医院档案管理办法.docx
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医院档案管理办法.docx
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医院档案管理办法
档案管理办法
第一章总则
第一条为了加强本院档案的科学管理,提高档案管理水平,充分发挥档案在医院各项工作中的作用,更好地为医院工作服务,根据《中华人民共和国档案法》和国家档案局、卫生部制定的《医药卫生档案管理暂行办法》以及有关的法律、法规、科技档案管理有关规定,结合本院实际情况,特制定本办法。
第二条本院各类档案是指在党政管理、医疗技术、教学、科研、基建、设备、财务等各项工作活动中直接形式的,具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同门类和载体的历史记录。
第三条医院档案工作是医院管理基础工作的组成部分,是医院各项工作的必要条件和依据。
本院档案是医院和国家重要的信息资源和宝贵财富,它有助于提高医院管理水平,维护医院合法权益,完整反映医院历史真实面貌。
第四条本院档案遵循档案管理原则,实行集中统一管理,档案工作列入医院建设发展规划,列入议事日程和目标管理,在档案机构、人员配备、经费、库房等方面给予保证。
第五条综合档案室应建立科学的管理制度,配备必要的设备,确保档案的完整、准确、系统和安全,积极开发利用档案信息资源,逐步达到和实现档案管理现代化、标准化、规范化。
第六条档案部门应严格贯彻执行国家、医院规定的保密制度,确保档案和档案机密的安全。
第七条档案管理人员的配备应适应工作需要,并保持相对稳定,在职称及福利上享受与科技管理人员同等待遇。
第二章档案管理组织体系及职责
第八条医院成立医院档案管理委员会,全面负责领导全院的档案工作。
医院设综合档案室,隶属院办。
综合档案室配备专职档案人员负责日常管理工作。
第九条建立全院性档案工作网络,各部门必须有一名负责人分管本部门的档案工作,并配备兼职档案员,负责本部门的档案收集、整理、移交工作。
设立医院档案鉴定小组,负责档案的鉴定工作。
第十条医院档案实行集中统一管理、分库保管的原则,在医院档案管理委员会和院长的领导下,由综合档案室统一管理,即统一领导、统一计划、统一制度、统一指导和督查。
分库保管:
本院党政、医技、教学、科研、基建、设备、财会以及特殊载体类档案,由综合档案室统一保管。
根据卫生部和国家档案局发布的《医药卫生档案管理暂行办法》的规定,病案和各种检查的申请单、报告单、登记本以及病理切片、照片、图纸、X光片、10万元以下设备档案等,由有关各科单独存放保管,业务上受综合档案室的指导和督查。
专业技术人员(医护人员)业务类档案由相关科室分别保管。
第十一条医院档案管理委员会工作职责
1.认真学习、贯彻执行国家和卫生部以及上级部门有关档案工作的法律、法规和规定。
2.负责对本院档案管理工作的领导,使档案管理机构适应现代化管理的需要。
3.把档案工作列入本院发展规划、计划管理和科技管理。
4.把档案工作列入领导议事日程和目标责任制,列入医院各有关管理制度和经济责任制进行考核。
5.听取档案部门工作汇报,讨论审核本院档案管理工作计划、经费预算、管理办法和制度,帮助解决档案工作中的问题。
6.支持档案人员执行档案管理制度,履行岗位职责。
7.对在档案工作中做出显著成绩的部门和个人给予表彰奖励,对违反有关规定的人和事给予严肃查处。
8.各领导小组成员要熟悉本部门档案管理工作,负责对本部门的档案工作进行指导,监督和检查,使之达到档案管理的要求。
9.积极宣传《档案法》,扩大档案工作影响,增强全院职工积累档案、利用档案的意识。
10.定期对有关科室及责任人进行考评,考评结果与目标责任奖挂钩。
第十二条档案工作分管领导工作职责
1.把医院档案工作列入领导议事日程,提请院办公会议研究档案工作。
2.组织学习贯彻执行《中华人民共和国档案法》,增强职工的档案意识。
3.全面负责对综合档案室的领导。
