资料归档细则.docx
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资料归档细则
厦门市筼筜新市区工程监理有限公司
作业文件
文件名称
安徽中汽集团科技研发楼资料归档监理实施细则
文件编号
XMYD-09ZQ-XZDA
范本版次
1.0
编制部门
中汽科研楼项目监理部
编制日期
2009.12.09
持有部门
中汽科研楼项目监理部
受控类型
受控
副本分发
□总工室□监理机构□建设单位□施工单位
更改记录
修订次
实施
日期
页
码
对应
条款
更改内容
文件更改依据
编制
审核
表单编号:
YD-BD-ZG-D4实施日期:
2009.12.09
1.适用范围
本细则适用于本项目监理机构的监理资料管理与归档。
2.职责
2.1总监理工程师负责项目监理实施细则执行落实。
2.2总监理工程师确定本项目监理人员的职责分工。
项目监理人员根据总监理工程师确定的分工、职责对本实施细则进行具体实施。
3.内容
3.1监理资料的基本内容
3.1.1建设单位提供:
3.1.1.1工程立项批文;
3.1.1.2建设用地规划许可证;
3.1.1.3勘察、设计文件
(1)工程地质、水文地质勘察报告;
(2)施工图纸。
3.1.1.4施工图审查批复文件;
3.1.1.5消防审查意见书;
3.1.1.6施工招投标文件(含招标答疑文件);
3.1.1.7建设工程施工合同;
3.1.1.8施工许可证;
3.1.1.9建设工程质量监督申报表。
3.1.2施工单位提供:
3.1.2.1建设工程项目开工备案表;
3.1.2.2施工企业资质及主要施工技术人员证件(包括:
项目经理、技术负责人、施工员、质量员、实验员、见证取样员等的证书及上岗证复印件)与投标文件核对,若有变动则应有人员变动手续。
3.1.2.3建设工程质量检测(验)工作协议书及见证检测(验)实施计划书。
3.1.3工程质量监督站提供:
《建筑与安装工程质量监督计划》。
3.1.4监理单位资料:
3.1.4.1监理单位资质等级证书;
3.1.4.2工程建设委托监理合同;
3.1.4.3施工监理项目登记表;
3.1.4.4项目监理组织机构成立文件及组成人员资格证书复印件;
3.1.4.5监理大纲(视工程情况也可用监理规划代替);
3.1.4.6监理规划及监理细则;
3.1.4.7监理交底书。
3.1.5监理过程资料:
3.1.5.1施工单位向项目监理组申报的有关资料:
(1)工程开工/复工报审表;
(2)施工组织设计(方案)报审表;
(3)分包单位资质报审表;
(4)工程施工进度计划(调整计划)报审表;
(5)成品、半成品供应单位资质报审表;
(6)监理通知回复单;
(7)工程报验单;
(8)建筑材料报审表;
(9)主要设备选型报审表;
(10)工程延期报审表;
(11)工程款支付申请表;
(12)工程变更费用报审表;
(13)费用索赔申请表;
(14)混凝土浇灌令;
(15)模板拆除申请表;
(16)工程竣工报验单;
(17)技术联系报审表;
(18)工程质量问题(事故)报告单;
(19)工程质量事故处理方案报审表;
(20)工作联系单;
(21)工程变更单。
