Excel 速成教程.docx

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Excel速成教程

Excel2000速成教程

第一部分建立与使用电子报表

　　中文Office2000软件包中提供了一个名为中文Excel2000软件，这是一个用于建立与使用电子报表的实用程序，也是一种数据库软件，用于按表格的形式来应用数据记录。

专业数据库管理系统软件VisualFoxPro也能建立电子报表，但中文Excel2000却是一个电子报表的专业软件，也常用于处理大量的数据信息，特别适用于数字统计，而且能快速制定好表格。

　　开始语：

中文Excel2000是MicrosoftOffice2000软件包中文版的组成部分。

按启动Windows应用的方法运行它后，屏幕上就会显示其操作窗口，并且打开一张名为Book1（工作薄1）的电子报表，但没有任何内容，而是等待着您来建立它，本教程将从此开始讲述。

图1　　进入中文Excel2000的操作窗口

　　注：

“工作簿”在MicrosoftExcel中是处理和存储数据的文件，每一个工作簿都可以包含多张工作表，因此可在一份文件中管理多种类型的相关信息；“工作表”就是显示在屏幕上的，由表格组成的一个区域，参见图1。

此区域称为“工作表区”各种数据将通过它来输入显示。

　　中文Excel2000也使用“字段”、“记录”等VisualFoxPro中的对象，但应用方法却大不一样，下面将以建立一张员工工资表的操作来说明这一点。

　　步骤一、参见图2，单击A1单元格。

　　中文Excel2000操作窗口仍然由标题栏、下拉菜单、工具栏、状态栏等组成。

位于工具栏下方的就是建立电子表格的“工作表区”，它提供了一系列的单元格，各单元格也各有一个名称，将光标移至单元格内后，其状态将变成一个十字形，参见图2。

工具栏下方标记的A、B、C、D...分别用于标明表格中的各列，表格左边缘的数字则标明各行，“列标”与“行号”用于确定一个单元格的位置，如A1表示A列中的第一行单元格，C3，就表示C列中的第三行单元格。

在中文Excel2000操作窗口中，所提供的单元格数目非常大，但全部被应用的情况将是罕见的，通常只用到其中的一部分，甚至只是一小部分。

图2　单击A1单元格

　　注意：

“工作表区”由工作表，及其单元格、网格线、行号列标、滚动条和工作表标签构成。

“列标”就是各列上方的灰色字母，“行号”就是位于各行左侧的灰色编号区。

图3

　　在这里输入“姓名”步骤二、输入“姓名”，参见图3。

在电子表格中，“列”与数据库中的“字段”相当，“行”与“记录”相当，这里输入的“姓名”就将成为一个新的字段。

图4

　　第一行各列中的内容步骤三、按一下键盘上的右方向键，然后输入“年龄”，接着在位于右旁的两列中分别输入“职务”、“工资额”，参阅图4。

　　使用键盘上的左、右、上、下方向键可以将光标移至各单元格上，这就选定了当前单元格，从而让您在各单元格中输入文字信息。

　　步骤四、参见图5，移动鼠标单击A2单元格，然后参照上面的内容，输入其它单元格中的内容，结果参见图6。

图5单击A2单元格

图6　编制也这份“员工工资表”

　　完成上述操作后，“员工工资表”就编制好了，如图6所示。

在这一份电子表格中，所包含的员工数目有限，但说明了基本的操作方法。

如果您是一位公司老板，现在就能这样制定好“员工工资表”，但这还不够，您也能得到更多，如统计货物出入量、库存量、每日收益，等等。

顺便说一句，若要将此软件用于财务工作，也不会有任何问题。

　　注意：

中文Excel2000与中文VisualFoxPro6不同，关闭当前操作窗口时不会自动保存操作结果，因此必须先执行“文件”下拉菜单中的“保存”命令后，才可以关闭。

中文Excel2000速成教程——建立与使用电子报表

第二讲建立第二张工作表

在同一本中文Excel2000工作薄中，可以同时建立三份工作表，而且这些表中的内容与结构还可以完全不同，甚至还能使用复制的方法引用数据，下列操作就将说明这个问题：

