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大型超市盘点手册范本.docx
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大型超市盘点手册范本
一、盘点目的、原理及盘点的原则…………………………2
二、盘点的主要步骤…………………………………………3
三、盘点流程…………………………………………………5
四、盘点方法…………………………………………………7
五、盘点使用的表格…………………………………………10
六、盘点失误的处罚办法……………………………………12
七、稽核与督察………………………………………………13
八、盘点损溢原因及处理……………………………………14
第一章盘点目的、原理及盘点原则
一、盘点目的
1、通过定期或不定期地对店商品进行全部或局部的实物清点,了解公司一段时期的盈亏状况,及时准确掌握公司的每月销售、库存、经营各项指标实施情况,为微机、财务及公司的决策提供真实可靠的数据;
2、使员工可真实地了解商品的库存情况,便于及时清理滞销、积压、残损商品,并熟悉商品;
3、通过盘点加强管理,防微杜渐,提早发现与减少盗及相关遗留问题。
二、盘点原理
由于卖场在经营过程中会出现自然破损、消耗、窜码及外盗等原因,造成商品实际库存与电脑系统库存不符,因此通过定期实物盘点,用实际库存数量与系统库存相比较,确定之间差异即损耗,以达到经营管理的目的。
三、盘点原则
1、商品整理原则
●同一货号,同组商品集中摆放;
●单物、卡物、物物对应;
2、销售区的盘点原则
●以BAY为单位,从左至右,从上至下;
●盘点口诀:
件件过目箱箱过手依照次序一唱一记
3、稽核原则
●每复、抽盘点表抽查品项比例>30%;
●错误率>50%者,该单作废,所有商品须进行重盘;
第二章盘点的主要步骤
1、确定盘点日
每月下旬由各店店长确定进行不停业的夜间全部或局部盘点的日期,提前10天上报总公司(原则为周二进行盘点)。
2、盘点前各部门的工作准备
●收货部提前七天通告供应商,盘点当日,除生鲜、日配外收货部停止做收退货,并且生鲜、日配组产生所有票据必须在盘点当日下午15:
00以前全部按照流程处理完毕;
●IT部提前五天制作负库存列表,交由卖场查找核实问题后,第二天交由IT部监督进行处理;
●盘点前三天各部门人员清理手中各种单据,将手中调、外退、借据、报销单、换货、报损单、携入携出单等按照制度处理完毕,以免影响月结数据;
●盘店前的工作准备:
盘点单据的准备;盘点使用工具的准备;区域、货架的划分及编号;支援人员的统计及分配;
●盘点前盘点表由卖场各部门经理检查确认盘点表的规后签字,然后在交由收银部进行盘点表商品核对,收银经理检查无误后签字确认,完成盘点表的准备工作;
●提前三天进行盘点前全体人员的培训;
●盘点前两天卖场在显著位置贴盘点通知,通告顾客,在盘点当日17:
00(下午五点)开始,广播配合告之顾客闭店时间;
3、盘点前的注意事项
●已损坏但与供应商协商未能及时处理的商品,在盘点时进行认损处理,盘点后供应商来进行换货,通过补损进行库存更正;
●盘点前商品认损未制作退货单,不允许提前放置退换货库区,必须单货同行,在盘点前进行处理。
如果盘点开始后商品认损,在未登帐前不允许进行空退处理;
●收退货因总分店库存不一致而无法处理的情况及早通知IT部共同解决
4、盘点表的准备
●卖场提前两天按照要求制作盘点表(一式两联);
●盘点表准备好后,统一交至财务部,由稽核人员管理;
