工程档案管理制度.docx
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工程档案管理制度
K2地产
工程档案管理制度
(2015年)
K2地产工程档案管理制度
第一章总则
第一条编制依据北京市《建筑工程资料管理规程》(DB11/T695-2009)、《K2DC-GC-LC06-工程内业管理流程》并结合本公司特点,制定本制度。
第二条编制目的为使工程档案管理符合《建筑工程资料管理规程》及公司相关管理的要求、规范项目工程文件的格式、编写、收发、传阅及存档管理工作,特制订本制度。
第三条适用范围适用于公司所有项目的工程档案管理。
第四条归档原则所有归档文件,内容、签字必须完整,外单位形成的资料必须有公章。
第二章管理职责
第五条工程部职责工程部负责按规定整理、归档与项目有关的各类资料,具体分类见附录A;工程部应定期按规范及档案馆关于竣工资料的相关要求对总包、监理的档案进行检查,确保项目建设过程中工程档案与现场实施进度同步;按照公司流程管理规定及本办法上报相关资料存档。
第六条工程部经理职责组织开展项目工程档案管理工作,指导资料员完成各项工作。
对文件、资料的完整、正确及有效使用负责,工程部经理对项目内的文件资料的管理和有效使用负有领导责任。
第七条资料员职责负责工程文件、资料的日常管理工作,并且对归档资料的有效性负责,监督和检查参建各方工程资料的形成、积累和立卷工作,及时收集和汇总勘察、设计、监理和施工等参建各方立卷归档的工程资料
第三章项目部存档资料分类
第八条按照北京市《建筑工程资料管理规程》(DB11/T695-2009)要求存档的A-D类资料。
第九条项目部需存档的其它资料,具体详见附录A。
第十条台账因在资料检查中的重要性,重点单列。
台账分二类,非专业类文件台账和专业类文件台账,其中专业类文件台账分为1、安全管理台账;2、质量管理台账;3、其他台账。
第十一条现场照片收集。
各项目部应每周、按楼号、分部位留存现场照片,并按照日期、楼号进行存档,定期进行影像资料的刻录和存档。
第四章文件流转
第一条项目内部,所有进入项目的文件资料都须先在资料员处登记(参照《项目公司工程部文件资料受理登记表》)、由资料员转给工程部经理、由工程部经理做出判断传递路径并签署
意见后统一交到资料员处登记归档。
第二条项目外部,给监理、承包商、材料供应商的文件都由资料员传递给监理单位,由监理转发至各收件单位。
以工程部名义发出的文件,需相关人员传阅后、经工程部经理签字后发出,工程部留存正式发文一份,交现场专职资料员归档。
以公司名义发出的文件,需填写《发文审批表》,经项目总经理/项目总监/项目负责人审批、公司相关部门会签后,加盖公司印章方可发出。
综合部留存《发文审批表》、拟稿原件、正式发文一份归档。
所有发文需按工作联系单、设计变更、现场签证、设计图纸等分类填写《文件发放记录》,并经双方资料员签字确认,每月提供《文件发放记录》扫描件至工程中心。
工作联系单需由工程部经理初步判断,区分为技术类、经济类,分别采用不同的编号,下发时抄送给成本部一份。
第三条工作联系单发出后需提供复印件或扫描件至成本控制部,编号需连续,如有已发出但又收回、作废的工作联系单,需写情况说明至工程中心及成本控制部,并经项目总经理/项目总监/项目负责人签字确认。
第四条资料借用、调用、查阅需先由借阅人填写《文件借阅申请单》,经项目总经理/项目总监/项目负责人批准后登记借阅。
第五条工程部各岗位人员调离本岗位前,工程部经理应组织其同交接人员办理工作移交,相应责任转移。
第五章存档管理
第十二条档案编号
编号原则:
文档编号应遵循简洁、易懂、收发文均编号的原则。
项目部资料员对项目部发起的各类表单文件按如下原则进行编号,具体为:
项目名称+分期+年份+XXX号
以“内部工作联系单”为例,
项目名称+分期+年份+XXX号
SY7#-二期-2014-001
顺义新城7地二期年份文件号
项目部资料员收到的公司内部及外单位的文件后,按公司内部、监理单位、施工单位分类编号,编号原则同上。
