档案教案.docx
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档案教案
第一章文书概述
课题:
文书的定义及公文种类以及公文的特点与作用
教学目的或要求:
掌握文书的定义、种类、特点和作用
教学重点:
公文的种类
教学难点:
公文的种类
复习提问:
引入新课:
讲授新课:
要学好《文书与档案管理基础知识》这门课,必须清楚文书与档案的关系:
档案的前身是文件,文件的归宿是档案。
一、简单了解档案的起源。
档案是人类社会实践活动的历史记录,是人类社会发展到一定阶段产物,是人类文化遗产的重要组成部分。
我们认为档案的产生过程是一个很长的历史过程,在这个历史过程中,必须具备两个基本条件:
文字的出现和记录文字载体的出现。
我国发现的最早的档案是商代殷王朝甲骨档案,大约有3500多年。
那么“档案”一词是什么时候出现的呢?
查阅我国史籍,可知商代的档案称为“册”,周代名“中”,秦汉叫做“典籍”,汉魏以后称为“文书”、“文宗”,唐宋以后叫做“文卷”、“案卷”等,从公元1680年,即清朝,才第一次出现“档案”一词。
为什么叫“档案”,从语义学意义上来看,“档案”一词具有形象的内在的意义。
“档”,《康熙字典》解释为“横木框档”,即木架框格的意思;“案”,《说文解字》解释为“几属”,即小桌一类的东西。
由此引申,又把处理一桩事件的有关文件叫做一案,并通称收存官文文件为“案”、“案卷”。
“档”字和“案”字连用,就是存入档架收贮起来的案卷,而把放置档案的架子称作档架,把一格称为一档。
这些叫法有的一直沿用下来,但是其含义已经行到了溶化和发展。
总之,有确凿证据表明态度,在我国,距今3500年前已出现档案,但“档案”这个词汇出现的时间,距今不过400多年。
二、文书的定义
1、文书形成的主体:
国家机关和企事业单位
2、公文的基本含义:
是国家机关和企事业单位和其他社会组织在日常公务活动中形成的所有文件材料的总称。
三、公文的种类。
主要了解通知、通报、报告、请示、批复、函等文种。
四、公文的特点
1、法定的作者
2、法定的权威和行政效力
3、在公务活动中形成
4、有规定的处理程序
5、有规范的体式
五、公文的作用
1、领导与指导作用
2、行为规范作用
3、传递信息作用
4、凭据记载作用
5、备考作用
课堂检查:
小结:
通过这一节课的学习,主要掌握文书定义和种类
作业:
第一章文书概述
课题:
公文的分类与公文格式
教学目的或要求:
了解公文的种类和格式
教学重点:
公文格式
教学难点:
公文格式
复习提问:
什么是公文?
有什么特点?
引入新课:
由于各机关、单位每年形成的公文数量繁多,为了公文管理的需要,有必要对公文的性质、特点和作用进行科学分析的基础了进行新的分类。
常见的公文分类方法有以下几种:
讲授新课:
一、公文的分类
1、按来源分类:
外来文件、对外文件和内部文件
2、按行文关系分类:
上行文、平行文和下行文
3、按秘密程度和阅读范围分类:
秘密文件、普通文件和公布文件。
4、按机关的性质和作用分类:
法规文件、行政文件和党内文件。
5、按内容、性质和特点分类:
A指挥性公文:
是领导机关为实施领导、部署工作、指挥行动、贯彻政令而制发的文件,如命令、指示、决定等。
B规范性文件
C报请性文件:
下级机关和上级机关报告情况、提出建议、请求批准事项的文件,如请示、报告、情况反映等。
D知照性文件:
机关之间或机关向人民群众知照情况、事项、安排、规定、要求的文件,如通知、通报、通告、函等。
E记录性文件:
机关有来记录活动、事项、会议情况的文件,如总结、记录、会议纪要、大事记等。
6、按使用范围分类:
A通用文件:
是指各级党政机关、企事业单位和社会团体等在工
作活动中普遍使用的文件,如通知、通报、请示、批复等。
B专用文件:
是相对通用公文而言的,指在一定业务范围内由专门机关、组织等因特殊需要专门制定和使用的文件,如司法机关形成的起诉书、判决书,外交机关形成的国书、照会、备忘录等。
C技术文件:
是科研、设计和生产建设部门在自然学研究、生产
技术、基本建设等活动中形成和使用的文件材料,产生于科技领域,以特定的文字、符号、术语、线条等表述与记载科技思想和活动。
专业技术性强,内容高度准确、严密、成果使用不受地域、国别的限制,使用广泛。
如调查报告、设计等。
二、公文的格式
1、公文的构成要素:
发文机关、发文字号、公文标题、主送机关、正文、印章、成文时间、主题词等。
2、公文的文体。
即撰写文件使用的表达方式。
我国现行机关文件文体采用语体文,兼用议论、说明、表述三种表达方式的应用文体。
3、公文的格式:
主要是指公文构成要素在公文文面上的位置和书写样式,一般包括文头、行文和文尾三部分。
发文字号:
由制发机关按发文顺序编制。
文件标题:
是文件内容文种揭示。
标题中除去法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。
成文日期:
一般文件,以领导人签发的日期为准,几个机关联合发文,以最后签发机关领导领导人签发日期为准,电报以发出时间为准。
一般文件的格式:
发文单位版头——发文字号——文件标题——主送单位——正文——附件说明——发文单位署名——成文日期——用印——主题词——抄送单位——份数
4、其他:
A公文用纸:
一般采用国际标准A4型,60~80克的胶版印刷纸或复印纸。
B版头安排:
即发文机关的标识,位于文件首页上端,大约占页面的三分之一的位置,居中以套红的大号字体印刷,其下文为发文字号,再下文为红色横隔线。
C文字排列:
从上到下,自左到右横写横排,每页留出白边,上边与左边应分别宽于下边和右边。
D书写材料:
要使用耐久的发文稿纸,墨汁、蓝黑墨水、碳素墨水等起草与签批稿件。
E数字表示方法:
一般使用阿拉伯数字,在同一文件中数字的使用应保持前后一致。
课堂检查:
小结:
通过这一节课的学习,掌握公文的种类和格式
作业:
P14
第二章文书处理
课题:
文书处理的含义与特点、作用和行文制度
教学目的或要求:
了解文书处理的含义、特点、作用和行文制度
教学重点:
文书的行文制度
教学难点:
文书的行文制度
复习提问:
什么是公文的构成要素?
公文的格式包括哪三方面?
引入新课:
在国家机关和企事业单位的日常管理工作中,不论是发布行政法规和规章,还是制定和发布各项管理办法,以及请示或报告工作等,都离不开各种文书,因此,做好文书处理工作的秘书部门的主要工作之一,也是发挥文书重要作用的关键
讲授新课:
一、文书处理的含义,包括收文、发文和文书管理工作三个环节。
二、文书处理工作的特点:
政治性、时限性、机要性、规范性。
三、文书处理工作的作用:
1助手作用量2纽带作用3查考作用4促进作用5指导作用
四、管理机构
1、分理制:
就是将机关工作按业务范围部门办公。
2、综理制:
由秘书部门综合管理领导机关的日常工作,不分部门办公。
3、管理机构的职责:
管理本单位的文书处理工作和指导下属单位的文书处理工作。
四、文书处理工作的基本原则:
及时、准确、安全、统一、简化。
五、文书的行文制度:
