OutLook Express 5使用技巧.docx
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OutLook Express 5使用技巧.docx
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OutLookExpress5使用技巧
OutLookExpress5使用技巧
OutLookExpress5不仅继承了前一版本的优点,还具有多用户等许多新特性。
本文介绍它的一些使用技巧:
一、任意选择发件地址
OutLookExpress5允许用户选择发件地址,其他E-mail软件还没有类似功能。
它在“新邮件”窗口的“发件人”栏内增加了一个下拉列表,列出了当前用户的所有E-mail地址,撰写邮件时打开它,即可从中选择你需要的一个作为发件地址。
二、自动添加地址
通讯簿可大大提高邮件地址输入速度和准确性,为此,OutLookExpress5可将地址加入通讯簿。
如果你要有选择地进行添加,可打开收到的邮件,用鼠标单击“工具”→“将发件人添加到通讯簿”。
如果你要对所有回复邮件地址进行添加,只需单击“工具”→“选项”命令,选中“发送”选项卡中的“自动将我的回复对象添加到通讯簿”,此后所有通讯簿中没有的E-mail地址均被加入通讯簿。
三、显示符合条件的邮件
如果你收到的邮件比较多,可能不容易搞清哪些邮件读过。
为此,你可以使用视图显示符合条件的邮件。
方法是:
选中需要显示邮件的文件夹,选中“查看”、“当前视图”选单下的:
“显示所有邮件”→“隐藏已读邮件”或“隐藏已读或被忽略的邮件”。
若这三个默认视图不能满足你的需要,可选中某个视图,再单击“自定义当前视图”命令,对它进行修改,增加邮件显示条件或值。
还可以使用“定义视图”命令,根据需要新建视图。
四、自动分检邮件
先使用“文件”→“新建”→“文件夹”命令,在本地文件夹下新建存放邮件所需的文件夹。
再单击“工具”→“邮件规则”子选单下的“邮件”命令,在“邮件规则”对话框中单击“新建”按钮,打开“新建邮件规则”对话框。
根据需要在“选择规则条件”下选择分检条件(可复选),如果你按信箱分检,可选“若邮件来自指定的账户”。
也可复选多个项目,建立比较复杂的分检条件。
然后在“选择规则操作”下选“移动到指定的文件夹”或“将它复制到指定的文件夹”。
并单击“规则说明”中带下划线的链接,选择或输入相关的说明。
操作结束后下载邮件,OutlookExpress5即可自动分检邮件。
五、“垃圾”邮件“黑名单”
一旦收到了垃圾邮件,只需将其选中,单击“邮件”选单中的“阻止发件人”命令。
随后弹出一个提示框,告诉你已将该地址列入阻止发件人列表,并将收件箱中的该邮件删除。
单击提示框中的“确定”完成操作。
管理“黑名单”的方法是:
单击“工具”→“邮件规则”→“阻止发件人名单”。
在“阻止发件人”选项卡中选中某个E-mail地址,再单击相应按钮,即可执行“删除”、“修改”、“添加”等操作。
六、选择接收邮件
如果你拥有多个E-mail信箱,但只想从其中的一两个接收邮件。
可以单击OutlookExpress5工具栏“发送/接收”按钮旁的下拉按钮,打开下拉选单,从中选择信箱账号单击。
若想继续接收另一信箱的邮件,只需再从下拉选单中找到其账号单击即可。
七、巧解乱码
如果你收到的邮件是一堆乱码,又不知道它使用的是何种文字或编码。
可利用OutlookExpress5支持多种编码,并能自由切换的优势尝试解决。
方法是:
先将乱码邮件选中,打开OutlookExpress5“查看”→“编码”子选单,逐个选中其中的编码。
必要时还可打开“其他”选单,从中进行选择。
由于OutlookExpress5支持网络上常见的几种编码,故绝大多数乱码在选择正确后均可正常显示。
八、快速浏览邮件
OutlookExpress5可用独立窗口查看邮件。
方法是:
选中待查看邮件所在的文件夹,在右窗格的邮件列表中双击某个邮件,将其打开在独立窗口中。
单击窗口工具栏中的“上一封”或“下一封”按钮,即可快速浏览文件夹中的所有邮件。
九、快速定制邮件列表框
用鼠标右键单击OutlookExpress5邮件列表框中的项目栏,在快捷选单中选“列”。
打开“列”对话框,选中的项目即可出现在项目栏视图。
十、邮件快速排序
用鼠标右键单击OutlookExpress5邮件列表框中的项目,则邮件以该项目为关键字排序。
