access窗体部分实验.docx
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access窗体部分实验.docx
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access窗体部分实验
实验五、创建和使用报表
在很多方面报表类似于窗体,它们的创建向导相同,而且设计环境也大致相同。
与窗体不同的是,在报表视图中只能查看数据,而不能对数据表中的原数据进行修改,
实际上,报表是专门为了数据信息的打印而设计的,它主要用于数据的输出,也正因为如此,所以在创建和使用报表之前,要求系统中应事先安装有打印机。
如果你的计算机中已经安装了打印机,那就让我们开始实验吧。
1.自动创建报表
我们首先利用自动创建报表的方法创建出借书记录查询报表。
(1)打开实验五目录下“图书管理”数据库,在数据库窗口左侧“对象”栏中,单击选中“报表”。
(2)单击数据库窗口中工具栏上“新建”按钮
。
(3)在弹出的“新建报表”窗口列表中选中“自动创建报表:
表格式”,在选择数据来源下拉框中选择“SQL语句查询”,单击“确定”,如图5-1所示。
图5-1新建报表窗口
(4)将直接产生报表预览视图,如图5-2所示。
很显然,对报表的显示标题和显示布局还需要进行调整。
图5-2报表预览视图
(5)单击工具栏中“设计视图”按钮
。
报表的设计视图与窗体的设计视图类似,也分为几个基本节。
其中报表的标题内容显示在视图的“报表页眉”;数据列标题显示在“页面页眉”;具体的数据信息显示在“主体”节中;在预览窗口中所看到的日期和页码显示在“页面页脚”;而“报表页脚”内容为空。
(6)与在窗体设计视图中的操作相同,选中“报表页眉”中的标题“SQL语句查询”,然后调出格式工具栏。
对于该标题作如下格式修改:
字体修改为“隶书”,颜色修改为“深蓝”,其他格式不变。
(7)在选中的大标题中,再用鼠标点击一下,插入鼠标切入点,将显示标题改为“学生联系电话清单”,或单击右键,选择“属性”打开其属性窗口进行修改。
(8)接着修改列标题,将鼠标移动到“页面页眉”部分左侧的标尺处,当鼠标变成黑色右箭头时单击鼠标,则三个列标题标签都将被选中,在格式工具栏中作如下修改:
字体设定为“黑体”,加粗;字号设定为14;颜色设定为墨绿色;对齐方式为居中。
每完成一定的修改之后,都可以点击工具栏上“预览视图”按钮
,查看修改结果。
按上述方法还可以继续对实际显示的数据、日期和页码等控件进行格式修改,这些工作同学可自行完成。
(9)与窗体设计视图相同,在报表设计视图中也可以通过鼠标的几个状态指针来调整控件的位置和整体布局,这几个状态指针包括:
手、手指、竖直箭头、水平箭头和对角箭头。
例如,选中“主体”节中“姓名”文本框控件,当文本框周围出现黑色方框时,将鼠标移动到文本框右侧小方框处,鼠标会变成水平箭头,此时拖动鼠标,可以改变文本框宽度;再将鼠标移动到文本框左上角大方框处,鼠标会变成手指,此时拖动鼠标,可以改变文本框位置。
(10)按照上述方法可将其它控件的大小和位置依次进行调整,其中要将页码控件向左移动一些距离,使其与联系电话的位置相当。
(11)在完成了各个控件的调整后,单击“预览视图”按钮。
在预览视图中可以看到在列标题下方和日期、页码上方都有直线。
实际上,直线也属于控件,因此,也可以对它的属性进行修改。
(12)返回设计视图,单击选中位于“页面页脚”中的直线控件,拖动其右侧方框,向左缩短直线的长度,使其与页眉中直线长度相当。
两个直线控件的其它效果,如颜色、样式等同学可自行设定。
(13)将鼠标移动到设计视图页面右侧边距处,当鼠标变为双向箭头
时,向左拖动鼠标,以缩小页面显示的宽度,使页面右边距保持一厘米左右的距离。
(14)切换到报表的预览视图,查看其显示效果,会发现页面的显示幅面很宽,而显示内容主要集中在页面的左侧,这是因为缺省设定的打印页面方向为横向,我们可以将其修改为纵向,则显示效果会好些。
(15)单击“文件”菜单,选择菜单中“页面设置”命令。
