谈判采购文件模板.docx
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谈判采购文件模板.docx
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谈判采购文件模板
整体谈判类
项目
谈判采购文件
公司
年月日
项目
谈判采购文件
项目编号:
采购人:
公司
法定代表人:
(签章)
采购代理机构:
公司
法定代表人:
(签章)
年月日
(备注:
采购单位可参照本模板进行编制,若项目存在其他需求,可进行合理调整。
)
第一部分谈判采购公告
第二部分供应商须知
第三部分评审办法
第四部分合同草案
第五部分采购需求
第六部分响应文件格式
第七部分其他内容
第1部分谈判采购公告
项目
谈判采购公告
一、项目名称和编号
(一)项目名称:
(二)项目编号:
二、项目内容
(一)项目概况及采购范围:
(二)工期/服务期限/交货期:
三、供应商资格要求(实质性要求)
四、报名及获取采购文件时间、方式(提示:
采购文件随公告发布(报名)同时发售,不少于3个工作日)
(一)报名及获取采购文件的时间:
(二)报名及获取采购文件的方式:
(三)采购文件每套售价:
五、提交响应文件、谈判时间及地点(提示:
谈判时间不少于自采购文件发售之日起第4个工作日)
(一)提交响应文件及签到时间:
(二)提交响应文件及签到地点:
(三)谈判时间:
(四)谈判地点:
六、项目联系人及联系方式
(一)联系人:
(二)联系电话:
(三)邮箱:
七、采购人的名称、地址
(一)采购人名称:
(二)采购人地址:
八、采购代理机构的名称、地址、联系人和联系方式(如有)
(一)采购代理机构名称:
(二)采购代理机构地址:
(三)采购代理机构联系人、网址、联系方式
联系人:
网址:
联系方式:
对外办公时间:
九、公告期限
谈判采购公告的公告期限为个工作日。
(提示:
不少于3个工作日)
采购人:
(公章)
法定代表人或其授权委托人:
(盖章)
采购代理机构:
(公章)(如有)
法定代表人或其授权委托人:
(盖章)
XX年X月X日
第二部分供应商须知
(提示:
重点阐明谈判采购活动应遵循的程序和规则。
一般包括以下内容)
供应商须知前附表
条款名称
编列内容
采购人
采购人:
地址:
联系人:
电话:
邮箱:
采购代理机构
(若有)
采购代理机构:
地址:
联系人:
电话:
邮箱:
项目名称
项目地点
项目概况及采购范围
计划工期/供货期/服务期
质量要求
资金落实情况
已落实
资格审查标准
(提示:
与公告要求一致)
响应保证金(若有)
1.响应保证金的形式:
2.响应保证金的金额:
3.响应保证金递交时间:
响应文件递交截止时间前
4.响应保证金递交地点:
_______________(4.接收响应保证金的账户信息:
_______________)(提示:
不得超过采购项目预算金额的2%)
谈判有效期
谈判之日起60天
响应文件份数
正本1份,副本2份,电子版光盘1份
递交响应文件截止时间和地点
时间:
(提示:
谈判时间不少于自采购文件发售之日起第4个工作日)
地点:
谈判时间和地点
谈判时间:
同递交响应文件截止时间
谈判地点:
同递交响应文件地点
谈判小组的组建
谈判小组由三人以上单数组成,由采购主体单位和外部商务、技术专家组成,其中外部商务、技术专家不得少于成员总数的三分之一。
评审办法
最低价法/综合评分法
最高拟谈判价格
是否授权谈判小组确定成交供应商
□是
□否
履约担保(若有)
履约担保金额:
%合同价格(提示:
不超过合同价格的10%)
履约担保形式:
其他(若有)
(提示:
根据项目特点自行要求)
1、总则
1.适用范围
1.1采购本文件仅适用于采购文件中所述项目的工程、货物及服务的采购。
2.定义
