大学档案管理办法WORD13页.docx

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大学档案管理办法

第一章　总　则

第一条　为规范学校档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》、《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》、《湖南省档案管理条例》等法律法规，结合我校档案工作的实际情况，制定本办法。

第二条　本办法所称档案，是指学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。

第三条　档案工作是学校的重要基础性工作，也是衡量学校教育质量和管理水平的一个重要标志。

学校应加强管理，将之纳入学校整体发展规划。

全校各级领导干部要增强档案意识，重视档案工作，在人员、经费、库房、设备等方面予以保证。

第四条学校档案工作由校长领导，其主要职责是：

（一）贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策，批准学校档案工作规章制度；

（二）将档案工作纳入学校整体发展规划，促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展；

（三）建立健全与办学规模相适应的高校档案机构，落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费；

（四）研究决定高校档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。

分管档案工作的校领导协助校长负责档案工作。

第五条学校档案必须实行集中统一管理，确保完整、准确、系统和安全，便于开发利用。

学校档案工作要做到“三纳入”（纳入学校计划和规划、纳入管理制度、纳入有关人员的职责范围）、“四同步”（在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作）。

第二章　机构设置与人员配备

第六条　档案馆是学校档案工作归口管理部门，对学校档案工作实行统筹规划、组织协调；对各单位档案管理工作进行监督和指导；同时负责永久、定期保存和提供利用档案。

第七条　需要特殊条件保管或者利用频繁且具有一定独立性的档案，可以根据实际需要设立分室单独保管。

分室是档案馆的分支机构。

档案分室受档案馆及主管业务部门的双重领导。

第八条　学校档案馆的基本任务和职责：

（一）贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划学校档案工作；

（二）制定学校档案工作规章制度，并负责贯彻落实；

（三）负责接收（征集）、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案及有关资料；

（四）开展档案的开放和利用工作，主动为学校的教学、科研及各项管理工作服务；

（五）组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；

（六）编制检索工具，编研、出版档案史料，开发档案信息资源；

（七）利用档案工作开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能；

（八）开展对全校专（兼）职档案工作人员的业务培训工作，提供全校档案工作业务咨询与指导服务；

（九）开展档案工作协作、学术研究和交流活动；

（十）完成上级交办的其它各项任务。

第九条　学校各归档单位（包括机关各部处、各院系、各直附属单位等）必须指定一位负责人分管本单位档案工作，根据需要配备1-2名专职或兼职档案工作人员。

第十条　学校档案工作人员应当遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守，具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。

第十一条　学校专职档案工作人员列入学校事业编制。

其编制人数由学校根据档案馆的档案数量和工作任务确定。

学校专职档案工作人员，实行专业技术职务聘任制或者职员职级制，享受学校教学、科研和管理人员同等待遇。

第十二条　学校对长期接触有毒有害物质的档案工作人员，应当按照法律法规的有关规定采取有效的防护措施防止职业中毒事故的发生，保障其依法享有工伤社会保险待遇以及其他有关待遇，并按照有关规定予以补助。

第三章　档案管理

第十三条　学校应当对纸质档案材料和电子档案材料同步归档。

文件材料的归档范围分为十二类。

（见附1）

第十四条　归档要求

（一）实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度。

学校各部门负责档案工作的人员应当按照归档要求，组织本部门的教学、科研和管理等人员及时整理档案和立卷。

立卷人应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律，对文件材料系统整理组卷，编制页号或者件号，制作卷内目录、备考表，交本部门负责档案工作的人员检查合格，经本部门负责人审查签字后，拟制移交清单，向学校档案馆移交归档；

（二）归档的档案材料应当格式统一、质地优良，书绘工整，声像清晰，符合有关规范和标准的要求。

归档的档案材料一般应是原件；

（三）电子文件的归档要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》（GB／T18894-2002）执行。

第十五条　归档时间

（一）学校各归档单位每年形成的综合文书管理类文件材料，应在次年五月底前将上一年度形成的文件材料归档。

（二）毕业生照片（包括个人照和班集体照），应在毕业生离校后一个月内归档；普教、成教毕业生成绩总表在毕业当年10月底之前归档；毕业研究生学位材料每学期归档一次，每个学期开学后第一个月内将上学期毕业的研究生学位材料归档。

