如何制作PPT讲义.docx

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如何制作PPT讲义

如何制作PPT讲义

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PowerPoint和Word、Excel等应用软件一样，都是Microsoft公司推出的Office系列产品之一，主要用于设计制作广告宣传、产品演示论文演示的电子版幻灯片，制作的演示文稿可以通过计算机屏幕或者投影机播放；利用PowerPoint，不但可以创建演示文稿，还可以在互联网上召开面对面会议、远程会议或在Web上给观众展示演示文稿。

随着办公自动化的普及，PowerPoint的应用越来越广。

在PowerPoint中，演示文稿和幻灯片这两个概念还是有些差别的，利用PowerPoint做出来的东西就叫演示文稿，它是一个文件。

而演示文稿中的每一页就叫幻灯片，每张幻灯片都是演示文稿中既相互独立又相互联系的内容。

一、演示文稿的建立

进入PowerPoint后，显示出一个对话框，对话框上部是新建演示文稿选项区，提供了五种建立演示文稿的方法：

1.空演示文稿：

完全空白，不带标题及内容框。

需要自行定制的方式，需要有个性特色及特殊要求的演示文稿选择这种方式。

2.设计模板：

是一种以特殊格式保存的演示文稿，一旦我们用了一种模板后，幻灯片的背景图形、配色方案等就都已确定了，所以套用模板是很省时省力的一件事。

（设计模板演示）

3.内容提示向导：

不但设置好了背景和颜色，还能预先填入很多文稿内容。

（内容提示向导演示）

4.根据现有演示文稿：

已做好的演示文稿。

5.相册：

制作相册的工具。

可以选择来自“磁盘文件”或“扫描仪照相机”的文件，可以选择“相册的板式”选中图片以后还可以选择“图片板式”“相框形状”“设计模板”来进一步美化相册。

注意如果要一次制作多个相片，则在进入选择文件对话框时选择多个文件。

幻灯片除了有模式的选择外，还有“幻灯片板式”的选择。

在“幻灯片设计”下拉菜单中。

“幻灯片板式”有多种模式，可以方便的进行图片、图表、表格、组织结构图、剪贴画等各种组合，同时，板式可以与“模板”“相册”结合使用。

（演示）我们注意到板式多是用文本框组成的，它不是不可改变的，我们可以根据自己的需要来调整。

（演示）

二、幻灯片视图

像WORD一样幻灯片也有多种视图方式，PowerPoint中提供了六种不同的视图：

普通视图、大纲视图、幻灯片视图、幻灯片浏览视图、幻灯片放映视图、备注页视图，每种视图各有所长，不同的视图方式适用于不同需要的场合。

最常使用的两种视图是普通视图和幻灯片浏览视图

1.普通视图

在PowerPoint启动后直接就进入普通视图,左边内容像是目录，明了，改起来方便；右边是每一张具体的画面，不光有文本内容，还有幻灯片的背景、文本格式等，是幻灯片的编辑状态的外观和效果。

右下角是给这页幻灯片加说明的。

（演示）

单击左面大纲窗格中的任意一条内容，右窗格中就会显示相应的幻灯片效果，备注当然也随着变。

拖动窗格分界线，可以调整窗格的尺寸。

（演示）

2.大纲视图

单击窗口左下角的第二个按钮

，或在“幻灯片”边上的标签“大纲”就切换到了大纲视图。

大纲视图与普通视图的区别主要就是左面的窗格面积大了，右面两个窗格小了，显示出文字，有的文字编辑就可以直接在左窗口中进行。

（演示）

3.幻灯片浏览视图

我们点一下窗体左下角的第四个按钮

，就看见了幻灯片浏览视图。

在这个视图中，非常方便地将演示文稿中的所有幻灯片以缩小的视图方式排列在屏幕上，我们可以很直观地了解所有幻灯片的情况，还可以用屏幕右方的滚动条浏览排在后面的幻灯片。

通过幻灯片浏览视图，可以很容易看到各幻灯片之间搭配是否协调，可以确认要展出的幻灯片放在一起看上去是否好看，当然，还有一个好处就是可以很容易地复制、删除和移动幻灯片，添加幻灯片放映时间、选择幻灯片切换效果和进行动画预览。

