中国工程院院士候选人提名系统使用说明书.docx

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中国工程院院士候选人提名系统使用说明书

中国工程院院士候选人

提名系统使用说明书

增选工作办公室

二〇一三年一月

目录

一、系统概述1

二、系统安装与运行1

三、院士提名操作流程4

（一）候选人提名4

（二）打印功能8

（三）数据交互9

四、单位提名操作流程10

（一）候选人提名11

（二）打印功能12

（三）数据交互12

五、归口遴选部门操作流程12

六、提名系统使用中的有关问题16

中国工程院院士候选人提名系统

中国工程院院士候选人提名系统用于中国工程院院士候选人提名、遴选工作，是院士或提名单位在提名、遴选候选人时进行数据信息录入、汇总及上报的工具软件。

一、系统概述

1.系统功能介绍

中国工程院院士候选人提名系统由候选人提名、遴选管理、打印功能、数据交互等四个模块组成。

系统可实现院士候选人基本信息的新建、查阅和修改，能够完成遴选部门数据管理，可实现《中国工程院院士候选人提名书》相关内容打印和候选人数据的存盘上报、汇总读取等功能。

2.系统运行软件环境

系统可运行于WindowsXP、Windows2003、WindowsVista和Windows7等操作系统。

本系统在工作中须调用Office相关软件，为保证软件运行顺利，请确保计算机已安装正版Office2000及以上版本。

3.系统运行硬件环境

建议使用1GHz或更快的处理器，512M以上RAM，硬盘剩余空间不低于1.5G（此配置可满足Office高端需求）。

使用本系统前，请仔细阅读说明书，避免因操作失误出现数据错误，影响提名（遴选）工作。

为方便用户理解软件功能，说明书针对不同用户进行了归类表述，请用户对照查阅。

为形象地演示操作流程，文中对各步骤附加了插图，并引用部分部委、单位名称及部分院士姓名，希望在演示过程中被引用姓名、名称的院士及单位给予谅解。

此外，文中提及候选人相关信息等均为虚构，特此说明。

二、系统安装与运行

1.系统下载与安装

登录中国工程院网站（中国工程院主页/院士队伍建设/院士增选），点击“2013年中国工程院院士候选人提名系统”进行下载。

文件下载成功后，进入文件夹运行CAE2013.MSI文件，即可进入安装界面，如图2-1。

图2-1系统安装界面

安装成功后将在操作系统“开始”菜单栏生成启动卸载菜单，在桌面生成快捷方式。

2．系统启动

WindowsXP等系统可直接点击桌面启动程序。

对于安全性设置较高的WindowsVista或Windows7等操作系统，软件运行前需要进行适应性调整，以保证软件的正常工作。

具体方法是：

●右键点击启动程序快捷方式，在弹出菜单中点击“属性”。

●点击进入“兼容性”界面（如图2-2，不同版本windows系统，“属性”界面略有不同），可以在“兼容模式”下选中“以兼容模式运行这个程序”并选取WindowsXP,或者在“特权等级”下选中“以管理员身份运行此程序”。