若项目上显示一个正三角则为“升序”,反之为“降序”。
若想改变排序方式,只须再次单击改项目即可。
OutlookExpress中邮件及收件箱助理规则的备份
如果你在OUTLOOKEXPRESS中新建了许多自己的子目录,那么作一些备份很有必要。
一、邮件的备份
在硬盘搜索找到Folders.nch文件,把该文件所在子目录文件都作一个备份。
下次重装OUTLOOKEXPRESS后再把这些文件拷回覆盖原文件。
二、恢复收件箱助理规则
1.打开OUTLOOKEXPRESS增添收件箱助理的规则;
2.运行注册表编辑器,找到键名HKEY_USERS\.Default\Software\Microsoft\OutlookExpress\Mail\InboxRules;
3.导出注册表文件为InboxRules.REG作为备份文件;
4.一旦系统破坏或重新装入操作系统,运行注册表编辑器导入注册表文件InboxRules.REG便可恢复收件箱助理规则。
全面定制中文Windows98——配置OutlookExpress
OutlookExpress是Windows98中新增加的实用程序,它的主要作用就是用来进行信息处理:
发送和接收Internet电子邮件、参加新闻组、管理通讯簿以及执行其他的通信任务。
它采用新颖的三栏式窗口;左边的是文件夹列表窗口,用于显示邮件文件夹、新闻组服务器名字和新闻组;右侧有两个水平排列的窗口,上面的窗口用于显示电子邮件的主题和你预订的新闻组,下面的是预览窗口,用于查阅电子邮件或新闻组消息的主体。
下面,我们就来看看如何对OutlookExpress进行配置。
更改OutlookExpress的窗口布局
在OutlookExpress界面下单击“查看”菜单下的“布局”命令打开“窗口布局属性”对话框,可对OutlookExpress的窗口进行配置。
更改OutlookExpress的外观
如果你习惯于Outlook97在窗口最左边出现Outlook工具栏,选中“基本”窗口下的“Outlook栏”复选框即可,在此窗口下,你还可以通过清除或选中复选框来让OutlookExpress显示或隐藏文件夹栏、文件夹列表、每日提示。
自定义工具栏
在“工具栏”窗口中,你可以通过移动和自定义工具栏的位置,如靠左、靠下等,来定义你的工作区,如果你对“工具栏”上的按钮很熟悉的话,也可以清除“在工具栏按钮上显示文字”复选框来增大OutlookExpress窗口的可视面积。
单击“自定义工具栏”按钮可以打开“自定义工具栏”对话框,你可以方便地添加或删除按钮,并通过对话框右侧的“向上移”或“向下移”按钮来更改工具栏各个按钮的位置。
更改预览窗口显示设置
使用“预览窗格”使用户无须打开一个单独的窗口就可以快速查看消息,如果你想要在单独的窗口中查看消息主体,清除“使用预览窗格”前的复选框即可。
默认情况下预览窗口总是出现在邮件下方,如果你习惯于像在资源管理器中浏览树状结构的目录那样来查看电子邮件的主体,可以选择“在邮件旁边”。
定制OutlookExpress
单击“工具”菜单下的“选项”命令打开OutlookExpress的“选项”对话框,就可以对OutlookExpress进行全面定制。
下面我们就来看看此对话框下各个标签的主要设置。
“常规”标签。
此标签下包含了OutlookExpress大部分的常规设置,需要注意的设置有两个:
一是“将自动回复时的目标用户添加到通讯簿”,此功能可以帮助那些经常需要处理大量邮件,或是总是忘记手工加入电子邮件的用户;二是“自动显示含有未读邮件的文件夹”。
“发送”标签。
它用来对电子邮件和新闻组消息的发送进行控制。
选择邮件发送格式窗口下的“HTML”或“文本”后,再单击其右侧的“设置”按钮可对其格式进行设置。
一般来说,我们都保持其默认的选项,但如果你知道你发送邮件的对象不支持该格式,就必须对“设置”对话框中的“编码方式”进行重设。
“阅读”标签。
通过它你可以设置OutlookExpress显示已阅读和未阅读消息的方式、如何立即下载新闻组标题以及其他查看消息的选项。
你还可以单击“字体”按钮来对新闻组的显示字体及字符集进行设置。
如果你要追踪某一新闻事件的讨论,则不妨将“自动开展谈话线索”复选框选中,这样就可以很容易地跟踪这个线索的讨论。
“拼写检查”标签。
用于对OutlookExpress的拼写检查特性进行设置。
“安全”标签。
在“安全区域”窗口中你可以自定义脚本和活动内容是否可以在HTML邮件中运行。
