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offic文秘课件
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目录1
第一章Word课件3
一、文本输入3
1.选择输入法3
2.插入点移动的方式:
3
3.插入符号4
4.插入特殊符号4
5.插入时间4
6.删除或添加(显示段落标记)5
7.插入页眉和页脚5
8.页面设置5
9.分栏5
二、插入表格6
1.插入行和列6
2.删除行和列6
3.表头的插入7
三、Word的图形功能7
四、案例分析10
第二章EXCEL案例分析13
一、案例一:
成绩表13
二、案例二:
分数段统计表:
14
1.小技巧:
14
三、案例三:
记录单的应用15
四、案例四:
家庭支出、收入、综合表制做16
1.小技巧:
19
五、案例五:
工资表20
六、案例六:
身份证号码自动得出个人信息21
1.函数的解释:
21
2.小技巧:
22
第三章PPT课件23
一、发送PPT图标:
23
1、如何选择版式:
23
2、输入文字:
23
3、如何再建一个新幻灯片?
23
4、文字修饰23
5、幻灯片修饰23
6、保存演示文稿24
二、下载新的模板:
24
三、添加文本24
四、插入影片25
五、插入声音26
六、案例分析26
1.自下而上的字幕效果26
2.滚动字幕效果26
3.沿轨迹运动效果27
4.组织结构图27
5.制作程序流程图27
6.制作电子相册(风雪相册)28
第一章WORD课件
一、文本输入
1.选择输入法
CTRL+空格键在中英文输入法之间切换
CTRL+SHIFT在各种已安装的输入法这间切换
2.插入点移动的方式:
键盘中的光标键————上(下)左(右)移动一行
PageUp/pageDn————上(下)移动一屏
Ctrl+PageUp(Ctrl+pageDn)—————移动窗口顶(底)部
Home(End)————移到当前行首(尾)
Ctrl+Home(Ctrl+End)—————移到文件首(尾)
3.插入符号
在文本编辑过程中,有时需要输入不同的符号。
有数学去处符、小级别数字、几何图形以及特殊字符等各类符号,可以方便地把它们插入到文本中。
具体操作步骤两种:
●将插入点移动到需要插入符号处。
●单击“插入”菜单的“符号”命令,弹出“符号”对话框。
●在“符号”选项卡的两列表框中,选择插入符号的类型,选项中间部分显示可以插入的符号。
●单击选用的符号,此时被选择的符号放大反显示。
●单击插入,所选符号即插入到文本的插入点处。
在小键盘中:
●
右击输入法中的小键盘:
4.插入特殊符号
●在输入法中小键盘上右击即可找到特殊符号。
●插入——“符号”,或“特殊符号”,都可找到特殊的符号。
5.插入时间
●插入——日期和时间——语言(国家/地区)中选择中国——选择时间——确定。
插入当前日期和时间的快捷键:
●插入——日期和时间
●日期:
Alt+shift+D
●时间:
Alt+shift+T
6.删除或添加(显示段落标记)
在视图——显示段落标记前加勾即可。
如何找到窗口中的工具?
