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大话ERP全集

大话ERP

第一篇、大话ERP之ERP物料编码的十大经验之谈

众所周知，物料编码是ERP系统最基础的内容，其编制是否合理，直接关系到ERP项目能否成功。

　　现在对于物料编码的资料也比较多，对于原则性的问题，如一物一码等原则笔者在这里就不再阐述，笔者这里着重根据自己的工作经理，谈谈物料编码的十条经验，希望能够给大家有所帮助。

　　一、物料编码应反应分类。

　　编码的主要用途是帮助用户进行检索，如何才能在最短时间内，准确的找到自己所需要的内容呢?

读书管读书的检索方法给了我们启示。

他们检索时，都是按大类、中类、小类检索的。

如要查询一本历史小说《康熙大帝》，可以通过文学（大类）、小说（中类）、古代（小类）找到对应的书架，然后在去找相应的读书，这大大的减少了我们检索的范围，提高检索的效率。

　　在ERP系统的物料编码中，我们可以成功的借鉴这种做法，把物料的分类信息加入到物料编码中。

　　根据企业的实际情况，可以只把物料的大类信息放入到编码中，如有的企业，因为物料比较少，只把物料分为包装材料、零件、成品三大类，则可以分别用B、L、P三个英文字符作为编码的第一位，用来区分物料编码的种类;而有的企业，因为原材料比较多，在管理中，分为了大中小类，如在零件这个大类下，又区分为木材制品、钢材制品，而在钢材制品下，又区分为螺丝套件、剪刀等小类，如何，就可以把大中小类的物料编码都放入到物料编码中去。

　　如此编码，当我们要知道所有的包装材料信息时，只要输入包装材料的分类码，如B，再加上一个通配符（有些ERP系统查询时，自动支持模糊查询，不需用户输入通配符），则就可以找到所有的包装材料信息。

编码原则如此设计，可以最大限度的满足用户查询的需要。

　　　二、编码应考虑扩展性的需要。

　　企业不断的在发展，随着规模的扩大，产品的增加，其物料也会随之迅猛的增加。

所以，杂设计物料编码时，也要考虑的未来的扩展性问题。

　　一般，最常见的手段，是通过利用流水码来解决扩展性的问题。

如我们把产品分为大中小三类后，并通过两位流水码来表示具体的物料，如LGJ01表示某种款式的剪刀，但是，若现在企业中，剪刀已经有了90款，而未来预计还可能有20款剪刀，怎么办?

若把最后的流水码设置成为2码的话，最多只能表示99种款式的剪刀（不考虑流水码00），而实际有11种。

遇到这种情况，我们就要把流水码的长度增加，增加到3位，这就可以表示999款剪刀。

　　同时，大中小类的类别也会遇到这种情况。

如企业小类分的细的话，可能26个英文字符还用不够，怎么办呢?

也通过流水号来实现，如可以用两位来表示小类，其中，第二位表示小类，如，LGJ1-001，第一位表示大类零件，第二类表示中类零件，第三类表示小类零件，如此，就能满足企业的需求。

　　三、多少有别，巧用“其他”分类。

　　在考虑到物料的分类过程中，有时候一个小类只有一个物料，甚至一个大类都只有一个物料，针对这种情况，若给其一个大类或小类编码的话，给人一种占着茅坑不拉屎的感觉。

我们在编码时，没有必要为这种罕见的物料进行专门的编码。

完全可以把这些罕见、少用的材料合并在一起，用其他类来表示。

　　一方面，可以减轻用户记忆的压力，毕竟要记住这些意义不大的字符，有点困难;另一方面，由于其物料比较少，而且不经常用，把他们归为一类，不会影响用户的查询效果。

　　利用其他分类，就给人一种“化腐朽为神奇”的感觉。

企业若在物料编码时，给每个种类的物料都编一个其他的分类，则，把一些常用的零件按其正常情况分类，把罕见的材料、不经常用到的材料和很难分类的材料，都合并到其他类中，可以减少用户很多的工作量，并且使用效果不会受到影响，事半功倍，何乐而不为呢?

