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PPT的基本知识基本操作DOC文档
说明
这部分应提供与演示文稿相对应的讲义。
第一讲PowerPoint的基本知识、基本操作
PowerPoint2010是当前非常流行的幻灯片制作工具。
用PowerPoint可制作出生动活泼、富有感染力的幻灯片,用于报告、总结和演讲等各种场合。
借助图片、声音和图像的强化效果,PowerPoint2010可使用户简洁而又明确地表达自己的观点。
PowerPoint具有操作简单、使用方便的特点,用它可制作出专业的演示文稿。
1.PowerPoint2010的新增功能
●在新增的Backstage视图中管理文件
●与他人共同创作演示文稿
●自动保存演示文稿的多种版本
●将幻灯片组织为逻辑节
●合并和比较演示文稿
●在不同窗口中使用单独的PowerPoint演示文稿文件
●在演示文稿中嵌入、编辑和播放视频
●剪裁视频或音频剪辑
●将演示文稿转换为视频
●对图片应用艺术纹理和效果
●删除图片的背景及其他不需要的部分
●使用三维动画效果切换
●向幻灯片中添加屏幕截图
●将鼠标转变为激光笔
2.PowerPoint启动与退出
PowerPoint的启动和退出与Word、Excel相似,此处不重复叙述。
3.PowerPoint2010的主窗口
启动PowerPoint2010后可看到它的主界面,如图5-1所示,PowerPoint2010的界面是由标题栏、菜单栏、工具栏选项卡、工作区、状态栏等部分组成。
图5-1PowerPoint2010窗口
4.创建演示文稿
(1)创建新的空白演示文稿
单击“文件”选项卡标签-“新建”选项,转换到Backstage视图,如图5-2所示,选择“空白演示文稿”选项,再单击“创建”按钮,或是双击“空白演示文稿”,即可生成新演示文稿。
图5-2Backstage视图
(2)创建模板演示文稿,步骤如下:
单击“文件”选项卡标签“新建”选项,转换到Backstage视图,如图5-2所示,单击“样本模板”并选择其中一种模板样式,或是选择其他模板,单击“创建”按钮,即可生成新模板演示文稿。
5.演示文稿的浏览
PowerPoint2010为了建立、编辑、浏览、放映幻灯片的需要,提供了多种不同的视阁,各种视图间的切换可以通过状态栏上的“视图快捷键”来实现。
也可以打开“视图”功能区从中挑选相应的命令进行切换。
(1)普通视图
●幻灯片窗格
●大纲窗格
●备注窗格
(2)幻灯片浏览视图
(3)幻灯片阅读视图
(4)幻灯片放映视图
6.演示文稿的编辑操作
(1)文字的编辑
●编辑版式中的文字(添加、删除、移动、复制文字)
●使用文本框插入文字(虽然PowerPoint提供了很多版式,但当用户希望在幻灯片的任意位置插入文本时,总是受到版式的限制。
这时可以利用文本框来解决这一问题。
单击“插入”选项卡标签,选择“文本框”选项,可在弹出的下拉菜单中选择“横排”或“垂直”两种编排方式。
)
●移动/复制文本框(将鼠标放在文本框的边框上,此时鼠标应避免落在方块的尺寸控制柄上,当鼠标箭头变为十字箭头时,按住鼠标左键,移动鼠标到需要的位置,然后放开左键即可。
如果在移动过程的同时按住Ctrl键不放,此时原文本框会被保留,同时复制该文本框到新位置上。
)
●缩放文本框(将鼠标移动到文本框的尺寸控制柄(8个空心方块)上,此时指针变成双向前头,指示缩放的方向。
按住鼠标左键,鼠标指针会变成十字形,移动到需要的位置,放开鼠标左键,即可改变文本框的大小。
注意,系统会根据缩放后的文本框尺寸再做最后的调整,因此缩放后的尺寸并非最终的尺寸。
)
●设置文本框格式(用户可以根据需要来改变系统默认的文本框格式以达到更好的表达效果。
在文本框上右击,在弹出的菜单中,单击“大小和位置”选项,弹出“大小和位置”对话框,设置完成后单击“关闭”按钮。
)
●在文本框中输入文字(要在文本框中输入文字,必须使文本框处于编辑状态。