选定“区域”后单击“设置”按钮打开“安全”对话框可对区域的安全等级进行设置。
你也可以选择“自定义”后再单击“设置”按钮打开“安全设置”对话框进行分类的详细设置。
“安全邮件”窗口则允许你对所发送的电子邮件进行加密,一般我们为其追加数字签名,这样在对方收到你的邮件后看到数字签名就知道邮件没有被改变。
有关“数字标识”的设定大家可以通过单击“数字标识”下的“其他信息”来打开相应的帮助主题。
“拨号”标签。
用于对OutlookExpress启动时的拨号方式等进行配置。
“高级”标签。
用于对OutlookExpress如何在硬盘上存储消息以及如何创建日志文件。
设置Internet账号
单击“工具”菜单下的“账号”命令可以打开“Internet账号”对话框。
该对话框包括“全部”、“新闻”、“邮件”、“目录服务”四个标签。
单击“添加”按钮,选择“新闻”或“邮件”,OutlookExpress会自动启动“Internet连接向导”来完成新的邮件和新闻组的各项配置。
单击“添加”按钮,选择“目录服务”,则“Internet连接向导”的“Internet目录服务器名称”对话框出现。
在此对话框中,选中任一邮件账号后,再单击窗口右侧的“属性”按钮,可打开“邮件账号属性”对话框。
“常规”标签下包含邮件账号及用户信息,“服务器”标签用于对邮件的POP3账号、SMTP账号、邮件接收服务器以及邮件发送服务器的身份验证等进行设置。
“高级”标签用于对服务端口号、服务超时等进行设置。
配置“收件箱助理”
“收件箱助理”主要用来对电子邮件进行管理。
单击“工具”菜单下的“收件箱助理”命令可打开“收件箱助理”对话框。
单击其下的“添加”按钮弹出“属性”对话框。
在此对话框中,你可以设定那些含有特定信息,如收件人、抄送地址、发件人、账号以及大于某一数值的邮件到来时,自动执行转移、复制、转发、回复等操作。
通过OutlookExpress收发安全电子邮件
____获取一个私人的数字标识
____在使用微软OutlookExpress进行收发安全的电子邮件之前,您必须先获取一个私人的数字标识。
这个数字标识您可以从发证机构获得。
然后您将自己的数字标识发送给需要给您发送加密邮件的用户或朋友,也可用相同的数字标识发送签名邮件。
____目前Internet上有较多的商业发证机构,这里以Verisign公司为例,介绍获得数字标识的步骤。
____1.访问站点,按提示填入您的个人信息及电子邮件地址,确认无误并提交后,过一会儿您就会收到一封Verisign公司发来的电子邮件,其中就包含您的数字标识PIN;
____2.根据您刚才接收到的电子邮件中的提示,访问
____这里要注意的是,Verisign公司提供给您的数字标识的免费使用时间只有60天,您若想要长期使用,则必须付费。
____以下是其他一些提供类似服务的商业发证机构。
____·BankGateCA,
____
____·BelSignNV-SA,____http:
//www.belsign.be/;
____·CertiSignCertificadoraDigitalLtda.(西班牙文),
___.br/;
____·GTECyberTrustSolutions,Incorporated,
___
____·KeyWitnessCanada.(有英语或法语版本),____http:
//www.keywitness.ca/;
____·ThawteConsulting,
____
____对电子邮件进行数字签名
____您获得数字标识以后,就可以通过OutlookExpress容易地对您所发送的电子邮件进行数字签名。
您的数字签名可以使别人确认这些邮件确实是从您这儿发出去的,并且可以保证邮件在传送过程中不会被改变。
假如预定的接收者的电子邮件收发软件不支持S/MIME协议,他仍然可以阅读数字签名的邮件,这时您的数字签名只是简单地作为一个附件附在邮件的后面。
____这个签名图标表明一个邮件已经被数字签名了。
____当您对一个邮件进行数字签名时,这个图标显示在主题一栏的右下角。
当您收到一个进行了数字签名的邮件,用OutlookExpress阅读这个邮件时,这个图标也会显示出来。
___您可以对单个邮件进行数字签名,也可以通过设置OutlookExpress中的安全选项来对所有发送的邮件自动进行数字签名。
____1.对单个邮件进行数字签名。
____
(1)单击信息窗口中的签名按钮;