　　　四、编码信息不能够反映材料的具体信息。

　　我们说的物料基本信息，一般包括两部分内容，一是物料的种类信息，如包装材料还是零件;另外一种是物料的具体信息，如其规格、尺寸、颜色、供应商等等。

我们在物料编码中，要把种类信息纳入其中，而对于物料的具体信息不应该纳入其中。

　　有些用户，喜欢把物料的供应商放入到编码信息中去，如此的话，看到编码就知道该下个哪个供应商。

这看起来是蛮方便的，但是，实际上，会产生其他很多的错误。

　　如当该零件有多个供应商时，则会需要编写多个编码，供应商越多，编码越多;其次，当该零件多个供应商没有区别，每个客户都可以使用时，则编写BOM会遇到麻烦，不知道用哪种零件为好，虽然，可以指定一个供应商为默认的供应商，其他的作为替代件来解决，但是，这也与企业实际管理有点差异，替代件的话，永远会只在被替代件无法满足需求的情况下，才会考虑。

而有是企业需要进行供应商之间的平衡，若如此编码，ERP系统就无法满足企业的需要。

　　可见，若把物料的具体信息放入到物料编码信息中去，企业很可能会搬起石头，砸自己的脚。

一般情况下，只有客户指定需要某个供应商的零件进行生产，才会考虑把这个供应商的信息放入到编码中去（有时候，有些客户会出于种种原因，如企业某个供应商是其子公司等原因，要求企业指定有某个供应商的零件），遇到这种情况，企业为了管理上的准确问题，可以把这些材料分离出来，进行独立的编码，把供应商的代码也可加入到物料信息的编码中去，除此之外，不要尝试把供应商信息纳入到物料的编码规则中去。

　　物料的其他信息，如颜色、规格等，也如同上面的例子，一般也是不纳入物料编码的规则为好。

　　　五、最好不使用中英文结合的编码方式。

　　打中文速度快，还是打英文速度快?

当然是英文速度快。

　　打中文准确率高，还是打英文准确率高?

当然是打英文准确率高。

　　中英文混输快，还是光输入英文或者中文速度快，并且准确呢?

当然是后者快而准确。

　　既然如此，我们为什么要在编码中，加入几个中文汉字呢?

　　有些企业由于用户的文化水平普遍不高，平时不怎么接触英文，所以，在物料编码时，他们希望通过利用中文来进行表示。

这在实际工作中，非常的不方便。

　　一是打汉字比较容易出错，如用拼音打字时，普通话不标准的话，把尺（chi）打成了ci，还找不到尺这个字呢。

一不小心输入了次，还找不到对应的物料，那不麻烦。

　　二是速度慢，查询我们要求的就是快而准确，若我们在输入编码时，非常的费时，而且容易出错，那我们要物料编码还有什么意义呢

　　所以，在物料编码时，我们一般都不建议用户利用中文汉字来编码，这不是说我们鄙视汉字，而是因为汉字输入比较麻烦。

　　当然，若企业用户对于英文不是很熟悉，我们可以使用最原始的拼音来进行编码，取每个汉字的第一个字符，就可以进行编码。

如包装材料，我们可以用拼音字符B来表示，辅助材料我们可以用F来进行表示等等。

　　其次，在进行物料编码时，我们若采用中英文或着汉字跟拼音结合的方式，更是大忌。

切不说汉字输入麻烦，每次进行中英文或者汉字与拼音的切换，也是一件非常麻烦的事情。

　　六、在编码信息中，避免使用特殊符号。

　　有些人大概QQ等软件工具用习惯了，时不时的喜欢用特殊符号来进行说明，来强调某些东西。

如有的用户喜欢利用@符号来进行区分相关信息，如零件的分类信息。

有一家客户，其从事电子通讯产品的生产。

他们在编写编码原则时，把其他难以分类的材料都归属到其他类，用@符号来进行表示。

这个符号看起来很时髦，其实，输入起来比较麻烦，特别是，对于平时不怎么接触电脑的人来说，看看容易，输入难呀。

　　还好在键盘上还直接有，就是输入比较费力一点。

有些客户在做表单时，更喜欢用希奇古怪的符号，如键盘上根本没有的符号，他们以前在利用WORD进行物料编码时，可以通过WORD的插入特殊符号时间，如上下标等来表示物料信息，而在ERP软件中，很难支持这一点。

所以，企业在物料基本资料的整理时，要能够规范一下物料编码。

把这些不规范、难以输入的编码，都剔除掉，用简单易行的编码，取而代之。

　　　七、长短应适中。

　　物料编码不应该太长，若太长的话，一方面是不容易记忆，要用户记住一长串没有互相没有联系的字符，是一件痛苦的事情，我们千万不要把痛苦强加在用户身上，不然，到最后，他会加倍的还给他们。

另一方面，进行输入查询也比较麻烦。

　　一般情况下，我们建议，编码长度最好不要超过12位，若像身份证这样18位的话，输起来够让人头疼的。

　　那如何能够使得长度不超过12位呢?