用拖动的方法画好文本框,释放鼠标左键后,文本框自动处于编辑状态,可以立即进行文字的输入。
若本身已经有文本框,选中后无法输入文字,解决的方法是选定文本框,右击,弹出快捷菜单,选择“编辑文字”项,可将文本框变成编辑状态。
)
(2)文字的格式化
文本的基本格式设置包括设置文字的属性和对齐方式。
其中文字的基本属性有字体、字号、文字颜色、字符间距。
设置文字的属性,可选中所需文字后,单击“开始”选项卡标签-“字体”按钮,弹出“字体”对话框,进行设置后按“确定”按钮即可。
(3)文字的对齐方式
●段落对齐
●字体对齐
●段落格式化
(4)编辑幻灯片
●复制幻灯片
●移动幻灯片
●重新安排幻灯片顺序
●删除幻灯片
(5)插入图片和艺术字
●插入图片(插入剪贴画、插入来自文件的图片、使用自选图形)
●插入艺术字
艺术字是以制作者输入的普通文字为基础,通过添加阴影、改变文字的大小和颜色,可以把文字变成多种预定义的形状,用来突出和美化这些文字。
PowerPoint利用艺术字功能创建鲜明的标志或标题。
艺术字在幻灯片上是作为一个对象存在的,可以对它进行移动、复制、删除或调整它的大小。
(6)插入媒体对象
为了丰富演示文稿的表达效果,除了给演示文稿添加图片、剪贴画和自选图形外,还可以为其插入其他多媒体元素。
●插入影片(影片包括日常生活和工作中遇到的所有视频类型,例如flash、avi、mpeg和wmv等。
单击“插入”选项卡标签-“媒体”选项-“视频”按钮,打开菜单,在菜单中可以选择影片的来源。
)
●插入声音(插入声音与插入影片的方法类似,单击“插入”选项卡标签-“媒体”选项-“音频”按钮,选择声音的来源。
)
●插入Flash影片(PowerPoint2010对于插入幻灯片中的视频和Flash动画的文件格式有了较大的支持,对于*.swf的视频文件可以和插入Windows所支持的所有常用的视频格式文件一样直接插入,并设置自动放映方式。
)
(7)演示文稿的打印
建立了演示文稿,除了可以在计算机上做电子演示外,还可以将它们直接打印成文本或资料。
打印前要先进行页面设置,页面设置是演示文稿显示、打印的基础。
●页面设置
单击“设计”选项卡标签-“页面设置”按钮,弹出如图5-3所示的“页面设置”对话框。
图5-3页面设置对话框
在“幻灯片大小”下拉列表框中选择幻灯片的标准尺寸,也可以在“宽度”和“高度”数值框中重新设置幻灯片的尺寸。
在“幻灯片编号起始值”数值框中可以设置幻灯片的编号的起始值。
如果用户文稿只是整体文稿的一部分,就可以把起始值设成想显示的页号。
在“方向”选项区中,可以设置“幻灯片”、“备注页、讲义和大纲”的显示和打印方向,可以设置成“纵向”或“横向”。
演示文稿中的所有幻灯片必须维持同一方向,即使幻灯片设置为“横向”,仍可以纵向打印备注页、讲义和大纲。
●打印预览与打印
设置好打印页面后,可以使用“打印预览”命令再浏览一遍,以避免打印失误,确定后再进行打印。
(8)建立SmartArt图形
将幻灯片中的文本选中后转化为SmartArt图形。
对于SmartArt图形的格式效果设置,可以通过SmartArt设计选项卡中“更改颜色”项,单击某种“样式”来改变颜色效果。
也可以用绘图工具选项中的“形状值充”等来改变图形显不效果,使得SmartArt图形设计的更加形象生动。
PowerPoint2010
常见问题汇总
2014年7月12日
目录
Q1.如何在新增的Backstage视图中管理文件1
Q2.自动保存演示文稿的多种版本1
Q3.如何为幻灯片设置编号2
Q4.将鼠标转变为激光笔3
Q5.如何快速向PowerPoint2010演示文稿中添加屏幕截图3
Q6.如何在两个对象(文本或形状)之间复制和粘贴动画效果3
Q7.如何将演示文稿转换为视频4
Q8.如何删除图片的背景及其他不需要的部分4
Q9.如何创建热区链接5
Q10.PowerPoint提供了3种母版:
幻灯片母版、讲义母版、备注母版,它们各自的作用是哪些?
