财务部规章制度.docx
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财务部规章制度
RULESANDREGULATIONS
规章制度
Company:
GoldLakeHotelHuizhou
公司名称:
惠州西湖金泽酒店
ReferenceNo
编号:
FIN
Department:
FinanceDepartment
部门:
财务部
Date
日期:
2010-3-1
Title:
MinistryofFinanceRulesandRegulations
标题:
财务部规章制度
Page
页:
共18页
目的
为加强酒店会计核算和会计管理,建立合理、完善的会计工作程序,根据《中华人民共和国会计法》、《企业会计准则》、《旅游、餐饮、服务企业会计制度》,结合酒店的具体情况,特制定本会计制度。
一、酒店会计制度
(一)总则
1.为加强酒店会计核算和会计管理,建立合理、完善的会计工作程序,根据《中华人民共和国会计法》、《企业会计准则》、《旅游、餐饮、服务企业会计制度》,结合酒店的具体情况,特制定本会计制度。
2.酒店应当按照《企业会计准则》规定的一般原则和要求进行会计核算,在不违背《企业会计准则》规定的原则下,可结合酒店的具体情况,制定酒店的会计制度。
3.酒店应按本制度的规定,设置和使用会计科目。
在不影响会计核算要求和会计报表指标汇总,以及对外提供统一会计报表的前提下,可以根据实际情况自行增设、减少或合并某些会计科目。
酒店在填制会计凭证、登记帐簿时,应填制会计科目的名称,或者同时填列会计科目的名称编号,不应只填编号、不填科目名称。
4.酒店按规定编制并报送会计报表。
月度会计报表,于月末终了后10天内报出;季度会计报表,于季度终了后15天内报出;年度会计报表,于年度终了后45天内报出。
(二)会计核算与报告的一般原则
1.酒店会计年度按公历年度确定,每年为1月1日起至12月31日止。
2.酒店会计核算的基础采用权责发生制。
凡是已经实现的收入、已经发生的费用,不论款项是否在本期收付,都应当作为本期的收入和费用;反之,凡是不属于本期的收入和费用,即使款项已在本期收入和支出,都不应作为本期的收益和费用处理。
3.酒店记账用的货币单位为人民币,凭证、账簿、报表均用法定文字书写。
4.会计核算和会计报告方法,前后各期保持一致,做到账表相符、账账相符、账实相符。
(三)会计凭证与会计账簿
1.使用自制原始凭证和外来原始凭证两种。
自制原始凭证指收款收据、借款单、进货验收单、领料单、出库单、差旅费报销单等;外来原始凭证指我单位与其他单位或个人发生业务、劳务关系时,由对方开给本单位的凭证、发票、收据等。
2.原始凭证的制定、填写、取得,都应按有关基本要求执行,记账凭证按酒店印制的格式填写。
3.对外开出的凭证要妥善保管存根。
4.尚未使用的重要空白凭证(支票、现金收据等)要妥善保管。
5.酒店使用借贷复式记账。
6.酒店设置现金及银行日记账(订本式及电脑账)、各类明细分类账(包括多栏式明细账)、总分类账。
7.对于电脑记录的错账,要另行填制记账凭证更正;对于手工记录的错账凭证,可采用划线更正法或另制凭证更正。
(四)会计科目和会计报告
1.会计科目按其反映的经济内容划分为资产类、负债类、资本类及损益类四大类。
按其反映的经济内容详细程序,会计科目细分为一级科目、二级科目及明细科目。
2.酒店使用的会计科目是根据《旅游、餐饮、服务企业会计制度》结合酒店经营管理的要求制定的。
3.会计科目名称
(1)资产类
流动资产:
现金、银行存款、其他货币资金、应收账款、坏账准备、其他应收款、原材料、燃料、物料用品、低值易耗品、库存商品、待摊费用。
固定资产:
固定资产、累计折旧、固定资产清理、在建工程、无形资产、长期待摊费用、递延资产、待处理财产损溢。
(2)负债类
流动负债:
短期借款、应付账款、预收账款、其他应付款、应付工资、应付福利费、应交税金、应付利润、其他应交款、预提费用。
长期负债:
长期借款、应付债券、长期应付款。
(3)资本类
实收资本、资本公积、盈余公积、本年利润、利润分配。
(4)损益类
主营业务成本、、主营业务收入、营业收入、营业成本、营业费用、营业税金及附加、管理费用、财务费用、投资收益、营业外收入、营业外支出。
4.会计报表
(1)酒店的会计报表包括资产负债表、利润表、部门经营状况表、部门费用明细表、应收、应付明细表、存货明细表、成本报表、交际费用明细表、商品收入成本明细表。
(2)酒店对外提供的会计报表包括资产负债表、利润表、现金流量表、会计报表附注。
(3)会计报表附注包括会计政策和会计估计变更的说明、或有事项的说明、资产负债表日后事项的说明、资产计价原则、租赁、收入的确认、折旧和摊销、坏账损失和处理、所得税会计处理方法以及应收、应付等重要事项的说明。
二、酒店财务管理制度
(一)货币资金管理制度
为加强酒店资金管理,有效控制成本费用,合理使用资金,保证酒店各项工作顺利进行,根据酒店实际情况,制定如下财务管理办法。
1.现金的管理
(1)现金使用范围:
现金的支付应在现金结算规定范围之内,如酒店员工工资、津贴、奖金、劳保福利费、个人劳务报酬、差旅费;酒店确定需要现金支付的其他支出;以及支票结算起点以下的其他支出。
(2)现金的借用:
a.凡因公借用现金必须填写借款单,写明事由、借款金额(人民币大小写)、借款日期、借款人姓名,经所在部门经理、财务部经理签字后方可借款。
b.对于金额较大的(万元以上,含万元)借款。
须报请总经理签字后方可借款,任何人不得因私事借用公款。
(1)现金的报销:
a.借款人应在办理完业务后,及时到财务部办理报销手续,结清所借款项。
最迟不得超过三个工作日,因公出差人员应在返回后五日内报销差旅费结清借款。
b.报销时须持原始凭证,由财务部审核人员对其原始凭证进行审核。
原始凭证必须写清下列内容:
凭证内容、日期、单位、公章、使用原始凭证的单位名称、办理业务的内容摘要、数量、单价和金额。
内容填写不清、不全的原始凭证不予办理报销手续。
c.经审核无误后,填写现金支出凭单,写清原因、日期、数量、单价、金额等,后附原始凭证,由经办人、所在部门经理、财务部经理、总经理签字后方可报销。
d.无原始凭证的原则上不予报销,特殊情况须写明原因,按规定权限,由经办人、所在部门经理、财务部经理、总经理签字后方可报销。
(4)其他:
a.出纳员对现金业务要做到逐笔记账,日清月结,账款相符。
发现长款、短款要及时查明原因,长款收缴入库,短款责任人全额赔偿。
b.现金要严格按银行核定的库存现金限额留存。
任何情况下不准套取现金,不准保留账目外公款,不准利用银行账户代他人或单位存入或支取现金。
c.酒店的现金收入应在当日送存银行,不得坐支现金。
存取现金时应两人以上,大额款项应有交通工具。
2.银行存款及支票管理
(1)支票申领须填写支票申领单,具体申领手续同现金借款。
(2)支票签发
a.现金支票、转账支票应建立支票登记簿,并详细记录支票签发的日期、支票号、用途金额(如金额不定应开限额)并由经办人在支票根上签字。
b.不许签发远期和空白支票,填写错误和逾期未使用的支票要交回财务部更换或注销。
(3)支票保管
a.已签发的支票应妥善管理,不得转借。
如有转借或遗失,所造成的经济损失和不良后果由支票领用人负责。
b.现金支票、转账支票要按支票号顺序使用,未使用的支票必须妥善保管。
(4)支票使用后的报销和审核
支票使用后的报销和发票的审核同现金报销程序。
(5)其他
a.支票与银行留存的印章应由两人分开保管。
b.收入的支票应在当日内送存银行。
(二)固定资产管理制度
为加强酒店固定资产管理,提高固定资产使用效益,做到物尽其用,减少闲置和浪费,充分发挥固定资产的作用,特制定本制度。