成教毕业生材料由远程与继续教育学院归口归档；研究生学位材料由研究生院学位办归口归档。

（三）基建项目、重大科研课题和全校性重大活动、专项工作等，应在完成后的一个月内归档。

第十六条　对于个人在其从事教学、科研、管理等职务活动中形成的各类载体形式的档案材料，应当按照规定及时归档，任何个人不得占为己有。

对于个人在其非职务活动中形成的重要档案材料，档案馆可通过征集、代管等形式进行管理。

对于与学校有关的各种档案史料的征集，应当制定专门的制度和办法。

对向档案馆捐赠档案资料者，学校予以适当奖励。

第十七条　由校内几个单位合作完成的项目，由主办单位立卷归档，保存一套完整的档案正本，协作单位保存与自己承担任务有关的材料。

学校与其他单位分工协作完成的项目，学校档案馆应当至少保存一整套档案。

协作单位除保存与自己承担任务有关的档案正本以外，应当将复制件送交档案馆保存。

第十八条　单位撤销、合并或有关部门人员调动时，必须办理档案和文件材料交接手续，不得私自带走或销毁。

第十九条　学校对科研成果、产品研制、基建工作、贵重仪器设备等进行鉴定、验收时应该有档案人员参加。

第二十条　学校档案馆应当采用先进的档案保护技术，防止档案的破损、褪色、霉变和散失。

对已经破损或者字迹褪色的档案，应当及时修复或者复制。

对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化，加工成电子档案保管。

第二十一条　学校档案馆应当对所存档案和资料的保管情况定期检查，消除安全隐患，遇有特殊情况，应当立即向校长报告，及时处理。

档案库房的技术管理工作，应当建立、健全有关规章制度，由专人负责。

第二十二条　凡密级文件及不宜公开（内部）文件材料，必须单独组卷，单独存放，专人管理，非相关人员不能接触。

未经批准，任何人不得私自将该类档案带出档案馆。

第二十三条　档案保管期限定为永久和定期两种，定期分为30年和10年。

对保管期限已满、已失去保存价值的档案，经有关部门鉴定并登记造册报校长批准后，予以销毁。

未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。

第二十四条档案馆应当指定专人负责统计工作，建立健全各门类档案台账，认真执行档案统计年报制度，并按照国家有关规定报送档案工作基本情况统计报表。

第四章　档案的利用与公布

第二十五条　学校档案馆应当按照国家有关规定公布档案。

未经学校授权，其他任何组织或者个人无权公布学校档案。

属下列情况之一者，不对外公布：

（一）涉及国家秘密的；

（二）涉及专利或者技术秘密的；

（三）涉及个人隐私的；

（四）档案形成单位规定限制利用的。

第二十六条　凡持有合法证明的单位或者持有合法身份证明的个人，在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后，均可以利用已公布的档案。

境外组织或者个人利用档案的，按照国家有关规定办理。

第二十七条　查阅、摘录、复制未开放的档案，应当经档案馆负责人批准。

涉及未公开的技术问题，应当经档案形成单位或者本人同意，必要时报请校长审查批准。

需要利用的档案涉及重大问题或者国家秘密，应当经学校保密工作部门批准。

第二十八条　学校各部门查阅本部门归档档案，经办人可直接到档案馆查阅；查阅非本部门归档的重要档案，须经归档部门同意。

第二十九条　档案由档案馆保管。

在国家需要时，学校应当提供所需的档案原件或者复制件。

第三十条　档案馆提供利用的重要、珍贵档案，一般不提供原件。

如有特殊需要，应当经档案馆负责人批准。

加盖档案馆公章的档案复制件，与原件具有同等效力。

第三十一条　档案馆是学校出具档案证明的唯一机构。

档案馆应当为社会利用档案创造便利条件，用于公益目的的，不得收取费用；用于个人或者商业目的的，可以按照有关规定合理收取费用。

社会组织和个人利用其所移交、捐赠的档案，档案馆应当无偿和优先提供。

第三十二条　寄存在档案馆的档案，归寄存者所有。

档案馆如果需要向社会提供利用，应当征得寄存者同意。

第三十三条　档案开放应当设立专门的阅览室，并编制必要的检索工具（著录标准按《档案著录规则》（DA／T18-1999）执行），提供开放档案目录、全宗指南、档案馆指南、计算机查询系统等，为社会利用档案创造便利条件。

第三十四条　档案馆应当积极开展档案的编研工作。

出版档案史料和公布档案，应当经档案形成单位同意，并报请校长批准。

第三十五条　档案馆应当采取多种形式，如举办档案展览、陈列、建设档案网站等，积极开展档案宣传工作。

有条件的可以在相关专业的高年级开设有关档案管理的选修课。

第五章　条件保障

第三十六条　学校应当将高校档案工作所需经费列入学校预算，保证档案工作的需求。

第三十七条　学校应当为档案馆提供专用的、符合档案管理要求的档案库房，对不适应档案事业发展需要或者不符合档案保管要求的馆库，按照《档案馆建设标准》（建标103-2008）的要求及时进行改扩建或者新建。