各机关之间互相往来文件必须遵循国家统一规定的行文关系,行文方式和行文规则。
正确地执行行文规则,可以避免行文混乱,防止文件旅行,减少不必要的发文,克服文牍主义,提高机关工作效率。
行文制度包括行文关系、行文方式和行文规则。
1、行文关系:
处于同一组织系统内的上级领导机关与所属下级机关之间存在领导与被领导的关系;处于同一组织系统内的上级主管业
务部门与下级主管业务部门之间存在相互联系、配合的平等关系;非同一组织系统的任何机关之间属于不相隶属的关系。
2、行文方式:
在日常行文中,一份文件究竟具体采取什么行文方式,应该根据行文规则来定。
3、行文规则:
A使用准确的文书形式;
B行文要少而精;
C可以使用联合行文:
联合行文时,就明确主办单位,并由主办单位牵头对有关问题进行商洽并取得一致意见,履行会签手续;
D报刊上发表的法规应视为正式公文;
E必要的下行文要附加说明;
F行文关系根据隶属关系和职权范围确定,一般情况下不得越级行文,以免打乱正常的工作秩序。
越级行文必须是非常特殊的情况;
G部门之间对有关问题未经协商一致,不得各自向下行文,如擅自行文,上级机关应当责令纠正或撤销。
H“请示”应当一文一事,一般只写一个主送机关,需要同时送其他机关的,应当用抄送形式,但不得抄送其下级机关。
课堂检查:
小结:
通过这一节课的学习,掌握公文的行文制度
作业:
讲
授
讲
授
讲
授
讲
授
讲
授
讲
授
第二章文书概述
课题:
文书处理的程序
教学目的或要求:
了解文书处理的程序
教学重点:
收文和发文处理
教学难点:
收文和发文处理
复习提问:
什么是文书处理,包括哪三个环节?
引入新课:
通过上一节课的学习,了解文书处理的含义、基本原则、行文关系和行文方向,接下来,我们来学习文书处理的程序。
它反映出机关内文件运转处理的全部过程,是收文和发文处理工作环节的有序结合。
讲授新课:
一、文书处理程序的定义:
1、包括发文处理、收文处理和文书管理三个主要环节。
2、文件处理程序的特点:
一是确定性:
公文处理的各个环节,是相对独立存取透明性的,均具有特定的内容与功能,一般情况下不宜随意删节。
二连续性:
文件处理的各个工作环节相互联系、紧密衔接并排列有序,在一般情况下,其顺序不宜随意逆迁与颠倒。
三规范性:
文件处理的各个工作环节,均须遵循严格的规定,以使文件处理程序化,规范化。
二、收文处理
1、签收:
定义:
作用:
明确交接双方的责任。
分为两部分:
一部分由行政由发室负责,另一部分由办公室秘书负责。
核对要注意的问题:
2、登记:
定义:
作用:
A防止文件丢失;B便于查找检索;C便于统计和催办的作用。
形式:
A簿式登记:
收文登记本;B卡片式:
使用单张的卡片进行收文登记;C联单式:
使用比较软而簿的纸张印制的联单进行收文登记。
3、分送:
4、拟办:
定义:
作用:
协助领导工作,减少领导阅文的时间。
要求:
拟办意见填写于《文件处理单》内,并签署拟办人的姓名与日期。
必要时,还要附录与文件有关的上级机关的指示、规定或前案处理的文件材料。
5、批办:
定义:
作用:
要求:
要明确规定机关各级领导人批办文件的职责范围。
对政策性、全面性的公文主要领导要亲自批办。
批办意见要明确具体,便于承办人办理与执行。
努力提高批办效率。
6承办:
作用:
公文只有通过承办才能发挥作用,实现行文的目的。
要求:
统筹规则,妥善安排。
承办人员应将需要办理的文件,分别置于“急要件待办”、“一般件待办”、“办结”等几个卷宗之内。
每天按时检查,做到心中有数,以免使待办的文件积压。