4、幻灯片放映视图：

这个视图是观看放映的结果，在这种状态下是不能进行编辑的。

（演示）

三、幻灯片的编辑

1.幻灯片的删除移动与增加

幻灯片的移动、复制和删除与文本的移动、复制和删除操作很类似，但还是有区别的。

如何删除一个幻灯片呢？

在普通视图下操作方法：

在左面窗格里，选中小幻灯片，按一下DEL键，或启动右键快捷方式就删掉了！

移动。

在幻灯片浏览视图中操作比较好，点中需要移动的幻灯片，把它拖动到移动的位置，释放鼠标，这两张幻灯片位置就换过来了。

在普通视图下基本一样。

选中删除，选中拖动。

增加新幻灯片的三种方式：

⏹在插入工具栏中选“新幻灯片”，

⏹普通视图下把光标放在需要增加的幻灯片标志后面，敲一下回车键

⏹按Ctrl＋M快捷键插入一张新幻灯片。

2.复制

⏹单击工具栏上的“复制”按钮，再把光标定位在想要增添复制页的位置，再单击工具栏上的“粘贴”按钮。

⏹如果连续两页幻灯片的版式和内容差不多，可以在制作完一页幻灯片后，单击“插入”菜单，选择“幻灯片副本”，这张幻灯片就被复制了一页，只要在副本上对文字做修改就可以了。

3.插入图片

幻灯片主要通过插入图片图例等来增加视觉效果，提高观众的注意力。

更重要的是图片能够传达语言难以描述的信息，有时需要长篇大论的问题，也许一幅图片就解决问题了。

插入图片有两个概念：

1、将图插入到文字中。

像WORD中一样从“插入”\图片\剪贴画与文件上的选择图片或者可以选择内容版式中提供的版式通过图标来增加图片。

2、背景方式插入

操作方式是：

从"格式”\背景\填充效果\图片。

在单击“选择图片”选项卡中，在图片对话框中选择好图片，单击“插入”，选择“确定”。

举例：

选择“应用”和“全部应用”有什么不同？

选“应用”，这幅图片只对这一张幻灯片起作用，其它幻灯片的背景并不跟着变；如果选择“全部应用”，那么这个演示文稿中所有的幻灯片全都采用这个背景了。

（演示）

4.插入影片和声音

我们首先要注意到PowerPoint插入的声音格式有那些。

通过“插入”\“影片与声音”\“文件中的声音”\“文件类型”下拉菜单可以发现支持插入的文件类型。

1）插入声音有三种方式：

一种插入一个喇叭，选择”自动播放”或”用户自己单击播放”。

单击“插入”菜单，选取“影片和声音”项，在子菜单中选取“文件中的声音”命令。

打开“插入声音”对话框，在对话框中找到声音文件保存的位置，然后选中它。

单击“确定”按钮。

这时系统提示“是否需要在幻灯片放映时自动播放声音”，单击“是”按钮确认。

插入的声音在放映幻灯片时会自动播放，并且有一个小喇叭

。

编辑时双击小喇叭可以试听。

第二种方式：

插入一个播放软件。

有的文件格式不支持自动播放（mpg4、real播放器播放的扩展名为ra、rv、rm、rmvb的文件），你可以在“幻灯片放映”\“动作按钮”插入一个播放软件，用户需要打开这个软件，用这个软件来播放音乐，播放结束后返回到幻灯片播放状态。

第三种方式：

可以在“幻灯片播放”\“幻灯片切换”中选择“其他音乐”来插入背景音乐。

2）影片的格式与播放

⏹首先要注意到PowerPoint插入的影片格式有那些。

通过“插入”\“影片与声音”\“文件中的影片”\“文件类型”下拉菜单可以发现支持插入的文件类型。

⏹不能在PowerPoint2003中播放的影片

⏹首先确定影片文件是否与MicrosoftWindowsMediaPlayer兼容：

如果影片文件在WindowsMediaPlayer中顺利播放，则说明您可以将该影片插入到幻灯片中。

⏹

PowerPoint既不能在PowerPoint中播放您的影片文件，也不能在MicrosoftWindowsMediaPlayer中播放，请尝试创建一个链接，指向可以播放该影片文件的程序或者这个文件本身。