　　注意：

中文Excel2000的其它工作，如打印、建立图表等，都将基于“工作表”来开展。

　　步骤一、使用拖动的方法，选定第一行中的所有内容，参见图7。

　　这一步操作与在MicrosoftWord中选定文字的操作相类似，选定的结果也将突出显示在屏幕上，参见图7。

顺便说一句，操作时若单击某一个列标可选定整列单元格，单击某一个行号可选定整行单元格，但只有这里的拖动操作才可以选定指定部分的单元格。

图7选定第一行中的所有内容

　　步骤二、按下键盘上的CtrlC组合键。

　　这是您已经熟悉的了操作，用于将选定的内容复制在Windows剪切板中。

与之相应的CtrlX（剪切）、CtrlV（粘贴）组合键也可以在中文Excel2000工作表中应用。

注：

若用鼠标右击选定的内容，屏幕上将显示相应的快捷菜单，从中可以选择到复制、剪切、粘贴等命令。

图8单击Sheet2标签

　　步骤三、单击左下方的Sheet2标签，参见图8所示。

　　Sheet2是另一张工作表（WorkSheet）的标签，也是位于工作簿窗口底端的三张标签之一。

“工作表标签”用于显示工作表的名称。

单击某一张工作表的标签将激活相应的工作表,当前处于活动状态的工作表将接受当前操作。

　　注：

位于工作表标签下方的区域称为“状态栏”，它能提供有关选定命令或操作进程的信息，您可据此了解当前可做的操作。

在此信息的右侧将显示CapsLock、ScrollLock、NumLock等键盘按键的当前状态。

若这些键处于打开状态，那么它们的名称就会在此显示出来。

　　步骤四、进入表格2后按下键盘上CtrlV组合键，结果参见图9。

图9　在第二张表中粘贴内容

　　完成上述操作后，刚才复制的内容就将粘贴在第二份工作表中，如图9所示。

　　此后，您可以参照前面的内容制定该表中的内容。

　　步骤五、参照前面的操作，输入第二张表中的内容，结果参见图10。

　　上述通过复制、粘贴的方法来制定第二张电子报表中第一行的内容，是一种常用操作技巧，能快速建立那行栏目类似而数据不同新报表。

若第二张表中的栏目，即首行中的内容与第一张表中的栏目有区别，粘贴后可以进行修改，其操作方法与MicrosoftWord中的编辑操作相同，也可使用拖动的方法移动内容。

图10　输入第二张表中的内容

第三讲设置单元格的格式

　　与MicrosoftWord一样，在中文Excel2000中也能设置文字的格式，而且此格式将表现在最终的电子表格中。

此外，还可以设置其它与数据信息相关的属性，下面的操作将结合“员工工资表”的特点来进行说明，请先单击左下方的Sheet1标签，返回“员工工资表”。

图11单击行号1

　　注：

在初始状态下，中文Excel2000操作窗口中只有三张标签，除了可以使用这种方法选择激活一张标签外，还可以通过位于标签左旁的“标签滚动按钮”进行操作。

这些按钮的外观是就是滚动箭头，从外型上即可了解到各自的作用。

如果要滚动显示其他工作表标签，请在所需方向上单击滚动箭头；如果要选定某个工作表，请单击其标签；如果要一次滚动多张工作表，请按住键盘上的Shift键，然后再单击中间的标签滚动箭头；如果要显示当前工作簿中所有工作表列表，请右击标签滚动箭头。

　　步骤一、参见图11，单击行号1，选定此行中的文字内容。

然后右击鼠标器，进入图12所示的快捷菜单，并从中选择“设置单元格格式”命令。

图12选择“单元格快捷菜单”

