009资料管理细则.docx

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009资料管理细则

编制说明

1、本细则适用于山西宝莱电力开发有限公司王坡瓦斯发电工程资料管理。

2、本细则在施工过程中应根据实际施工情况进行补充、完善。

目录

一、总则

二、资料分类

三、资料管理

附件一、项目工程监理资料分类及编码系统图

附件二、工程监理资料管理表

一、总则

1、为贯彻执行公司质量体系文件的要求，促使文件资料的规范化管理，为监理人员开展工作提供准确、快速的信息服务，确保工程竣工后监理档案资料的规范移交，特编制本细则。

2、本细则适用于山西宝莱电力开发有限公司王坡瓦斯发电工程施工阶段的监理工作，其编制依据为《山西宝莱电力开发有限公司王坡瓦斯发电站工程监理规划》、公司质量体系文件和其他有关文件。

二、资料分类

1、监理资料是指在进行施工监理的过程中所形成的文件、资料，业主提供的图纸和有关技术资料以及公司提供的质量管理体系文件和技术书籍等与工程有关的文件资料。

根据其性质、作用、题名，分为9类，119种（见附件一）。

三、资料管理

1、项目监理部信息管理员负责文件资料的管理和计算机、复印机的日常维护和管理。

2、信息管理员负责文件、工程监理资料、技术书籍、公司质量管理体系文件、建设单位提供的图纸及厂家图纸、技术资料等的收领、登记、发放、借用、保管、归档，根据现场情况每月进行一次清查。