档案材料归档时,以A4规格为标准,不足A4规格的应用A4白纸粘贴,过大的要折叠为A4规格,装订时,用棉绳以“三孔一线”方式装订成册,入档案盒,卷内目录清晰、内容完善,分类组卷整齐、有序,案卷档号和题名完善,在档案柜中依序摆放整齐。
非档案管理人员不得擅自查阅档案柜里的案卷,确因工作需要,须经本公司主管领导批准同意后方可查阅。
档案柜内的档案要进行系统排列存放,不得堆放与档案无关的东西,做到完整安全,存放有序,查找方便的要求。
做好档案管理“六防”(防盗、防火、防尘、防阳光、防潮、防鼠虫蛀)工作,平时要勤检查、勤打扫、保持档案柜卫生整洁、安全。
凡属归档范围内的仪器设备的全套随机技术文件,仪器设备说明书、样本、图纸、技术操作规程、合格证及安装调试等材料若系一式二份,应留一份存档;只有一份的,将原件存档,复印件随机使用。
资料员负责仪器设备档案的收集、整理、保管、利用和统计工作。
仪器设备档案内的文件材料,要按时间先后排列好,用铅笔编写页号,凡有文字的页面,都要编号,正面编在右上角,背面写在左上角,然后填写好卷内目录。
严格执行定期检查和进出档案清点制度,档案柜实行专人负责,钥匙应妥善保管,如有丢失应及时汇报并采取措施,非管理人员不得随意翻阅档案柜里的档案。
第十三条档案盒外观样式见附件一
第十四条档案总目录见附件二
第十五条档案总目录各类台账格式
收发文台账和其他台账建立电子版及手工台帐,台账必须及时更新。
一、非专业类文件台账见附件三各类台账
二、专业类文件台账
安全管理台账(见附件三各类台账):
安全检查记录台账
安全文件收、发台账
安全整改通知台账
总包、监理安全管理人员台账
㈡质量管理台账(见附件三各类台账):
质量检查记录台账
质量管理文件收发台账(文件明细见附录A第14类)
缺陷整改通知台账
设计变更台账
㈢其他台账(见附件三各类台账):
工程签证台账
工程付款台账
甲供材料管理台账
图纸发文台账
工程进度台账
监理通知台账
第十六条归档要求
分项
规范要求
案卷
档案柜内案卷依序摆放整齐
案卷档号、题名完善
卷内目录
卷内目录清晰,内容(序号、责任者、文件材料题名、编制日期等)完善
组卷
分类组卷,整齐、有序
卷内文件
编号连贯
文件完整(附件完善)
签章完善(鲜章)
文件排列有序(按建设流程先后顺序排列)
卷内文件与卷内目录一一对应
借阅需有记录或标注
第六章工程档案的检查
第十七条检查内容及评分标准
检查项目
检查内容
得分
工程档案资料管理制度
建立工程档案资料管理制度的
5
按规定配备专(兼)职资料员
5
施工阶段资料管理工作
会议纪要是否齐全
10
施工合同及补充协议是否齐全
10
图纸、图纸会审记录、变更是否齐全
15
已完成分项工程验收资料是否建立台帐
5
发文记录是否齐全
5
各类台账(包括对施工单位资料检查的台账及施工单位整改反馈)
10
施工单位资料或监理单位资料整理与现场进度不符的情况
10
审批表单签字是否完整
10
施工日志
5
施工后期资料管理工作
未能将工程资料转交当地城建档案馆的
5
未能对物业公司交接记录进行留存建档
5
合计
100
第十八条评分标准
评分:
满分100分,具体评分标准件见上表。
第十九条检查周期
1.每季度向工程中心报本季度所形成的工程文档电子版目录,工程中心组织不定期抽查。
2.工程中心每半年牵头组织对项目部的工程资料进行检查,形成检查报告和整改报告。
第七章工程档案的移交
第二十条工程档案的验收、移交
根据《建筑工程资料管理规程》(DB11/T695-2009)要求,工程竣工预验收完成后需组织工程档案预验收,档案预验收合格后,城建档案馆出具预验收意见,并规定移交时间,在规定的时限内,项目部必须组织各单位完成工程档案的移交工作。
第二十一条移交套数
城建档案馆一套、综合部一套、物业公司一套。
以上档案原则上均要求为原件,无法提供足够原件的,复印件须加盖公章,并注明原件存放地。
另竣工图需提供完整的电子版给成本部,竣工结算时使用。
第七章附则
第二十二条本制度由工程中心负责解释和修订,自下发之日起试行。
附录A:
资料分类目录
编号
工程资料名称
