外贸开发信与客户追踪.docx
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外贸开发信与客户追踪.docx
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外贸开发信与客户追踪
如何写开发信
中国式的开发信
Dearsirs:
toseethatifwehavethechancetocooperationinthenear
futureornot.
WeareafactoryoffiberglassinChinaandourmainproductischoppedstrandmat(CSM)andstitchchoppedstrandmatandetc.
priceandhigherquality.Ifyouneedmoreinformation,pleasegotoourwebsite:
Iwonderifyouneedthisproduct;ifyouareinterestedinourproducts,pleasekindly
returnthismail.
Maybenowyouhaveregularbusinesspartner。
ifso,pleaseleavemymessagein
youremailbox,maybesomedayitwillbeuseful。
Yourssincerely
Jack
xx的开发信:
HiSir,
Shouldyouhaveanyquestions,plsdonothesitatetocontactme.FREESAMPLESwillbesentforyourevaluation!
Tks&br,
Jack
xx
内容很简单,写一封邮件告诉客人Mike,上次收到的样品已经寄给工厂
了,但工厂说材料不是ABS而是PP,价格他们需要重新核算,但近期内原材料涨价,希望您能尽快确认,我们好采购原材料并安排生产。
DearMike,
ThisisJennyfromEDFCo.Ltd.We'resopleasedtoreceiveyoursamples.Ialreadysentthemtoourfactorylastweek,andwasinformedtherealmaterialisPP,notABSasyoumentionedlasttime.What'sthematter?
I'llgiveyoureplyassoonaswegettheofferfromthefactory.Itwilltakeseveraldays.Pleasebemorepatient.Buttheyalsotoldme,therawmaterialincreasedthesedays.Couldyoupleaseconfirmthepricequicklyafteryougetit?
We'llpurchasetherawmaterialanddotheproductionimmediately!
Lookingforwardtoyourreply.Thankyou!
Bestregards,
Jenny
这封邮件写得好么?
老实说还可以,虽然主动语态和人称多了点,但是内容都点到了,表达也算通顺,用的词汇也都是挺简单的,不难懂。
但是不是有点啰嗦?
如果能简单一点,是不是更好?
我们看看第二位应聘者写的email:
DearMike,
Howareyou?
Wereceivedyourallsamples.Thefactorycheckedthedetails,andfoundthematerialwasPP,notABSasyoutold.
Pleasegivethemsomemoretimetore-checktheprice,becausethematerialisdifferentfromthepastorders.However,thematerialwasincreasedveryquickly!
Therefore,pleasekindlyplacetheordersoonifthepriceisokforyou!
We'lldoproductionasap.
Thankyouinadvance!
Kindregards,
Tommy
这封呢?
我个人觉得比上一封号一点,毕竟主动和被动语态结合,“We只
出现了一次,不算太枯燥。
内容也稍微简单了一点,点到位了。
最重要的是,他把purchasetherawmaterial去掉了,直接用“We'lldotheproductionasap这样更简洁,毕竟你要生产,能不采购原材料么?
所以这是废话。
缺点是,我个人感觉还是啰嗦了一点。
我会这样写:
HiMike,
Samplesreceivedandalreadypassedtovendor.ThematerialwasPP,notABS.Offersheetispreparingandwillbesenttoyousoon.
Bytheway,rawmaterialincreasedthesedays,plsmakeadecisionquicklytogoaheadafterpriceconfirmed.We'llarrangethemassproductionasap.Thanksandbestregards,
C几句话点到主题,表达清楚就可以了。
能用一句话表达的,千万不写两句,省掉一切能省的废话。
写完以后其实可以读一遍,看哪句话可以删掉,哪句话可以换一种表达方式,少用第一人称,多用被动语态!
等到你重新检查的时候,发现已经简单的不能再简单,没词可以删了,那就点“发送”吧~~
特点与缺点(10个)
1)邮件写得过长
2)没有明确的主题
3)长篇大论的公司或工厂介绍
4)爱炫耀英文水平
5)喜欢用奇奇怪怪的字体
6)主动语态用得太多
We'llsendyouthesamplestomorrow
Sampleswillbesenttoyoutomorrow
7)经常会问一些毫无意义的话
Doyouwantourproducts?
Doyouinterestedinourproducts?
Areyousourcingfor*****?
Howisyourbusinessrecently?
Wouldyouliketocooperatewithus?
告诉客人你是谁,你做什么,你的优势在那里
8)喜欢用附件和图片
容易被国外的服务器拦截的,被默认为垃圾邮件,就是直接被客人删了。
只有一种情况除外,当你收到一个新客人的询价的时候,那你回复的时候,就可以插入报价单或者图片了.