3.1.5.2项目监理组向施工、业主等单位发出的有关文件资料:
(1)监理通知单;
(2)工程暂停令;
(3)费用索赔审批表;
(4)会议记录;
(5)工作联系单;
(6)工程变更单。
3.1.5.3项目监理组内部有关资料:
(1)单位工程质量竣工验收记录;
(2)分部(子分部)、分项工程质量验收记录;
(3)检验批质量保验收记录
(4)单位工程质量控制资料核查记录;
(5)单位工程观感质量检查记录
(6)单位工程安全和功能检查资料核查及主要功能抽查记录;
(7)监理日记;
(8)监理月报;
(9)工程质量评估报告;
(10)设计交底、图纸会审纪要(含图纸自审记录);
(11)与建设单位、承包单位、设计单位、质监部门等来往文件;
(12)与本公司及公司部门来往文件;
(13)监理工作小结;
(14)监理资料台帐;
(15)监理工作总结。
3.2监理资料的管理
3.2.1监理资料的日常管理
3.2.1.1监理资料管理的基本要求是:
及时整理、真实齐全、分类有序。
3.2.1.2项目总监理工程师应指定专人或由各专业监理工程师进行监理资料管理,但总监理工程师为总负责人。
3.2.1.3监理资料应真实可靠,字迹清楚,不得弄虚作假,或擅自涂改,并在审核整理后妥善存放,或交由资料人员存放保管。
3.2.1.4在监理工作过程中,应按单位工程分类建立案卷盒(夹),分专业存放保管,并编目,以便跟踪检索。
3.2.2监理工作过程中,监理资料的分类
3.2.2.1合同文件
(1)工程建设监理合同;
(2)施工招投标文件(含招标答疑文件);
(3)建设工程施工合同、分包合同、各类订货合同等。
3.2.2.2资质、批文、证书
(1)监理单位资质等级证书;
(2)项目监理组机构成立文件;
(3)施工监理项目登记表;
(4)工程立项批文;
(5)建设用地规划许可证;
(6)施工许可证;
(7)建设工程质量监督申报表;
(8)施工企业资质及主要施工技术人员证件;
(9)分包单位资格报审表;
(10)施工图审查批复文件;
(11)消防审查意见书;
(12)建设工程项目开工备案表;
(13)建筑与安装工程质量监督计划;
(14)建设工程质量检测(验)工作协议书;
(15)建设工程质量检测(验)见证检验实施计划书。
3.2.2.3勘察、设计文件
(1)施工图;
(2)工程地质、水文地质勘察报告;
3.2.2.4监理大纲、规划及细则
(1)工程项目监理大纲(视工程情况也可用监理规划代替);
(2)工程项目监理规划;
(3)各专业监理实施细则。
3.2.2.5图纸会审、设计变更、技术联系
(1)图纸自审记录;
(2)设计交底、图纸会审纪要;
(3)设计变更文件;
(4)技术联系单。
3.2.2.6供应单位资质
(1)成品、半成品供应单位资质报审表;
(2)主要工程设备选型报审表。
3.2.2.7施工组织设计(施工方案)报审
(1)施工组织设计(总体设计或分阶段设计)报审表;
(2)分部施工方案报审表;
(3)其它专项施工方案等。
3.2.2.8进度控制
(1)工程开工报审表;
(2)年、季、月(旬)施工进度计划(调整计划)报审表;
(3)工程暂停令;
(4)工程复工申请表;
(5)工程临时延期审批表;
(6)工程最终延期审批表.