归档保存部门
资料
工程部
项目部
综合部
工程部存档资料提供部门
1
A1决策立项文件
01项目建议书(代可行性研究报告)
◆
产品中心
02项目建议书(代可行性研究报告)的批文
◆
产品中心
03关于立项的会议纪要、领导批示
◆
产品中心
04专家对项目的有关建议文件
◆
产品中心
05项目评估研究资料
◆
产品中心
2
A2建设用地、征地、拆迁文件
01规划意见书及附图
◇
◆
产品中心
02建设用地规划许可证、许可证附件及附图
◇
◆
产品中心
03国有土地使用证
◇
◆
产品中心
04北京市城镇建设用地批准书
◆
产品中心
3
A3勘察设计文件
01工程地质勘察报告(原始地貌勘测、地址灾害评估报告、场地内原有地下管网勘察报告、初勘报告、详勘报告)
◇
◆
产品中心
02建筑用地钉桩通知单
◇
◆
产品中心
03验线合格文件
◇
◆
产品中心
04概念设计成果
◇
◆
设计部
05设计方案审查意见
◇
◆
设计部
08消防设计审核意见
◇
◆
产品中心
09施工图审查通知书
◇
◆
设计部
10施工图
◆
◆
◆
设计部
4
A4招投标与合同文件
01勘察招投标文件
◇
◇
◆
成本部
02设计招投标文件
◇
◇
◆
成本部
03施工招投标文件
◇
◇
◆
成本部
04监理招投标文件
◇
◇
◆
成本部
05勘察合同
◇
◇
◆
成本部
06设计合同
◇
◇
◆
成本部
07施工合同
◇
◇
◆
成本部
08监理合同
◇
◇
◆
成本部
09中标通知书
◇
◆
成本部
5
A5工程开工文件
01建设工程规划许可证、附件及附图
◇
◇
◆
产品中心
02建设工程施工许可证
◇
◇
◆
产品中心
6
A6商务文件
01工程投资估算文件
成本部
02工程设计概算
设计部
03施工图预算
成本部
04工程结算
◆
成本部
7
A7工程竣工验收及备案文件
01建设工程竣工验收备案表
◇
◇
◆
项目部
02工程竣工验收报告
◇
◆
项目部
03建设工程竣工档案预验收意见
◇
◆
项目部
04《房屋建筑工程质量保修书》
◆
05《住宅质量保证书》、《住宅使用说明书》
◇
◆
工程部
06建设工程规划、消防等部门的验收合格文件
◇
◆
项目部
8
A8其他文件
01工程未开工前的原貌、竣工新貌照片
◆
◆
产品中心/项目部
02工程开工、施工、竣工的录音录像资料
◆
项目部
03工程竣工测量资料
◇
◆
产品中心
04建设工程概况
◆
项目部
05工程项目管理人员名册
◆
项目部
9
B监理资料
01监理规划
◆
◆
项目部
02监理实施细则
◆
◆
项目部
03监理月报
◆
04监理会议纪要
◆
05监理工作日志
06监理工作总结(专题、阶段和竣工总结)
◇
◆
项目部
07见证资料
08监理通知及回复
◆
项目部
09监理抽检记录
10不合格项处置记录
11工程暂停令
◇
◆
12工程延期审批表
◇
◆
13费用索赔审批表
◇
◆
14质量事故报告及处理资料
◇
◆
项目部
15竣工移交证书
◆
16工程质量评估报告
◆
项目部
17工作联系单
◆
10
竣工图
◆
◆
11
参建各方资质
01总包单位资质材料
◆
项目部
02监理单位资质材料
◆
项目部
03勘察单位资质材料
◇
项目部
04设计单位资质材料
◇
项目部
05主要分包单位资质材料(消防、防水、电梯、安防、门窗、幕墙、保温等)
◆
12
施工、监理机构负责人委托书及责任书
01监理单位法人授权委托书(总监)
◇
◆
项目部
02施工单位法人授权委托书(项目经理、总工)
◇
◆
项目部
03单位工程参建单位有关责任人员名单
◇
◇
◆
项目部
13
进度控制
01工程开工/复工审批表
◆
◆
项目部
02进度计划(总、年、月、周)
◇
◆
项目部
03材料需求计划
◆
04施工周报
◆
◆
14
质量控制
01图纸会审单
◇
◆
项目部
02审图、设计交底
◇
◆
项目部
03施工组织设计和施工方案
◆
◆
项目部
04建设工程质量事故调(勘)查笔录
◆
◆
项目部
05建设工程质量事故报告及处理资料
◆
◆
项目部