1.固定资产的范围
(1)使用年限在一年以上的房屋、建筑物、机器、机械、运输工具和其他与生产经营有关的设备、器具、工具等。
(2)属于生产经营主要设备的物品,单位价值在2000元以上,并且使用期限超过两年的,也作为固定资产。
2.固定资产的计价原则
(1)购入固定资产,以买价加上支付的运输费、途中保险费、包装费、安装成本及交纳的税金等计价。
(2)自己建造的,按在建过程中实际发生的全部支付计价。
(3)投资者投入的,按评估确认的价值计价。
(4)融资租入的,按租赁协议确定的价款加发生的运输费、途中保险费、安装调试费等计价。
(5)接受捐赠的按市场同类固定资产价值加上由酒店负担的运输、保险、安装等费用计价。
(6)在原有的固定资产基础上进行改造、扩建的,按原固定资产价值加上由于改造、扩建而发生的支出,减去改造、扩建过程中的变价收入后的余额计价。
(7)盘盈的固定资产按照同类固定资产的重置完全价值计价。
(8)购建固定资产交纳的固定资产投资方向调节税、耕地占用税计入固定资产价值。
3.固定资产的折旧原则
(1)酒店固定资产折旧采用平均年限法。
(2)计提折旧的固定资产:
a.房屋和建筑物。
b.在用的机器设备、仪器仪表、运输车辆。
c.季节性停用或修理停用的设备。
d.融资租入的设备。
e.以经营租赁方式租出的固定资产。
(3)不计提折旧的固定资产:
a.房屋、建筑物以外未使用、不需用的机器设备。
b.以经营租赁方式租入的固定资产。
c.已提足折旧继续使用的固定资产,未提足折旧提前报废的固定资产。
d.国家规定不计提折旧的固定资产。
4.固定资产残值的确定
见:
酒店固定资产折旧年限表
类型
品名
年限
类型
品名
年限
房屋建筑物
营业用房
20
家具设备
营业用家具设备
5
非营业用房
20
办公用设备
5
简易房
10
纯毛地毯
5
建筑物
20
混织地毯
4
机器设备类
供电系统设备
10
化纤地毯
3
供热系统设备
10
电器及影视设备类
闭路电视播放设备
10
中央空调设备
10
音响设备
5
通讯设备
9
电视机
5
洗涤设备
8
电冰箱
5
维修设备
10
柜式空调器
5
厨房用具设备
5
窗式空调器
3
电子计算机系统设备
5
电影放影机及幻灯机
10
电梯
10
照相机
10
相片冲印设备
5
其他电器设备
5
复印、打字设备
5
其他机器设备
10
交通运输分类
大型客车(33座以上)
5
中型客车(32座以下)
5
其他设备
工艺摆放
10
小轿车
5
消防设备
6
货车
6
5.资产报废程序
(1)酒店成立资产报废鉴定小组,由主管财务的副总经理任组长,总经理办公室、各部门财产保管员、有关专业技术人员、财务部成本会计、仓库保管会计等人员为组员,办公室设在财务部。
(2)酒店报废资产范围主要包括原材料、物料用品、客房在用的工装布草、库存商品、低值易耗品、固定资产等。
(3)酒店所有的固定资产及其物资的报损和报废均要经过“资产报废鉴定小组”确认,按如下程序办理有关手续:
a.原材料、物料用品、库存商品、客房在用工装布草的报损及报废程序
部门报损(报废)原材料、物料用品、库存商品及客房在用工装布草时,应由该部门库管员或经办人将其物资整理、清点并填写一式四联的“物品报损(报废)单”,由部门经理签字确认。
“物品报损(报废)单”送交资产报废鉴定小组,由资产报废鉴定小组组织人员对物品进行实地鉴定确认,并由组长在该单上签字。
经办人将手续齐全的“物资报损(报废)单”连同报废物资一并送交财务部库房[“物资报损(报废)单”一联由物资报废部门自留,其余三联送交财务部],由仓库保管会计立帐登记。
b.固定资产、低值易耗品的报废程序
各部门报废固定资产或低值易耗品时,应由该部门财产保管员对其进行清点并填写“物品报损(报废)单”,由部门经理签字确认。