5、商品整理准备
●各店库区及销售区商品提前两天开始整理,但必须以不影响销售为原则;
●库房商品按照同一货号、同类商品集中使用栈板码放,原则按照与销售区商品对应;
●销售区商品集中码放,标签朝外,便于盘点及盘点表的抄写;
●及时回收孤儿商品
●正常商品与退换货及破损商品分开存放;
●小件商品在整理过程中可将他们按照一定组合进行包装、捆扎、装箱,便于当天加快盘点速度
6、帐面商品处理
●盘点前收货部主管确定验收单是否验收,与实物数量是否相符,做到货单相符,无有遗漏
●退货商品在盘点前确定是否已打退单,如打印,此笔退货商品不做盘点
●在盘点前两日须将破损商品进行清退处理工作
●在盘点前按正常流程进行商品消耗的录入处理
7、盘点当日上午地库进行封库盘点(包括赠品库、退货库,不包括卖场架顶商品);
8、盘点当日晚卖场进行全面盘点;
9、盘点人员安排
●盘点分为初盘、复盘,人员以小组为单位,四人一组,两人初盘、两人复盘,其中初盘人员由本组人员及外组人员组成,复盘人员为其他部门人员及本组人员组成,复盘时必须由其他部门人员点数,本组人员填写;
●初复盘人员不见面;
10、盘点完毕后,由收银员录入系统;
11、次日由ALC部9:
00前打印盘点差异表,部组根据盘点差异表进行核查,再到ALC部修正(5日完成,3日进行第一次差异核查,后2日进行第二次核查,打印一次差异表);
12、确认盘点生效后,由总经理、财务签批,IT部更新库存;
13、盘点负责人及IT部写盘点报告进行盘点总结。
第三章盘点流程
1.盘点流程
2.盘点修正流程
第四章盘点方法
一、盘点方法
1、盘点表的制作
●店所有商品都使用统一制作的盘点表,包括库房、架顶商品;
●在盘点表上必须分清“库存区盘点表”和“卖场盘点表”;
●在盘点表右上方要标明货架号,必须在初盘人或复盘人处签字,并填写工卡号及盘点日期,稽核人员签字确认;
●货架号名称规则:
货架区域编号由部门、组别、货架编号各两位数组成。
生鲜部用01表示;食品部用02表示;百货部用03表示;地库食品部用04表示;地库百货部用05表示;
●小组对应编号:
蔬果01;水产02;肉品03;日配04;熟食05;酒饮06;休闲07;冲调08;粮油09;日化10,服饰11;家纺12;文体13;精品14;家居15;黑家电16;白家电17;柯达店18;
●各部主管根据每个背板根据规定抄写盘点表,盘点表上须写清商品代码、商品名称及规格货号;
●商品代码为六位码(000345)
1、盘点安排
●盘点负责人设盘点总指挥及稽核总负责各一人,稽核总负责由财务部人员担任;
●四人小组按照盘点流程进行盘点
●盘点人员持盘点表至收银台录入盘点表,部组其余人员整理货架及地堆、端架商品,并打扫卫生
●每个盘点表录入完毕后,盘点组的复盘记录人员将打印的流水单与盘点表进行核对,确认无误后,收银员在流水单上签字,与盘点表核对保存
●每盘点表在收银台录入时,商品录入<30条
●在收银员录入过程中,不允许中途将一盘点表分台录入;各组主管将本组的盘点表统一集中,按序号检查有无漏单
●盘点当日店长及IT部人员的办公地点设在店面服务区,各部门经理在各自区域组织,检查本部门的盘点情况
●盘点表录入完毕后,所有人员撤离卖场
2、赠品库盘点方法
收货部赠品库管理员在盘点前将赠品归类整理后,盘点当日进行初盘,客服主管进行稽核,与赠品帐核对,帐货相符后,双方签字确认。
3、退货库盘点方法
索赔组人员验证退货库的商品是否打印退单,若未打印退单,通知部组在盘点前,将其盘入,如已打退单,检查退单是否与实物相符,无误后签字确认。
4、破损商品处理
