打印工作表.docx

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打印工作表

第12章打印工作表

本章要点：

:

打印预览

:

打印设置

:

工作表打印

12.1打印预览

Excel2000中由于采用了“所见即所得”的技术，我们可以对一个文档在打印输出之前，通过打印预览命令或全真查看模式在屏幕上观察文档的打印效果，而不必经过先打印输出，再修改这一繁琐过程了。

用户可以在进行实际打印之前，先在屏幕上进行打印预览，查看分页、页边距及打印格式等，对感兴趣的某个区域还可以进行缩放显示，以便更仔细地观察，如果有问题，你可以及时修改、调整，而不用浪费时间、浪费纸张了，真可谓“多快好省”。

12.1.1预览方式

Excel2000提供了两种打印预览方式：

“打印预览”和“分页预览”。

“打印预览”可以相当逼真地从屏幕上看到实际打印效果，并且可以直接进行修改和打印；“分页预览”可以清楚地标示出打印时的实际分页位置，并且可以根据需要直观地拖曳分页线。

一、打印预览

1.切换到要打印的工作表中。

2.选择下列操作之一：

●在“文件”菜单中选择“打印预览”命令。

●在“常用”工具栏中单击“打印预览”按钮

。

3.进入“打印预览”对话框，在屏幕对话框底部的状态栏上将显示选定工作表的总页数和当前页码，如图12.所示。

图12.1“打印预览”对话框

4.此对话框中各种操作按钮的作用如下。

表8.1操作按钮作用

按钮

作用

显示工作表的下一页。

显示工作表的上一页。

可以使工作表在全页视图和放大视图之间切换。

“缩放”功能并不影响实际打印时的大小。

设置打印选项，然后打印选定的工作表。

对控制工作表打印外观的选项进行设置。

显示或隐藏用来拖曳调整页边距、页眉和页脚边距以及列宽的控制柄。

单击“分页预览”按钮，可以切换到分页预览视图。

关闭打印预览对话框，并返回活动工作表的以前显示状态。

二、分页预览

5.切换到打印的工作表中

6.选择下列操作之一：

●在“视图”菜单中选择“分页预览”命令。

●在“打印预览”对话框中单击“分页预览”按钮。

7.屏幕出现一个操作说明提示框，如图12.所示。

图12.2分页预览使用说明

8.单击

按钮后，即可进入分页预览界面，屏幕上会用一条蓝色虚线作为分页符，如图12.所示的。

图12.3分页预览实例

9.如果用户感觉到分页的位置不适当，可以用鼠标拖曳这些分页符到适当的位置，释放鼠标即可重新调整分页。

12.1.2调整页边距和页眉

二、调整页边距

10.进入打印预览对话框。

11.单击“页边距”按钮，在显示的对话框中出现一些虚线条，这些线条代表所设定的上、下、左、右、页眉和页脚的位置，如图12.所示。

图12.4调整页边距

12.将光标放在要调整的页边距线条上，按住鼠标向适当方向拖曳，结果如图12.所示。

图12.5调整页边距实例

三、调整页眉/页脚的位置

在“打印预览”对话框中，页眉/页脚的四周有一个虚线线条围成的框，将光标放在虚线线条上，按下鼠标左键不放，拖曳鼠标到适当位置，再释放鼠标即可改变页眉/页脚的位置,如图12.6所示。