财产保管员将“物品报损(报废)单”送交资产报废鉴定小组,由资产报废鉴定小组组织人员对其进行实地鉴定、确认后,由组长在“物品报损(报废)单”上签字。
财务保管员将手续齐全的“物品报损(报废)单”及“资产卡片”一并送交财产会计处做报废资产的帐务处理[“物品报损(报废)单”一联由报废部门自留,其余三联送交财务部]。
同时,将报废物品送交财务部库房,由仓库保管会计立帐登记。
6.固定资产的日常管理
(1)固定资产的管理和使用,必须贯彻统一领导、层层负责、责任到人、谁用谁管的原则。
财务部为酒店固定资产管理部门,各部(室)为归口管理部门。
(2)归口管理部门的职责
a.配备兼职的固定资产管理人员,负责归口管理固定资产。
兼职管理人员要相对稳定,人员变动要在财务部和各部门领导监督下办清交接手续。
管理人员与财务部必须密切协作,每半年对账一次,确保账账相符、账实相符。
b.对归口管理的各项固定资产,根据财务部统一开设的固定资产卡片,填列固定资产详细资料,按类别和部门使用顺序排列、编号、保管,与财务部固定资产登记簿保持一致,每半年核对一次。
固定资产卡片应按每一独立登记对象分别设置。
卡片应记载该项固定资产的编号、名称、规格、技术资料编号、附属物、使用部门、所在地点、建造年份、开始使用日期、中间停用日期、原价、运杂费、安装费、规定使用年限、折旧率、大修理费用提出率、大修理次数和日期、转移调拨情况、报废清理情况等详细资料。
固定资产卡片一式两份,一份留存,一份送使用部门。
c.制订财产、设备检修制度,根据检修制度编制保养维修计划,督促使用部门配合实施。
d.提出固定资产改造、扩建和技术改造计划。
e.负责办理固定资产的新增、调拨、转移、出租、出借、报废、清理等手续,每半年对固定资产组织清点,掌握固定资产使用情况,保证卡实相符。
(3)财务部的管理职责
a.配合、协助和监督有关部门严格执行固定资产管理制度。
b.设置固定资产分类账和明细登记簿,掌握全部固定资产增减变动情况,每半年组织一次固定资产清查盘点,保证账、卡、实相符。
c.协同归口管理部门编制固定资产更新改造和大修计划,合理安排使用资金。
d.财务部必须准确核算各类固定资产的增减变动情况,在固定资产一级科目下设置房屋及建筑物、机器设备、交通运输工具、家具设备、地毯、电器及影视设备、文体娱乐设备、其他设备、租出固定资产、未使用固定资产及不需用固定资产等明细科目。
e.在明细科目下设置固定资产登记簿进行明细核算。
固定资产登记簿按固定资产的类别和明细分类记账,按保管使用部门设置专栏,按实序登记各项固定资产,每月结出金额,以反映各部门各类固定资产的增减变动和结存情况。
f.不论何种资金渠道购置的固定资产,必须由财务部、归口管理部门和使用部门共同验收,并由归口管理部门填列固定资产验收单,验收合格后,由上述部门在验收单上签章,同时归口管理部门填列固定资产卡片,一式两份,一份自留,一份送使用部门。
g.不论何种方式调出固定资产,必须由归口管理部门根据批准的文件填制固定资产调拨单。
财务部门、使用部门都签章。
未办妥规定手续私自调出固定资产者,视为违反财经纪律,违反酒店规定处理,要追究当事人责任。
有偿调出固定资产时,一般以账面余额作为调拨价格,也可参照市场规定价格确定,有偿调入固定资产的手续同调出一样。
h.部门之间固定资产转移,由归口管理部门填制固定资产转移单,经使用部门签字后,办理固定资产卡片变动手续,同时将其中一联送财务部。
i.固定资产的出租、出借都必须经总经理批准,归口管理部门负责与租赁单位签订合同,并将合同正本送交财务部保管。
归口管理部门和使用部门无权出租和出借固定资产,未办妥手续任何固定资产不得搬出酒店。
j.固定资产每年必须清查盘点一次,盘点工作由财务部门牵头,会同使用部门、归口管理部门共同进行。
发生盈亏必须查明原因,并填制固定资产盘盈、盘亏报告单,报总经理批准后进行处理。