●点击右下角“确定”按钮保存并退出设置界面。

图2-2软件的运行设置

系统兼容性设置完毕后，可运行本系统进入启动界面，如图2-3。

图2-3系统启动界面

3.提名设置

根据规定候选人提名渠道有三种：

院士提名、单位提名和全国性学会提名。

提名渠道不同，提名书内容和格式也不同。

因此，启动本系统后须首先选择并确定“提名渠道”（仅首次启动需要），以保证进入相关操作界面，完成相关数据信息处理。

首次使用本系统，将自动打开提名设置对话框，如图2-4。

图2-4提名设置对话框

“提名设置”界面主要内容包括：

提名渠道选择、具体提名单位选择及基本信息录入。

【提名渠道】：

用户通过下拉菜单可选择院士提名、单位提名（省、市、自治区、部委）或全国性学会提名等渠道。

【具体提名单位】：

候选人具体提名单位需填写“单位名称”、“单位负责人”、“资料审查负责人”等信息。

注意：

如果遴选部门作为具体提名单位提名候选人，须在两台计算机上分别安装本系统，以独立完成具体提名单位和遴选部门的工作。

4.软件主要功能描述

中国工程院候选人提名系统主要包括4大功能模块：

候选人提名、遴选管理、打印功能和数据交互。

【候选人提名】：

录入、查询、整理院士候选人数据信息；录入具体提名单位或院士提名意见等；设置提名渠道。

【遴选管理】：

此功能仅供归口遴选部门使用。

用以查看所属具体提名单位信息、录入遴选单位信息；设置遴选委员会、遴选分组；填写遴选意见等。

【打印功能】：

用于实现打印候选人名单及候选人提名书功能。

【数据交互】：

用于导入、导出数据。

用户可通过此模块实现数据存盘、数据读取汇总，数据校验和上报工程院。

三、院士提名操作流程

中国工程院院士提名候选人，请参照此部分说明进行操作。

首次启动系统将进入“提名设置”对话框。

请在“提名渠道”中选择“院士提名”，点“保存”按钮，进入运行主界面,如图3-1。

图3-1设置提名渠道

注意：

通过点击“提名设置”按钮可再次调用提名设置界面。

（一）候选人提名

“候选人提名”模块主要功能包括：

新增候选人、候选人列表、提名设置，如图3-2所示。

图3-2候选人提名界面

点击“新增候选人”进入界面，如图3-3。

此页面中所有信息均为必填信息。

填写完毕后，点击右下“保存并继续”按钮，进入“候选人信息”界面录入候选人详细信息。

图3-3新增候选人

用户退出界面后，如想修改某位候选人信息，可选中界面右侧院士候选人，双击可进入候选人信息界面编辑，如图3-4、图3-5。

图3-4候选人列表界面

图3-5候选人信息界面

进入候选人信息界面，操作者可根据需要进行上方标签页切换，每填写完一项内容请注意点击右下角“保存”按钮进行保存。

注意：

左侧“新增候选人”、“候选人列表”、“提名设置”等模块上下位置可以按用户需要进行调整，用户点住图标上下拖动即可。

1.基本资料

录入“基本资料”时中，对“性别”、“民族”、“籍贯”、“出生地”、“学科”、“单位所在地”、“拟提名学部”等信息可点击下拉框进行选择。

“籍贯”、“出生地”、“单位所在地”的地区（市、县）可以从下拉框中选择，也可以手工录入。

录入专业信息时，请根据《中国工程院院士增选学部专业划分标准》依次选择一级、二级或三级学科，如有需要，可在“专业专长”栏中做进一步表述。

双击界面右上方的“双击上传证件照”空白区域，可以导入候选人的近期白底免冠证件照（文件大小需控制在100K～500K之间）；填写“曾作为两院正式候选人历史”时（曾作为有效候选人被中国工程院或中国科学院正式公布），只需选择相应年份。

“出生日期”可以手工进行录入，也可以点击下拉框，通过左右按钮进行选择。

注意：

证件类型请首选居民身份证，出生日期务必填写公历。

2.联系方式、工作单位、所属党派、主要学历、主要经历、主要兼职、社会职务、科技奖项、发明专利、论文专著、重要成果

标签页中信息可手动填写，“联系方式”、“工作单位”、“所属党派”、“主要学历”、“主要经历”、“主要兼职”、“社会职务”等为院士候选人的个人基本信息，“科技奖项”、“发明专利”、“论文专著”、“重要成果”等为候选人的重要成果信息。

以上各标签页中信息录入方式基本相似，下面以“主要学历”界面为例进行说明，如图3-6。

图3-6“主要学历”录入界面

界面分“学历学位信息”和“主要学历”两部分，“学历学位信息”可以通过下拉框选取相应选项；“主要学历”的录入设置“增加”、“删除”、“上移动”、“下移动”四个按钮。