3）插入制作好的影片有两种方式：

第一种插入一个画面，与声音一样画面可以自动播放也可以单击播放。

（“插入”\“影片与声音”\“文件中的影片”）当有的格式不能通过直接播放来插入的话，我们就需要通过调用其他播放程序来播放。

第二种插入一个影片播放的程序（“幻灯片放映”\“动作按钮”插入一个影片动作按钮），这种是先调用播放程序，然后用户来控制播放的片断。

5.截取影片片段

我们需要用其他软件来截取影片片段。

用来制作多媒体作品的主要视频文件格式有：

MPG、AVI、FLC等。

（1）可以用WIN自带的一个软件WindowsMovieMaker。

（调用讲稿“WindowsMovieMaker简介”及程序对“导入电影”，“拍照”，“制作片头片尾”等内容讲解）

⏹它可以将导入的电影份成很多片断（在“导入收藏夹”的“导入文件”对话框中选中“为视频文件创建剪辑”导入的文件则会根据原来剪辑的情况分成多个小文件。

⏹导入后的文件在播放时还可以分割。

在预览的窗口下方有按键。

⏹通过制作后的电影片断项目，不能直接插入到PowerPoint中，我们将电影剪辑拉到时间轴上后，就可以用“文件”\“保存电影文件”的方式来保存这个电影剪辑，这个剪辑可以直接插入到PowerPoint中播放。

但文件保存的文件格式是wmv,不能改变。

⏹还可以增加片头与片尾。

（用WindowsMovieMaker演示制作过程）

（2）可以用“超级解霸”工具来截取影片片段。

将AVI格式的影片转换成GIF格式，将AVI格式转换成MBG格式等。

（3）还有一些影片格式转换工具软件，可以帮助我们通过不同格式的转换得到我们想要的片段。

AllokVideotoMP4Converterv2.62简体中文，专门转换MP4。

EasyRMRMVBtoDVDBurnerv1.3.0简体中文，将RM转换为DVD。

ImTOODVDRipperPlatinumv4.0.58.1108简体中文版，将DVD转换为其他格式。

RMtoAVIMPEGWMVVCDSVCDDVDConverterv4.1简体中文版，将RM转换为AVIMPEGWMVVCDSVCDDVD格式。

以上软件工具有兴趣的学生，可通过文件名到网上搜索下载。

6.创建图表

接下来我们学习插入图表，这也是制作幻灯片时经常要使用的。

利用图形表示数值直观明了，并且可以美化数据，增加观众的兴趣。

使用条形图、饼图、面积图等类型表示数据，原来比较枯燥的数据变得一目了然，大大增加了演示文稿的感染力。

（图一）

插入图表。

单击“常用”工具栏上的“插入图表”按钮

，弹出“数据表”窗口，默认的数据已出现在表格中了。

这时就进入了图表编辑环境，Graph的菜单和工具栏取代了PowerPoint的菜单和工具栏，只有上面的标题栏没有变。

数据表中的内容我们都可以改动。

数据改变后图也随着变化。

如果想添加列或行删除列或行，都与在Excel中的操作一样。

为图表添加标题。

关闭数据表，右鍵后选择快捷菜单下的“图表选项”，在对话框中选择“标题”选项卡，在“图表标题”文本框中输入标题（图六），单击“确定”。

（图六）

修改图表类型。

柱形图是默认的图表类型，我们可以根据需要修改图表的类型。

单击工具栏中的“其他按钮”

，在弹出的菜单中单击“图表类型”下拉列表框

，从列表中选择“折线图”