实行岗位责任制,每件公文都不得在落实到人,规定具体的要求与指标,做到各司其职,保证办文及时、准确与安全。
7、催办:
作用是一项重要的调查研究工作,也是实现公文总费用的关键一环。
分为两个方面:
A是对内催办,即针对本机关收文对各承办部门的公文办理工作进行督促与检查;B是对外催办,即针对本机关的发文,向接收文件的机关进行落实检查或询问进展情况。
要求:
及时、连续催办;准确真实、全面地反馈信息;
方法:
P114
8、注办:
二、发文处理
1、拟稿:
要求:
A文件撰写必须保证文件内容在政治上的正确性。
B必须保证文件内容在业务了符合客观规律和实际工作情况;C要求在文字上简练通顺、层次清晰、用词准确生动、正确使用标点符号;D必须保证所起草的文件符合统一规定的体式;E必须注意书写材料的选用。
P115
草稿——定稿——正本——副本——不同文字稿本(同一份文件根据需要要用两种或两种以上文字书写与印刷而成的文稿与文本,不同文字与正本具有同等效用)
2、核稿:
目的在于对机关发文进行控制与管理,提高发文的质量并为领导审核与签发文件做好助手。
3、签发:
是对发文进行最后审定的具有决策性的环节。
注意事项:
A根据文件性质,分层签发;B坚持先核后签的原则;C签发必须在文稿纸中的“签发”栏内写明核准发出的批示意见,并签署姓名和日期。
4、编号与成文日期的确定
5、缮印
6、校对:
即经过签发的定稿为基准,对缮印的正本或校样进行文字、标点符号、图表、标记、格式、编排技术等各个方面的全面校对检查,目的是消灭与定稿不符的各方面的错误,提高文件质量。
7、用印
8、登记
9、分发
三、文书管理
1、集中统一管理各种文书
2、加强文件的日常管理工作
3、会议文件的管理
4、汇编文书
5、文书的存放与保管
课堂检查:
小结:
通过这一节课的学习,掌握收文和发文的程序
作业:
P27
讲
授
讲
授
讲
授
第三章文书立卷与归档
课题:
文书立卷的原则、实施和范围
教学目的或要求:
了解文书立卷的要求、实施和范围
教学重点:
文书立卷的范围
教学难点:
文书立卷的范围
复习提问:
简述收文处理和发文处理的主要环节
引入新课:
通过上一节课的学习,为保证已办理完毕的文书材料完整、管理有序,防止文件丢失和泄密,便于文件的利用和日后的归档工作,各级文书部门必须做好文书立卷工作。
讲授新课:
一、文书立卷的概念和要求
1、文书立卷的定义:
2、案卷的定义:
3、注意几点要求:
4、立卷的作用:
A可以保持相关文件有规律的存放,保证档案材料之间的各种联系,方便检索利用;B可以保证文书档案的完整与安全,方便管理;C为日后的档案管理工作奠定基础。
P130
二、文书立卷的实施单位
1、文书部门立卷的优越性2、正确选择立卷地点
三、文书立卷的范围
1、应该立卷的文件材料(《档案工作理论》)123)
2、不需要立卷的文件材料:
P126
3、正确划分文件的所属年度:
P127
4、文件归档时间:
文件归档时间在规定统一的时间,以便机关内各部门集中文件统一移交。
文件归档时间一般是次年1至2月。
文件归档时间定早了,不利于归档,因为,一年终结后,还有些文件在运转。
定的时间晚了,又不便于第二年文件的管理,容易造成混乱。
小结:
通过这一节课的学习,掌握文书的立卷范围
作业:
讲
授
第三章文书立卷与归档
课题:
文书立卷的原则和方法
教学目的或要求:
了解文书立卷原则和方法
教学重点:
档案保管期限的划分
教学难点:
档案保管期限的划分
复习提问:
什么是文书立卷?
它的作用是什么?