视图——工具栏——把想要的工具前打上勾即可出现在窗口中。
文本的复制、删除、移动
复制Ctrl+c粘贴Ctrl+v剪切Ctrl+x
查找ctrl+F替换ctrl+H
文字设置
Ctrl+D字体对话框
7.插入页眉和页脚
●视图——页眉和页脚
●把光标放在页眉框中输入标题,然后找到页脚,并把光标放在页脚框中,单击“插入自动图文集”列表框下拉箭头,选择“第x页共x页”,则页脚区自动给当前页编号且标记统计的总页数。
8.页面设置
●文件——页面设置
●纸张的大小
●页边距
9.分栏
格式——分栏
●页眉页脚:
视图——页眉页脚
●插入页码:
插入——页码
●分页:
插入——分隔符
(有时希望某些内容独占一页,尽管该页可能还有剩余空间。
这时只需分在两部分内容之间插入分页符即可。
)
二、插入表格
1.插入表格:
●表格—插入—表格(在表格的对话框中选择行、列数)即可。
●在常用工具框中找到“插入表格”的小标志,然后选择表格数即可。
调整行的高度和列的宽度
将鼠标移到表格横线上,当光标变为上下箭头形状时,按住鼠标左键上下拖动,即能改变某行的宽度。
同样,手动表格竖线也能改变某列的宽度。
还可以为单元格的指定具体值。
使用操作步骤如下:
●将插入点移到某一单元格内击右键,从引出的快捷菜单中选择“表格属性”命令,显示“表格属性”对话框。
●选择“行”选项卡。
●指定行的高度。
●选择其他行,再为其指定高度。
2.插入行和列
在表格中,如何添加一行:
如果最初建立的表格行数或列数不够,可以随时增加行或列。
要插入珩,要先将插入点移动到某一单元格内,选择“表格”菜单的“插入”命令,在显示的层叠菜单中选择待插入的一行的位置。
注:
(光标移到最后一个单元格,按下“Tab”键,即可添加一行)
3.删除行和列
如果最初建立的表格行或列多了,可以随时删除多余的行或列。
●删除行:
选择待删除的一行或多行,选择“表格”菜单的“删除行”命令,所选行被删除。
●删除列:
方法同上。
●只删除行单元格中的内容:
选择待删除行的若干单元格,按Del键即删除所选择行单元格中的内容。
●只删除列单元格中的内容:
选择待删除列的若干单元格,按Del键即删除所选择列单元格中的内容。
●利用复制、剪切、粘贴等操作,可以方便地复制、删除、移动一些行或列单元格中的内容,这些操作留给读者自己去完成。
4.平均分布和列
新建立的表格经过若干次修改,表格行的高度和列的宽度可能各不相同,有时需要将全部或部分行或列的宽度和高度设置为同样的值,操作如下:
●选择待平均分布的若干行。
●单击常用工具栏的“表格和边框”按钮,显示“表格和框”工具栏。
这是一个浮动的工具栏,可以通过拖动改变它的位置,还可以用它完成许多与表格相关的工作。
●单击“平均分布行”按钮。
●单击“表格和边框”工具栏右上角的以关闭该工具栏。
如果是在进行表格编辑工作,留住这个工具栏会给编辑工作带来方便。
●平均分布列和方法与之相同。
(表格——自动调整——平均分布各行(或平均分布各列))
5.表头的插入
表格——绘制斜线表头——选择样式——填好行和列的标语——确定
在word中如何求和:
先在一个单元格中把“=sum(LEFT)”公式写好,按“ctrl+F9”把公式粘贴到大括号中,然后选择整个表格,按“F9”即可。
6.合并单元格:
选中要合并的单元格后(右击)----合并单元格
居中字体:
在单元格中选中字体,右击选择“单元格的对齐方式”中的居中,即可
如何选择多个表格样式?