用户可以从如下几个方面考虑：

　　1、在物料编码中，编码时，不要想把全部信息都纳入其中。

在上篇文章中，笔者也强调过，在编码时，只要考虑物料的大中小类即可，如此的话，12位已经足够使用;若把物料的颜色、尺寸、供应商等信息都包括进去的话，20位都不够。

　　2、在物料编码时，每一为都要仔细考虑，这时候不要怕被别人说小鸡肚肠。

在满足扩展性要求的基础上，位数越少越好，能够7位解决的，就不要用8位。

别看只差一位数字，要知道物料编码在ERP各个功能中都要用到。

根据有人统计，一个采购员用户在修改采购单、库存查询、对帐等操作时，平均每天需要用到的物料编码都是数以百计的，有的更达到千次的使用率，若这么累积下来，看看一天要多输多少字符，若每个编码都节省一个字符的话，一个月下来，可以节省多少时间。

　　3、可以为不同种类的物料设置不同的编码长度。

企业在设置物料编码规则时，可以为不同的物料设置不同的长度，没有必要为了统一而把一些无用的编码加入其中。

如企业某种物料的编码至少要11码，而有的物料只需要9码，则为了追求统一，把这种物料的编码加入两位没用的编码，而达到11码时，是没有必要的。

　　4、同类产品编码务求统一。

对于同一种产品的编码，长度最好一致，这主要是出现在流水码的问题上。

如把01简写成1等，这些做法不是很合适。

因为若长度一致的话，可以一目了然的发现一些简单的错误，如漏写一码等明显错误。

　　　八、应有防错功能。

　　各位对于身份证号码应该都比较熟悉，如身份证号码339005************，18位为效验位（识别码），通过复杂公式算出，普遍采用计算机自动生成。

所以，在编码时，最好也能够具有自动防错功能。

　　1、能够根据类别等信息，自动判断物料编码的生成是否符合规则。

这一般都是根据系统的功能加以区分。

如把一材料分为零件、钢制品、螺丝大中小三类，分别为L、G、L代表，则人工输入编码后，系统就会帮助用户判断该材料的大中小类别分别是什么，提醒用户输入是否准确。

　　2、另外一种方法，就是根据身份证一样，只要用户按照前面的信息输入相关的内容，ERP系统就会根据某种算法，生成一个校验码，并依附在原由的编码后面，以保证物料编码的准确性。

　　ERP系统为什么要提供这个功能来保证物料编码的准确性呢?

为什么其他的内容没有这个功能呢?

其实很简单，因为他们都深刻了解物料编码准确性，对于ERP系统来说，是多么的重要。

　　　九、应容易记忆。

　　物料编码是用来做什么的?