监理资料要做到“查得到，调得出”，确保资料完整、方便交流。

3、工程质量、进度、投资控制资料由各专业监理工程师收集，经确认无误后，一周内移交信息管理员。

4、监理人员发出的通知、报告、总结、报表、记录等监理文件，经总监理工程师审阅后，由信息管理员统一编号、登录、打印、分发。

监理资料完成后及时归档，并将目录存入计算机内。

由监理部发出的文件应做出备份以免丢失。

5、监理月报由监理工程师提供原始资料（监理工程师工作月小结），总监理工程师起草，由信息管理员编辑、打印、分发。

6、监理部活动记录由总监理工程师负责记录。

7、监理大事记由总监理工程师负责记录，监理合同完成后上交公司。

8、监理日志由监理人员每日填写，总监理师每日要及时审阅。

监理日志属监理活动的原始记录和监理部共有的信息资源，监理人员调离监理部时应交回监理日志。

9、专业代码编目方式如下：

土建专业—T安装专业—A综合专业—Z

10、每种文件资料建立相应的文档，并采用相同的编码和名称，每种文件资料如需细分，则采用分类码X1、X2、X3、……和标段码A、B、C……进行分类。

11、针对每个文档，在微机中建立相应的文件、资料登记表，信息管理员应将形成的每份文件资料及时编号、登录，并运用《管理程序》定期统计、汇总。

12、工程质量报验单（验收、签证齐全）编号由监理工程师负责填写。

填写方法：

12.1用铅笔在报验单右上角标注工程代码。

12.2工程代码=专业代码+单位工程编号+分部工程编号+分项工程编号+检验批编号。

12.3例如：

土建专业第一个单位工程中第二个分部工程的第三个分项第一个检验批（分段）工程的工程代码为：

T01-02-03-01。

注：

同一个检验批编号相同，为便于区分查找可用流水号加（）分开。

13、资料编号前均应加“WP-H-”。

14、专业监理工程师应根据监理程序的要求，督促建设单位、设计院、施工单位单位等按时办理各种必要的手续，确保监理资料的完整性、有效性。

15、有关文件资料的具体管理办法见附件。

16、向建设单位移交的竣工资料如下：

16.1建设单位对资料移交有规定的按建设单位要求做。

16.2建设单位资料移交未做规定的按以下内容：

⑴、监理规划

⑵、监理细则

⑶、整改通知单及整改报验单（按专业及机组分类、“整改报验单”要求承包商报原件）

⑷、监理工作联系单

⑸、工程联系单（要求承包商报原件，按标段分类）

⑹、停工通知单、复工申请及批复文件

⑺、专题报告

⑻、会议纪要（按分类码分类：

协调会议纪要、专题会议纪要和图纸会审纪要等）

⑼、监理月报

⑽、整改完善记录（按专业及机组分类）

⑾、监理工作总结

⑿、工程质量事故报告、处理方案报审及处理结果（要求承包商报原件）

⒀、工程预算审核记录及付款签证记录（要求承包商报原件，按标段分类）

注：

监理竣工移交资料以上述13项组卷，如某卷内容较多时，可分成若干卷册，一般卷册厚度不超过50mm。

竣工移交资料为二套。

17、向公司移交的资料

17.1向公司移交资料包括“文件类别内容分项表”中S类、G类、Z类、Y类、J类、L类、T类文件，按分类码、专业代码和卷册厚度组册。

17.2总目录=卷目录+各册内容目录

17.3向公司移交资料一套

18、竣工移交资料要求：

18.1、表式规格统一，文字符号清楚，图文整洁，数据准确、齐全，不得漏项。

18.2用纸尺寸为A4型297mm×210mm（长×宽）

18.3印制要求：

用纸的天头宽20±0.5mm；地角7±0.5mm；订口宽20±0.5mm；翻口宽15±0.5mm；

18.4文字填写及绘图应使用碳素笔，不得采用复写的资料归档。

18.5竣工移交资料原则上应为原件。

19、见证取样记录、台帐、旁站监理记录、各类收、发文台帐等由有关人员保存，工作完结后，交回资料室归档。

20、对建设单位提供的图纸资料的管理

20.1项目监理部信息管理员对建设单位提供的图纸资料的名称、数量、完好状态及有效性进行验证，并逐一登记造册和标识，同时负责监理过程中的使用管理。

20.2对设计变更等图纸资料的局部或小的更改，有关监理工程师应在本图纸上作出标记，并在相应的设计变更通知单上注明“已在图纸上修改”的字样，对于整张图纸的修改变更，则由项目监理部信息管理员负责收回已废止的图纸资料，加盖“作废”印章，并和正在使用的有效图纸资料隔离保管，以防混用。