表格——表格自动套用格式(常用格式“网页型”)
三、Word的图形功能
在文本中插入图片:
●插入—图片—来自于文件
●绘图对话框中—插入图片
插入剪贴画
●打开word文件,将插入点移动到待插入剪贴画的地方。
●选择“插入”菜单的“图片”中的“剪贴画”命令,弹出“插入剪贴画”对话框。
图片的编辑:
●缩放图片:
将鼠标指向8个句柄之一,当鼠标指针形状发生变化时拖动鼠标,图片的大小即发生变化。
在拖动4个角的句柄时按住“shift”键,图片的长宽比例保持不变。
●剪切图片:
单击“图片对话框”中的“裁剪”工具按钮,鼠标形状发生变化,移动鼠标到8个句柄任何一个上,按住鼠标拖动,则图片中的部分被剪裁掉。
●文字环绕方式选择:
单击“图片对话框”上的“文字环绕”按钮,弹出列表,从中选择一个文字环绕的方式。
●移动图片:
鼠标指向图片,按住鼠标左键拖动,使图片移动到新的位置再松开鼠标左键。
●双击图片会弹出设置图片格式的对话框,我们可以在这里进行对图片的设置。
首字下沉:
选中文章开头第一个字,格式——首字下沉——下沉(更改字体和下沉行数)——确定
插入艺术字:
1.在绘图中找到“插入艺术字”
2.视图——工具栏——艺术字
水印
格式——背景——水印(选择图片水印或文字水印,然后根据情况改字体和字号)注:
图片水印和文字水印不可兼有。
拼音指南:
格式——中文版式——拼音指南
格式工具栏中有个“拼音指南”小图标
绘图工具中的“选择对象”按钮可以使图片进行组合。
图片与图片之间进行迭放,选中一张图片右击“迭放次序”进行调整即可。
画正圆:
Ctrl+shift+鼠标
微调图形:
ctrl+光标键
缩放图形:
Ctrl+shift+鼠标
上标:
Ctrl+shift+=
下标:
Ctrl+=
®:
Ctrl+Alt+R
™:
Ctrl+Alt+T
©:
Ctrl+Alt+C
中文繁简字体转换
●工具——语言——中文繁简转换
●根据需要选择“转换方向”为“繁体中文转换为简体中文”单选钮或“简体中文”单选钮,单击“确定”按钮。
使用word翻译文档
●工具——语言——翻译
●在“翻译内容”选项列表中选择“文字”单选钮,在“文字”编辑框中输入“中国”,单击“浏览”按钮。
文档加密方法
●工具——选项
●在打开的“选项”对话框中选择“安全性”选项卡,分别在“打开权限密码”编辑栏和“修改权限密码”编辑栏中输入相应密码。
快速输入特殊符号:
●将光标定于需要输入特殊符号的位置。
●选择“插入”——“符号”
●单击“符号”选项卡,在“字体”下拉列表框中选择字体,在“子集”下拉列表框中选相应的符号子集,可以加快查找符号速度。
●单击“快捷键”按钮。
●在“请按新快捷键”文本框中输入“ctrl+p”,单击“指定”按钮。
●“当前快捷键”列表框中出现“ctrl+p”,单击“关闭”按钮回到“符号”对话框中,“快捷键”按钮变为“快捷键:
ctrl+p”。
快速输入大写中文数字
光标放在需要插入大写中文数字的位置。
●插入——数字
●在“数字”编辑框内填入数字2008,在“数字类型”列表中选择“壹、贰、参”选项,单击“确定”按钮即可得到大写的中文数字。
输入10以上的带圈阿拉伯数字
●格式——中文版式——带圈字符
●在“文字”编辑框中填入“18”,在“圈号”列表框中选择“○”,单击“确定”按钮。
为word文档添加行号
●文件——页面设置
●版式——行号
选择“添加行号”复选框——“确定
四、案例分析
如何使页脚的前一页和后几页不同?
●先插入好页眉页脚,然后把光标移动在第一页的尾部,回车。
●插入——分隔符——下一页,然后选中页脚,在页眉和页脚的对话框中找到“设置页码格式”,更改页脚的页数号,即可。
制作名片:
●插入——对象——“microsoftword图片”。
●文件——页面设置(纸张:
宽:
8.8,高:
5.5,页边距左、右、上、下,装订线为0)。
●在定位框中输入文字即可。
●(保存只能用副本另存为)
去除页眉中的横线
●点击页眉,(边框和底纹)——设置边框为“无”在应用于下拉列表框中选择“段落”。
流程图:
根据绘图工具栏中——自选图形里的各种图形组合而成的。
组织结构图:
绘图工具框中——插入组织结构图或其它图示。
2007年中央国家机关公务员考试报名流程图
国家公务员考试报名流程图
第二章EXCEL案例分析
一、
案例一:
成绩表
●选出条件范围
格式——条件格式
●求总分和平均数
常用工具栏——“自动求和”——下拉箭头中有“平均值”。
●名次
=RANK(G3,$G$3:
$G$11,0)名次
只用求出第一个学生的名次,拖动单元格即可
二、
案例二:
分数段统计表:
=COUNTIF($B$3:
$B$11,">84")优
=COUNTIF($B$3:
$B$11,">69")-c27良
=COUNTIF($B$3:
$B$11,">59")-C27-C28中
=COUNTIF($B$3:
$B$11,"<60")差
图表:
插入——图表
美化图表
小技巧:
输入日期:
ctrl+;
输入时间:
ctrl+shift+;
输入分数:
先输入“0”,然后“空格”,输入“1/5”
拖动一个单元格
——按shitf拖
——选中一个单元格直接拖动
三、
案例三:
记录单的应用
●在excel中如何写公式:
上标和下标的写法:
选中一个单元格——右击——设置单元格格式——字体——上标或下标打上勾即可。
●在excel中计算公式:
公式:
=a7^3-10*a7^2-4*a7+7
四、案例四:
家庭支出、收入、综合表制做
公式:
=sum(B3:
B33)
公式:
=sum(B3:
B33)
●如何在excel中插入表头?