引入新课:
我国的文书工作经历了一个不断发展、不断完善的过程,在不同的历史发展时期,尽管对文书立卷原则的提法有所不同,但是都强调立卷工作要保持文件之间的历史联系。
讲授新课:
一、文书立卷的原则:
(《“五五”普法》P23)
1、保持文件之间的历史联系是文书立卷工作的前提;
2、严格区分文件材料的保存价值。
不是所有办理完毕的文件材料都需要整理归档,而是要依照国家有关规定,区分归档范围内不同文件的价值,划定不同保管期限。
3、应当充分考虑案卷的保管和利用。
这是归档文件整理最基本的原则,也是检验归档文件整理方法实用性的唯一标准。
便于保管和利用既是归档文件整理的出发点,也是最终目的。
4、对案卷内的文件数量要加以限制,提倡立小卷。
小卷即薄卷,小卷问题单一,容易掌握,便于操作。
二、文书立卷的基本方法:
1、根据文书的特征立卷
2、常用的方法:
(《档案工作》P134)
A年度——内部机构——问题——保管期限法
B年度——问题——保管期限法
3、按照文书的保存价值立卷,划分文书保管期限。
4、平时的立卷工作
A立卷类目的编制
B平时立卷工作
小结:
通过这一节课的学习,了解档案的保管期限的划分
作业:
讲
授
第三章文书立卷与归档
课题:
案卷的整理与归档案
教学目的或要求:
了解案卷的整理和归档
教学重点:
案卷整理和归档的全过程
教学难点:
案卷整理和归档的全过程
复习提问:
文书立卷的方法有哪些?
引入新课:
通过上一节课的学习,了解了文书立卷的原则和方法,以及平时立卷的作用,但在文件归档之前还在进行再调整及组合,使案卷标题更清楚反映出卷内文件的内容。
讲授新课:
一、案卷的组合:
组卷的定义:
1、调整立卷的必要性
2、调整立卷的应注意的问题
3、卷内文件的排列和编号
(1)卷内文件的排列:
文件组合成卷后,卷内的文件还是凌乱的,没有先后秩序。
(2)卷内文件的编号:
编号时应注意以下几点:
A编号的位置在每一个案卷内应当统一,页号用阿拉伯数字;
B卷内每页有字迹的正反面纸张均应编号,页号写在材料正面的右上角,背面的左上角;
C编号应当先用铅笔,错了可以修改,待页码完全确定下来以后,再用编号机编号
(3)拟写案卷标题:
它是案卷的名称,有案卷就必须有标题。
二、编目成卷工作
1、案卷的编目
(1)填写卷内文件目录:
A顺序号:
该卷文件排列先后的顺序的序号,亦即件号。
每卷从1开始往下流水编写;
B文号:
填写文件制发机关的发文字号,文号要求填写完整,机关代字,发文年度和发文顺序号三部分均应填写齐全;
C责任者:
对档案内容进行创造或负有责任的机关单位和个人,亦即文件的署名者。
责任者名称过长可填写单位简称;
D题名:
文件标题一般应照实抄录;
E日期:
文件的形成时间,填写时可省略“年、月、日”,在表示年、月的数字右下角用“.”
F页号:
指卷内文件所在之页的编号,页号栏填该份文件所在首页页号,目的是利用查阅文件;
G备注:
留待对卷内文件变化时作说明之用的,立卷是一般不填。
广东省档案局印制的卷内文件目录右上角有案卷号栏,立卷时只填写档案室编一栏。
卷内文件目录填好后,永久、长期保管的案卷,卷内目录可制作一式三份,除放置一份于卷首外,其他二份做《档案目录》,短期保管的案卷,卷内目录要制作二份,除放置一份于卷首外,其余一份做《档案目录》
(2)填写备考表
A本卷情况说明:
填写卷内文件缺损、修补、补充、移出、销毁等情况,但这些情况多是在档案移交到档案部门后的管理中才出现的,立卷时一般不填;
B立卷人:
填写责任立卷者的姓名;
C检查人:
填写案卷质量审核者的姓名,审核者一般是分管档案的工作的部门领导;
D立卷时间:
填写完成立卷的日期。
备考表的填写要求字迹工整。
(3)填写案卷封皮:
填写时应使用毛笔或粗笔划的笔填写,字要端正规范,大小适中,并要求醒目,以便于长期保存。
A全宗名称:
应当使用全称或通用的简称。
一般用印章印上去。
B类目名称:
按组织机构分类的填写组织机构名称,按问题分类的填写问题类的类名;
C案卷题名:
将拟定在纸条或卡片的案卷标题填写在案卷封面的大方栏内,字体稍大些,笔划清晰工整、排列匀称、位置适中、美观醒目。
D时间:
一般案卷只填写案卷的所属年度,而会议跨年度处理的文件等,应注明文件的起止日期。
E保管期限:
根据立卷后划定的保管期限填写;
F归档号:
是文件平时归卷中的文书处理号。
一般不填;
G档号:
全宗号:
是档案馆指定的立档单位的编号;
目录号:
是全宗内案卷所属的编号,在同一个全宗内不能出现相
同的案卷目录号;
案卷号:
是目录内案卷的顺序号,在同一本案卷目录内不允许出现重复的案卷号。
2、案卷的装订与装盒:
是否需要去除金属装订物,可以视具体情况灵活掌握。
比如,机关档案部门在具备较好库房条件的情况下,对不需要移交进馆的档案可以不拆订;对于装订成册的刊物、书籍等,由于金属装订物已经密封装在其中,拆订会严重损害原貌,可不再拆钉重装。
3、案卷排列与编号
(1)案卷的排列
(2)案卷的编号:
A三个保管期限一个流水号:
每年编一个案卷顺序号,一本档案目录;
B两个保管期限两个流水编号:
永久、长期一个流水号,短期单独一个流水号;或长期、短期一个流水号,永久单独一个流水号,一年或几年二本目录;
D一个保管期限一个流水编号:
每年或几年编三个顺序号,三本目录。
三、案卷的归档
1、案卷目录的编制
2、文件检索工具编制
3、案卷的归档(移交)档案在现行机关保存时间:
一般是永久、长期保存的档案保存10年左右。
四、简单介绍广东省文件材料归档改革方法
课堂检查:
小结:
通过这一节课的学习,掌握案卷的整理和归档的过程
作业:
P45
讲
授
讲
授
讲
授
第四章档案与档案工作
课题:
档案工作的定义和种类
教学目的或要求:
了解档案的定义、种类和作用
教学重点:
档案的定义、作用
教学难点:
档案的定义、作用
复习提问:
什么是案卷组合,包含哪些内容?
引入新课:
通过上一章的学习,对案卷的整理和归档的整个过程有了初步的了解,对我们学习这门课有了更深的认识。
接下来我们要学习档案究竟是什么?
讲授新课:
一、档案的定义:
从四个方面进行分析《档案工作理论》P12
1、档案是各种组织和个人在特定的社会活动中积累而成的;
2、档案是保存备查的历史文件;
3、档案信息的记录方式和载体的多种多样的;
4、档案的原始历史记录。
档案与图书资料、文物的联系与区别(《档案工作理论》P23)
二、档案的种类(《档案工作理论》P28)
三、国家档案全宗及分类
四、档案的作用(《档案工作理论》P36)
课堂检查:
小结:
通过这一节课的学习,了解档案的定义和作用
作业:
讲
授
第四章档案与档案工作
课题:
档案工作概论
教学目的或要求:
了解档案工作的内容
教学重点:
档案工作的内容
教学难点:
档案工作的内容
复习提问:
什么是档案?
档案最重要的作用是什么?
引入新课:
通过上一节课的学习,了解了档案的定义、种类和作用,接下来我们来学习档案工作的具体内容。
档案工作就其本质来说,是管理档案和提供档案信息为各项社会实践服务的一项工作
讲授新课:
一、档案工作的内容:
收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、利用、编研八项工作。
(《档案工作理论》P56)
二、档案工作的性质
三、档案工作的基本原则
1、统一领导,分级管理
2、维护档案的完整与安全
3、便于社会各方面的利用
四、档案工作管理机构
五、档案行政机构
1、基本职责:
在统一管理党、政档案工作的原则下,分层负责地掌管全国档案事务,对全国档案工作进行监督、检查与指导。
2、档案行政机构的具体任务:
课堂检查:
小结:
通过这一节课的学习,了解档案工作的内容
作业:
讲
授
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