(16)在打开的对话框中,选择“页”选项卡,将选项卡中的“打印方向”修改为“纵向”,单击“确定”,即可看到显示为纵向的数据页面,如图5-3所示。
图5-3纵向数据页面
在所显示的数据页面中,如果有空白页出现,则说明有些控件的位置是在页面边距之外。
出现这种情况则需要返回设计视图重新调整控件的右边距或者页面的右边距。
例如,图5-4中所出现的空白页就是由于页面下方的直线控件右侧超出了页面右边距,需要返回设计视图,调整该直线控件和页面的左边距。
图5-4预览视图中的空白页
(17)修改到能正确显示数据后,单击“文件”菜单,选择“保存”,将报表名称保存为“学生联系电话清单”。
(18)关闭该报表窗口。
2、使用向导创建报表
接下来,我们使用向导创建一个按学院分组的学生信息报表。
(1)在数据库报表列表中,双击“使用向导创建报表”。
(2)在弹出的向导窗口中,选择“表/查询”下拉框中的“学生信息表”。
(3)单击“全选”按钮
,将“可用字段”列表中所有字段添加到“选定的字段”列表中,单击“下一步”。
(4)在选择分组字段的列表中双击“学院ID”字段,此时,右侧预览区中将相应显示分组情况,单击“下一步”。
(5)在该向导窗口中要选择数据以哪一个字段进行排序,一共可以设定四个字段,这里我们只在第1个下拉框中选择“图书证号”,表示所显示的学生信息要按其图书证号进行升序排列,其中按钮
表示升序,单击“下一步”,如图5-5所示。
图5-5选择排序字段
(6)保留报表布局方式的缺省选项,单击“下一步”。
(7)保留报表样式的缺省项,单击“下一步”。
(8)将报表标题指定为“各学院学生信息汇总”,单击“完成”。
(9)在预览视图中可以看到显示结果,如图5-6所示。
图5-6报表预览视图
(10)与“学生联系电话清单”报表一样,需要切换到报表的设计视图对各控件的位置和窗体布局进行适当调整,该操作过程由学生自行完成。
3、添加子报表
调整了“各学院学生信息汇总”报表的布局后,仍然存在着问题。
虽然按学院对学生信息进行了汇总,但并没有显示出具体的学院名称,而是用代号代替了。
接下来,我们借助于在报表中添加子报表的方式来显示出学院名称。
(1)切换到“各学院学生信息汇总”报表的设计视图。
(2)将鼠标移动到“主体”节横条上方,当鼠标变为双向箭头
时,拖动鼠标向下,为“学院ID页眉”节留出一定区间。
(3)单击工具栏中“工具箱”按钮
,或在菜单栏上单击右键,选择右键菜单中“工具箱”。
(4)确认已经选中“控件向导”按钮
,接着在打开的工具箱中选中“子窗体/子报表”
,当鼠标变为十字型图标时,在“学院ID页眉”中拖动出一矩形框。
(5)在弹出的“子报表向导”窗口中,选中“使用现有的表和查询”,如图5-7所示,单击“下一步”。
图5-7子报表向导
(6)在“表/查询”下拉框中选择“表:
学院目录表”,单击全选按钮将“可用字段”中所有字段都添加到“选定的字段”列表中,直接单击“完成”。
(7)调整子报表宽度后,插入的子报表将如图5-7所示。
图5-7子报表
因为这里我们只需要子报表中“主体”节部分显示的“学院名称”数据,所以其他控件我们将其隐藏。
(8)选中子报表外标题“学院目录表子报表”标签,单击标签右键,选择“属性”。
(9)在打开的属性窗口中,选中“格式”选项卡,将“可见性”属性修改为“否”,如图5-8所示,关闭属性窗口。
图5-8修改“可见性”
(10)按步骤(9)中的方法,将子报表中的“学院ID”标题和数据控件,“学院名称”标题控件的“可见性”属性都修改为“否”。
小技巧:
可以按住键盘上Shift键,然后用鼠标一一点击这三个控件,这样可以同时选中这三个控件,然后就可以在属性窗口中统一进行修改了。
(11)选中“学院名称”数据控件,将鼠标移动到控件的左上角,利用手指状指针将该控件尽量向左移动,再将该子报表的位置向左移动,使其位于“学院ID”标题的下方。
(12)利用鼠标缩小子报表窗口的大小,再将原报表的“学院ID页眉”恢复到原来高度。
(13)将报表中“学院ID”标题修改为“学院”,修改完成后的报表设计视图如图5-9所示。
图5-9修改后的报表设计视图
(14)单击工具栏“预览视图”按钮,查看显示结果,如果对结果不满意,还可以返回设计视图,继续调整,最后报表的显示效果应如图5-10所示。