点击“增加”开始录入数据，“序号”系自动生成，不需改变；手动输入或点击下拉框选取相应学历、学位起止时段填入院校及专业信息（大专或大学以上）。

每条信息录入完毕后点击“保存”按钮保存当前数据，再点击“增加”继续录入新的数据。

“删除”按钮用来对所选数据进行删除。

“上移动”、“下移动”按钮用来调整各行的序号，可以通过对“序号”的改变来调整各行的顺序，数据打印时的将按序号排序。

注意：

1.“候选人信息”界面所填写主要内容将在《中国工程院院士候选人提名书》中体现，由提名院士或提名单位打印上报。

同时，该数据信息最终将上传至中国工程院院士增选管理系统，是院士增选工作的重要数据，请用户认真研究，仔细填写。

2.“科技奖项”中“获奖类别”下拉框中只列出国内及省部级奖项，如有其他奖项，可以手动填写。

3.“学位”信息点击键盘del按钮，清空当前内容。

4.“工作单位”单位分类界面，教育部、国资委等部门下属单位较多，其所属具体提名单位应通过官方网站查询或电话咨询，明确隶属关系后，再慎重填写。

3.主要成就

点击“编辑‘主要成就和贡献’”将启动Word软件，如图3-7。

输入候选人的主要成就和贡献，要求页面不得超过4页，文字不超过3000字。

文件编写完毕，可直接关闭word，系统会自动调整格式并保存文档，用户无需另存。

成功保存文件后，会在按钮下方显示当前文件字数信息。

如需在编写过程中关闭word或在后期对文档进行修改，可点击“编辑‘主要成就和贡献’”按钮，在打开的word窗口进行编辑。

系统每次会打开自动修正格式的文档，用户可修改其文本内容，不要变换字体或修改行距、页边距等。

点击“清空当前文档”用于删除已保存的Word文档。

图3-7“主要成就”录入界面

注意：

如果文件不能保存，系统会给出提示，如图3-8，用户可参照提示修改。

图3-8录入超过限制提示

4.院士提名意见

基本信息、主要经历、主要成就等内容录入完毕后，请点击“提名意见”，录入院士个人或共同提名院士对该候选人的提名意见，如图3-9所示。

点击“添加”按钮，在“提名院士列表”中通过下拉框（隐藏在填写位置最后）依次选择学部，及提名院士。

注意：

针对一位候选人，本系统只支持填写一位院士的一份提名意见或多位院士的同一份提名意见。

图3-9院士提名意见

（二）打印功能

用于打印候选人名单或打印候选人提名书。

1.打印候选人名单

在列表中选取被提名人姓名，点击右下角“打印”按钮可实现打印，如图3-10。

如需打印多个候选人，可按住“Ctrl”键，同时用鼠标点击选择多个候选人来再点击“打印”来打印候选人名单，系统将把选择的候选人数据载入Excel文件中，可进行编辑并打印。

图3-10打印候选人列表

2.打印候选人提名书

点击“打印提名书”，选中候选人，软件将自动列出可打印项目。

用户可选择分项按钮，单独打印提名书封面、个人信息和提名意见等，如图3-11所示。

注意：

为保证《提名书》纸版与电子版内容数据完全一致，用户上报的《提名书》必须是使用本系统“打印功能”打印的。

如若改动，用户需重新进入“候选人提名”界面进行修改。

用户仅可在Word适当排版，包括调整字号、字符间距、行距等，不能另行更改Word文档文字内容。

图3-11打印候选人提名书

（三）数据交互

1.数据存盘

选择候选人，点击右下角“导出”按钮可将数据另存导出。

点击“全选”按钮或按下“Ctrl”键可同时选择多位候选人，此时导出的数据文件包含所选多位候选人信息，如图3-12。

提名院士须将导出的数据文件（文件后缀是.mdb）以及打印的候选人提名书同时报送工程院。

注意：

导出数据前，请再次确认系统设置的提名渠道，以保证导出数据的正确性。

图3-12数据交互

2.数据读取

数据读取（导入）前，请首先检查提名渠道，确认提名渠道设置正确后。

点击“数据交换”菜单中点“数据读取”按钮，进入数据读取界面。

点击“选择文件”，并进入文件所在文件夹；选择候选人数据并点击“打开”显示列表，（如有多份文件需要导入，可按住“Ctrl”键，并用鼠标进行多项选择，如图3-13），最后点击右下“导入”录入系统。