1\直接把word做好的表头复制过来.
2\在excel中输入"月份",按住"Alt"+回车,使其在同一单元格内换行,再输入"日期"。
(必须先在单元格格式里把斜线输入出来)
●表格中背景色的填充:
选中A2到H2的单元格,右击——设置单元格格式——图案——颜色——确定。
●批标的插入:
●冻结窗口
格式—自动套用格式
●自动套用格式
格式(菜单中)—自动套用格式
收入表的做法:
先在"E3"中输入公式:
=B3+C3+D3
然后在每单元格中输入每个的收入
最后总收入会自动出现.
全年总收入也是一样,先在"B15"中输入公式:
=SUM(D3:
D14)
综合收支表做法:
★在相同工作簿中,不同工作表间的单元格引用的格式是:
源工作表名称!
单元格或单元格区域引用(引用另一个工作表单元格区域的数据时大多数都采用绝对引用。
如果工作表名称中包含空格,则必须用单引号将工作表括起来)。
每月收入:
=家庭收入明细表!
E3
每月支出:
=家庭支出明细表!
B34
每月结余:
=B3-C3
全年总收入:
=SUM(B3:
B14)
全年总支出:
=SUM(C3:
C14)
全年结余:
=B15-B16
小技巧:
欧元字符:
Alt+0128€
分币字符:
Alt+0162¢
英镑字符:
Alt+0163£
人民币字符:
Alt+0165¥
¥shift+4(在中文输入法的情况下才可以)
美元字符就可是键盘中找到。
输入大写中文数字:
右击“设置单元格格式”——数字——特殊(中文大写数字)
例如:
5566.23
伍仟伍佰陆拾陆.贰参
五、案例五:
工资表
保险扣款:
5%
住房公积金:
8%
保险扣款:
=应发工资*0.05
住房公积金:
=应发工资*0.08
应发工资:
基本工资+奖金
●个人所得税的计算公式:
每月应税所得额=每月的所有薪金-1200元
每月应缴纳个人所得税=每月应税所得额*(税率-速算扣除数)
此外,税率和速算扣除数是根据每月应税所得额的多少来计算的,详细规定可以参照表:
本工资收入中,应税所得额没有超过2000元的,所以只需考虑表中的前两种情况即可。
●个人所得税的函数计算公式:
=if(应发工资-1200<0,0,if(应发工资-1200<500,0.05*(应发工资-1200),if(应发工资-1200<2000,0.1*(应发工资-1225),0.15*(应发工资-1325))))
●实发工资:
实发工资=应发工资-所有的扣款
所有的扣款=应发工资-保险扣款-住房公积金扣款-个人所得税
六、案例六:
身份证号码自动得出个人信息
●输入多于11位的数字:
选中一个单元格右击-设置单元格格式-数字-分类-自定义-类型中找到@-确定。
然后在单元格中输入数字即可。
●判断性别:
=if(mod(value(mid(身份证号码,17,1)),2)=0,"女","男")
根据身份证判断出生日期:
=MID(身份证号码(如:
B2),7,4)&"年"&MID(身份证号码,11,2)&"月"&MID(身份证号码,13,2)&"日"
根据身份证判断年龄:
=YEAR(TODAY())-VALUE(MID(身份证号码,7,4))&"岁"
函数的解释:
if--是执行真假值判断,即根据逻辑计算的真假值返不同结果.(判断条件,真值,假值)
Mod--是返回两数相除的余数,结果的正负号与除数相同.