3.2.2.9质量控制
(1)施工测量放线报审表;
(2)建筑材料报审表;
(3)主要工程设备报审表;
(4)工程报验单;
(5)混凝土浇捣令;
(6)工程质量问题(事故)报告单;
(7)工程质量事故处理方案报审表;
3.2.2.10造价控制
(1)工程款支付申请表;
(2)费用索赔申请表;
(3)费用索赔审批表;
3.2.2.11监理通知
(1)监理工程师通知单(含反馈意见);
(2)监理工程师通知回复单;
(3)监理工作联系单;
3.2.2.12往来函件
(1)建设、设计、施工、质监等单位往来函件;
(2)公司及其部门往来函件。
3.2.2.13会议记录
(1)监理交底会议记录;
(2)监理例会;
(3)工地专题会议。
3.2.2.14监理日记及旁站监理记录
3.2.2.15监理月报
3.2.2.16工程验收资料
(1)单位工程质量竣工验收记录;
(2)分部(子分部)、分项工程质量验收记录;
(3)检验批质量保验收记录;
(4)单位工程质量控制资料核查记录;
(5)单位工程观感质量检查记录;
(6)单位工程安全和功能检查资料核查及主要功能抽查记录;
(7)工程质量评估报告。
3.2.2.17监理工作总结(含监理工作小结、专题报告等)
3.2.2.18工程照片
3.2.3监理工作过程中,监理资料的建档
3.2.3.1监理过程形成的监理资料,按单位工程和2.2监理资料的分类建立案卷盒(夹),并分专业存放保管。
3.2.3.2监理过程中陆续形成的监理资料,应及时分类整理入档;
3.2.3.3各专业建立的案卷盒(夹),应视具体情况进行编目,以利入档方便、跟踪检索及监理资料的最后归档。
3.3监理资料的归档
根据《建设工程监理规范》(GB50319-2000),及《建设工程文件归档整理规范》(GB/T50328-2001)对工程监理档案资料的要求,并结合工程监理工作的实际,其监理资料归案的内容及方法如下:
3.3.1监理资料归档的内容及分类:
3.3.1.1合同、资质、批文、证书类
(1)合同(详见2.2.1内容);
(2)资质、批文、证书(详见2.2.2内容)。
3.3.1.2勘察设计文件、图纸会审会议纪要
(1)施工图;
(2)工程地质、水文地质勘;
(3)设计交底、图纸会审纪要;
(4)施工图自审纪要。
3.3.1.3监理大纲、监理规划、监理实施细则类
3.3.1.4施工组织设计(方案)报审表(详见2.2.7内容)
3.3.1.5工程开工、复工、暂停、进度类(详见2.2.8类)
3.3.1.6工程变更资料类
(1)设计变更文件;
(2)技术联系函;
(3)工作联系函。
3.3.1.7工程报验、测量放线报验类
(1)分项、分部工程及单位工程报验(含砼浇捣令);
(2)施工测量放线报验(含监理的复测核验资料)。
3.3.1.8隐蔽工程验收资料类(分专业整理集中)
3.3.1.9成品、半成品供应商资质报审类
(1)成品、半成品供应单位资质报审表;
(2)主要工程设备选型报审表。
3.3.1.10质量保证资料类(含允许取样检验报告)
(1)建筑工程
1)钢材出厂合格证、试验报告;
2)焊接试(检)验报告,焊条(剂)合格证;
3)水泥出厂合格证或试验报告;
4)砖出厂合格证或试验报告;
5)防水材料合格证、试验报告;
6)构件合格证;
7)砼试块试验报告;
8)砂浆试块试验报告;
9)土壤试验、打(试)桩记录;
10)地基验槽记录;
11)结构吊装、结构验收记录;
12)沉降观测记录。
(2)建筑暖、卫工程
1)材料、设备出厂合格证;
2)管道和设备强度、严密性试验及焊口检查记录;
3)系统清洗记录;
4)排水管灌水、通水试验记录;
5)锅炉烘、煮炉及设备试运转记录。
(3)建筑电气工程
1)主要电气设备、材料合格证;
2)电气设备试验、调整记录;
3)绝缘、接地电阻测试记录。
(4)通风与空调工程
1)材料、设备出厂合格证;