2.1“采购人”提出并组织实施采购项目的法人或其他组织
2.2“采购代理机构”系依法设立并提供采购代理服务的社会中介组织
2.3“供应商”参加采购活动,有意向为采购人提供工程、货物或服务的法人、其他组织或自然人。
2.4“采购文件”采购人或采购代理机构向供应商发出的采购文件。
2.5“响应文件”供应商向采购人或采购代理机构提交的响应文件。
2.6“服务”采购文件规定的供应商为完成采购项目所需承担的全部义务。
3.项目说明
3.1项目概况及采购范围:
见供应商须知前附表
3.2项目地点:
见供应商须知前附表
3.2计划工期/供货期/服务期:
见供应商须知前附表
3.3资金来源和落实情况:
4.供应商资格要求
4.1……
……
5.供应商应承担的各项费用
5.1……
……
6.保密等事项
6.1由采购人向供应商提供的采购文件、详细资料和其他资料,均被视为保密资料,仅被用于它所规定的用途,除非得到采购人的同意,不能向任何第三方透露。
6.2谈判完成后,应采购人要求,供应商应归还采购人认为必要的从采购人处获得的保密资料。
2、采购文件说明
7.采购文件组成
7.1采购文件由下述部分组成:
第一部分谈判采购公告
第二部分供应商须知
第三部分评审办法
第四部分合同草案
第五部分采购需求
第六部分响应文件格式
第七部分其他内容
7.2除非有特殊要求,采购文件不单独提供采购项目使用地的自然环境、气候条件、公用设施等情况,供应商被视为熟悉上述与履行合同有关的一切情况。
8.采购文件的澄清和修改
8.1供应商提交响应文件截止之日前,采购人或采购代理机构可对已发出的采购文件进行必要的澄清或修改,澄清或修改的内容作为采购文件的组成部分
8.2采澄清或者修改的内容可能影响响应文件编制的,采购人或采购代理机构应当在提交响应文件截止之日3个工作日前,以书面形式通知所有接收谈判文件的供应商,不足3个工作日的,应当顺延提交首次响应文件截止之日。
8.3采购文件的澄清或修改内容必须同时提供给所有获取采购文件的供应商,供应商在收悉澄清或修改文件后予以回函确认。
(提示:
列明回函确认方式)
9.答疑会和踏勘现场(如有)
9.1采购人召开答疑会的,所有供应商应按采购文件规定的时间、地点参加答疑会。
供应商如不参加,其风险由供应商自行承担,采购人不承担任何责任。
9.2采购人组织踏勘现场的,所有供应商按采购文件规定的时间、地点参加踏勘现场活动。
供应商如不参加,其风险由供应商自行承担,采购人不承担任何责任。
9.3答疑会或踏勘现场中口头介绍的情况,供应商在编制响应文件时参考,不构成对采购文件的修改,不作为供应商编制响应文件的依据。
9.4答疑会或勘察现场时间:
9.5答疑会或勘察现场地点:
10.其他(提示:
采购人认为有关本项目的其他需明确内容)
3、响应文件
11.编制要求
11.1供应商应仔细阅读采购文件的所有内容,按采购文件要求编制响应文件,以使其对采购文件做出实质性响应。
否则,其响应文件可能被拒绝,供应商须自行承担由此引起的风险和责任。
11.2供应商应根据采购项目需求和响应文件格式编制响应文件,保证其真实有效,并承担相应的法律责任。
11.3供应商应对响应文件所提供的全部资料的真实性承担法律责任,并无条件接受采购人对其中任何资料进行核实(核对原件)的要求。
采购人核对发现有不一致或供应商无正当理由不按时提供原件的,按有关规定执行。
12.采购语言及计量单位
12.1供应商和采购人或采购代理机构就采购项目交换的文件和来往信件,应以中文书写,全部辅助材料及证明材料均应有中文文本,并以中文文本为准。
外文资料必须提供中文译文,并保证与原文内容一致,否则供应商将承担相应法律责任。
除签名、盖章、专用名称等特殊情形外,以中文以外的文字表述的响应文件,谈判小组有权拒绝其采购行为。
12.2除采购文件中另有规定外,响应文件所使用的计量单位均应使用中华人民共和国法定计量单位。