(其语法结构是MOD(数值、除数))
value---是将代表数字的文本字符串转换成数字。
Mid---是返回文本字符串中从指定位置开始的特定数目的字符,该数目由用户指定。
(其语法结构是MID(文本字符串,字符数))
year---是返回某日期对应的年份,返回值为1990到9999之间的整数.(其语法格式(YEAR(serial_number))serial_number:
为一个日期值,其中包含要查找年份的日期.
today()---是返回当前日期的序列号.
●还有更多的函数:
菜单框中帮助-excel帮助-目录-使用数据——函数引用
小技巧:
输入以“0”开头的数字
直接输入“00118”这样以“0”开头的数字时,会发现数字前面的“0”被自动省略了,
想要输入以“0”开阔大的数字的正确方法是先输入一个单引号“’”再输入你想要输入的数字,这样前面的“0”就不会被省略掉了。
快速输入大量相同的数据
如要要在多个单元格中输入相同的数据或文字,逐个输入必然很费时,且极易出错。
下面介绍在多个相邻的单元格中快速输入相同的数据或文字的方法,其操作步骤:
1、选中需要输入数据的所有单元格(对于不相邻的单元格可在按住“ctrl”键的同时依次单击单元格)
2、输入需要填充的数据或文字,按“ctrl”键的同时敲回车键。
快速输入部分重复的数据
统计学生成绩时需要输入学生的学号,比如班级中第一名学生的学号是“02110801”,第二个学生的学号是“02110802”,依此类推。
我们可以发现学生学号的前六位都是“021108~”。
输入这些部分重复的数据时,我们没必要逐个输入。
1、选中单元格区域A1:
A10
2、选择“格式”>“单元格”菜单
3、单击“数字”选项卡,在“分类”列表框中选择“自定义”,在“类型”列表框中选择任意一种内置格式,在“类型”编辑框中输入“"021108"@”,单击“确定”按钮。
4、此时,单元格A1中输入“01”,然后按“Enter”键,系统就会自动在输入数字的前面添加“021108”。
第三章PPT课件
一、发送PPT图标:
开始——程序——OFFFICE2003(找到软件图标)——右击——发送到—桌面快捷方式
1、如何选择版式:
格式——幻灯片版式(根据内容选择相应版式)
2、输入文字:
在版式中“单击此处添加标题”处单击,显示一个矩形文本框,且有一个插入点闪动。
在此处输入标题或内容
3、如何再建一个新幻灯片?