2)空调调试报告;
3)制冷管道试验记录。
(5)电梯工程
1)绝缘、接地电阻测试记录;
2)空、满、起载运行记录;
3)调整、试验报告。
3.3.1.11工程计量单和工程款支付证书类
(1)工程款支付申请表;
(2)费用索赔申请表;
(3)费用索赔审批表。
3.3.1.12质量缺陷与事故处理文件类
(1)工程质量问题(事故)报告单;
(2)工程质量事故处理方案报审表。
3.3.1.13监理通知、备忘录类
(1)监理工程师通知单及整改复查报审表;
(2)监理工作联系单。
3.3.1.14监理日记(含旁站记录)、监理月报、会议纪要(含记录)类
3.3.1.15分部(子分部)工程、单位(子单位)工程等验收资料类(项目监理组自身形成的资料)
(1)单位工程质量竣工验收记录;
(2)分部(子分部)、分项工程质量验收记录;
(3)检验批质量保验收记录;
(4)单位工程质量控制资料核查记录;
(5)单位工程观感质量检查记录;
(6)单位工程安全和功能检查资料核查及主要功能抽查记录;
(7)工程质量评估报告。
3.3.1.16竣工决算审核意见书类
3.3.1.17监理单位质量评估和监理工作总结、报告类
(1)桩基工程质量评估报告;
(2)基础工程质量评估报告;
(3)主体工程质量评估报告;
(4)工程初验报告;
(5)单位(子单位)工程质量评估报告;
(6)桩基、基础和主体分别提出的监理工作小结;
(7)监理工作总结;
(8)其它专题报告。
3.3.1.18工程照片类
3.2监理档案组卷的方法和要求
3.3.2.1以单位工程,按以上归档内容和分类进行组卷,装订成册。
(1)原则上每一类的资料组成一卷(册),也可视每类资料的多少,或多类资料组成一卷,或一类资料组成多类(案卷厚度一般不超过20mm);
(2)卷内文件应按专业和形成资料的时间顺序排列,各专业资料的扉页应编写资料目录(见附件B),并设置封面(见附件C);
3.3.2.2案卷组成后,案卷的扉页应有按资料名称或专业资料名称编写的资料目录(见附件B),同时设置案卷封面(见附件D)。
案卷封面的“案卷题名”,即档案资料分类的类别名称(如果一个类别的资料组成多卷,则在类别名称后注上之一、之二等;如多个类别资料组成一卷,则应将每个类别的名称都一一写上)。
3.3.2.3档案资料的规格文字材料按297mm×210mm(兼容265mm×190mm);装订的竣工图折叠成420mm×297mm大小的幅面,图标外露。
3.3.3监理档案的验收、移交和管理
3.3.3.1由项目总监理工程师组织监理资料的整理归档工作。
3.3.3.2档案组卷工作完成后,由立卷人填写《监理档案审核备考录》(见附件E)和《监理档案移交目录》(见附件F)。
3.3.3.3总监理工程师负责审核监理档案资料,确保其完整性,准确性,并在《监理档案审核备考表》上签注审核意见。
3.3.3.4由总监理工程师负责,于工程竣工验收后一个月内将监理档案资料送公司总工办审阅签认并与总工办档案管理人员办理移交手续。
3.3.3.5存档的监理档案需要借阅时应办理借阅和归还手续。
3.3.3.6一般工程建设监理档案保存期为工程保修期结束后一至三年,重要工程可作为永久保存,具体保存期由总工办主任批准后销毁,但档案室应有记录。
附件B:
卷 内 目 录
序号
文件资料名称
形成时间
文件编号
所在页号
备注
附件C:
监理档案资料
工程名称:
专业:
资料名称:
厦门市筼筜新市区工程监理有限公司
年月日
附件D:
工程建设监理档案
档案号:
共册第册
工程名称:
案卷题名:
总监理工程师:
编制人:
编制日期:
附件E:
监理档案审核备考表
工程名称:
本档案共 册,已编号文件资料共 张
其中:
文字材料 张,图纸材料 张,照片 张
本卷单位本本档案完整准确情况的审核说明:
本卷单位:
项目监理机构
立卷人:
时间:
项目总监审核:
时间:
总工室审核意见:
审核人:
时 间:
档案室审核意见:
档案接受人:
时 间:
附件F:
监理档案移交目录
工程名称:
共页第页
序号
卷案题名
文字材料
图纸材料
其它
备注
册
张
册
张
移交人:
移交时间:
接收人:
接收时间:
附:
厦门市建筑工程档案卷内目录统表1
序
号
文件
编号
责任者
文件题名
日
期
页
次
备
注
工程准备阶段文件
项目建议书
项目建议书审批意见及前期工作通知书
可行性研究报告及附件
可行性研究报告审批意见
关于立项有关的会议纪要、领导讲话
专家建议文件
调查资料及项目评估研究材料
选址申请及选址意见书
用地申请报告及建设用地批准书
拆迁安置意见、协议、方案等
建设用地规划许可证及其附件
划拨建设用地文件
国有土地使用证
工程地质勘察报告
水文地质勘察报告、自然条件、地震调查
建设用地钉桩通知(单)书
地形测量和拨地测量成果报告
卷内目录统表2
序
号
文件
编号
责任者
文件题名
日
期
页
次
备
注
申报的规划设计条件和规划条件通知书
审定设计方案通知书及审查意见
有关行政主管部门(人防、环保、消防、交通、园林、市政、文物、通讯、保密、河湖、教育、白蚁防治、卫生等)批准文件或取得的有关协议
政府有关部门对施工图设计文件的审批意见
勘察设计承包合同
施工承包合同
监理委托合同
建设项目列入年度计划的申报文件
建设项目列入年度计划的批复文件或年度计划项目表
建设工程规划许可证及其附件
建设工程施工许可证
投资许可证、审计证明、缴纳绿化建设费等证明
工程质量监督手续
工程项目管理机构(项目经理部)及负责人名单
工程项目监理机构(项目监理部)及负责人名单
工程项目施工管理机构(施工项目经理部)及负责人名单
卷内目录统表3
序
号
文件
编号
责任者
文件题名
日
期
页
次
备
注
监理文件
监理规划
监理实施细则
监理月报中的有关质量问题
监理会议纪要中的有关质量问题
工程开工/复工审批表
工程开工/复工暂停令
不合格项目通知
质量事故报告及处理意见
工程竣工决算审核意见书
工程延期报告及审批
合同争议、违约报告及处理意见
合同变更材料
工程竣工总结
质量评价意见报告
卷内目录(声像档案)统表4
序
号
文件
编号
责任者
文件题名
日
期
页
次
备
注
(一)声像档案
工程照片
录音、录像材料
(二)缩微品
(三)电子档案
光盘
磁盘
注:
1、每个建设工程项目必须向城建档案馆报送统表1至统表4中有直接形成的工程文件。
2、声像档案应按照《厦门市建设工程声像档案归档管理暂行办法》的有关规定直接报送到城建档案馆声像管理科。
3、工程准备阶段文件和监理文件应分别单独组卷。
卷内目录(建筑安装工程)表1
序
号
文件
编号
责任者
文件题名
日
期
页
次
备
注
(一)土建(建筑与结构)工程
图纸会审记录
控制网设置资料
工程定位测量资料
基槽开挖线测量资料
地基钎探记录和钎探平面布点图
验槽记录和地基处理记录
桩基施工记录
试桩记录
设计会议会审记录
设计变更记录
工程洽商记录
砂、石、砖、水泥、钢筋、防水材料、隔热保温、防腐材料、轻集料试验汇总表
砂、石、砖、水泥、钢筋、防水材料、隔热保温、防腐材料、轻集料出厂证明文件
砂、石、砖、水泥、钢筋、防水材料、轻集料、焊条、沥青复试试验报告
预制构件(钢、混凝土)出厂合格证、试验记录
土壤(素土、灰土)干密度试验报告
土壤(素土、灰土)击实试验报告
砂浆(试块)抗压强度试验报告
混凝土(试块)抗压强度试验报告
混凝土抗渗试验报告
商品混凝土出厂合格证、复试报告
钢筋接头(焊接)试验报告
土、砂浆、砼、钢筋连接、砼抗渗试验报告汇总表
卷内目录(建筑安装工程)表2
序
号
文件
编号
责任者
文件题名
日
期
页
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- 资料 归档 细则