Item:
Solarlanternwithsofthandle
ModelNo.:
HBC-294847/KT
Description:
(把详细的规格写清楚)
Package:
colorbox
MOQ:
1,000pcs
Pcs/ctn:
20pcs/ctn
Ctnsize:
50*40*60cm
GW/NW:
20kg/18kg
Q'ty/20':
pcs;Q'ty/40':
...pcs
Loadingport:
Shenzhen
Paymentterms:
T/T,L/C,D/P,etc.
Validtime:
60days
FOBShenzhen:
US
D2.39/pc
CIFValencia:
US
D2.45/pc
如果客人要你报很多款产品,没法全部在邮件里写清楚的时候,那就只能用word或excel做报价单了,但是最好在完成的时候用acrobat生成pdf格式,这样就不容易改。
因为很多老外比较懒,你辛辛苦苦花了大半天时间做个完整的报价单给他,他只要删掉其中price这栏,就会把它转给别的供应商报价。
9)喜欢插入URL链接被服务器拦截掉的
10)语气过于生硬
Plsgivemereplytoday用于面对面讲
“Couldyoupleasehelptogivemereplytoday.”
“please,help,kindly,could,thankyou,appreciate"样的话在邮件来往中是很普遍的。
除非你和客人已经非常熟了,偶尔客套一下即可,平常就可以不需要了。
xx:
xx的
Sampleone:
Heyguy,(xx)
XYZtradinghere,exportingLANTERNSwithgoodqualityandlowpriceinUS.Callme,let'stalkdetails.
Rgds,
Rick
Cellphone:
***
一开始开门见山指出,很高兴获悉您对某某产品感兴趣,我们专业生产这类产品多年,优势在于什么地方,质量好,价格相当有竞争力。
这样就已经把要表达的意思表达出来了。
第二段就是两句话,有问题随时联系我,免费样品随时会寄来供您测试!
既表达了你想要合作的愿望,又表示了自己的诚意,只要您有需要,我们随时为您服务。
特点:
时间就是金钱.简洁,主题明确,很少会充满We,I之类的人称的。
相反要多用被动语态多用could,help这样的字眼显得十分委婉.字体一般用“TimesNewRoman,Arail”
外贸函电里还是有很多精华的东西的,比如“3原则”比如多用被动语
态,比如很多专业的词汇和短语。
Sampletwo:
HiSir,
Shouldyouhaveanyquestions,plsdonothesitatetocontactme.FREESAMPLESwillbesentforyourevaluation!
Tks&br,
Jack
Tel:
***
Fax:
***
Mail:
***
Website:
******(请记住,如果你非要在里面加上网页链接,请放在签名里,不要
放正文,让人感觉更像搞推销的,不太好。
)
Samplethree:
中国式的:
DearMr.MukundKamath,
Asyouareinthelineoficecream,andyouhavetheprocessesofhomogenizationandrefrigeration,sohomogenizersandicecreamfreezingmachinearenecessaryforyou.
Andcoincidently,wecanprovidevarioustypesofhomogenizersandicecreamfreezingmachineforyou.
Enclosedisthecatalog,pleasecheckit.Ifourproductsmeetyourneed,pleasetellmethetypethenIcangiveyoumoredetails,ifnot,pleasegivemesomesuggestionsaboutourmachines.Thankyouverymuch.
Bestregards,
DearMr.MukundKamath,(西方式)
GladtogetyourcontactinfofromIndiamart!
E-catalogwillbeprovidedifneed.
Emailmeorjustcallmedirectly.Thankyou!
Bestregards,
Mandy
Add:
***
Tel:
***
Fax:
***
Mail:
***
Web:
***
SampleFour
Hi,purchasingmanager.
Goodday!
WeareXXsupplier,andwehaveresearched&designedsomenewproduct.Ifyouareinterestedin,I'llsendyouourcatalogue.
Thanksforyourvaluabletime.
Regards.
Yours,
XXX(Ms)
Website:
ADD:
XXX
TEL:
+86XXX
FAX:
+86XXX
SampleFive:
Dearpurchasingmanager.
Sorrytobotheryouagain.
PlstakealookattheattachmentwhichisthecatalogueofourDVRcardsincludingpriceforyourreference.
Hopethiswillhelpyou.
Anyquestionwillbeappreciated.
Regards.
Yours,
XXX(Ms)
Website:
ADD:
XXX
TEL:
+86XXX
FAX:
+86XXX
SampleFive
Hisir,
Sorryforre-troubling!
Regardingourhot-sellingDVRcards,attachedtheE-cataloguewithofferforyourreview.
Anyquestions,thatwillbemuchappreciated!
Thanks.
Kindregards,
Samplesix:
DearMr.PurchaseManager
Thanksforyourtimetoreadmymessage,andwishyouverywell.