单击格式工具框中的“新幻灯片”按钮即可。
4、文字修饰
对于所输入的文字,可以设置其字体、字号、加粗、颜色等,这与word是相同的。
5、幻灯片修饰
●新建的两张幻灯片看起来很单调,可以给它们增加背景,给文字加上颜色等进行修饰。
●如何更改幻灯片中的背景:
可以直接在其中一个幻灯片中右击——背景——填充色选择颜色即可。
●如何更改幻灯片的模板:
选择其中一个幻灯片,在点击设计模板后会出现右边下拉箭头“应用于选定幻灯片”即可。
6、保存演示文稿
✓文件——“保存”或“另存为”——选择路径——保存当前的演示文稿。
✓Ctrl+s
保存演示文稿的扩展名为:
PPT自动放映扩展名:
PPS
我的电脑——工具——文件夹选项——查看——隐藏已知文件的扩展名(把勾取消即可)
7、如何放映幻灯片
✓选择“幻灯片放映”——“观看放映”。
✓在键盘中按“F5”幻灯片即充满整个屏幕。
按空格或回车键能逐一放映。
按pageup键和pagedown键,或上下光标键,能在各幻灯片之间切换。
8、返回幻灯片:
直接按“ESC”键结束放映。
回到幻灯片编辑状态。
二、下载新的模板:
从网上下载好模板后,保存到D盘中,然后打开PPT文档中的“幻灯片设计”最下角有个“浏览”——找到模板保存的路途——插入即可。
不同的演示文稿视图
PPT共有四种视图
✪普通视图
✪幻灯片浏览
✪幻灯片放映视图
✪备注页视图
三、添加文本
1、调整文本框
✪在文本框中单击,插入点在文本框闪动,此时即可以输入文字。
✪如果文本框太小不能容纳所需的文本,通过拖地矩形框边上的8个调控柄可以改变占位符的大小。
幻灯片版式中的文本框称为(占位符)
✪将鼠标移动到占位符的边框上,鼠标变成四角箭头形状,按住鼠标左键托运可以改变占位符的位置。
2、添加和删除文本框
✪添加文本框,直接在绘图工具栏上的“文本框”按钮即可添加;将鼠标移动到幻灯片上,此时光标变为十字形状;在幻灯片中拖出一个矩形,一个新的文本框就可添加上去了。
✪删除:
选中一个文本框,然后按DEL键删除。
2、插入特殊符号
✪在文本输入时,如果要插入特殊符号,则选择“插入”菜单的“特殊符号”命令,弹出“插入特殊符号”对话框。
3、复制与移动对象
✪复制(剪切)、粘粘
✪要复制或移动对象,首先选择该对象,然后再复制或剪切该对象,最后在指定位置粘贴对象。
✪这种方法在新旧位置相距较远时使用。
✪复制、剪切和粘贴操作,可以用按钮或快捷键,也可以使用相应的菜单命令。
拖放
✪当待复制或移动的对象新旧位置相距较近时,一般采用拖入的方式复制或移动对象。
✪先选择对象,然后将它们拖放到新的位置。
在拖动时按住院ctrl键是复制操作,不按ctrl键是移动操作。
4、查找与替换
Ctrl+fctrl+h
5、项目符号和编号
✪格式——“项目符号和编号”
✪格式工具栏——项目符号
插入对象
和WORD的一样
插入图片
插入艺术字
插入表格
四、插入影片
插入——影片和声音——文件中的影片命令,弹出“插入影片”对话框,
在该对话框中,通过“查找范围”列表框找到存放影片的文件夹,“文件类型”栏中显示“影片文件”,则对话框中部即为PPT所支持的影片文件。
从中选择一个文件再单击“确定”,则所选影片被插入到当前幻灯片中。
显示出插入的幻灯片是一个黑色的方块,且有一个对话框。
如果希望在插入幻灯片时自动插放影片,则单击该对话框中的“是”,否则单击该对话框中的“否”。
此后在播放幻灯片时,只要单击它,影片即插入。
五、插入声音
插入文件中的声音操作与插入文件中的影片操作相同。
插入声音之后,幻灯片上会有一个小喇叭图标,双击它能预听声音。
设置动画效果
幻灯片放映——动画方案(针对幻灯片整篇动画)
幻灯片放映——自定义动画(针对幻灯片局部动画)
六、案例分析
1.自下而上的字幕效果
✪在PPT中选择“视图”——“工具栏”——“绘图”,显示“绘图”工具栏。
单击绘图工具栏中的“文本框”,在幻灯片中插入文本框。
在文本框中输入相应的文字后
- 配套讲稿:
如PPT文件的首页显示word图标,表示该PPT已包含配套word讲稿。双击word图标可打开word文档。
- 特殊限制:
部分文档作品中含有的国旗、国徽等图片,仅作为作品整体效果示例展示,禁止商用。设计者仅对作品中独创性部分享有著作权。
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