.1适用范围 1
1.2目的 1
1.3涉及的主要名词解释及范围界定 1
§2进口煤业务图文概述 2
2.1进口煤业务概述 2
2.2进口煤炭业务流程图 3
2.3进口煤炭业务资金流说明表 4
§3进口煤业务流程详细说明 5
3.1采集信息(F1) 5
3.1.1工作步骤 5
3.1.1.1采集信息 5
3.1.1.2处理信息 6
3.1.1.3呈报信息 7
3.1.2工作结果 7
3.1.2.1内容 7
3.1.2.2格式 8
3.2制订进口煤营销计划/方案(F2) 8
3.2.1制订年度进口煤营销计划 8
3.2.1.1工作步骤 8
3.2.1.2工作结果 9
3.2.2制订进口煤项目营销计划 9
3.2.2.1工作步骤 9
3.2.2.2工作结果 9
3.3签订合同(F3) 10
3.3.1工作步骤 10
3.3.1.1询盘 10
3.3.1.2接受报盘、还盘磋商 11
3.3.1.3接受签约 11
3.3.2工作结果 12
3.3.2.1内容 12
3.3.2.2格式 13
3.4制订进口煤业务年度经营计划(F4) 13
3.4.1工作步骤 14
3.4.1.1汇总合同,确定进口煤销售目标 14
3.4.1.2编制、修改部门进口煤年度经营计划(含预算) 14
3.4.1.3上报部门年度进口煤经营计划 14
3.4.1.4年度经营计划审核 14
3.4.1.5审批 14
3.4.1.6下达执行 14
3.4.2工作结果 15
3.4.2.1内容 15
3.4.2.2格式 15
3.5制定进口煤月度经营计划(含资金计划)(F5) 15
3.5.1工作步骤 15
3.5.1.1确定用户次月进口煤进煤计划 15
3.5.1.3编制次月进口煤经营计划 15
3.5.1.4审批次月经营计划 16
3.5.1.5下达次月经营计划 16
3.5.2工作结果 16
3.5.2.1内容 16
3.5.2.2格式 16
3.6研读合同(F6) 16
3.6.1工作步骤 17
3.6.2工作结果 17
3.7确定船期(F7) 17
3.7.1工作步骤 17
3.7.1.1接受用户所报船舶抵达卸港船期安排 17
3.7.1.2船方报船 17
3.7.1.3向供货商报船 18
3.7.1.4向用户报船,协调确定船期 18
3.7.2工作结果 18
3.7.2.1内容 18
3.7.2.2格式 19
3.8跟踪受载船舶的运行动态(F8) 19
3.8.1工作步骤 19
3.8.1.1跟踪受载船舶抵装港和装船情况 19
3.8.1.2安排海运投保 20
3.8.1.3发催款通知 20
3.8.1.4单据的转递 20
3.8.2工作结果 21
3.9报验、报关(F9) 21
3.9.1工作步骤 21
3.9.1.1安排商检报关事宜 21
3.9.1.2商检报关费用支付 22
3.9.2工作结果 22
3.10商检、卸港接船(F10) 22
3.10.1工作步骤 22
3.10.1.1质检及重检 22
3.10.1.2业务中相关费用支付 23
3.10.1.3掌握卸港情况 23
3.10.2工作结果 23
3.11过驳、驳运(F11) 23
3.11.1工作步骤 23
3.11.1.1过驳、驳运 23
3.11.1.2驳运费的支付 24
3.11.2工作结果 24
3.12收取货款,与用户进行结算(F12) 24
3.12.1工作步骤 24
3.12.1.1制作结算通知单 24
3.12.1.2审批和开发票 24
3.12.1.3向用户催款结算 25
3.12.2工作结果 25
3.13支付进口煤货款(F13) 25
3.13.1工作步骤 25
3.13.1.1获取卸港单据 25
3.13.1.2审核卸港单据 26
3.13.1.3争议解决 26
3.13.1.4起草付款申请,提交财务部门 26
3.13.1.5缮制境外汇款申请书,对外付款 26
3.13.2工作结果 27
3.14结算滞速费(F14) 27
3.14.1工作步骤 27
3.14.1.1计算滞速费 27
3.14.1.2确认滞速费 27
3.14.1.3结算滞速费 27
3.14.2工作结果 28
3.15收取佣金(F15) 28
3.15.1工作步骤 28
3.15.1.1计算佣金 28
3.15.1.2确认并收取佣金 28
3.15.2工作结果 28
3.16航次卷宗整理(F16) 28
3.16.1工作步骤 28
3.16.1.1单据整理 28
3.16.1.2单据归卷 29
3.16.2工作结果 29
3.17提供售后服务(F17) 29
3.17.1工作步骤 29
3.17.1.1收集客户反馈信息 29
3.17.1.2分析客户信息 29
3.17.1.3上报客户信息 30
3.17.1.4提供售后服务 30
3.17.1.5总结售后服务效果:
30
3.17.1.6提出售后服务改进建议 30
3.17.2工作结果 30
3.18分析月度执行情况(F18) 30
3.18.1工作步骤 31
3.18.1.1汇总月度相关信息 31
3.18.1.2分析月度相关信息 31
3.18.2工作结果 31
附录 32
一、营销部分:
32
二、销售部分:
33