图3-13数据导入

本系统提供的数据存盘和数据读取功能对用户完全透明，可以在不同计算机之间进行数据传输。

在同一单位内部或共同提名意见相同的院士，可以利用数据存盘和数据读取功能实现数据的互传。

四、单位提名操作流程

具体提名单位提名院士候选人请参照此部分说明进行操作。

首先点击“提名渠道”下拉按键选择部委、省市自治区或中国科协；提名渠道确定后，“遴选部门”栏激活，点击下拉按键，在菜单中选择所属归口“遴选部门”；随后鼠标点击勾取“是否为具体提名单位”并如实填写单位相关信息；保存后，进入程序,如图4-1。

图4-1系统主界面

注意：

针对不同提名渠道，系统将自动生成与之对应的操作界面及数据库。

因此请各提名单位在首次使用时准确选择提名渠道。

如初始设置有误，在进入程序后，可通过点击“提名设置”再次调用该对话框。

提名渠道设置结束后，系统进入主界面,如图4-2。

用户可根据需要对该界面进行尺寸大小调节（双击软件最上方的标题栏）和位置移动。

图4-2系统主界面

中国工程院候选人提名系统主要包括4大功能模块：

候选人提名、遴选管理、打印功能和数据交互。

【候选人提名】：

新建院士候选人基本信息；查询、整理院士候选人数据信息；录入具体提名单位意见等；可调出“提名设置”模块，进行提名设置。

【遴选管理】：

此功能仅供遴选部门使用。

用以查看所属具体提名单位信息、录入遴选单位信息；设置遴选委员会、遴选分组；填写遴选意见。

【打印功能】：

可打印候选人名单；根据用户需要打印候选人提名书。

【数据交互】：

用以导入、导出数据。

用户可能过此模块实现数据存盘上报和数据读取汇总。

（一）候选人提名

1.基本资料

请参见“三、院士提名操作流程

（一）候选人提名1”

2.联系方式、工作单位、所属党派、主要学历、主要经历、主要兼职、社会职务、科技奖项、发明专利、论文专著、重要成果

请参见“三、院士提名操作流程

（一）候选人提名2”

3.主要成就

请参见“三、院士提名操作流程

（一）候选人提名3”。

4.单位提名意见

候选人基本信息、主要经历、主要成就等录入完毕后，请点击“提名意见”项目，填写单位资料审查意见（限150字）及单位提名意见（限600字）,如图4-3。

图4-3提名意见

（二）打印功能

用于打印候选人名单或打印上报候选人提名书。

1.打印候选人名单

请参见“三、院士提名操作流程

（二）打印功能1”。

2.打印候选人提名书

请参见“三、院士提名操作流程

（二）打印功能2”。

（三）数据交互

1.数据存盘

请参见“三、院士提名操作流程（三）数据交互1”。

2.数据读取

请参见“三、院士提名操作流程（三）数据交互2”。

五、归口遴选部门操作流程

本部分功能只供归口遴选部门进行遴选操作使用（遴选部门本部提名候选人时请参看第四章内容）。

1.提名渠道设置及数据导入

下面以教育部为例具体说明。

首次进入系统，需要设置提名渠道，如图5-1所示。

点击“提名渠道”下拉框，选择“部委”，在“遴选部门”中，点击下拉框选取本部门名称（教育部），填写完毕后，点右下“保存”键，进入运行主界面。

图5-1提名渠道设置

注意：

归口遴选部门用户进行遴选管理不能钩选“是否为具体提名单位”选项，否则将不能打开“遴选管理”操作界面。

“提名渠道”设置完毕后，进入程序主界面，点击左侧“数据交换”菜单，并点击“数据读取”进入数据读取界面。

点击“选择文件”，并进入文件所在文件夹；选择候选人数据并点击“打开”显示列表，（如有多份文件需要导入，可按住“Ctrl”键，并用鼠标进行多项选择，如图5-2），最后点击右下“导入”录入系统。