20.3如图纸资料发生丢失或污损不能使用时，要及时向有关部门和领导汇报，及时处理，并做记录。

20.4如业主对所提供的图纸资料有保密要求，按业主的要求执行。

21、项目监理部监理资料编码规定

项目监理部文件按以下规定编码

LD—H—XXX—XX

文件顺序号（反映机组、专业等内容）

文件类别号（见表一、附件一）

工程类别号（H火电）

项目部编号（项目部名称前两个字的汉语拼音缩写）

举例说明：

文件名称：

王坡瓦斯发电监理部监理月报第一期

WP-H-L17-01

附件一：

Z1建筑安装材料、构配件报验资料

Z2混凝土浇筑申请单

Z3工程质量报验资料

Z4见证取样台账

Z5中间交接验收签证资料

Z6工程质量事故处理文件

Z7试运阶段形成的文件

Z8其它有关工程质量、试验、检测记录、报告

Z9工程竣工报验资料

Z10建筑方格网施测报验资料及复测

Z11商品混凝土文件、资料

F1国家标准、规范

F2行业标准、规范

F3政府、主管部门文件、通知

F4施工、材料、试验手册或规程

F5概预算定额及取费标准

F6标定信息

F7其它文件

H1招标、投标文件

H2设计合同、协议

H3施工承包合同、协议

H4监理合同、协议

H5加工、订货合同、协议

H6设备及主要材料订货协议

H7其他合同、协议

S1设计基础资料及其勘测报告

S2初步设计文件

S3施工图设计文件

S4设计变更、工程洽商

S5设计交底及图纸会检记录

S6设计修改通知单

G1开工报审资料

G2施工组织总设计报审资料

G3专业施工组织设计/重大施工技术方案报审资料

G4调试方案报审资料

G5工程进度统计台账

G6工程进度计划报审资料

G7分包资质申请及审批资料

G8特殊工种资格报审资料

G9主要施工计量器具、检测仪表报审资料

G10工程联系单

G11承包商发出的通知、报告、申请及批复文件

G12业主发出的通知、决定

G13设计院及设计监理对设计存在意见

G14供货商资质申请及审批资料

G15大型施工机械报审资料

G16变更工期申报表

Y1设备、仪器、使用说明及随机资料

Y2工程设备开箱申请及签证资料

Y3设备缺陷通知及处理报验资料

Y4设备性能检测资料

Y5设备监造大纲及实施细则

J1工程阶段结算申请及签认资料

J2变更费用申请及签认资料

J3现场签证索赔费用申请及签认资料

J4年度资金使用计划

T1监理人员上岗前学习交底培训记录表

T2聘用人员考核记录表

T3服务状况（工作）检查表

T4项目部监理人员评定表

T5征询意见表

T6质量分目标

T7体系运行措施

T8项目监理部质量体系活动规定

T9其它体系文件

L1监理规划L30试验室审查记录

L2监理细则L31图纸、资料丢失、损坏记录

L3工程质量检验计划L32图纸作废记录

L4旁站监理记录L33监理服务记录表

L5工程暂停工通知单L34监理部学习记录

L6整改通知单及整改结果检查记录L35强制性条文执行记录

L7监理工作联系单L36受监焊口统计台账

L8施工过程检查记录表L37设备检测仪器台帐

L9例会会议纪要L38监理部图书登记台账

L10专题会议纪要L39带薪休假申请单

L11工程支出统计台账L40监理规划、细则执行记录

L12监理日志L41不合格材料统计台账

L13监理工作月小结L42安全旁站监理记录

L14监理月报L43监理工作制度

L15监理周报L44其它文件

L16工程大事记L45顾客提供图纸资料记录

L17监理总结、报告L46监理人员档案

L18工程质量检验统计表L47项目部财产登记领用表

L19安委会活动记录L48监理部收发登记表

L20安委会会议纪要L49监理预案

L21文明施工专项检查记录L50专题报告

L22安全隐患记录台账L51通报

L23项目管理体系审查表L52监理月度工作计划

L24质量问题（缺陷）处理台账L53工程奖罚通知单

L25安全周例会会议纪要L54监理通知单

L26特殊工种、大型机械登记台账L55施工进度考核通报

L27王坡瓦斯发电监理部例会纪要L56通知

L28气象及影响工程进度记录

L29监理活动记录

T1监理人员上岗前学习交底培训记录表

T2聘用人员考核记录表