6
Q11.PPT转化成Word好用的转化软件,转化之后方便修改7
新增的视频和图片编辑功能以及增强功能是PowerPoint2010的新亮点。
2010版本提供了许多与同事一起轻松处理演示文稿的新方式。
此外,切换效果和动画运行起来比以往更为平滑和丰富,并且现在它们在功能区中有自己的选项卡。
许多新增SmartArt图形版式(包括一些基于照片的版式)可能会给您带来意外惊喜。
现在,此版本提供了多种使您可以更加轻松地广播和共享演示文稿的方式。
Q1.如何在新增的Backstage视图中管理文件
Backstage视图取代了Office按钮
下存在的选项
图一:
查看新增的Backstage视图中的“信息”选项卡
Q2.自动保存演示文稿的多种版本
使用Office自动修订功能,可以自动保存演示文稿的不同渐进版本,以便您可以检索部分或所有早期版本。
如果您忘记手动保存、其他作者覆盖了您的内容、您无意间保存了更改或者您只想返回演示文稿的早期版本,则此功能非常有用。
您必须启用自动恢复或自动保存设置才能利用此功能。
具体操作:
点击左上角office图标,下拉菜单最下方
弹出PowerPoint选项卡
Q3.如何为幻灯片设置编号
插入---幻灯片编号
Q4.将鼠标转变为激光笔
想在幻灯片上强调要点时,可将鼠标指针变成激光笔。
在“幻灯片放映”视图中,只需按住Ctrl,单击鼠标左键,即可开始标记。
Q5:
如何在新增的Backstage视图中管理文件
Q5.如何快速向PowerPoint2010演示文稿中添加屏幕截图
快速向PowerPoint2010演示文稿中添加屏幕截图,而无需离开PowerPoint。
添加屏幕截图后,可以使用“图片工具”选项卡上的工具来编辑图像和增强效果。
Q6.如何在两个对象(文本或形状)之间复制和粘贴动画效果
通过PowerPoint2010中的动画刷,您可以复制动画,复制方式与您使用格式刷复制文本格式类似。
借助动画刷,您可以复制某一对象中的动画效果,然后将其粘贴到其他对象。
Q7.如何将演示文稿转换为视频
将演示文稿转换为视频是分发和传递它的一种新方法。
如果您希望为同事或客户提供演示文稿的高保真版本(通过电子邮件附件形式、发布到网站,或者刻录CD或DVD),请将其保存为视频文件。
您可以控制多媒体文件的大小和视频的质量。
Q8.如何删除图片的背景及其他不需要的部分
PowerPoint2010包含的另一高级图片编辑选项是自动删除不需要的图片部分(如背景),以强调或突出显示图片主题或删除杂乱的细节。
具体操作:
选中你要修改的图片,然后菜单就会出现格式选项卡,图片的各种设计都可以利用格式选项卡。
Q9.如何创建热区链接
在需要创建热区的图片或者文本框点击鼠标右键,选择超链接(图10-1),添加你要链接的位置即可(图10-2)
图10-1
图10-2
Q10.PowerPoint提供了3种母版:
幻灯片母版、讲义母版、备注母版,它们各自的作用是哪些?
(1)幻灯片母版:
为除“标题幻灯片”外的一组或全部幻灯片提供下列样式设置:
Ø“自动版式标题”的默认样式;
Ø“自动版式文本对象”的默认样式;
Ø“页脚”的默认样式,包括:
“日期时间区”、“页脚文字区”和“页码数字区”等;
Ø统一的背景颜色或图案
(2)讲义母版:
提供打印排版设置,一张打印纸上可以设置选择同时打印1、2、3、4、6、9张幻灯片的讲义版面布局和“页眉与页脚”的默认样式。
(3)备注母版:
向各幻灯片添加“备注”文本的默认样式
Q11.PPT转化成Word好用的转化软件,转化之后方便修改
1.利用"大纲"视图打开PPT演示文稿,单击"大纲",在左侧"幻灯片/大纲”任务窗格的“大纲”选项卡里单击一下鼠标,按"Ctrl+A"组合健全选内容,然后使用"Ctrl+C"组合键或右键单击在快捷菜单中选择"复制"命令,然后粘贴到Word里。
小提示:
这种方法会把原来幻灯片中的行标、各种符号原封不动的复制下来。
2.利用"发送"功能巧转换打开要转换的PPT幻灯片,单击"文件"→"发送"→"MicrosoftWord"菜单命令。
然后选择"只使用大纲"单选按钮并单击"确定"按钮,等一会就发现整篇PPT文档在一个Word文档里被打开。
小提示:
在转换后会发现Word有很多空行。
在Word里用替换功能全部删除空行可按"Ctrl+H"打开"替换"对话框,在"查找内容"里输入"^p^p",在"替换为"里输入"^p",多单击几次"全部替换"按钮即可。
("^"可在英文状态下用"Shift+6"键来输入。
)
3.利用"另存为"直接转换打开需要转换的幻灯片,点击"文件"→"另存为",然后在"保存类型"列表框里选择存为"rtf"格式。
现在用Word打开刚刚保存的rtf文件,再进行适当的编辑即可实现转换。
4.PPTConverttoDOC软件转换PPTConverttoDOC是绿色软,解压后直接运行,在运行之前请将Word和PPT程序都关闭。
选中要转换的PPT文件,直接拖曳到"PPTConverttoDOC"程序里。
单击工具软件里的"开始"按钮即可转换,转换结束后程序自动退出。
小提示:
如果选中"转换时加分隔标志",则会在转换好的word文档中显示当前内容在原幻灯片的哪一页。
转换完成后即可自动新建一个Word文档,显示该PPT文件中的所有文字
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如PPT文件的首页显示word图标,表示该PPT已包含配套word讲稿。双击word图标可打开word文档。
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