图5-2提名渠道设置

2.提名单位列表

设置“提名路径”并录入信息后，左侧“遴选管理”一栏激活。

点击“提名单位列表”，界面中会显示已导入的该遴选部门所属的提名单位及其候选人信息，如图5-3所示。

图5-3提名单位列表

3.遴选单位信息

点击“遴选单位信息”填写联系人及其联系方式并按“确定”保存，如图5-4所示。

其中单位名称是指具体分管院士候选人遴选工作的单位。

图5-4遴选单位信息

注意：

遴选单位信息是中国工程院增选办公室与遴选部门进行后续沟通联系的重要保证，需要详细填写。

4.遴选委员会

“遴选委员会”模块用于建立遴选委员会编组，填写投票人数和成员信息。

点击“遴选委员会”栏目，填写遴选委员会，如图5-5所示。

图5-5遴选委员会设置

点击“新增”键，系统自动设置代号为“1”，填写委员会名称，及投票人数，填写完毕后按“保存”按钮保存。

如果有多组，须先保存当前信息，再重新点击“新增”键，依次输入专业组代号、名称、投票人数并保存。

遴选委员会分组设置完毕后，可单击选择一个遴选组，并录入组内委员信息。

组内委员信息录入方式同上，技术职称一栏，用户可通过下拉框选取。

每位委员信息录入结束后，须点击“保存”再点击“新增”录入下一位委员。

5.遴选分组

“遴选分组”模块用于将已有候选人进行归类，将其指定到已划分的编组内。

遴选委员会信息录入完毕后，即可点击“遴选分组”，系统将自动列出全部候选人及其拟提名学部，点击“遴选委员会分组”栏中下拉栏，将列出全部委员会列表，选取相应委员会，将候选人分配到相应的遴选编组中，并点击“保存”键，如图5-6所示。

图5-6遴选分组

6.遴选意见

点击“遴选意见”，系统会自动列出遴选委员会分组，点击分组会自动显示被分配至该遴选组的候选人，选择某一候选人，在意见框下方的“遴选得票”处填写该候选人得票数；并在意见框内填写该候选人的遴选意见，如图5-7；保存完毕后，可继续选择下一候选人，录入其得票数及遴选意见。

图5-7遴选意见

7.数据存盘

请参见“三、院士提名操作流程（三）数据交互1”。

8.数据读取

请参见“三、院士提名操作流程（三）数据交互2”。

9.上报工程院

遴选单位汇总数据上报工程院前，可点击“上报工程院”按钮。

选中界面中相关候选人，单击右下方“上报数据校验”，系统将对该候选人数据填写情况进行校验，同时给出提示框提示，如图5-8所示。

数据校验成功后，可导出数据刻盘上报。

图5-8上报工程院

六、提名系统使用中的有关问题

1.问：

“遴选管理”界面功能为什么是灰色的不能使用？

答：

此功能仅供具有遴选职能的归口遴选部门进行遴选管理时使用。

用户以“具体提名单位”身份进入时不能使用遴选管理功能。

若界面为不可使用，请检查“提名设置”对话框中勾选“是否为具体提名单位”前复选框，如已勾选请点击去掉。

2.问：

为什么无法导入候选人照片？

答：

请检查照片格式是否为*.jpg、*.bmp等通用格式，且图片大小为100至500K。

如仍无法导入，请用photoshop软件打开照片，另存为*.jpg格式，再次导入。

3.问：

为什么无法保存候选人主要成就和贡献文档？

答：

系统对候选人文档字数和页数有严格限制，超过规定字数、页面数将不能保存。

请检查候选人文档字数是否超3000字或页面是否超4页。

为保证格式统一，用户不能随意定制word文档格式。

所有上报的文档必须严格使用“中国工程院院士候选人提名系统”的“打印功能”模块生成。

用户另行使用word文档进行编辑并上报提名书，可能会导致上报的纸版提名书与电子数据内容不一致。