13.响应文件编制
13.1供应商应按采购文件中提供的响应文件格式完整填写。
因不按要求编制而引起系统无法检索、读取相关信息时,其后果由供应商自行承担。
13.2供应商可对本采购文件“采购需求”所列的所有工程/货物/服务进行响应,也可只对其中一包或几包的工程/货物/服务响应;若无特殊说明,每一包的内容不得分项响应,采购人原则上按照整包确定成交供应商。
13.3响应文件必须采用国际标准A4纸型,书式装订,装订牢固,不易散开,不掉页。
响应文件应编制页码,并与响应文件目录相对应,中间不得丢页、少页。
13.4响应文件卷内不允许有任何金属物质,不得使用各类装订条,不允许有铅笔、圆珠笔、浅蓝墨水迹。
13.5供应商提交的响应文件,应包括一份正本响应文件、二份副本响应文件,同时随响应文件一起提供包含响应文件全部内容(office文档格式)的电子版光盘一份。
一旦正本和副本有差异,以正本为准。
响应文件的副本可采用正本的复印件。
其中,纸质响应文件包括资格审查证明文件、技术及服务方案、商务文件(不含报价)和报价文件。
14.谈判报价
14.1供应商应按采购文件中规定的报价格式填写相关内容的单价、采购总价,若无特殊说明应采用人民币填报。
14.2响应文件中的谈判报价应填写为完成采购文件规定的一切工作所需的全部费用。
(提示:
响应文件中的报价作为供应商第一轮报价,采购人可根据项目自行约定几轮报价,(最多不超过三轮)并在此处给予详细规定。
)
14.3除“采购需求”中说明并允许外,每一个工程/货物/服务的单项报价以及采购项目的总价均只允许有一个报价,任何有选择的报价,均将予以拒绝。
15.响应保证金
15.1按照采购文件要求提交响应保证金,并作为其响应文件的组成部分。
组成联合体进行响应的,其响应保证金由牵头人递交,并应符合供应商须知前附表的规定。
15.2采购人或采购代理机构应负责核对供应商的响应保证金实际到账或缴纳情况,出具响应保证金到账或缴纳明细表,交谈判小组作为评审依据。
15.3供应商未按要求提供响应保证金或响应保证金金额不足或响应保证金保函的有效期短于谈判有效期的,视为没有实质上响应相应文件要求,其响应将被拒绝。
15.4退还响应保证金:
未成交供应商的保证金应当在成交通知书发出后5个工作日内退还,成交供应商的保证金应当在采购合同签订后5个工作日内退还。
15.5出现以下情形时,响应保证金将不予退还:
(1)供应商在响应文件有效期内撤销响应文件;
(2)供应商在采购活动中发生违法失信行为,导致采购失败或采购人损失的;
(3)成交供应商拒绝与采购人订立合同或提出不合理要求;
(4)成交供应商不按照采购文件要求提交履约保证金。
15.6响应保证金递交要求:
(1)采用支票或电汇的提交响应保证金的供应商,必须从基本账户转出;
(2)汇款账户名称必须与供应商的报名名称一致。
16.谈判有效期
16.1谈判有效期为谈判之日起60天。
谈判书中规定的有效期短于响应文件规定的,其响应将被拒绝。
16.2特殊情况下,采购人于谈判有效期满之前,向供应商提出延长谈判有效期的要求。
答复应以书面形式进行。
供应商可以拒绝上述要求,但不被没收响应保证金。
对于同意该要求的供应商,既不要求也不允许其修改响应文件,但将要求其延长响应保证金的有效期,有关退还和没收响应保证金的规定在谈判有效期的延长期内继续有效。
17.响应文件的签署及规定
17.1响应文件应按“采购需求”和“响应文件格式”如实编写,未尽事宜可自行补充。
响应文件内容不完整、格式不符合导致响应文件被误读、漏读或者查找不到相关内容的,供应商自行承担由此产生的风险。
17.2响应文件正本和所有副本必须按照采购文件规定格式加盖供应商公章并由其法定代表人或其授权代表签字或盖章。
4、响应文件的密封和递交
18.响应文件的密封
