董事会办公室行政助理综合管理岗位相关工作职责及流程.docx
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董事会办公室行政助理综合管理岗位相关工作职责及流程.docx
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董事会办公室行政助理综合管理岗位相关工作职责及流程
董事会办公室*行政助理岗位相关工作流程图(共15个)
·专职事务部分·(共四个)
1、董事长信箱管理流程图(董事长信箱管理员由*行政助理兼)
·本流程适用于董事长信箱日常管理·
流程图
说明
责任人
●员工通过公司OA平台或内外网邮箱或在公司各主要园区设置的信箱向董事长提出建议及意见。
●*部门专职管理员按时查收董事长信箱,对建议及意见进行登记、编号,并转呈董事长。
1、*科技园信箱每周开箱两次,*工业园信箱每周开箱一次,工程起重机公司南区、泉塘工业园信箱每周开箱一次,**工业园信箱每半月开箱一次。
(与车队联系用车,尽量与其他用车部门同行,节约管理成本。
)
2、内外网邮箱随时查收,查收后打印转呈董事长;
3、公司OA平台员工发帖随时关注,选取员工重点、热点问题整理、打印呈董事长阅示。
●董事长对所提建议及意见进行审阅批示。
●董事长对提交人进行回复,对于需有关部门办理的事项,*部门专职管理员将建议、意见及董事长批示转交有关部门负责人。
●有关部门根据所提建议、意见内容及董事长批示,按公司相关制度予以实施办理。
*部门专职管理员负责建立和健全董事长信箱的档案、资料
提交人
董事长信箱管理员
公司车队
董事长
董事长或*部门
有关部门负责人
董事长信箱管理员
2、合理化建议流程图:
·本流程适用于*合理化建议管理·
流程
说明
责任人
●提出合理化建议可通过OA系统—合理化建议评审流程发送至*部门相关人员。
●由*部门初步筛选,按建议内容转相关职能部门。
●各职能部门组织人员对合理化建议进行评审:
1)不论是否采纳,相关职能部门均须填写评审意见(一般项目15个工作日,重大项目30个工作日)
2)主管领导审定后的建议,由相关职能部门实施。
●年终举行合理化建议评选活动;
●对被采纳的合理化建议,*部门根据其重要性提出奖励建议:
一般性的合理化建议的奖励报*部门分管领导批准;改良性及创新性的合理化建议的奖励报CEO批准。
●*部门负责建立和健全合理化建议的档案、资料,对年度合理化建议的提出、评审、实施、表彰等情况及时整理归档。
提案人
*行政助理
相关职能部门负责人
*部门主管领导
*行政助理
3、周工作记录表管理流程图
·本流程适用于*高管及部分直属部门第一负责人《周工作记录表》管理·
流程图
说明
责任人(岗位)
●高管及部分直属部门第一负责人将上一周《周工作记录表》(以下简称“周记”)每周一下午下班前通过纸质文件或“OA”提交给*行政助理
*行政助理查收并整理周记
1、建立《周工作记录表提交汇总表》,标示周记每周每人提交情况;
2、根据汇总表情况短信或电话提醒未交周记的人员。
●*行政助理于每周二下午下班前将周记汇总整理好后交给董事长审批
董事长对周记进行考核评分
●*行政助理建立《周工作记录表董事长批示内容汇总表》,详细记录董事长批示内容及评分
*行政助理将董事长评分后的周记扫描建档,并通过OA点对点分别反馈给高管
*行政助理按每月1~4周的得分取平均值计算出所有高管的月度考核结果,形成《高管月度考核得分汇总表》报CEO审批
1、迟交《周工作记录表》的,在当次考核评价后扣1分/次;
2、缺交的(周二上午下班后④个室室部提交的视为缺交),在当次考核评价后扣2分/次。
董事长审批考核系数
*行政助理将呈报流程转发给董事长助理,董事长助理根据《高级管理人员考核办法》条款核发相关高管月薪
高管、部分直属部门第一负责人
*行政助理
*行政助理
董事长
*行政助理
*行政助理
*行政助理
董事长
*行政助理
4、高管考勤报备管理流程图:
·本流程适用于*高管考勤报备管理·
流程图
说明
责任人(岗位)
●*行政助理建立EXCEL考勤报备表
●高管专职管理员报备外出、出差、请假行程
●续改进室行政助理登记高管报备信息,发现有不报备情况应提醒他或与事业部综合管理部联系及时报备在岗情况
●为做好董事长工作约见、会议或公司接待等工作安排提供依据,并于月底最后一个工作日将考勤报备表向分管董办线领导报备一次
*行政助理
高管
*行政助理
*行政助理
·综合事务部分·(共11个)
1、部门绩效考核管理流程图:
(部门人事管理员由*行政助理兼)
·本流程适用于董事会办公室员工绩效考核管理·
流程图
说明
责任人(岗位)
●员工本人在系统中录入绩效目标
●*行政助理通知直接上级确认下属制定的目标
●员工完成第一季度绩效自评
●*行政助理通知员工直接上级完成季度评分
●*行政助理汇总成绩后报部门负责人审核考核评分
●*行政助理通知员工查看评分,直接上级与下属沟通确定评分
●*行政助理将最终确认的考核评分汇总后报人力资源部