。

当前图表就变为折线图了（图七）。

我们还可以详细地改变图表类型，选择菜单“图表”中的“图表类型”命令，在打开的“图表类型”对话框中选取图表类型，这时右面还会列出子图表类型。

我们选择“三维簇状柱形图”（图八）。

看，每个单位每个季度的销量就很清楚了！

（图七）　　　　　　　　（图八）

编辑图表中的各个对像。

单击工具栏中的“图表对象”列表钮，在打开的选项中选择需要编辑的对象就可以了。

我们选择“背景墙”，这时图表中所选对象四周就会出现控制点，然后单击“设置格式”按钮，就会打开所选对象的格式设置对话框（图九），就可以进行设置了。

（图九）

更简单的方法是将鼠标直接移动到图表中想要编辑的地方，双击，就可以打开关于该区域的设置对话框了。

调整数据序列，直接单击工具栏中的“按行”或“按列”就行了。

“按行”就是按数据表中的行序列制作图表，通俗点说，“按行”就是比较每个季度各单位的销售量，“按列”就是比较每个单位在各个季度的销售量。

将图表融入到背景中，在编辑状态下，选择“图表设置格式”选择“边框”及“填充”来使图表融入到背景中。

四、演示文稿的修饰

1.幻灯片背景

　　如何设置幻灯片的背景呢？

“格式”\“背景”。

打开“背景”对话框，单击“背景填充”下拉箭头。

我们有多种填充方式：

⏹用某种单一的颜色填充。

⏹用多种色产生一种过度的效果填充。

还可选“预设”。

⏹用“纹理”“图案”

⏹用“图片”填充。

（如果选择图片，那背景只有这一幅图片，它自动调整为与幻灯片一样大。

（演示））

2.应用幻灯片母版

在PowerPoint中有三个母板，它们是幻灯片母板、讲义母板及备注母板。

讲义母板---主要是给演示者或者是听众使用的，主要是看打印出来的效果（演示：

通过格式的设置在打印预览看打印效果。

例：

一边是幻灯片一边是文字格式，这种格式是发给听众做笔记用的。

备注母板----主要作用是演讲者对每一张幻灯片作一备注之用，一般不用来对听众演示。

幻灯片母板---用来制作统一标志和背景的内容，设置标题和主要文字的格式，包括文本的字体、字号、颜色和阴影等特殊效果，也就是说母版是为所有幻灯片设置默认版式和格式（演示）。

简单的说，修改母版就是在创建新的模板。

例：

如果某些文本或图形需要在每张幻灯片上都出现，比如公司的徽标和名称，你就可以将它们放在母版中，只需编辑一次就行了。

具体操作方法是：

“视图”\“母版”\“幻灯片母版”,打开幻灯片母版，然后我们加入徽标:

“插入”\“图片”\“来自文件”，在“插入图片”对话框，选中需要插入的图片。

（演示,G:

\sp\sp科研手稿\教学投影,改变第一层主标题的方式来演示）。

利用母板来建立幻灯片上的统一按钮，实现幻灯片之间的翻页与跳转。

（演示：

制作一个翻页按钮与返回按钮）。

对母版对象设置完成后，单击母版上的“关闭”按钮，回到当前的幻灯片视图中，我们会发现每插入一张新的幻灯片，看到插图与文字。

如果有的幻灯片不需要出现这种每张都有的图片或文字，我们可以在“格式”、“背景”下选中“忽略母板背景图形”即可。

（演示）

选用了母板以后，我们还可以给单张的幻灯片设置背景。

如果个别的幻灯片外观与母版不同可以直接修改该幻灯片。

而且幻灯片上的文字不会遮住背景，这是因为每一张幻灯片都会有两个部分，一个是幻灯片本身，另一个就是幻灯片母版。

就像两张透明的胶片叠放在一起，上面的一张是幻灯片本身，下面的一张就是母版。

在放映幻灯片时，母版是固定的，更换的是上面的一张。

在进行编辑时，一般我们修改的是上面的幻灯片，只有打开“视图”菜单，选择“母版”命令中的“幻灯片母版”后，才能对母版进行修改。

在幻灯片母版中，还可以添加页眉和页脚，我们可以利用页眉和页脚来为每张幻灯片添加日期、时间、编号和页码等。

日期：

单击“视图”\“页眉和页脚”在“页眉和页脚”对话框。

选择“幻灯片”选项卡，选中“日期和时间”复选框，

如果你想让所加的日期与幻灯片放映的日期一致，就选中“自动更新”；如果只想显示文稿完成日期，就选中“固定”，并输入日期。

编号：

幻灯片编号可以对演示文稿进行编号，当删除或增加幻灯片页数时，编号会自动更新。

如果第一页不想编号，就选中“标题幻灯片中不显示”。

其他信息：

页脚中可以添加想在每一张幻灯片中出现的文本信息，我们输入“北京金洪恩有限公司”。

最后用鼠标单击“全部应用”按钮，关闭“页眉和页脚”对话框。

最后的结果如下图所示：

如何应用多个母板？

首先是允许在演示文稿中应用多个母版

在“工具”菜单上，单击“选项”，再单击“编辑”选项卡。

若要允许应用多个设计模板，请清除“禁用新功能：

多个母版”复选框。

其次理解幻灯片标题母版。

设计模板的幻灯片母版和标题母版称为幻灯片标题母版时。

它们一同显示在母版视图上。

选择一个或另一个母版缩略图以对其进行更改。

最后应用母版，在任务窗格中（如果没有的话，按Ctrl+F1）选择“幻灯片设计”，在“应用设计模板”会列出所有可使用的母版（对），点击即可应用。

3.设置配色方案

　如果对幻灯片的设置背景、文本和线条、阴影等项目的颜色不满意，通过设置“配色方案”可得到满意的效果。

单击“格式”\“幻灯片设计”\“配色方案”\“编辑配色方案”对话框。

在“标准”选项卡中给我们列出了一些配色方案，选择一个，然后单击“应用”，这种配色方案应用到这张幻灯片中了。

（演示）

如果你对系统给的配色方案不满意，还可以自己定义一个。

单击右键选中“幻灯片配色方案”命令，打开“配色方案”对话框。

单击“自定义”选项卡，就可以设置背景、文本和线条、阴影等项目的颜色。

（演示）

　刚才所选的配色方案就被加到标准配色方案中了。

　　下次直接就可以应用刚才定义的配色方案。

五、插入其他对象

　　1、插入组织结构图

　　组织结构图就是一个机构、企业或组织中人员结构的图形化表示，它是由一系列图框和连线组成，表示一个机构的等级、层次。

（图1）

　　只要有层次结构的对象都可以用组织结构图来描述。

画组织结构图有专门的工具，可以更简便地画出这种图形。

单击“插入”菜单中的“图片”，选择“组织结构图”命令,这时出现的窗口就是专门来画组织结构图的。

（如图2）

　　　（图2）　　　　　　　　　　　（图3）

　　我们可以替换预设文字来完成组织结构图：

选择标题文字，输入我们想要的标题；选择预设框，输入想要的内容，一个框里，可以输入四行文字，分别是“姓名”、“职称”和两个附注，如果没那么麻烦，只输入姓名就行了。

（如图3）

　　我们还可以增加结构图，例如给经理再添一名部下，单击“部下”按钮

，再单击“经理”图框，输入文字，就完成了（如图3）。

还可以利用另一个办法来实现，单击“同事”按钮

，然后将光标移到一名下属所在图框上，单击鼠标左键，就给他增加了一名同事（如图4）。

　　　（图3）　　　　　　　　　　　　　（图4）

　　可以更改结构图的格式，分别设置图框、线条的颜色、样式、宽度等。

画完结构图，在“文件”菜单中选择“退出并返回”，就回到当前编辑的演示文稿中了（如图5）。

（图5）

　　以后如果想再对组织结构图进行修改，只要双击它就可以了。

注意：

如果office在安装是选的是典型安装，组织结构图是不被选用安装的，所以需要运用组织结构图的话，我们在安装时，需要选择用户自定义方式，并将此项选中。

如果发现安装时未安装，在需要用时在将安装光盘放入，增加此项。

六、幻灯片的放映

1.幻灯片的切换

幻灯片的切换效果就是在幻灯片的放映过程中，放完成这一页后，这一页怎么消失，下一页怎么出来。

这样做可以增加幻灯片放映的活泼性和生动性，那么如何制作呢？

在幻灯片浏览视图中，选中要添加切换效果的幻灯片。

然后单击“幻灯片放映”菜单中的“幻灯片切换”命令。

弹出“幻灯片切换”对话框，（如图2）

（图2）

我们可以对切换、速度、声音、切换方式等项进行选择。

（演示）

2.动画方案

它能使幻灯片上的文本、形状、声音、图像、图表和其他对象具有动画效果，它是针对一张幻灯片的所有对象而言，动画的效果是自动的，你只要选择一种就可以。

（幻灯片放映\动画方案）

3.自定义动画

“自定义动画”比“动画方案”更进一步，可以对单个对象的动画做设置。

操作者还可以对动画对象“播放方式”、“路径”、“速度”做选择，也可以通过“添加效果”的“动作路径”来设置，动画对象的动作路径。

单击右键选择“自定义动画”，打开“自定义动画”对话框，（如图2）

在列表框中列出了几十种动画效果的名称，我们选择其中一种，就会得到了不同的动画效果。

2003版的动画设置分“进入”、“强调”、“退出”“动作路径”四种类型，每一种类型中还有多种选择。

例：

F:

\sp\办公软件教案\讲义\Word部分\PowerPoint教学（3）\动画举例.PPT

（用小车从左到右开的方式展现一种动画，先让小车在幻灯片内开动，再做一种开动前小车在画面之外的效果，将小车左右两边都拖出画面）。

例：

F:

\sp\办公软件教案\讲义\Word部分\PowerPoint教学（3）\图表动画.PPT

（让图表的竖柱动起来，在PowerPoint下选定图表的所有柱子（柱子都是图形时）然后拆分组合，让所有柱子都成单独的对象，这时候我们再选中我们需要动画的一系列柱子（注意连同阴影都要选上）让一个系列组合成一个对象，然后，我们选择“自定义效果”的“添加效果”|“进入”|“擦除”。

我们就得到了一组柱形图上升的效果。

　图片、音乐图标、文字等只要是能选择原对象都能设置动画。

我们可以通过效果选项给对象加上声音。

（选中对象右键出现设置菜单）

我们可以通过效果选项给对象计时。

文本对象还可以按“整批发送”、“按字\词”、“按字母”，多种方式选择动画。

（选中对象右键出现设置菜单）（演示）

在实际制作中我们经常要调整出场顺序。

通过重新排序，可以完成动画顺序的调整。

　　还可以设置时间间隔，控制播放过程。

　记录声音和旁白

旁白是指讲演者对演示文稿的解释，要想录制旁白，要求计算机要有声卡和麦克风。

怎么录呢？

单击“幻灯片放映”菜单的“录制旁白”命令，出现“录制旁白”对话框，里面显示了录音的质量、磁盘空间和可记录旁白的最长时间。

（如图1）

　　如果没有什么改动，我们就单击“确定”，开始记录。

幻灯片将自动运行，并开始记录旁白，你现在就可以加入讲解了。

　　如果要暂停记录旁白，就单击鼠标右键，选择“暂停旁白”；（如图3）如果要继续记录，就单击鼠标右键，选择“继续旁白”命令。

（如图4）　　

　这时就听不到已插入幻灯片放映中的声音了,这是因为声音旁白优先于所有其他的声音，如果要运行含旁白和其他声音的演示文稿，就只播放旁白的声音。

幻灯片结束时，旁白也录完了，这时出现一条信息，提示旁白已经与幻灯片共同保存，是否保存幻灯片的排练时间，（如图5）

（图5）

我们选择“否”。

旁白录制完后，每张录制了旁白的幻灯片的右下角会出现一个声音图标

，放映幻灯片时，旁白将随之播放。

4、自定义放映

自定义放映，就是根据已经做好的演示文稿，自己定义放映哪些幻灯片，放映的顺序怎么样。

怎么做呢？

单击菜单“幻灯片放映”中的“自定义放映”命令，打开“自定义放映”对话框。

（如图1）

（图1）

　　单击“新建”按钮

，打开“定义自定义放映”对话框。

（如图2）

（图2）

　　你可以从左面的幻灯片列表中选择要放映的幻灯片，单击“添加”按钮

，将它们加到右侧的列表中。

（如图3）

（图3）

　　如果幻灯片很多，可以借助Shift键和Ctrl键来选择幻灯片。

（如图4）

（图4）

　如果某张不想放映的幻灯片被不小心加到右侧列表里了，你就在右侧列表中找到那一张幻灯片，按一下“删除”按钮

。

选好要放映的幻灯片后，可以靠向上

和向下

的箭头来调整每张幻灯片的顺序，都调整好了，再给这个放映起个名称。

（如图5）

（图5）

　　按一下“确定”按钮，刚才定义的放映情况就被加到“自定义放映”对话框中了。

（如图6）

（图6）

可以按照你的需要，把所有的自定义放映都做好，到放映幻灯片时，再打开“自定义放映”对话框，选择相应的放映名称，再单击一下“放映”按钮

就行了。

5、幻灯片放映

幻灯片播放时还需要做什么吗？

从最简单的翻页、定位，到会议记录、指针选项等，都是在幻灯片放映过程中会遇到的。

要想放映幻灯片是很简单的，按一下F5，或是点一下屏幕左下角的“幻