18.1供应商须将响应文件正本、响应文件所有副本和响应文件CD-R光盘密封在同一个包封中。
18.2供应商应在密封包封上注明项目名称、项目编号、供应商名称,并在每个密封包封上注明“正式谈判开启之前不准启封”的字样。
密封
响应文件正本、响应文件所有副本、响应文件CD-R光盘
19.响应文件的递交
19.1供应商应在采购文件规定的递交响应文件截止时间前,将响应文件送达指定地点。
递交响应文件的供应商应填写登记表,留存相关信息。
19.2出现因采购文件的修改推迟递交响应文件截止时间时,则按采购人或采购代理机构修改通知规定的时间递交。
在此情况下,采购代理机构和采购人受递交响应文件截止时间制约的所有权利和义务均相应延长至新的截止时间。
20.迟交的响应文件
20.1采购人将拒绝在递交响应文件截止时间后递交的任何响应文件。
21.响应文件的修改和撤销
21.1在采购文件规定的递交响应文件截止时间前,供应商可修改、补充或撤回已经递交的响应文件。
供应商修改、补充或撤回响应文件的,应在响应文件的修改、补充文件或者撤回响应文件的通知上按采购文件规定签字并盖章。
采购人或采购代理机构收到供应商撤回响应文件通知并检查确认无误后,留存其撤回通知,退回其已经递交的响应文件。
5、接收响应文件
22.接收响应文件
22.1采购人或采购代理机构应安排专人在采购文件规定的时间和地点接收响应文件,记录响应文件送达时间以及其他情况,并检查各响应文件的密封情况并签收按照采购文件要求密封的响应文件,对未按照采购文件要求密封的响应文件予以拒收。
6、开启响应文件(若有)
23.公开开启响应文件
23.1采购人或采购代理机构应在采购文件规定的时间和地点公开开启响应文件。
递交响应文件的供应商可参加开启会议。
23.2响应文件开启会议由采购人或采购代理机构工作人员主持。
开启程序如下:
(1)宣布开启会议纪律;
(2)宣布参加开启会议的工作人员姓名;
(3)供应商代表检査确认各自响应文件的密封情况;
(4)工作人员按约定顺序开启响应文件,并宣读供应商名称、采购文件约定公开的其他信息。
供应商代表当场确认,并记录在案;
(5)供应商代表及相关工作人员等在响应文件开启记录上签字确认;
(6)按照采购文件约定的顺序,或供应商抽签确定的顺序,宣布供应商参加谈判的先后顺序;
(7)宣布谈判有关安排和注意事项;
(8)开启会议结束。
7、谈判
24.谈判小组
24.1谈判小组由三人以上单数组成,由采购主体单位和外部商务、技术专家组成,其中外部商务、技术专家不得少于成员总数的三分之一。
24.2谈判小组负责审查响应文件是否符合采购文件的要求,并进行审查、询问、评估和比较。
谈判小组认为必要时,可向供应商进行询问。
谈判期间,供应商代表必须在场准备接受询问,对提出的问题进行澄清,并作出书面答复。
24.3谈判小组负责完成全部谈判过程,向采购人出具经所有谈判小组成员签字的书面谈判小组意见。
25.谈判程序
详见“第三部分评审办法”。
26.评审采用的标准和方法
详见“第三部分评审办法”。
27.保密
27.1参与采购活动的各方应对采购文件和响应文件中的商业和技术等秘密保密,违者应对由此造成的后果承担法律责任。
8、授予合同
28.成交供应商的产生
29.1采购人可以事先授权谈判小组直接确定成交供应商。
29.2采购人也可以在评审报告推荐的候选成交供应商名单中,综合评估后,选择确定成交供应商。
候选成交供应商应当限定为3名,若最终成交候选人不足三家,则据实推荐,并标明排列顺序。
通过初步评审的供应商仅有一家的,根据不同的情况,采购人可决定继续进行谈判或重新组织采购活动。
29.3成交供应商拒绝与采购人签订合同的,或者采购文件规定应当提交履约保证金而在规定的期限内未能提交的,采购人可以按照评审报告推荐的成交候选人名单排序,确定下一候选人为成交供应商,也可以重新组织采购活动。