图5-10包含子报表的报表
(15)保存并关闭该报表。
4、由多个表的字段组成报表
在上述实验中,我们已经知道了,利用向报表中添加子报表的方法,可以实现在一个报表中显示多个表的数据字段。
除了上述方法以外,我们也可以直接利用报表的创建向导来实现这一功能。
例如:
查看各出版社按类别出版的图书书目。
(1)在数据库报表列表中,双击“使用向导创建报表”。
(2)在报表向导中,首先在下拉框中选择“表:
书籍类型表”,将“可用字段”中“类型名称”添加到“选定的字段”;再在下拉框中选择“表:
出版社信息表”,向“选定的字段”中添加“出版社”字段;最后再选择“表:
书籍目录表”,向“选定的字段”中添加“书籍名称”、“作者”、“出版日期”和“价格”字段,如图5-11所示,单击“下一步”。
图5-11报表向导
(1)
(3)在查看数据方式的列表中选择“通过出版社信息表”,此时,在右侧预览区域中显示的数据就以出版社进行分组,如图5-12所示,单击“下一步”。
图5-12报表向导
(2)
(4)在下一步向导中双击左侧列表中“类型名称”添加分组,此时,右侧预览区在出版社下又按类型名称对数据进一步分组,如图5-13所示,单击“下一步”。
图5-13报表向导(3)
(5)在字段的排序下拉框中,选择按“出版日期”进行降序排列,如图5-14所示,单击“下一步”。
图5-14报表向导(4)
(6)保留对报表布局的缺省选项,如图5-15所示,单击“下一步”;保留对报表样式的选择,再单击“下一步”。
图5-15报表向导(5)
(7)将报表标题修改为“出版社书目列表”,单击“完成”。
(8)切换到报表的设计视图,选中“主体”节中“书籍名称”数据控件,打开其属性窗口,将“格式”选项卡中“可以扩大”属性值改为“是”,这样当一本书的名称长度超过该文本框时,该文本框可自动调节大小来显示书名。
(9)其它格式和布局调整由同学自行完成。
经调整之后,报表的显示效果应如图5-16所示。
图5-16多表字段组成的报表
(10)保存并关闭该报表。
5、使用设计器创建报表
上述实验中,都是利用向导创建报表,接下来,我们学习如何利用设计器自己定制和创建报表。
例如,利用生成表“罚款金额表”创建一个罚款通知单。
(1)在数据库报表列表中,双击“在设计视图中创建报表”。
打开的设计视图与窗体的设计视图类似,包含三个基本节:
页面页眉、主体和页面页脚。
基本节中内容都为空,需要插入控件以显示相应的数据。
但在插入某一控件之前,需要先设定报表中数据的来源(即记录源),是来源于某个表还是查询或是SQL语句。
(2)将鼠标移动到页面页眉上方标尺处,当鼠标变为黑色下箭头
时,单击鼠标右键,在右键菜单中选择“属性”,打开报表的属性窗口。
(3)在“记录源”属性中单击下拉框,在其中选择“罚款金额表”,如图5-17所示,关闭属性窗口。
图5-17报表的属性窗口
(4)在设计器中会相应出现“罚款金额表”窗口,如图5-18所示。
图5-18罚款金额表
(5)单击工具栏中“排序与分组”按钮
,打开排序分组窗口,如图5-19所示,在“字段/表达式”中分别选择“图书证号”和“姓名”字段,将报表中数据以这两个字段进行分组,并将“图书证号”组属性中“组页眉”属性设定为“是”,关闭该窗口。
图5-19排序与分组窗口
(6)在设计视图中会相应显示“图书证号页眉”节。
在“罚款金额表”中(图5-18)选中“图书证号”字段,并将该字段拖动到“图书证号页眉”中,该页眉中即会自动添加“图书证号”控件组,包括标签控件和文本框控件,分别用来显示标题和数据。
(7)用相同的方法将表中“姓名”字段也拖动到“图书证号页眉”部分相应位置;接着将表中其余从“书籍名称”到“罚款额(元)”字段依次拖动到“主体”节部分,控件组之间尽量不要重叠,控件组仍然包括标签和文本框两个控件。
(8)可切换到预览视图查看显示效果,根据显示效果再返回设计视图进行相应调整。
(9)在设计视图中先进行如下操作,选中“图书证号”标签,按Delete键将其删除。
同样方法将“姓名”标签也删除。
对“图书证号”和“姓名”的文本框控件属性可自行修改。