____
(2)签名图标显示在地址栏的右下角,这时表明该邮件已经被签名了。
请注意,再次单击签名按钮将移去该邮件的数字签名。
____2.对所有发送的邮件自动进行数字签名。
____
(1)在OutlookExpress中,选择"工具"菜单的"选项"一项;
____
(2)单击"安全"一栏;
___(3)设置"在所有待发邮件中添加数字签名"一栏为有效状态。
____对电子邮件加密
____电子邮件很容易在传递途中被别人截取并阅读,传递安全邮件的唯一方法就是对邮件进行加密,使得只有预定的接收者才能接收并阅读它们。
在OutlookExpress中对邮件进行加密与数字签名是一样容易的。
____要对一个邮件进行加密,您必须拥有预定邮件接收者的数字标识。
当您收到一封签了名的电子邮件时,您可以将该邮件发送者的数字标识保存在您的地址簿中。
您还可以从联机目录服务中取回别人的数字标识。
____这个加密图标表明邮件已经被加密。
当您加密
____一个邮件时,这个图标显示在主题栏的右下角。
当您收到一封被加密了的邮件,OutlookExpress自动地对邮件进行解密并且在阅读该邮件时将加密图标显示出来。
____您可以对单个邮件进行加密,也可以通过设置使系统对所有邮件进行加密。
但要注意,若在您的地址簿中没有邮件接收者的数字标识,则您不能对该邮件进行加密。
____1.对单个邮件进行加密。
____
(1)单击信息窗口的"加密"按钮;
____
(2)加密图标显示在主题栏的右下角,这表明该邮件已被加密。
____注意:
再次单击"加密"按钮将切换到"加密"状态。
____2.对所有邮件自动进行加密。
____
(1)从"工具"菜单中选择"选项";
____
(2)单击"安全"栏;
____(3)将"对所有待发邮件的内容和附件进行加密"一栏设置成有效状态。
____管理他人的数字标识
____您要发送加密的邮件就必须将邮件接收者的数字标识存在您的地址簿中。
OutlookExpress允许您查看地址簿中他人的数字标识,并且可以很容易地增加和删除他人的数字标识。
____1.从他人的签名邮件中取出数字标识并保存。
____
(1)打开签名邮件;
____
(2)从"文件"菜单中选择"属性";
____(3)单击"安全"一栏;
____(4)单击"加入地址簿"按钮。
____2.将一个下载的数字标识导入地址簿。
____您可以从一个联机目录服务中查找某人的数字标识并下载,然后将其加入您的地址簿中,这样便于您下次可以给这人发送加密的邮件。
将一个下载的数字标识转存入地址簿中的步骤如下。
____
(1)在OutlookExpress中建立一个新的地址信息项或打开一个已存在的地址项;
____
(2)单击属性对话框中的数字标识一栏;
____(3)单击"导入"按钮;
____(4)选择下载的数字标识文件然后单击打开按钮。
____3.删除地址簿中他人的数字标识。
____
(1)打开地址簿,选中您想要删除的用户;
____
(2)在"属性"对话框中单击"数字标识"一栏;
____(3)选择您想要删除的数字标识;
____(4)单击"删除"按钮。
使用OutlookExpress5管理Hotmail邮箱
OutlookExpress5是InternetExplorer5中所带的电子邮件程序,它有一个新功能非常引人注意,就是对Hotmail账号的支持,即能够用来读取Hotmail邮件并对Hotmail收件箱和文件夹进行管理,大家都知道,Hotmail不支持POP3和STMP,除非交纳一定的费用,以前接收和发送Hotmail信件必须登录到其Web页面或是利用其他软件,操作起来不方便,OutlookExpress5增加的此项功能大大方便了拥有Hotmail账号的用户。
1.申请新的Hotmail账号的两种方法
如果没有申请Hotmail账号,必须申请一个,如果已经成功申请了Hotmail账号,可以转到下一步。
(1)启动OutlookExpress5,单击“工具”选单,选择“申请新账号”,选择“Hotmail”,系统会显示拨号连接(如何设置拨号连接在此不再阐述,请在“工具”选单进入“选项”中的“连接”内进行设置。
),输入口令后连接上Internet,在“设置Hotmail账号”窗口中单击“下一步”按钮,接下来,提示一些注意事项,单击“IAccept”按钮,输入注册名及口令,单击“Next”按钮,在下拉列表中选择国籍、职业、性别,输入出生年份,单击“Next”按钮,选择省份和时区,单击“Next”按钮,选择缺省内容,单击“Next”按钮,再一次输入用户名和口令加以确认,输入用来提示口令的问题及答案。