29.成交通知
采购人确定成交供应商后,在响应文件的有效期内,采购人以书面形式向成交供应商发出成交通知书。
30.履约担保(如有)
31.1在签订合同前,成交供应商应按“供应商须知前附表”规定的金额、担保形式和采购文件第四部分“合同草案”规定的履约担保格式向采购人提交履约担保。
采用银行保函时,出具银行保函的银行级别在“供应商须知前附表”中说明,所需的费用由成交供应商承担,成交供应商应保证银行保函有效。
联合体成交的,其履约担保由牵头人递交,并应符合“供应商须知前附表”规定的金额、担保形式和采购文件第四部分“合同草案”规定的履约担保格式要求。
采用银行保函时,出具银行保函的银行级别在“供应商须知前附表”中说明,所需的费用由成交供应商承担,成交供应商应保证银行保函有效。
31.2成交供应商不能按采购文件要求提交履约担保的,视为放弃成交。
31.签订合同
32.1采购人与成交供应商应当在成交通知书发出之日起三十日内,根据采购文件和成交供应商的响应文件订立书面合同。
32.2采购文件、成交供应商的响应文件及其澄清文件等,均为签订合同的依据,且为合同的组成部分。
32.3发出成交通知书后,采购人无正当理由不应拒签合同。
采购人不得与成交供应商再行订立背离合同实质性内容的其它协议。
32.3合同协议书经双方法定代表人或其授权代表签署并加盖单位章后生效。
若为联合体响应,则联合体各成员的法定代表人或其授权代表都应在合同协议书上签署并加盖单位章。
采购人和成交供应商在签订合同协议书的同时需按照本采购文件规定的格式和要求签订廉政合同,明确双方在廉政建设方面的权利和义务以及应承担的违约责任。
32.其他
33.1供应商不得将提供的服务进行转包。
第三部分评审办法
1.谈判及评审程序
评审工作按以下程序进行:
(1)初步评审
(2)谈判
(3)详细评审及推荐候选成交供应商
(4)编写评审报告
2.初步评审
2.1采购人或采购代理机构应组织谈判小组对供应商提交的响应文件进行初步评审。
初步评审包括对供应商进行资格审查和对响应文件的响应性进行审查,判断供应商是否符合资格条件、响应文件是否实质性响应采购文件的要求。
序号
条款名称
评审因素与评审标准
1
资格审查
(提示:
与采购公告要求一致)
2
初步评审
(1)响应文件按照采购文件规定的格式、内容填写,字迹清晰可辨;
(2)响应文件上法定代表人或其授权代表的签字、供应商的单位章齐全,符合采购文件规定;
(3)响应文件载明的采购项目完成期限未超过采购文件规定的时限;
(4)响应文件没有对采购人的权利提出削弱性或限制性要求,没有对供应商的责任和义务提出实质性修改;
(5)供应商按照采购文件要求递交响应保证金;(若有)
(6)满足谈判有效期要求;
(7)供应商的最终报价应不高于最高拟谈判价格。
(8)采购人与供应商无串通采购、供应商之间无串通采购、供应商未以他人名义参加采购活动或者未以弄虚作假方式参加的;
(9)无扰乱评审现场秩序,无理取闹,恶意诽谤等现象;
(10)不存在单位负责人或法定代表人为同一人,或者存在控股、管理关系的不同供应商,参加同一包或者未划分包的同一项目采购的;
(13)除“采购需求”中说明并允许外,采购的每一个工程/货物/服务的单项报价以及采购项目的采购总价不得存在多个报价或选择性报价;
(14)响应文件未附有采购人不能接受的条件;(提示:
应说明具体条件)
(15)不违反其他法定采购无效的情形。
2.2根据谈判小组的要求,采购人或采购代理机构可就采购文件中的一些重要信息,包括采购范围、技术标准和要求、响应报价要求、评审标准和方法、合同主要条款等内容进行解释或说明。
2.3响应文件未实质性响应采购文件要求的,或响应文件中有含义不明确、同类问题表述不一致或有明显文字和计算错误的内容,谈判小组可要求供应商在规定时间内进行补充和完善。
供应商补充和完善的内容应由法定代表人或其授权代表签字确认。