图13单击“字体”选项卡

　　步骤二、进入图13所示的“单元格格式”对话框后，单击“字体”选项卡。

图14从“字体”窗口中选择一种新的字体

　　步骤三、参见图14从“字体”窗口中选择一种新的字体后，参见图15，从“字形”窗口中选择一种字形，接着可在“字号”窗口中设置文字的大小尺寸。

图15选择一种字形

图16上述操作的结果

　　此后，您还可以在“字体”选项卡中设置文字的颜色，以及下划线、删除线等属性,还能预览设置结果。

单击“确定”按钮后，选定文字就将按新设置的字体格式显示在电子报表中，参见图16。

图17选定此列中的所有内容　

图18选择“数字”选项卡

第四讲设置货币符号

　　述操作可用于设置了电子报表中各列标题文字属性，下面的操作将设置货币符号：

　　步骤一、单击D列号，选定此列中的所有内容，参见图17，接着右击鼠标右键，然后从快捷菜单中选择“设置单元格格式”命令。

进入“单元格格式”对话框后选择“数字”选项卡，参见图6－18。

图19在“分类”列表窗中选择“货币”项　

　　步骤二、在“分类”列表窗中选择“货币”项，参见图19。

图20设置好“小数位数”与“人民币符号”

　　步骤三、参见图20，设置好“小数位数”与“货币符号”，然后单击“确定”按钮。

图21在工资数额前加上一个人民币符号

　　上述操作选择的是一个人民币符号，此后工作表中的“工资额”数据前就会加上这个符号，如

图21所示。

　　这几步操作说明了选定某一行，或者某一列来设置格式的方法。

如果需要，还可以选择几行或者几列，甚至于选定工作表中的一部份，或者全部行与列来进行设置。

选定部分或者全部行与列，都可以使用拖动的方法进行操作；若要选定排列不连续多行，或者多列，可参照下面建立图表的方法进行操作。

图22选择“打印预览”

第五讲预览和调整报表外观

　　一份电子报表建立好后，就可以将它打印在报表纸上，或者通过网络传给部门主管或者下属。

在此之前，为了了解报表内容与格式是否正确，有必要预览报表外观，并且根据预览的结果作些调整。

下列操作将说明这一点：

　　步骤一、从“文件”下拉菜单中选择“打印预览”命令，参见图22。

　　此命令可将打印的结果显示在屏幕上，结果如同使用打印机在报表纸上打印的电子报表，从而让您以真实的面貌工区观察它的外观，为修改提供依据。

选择此命令后，预览的结果将如图23所示。

　　步骤二、参见图24，使用“缩放”工具单击预览窗口，结果如图25所示。

　　“缩放”工具按钮在工具栏中很容易看到。

当预览窗口打开后，它就处于选定状态，而且光标形状也如同一只放大镜，使用它单击预览窗口后，文字就能放大至建立电子报表时所设置的尺寸，如图26所示，再次单击又会还原。

图23预览电子报表

图24使用“缩放”工具单击预览窗口

图25放大显示文字

　　此时，您就可以仔细看一下该电子报表的版式设计情况，并且很容易的找到需要修改的地方。

就本例而言，显然需要修改下列三点：

　　1.应加上表格标题。

　　2.“年龄”字段中的记录值应当居中。

　　3.“工资额”字段未应加入“总计”值。

　　下面的操作就将完善这些内容。

图26选择“行”命令

第六讲加入标题

　　为了加入标题，首先需要在报表将插入一行，以便于书写它，其次还要合并此行中的各列，否则标题就不能存在。

完成下列操作后，您就会理解这句话的意义了。

图27插入新行　

　　步骤一、单击“关闭”按钮，结束“预览”，返回中文Excel2000的操作窗口。

然后单击行号1，然后从“插入”下拉菜单中选择“行”命令,参见图26。

图28打开“合并单元格”检测框　　

　　此后，在原“行1”前将插入新的行，而原来的“行1”将变成“行2”,如图27所示。

新行将使用已经存在列定义，您可以为每一个单元格填入内容，但由于它将用于书写工资表的标题，所以应当合并各列，使它们不在存在，而由一个单列取而代之，从而让标题可以正常出现在电子报表的开头处。

　　步骤二、单击行号1，确保选定新行，然后右击鼠标进入快捷菜单，接着从中选择“设置单元格格式”命令,然后在“单元格格式”对话框中选择“对齐”选项卡,并参见图28，打开“合并单元格”检测框,最后单击“确定”按钮。