T3服务状况（工作）检查表

T4项目部监理人员评定表

T5征询意见表

T6质量分目标

T7体系运行措施

T8项目监理部质量体系活动规定

附件二：

工程监理资料管理表

文档

编码

文档名称

资料管理办法

资料编号

F1

国家标准、规范

资料员编码、归档，有关人员借阅办理借阅手续。

MT-H-F1-序号

F2

行业标准、规范

资料员统一编码、归档，有关人员借阅办理借阅手续。

MT-H-F2-序号

F3

政府、主管部门文件、通知

资料员统一编码，专业人员阅读后，及时按编码顺序归档。

MT-H-F3-序号

F4

施工、材料、试验手册或规程

资料员统一编码、归档，有关人员借阅办理借阅手续。

MT-H-F4-序号

F5

概预算定额及取费标准

资料员统一编码、归档，有关人员借阅办理借阅手续。

MT-H-F5-序号

F6

标定信息

资料员统一编码、归档，有关人员借阅办理借阅手续。

MT-H-F6-序号

F7

其他文件

资料员统一编码，专业人员阅读后，及时按编码顺序归档。

MT-H-F7-序号

H1

招标、投标文件

资料员统一接收、编码、归档，有关人员借阅办理借阅手续。

MT-H-H1-序号

H2

设计合同、协议

资料员统一接收、编码、归档，有关人员借阅办理借阅手续。

MT-H-H2-序号

H3

施工承包合同、协议

资料员向筹建外领取副本两份，一份存档，一份交技经人员保存。

MT-H-H3-序号

H4

监理合同、协议

监理部保留副本两份，一份存档，一份交技经人员保存。

MT-H-H4-序号

H5

加工、订货合同

资料员统一接收、编码、归档，有关人员借阅办理借阅手续。

MT-H-H5-序号

H6

设备及主要材料订货合同、协议

资料员统一接收、编码、归档，有关人员借阅办理借阅手续。

MT-H-H6-序号

H7

其他合同、协议

资料员统一接收、编码、归档，有关人员借阅办理借阅手续。

MT-H-H7-序号

S1

设计基础资料及勘测报告

资料员接收、登记、归档，专业人员办理借阅手续。

MT-H-S1-序号

S2

初步设计文件

资料员接收、登记、归档，专业人员办理借阅手续。

MT-H-S2-序号

S3

施工图设计文件

资料员领取两套，登记，一套存档，一套由有关人员借阅，工程竣工后完整地交给资料保管员。

MT-H-S3-序号

S4

设计文件、工程洽商

监理部签证后，保留两份，一份存档由资料员编号、归档，一份由有关专业人员保存。

MT-H-S4-序号

S5

设计交底及图纸会审记录

由专工整理，交资料员编号、分发；一份归档，一份专工自存。

MT-H-S5-序号

文档

编码

文档名称

资料管理办法

资料编号

G1

开工报审资料

监理部签证后，由资料员编号，发业主；业主签证后，一份归档，其余分发施工单位。

MT-H-G1-序号

G2

施工组织总设计报审资料

监理部签证后，由资料员编号，发业主；业主签证后，一份归档，其余分发施工单位。

MT-H-G2-序号

G3

专业施工组织设计/重大施工技术方案报审资料

监理部签证后，一份专工自存，一份由资料员编号、归档，一份发给业主，其余分发施工单位。

MT-H-G3-序号

G4

调试方案报审资料

监理部签证后，一份专工自存，一份由资料员编号、归档，一份发给业主，其余分发施工单位。

MT-H-G4-序号

G5

工程进度统计台帐

由各专工统计，每周五报资料管理员整理、编号、归档。

MT-H-G5-序号

G6

工程进度计划报审资料

监理部签证后，由资料员编号，发业主；业主签证后，一份归档，其余分发施工单位。

MT-H-G6-序号

G7

分包商资质申请及审批资料

监理部签证后，一份由资料员编号、归档，其余分发施工单位。

MT-H-G7-序号

G8

特殊工种资格报审资料

监理部签证后，一份由资料员编号、归档，其余分发施工单位。

MT-H-G8-序号

G9

主要施工计量器具、检测仪表报审资料

监理部签证后，一份由资料员编号、归档，其余分发施工单位。

MT-H-G9-序号

G10

工程联系单

监理部签证后，由资料员编号，发业主；业主签证后，一份归档，其余分发施工单位。