存放涉密档案应当设有专门库房。

存放声像、电子等特殊载体档案，应当配置恒温、恒湿、防火、防渍、防有害生物等必要设施。

第三十八条　学校应当设立专项经费，为档案馆配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施，加快数字档案馆建设，保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行。

第六章考核、奖励和处罚

第三十九条　学校应当建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度，定期布置、检查、总结、验收档案工作，明确岗位职责，强化责任意识，提高学校档案管理水平。

第四十条　建立健全档案工作年度考核制度，并纳入单位和个人年终考核范围。

考核的单位以立卷部门为对象，个人以兼职档案人员为对象。

档案工作年度考核不合格的单位，其主管领导和兼职档案员年终考核不能评定为优秀。

第四十一条　学校对在档案工作中做出下列贡献的单位或者个人，给予表彰与奖励：

（一）在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的；

（二）在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的；

（三）在档案学研究及档案史料研究工作中做出重要贡献的；

（四）将重要的或者珍贵的档案捐赠给档案馆的；

（五）同违反档案法律法规的行为作斗争，表现突出的。

第四十二条　有下列行为之一的，学校应当对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。

（一）玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；

（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；

（三）涂改、伪造档案的；

（四）擅自出卖、赠送、交换档案的；

（五）不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的；

（六）其他违反档案法律法规的行为。

第七章　附　则

第四十三条本办法由档案馆负责解释。

第四十四条本办法自印发之日起施行。

原《湖南大学档案工作条例》（湖大行字[2000]374号）同时废止。

附1：

湖南大学文件材料归档范围

一、党群类：

主要包括学校党委、工会、团委、民主党派及其它党群工作部门的各种会议文件、会议记录及纪要，工作计划、总结，规章制度；上级机关、主管部门和学校关于党群管理的文件材料。

具体按《湖南大学党群类文件材料归档范围和保管期限规定》执行。

二、行政类：

主要包括学校行政及相关行政工作部门的各种会议文件、会议记录及纪要，工作计划、总结，规章制度；上级机关、主管部门和学校关于人事、行政、后勤等管理的文件材料。

具体按《湖南大学行政类文件材料归档范围和保管期限规定》执行。

三、教学类：

主要包括反映教学管理、教学实践、教学研究等活动的文件材料。

具体按《湖南大学教学类文件材料归档范围和保管期限规定》执行。

四、科研类：

主要包括科研管理、科研活动从科研准备到科研成果鉴定及推广应用全过程形成的文件材料。

具体按《湖南大学科研类文件材料归档范围和保管期限规定》执行。

五、基本建设类：

主要包括基本建设管理和学校各工程项目（包括新建、扩建、改建、维修）全过程所形成的文件材料。

具体按《湖南大学基建类文件材料归档范围和保管期限规定》执行。

六、财会类：

主要包括财务管理和会计业务活动中直接形成的文件材料。

具体按《湖南大学财会类文件材料归档范围和保管期限规定》执行。

七、仪器设备类：

主要包括仪器设备管理文件材料；各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备（价值在10万元以上）的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。

具体按《湖南大学仪器设备类文件材料归档范围和保管期限规定》执行。

八、产品生产类：

主要包括学校在产学研过程中形成的文件材料、样品或样品照片、录像等。

具体按《湖南大学产品生产类文件材料归档范围和保管期限规定》执行。

九、出版物类：

主要包括出版工作管理文件材料；学校自行编辑出版的学报、其它学术刊物及本校出版社出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等材料。

具体按《湖南大学出版类文件材料归档范围和保管期限规定》执行。

十、外事类：

主要包括外事工作管理；学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料；学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料；学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料。

具体按《湖南大学外事类文件材料归档范围和保管期限规定》执行。

十一、声像类：

主要包括上级领导和社会名人来校视察、兄弟单位来校访问、学校领导的重要活动、学校各种重要工作、会议、重要的纪念活动等的照片、录音带、录像带等文件材料。

具体按《湖南大学声像类文件材料归档范围和保管期限规定》执行。

十二、人物类：

主要包括学校师生中对社会、学校发展建设有突出贡献、并具有一定影响的知名人物的具有保存和

利用价值的文字、书画、声像、实物等材料。

附2：

湖南大学归档单位档案执法和档案工作情况检查考核表

项目

检查、考核内容

标准分

评分标准

自评分

检查考核评分

评分说明

档

案

执

法

及

机

制

建

设

情

况

40

分

1

是否把档案工作列入本单位的议事日程，真正做到三纳入（把档案工作纳入部门工作计划、规划，纳入管理制度，纳入有关人员职责范围），四同步（在布置、检查、总结、验收部门各项工作时，同时布置、检查、总结、验收档案工作）。