是用来帮助用户快速的查找物料的，若用户不知道该编码代表什么产品、代表哪类产品，那物料编码也就失去了其意义。

　　所以，物料编码在编写时，要考虑其如何才能快速被用户了解并被他们接受。

　　有些企业喜欢用数字来进行编码，这我不是很赞成。

如用10表示零件，20表示包装材料;10表示零件下面的一个小分类钢制品;最后两位流水码。

如某个零件的编码即为101001。

这个编码看起来比较难接受，也比较难理解，特别是刚到公司的新员工，到企业的材料多、众类细的时候，不好记，也就会影响其推广。

　　笔者喜欢利用英文字母或者拼音字母结合阿拉伯数字使用，如此即方便记忆、理解，输入又比较方便。

如LG1001，第一位L表示零件，第二、三位表示钢材制品，001表示流水号。

用了拼音后，只要对用户讲解每个字母代表的意思，一般就不用特别的去记忆，用户就会知道某个代码表示的是什么意思。

第二篇、大话ERP之系统报价单的妙用

报价单，在ERP系统中，有着举足轻重的作用。

但是，很多企业用户，用不惯报价单，认为其麻烦，而他们在报价时，都不通过系统报价，而直接通过口头报价，价格确定后，直接修改价格表更改产品价格。

就因为这个步骤没做，后续的很多功能都无法应用。

　　1、报价单，可以作为销售定单的模板处理。

　　报价单，可以作为销售定单的模板处理，从保价单自动转换销售定单，可以方便销售定单的输入，提高销售定单的准确率。

　　如现在企业开发出一个新产品，在ERP系统中，输入相关的信息后，可以通过报价单给各个客户进行报价。

当客户下定单时，就直接从报价单转换成销售定单，如此做，有如下好处：

（1）报价单上的所有信息都可以原封不动的复制到销售定单上，这可以防止在制作销售定单的时候，跟客户确认过的报价单上的信息，如付款条件、客户特殊要求等，不能准确的反映在销售定单上，而这是因为企业自身的失误造成的，所以，最终的后果还是要企业自己来承担。

（2）方便销售定单的输入。

若没有报价单，则客户每下一次销售定单，用户都要在系统中，重复的录入一遍。

而如果有了报价单，相同的定单内容，用户都可以通过“报价单转换销售定单”作业，自动把报价但转换为销售定单，大大方便了销售定单的录入，特别是对于“返单”来说。

　　（3）使得销售定单有据可循。

若销售定单都通过报价单进行转换，则每张销售定单的价格，在以后进行查询时，都可以查到起产品价格的依据，即使几年后，来查询时，都是可以清楚的查到，防止错误。

　　　2、报价单，可以反映产品的历史价格变更信息。

　　对于产品的价格变更，若都通过报价单进行变更的话，则可以通过相关报表，反映出产品价格的变动对于企业利润的影响，采取某些优惠政策，对于企业产品销售量的影响等等。

而这些数据，可以为企业管理层，为产品重新定价提供依据。

（1）在ERP系统中，保留产品的历史价格，可以为企业分析出，新的价格有没有给企业带来预期的利润，若有，则说明企业的价格政策是可行的，可以继续下去;否则，就说明企业的价格政策是不可行的，虽然增加了销售量，但是没有增加企业的利润。

（2）ERP系统的报价作业，还可以对同一种产品，不同的客户根据其实际情况的不同，采取不同的价格。

有时候，可能同一种产品，针对5个客户，有五个价格。

这主要是根据客户付款条件的不同、历史下单量及跟客户的合作程度有关。

而利用报价单功能，可以分别针对多个客户设置报价单。

然后，客户下销售定单时，则根据报价单自动转换成销售定单，如此，就可以实现不同的客户不同的价格，防止张冠李戴。

同时，因为不同的客户有不同的报价单，以后在查询时，也不怕那张销售定单找不到价格的依据。

最后，通过报价单管理作业，即使同一个产品不同客户的价格变更，都只会影响特定客户的价格，而不会影响其他客户的价格。

这一方面不容易出错，另一方面，也有利于统计，分析各个客户企业利润的贡献度，等等。

　　（3）通过某个客户在不同价格情况下的销售量，还可以分析出客户对于价格的敏感程度。

从而为企业的定价提供依据，为管理层提供决策的数据支持。

　　　3、报价单，可以使得价格控制更加严谨。

　　销售价格对企业来说，是一个比较敏感的数据。

其准确性，直接关系到企业的利润。

而报价单可以最大程度的保证企业价格的准确性，其提供了多种工具，可以协助用户管理好企业的价格。

（1）最底价格的限制，可以防止业务员没有低线的报价。

　　在报价单中，企业可以设置每个产品的最底价格，销售用户在给企业报价时，不能低于这个价格，若低于这个价格，系统是不允许审核的;也不允许其带到销售定单等相关的单据上去。