图12.6调整页眉位置实例

12.2打印设置

12.2.1打印机的安装和设置

一、安装打印机驱动程序

在打印之前，要确保你的计算机和打印机相连接，而且，在Windows95/98中已安装此型号打印机的驱动程序，否则就需要按照以下步骤来安装其打印驱动程序。

13.在Windows95/98的“开始”菜单中，将鼠标指向“设置”子菜单，然后单击“打印机”命令，进入如图12.7所示的“打印机”对话框。

图12.7添加打印机

14.如果要使用的打印机没有在“打印机”对话框中出现，双击“添加打印机”图标

进行安装。

15.按照“添加打印机向导”中的提示进行操作。

二、设置默认打印机

用户执行打印命令后，如果你安装了多个打印机，则将在“设为默认值”的打印机上打印出来。

16.在Windows95“开始”菜单中，指向“设置”子菜单，然后单击“打印机”命令。

17.在希望设置为默认打印机的打印机图标上单击鼠标右键，然后单击快捷菜单中的“设置为默认打印机”，如图12.8所示。

图12.8设置默认打印机

18.如果打印机图标的旁边有一个标记

，则该打印机即被设置为默认打印机。

三、设置进纸方式

如果你不是用连续打印纸来打印多页的工作表，在换纸时很可能会出错，这点我们在实际使用中经常遇到，解决问题的方法是将纸张来源设置成“手工送纸”。

19.按Ctrl＋P将，打开“打印”对话框。

20.单击“属性”按钮，打开“属性”对话框。

21.在如图12.9所示的“纸张来源”列表框中选择“手工送纸”。

图12.9设置纸张来源

22.单击

按钮，关闭对话框即可。

23.打印一张纸后，换好另一张纸，按回车键继续打印。

说明：

要使所有的软件在打印时都采用这种方式，就需要在“开始”菜单中对打印机进行设置。

12.2.2设置打印选项

一、打印行号和列标

　　行号和列标用于定位工作表中信息的确切位置。

行号就是工作表中每一行左侧的数字；列标就是工作表中每一列顶端的字母。

以下操作可以把行号和列标打印出来。

24.打开要打印的工作表。

25.在“文件”菜单中选择“页面设置”命令，然后在打开的“页面设置”对话框中单击其中的“工作表”标签，进入如图12.10所示的对话框。

图12.10打印行号和列标

26.选中“行号列标”复选框后，单击

按钮即可。

二、在每一页上都打印行列标志

　　当Excel工作表中的数据超过一页长时，无论是预览还是打印，工作表中的列标题只出现在第一页上，而其它页上的数据都没有列标题，这给阅读带来极大的不方便，不得不经常翻回第一页看看标题是什么。