MT-H-G10-序号

G11

承包商发出的通知、报告、申请及批复文件

监理部签证后，一份专工自存，一份由资料员编号、归档，一份发给业主，其余分发施工单位。

MT-H-G11-序号

G12

业主发出的通知、决定

资料管理员接收、编号，有关人员传阅后，归档。

MT-H-G12-序号

G13

设计院及设计监理对设计存在的意见

资料管理员接收、编号，有关人员传阅后，归档。

MT-H-G13-序号

G14

供货商资质申请及审批资料

监理部签证后，一份由资料员编号、归档，其余分发施工单位。

MT-H-G14-序号

G15

大型施工机械报审资料

监理部签证后，一份由资料员编号、归档，其余分发施工单位。

MT-H-G15-序号

Z1

建筑、安装材料购配件报验资料

监理部签证后，一份由资料员编号、归档，其余分发施工单位。

MT-H-Z1-序号

Z2

混凝土浇筑申请单

专工签证后，一份交编号、自存，其余返施工单位。

MT-H-Z2-序号

文档

编码

文档名称

资料管理办法

资料编号

Z3

工程质量报验资料

1、承包单位报监理部专工四份。

2、专工签证后，三份返回承包单位，一份专工编号后每周五交资料管理员存档。

MT-H-Z3-序号

Z4

见证取样台帐

专工见证、记录，监理员建立登记台帐，资料员统一管理。

MT-H-Z4-序号

Z5

中间交接验收签证资料

专工签证后，一份交资料管理员编号、归档，其余返施工单位。

MT-H-Z5-序号

Z6

工程质量事故处理文件

监理部签证后，由资料员编号，发业主；业主签证后，一份归档，其余分发施工单位。

MT-H-Z6-序号

Z7

试运阶段形成的文件

1、承包单位报监理部专工四份。

2、专工签证后，三份返回承包单位，一份专工编号后每周五交资料管理员存档。

MT-H-Z7-序号

Z8

其它有关工程质量、试验、检测记录、报告

1、承包单位报监理部专工四份。

2、专工签证后，三份返回承包单位，一份专工编号后每周五交资料管理员存档。

MT-H-Z8-序号

Z9

工程竣工报验资料

监理部签证后，由资料员编号，发业主；业主签证后，一份归档，其余分发施工单位。

MT-H-Z9-序号

Z10

建筑方格网施测报验资料及复测

监理部签证后，由资料员编号，发业主；业主签证后，一份归档，其余分发施工单位。

MT-H-Z10-序号

Z11

商品混凝土文件、资料

专工签证后，交资料管理员编号、归档。

MT-H-Z11-序号

Y1

设备、仪器使用说明书、图纸图片及随机文件

资料管理员编号、归档，专工借阅办理借阅手续。

MT-H-Y1-序号

Y2

工程设备开箱申请及签证资料

各方签证后，交资料管理员编号、归档。

MT-H-Y2-序号

Y3

设备缺陷通知及处理文件

各方签证后，交资料管理员编号、归档。

MT-H-Y3-序号

Y4

设备性能检测资料

各方签证后，交资料管理员编号、归档。

MT-H-Y4-序号

Y5

设备监造大纲及实施细则

监理部备案。

MT-H-Y5-序号

J1

工程阶段结算申请及签证资料

1、承包单位报技经人员四份。

2、经技经人员审核、筹建处审定后，一份留筹建处，一份返回承包单位，一份存档，一份由技经人员自己保存。

MT-H-J1-序号

J2

变更费用申请及签证资料

1、承包单位报技经人员四份。

2、经技经人员审核、筹建处审定后，一份留筹建处，一份返回承包单位，一份存档，一份由技经人员自己保存。

MT-H-J2-序号

文档

编码

文档名称

资料管理办法

资料编号

J3

现场签证索赔费用申请及签证资料

1、承包单位报技经人员四份。

2、经技经人员审核、筹建处审定后，一份留筹建处，一份返回承包单位，一份存档，一份由技经人员自己保存。

MT-H-J3-序号

L1

监理规划

监理部编辑出版四份，一份存档，一份供监理部人员传阅，其余二份分别报送交筹建处、公司。

MT-H-L1-序号

L2

监理细则

存档一份，资料员编号、归档。

MT-H-L2-序号

L3

工程质量检验计划

专工签证后，一份自存，一份交资料管理员编号、归档。

MT-H-L3-序号