Ijustwanttoaskonequestion.
DidyoueverimportboxingproductsmadeinPUorPVCfromChina?
Lookingforwardtoyourearlyreply.
Bestregards
Sam
•-■
如何跟踪客户:
1)想出自己的优势:
第一,我能在第一时间回复客人;第二,我能一次性给全所有信息,包括产品信息和包装资料,价格,装箱量,起订量,装柜数,装运港,以及计算运费等等,只要客人一封询价email就能得到完整回复;第三,我能提供免费样品;第四,我能提供免费样本;还有第五第六第七第八,只要你用心去想,就一定能想出一些你的优势所在的
第二,样品的运费贵的时候,可以跟客人谈谈,他下一次什么时候有货要出,你把样品寄给他出货的供应商,放在柜子里一起出。
第三,客户不回复,起死回生并不是不可能,主要看具体情况,看客人是怎么“死”的,不同的“死”法自然有不同的应变方法呢。
2)假设客人你一直在联系的,某一天突然没消息了,那就可以打打电话看,找找具体原因在哪里。
可以先发邮件,再跟电话,了解真实的情况!
这点至关重要,不管能不能合作,不管有没有订单,一定要弄明白为什么没有拿下订单,为什么客人不选择和你合作,要把原因找出来,才能分析自己的弱点啊。
我认识的大部分sales都是喜欢报价,来来回回几次,客人没消息了,就不管了。
再给别的客人报价,再联系,几次以后没消息了,就又不管了。
一定要想尽一切办法撬开客人的嘴巴,让他亲口告诉你真正的原因!
!
!
你才能知道自己的问题在哪里!
!
!
I亠•••
比如春节时候客人不来,那你就要主动一点,可以问问客人,什么时候会来中国?
你希望和他见个面,希望他能抽一点点时间给你,不管他去中国的哪个城市,你都会飞去见他。
又或者,你们如果去科隆参展或者去欧洲其它国家,可以专门去拜访他。
或者参加广交会或其它展会,也要告诉他摊位号,希望和他见面。
总之要和客人保持互动,可以不合作,但要明白原因。
邮件追踪
Dear***,
Sorrytotroubleyouagain!
Pleasefindmymailbelow.Couldyoupleasekindlycheckbyreturntoday?
Because
we'llbeonholidayfromMay.1stto3rd.
Thankyouinadvance!
Bestregards,
Cindy
先写得委婉一点,把你上次写给他的邮件放在下面。
如果他还是没回复,那就再重新发一遍,上面加上大写的红色的或者粗体的“R-ESEND!
!
!
”如果还是没消息,就打电话吧~把之前的邮件粘贴在后面,所有的东西都需要文本的确认。
电话追踪:
你可以这样做,电话里说的东西,谈的东西你先记下来,等电话打完后,马上跟一封邮件过去:
Hi***,
Aswediscussedonthephone,thereweresomedetailsasbelow:
1)*****
2)*****
3)*****
Pleaseconfirmbyreturnasap.We'lldoeverythingaccordingtoyourrequest!
Thankyou!
Kindregards,
***
范文:
分析下原因,一般情况下我会再写封追踪信给他:
Hopeyouarefine,myfriend.
ItisregretthatIhaven'treceiveanyinformationfromyourside.MayIhaveyourideaaboutouroffer?
Wewilltrytosatisfyyouuponreceiptofyourreply.Aswedon'twanttolostagoodcustomerlikeyou!
Ifthereisanythingwecandoforyou,weshallbemorethanpleasedtodoso.Hopewecanbuildgoodcooperationwithyour.
如果客人还没有回信,一周后再问客人不回信的真实原因.(一般情况,70%的客人会告诉你他的原因)
Gladtocontactyouagain!
之后的日子里,可以尝试新产品的报价,刺激下客人的神经
我通常是这样写的:
goodday!
requirement,iwillre-offerasap.
iamofserviceatanytime!
但是,不同的客人,我会变换着写邮件,让客人知道我们公司,产品的存在.我不会把客人缠得太紧,约十来天给他一封邮件我通常这样回复的:
Dear***,
Wishyouhaveaniceday!
MayIaskwhetheryouhavereceivedmyquotation?
NowIamsendingitagain,ifyouhaveanyotherideas.Pleasefeelfreetocontactme.Wewilldomuchbetterifyoucangiveanyadvicestous.
IamwaitingforyourreplyASAP.
Bestregards
Wennie.但是,想成功可不是容易的事情.
dearsir
wehopethatwecanestablishagoodbusinessrelationshipwithyouinthenearestfuture.
yourpromptreplywillbeappreciate.
回复A:
回复B:
回复C:
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