单击“Next”按钮,系统显示已经完成,单击“Finish”按钮。
(2)申请Hotmail账号可以直接使用浏览器打开网页,然后根据提示进行操作。
2.设置邮箱
通过OutlookExpress5正确申请Hotmail账号后,会增加一个新的Hotmail账号,如果通过使用浏览器打开网页申请的Hotmail账号,可以按下面的操作快速添加。
假设已成功申请了Hotmail账号为lzfjw,电子邮箱为lzfjw@hotmail.com,单击“工具”选单,选择“账号”,单击“添加”按钮,选择“邮件”,在“显示姓名”输入框输入想要显示的名称,单击“下一步”按钮,选定“我想使用一个已有的电子邮件地址”,在“电子邮件地址"中输入Hotmail的电子邮件地址,例如lzfjw@hotmail.com,单击“下一步”按钮,再单击“下一步”钮,输入账号名和密码,单击“下一步”按钮,单击“完成”按钮返回即可。
在文件夹框内首次单击此账号,会从服务器上下载文件夹内容,下载完成后,在右框内又会显示四个文件夹,收件箱、已发送邮件、已删除邮件、MSN声明,同时显示每个文件夹内的邮件数总数、未读数及同步设置情况。
选定一个或多个文件夹单击“设置"按钮,然后将设置更改为以下的任何一种:
所有邮件、新邮件、邮件标题,单击“同步”按钮可以下载邮件,如果不希望下载某个特定的文件夹的内容可选择“不同步”。
3.接收、发送Hotmail信箱中的邮件
单击“工具”选单,选择“发送和接收",选择“Hotmail”账号,系统下载邮箱中的新邮件、已接收的所有邮件、已删除的邮件、已发送邮件、“MSN”声明中的新标题等。
另外还可以单击“工具”选单,选择“同步”来接收、发送邮件。
让Netscape与Outlook共享数据
许多人喜欢使用Netscape,也有许多人青睐IE,就这二者本身来说可谓各有所长。
但IE由于有Outlook助阵,在电子邮件管理方面略胜Netscape一筹。
不过,好用的Outlook毕竟是微软的“嫡系”,它虽然也能导出文本形式的数据,但Netscape却识别不了。
这让既舍不下Netscape,又想念Outlook的用户很是犹豫。
其实,我们完全可以让Outlook导出的数据被Netscape接纳。
下面我们就以导出电子邮件数据为例,来让Netscape接收Outlook的数据。
1、确认Netscape通讯簿的数据格式
要让从Outlook通讯簿导出的数据格式能被Netscape“认识”,只能将从Outlook中导出的数据按Netscape的要求进行组织。
那么,Netscape对导入的文本数据有什么要求呢?
我们可以从Netscape的Bookmark中找到答案。
启动Netscape,从主界面上单击“Bookmarks”按钮,选择“EditBookmarks”,打开Bookmark编辑器;单击“File”菜单下的“Saveas”命令,在弹出的对话框中为文件命名,并选择保存的文件格式为“plaintxt”,这样我们就得到了一个保存有当前书签中所有内容的数据文本。
打开这个文本文件,我们就可以看见其中的数据格式。
2、将Outlook的通讯簿数据导出
现在,我们要从Outlook中导出相关数据。
打开Outlook,单击“文件”菜单下的“引入和导出”命令启动“引入和导出向导”。
然后依次选择“导出至文件”、“联系人”、“DOS文本文件(以Tab分隔)”,在“将导出文件另存为”中可为文件设定保存的位置及文件名,本例中将其命名为“Mail.txt”。
在随后出现的“导出文件”对话框中,单击“映射自定义字段”按钮打开“映射自定义字段”对话框。
先单击右侧的“清除映射”按钮,然后从左侧的列表中将“姓名”拖至右侧栏中,再单击左侧栏中的“电子邮件”旁的“+”号展开其下内容,拖动其中一个电子邮件地址至右侧栏中。
按“确定”退出,再按“完成”,就得到了包含姓名与电子邮件列表的数据文本。
3、用Excel和Word对数据文本进行处理
接下来我们先用Excel将导出的Outlook数据文本文件转换成Netscape通讯簿数据文本格式。
打开Excel,单击“文件”菜单下的“打开”命令,选择“Mail.txt”,在随后打开的“文本导入向导”的步骤一中,选择“分隔
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