　　完成这一步操作后，“行1”中就只有一个单元格了，这是中文Excel2000中的常用操作,初学者应当注意了。

　　步骤三、在“行1”书写好标题“员工工资表”,并参照前面的内容，设置好标题的文字字体与大小尺寸,结果应如图29所示。

　　由图29可见,标题文字与“年龄”列中的数字一样，位置都需要调整，下面的操作就将解决此问题。

图29在“行1”中书写好标题“员工工资表”

　　注意：

调整电子表格某些单元格中的数字或者文字的位置是一种重要的操作，因这可以使得阅读更容易，减少出错率。

第七讲调整列中的文字位置

　　由图29可见,在这一份“员工工资表”中，仅使用了当前工作表中的部分列，在调整标题文字的位置之前，有必要清除那些并没有使用的列，以便于将标题放置在报表的中央，请按下列步骤进行操作：

　　步骤一、使用拖动的方法选定那些没有使用的列，结果如图30所示。

　　在中文Excel2000中,通常是从A1开始使用各单元格的，这样那些没有使用的列就会是靠后面的列了。

在本例中操作时，应当单击列标E后进行拖动，否则就不能选择这些列中所有单元格。

也只有这样，标题行中没有使用的那些列也才会被选定。

也是说，选定的结果才会如图30所示。

　　步骤二、右击鼠标，然后从快捷菜单中选择“隐藏”命令。

这样，报表中就会隐藏（不同删除）没有使用的列，只显示那些已经使用了的列，如图31所示。

　　注：

若从快捷菜单中选择“删除”命令，删除的将是单元格中的内容，而不是单元格本身。

这与上述“隐藏”是不一样的。

删除后单元格仍然存在，或者填入新的内容，隐藏后则不会出现在屏幕上。

图30选定那些没有使用的列

图31隐藏没有使用的列　

　　步骤三、选定所有行与列右击鼠标进入快捷菜单后，选择“设置单元格格式”命令。

接着选择“对齐”选项卡，并单击“水平对齐”下拉按钮和从下拉列表中选择“居中”项，参见图32。

图32选择“居中”项

　　这一个选项的功能是迫使文字在单元格中居中，而不管它的长度是否与单元的显示长度相同。

　　步骤四、检查“合并单元格”检测框是否处于关闭状态。

若处于打开状态，就关闭它，然后单击“确定”按钮。

　　注意：

由于前面的操作曾经打开过此检测框，而这里的操作又选定了所有填充了内容的单元格，所以这里务必检查一下，看看是否处于关闭状态，这是一个很关键的问题！

否则表格中的各单元格将合并一个单元格，表格也就不存在了。

图33让各单元格中的文字居中

　　此后，各单元格中的文字就会居中，如图33所示。

这种居中的作用很显然，目的就是要让各列的栏目名与内容对齐，阅读时不容易出错。

顺便说一句，拖动列标间的分隔线，可以调整各列的显示宽度，并带动单元格中的内容移动显示位置，但不能将此位置固定在单元格中的某一处。

图34选择“函数”命令

　　注意：

调整电子表格中某些单元格的数字或者文字的位置也是一种重要的操作，因为这可以使得阅读更容易，减少出错率。

图35选定SUM函数

第八讲添加“总计”单元格

　　中文Excel2000提供有各种用于计算的函数，其中SUM将用于“总计”，计算指定列中所有数值的和。

“函数”是这个软件的开发者预先制定的一些特殊功能，可以直接拿来使用。

请按下列步骤进行操作：

　　步骤一、单击在“工资”列最后的第一个空白单元格，接着从“插入”下拉菜单中选择“函数”命令，参见图34。

图36SUM函数计算的结果信息

　　步骤三、在“粘贴函数”对话框的“函数名”列表窗中选定SUM函数，然后单击“确定”按钮，参见图35。

　　在“函数名”列表窗中选定某个函数后，它的功能描述字将显示在“函数分类”列表窗的下方，您可以据此了解到这个所提供的各函数功能。

操作时，可先从“函数分类”列表窗中选定某类函数，然后从“函数名”列表窗中选择此类函数的某一个。

　　步骤四、单击SUM函数计算的结果信息框中的“确定”按钮，参见图36。