员工
*行政助理
员工
*行政助理
*行政助理
部门负责人
*行政助理
员工直接领导
*行政助理
2、部门员工机票报销审批流程图:
·本流程适用于董事会办公室员工机票报销管理·
流程图
说明
责任人(岗位)
●*行政助理查收出差审批流程,接到预订出差电话,代人发起出差审批流程
●*行政助理查询航班信息
●*行政助理预订航班
●*行政助理联系车队,按需安排接送机
●申请人确认登机
●财务管理部发布月底结算单,*行政助理核对项目、金额
●*行政助理交部门负责人审批
●*行政助理打印相应出差审批单,将签字的结算汇总表和审批单交财务管理部
●财务管理部报销费用
*行政助理
*行政助理
*行政助理
*行政助理
申请人
*行政助理
*行政助理
部门负责人
*行政助理
财务管理部
3、部门办公用品领用流程图:
·本流程适用于董事会办公室办公用品领用管理·
流程图
说明
责任人(岗位)
●*行政助理每月清点库存,记录紧缺用品,填写领料单
●*行政助理将领料单交部门负责人审批
●*行政助理去行政管理部仓库领取物品
●*行政助理保管领取物品,部门同事按需领取
*行政助理
*行政助理
部门负责人
*行政助理
*行政助理
4、部门劳保用品领用流程图(包括洗衣票、毛巾、工装):
·本流程适用于董事会办公室劳保用品领用管理·
流程图
说明
责任人(岗位)
●行政管理部按月或季度发布劳保用品领用通知
●*行政助理清点人数并核对数量后填写领料单
●*行政助理将领料单交部门负责人审批
●*行政助理到行政管理部领取劳保用品
●*行政助理通知部门同事领取劳保用品
*行政助理
*行政助理
部门负责人
*行政助理
*行政助理
5、部门福利费用领取流程图:
·本流程适用于董事会办公室福利费用领取管理·
流程图
说明
责任人(岗位)
●人力资源部发布防寒费等福利费用领取通知
●*行政助理清点人数并核对金额
●*行政助理到财务管理部领取费用
●*行政助理建立费用签收表,按规定发放费用
*行政助理
*行政助理
部门负责人
*行政助理
*行政助理
6、部门报刊、杂志管理流程图:
·本流程适用于董事会办公室报刊、杂志订阅管理·
流程图
说明
责任人(岗位)
●行政管理部发布下一年报刊杂志订阅通知
●*行政助理询问部门各室需求情况,制作《**年度报刊、杂志汇总表》,记录好名称、数量、金额
●*行政助理递交部门负责人审核
●*行政助理每天发放各室所定报刊、杂志
行政管理部
*行政助理
*行政助理
部门负责人
*行政助理
7、部门考勤管理流程图:
·本流程适用于董事会办公室员工考勤管理·
流程图
说明
责任人(岗位)
●*行政助理每周查看三次OA“人力资源部自助平台系统”
●*行政助理发现考勤异常情况,提醒当事人说明原因
●当事人说明考勤异常原因
●*行政助理转发其直属领导审批
●人力资源部审核
*行政助理
*行政助理
员工
*行政助理
直接领导
人力资源部
8、部门计生工作管理流程图:
·本流程适用于董事会办公室员工计生工作相关事项管理·
流程图
说明
责任人(岗位)
●*行政助理每月填写计生报表,记录部门新进员工计生信息、老员工婚姻、生育情况
●*行政助理发送给计生办
●计生办汇总计生信息
●核发每年独生子女费
●通知妇检人员体检
*行政助理
*行政助理
计生办
计生办
*行政助理
9、部门文印费、电话费管理流程图:
·本流程适用于董事会办公室文印费、电话费报销相关事务管理·
流程图
说明
责任人(岗位)
●*行政助理清算、核对每月文印中心、行政管理部发来的部门费用结算
●*行政助理交部门负责人审批
●*行政助理将签好字的结算单反馈给相关部门,并复印一份存档
*行政助理
*行政助理
部门负责人
*行政助理
10、文件传递流程(*行政助理部分):
·本流程适用于*纸质文件传递工作管理·
流程图
说明
责任人(岗位)
●收到各部门送来的纸质呈批文件:
1、检查相关附件是否齐全;
2、建立《**年董事长签发文件汇总表》,将文件相关信息录入表格。
●递交给董事长行政秘书
●董事长审批
●董事长行政秘书通知领取签好的纸质文件,记录董事长批示内容。
●分发文件:
1、需跟进文件以及项目管理研究员跟进部门文件交项目管理研究员分发;
2、不需跟进文件(如外部信件、费用、财务例行签字文件等)通知相关部门领取、签收。
*行政助理
*行政助理
董事长
董事长行政秘书
*行政助理
项目管理研究员
*行政助理
11、部门会议通知流程图:
·本流程适用于董事会办公室会议通知管理·
流程图
说明
责任人(岗位)
●收到上级领导开会通知
●根据参会人数、规格联系行政管理部确认会议室
●根据会议紧急情况选择短信、电话或OA通知参会人员参会,确认参会人员到会情况,将确认情况向上级领导报备。
●准备签到表、提前检查会议所需用设备是否准备齐全(如:
投影仪、电脑、电话会议系统等)
●根据会议需要,参与会议服务
*行政助理
*行政助理
*行政助理
*行政助理
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