(10)对于“主体”中标签和文本框可分组进行修改,如图5-20所示,利用鼠标拖动出矩形框,将“主体”部分所有标签包含在框内,放开鼠标后,即可选中所有“标签”控件。
图5-20选中所有标签控件
(11)在选中的标签处单击鼠标右键,可以选择控件的对齐方式,例如:
靠左对齐,如图5-21所示。
图5-21设定控件的对齐方式
(12)接着,可以在“格式”菜单中选择“相同”的“垂直间距”,如图5-22所示。
图5-22设定控件垂直间距
(13)在标签控件都选中的情况下,还可以打开“格式”工具栏,对它们的格式作统一的修改。
(14)按上述方法对于文本框控件也可以作统一调整和修改。
(15)完成了表中各字段控件的添加和修改后,我们再添加一些控件来美化布局。
单击选中“工具箱”中“标签”控件,在“页面页眉”部分拖动出一矩形框,输入“罚款通知单”,使其成为每一页中的标题头,如图5-23所示。
图5-23添加标题
(16)此外,既然是罚款通知单,为了容易分发,则最好一个人的信息占用一页。
单击“图书证号页眉”横条,单击右键选择“属性”,打开“组页眉”属性窗口,在“格式”选项卡中,将属性“强制分页”修改为“节前”,如图5-24所示,关闭属性窗口。
图5-24强制分页
(17)切换到预览视图,每个人的信息是否按页显示了。
如果某个人的信息太少是否显得页面下方有些空,如果是,则返回设计视图,在页脚部分加些修饰或信息。
(18)例如,在页脚部分添加当前系统日期。
单击选中“工具箱”中文本框控件,在“页面页脚”部分拖动出方框,将所添加的控件组中标签控件删除。
(19)选中新添加的文本框控件,单击右键,选择“属性”,在“控件来源”属性中输入“=Date()”,关闭属性框。
(20)另外,还应该添加罚款说明文字,在“图书证号页眉”部分添加一个标签控件,在控件中输入“请在接到通知15日之内将罚款交到图书管理中心。
”类似信息。
(21)对于每个人,除了将罚款的各分项罗列出来以外,最好还要将罚款总额也计算出来。
在“工具箱”中选中“文本框”控件,在“图书证号页眉”部分拖动出方框。
(22)在新添加的标签控件中输入“罚款总额:
”。
选中新添加的文本框控件,单击右键,打开其属性窗口在“控件来源”属性框中输入“=Sum([罚款额(元)])”,表示对个人罚款汇总;在“格式”属性中选择“货币”,如图5-25所示。
图5-25修改控件来源
(23)除了上述控件以外,还可以利用“工具箱”中“直线”控件给视图添加一些修饰,对所添加控件的其它属性同学可自行修改。
(24)完成修改后,切换到预览视图,其显示效果如图5-26所示。
图5-26罚款通知单报表
(25)保存并关闭该报表,保存为“罚款通知单”
6、打印报表
制作报表的主要目的是为了打印,接下来,我们来学习一下对于创建完成的报表如何进行打印,需要哪些设置。
(1)在数据库报表列表中,双击打开“罚款通知单”,将直接进入报表的预览状态。
(2)在预览窗口中,一般只有“打印预览”工具栏,如图5-27所示。
图5-27打印预览工具栏
(3)其中,常用的有以下一些按钮:
●显示比例——
,可以使预览报表放大或缩小显示比例;
●单页——
,只显示报表中的一页,可以点击预览窗口最下方的切换按钮在各页间切换;
●双页——
,一屏显示报表中的两页;
●多页——
,一屏中显示多页,可以点开该按钮,选择显示的页数和方式;
●显示比例下拉框——
,可以在下拉框中选择报表显示的合适比例;
●关闭——
,关闭报表,返回数据库窗口。
(4)如果需要打印,可以先查看报表的打印设置。
选择“文件”菜单中“页面设置”。
(5)在打开的对话框中,三个选项卡分别是:
边距、页和列,可以用于对打印报表的相关属性进行进一步的设置,例如,设定打印边距、选择打印方向或纸张大小等,如图5-28所示,完成相关设置后,单击“确定”,关闭该对话框。
图5-28打印页面设置
(6)选择“文件”菜单中“打印”项,在弹出的对话框中设置打印页码的范围和打印的份数,如果打印机连接正确,单击“确定”,即可开始打印。
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