破损商品分为可退换的情况或不允许退换的情况。
允许退换货的商品必须在盘点前处理完毕,特殊情况则盘点认损,供应商将货送到,则按照补损流程执行;不允许退换的商品,必须填写相关损溢单据,统一由部组保存,作为商品损溢原因的依据,但不能作为正常商品进行盘点,否则一经发现按照规定进行处理;
二、盘点过程中的注意事项
1、盘点注意事项
(1)盘点为门店的重要工作,故要求公司所有行政人员、后勤全部人员由人力资源部统一安排支援卖场
(2)门店各部经理具体负责全体员工的培训工作,务必保证所有人员都接受培训
(3)盘点所用的文具由卖场提前安排做好准备(油笔、红笔、大头针等)
(4)在盘点过程中出现有货无签现象时,临时采取替代价签,将商品名称、价格、商品代码写上,便于稽核人员进行稽核
(5)精品商品不允许按照平时手工台帐记录在盘点表上直接抄写数据,必须进行实物盘点
(6)在盘点当日出现已售完的商品时,需要保留商品的一定列位置,盘点表上有商品代码,此记录为零
(7)复盘率要求为100%
(8)在复盘过程中,相关人员不允许把初盘数字告诉点数人,以达到复盘的目的
(9)盘点表容必须填写完整,包括盘点人、复盘人、稽核人等
(10)商品在收银台录入最高记录笔数为30条
(11)盘点日为保证库存稽核的准确性,原则上不允许当天做排面排货的补货动作,但不能因盘点而影响业绩,因此必须在盘点前,将货补齐,特殊情况由部门经理开具补货证明按单据处理
(12)收货区、库房、团购未结帐的商品,退货未录入商品皆须盘入;
(13)盘点日收孤工作由各部门统一派专人负责,每小时由广播通知进行一次
(14)数字填写工整明确,避免造成电脑录入错误
(15)各组主管于盘点前要对支援人员及本组员工进行盘点的要点讲解
(16)盘点时部门经理必须在现场,发现问题及时解决,同时做好与相关部门的协调工作
(17)各部门经理注意协调本部门各组的盘点进度及人力需求,确保盘点于要求时间完成
(18)盘点结束后,各组须进行补货、清洁、整理排面等工作
(19)为确保盘点的准确性和责任落实,参与盘点人员必须在相关表格上签字确认
(20)各组稽核人员于抽盘结束后将盘点表统一交至稽核总负责人保管
(21)盘点以部门为单位,本部门工作完成后方可离场
2、盘点要求
(1)目前盘点采用前台盘点录入,后台修正盘点差错的方式
(2)盘点录入前必须做完分店系统“日处理”,启动盘点程序后,才可录入要求参与盘点人员完全理解盘点意义、盘点流程
(3)要求参与盘点人员有:
卖场人员、财务人员、收银员、IT部人员、防损员及后勤保障人员
(4)要求盘点人员明确盘点表的正确填写方法
(5)要求盘点实物时仔细认真、进行初盘、复盘、抽盘
(6)要求有财务人员签字认可
(7)要求盘点表填写规,有盘点人员工号、主管签字,字迹工整、数字填写清晰
(8)要求地库盘点人员早8:
00到位,8:
30下发初盘表,再进行盘点
(9)要求录入人员仔细认真,不确定商品进行标注,核实后再进行录入
(10)要求录入人员每录完一盘点表后,签字确定录入完毕,便于识别,以免再次录入,然后将盘点表摆放整齐
(11)要求再次寻找盘点差异时,仔细认真,修改每一项要有书面更正单据,有根有据,并且字迹清晰,易于辨认
(12)明确库存更新后数据不可以按照原盘点方式改变,如有问题需要做普通库存更正处理
(13)要求盘点库存更正时间不可太长,以免影响退货、调拨等程序的正常进行
第五章盘点使用的表格
***超市盘点表
盘点日期:
部门:
货架编号:
货位号
商品编码或条码
商品名称及规格
盘点数
包装系数
备注
初盘:
复盘:
稽核:
负责人:
盘点差错调整表
部门:
填表人:
日期:
年月日
序号
商品编码
商品名称
修正数量
责任人
相关责任人
差错原因
部门意见
IT意见
部门:
数据中心:
负责人:
IT部:
盘点支援人员分配计划表
被支援部门
支援人员
所属部门
合计
人
第六章盘点失误的处罚办法
为加强参加盘点人员的责任心、使盘点流程正常有序的进行,并对不认真负责的盘点人员进行相应的处罚,特制定此处罚管理办法:
1.正常单据盘点前未进行处理,则按50元/单进行处罚;
2.在盘点日擅自在系统中制单者,按50元/单进行处罚;
3.收银员录入错误情况,按5元/条进行处罚;
4.初、复盘数据错误按5元/品进行处罚;
5.字迹不清造成录入错误,则对填写人按5元/品进行处罚;
6.商品盘点数据错误,对稽核人员按50元/单进行处罚;
7.将不允许退货的破损商品仍按照正常商品进行盘点的人员,按20元/品进行处罚
8.盘点错误率超过30%,则认为培训不到位,对该部门经理按50元/人进行处罚,部门主管负有连带责任,按30元/人进行处罚
9.对不服从部组安排的稽核人员,除点名批评外,按50元/人进行处罚
10.盘点表人员签字不全者,对相关人员,按5元/单进行处罚
11.督察人员失职,则按100元/人进行处罚
第七章盘点稽核及督查工作
一.稽核须知
1、稽核人员由非卖场人员组成;
2、每次盘点根据卖场部门列出的盘点小组,每组一位稽核员,由人事部提供相应的稽核人员,并组织到位;
3、稽核人员严格按分组到位,不允许擅自更换小组,迟到者按一日缺勤处理,无故不到者按旷工一天处理;
4、稽核人员必须认真执行稽核职责,根据盘点表上单品名称,执行复核盲盘要求,对盘点表两次数字的一致性和真实性认可,复盘完毕后用红笔签名;
5、稽核人员要服从部组的安排,按时到指定的部组,统一由部组组织安排开始及撤场,对不能服从部组安排者,部组有权汇报到盘点领导小组,公司要给予点名批评及相应处理;
二、督察工作
1、督察员负责整个盘点过程正常进行;
2、督察员参与盘点的时间为由确定盘点时间起,到盘点结束,系统登帐;
3、督察员负责监督盘点人员(初盘、复盘、稽核)是否按正常盘点流程进行,如发现违规操作者,及时记录督促;
4、监督复盘人员是否与初盘人员合作作弊,进行违规操作;
5、监督稽核人员是否按照30%的比率进行抽查;
6、督察员对盘点录入真实有效性负责;
7、监督盘点后卖场查找问题的进行;
8、监督IT部盘点数据修正处理的进行。
第八章盘点损溢原因及处理办法
1、损溢原因
●错盘、漏盘、混盘
●计算错误
●偷窃(外盗)
●收货错误
●改包装
●破损商品未及时处理
●退/换货未及时输入电脑
●部领用未进行库存调整
●团购商品未经收银台,未做相应处理
●盘点表填写不规、造成录入错误
●商品店码标签贴错
●不同商品同码销售
●前一次盘点盘错遗留问题
●赠品参与盘点
●同一商品,因包装方式相似引起的混盘
●样品的盘点
●同一商品,有促销码及非促销码,进行混卖(两个供应商做促销及非促销,或者存在历史促销商品代码)
●均价商品不与供应商混卖
●商品规格型号不一致,有不同商品代码造成混卖
●供应商不接受或不及时进行退货的情况,按照退货原则,七日不领取,则收归***超市所有…………
2、发生重大差异应采取的措施
●更新确认盘点区域,查看是否漏盘
●检查收/退货,有无大量异常进货
●检查库存更正是否及时
●检查退/换货商品的更正情况
●检查团购资料
●重新计算
●检查系统历史数据
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