4.支持档案人员执行档案管理制度,及时解决档案工作中的实际问题。
5.做好科室间的协调工作。
6.指导督促档案业务工作,定期对档案工作情况进行检查、考评。
7.组织落实本院档案管理规章制度的执行。
8.组织对本院档案网络人员的业务培训。
第十三条档案鉴定小组工作职责
医院档案鉴定小组负责对本院档案保存价值、保管期限进行鉴定审查,其工作职责规定如下:
1.根据档案工作人员或有关部门提出的鉴定建议报告,对超过保管期限的、失去保存价值的档案进行鉴定审查,剔除销毁。
2.对档案密级的重新确定或解除。
3.审定销毁档案的目录清册,由两人以上鉴定审核人员签字,经主管领导或上级主管部门批准后实施。
4.病案、X光片、CT片和各种检查报告单等科室自存档案,按卫生部有关规定进行鉴定审核。
如上级无明确规定,按医院制定保管期限进行鉴定。
第十四条医院综合档案室的工作职责:
档案室在院领导下,贯彻执行国家档案管理条例,对本院各类档案实行集中统一管理,维护档案的完整与安全,为院内活动提供利用依据,其具体职责如下:
1.贯彻执行党和国家关于档案工作的法令、政策和规定,建立和健全医院档案工作各项规章制度,集中统一管理全院各类档案。
2.负责全院档案的收集、整理、分类、鉴定、统计、保管、利用等各项工作。
拟定各类档案的归档范围及保管期限,编制各种检索工具和编研材料,开发档案信息资源,积极主动提供利用。
3.负责档案库房管理工作,确保档案安全。
4.建立、健全全院档案工作网络,监督、指导各部门的档案工作。
5.开展档案理论和应用研究,参加档案业务学术活动,加强与兄弟医院的业务联系和交流。
不断提高科学管理档案的水平。
6.运用现代科学技术管理档案,逐步实现档案管理现代化。
第十五条专职档案员工作职责
1.负责和业务指导全院的档案管理工作。
2.负责制订档案管理制度,并负责落实执行。
3.负责收集、整理、分类、鉴定、统计、利用和保管本单位的各类档案,为全院的各项活动服务。
4.对全院各部门的文件材料的形成、积累、立卷、归档工作进行检查、督促和指导,以确保档案的完整、系统、准确。
加强档案管理业务建设,负责全院各部门兼职档案员的业务指导。
5.负责入库档案的鉴定工作,按规定销毁已过期、无保存价值的档案。
6.严格执行保密制度和严格办理借阅手续,维护全院档案的完整和安全。
7.负责向上级主管部门填报各种计划和报表及总结等工作。
8.开发档案信息资源,开展编研工作,提高业务水平。
第十六条兼职档案员工作职责
1.熟悉本科室工作性质、任务和文件材料归档范围,在每项重要任务开始和结束的全过程中,及时向部门领导提出文件材料归档要求,督促有关人员将文件材料归档,确保档案的完整性。
2.负责本部门档案材料的收集、积累、整理和预立卷工作。
根据综合档案室的要求,及时做好本部门归档材料的目录编写及移交归档工作。
各部门对所归档的档案材料的完整性、系统性、准确性进行审查,提出划分密级和保管期限的意见。
3.积极参加档案知识学习和培训,增强档案意识。
第三章档案材料的收集、整理和归档
第十七条医院应建立档案归档制度,将文件材产的形成、积累、整理、归档工作纳入有关人员的岗位责任制,纳入有关工作程序,并作为考核工作实绩的内容之一。
第十八条档案人员应将档案工作与医院科研等各项活动实行“四同步”管理,即:
下达计划任务同时提出文件材料的归档要求,检查计划进度同时检查文件材料形成情况,评审鉴定成果同时验收鉴定档案室材料的完整、准确、系统情况,上报登记和评审奖励科技成果以及科技人员提职考核,档案部门同时出具专题归档情况证明材料。
第十九条医院实行文件材料形成部门预立卷制度和自存档案科室管理制度。
预立卷工作和科室自存档案工作由各科兼职档案员负责。
科研档案由课题负责人主持预立卷工作。
第二十条任何部门和个人在工作活动中形成的应归档材料,必须按规定向本院档案室移交,不得据为已有。
对于个人在其非职务活动中形成的重要文件材料及声像、实物档案,档案室可通过征集、代管等形式进行收集。
第二十一条归档与立卷要求
1.归档材料应以原件、原稿或定稿归档,特殊情况可用复印件或抄件归档。