补充和完善的内容作为响应文件的组成部分。
2.4只有实质性响应采购文件要求的供应商才可通过初步评审。
经供应商补充和完善后仍未通过初步评审的响应文件按无效处理,谈判小组应告知有关供应商。
3.谈判
3.1谈判小组应根据采购文件约定的顺序与通过初步评审的供应商进行谈判。
3.2通过初步评审的供应商仅有一家的,根据不同的情况,采购人可决定继续进行谈判或重新组织采购活动。
3.3谈判小组所有成员应当集中与单一供应商分别进行谈判,并给与所有参加谈判的供应商平等的谈判机会。
供应商的法定代表人或其授权代表应参加谈判。
供应商的法定代表人或其授权代表在谈判中做出的承诺构成响应文件的组成部分。
3.4.1根据谈判小组的要求,采购人或采购代理机构可在谈判过程中就采购文件中的一些重要信息和数据,包括采购范围、技术标准和要求、报价要求、评审标准和方法、合同主要条款等内容进行解释或说明,或协助谈判小组完成谈判报价算术性错误修正等部分辅助性工作。
3.4.2修改及澄清
(1)采购人或采购代理机构对报价文件进行审核,看其是否有计算上或累加上的算术错误,修改错误的原则如下:
①报价文件中报价一览表内容与报价文件中报价分项一览表内容不一致的,以报价一览表为准;
②报价文件的大写金额和小写金额不一致的,以大写金额为准;总价金额与按单价汇总金额不一致的,以单价金额计算结果为准;单价金额小数点有明显错位的,应以总价为准,并修改单价;对不同文字文本响应文件的解释发生异议的,以中文文本为准。
采购人或采购代理机构将要求供应商按上述修改错误的方法调整报价,供应商同意后,调整后的报价对供应商起约束作用。
如果供应商不接受修改后的报价,其采购将被拒绝。
(2)供应商应在谈判小组规定的时间内完成报价,超过规定时间的报价将被拒绝;
(3)每一轮报价全部为书面的,并须由供应商代表签署,作为报价文件的一部分,对供应商具有约束力。
3.5重新提交响应文件
(1)在谈判过程中,谈判小组可根据谈判情况提请采购人修改和补充采购文件中采购需求部分的技术、服务要求以及合同草案条款等内容,但不得实质性改变评审标准或改变可能影响初步评审结果的内容。
发生上述改变时,谈判小组应以书面形式通知所有通过初步评审的供应商。
修改和补充的内容构成采购文件的有效组成部分。
(2)供应商应按照采购文件修改和补充的内容及要求重新提交响应文件。
重新提交的响应文件应由其法定代表人或其授权代表签字,作为响应文件的一部分,对供应商具有约束力。
3.6提交最终报价或最终方案
(1)谈判结束后,谈判小组应要求所有供应商在规定时间内提交最终报价或最终方案
(2)最终报价或最终方案应由其法定代表人或其授权代表签字。
最终报价或最终方案是供应商响应文件的有效组成部分。
3.7公开开启最终报价或最终方案(如有)
如果采购文件中规定公开开启最终报价或最终方案,采购人或采购代理机构应在规定的截止时间,公布各供应商的最终报价或最终方案。
4.详细评审及推荐候选成交供应商
4.1评审方法
4.1.1本项目采用“最低价法”的评审办法,谈判小组从实质响应采购文件要求的供应商中,且符合采购需求、质量和服务相等的前提下,根据最终报价及其评审价格由低到高的顺序推荐3名成交候选人,若最终成交候选人不足三家,则据实推荐,并标明排列顺序。
(提示:
适用于技术、服务等标准统一的货物和服务以及具有通用技术标准的工程采购项目)
采用“综合评分法”的评审办法,谈判小组从实质响应采购文件要求的供应商中,按照采购文件规定的评审标准对供应商的响应文件进行综合评价,根据评审得分由高到低的顺序推荐3名成交候选人,若最终成交候选人不足三家,则据实推荐,并标明排列顺序。
(提示:
适用于技术、服务复杂的采购项目)
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