此后，就能在工作表中看到工资的总计值了。

　　当然了，还需要加入“总计：

”标题，这样才能打印出员工工资表。

此后您可以选择“文件”下拉菜单中的“打印预览”命令，看一看您所设计的工资报表是什么样子的。

第九讲制作员工工资图表

　　利用中文Excel2000提供的图表功能，可以基于工作表中的数据建立图形表格，这是一种使用图形来描述数据的方法，用于直观地表达各统计值大小差异。

为了制作员工工资图表。

请按下列步骤进行操作：

　　步骤一、将光标移至A3单元格上。

然后单击它并向下拖动，选定各员工的姓名，并按住键盘上的Ctrl键，将光标移至D3单元格上，向下拖动，选定各员工的工资额后，结束拖动并释放Ctrl键，结果应如图38所示。

图38选定员工的姓名与工资额

　　这一步先是选定了各员工的姓名，然后选定他们的工资额，如果事先没按住键盘上的Ctrl键，将不能选定这两部分对象。

这种操作方法与在Windows的“资源管理器”中选定不相邻的多份文件方法相同。

　　步骤二、参见图39，单击工具箱中的“图表向导”按钮，进入“图表向导”的第一步操作对话框。

图39单击“图表向导”按钮

　　步骤三、参见图40，在“图表类型”列表中选定一种类型后，从“子图形类型”指定图形的形式，接着单击“下一步”按钮。

进入图表向导后，通过这一步可以选择的类型很多，各类型的图形特点如“子图形类型”窗口中所列，而且通过位于此窗口下方的文字可以了解到各自的用途，本书不必多说了，您可以参照本书的操作步骤，试用一下别的类型。

　　注：

若按住“按下不放可查看示例”按钮，“子图形类型”将变成预览窗口，并且显示您所选定的图表类型与电子报表中数据的图表外观。

此外观若不是您想要的类型，可以重新选定类型。

图40选择一种图表类型

图41“行”单选按钮的位置

　　步骤四、在“图表向导”的第二步操作对话框中，打开“行”单选按钮，参见图41。

图42按“行”的方式来产生“系列”　

　　进入“图表向导”的第二步操作对话框后，将会看到中文Excel2000默认设置的“系列”产生方式。

“系列”就是图表中横坐标的标记方式，在这里就是将员工的姓名放置在横坐标下方，即按“列”的方式来产生“系列”。

完成这一步操作后，中文Excel2000将按“行”的方式来产生，并且立即在此对话框的预览窗中表现出来，如图42所示。

　　步骤五　单击“下一步”按钮后，在“图表选项”对话框的“图表标题”栏中输入“员工工资图表”，参见图43。

图43输入“员工工资图表”

　　步骤六、单击“下一步”按钮后，在“图表位置”对话框中打开“作为新工作表插入”单选按钮，参见图44。

图44打开这个单选按钮　

　　这一步操作将建立一张新的工作表，而且是与前面的工作表分离的图表。

若打开“作为其中的对象插入”单选按钮，则将把新工作表（图表）插入在当前工作表中。

　　最后，单击“完成”按钮，一张工作图表就产生了，它将作为当前工作薄中的一张的图表出现在屏幕上，参见图45。

与作为对象插入在当前报表中不同的是，该图表是独立存在于当前工作薄中的，不配属于报表，这一点可以通过单击屏幕左下角处的Sheet1标签来证实。

此时，位于该标签的左旁将是图表的标签，您可以试一试作为对象来插入图表，并看一看此处的标签排列情况。

图45建立一张“员工资图表”

　　总结：

中文Excel2000是一种常用的办公软件,而且可以与MicrosoftOffice2000中的其它软件一起应用，如可以在Word2000中插入中文Excel2000的报表，本部分讲述了中文Excel2000的一般用法。

“新建”对话框中提供有一些预定的模板，基于它们可以快速建立一些企业常用电子表格。

通过各模板，您还可以进一步了解这个软件的功能与所能建立的各种报表。

为了使用这些模板，可从“文件”下拉菜单中选择“新建”命令，然后在“新建”对话框中选择“电子表格模板”选项卡，接着从列表中选择要想要模板即可。