打印一个多页工作表时想要列标题、行标题出现在所有页上的方法如下：

27.打开要打印的工作表。

28.在“文件”菜单中选择“页面设置”命令，然后在打开的“页面设置”对话框中单击其中的“工作表”标签。

29.如果要使每一页上都重复打印列标志，单击“顶端标题行”编辑框，然后键入列标志所在行的行号，结果如图12.11所示。

图12.11设置标题行（列）

30.如果要使每一页上都重复打印行标志，单击“左端标题列”编辑框，然后键入行标志所在列的列标。

31.单击

按钮，通过预览你会发现，标志列数据的列标题出现在所有其他页中。

三、打印单元格网格线

用户在计算机屏幕上看到的单元格网格线通常是不被打印出来的，但如果需要，也可以通过调整设置，将其打印出来。

32.切换到要打印的工作表中。

33.在“文件”菜单中选择“页面设置”命令，然后在打开的“页面设置”对话框中单击其中的“工作表”标签。

34.选中“网格线”复选框后，单击

按钮即可。

四、打印单元格批注

35.切换到要打印的工作表中。

36.在“文件”菜单中选择“页面设置”命令，然后在打开的“页面设置”对话框中单击其中的“工作表”标签。

37.如果要在工作表的底部打印批注，在如图12.12所示的“批注”下拉列表框中单击“工作表末尾”选项。

图12.12设置批注打印位置

38.如果要在工作表中出现批注的原地点打印批注，在“批注”下拉列表框中选择“如同工作表中的显示”选项。

39.单击

按钮即可。

说明：

如果选中了“如同工作表中的显示”选项，Excel将只打印当前显示的批注。

如果要显示所有批注，单击“视图”菜单中的“批注”命令。

如果要显示单个的批注，先用鼠标右键单击包含批注的单元格，然后单击快捷菜单中的“显示批注”命令。

五、设置打印质量

40.切换到要打印的工作表中。

41.在“文件”菜单中选择“页面设置”命令，然后在打开的“页面设置”对话框中单击其中的“页面”标签，进入如图12.13所示的对话框。

图12.13设置打印质量

42.在“打印质量”下拉列表框中，单击所需的打印机分辨率。

43.单击

按钮即可。

六、以草稿方式打印

44.切换到要打印的工作表中。

45.在“文件”菜单中选择“页面设置”命令，然后在打开的“页面设置”对话框中单击其中的“页面”标签。

46.选中“按草稿方式”复选框后，单击

按钮即可。

七、单色打印

47.切换到要打印的工作表中。

48.在“文件”菜单中选择“页面设置”命令，然后在打开的“页面设置”对话框中单击其中的“页面”标签。

49.选中“单色打印”复选框后，单击

按钮即可。

八、调整页面打印顺序

　　对一个包含的数据内容既长又宽的工作表，Excel默认的打印顺序是“先列后行”，通过选择不同的打印顺序可确定哪种顺序是我们所需要的。

具体做法为：

50.选取“文件”菜单下的“页面设置”命令。

51.在弹出的“页面设置”对话框中选择“工作表”标签。

52.选取“打印顺序”栏下的“先行后列”复选项，单击

按钮，即可以将工作表的打印顺序设置为自上而下的方式。

九、改变打印比例

　　通常，Excel在打印数据内容超过一页宽的工作表时，总是先打印工作表的左半部分，再打印右半部分。

如何让所有列在一页中打印出来呢？

方法有两种：

方法一：

53.选取“视图”菜单中的“分页预览”命令。

54.把鼠标指向垂直分页符，当鼠标指针变成双向箭头时，将垂直分页符拖至最右一列的右边，垂直分页符将被重新设置，所有的列均可在一列中显示。

方法二：

55.选取“文件”菜单下的“页面设置”命令。

56.在弹出的“页面设置”对话框中选择“页面”标签，调整“缩放”下的缩放比例为适当的百分比，可以得到与方法一同样的效果。

12.3工作表打印

12.3.1设置打印内容

一、设置单个打印区域

如果你只是希望打印工作表的一部分，你可以将这部分定义为打印区域。

57.在工作表中选定要打印的区域。

58.在“文件”菜单中的“打印区域”命令的选项中选择“设置打印区域”。

说明：

如果要删除已定义好的打印区域，可以在“文件”菜单中的“打印区域”命令的选项中选择“取消打印区域”。

二、设置多个打印区域

Excel2000可以使用一个打印命令对多个范围进行打印，虽然这些范围是按顺序打印出来的，但每个选定范围都打印在各自的工作表中。

59.在“文件”菜单中选择“页面设置”命令，在打开的“页面设置”对话框中单击“工作表”标签，进入如图12.14所示的对话框。

图12.14“页面设置”对话框

60.单击“打印区域”框右边的按钮，在工作表中选定一个打印区域，按住Ctrl键，再选定第二个打印区域，按照这一方法选定多个打印区域，如图12.15所示。

图12.15设置多个打印区域

61.单击“打印区域”框右边的按钮，返回“页面设置”对话框。

62.单击

按钮完成设置，或单击“打印”按钮开始打印。

三、打印整个工作簿

如果一个工作簿是由多个工作表组成，每个工作表都需要打印，你可以选择打印整个工作簿的方法来一次性将其全部打印出来。

63.按Ctrl＋P键，打开“打印”对话框。

64.在“打印”栏中选择“整个工作簿”复选框，如图12.16所示。

图12.16选择打印整个工作簿

65.单击

按钮开始打印。

12.3.2打印操作

一、在打印预览状态下打印

66.进入打印预览对话框。

67.用鼠标单击“打印”按钮。

68.屏幕上出现如图12.17所示的“打印”参数设置对话框。

图12.17“打印”参数设置对话框

69.在“范围”栏中选择打印的范围。

70.在“打印”栏中指定文档中要打印的部分。

71.准备好打印机后，单击

按钮即开始打印。

二、直接打印一个文件

72.从“文件”菜单中选择“打印”命令（或Alt＋F＋P键）。

73.屏幕上出现“打印”参数设置对话框。

74.设置好参数后，准备好打印机，单击

按钮。

三、一次打印多份

75.在“文件”菜单中选择“打印”命令，或按Ctrl+P键，打开“打印”对话框。

76.在“打印”对话框中的“份数”后面方框中输入要打印的份数。

77.如果你要打印完整一份文档后才开始打印下一份，选中“逐份打印”复选框。

78.准备好打印机后，单击

按钮即可。

四、打印选定内容

有的时候，你可能不想打印全部工作表，而只想打印工作表中选定的一个“块”中的内容，你可以按照以下步骤来进行：

79.先在文档中选定要打印的内容。

80.在“文件”菜单中选择“打印”命令，或按Ctrl+P键，打开“打印”对话框。

81.在“打印”栏中选中“选定区域”复选框。

82.准备好打印机后，单击

按钮即可。

五、打印指定页

83.确定要打印的页码（假设为第14-17页）。

84.在“文件”菜单中选择“打印”命令，或按Ctrl+P键，打开“打印”对话框。

85.在“范围”栏中选中“页”复选框。

86.在“页”后面的方框中进入要打印的页码，如键入“14”和“17”。

87.准备好打印机后，单击

按钮即可。

六、打印输出到文件

如果你的计算机没有安装打印机，而单位的计算机虽有打印机，却没有安装Excel2000，你可以将文档打印到指定的文件中，而不直接传递到打印机。

此文件包含了打印命令，以后你可以在没有安装Excel2000的计算机上打印它。

88.用鼠标单击工具条中的“打印”按钮。

89.在如图12.所示的“打印”对话框中选中“打印到文件”复选框。

90.单击

按钮，屏幕上出现如图12.18所示的“打印到文件”对话框。

图12.18“打印到文件”对话框

91.在“文件名”框中键入完整的路径名和文件名，假设为e:

\book目录下的fang。

92.单击

按钮，磁盘上形成一个fang.prn文件。

93.将fang.prn文件拷贝到有打印机的计算机中。

94.在DOS状态下键入命令COPYfang.prnLPT1/B或TYPEfang.prn>LPT1/B（假设打印机连接在LPT1端口上）。

说明：

①用户所设置的打印机应和实际所用的打印机型号一致。

②由于Excel的“打印到文件”功能是将所有字符逐一转换，因此最好是在硬盘上完

成后再拷贝至软盘。

七、一次打印多个文件

当有多个文件需要打印时，一次打印一个比较烦琐，我们可以一次将所要打印的文件全部打印出来，这样不用中断我们其余的工作。

要想在Excel97中一次打印多个文件，可采用下面的方法：

95.在“文件”菜单中选择“打开”命令，打开“打开”对话框。

96.在文件列表框中选择文件，选中一个文件后可按住Shift键选择连续文件或者按住Ctrl键选择不连续文件。

97.选择完毕后，单击鼠标右键，从屏幕出现的快捷菜单中选择“打印”,如图12.19所示。

图12.19选择“打印”命令

98.Excel将陆续打印用户所选择的所有文件。