L4

旁站监理记录

监理员编写，交资料管理员编号、归档。

MT-H-L4-序号

L5

整改通知单及整改结果报验

专工签证后，交资料管理员编号、归档。

MT-H-L5-序号

L6

工程暂停工通知单

总监签发，经业主同意后下发，编号归档。

MT-H-L6-序号

L7

监理工作联系单

由专工编制，资料员登录、编号、分发各单位，监理部存档一份。

MT-H-L7-序号

L8

专题报告、通知

由专工编制，资料员登录、编号、分发各单位，监理部存档一份。

MT-H-L8-序号

L9

工程例会会议纪要

由会议主持人起草，总监审阅后由资料员登录、编号、打印、分发各单位，监理部存档一份。

MT-H-L9-序号

L10

专题会议纪要

由会议主持人起草，总监审阅后由资料员登录、编号、打印、分发各单位，监理部存档一份。

MT-H-L10-序号

L11

工程支出统计台帐

由技经人员登记台帐，交资料员编号、归档。

MT-H-L11-序号

L12

监理日志

全体监理人员填写，由资料员统一编号，监理日志填写完后交资料员存档。

MT-H-L12-序号

L13

监理工作月小结

全体监理人员填写，由资料员统一编号、登录，监理部存档一份。

MT-H-L13-序号

L14

监理月报

由总监组织相关人员编写，由资料员编号、打印出版三份，报送筹建处、公司各一份，监理部存档一份。

MT-H-L14-序号

L15

监理周报

由总监组织相关人员编写，由资料员编号、打印出版，份数视参建单位而定，监理部存档一份。

MT-H-L15-序号

L16

工程大事记

由总监组织相关人员编写，由资料员编号、打印出版，监理部存档一份。

MT-H-L16-序号

L17

监理总结、报告

由总监组织相关人员编写，由资料员编号、打印出版，报送筹建处一份，监理部存档一份。

MT-H-L17-序号

L18

工程质量检验统计表

由专业工程师负责统计汇总，每月交信息管理员备案。

MT-H-L18-序号

L19

安委会活动记录

由安全专工收集整理，交信息管理员归档。

MT-H-L19-序号

L20

安委会会议纪要

总监签发后归档。

MT-H-L20-序号

文档

编码

文档名称

资料管理办法

资料编号

L21

安全文明施工专项检查记录

由安全专工填写，资料员编号、打印、发放，监理部存档一份。

MT-H-L21-序号

L22

安全隐患台帐

由安全专工记录，交资料员归档保存。

MT-H-L22-序号

L23

项目管理体系审查记录

由监理部审查人员整理，总监签发后分发归档。

MT-H-L23-序号

L24

质量问题（缺陷）处理登记台帐

由各专业监理工程师记录整理，交信息管理员归档。

MT-H-L24-序号

L25

安全周例会会议纪要

由安全专工编写，总监审阅后，资料员编号、打印、分发，监理部存档一份。

MT-H-L25-序号

L26

特殊工种、大型机械登记台帐

由安全专工记录，交资料员存档。

MT-H-L26-序号

L27

监理内部例会纪要

由资料员记录会议内容并编号、出版，监理部存档。

MT-H-L27-序号

L28

气象及影响工程进度记录

监理部存档一份。

MT-H-L28-序号

L29

监理活动记录

由总监组织相关人员记录，监理部存档一份。

MT-H-L29-序号

L30

试验室审查记录

由监理部审查人员整理，总监签发后分发归档。

MT-H-L30-序号

L31

图纸、资料丢失、损坏记录

由资料员统计，监理部留存。

MT-H-L31-序号

L32

图纸作废记录

由资料员统计，在图纸上加盖作废章，监理部留存。

MT-H-L32-序号

L33

监理服务记录表

由总监组织相关人员记录，监理部留存一份。

MT-H-L33-序号

L34

监理部学习记录

由资料员记录会议内容并编号、出版，监理部存档。

MT-H-L34-序号

L35

强制性条文执行记录

由各专业工程师检查填写，交信息管理员归档。

MT-H-L35-序号

L36

受监焊口统计台帐

由焊接专工统计并记录台帐，监理部存档。

MT-H-L36-序号

L37

设备检测