（2）对于不同季节，可以采用不同的报价单。

从而实现价格的季节性变化管理。

　　企业有些产品，随着季节的不同，价格呈周期性变化。

为此，一般的方法，是通过价格有效期限进行管理。

但是，有一些用户觉得利用这个更改太麻烦，为此，可以通过价格表来进行管理，即方便，又不容易出错。

如某个产品，上半年跟下半年的价格不一样，分别为100元与130元，下半年由于材料等原因，要比上半年贵30元。

如此，就可以开两张报价单，一张上半年的，价格为100元，一张下半年的，价格为130元。

如此，就可以通过报价单转换销售定单的功能，上半年的销售定单用上半年的报价单转，下半年用下半年的报价单转，从而满足企业的需求。

　　（3）通过报价单管理，任何产品的销售，都有历史记录信息。

　　企业有时候需要，一个客户某个产品的历史价格信息，在此提出上，来调整客户产品的价格。

如企业发现，生产某个产品的原材料价格发生了变化，材料成本比原先增加5%，企业就要考虑提高产品的价格。

此时，他就要查看该产品的历史售价信息，判断一下，客户最容易接受的价格是多少。

在此基础上，才能做出合理的判断。

　　可见，报价单在ERP系统中的作用是非常大的。

企业不要因为麻烦，而放弃了这个优秀的管理工具，否则，就是因小失大，丢了芝麻，减了西瓜。

企业应该充分利用报价单，来实现对于销售定单价格的管理，利用报价单来提高定单生成的效率与准确率。

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第三篇、大话ERP之企业如何应对定单的频繁变更

我曾经碰到一个客户，其由于某些原因，定单变更非常的频繁。

故，其想开发一个需求，就是当销售定单变更时，相关的单据，如生产计划、采购计划等也相应的更改。

如销售定单的数量客户若更改的话，同时也要更改生产计划、采购计划的数量;交期若发生变更的话，也要相应进行调整;有时候甚至包装方式也可能更改，所以，相应的计划也要随之而发生改变。

　　这么改变可行吗?

从技术上来说，是没有什么难度的;重点是，若真这么进行连动处理，在管理上会不会有什么漏洞呢?

　　很明显，若如此处理的话，在管理上，可能会出现如下纰漏：

　　1、当定单数量有100改为150时，若采购计划、生产计划都还没生成过时，如此连动处理没什么关系。

但若已经生成了相关的计划，则当定单数量增加时，要在原定的交期内交货的话，则生产计划有可能要进行调整，该张销售定单对应的生产定单有可能会提前，而生产日期提前的话，则采购计划也要进行调整，采购的交货日期也可能要进行调整。

若采购部门已经下单采购，则更加麻烦，采购要根据生产的安排，跟供应商重新确认进货日期，安排进货计划。

若某个供应商不能在新的交货期内交货的话，采购可能还要更换供应商，作废该定单，由此给企业带来的损失又如何计算，是由客户承担呢，还是由企业自己消化?

　　2、定单数量增加的话，有时候对企业来说，不会有很大的损失，企业也乐于接受。

但是当定单数量减少的话，就会给企业带来比较大的损失。

如当定单数量有100改为50的话，企业该如何应付?

若还没有下单采购或者开工生产的话，对企业来说，只是生产计划或者采购计划的调整，企业还没有实际的支出，损失不是很大。

但是，若企业已经按采购计划发单采购，甚至开工生产的话，则损失就会很大。

如此情况下，若销售定单变更，其他单据还能随之变更吗?

当然不行。

需要相关人员的确认后才能进行。

　　3、销售定单数量的变化，问题还不是很大。

若是其他方面的变化，麻烦会更大。

若一个产品客户要求的包装方式发生了变更，能光在系统里默默的进行变更吗?

肯定要跟相关人员确认，并且，有财务部门或者生产经理确认相关的损失，并由总经理等高层管理人员判断该部分损失由谁来承担，是客户呢，还是企业自己?

这涉及到一系列的问题，而不是象用户想的这么简单。

　　4、损失的确认问题，是定单变更中的关于企业利益的问题。

有时候，定单变更后，企业不但赚不到钱，反而是赔本买卖。

而销售定单的变更，或多或少都会给企业带来一定的损失，至少是人力上的损失。

为此，损失的确认问题就变得非常的敏感。

所以，损失的确认流程该如何，不同情况下，损失该由那些人员确认，流程分别如何，这些都是企业要关注的问题。

　　针对这些问题，我向该客户提了如下建议：

　　　一、审核后的销售定单的变更，都要通过定单变更单进行处理。

　　销售定单一旦审核后，若还要根据客户的要进行变更，则一定要通过销售定单变更单进行处理。

目的有二。

一是可以保留历史记录，可以在以后查询时，用到;同时，也有利于用户评价客户、分析定单变更的原因，并找出相应的解决方法，以减少企业的损失。

第二，通过销售定单变更时，销售定单变更单在审核时，会进行相应的判断，如判断该张销售定单的材料采购部门有没有进行采购、生产部门有没有进行生产、成品有没有入过库、有没有出过货等，一系列动作，然后会把结果反馈给用户。