k.固定资产使用日久或损坏需要报废时,由技术鉴定小组进行鉴定,确无使用价值方能办理报废手续,由归口管理部门填制固定资产报废单,经总经理批准,由归口管理部门和财务部办理注销和清理工作。
固定资产残料的作价出售,必须经鉴定小组议定价格,任何部门和个人不得擅自作价处理。
(三)票据管理制度
票据是财务收支的合法凭证,是付款人的付款证明,是酒店交纳税款的重要依据。
为保证会计核算正常进行、加强财务内部控制、维护资金财产安全,特制订本制度。
1.票据包括发票和收据,发票用于收取经营收入时交付客人的付款证明,收据用于对内或对外办理资金往来的结算业务。
2.财务部负责酒店发票打印机的安装、调试、培训、维修维护工作,并负责空白票据的购买和保管工作。
3.凡需领用票据的部门,必须办理领用登记手续。
负责管理各类票据的人员,要按不同规格和使用单位建立登记册,分别记录,严格票据的领用、保存和缴销手续。
4.票据只限在本企业合法经营范围内使用,不准转借、转让和为他人代开票据。
5.填写票据时要注明单位、客人姓名、消费内容、金额、大小写、开票人及日期。
不得多开、虚开。
6.使用票据人员,应检查票据有无缺号、缺联,如有问题应及时向上级报告,批准后处理。
填写票据后必须加盖收款单位的“财务专用章”或“票据专用章”。
7.票据记账联每日随同客人账单传回财务部审核,手写票存根联应妥善保管,领用新票据时交回财务部。
如因错开、错写,而必须作废的票据,应注明“作废”二字,并保持原票据的完整内容。
未使用的票据如有遗失,必须认真查明原因,进行严肃处理,并报有关部门和税务局备案,同时登报声明作废。
8.票据管理人员调动工作时必须办理交接手续,清理数量进行交接,移交清单由交接双方签字后方可有效。
(四)财务印章管理制度
为了加强各类财务印章管理,保证会计核算的正常进行,维护资金财产安全,特制定本制度。
1.印章主要包括财务专用章、发票专用章、法人代表名章、会计人员人名印章。
财务专用章用于酒店办理银行款项支付,出具发票、收据、早餐券等有价票券业务;发票专用章用于办理发票业务;法人代表名单用于办理银行款项支付时预留银行印鉴;会计人员人名印章用于办理会计凭证等会计业务及对外提供会计报表。
2.财务专用章、法人代表名章由财务经理或会计主管负责保管;发票专用章由前厅部收银员负责保管,当班的收银员为印章保管人,印章要随班交接,并在登记薄上签字确认;会计人员名章由本人保养。
印章保管人要妥善保管印章,印章平日放置于保险柜中,使用完毕及时收回柜中锁好。
3.印章的使用仅限于酒店的业务范围内,出具支票或收取支票交存银行时,由经办人持票据到印章保管人处审核后加盖印章,发票收据、早餐券等有价票券在领取时登记盖章,使用时由日审审核票据与收取的款项是否相符。
4.各类印章应严格按照规定的业务范围和批准程序使用,不得转借和为他人提供印章,如乱用、错用和丢失印章,给酒店造成经济损失,对相关责任人按酒店规定处理。
(五)前台收银管理制度
为加强各收银点业务管理,保证酒店经营收入能够及时、准确收回,特制定以下管理制度。
1.收银人员要求
前台收银人员必须持有《会计从业资格证书》,熟练操作前台收银电脑系统,具有高度的责任心,良好的职业道德,严格执行酒店各项财务管理规定。
2.收取支票
(1)收到支票后,收银员必须认真查验,审查支票大小写金额填写是否正确、相符,是否在付款期内,背书转让支票其背书是否正确,书写是否用碳素墨水,填写是否清晰,印鉴是否清楚,有无折叠、破损。
确认无误后,收银员在支票背面注明客人姓名、工作单位及联系电话。
(2)对于行外客人及协议单位交付的支票,必须有担保人在支票上签字。
如果客人消费时间超过支票的有效期,必须按预算金额存入银行,客人结账时多退少补。
(3)对于不收取押金的客人必须有担保人,担保人必须是部门经理(含)以上人员,客人离店后,由担保人负责催收客人账款。
3.转后台应收账