2.归档文件材料必须齐全、完整、准确、字迹清楚、签著完备,用纸和书写规范,纸质优良,字迹清楚并具耐久性。
3.文件材料整理立卷时,必须保持它们之间的有机联系,区分保存价值。
组卷要合理,分类要清楚。
4.卷内文件排列要系统。
单一问题按时间顺序排列,二个以上问题,以先按问题集中后,再按时间顺序或重要程度排列,一般文件只保存最后定稿;科技档案按国家标准《科技档案案卷构成的一般要求》执行。
5.卷内页号不论单面、双面、大小页均以页为单位编号,文书档案编号位置正面在右上角,背面在左上角;科技档案编号位置正面在右下角,背面在左下角;不装订的案卷,应在卷内每份文件材料的右上方加盖档号章,并逐件编件号。
若同一问题有数卷,应以卷号为编号,不得数卷连续编号。
6.卷内目录,备考表填写齐全,案卷标题简明确切。
7.案卷装订必须去除金属物,对破损的文件材料应及时修裱,字迹扩散的应复制并与原件一并立卷,做到整齐、平整、美观、统一。
8.本院各文书处理部门和业务部门形成的档案,一般应在第二年上半年整理立卷向院档案室移交,基中基建、科研课题、仪器设备档案要在工程竣工、科研课题结束、设备开箱验收后三个月内向综合档案室移交,会计档案在财务部门保存期满移交综合档案室。
9.由立卷人编制移交清单,一式二份,交接双方根据移交目录清点核对,并履行签字手续,各留一份。
第四章档案的管理和库房设备
第二十二条医院档案室要做好各类档案的管理工作,做到室藏分类科学,整理系统。
第二十三条定期对已超过保管期限的档案进行鉴定,对确无保存价值的档案进行登记造册,经有关领导批准后销毁。
销毁档案,应指定两人负责监销,防止档案的遗失和泄密。
监销人要在销毁清册上签字。
第二十四条档案室应建立档案的借阅制度,根据档案的机密制度,确定不同的利用范围,规定不同的审批手续。
第二十五条档案库房与办公用房分开。
库房门窗应坚固,并保持适当的温湿度,要有防盗、防火、防光、防腐、防有害生物和防污染等“六防”措施。
要指定专人管理库房,定期检查档案保管状况,确保档案安全。
第二十六条医院要有计划地为档案室配备计算机、复印机等必要的设备,使档案管理现代化与医院建设现代化同步发展。
第五章档案的利用与开发
第二十七条要积极开发利用档案,并注意掌握档案的利用效果。
档案室保存的档案主供本院职工利用,外单位查阅需持介绍信,经有关部门领导或档案室主任同意后方可查阅。
第二十八条密级档案只限分管该项工作的领导和有关人员查阅,其它人一般不予提供。
第二十九条查阅档案一般应在档案室内进行。
如因工作需要外借者,须办理好借阅手续,借期一般不超过一周。
第三十条查阅档案者必须遵守保密规定,应负责维护被查档案的完整与安全,如发现有转借、转自影印、复制、遗失、涂改、伪造、拆散、污损等情况者,及时报告领导,按《档案法》有关规定进行处罚。
第三十一条档案室要积极开展档案编研工作,汇编专题资料,编制必要的检索工具,开展计算机检索工作,为利用者提供有效快捷的服务。
第六章奖励与处罚
第三十二条在本院档案管理工作中,有下列事迹之一者,医院应给予一定的物质、精神奖励:
1.在档案的收集、整理、保护和提供利用,以及现代化管理等方面做出显著成绩的;
2.将重要或珍贵的档案捐献给医院的;
3.对违反档案法律、法规的行为敢于批评,表现突出的。
第三十三条有下列行为之一的,由医院档案管理委员会责令限期改正,并视情节轻重,由医院对直接负责的主管人员或直接责任人给予经济处罚或行政分,构成犯罪的,依法追究法律责任:
1.损毁、丢失档案的;
2.擅自提供、抄录、公布、出卖、销毁档案的;
3.涂改、伪造档案的;
4.档案工作玩忽职守,造成档案损失的;
5.明知所保存的档案面临危险而不采取措,造成档案损失的;
6.不按规定归档或者不按期移交档案的。
第七章附则
第三十四条根据本条例,制定医院各类档案的实施细则,经主管领导批准后执行。
第三十五条本条例自公布之日起施行。
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