若通过工作流定义，还关联其他流程的话，如销售定单变更损失确认流程，还发触发这些流程，只有相关的流程走完以后，该张销售定单变更单才能够发到其他部门。

　　二、对于没有生产或者采购的销售定单变更，可以简化处理。

　　根据企业定单变化频繁的实际情况，若要变更的销售定单还没有安排生产或者进行采购时，企业的损失会比较少，这部分损失都由企业自己来承担。

所以，针对这种情况的销售定单，不用走损失确认流程。

但是，当销售定单变更时，业务部门还是有必要通知相关部门，如生产部门或者采购部门，让他们心中有数。

在ERP系统中，若通过销售定单变更单来更改销售定单时，在单据审核时，会通过一定的方式，通知相关人员。

这种方式，可以企业自己来确定，如邮件或者即时信息等，用户也可以指定该信息要发给哪些相关人员。

并可以向邮件回执那样，当用户看到这条信息后，会给销售操作员一提示，就说我已经看到了这个消息，会安排。

　　如此设计，就不怕相关人员看不到定单变更的信息，而按照原先定单生产，给企业造成不必要的损失。

　　　三、对于销售定单数量增加的定单，要另眼相待。

　　若客户的销售定单数量增加的话，一般来说，总是对企业有利，根据企业的要求，应该放松管理。

故，我建议若是数量增加的话，若该张销售定单已经在生产或者材料已经在采购的话，最好是通过另开一张销售定单处理，而不是通过定单变更来处理。

然后在出货时，再把两张定单合起来出货。

　　当销售定单的交期不是很急的话，如此处理，就可以不调整原先的生产计划或者采购计划。

因为这些计划的调整往往工作量是非常大的，特别是没有上排程模块的用户。

所以，能够不调整生产计划与生产排程，最好不要改变。

　　但是，当销售定单的交期很急的话，那没办法，用户只好调整生产计划。

若用户用了产能模块或者生产排程模块，可以利用这些模块的功能来测算，加入这增加的产品数量的销售定单时，对于其他定单的交期有否影响，会否造成其他定单延期，及相关的处理方法，如是委外生产呢，还是让生产部门加工，或者调整其他销售定单的交期，等等。

　　　四、当客户减少销售定单的数量时，要由相关的损失确认流程。

　　当客户减少销售定单的数量时，会给企业带来损失。

根据不同的情况，又会造成不同的损失。

如该销售定单还没有采购或者生产，则损失是最小的;若该销售定单的采购已经去采购，则要根据这些采购定单能否取消及这些材料能否用到其他定单等因素，考虑相关的损失;若该销售定单已经在进行生产，则要考虑这些产品能否卖给其他客户、剩余材料的处置、发生的成本支出等因素考虑。

　　针对这些不同的情况，跟企业沟通确认完毕以后，我最后把销售变更单通过工作流系统的设计，提出了不同的流程处理方案。

　　1、销售定单还没有采购或者生产时，若客户减少数量，损失部分有销售经理确认审核。

ERP系统在销售定单变更审核时，会通知销售经理，确认损失，并判断该损失。

　　2、若已经采购，还没生产，则由采购部门根据实际情况确认相关损失，然后再交给销售经理确认审核。

ERP系统也会发相关的单据给相关的人员。

　　3、当销售定单已经在领料生产时，则要求生产部门、采购部门、销售部门三个部门的负责人共同确认相关损失，然后交由总经理审核。

　　用户按照这个思路，对销售定单的变更进行了有效的管理。

最终的使用结果证明，这个处理方案还是很有效果的，被企业所认可

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第四篇、大话ERP之虚拟件使得ERP管理化繁为简

（定义组件，产品应用，变更组件未发布的产品自动更新）

企业需求描述：

　　某企业主要从事自行车的生产，其现在有多款自行车，都要用到前轮