(1)客人在酒店消费后应结清账款后方可离店。
对于未结清账项离店的客人,前台主管负责及时催收,最长时间不超过3个月。
(2)对于在财务部后台有账户的客人,发生消费后应及时转入后台应收账户,由应收账会计负责催收,最长时间不超过3个月。
(3)前台主管应与会计随时沟通,以便保证在后台挂账的客人账项及时、完整的转入后台,避免由于漏单给酒店造成损失。
4.交接班审核
(1)收银人员当天工作结束后,应将经手的帐单进行分类汇总。
同时对帐单进行自查。
自查包括帐单的完整性;装订顺序;结帐方式及结帐金额;发票金额、序列号顺序;入住房价;预收款收据书写等方面。
(2)核对无误后与前台系统中“个人经手帐单”逐一进行核对,确保手工帐单与“个人经手帐单”中的明细发生额、各帐项合计相一致。
经核对无误后可进行个人审计。
(3)进入个人审计模式后,收银人员应将核对无误后的“个人经手帐单”中各帐项合计数录入到相对应的表格内,由系统自动核对,核对无误可进行班审。
(4)在进行个人审计过程中如出现金额不符等问题,应及时进行复核、调整后,进行二次审计。
(5)全班次帐务工作处理完毕后,应及时清点备用金,与下班人员进行交接,并将本班次待处理工作详细的交接给下一班次工作人员。
5.投币
(1)收银人员完成班审后,应根据借、贷方审计表中的现金、现金预付、退款帐项准确计算出本班次个人投币金额(即:
实际投币数=现金+现金预付-退款)。
(2)严格按规定填写缴款袋。
注明地点、交款人、日期,投币各种面额张数及实际收入、袋中收入,长、短款,退款金额、总额各项目。
由监督人员根据投币袋所登金额进行盘点、核对无误后将现金、退款凭证封袋。
由投币人正确完整填写投币登记簿、监督人签字确认后,将款项投入保险柜中。
(3)对于支票收入应单独投币,注明金额。
其投币程序、要求与现金投币一致。
6.长、短款管理
收银工作要严格执行财务规章制度。
在工作中,发生长、短款时一定要查明原因。
长款要如数上交财务部。
短款由责任人赔付。
不得隐瞒不报。
离店客人未消费完的款项,不论金额大小一律暂挂特殊账户,不许私自结账,年底财务部统一调整特殊账户的账务工作。
7.冲减房费
已输入电脑的营业收入不得随意更改,如需调整,必须填制房费折扣单,注明原因、金额、日期、经手人,并报请财务经理签字后方可进行。
8.房卡押金管理
(1)散客交付的房卡押金随同住宿预付款一同输入电脑,并给客人开据房卡押金收据,客人离店结账时,凭押金收据领取房卡押金。
(2)对于团队的房卡押金,为保证结账的快速、准确,一般不输入电脑。
而在房卡押金登记本上登记,注明客人房号和姓名。
押金收据一式三联,一联交付客人,一联留存,一联传给日审,日审据此核对卡押金登记本上的记录是否正确。
客人离店时,凭押金收据退款,日审将两份卡押金收据收齐后方可审核通过。
(3)对于丢失卡押金收据的客人,由客人写出证明,前台人员审核无误后交由大堂副理签字后方可退款。
(六)存货的核算和管理制度
1.存货的分类
酒店的存货包括物料用品、低值易耗品、原材料、燃料、商品部的库存商品。
2.存货的计价原则
(1)酒店的存货按照实际成本入账。
购入的存货,按照买价以及运输、装卸、保险等费用及运输途中的合理损耗、入库前的挑选整理费和应交纳的税款等确定成本。
对于不易划分的采购费用,如采购差旅费用、市内交通费用及运杂费可直接列入当月营业费用或管理费用。
(2)捐赠的存货按捐赠方提供的发票价格入账,未取得发票的,按市场同类价格入账。
(3)投资者投入的,按评估确认的价值计价。
(4)盘盈的存货按照同类存货的重置完全价值计价。
3.存货的日常核算
(1)酒店的存货由专职人员负责收发领用,根据实际数量及时收货办理会计手续,对逾期未到的材料和商品要督促有关部门采取措施,对已经到达
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