06不合格项处置记录
◆
◆
项目部
07非重大质量事故处理方案
◆
◆
项目部
08重大质量事故处理方案
◆
◆
项目部
09非重大安全事故处理方案
◆
◆
项目部
10重大安全事故处理方案
◆
◆
项目部
15
造价控制
01预付款报审与支付
◆
02月付(节点)款报审与支付
◆
03设计变更
◇
◇
◆
设计部
04技术洽商
◇
◇
成本部
05现场签证
◆
成本部
06收方记录
◆
07认质认价单
16
合同与其他事项管理
01工程延期申请表及审批表
◇
◆
02费用索赔报告及审批
◇
03合同争议、违约报告及处理意见
◇
◆
04合同变更材料
◇
◆
05合同违约罚款通知书
◇
◆
17
收文记录(工作联系单)
01公司各部门对项目部发文
◆
02政府对公司发文
◆
03监理单位对公司发文
◆
04施工单位对公司发文
◆
05物业公司对公司发文
◆
18
会议纪要
项目例会会议纪要
◇
◆
项目部
项目专题会会议纪要
◇
◆
项目部
项目交底会会议纪要
◇
◆
项目部
项目监理会会议纪要
◆
项目部
项目验收会会议纪要
◇
◆
项目部
其他与项目相关的会议纪要
◇
◆
项目部
19
物业管理
01物业前期介入资料
客服部
02物业接收前检查资料
◆
客服部
03项目分项移交资料
◆
20
市政报件资料
01咨询方案及申报文件
◆
项目部
02市政方案及申报文件
◆
项目部
03市政图纸及审图纪要
◆
项目部
04市政报规、报建资料及规划意见、施工许可证
◇
◆
◆
项目部
05市政报竣资料
◆
◆
21
检查记录
01安全检查记录、台账
◆
项目部
02交接检查记录(包括场地交接、内部交接、与施工单位交接)、台账
◆
项目部
03公司质量巡检台账
◆
项目部
04阶段性停止点检查资料、台账
◆
项目部
05样板验收资料
◇
◆
项目部
22
其他施工文件
01工程管理策划方案
◆
◆
项目部
02项目管理制度
◇
◆
项目部
03扰民费相关
◆
04施工日志
◆
05项目工程管理月报、周报
◆
◆
项目部
06项目工程后评估
◆
◆
项目部
23
其他收发文
01工作联系单及台账(施工单位发文)
◆
02内部工作联系单及台账(各部门)
◆
24
各部门提供的其他资料
可研报告
◇
产品中心
策划定位报告
◇
营销部
修详手册
◇
设计部
客服案例库(含重大及典型投诉、营销、设计、工程质量问题等)
◇
客服部
可研阶段成本测算
◇
成本部
定位阶段成本测算
◇
成本部
项目目标成本(集团审批)
◇
成本部
注:
“◇”标示为复印件或电子版存档;“◆”标示为原件存档。
附件一:
档案盒侧面样式
logo
顺义新城
7#地项目部
01监理规划、02监理实施细则
9监理资料
顺义新城
2#地项目部
03监理月报
9监理资料
顺义新城
2#地项目部
01公司各部门对项目部发文
17收文资料
档案盒正面样式
logo
部门名称:
XX项目部
资料名称:
监理资料
部门名称:
XX项目部
资料名称:
监理资料
附件二:
档案总目录
XX项目XX期工程文档总目录
资料类别
主要工程资料名称
分布
数量
资料类别
主要工程资料名称
分布
数量
11
参建各方资质
01总包单位资质材料
第x盒
共
X
盒
02监理单位资质材料
03勘察单位资质材料
04设计单位资质材料
05主要分包单位资质材料(消防、防水、电梯、安防、门窗、幕墙、保温等)
附件三:
各类台账
XXX项目总包、监理安全管理人员台账
序号
单位名称(监理、总包)
安全管理人员姓名
性别
有无安全员或注册安全工程师资格证书
取证时间
进场时间
离场时间
XXX项目X期工程签证台账
序号
日期
文件编号
施工单位
签证内容
签证金额(估算)元
备注
本月签证涉价金额合计
XXX项目X期X楼进度台账
序号
施工部位
开始时间
完成时间
工程量
单位
备注
1
挖土
2014-5-3
2014-5-13
深基坑支护
2
基础底板(钢砼)
- 配套讲稿:
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