§1手册概述
1.1适用范围
本手册适用于华北储运有限公司(以下简称“中煤进出口公司”)进口煤业务的操作指导和管理,适用人员为与进口煤业务相关的中煤进出口公司员工。
1.2目的
一、通过制定本手册,规范中煤进出口公司进口煤业务操作。
二、通过制定本手册,明确业务流程相关环节的责任和义务,有效提升进口煤业务的运作绩效。
1.3涉及的主要名词解释及范围界定
一、进口煤业务流程:
是指中煤进出口公司进口煤业务所涉及到的一系列连续的、以规定方式进行的、达到一定结果的工作步骤组合。
二、节点:
是流程的基本组成元素,是一系列的连续的动作组合;同时节点也是公司安排岗位职责的基本依据之一。
§2进口煤业务图文概述
2.1进口煤业务概述
进口煤业务是中煤进出口公司的煤炭业务重要组成部分,进口煤业务流程是进口煤业务的现实执行过程。
进口煤业务流程总体而言,包括以下16个环节:
采集信息、制定营销计划/方案、签订合同、制定年度经营计划、制定月度经营计划、研读合同、确定船期、跟踪受载船舶运行动态、报验、报关、商检及卸港接船、过驳及驳运、收取进口煤货款、支付进口煤货款、支付银行手续费、结算滞速费、收取佣金、整理航次卷宗、提供售后服务、分析本月执行情况。
2.2进口煤炭业务流程图
2.3进口煤炭业务资金流说明表
职能环节
事由
支付时间
付款方
收款方
采购商品煤
支付商品煤货款
根据合同规定执行,如货到后30日内支付等,方式一般有T.T或LC等其它方式
需方
供方
支付银行手续费
汇款当日
汇款人
银行
海运
支付运费
根据合同规定执行,如提单日后7个工作日等
租船方
船东
海运保险
支付保费
根据合同规定执行,如货到后10天内等
被保险人
承保人
报验
支付商检费(重检、质检)
报验后3天
报验人
国家商检局
报关
支付关税保证金、(关税、增值税)
根据国家海关规定执行,如货到卸港前3天等
委托方
受托方
卸船
支付港口包干费(卸货、港口堆存、装车或装船等)
卸船完毕后支付
委托人
港务作业公司
驳运
支付驳运费
根据合同规定执行,如与进口煤货款同时支付等
委托人
驳运公司
航道
支付航道养护费
卸船完毕后支付
委托人
航道局
商品煤销售
收取货款
根据合同规定执行,如货到后35天之内等
需方
供方
佣金
收取佣金
根据合同规定执行,如货款付出后一周内等
卖出方
买受方
§3进口煤业务流程详细说明
3.1采集信息(F1)
采集信息是指工作人员通过各种渠道采集与煤炭业务相关的市场信息和客户信息,然后对所收集的进行处理,得到公司所需的各种市场分析报告、专题报告、客户信息资料表格等的过程。
3.1.1工作步骤
3.1.1.1采集信息
A.信息采集的渠道:
a.专业报刊或经济类报刊:
列举报纸及刊物名称;
b.煤炭行业互联网站:
列举网站名称;
c.各种煤炭研究报告:
列举煤炭研究机构名称;
d.煤炭或能源统计资料:
列举统计资料的名称;
e.公司内部提供的信息(煤炭业务部门、财务部门等);
f.日常业务联系;
g.业务相关公司和员工
B.信息采集的内容:
a.市场信息:
(a)国家与进口煤相关的政策和管理办法;
(b)国际煤炭供求信息,国际能源市场信息;
(c)中煤进出口公司进口煤目标市场(如浙江电力系统、广东电力系统、湄洲湾电厂等)的煤炭进口信息;
b.客户信息:
(a)用户信息;
(b)国外供货商信息;
(c)国际煤炭海运公司信息;
(d)国际煤炭港口及国内目的港信息;
(e)报关行信息及居间商信息等
C.信息采集的频度:
(a)日常:
专业报纸及经济类报纸、专业互联网站、日常业务联系、公司内部信息;
(b)月度:
专业杂志、期刊;
(c)年度:
行业研究资料、统计资料
3.1.1.2处理信息
A.对信息进行整理、归类,填写相关的表格:
a.填写客户信息表格,建立客户信息档案:
客户联系表;关键人物的个人资料;客户概要信息记录;客户信息表;
b.填写客户信用信息表格,建立客户信用信息档案:
《客户信用信息管理卡》;
c.建立市场信息资料库,包括竞争对手资料表等
B.根据整理后的信息对信息进行加工:
a.对客户信用进行评价:
(a)成立客户信用评价小组;
(b)整理客户信用信息,并进行信用分析
(c)阅读客户信用信息,建立或修改客户信用打分评价标准;
(d)客户信用评价小组对客户信用进行打分,填写客户信用评价表;
(e)对客户信用评价表进行统计整理,按打分结果对客户信用进行分类,填写客户信用等级分类表;
b.编写《煤炭信息简报》;
l撰写市场分析报告,专题报告,公司领导需要的各种市场营销报告等
3.1.1.3呈报信息
呈报过程:
A、撰写初稿;
B、上报直接上级审核;
C、定稿,打印,向上呈报;
D、存档
3.1.2工作结果
3.1.2.1内容
A.《煤炭信息简报》,必须包括以下内容:
近期中煤进出口公司进口煤业务销售动态,近期公司目标市场用户进口煤需求动态,近期国际市场煤炭供求状况,近期煤炭价格波动情况,近期国家进口煤政策信息等
B.市场分析报告必须包括以下内容:
市场分析报告概述;市场
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- 中国煤炭 进出口公司 进口 煤业 手册