7分

把档案工作列入本单位的议事日程，真正做到三纳入计3分（每缺少一项扣1分）；实现四同步计4分（每缺少一项扣1分）。

2

是否明确了具体负责档案工作的领导，并在本部门开展了档案宣传教育工作。

5分

明确了具体负责档案工作的领导计3分；开展了宣传教育工作计2分。

3

根据相关档案工作法律法规精神，结合本单位实际，制定了本单位档案工作规章制度，明确了档案工作主管领导和档案工作人员的具体岗位职责。

10分

制订了相关制度计6分，明确了具体岗位职责计4分

4

是否配备了热心档案工作、责任心强的专兼职档案工作人员，能保证其相对稳定性、连续性，保证工作人员有足够的时间开展档案工作，档案工作人员能够积极参加相关业务培训和会议等活动，比较熟悉档案工作业务，并确定了各科室负责文件材料积累、收集、整理等的工作人员。

7分

安排落实了专人负责本单位文件材料的积累、收集、归档工作计4分；保持了工作人员的相对稳定性、连续性（2年以上）计2分；积极参加培训、会议等计1分。

5

是否为确保档案工作正常开展投入了所需要的设备（页码机、卷皮、装柜及电子档案用材等）、库房等。

6分

有需要的设备（页码机、卷皮、装柜及电子档案用材等4分；有库房（或专用存放地）计2分。

6

除明确向学校档案馆移交归档的文件材料范围外，还制定了本单位归档保管的文件材料范围，并能按制度规范地做好本单位所保管档案的管理利用工作。

5分

有本单位档案管理制度计2分；按制度规范开展本单位所保管档案的管理利用工作计3分。

档

案

工

作

开

展

情

况

60

分

1

是否坚持做好各类文件材料的平时积累工作（注意日常工作中的经常性收集和重大活动的及时收集）。

6分

做好经常性工作文件材料的平时积累收集计4分；重大活动等文件材料的及时收集计2分。

2

各种文件材料是否及时收集归档，并按照归档范围做到归档的档案材料完整、规范（用纸、书写标准，应盖的印章、签名清晰且标准），同时做好声像、实物档案的收集归档。

7分

各种文件材料及时收集归档计3分；按照了归档范围做到归档完整、规范（用纸、书写标准）计3分；做好了声像、实物档案的收集归档计1分。

3

是否建有收、发文登记簿并进行收、发文登记和借阅利用档案登记。

5分

建有收、发文登记簿计2分；进行了收、发文登记和借阅利用档案登记计3分。

4

是否保证了归档纸质文件材料的质量，收集归档的文件材料绝大部分应是原件，用纸规范、书写工整，不使用易褪色的铅笔、圆珠笔，印章、签名等要素规范、清晰。

6分

归档文件材料均是原件计2分；用纸、书写规范等计2分；印章、签名等要素齐全、清晰计2分。

5

重要文件材料是否都做到了既有纸质文件归档，又有电子文件归档，电子文件的收集归档是否按照规范要求。

5分

有电子文件归档计3分；电子文件的收集归档规范计2分。

6

是否严格执行文件材料形成部门、课题组立卷归档制度，各类归档文件材料及时做好整理立卷工作。

7分

做到了部门立卷计7分

7

是否坚持做好归档文件材料的部门立卷工作，并保证每类文件材料和预立卷的质量。

8分

坚持做好了部门立卷计4分；保证了每类文件材料和预立卷的质量（分类、排序正确，页码准确）计4分。

8

是否按时向学校档案馆移交整理立卷的文件材料，并通过档案综合管理系统向档案馆移交所录入的卷内文件目录，卷内文件目录详细、准确。

5分

通过档案综合管理系统向档案馆移交所录入的卷内目录计2分；文件目录详细、准确计3分。

9

向档案馆移交和本单位保存的档案材料是否有涂改、损毁或信息不准确等失真现象。

6分

无涂改、损毁等现象计3分；无信息不准确现象计3分。

10

是否对归档范围以外的、而对本单位工作有利用价值的短期性档案材料进行了收集整理和妥善保管；并编制了必要的检索工具，实行了计算机管理。

5分

对这些资料收集整理、妥善保管计3分；编制了必要的检索工具，实行了计算机管理计2分。