要做PPT先转变观念《PPT演义》.docx

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要做PPT先转变观念《PPT演义》

要做PPT，先转变观念——《PPT演义》

长期以来，我们对PPT的认识主要来自于个人的摸索，所以我们拿着问题百出的作品时还会沾沾自喜；偶尔，我们还被一些演示大师的说教束缚了头脑，其实，那些观点并不完全符合中国的实际。

让我们一起颠覆那些守旧的看法，追寻PPT的真谛。

我们时常听到这样的声音 

——PowerPoint不过是文字的复制、粘贴 

——PowerPoint根本不需要设计 

——PowerPoint不要做动画效果 

——PowerPoint越简单越好 

——PowerPoint永远是演讲的配角 

…… 

这些经验之谈看起来有理有据，其实正是它们束缚了我们的手脚，让我们裹足不前；时代在飞速前进，没有一成不变的教条，没有放之四海皆准的框框。

要做出卓越的PPT，要让我们的演示脱颖而出，首先，我们要做的是突破。

结合你自己的工作，听听中国专业PPT设计师们的全新思维吧。

【1. 文字，PPT的天敌】 

我们时不时听到这样的言论：

“PPT很简单，就是把Word里的文字复制、粘贴呗。

”这其实是对PPT的一种无知与亵渎。

如果直接把文字复制粘贴就能达到演示的效果，PPT根本就没有存在的必要了。

PPT的本质在于可视化，就是要把原来看不见、摸不着、晦涩难懂的抽象文字转化为由图表、图片、动画及声音所构成的生动场景，以求通俗易懂、栩栩如生。

形象，至少能给你带来三方面的感受：

一是便于理解。

文字总是高度抽象的，人们需要默读、需要转换成自己的语言、需要上下联想、需要寻找其中的逻辑关系；但人们看电影就轻松许多，只需要跟着故事的发展顺理成章地享受其情节、体味其寓意就行了。

PPT就是要把这些文字变得像电影一样生动。

二是放松身心。

如果把一本小说贴在墙上，相信你看半个小时就会腰酸背痛；如果把小说拍成电视剧，也许你看上一天也不觉得疲惫。

就是这个道理。

三是容易记忆。

传统的PPT，你需要观众记住的是文字，这个难度太大了，即使记住了也很容易忘记；而形象化PPT，可以让观众轻松记住其中的图形、逻辑或结论，也许三五年后，人们仍然能够记忆犹新。

改变那种“复制、粘贴”的做法吧！

把那些无关紧要的内容大胆删除，把长篇大论的文字尽量提炼，也许刚开始你不习惯，也许你做得还很粗糙，别放弃，总有一天你会让观众赞不绝口的。

有的领导会问：

“如果PPT没有文字，你让我讲什么？

”的确，演示习惯的改变不是一朝一夕的事情，这依赖于演示者对内容的熟悉程度和演示技巧的掌握程度，但有一点，带着观众读文字是演示的大忌，杜绝这一条，演示效果会逐步得到提升。

【2.简短，成就精品】 

传统上，我们总是认为，讲得越多，时间越长，越体现出演示者的重视。

这是计划经济时代的标准。

现在，无论我们的领导、客户还是普通的受众，时间都极为宝贵，没有人愿意阅读动辄数百页的研究报告，也没有人去听你的长篇大论。

浓缩的才是精品！

演示的核心内容是什么？

观点！

在此基础上把观众容易困惑的地方、你认为重要的地方作一些说明。

永远不要担心你的演示过短，如果花费20分钟就能够把一天才能了解的内容讲清楚，你实际上为观众节省了7小时40分，在时间就是金钱的年代，观众当然求之不得。

简短的另一个好处是意犹未尽。

如果你的演示足够精彩，会给观众留下更多的期待和回味，甚至会有人要求把你的PPT拷回去好好研究几遍呢。

简短，也对PPT制作提高了要求。

你需要了解哪些内容是观众最关心的，哪些内容是非讲不可的，哪些内容是能带来震撼的，据此，该合并的合并，该删减的删减。

也许，这是一个反复的过程，但标准只有一个：

不要让观众有打哈欠的时间。

【3.导航，PPT的指针】 

PPT有一个致命的弱点——观众容易迷失思路。

为什么？

一、PPT毕竟不是电影，其逻辑结构是抽象的，难以把握； 

二、PPT是一页页翻下去的，一次只能看一页内容，前面看过的只能依靠记忆。

解决的办法有两个：

一是事先给每位观众发一份演说纲要； 

二是给你的PPT建立清晰的导航系统。

导航系统主要包括：

一、从片头动画、封面、前言、目录，到切换页、正文页、结尾页等一套完整的PPT架构（本书第3章将详细介绍）； 

二、每页都有标题栏（除了标明整个PPT的标题，更重要的是标明本章节的标题、本页的主题）； 

三、页码，如果方便的话也尽可能加上。

【4.设计，PPT卓越之本】 

传统上，我们把PPT归结为办公处理之类的工具，认为只要简单排版就可以满足需求。

随着整个社会审美标准的提升，这一观点正被越来越多的人抛弃。

PPT，特别是对外PPT，正成为公司形象识别系统的重要组成部分，代表着一个公司的脸面；设计，正成为PPT制作的核心技能之一，也是PPT水准高低的基本标准。

无论是汇报、宣传还是比赛、竞标，一个设计精美的PPT最少可以起到以下作用：

（1）让观众赏心悦目：

美女养眼，精美的PPT养神。

（2）让观众产生好感：

爱美之心人皆有之，漂亮的PPT自然能让观众多看几眼。

（3）赢得观众的信任：

人总是有偏见的，精美的设计给人专业、认真、可靠的感觉，内容的含金量也自然得到提升。

（4）赢得成功的机会：

在职场上，美女与帅哥有更多成功的机，PPT演示也是如此。

内容的好坏难以评价，但形式的优劣却显而易见，喜欢而又信任的方案自然是领导和客户的首选。

设计非一日之功，但我们可以找到捷径：

（1）善用专业素材：

专业的PPT模板让你的PPT拥有外在美；专业的PPT图表让你的PPT 

具备内在美；专业的PPT图片（包括JPG、PNG、AI等格式）让你的PPT充满生机。

（2）掌握排版的基本原则：

每个人的审美标准是不同的，但总有一些规律是相通的，掌握并遵守这些规则，将使你的PPT设计得到大多数人的认可。

这些规则包括：

一个中心、合理对齐、画面统一、强烈对比、层次分明等，本书第6章将详细讲述。

（3）多看精美案例：

PPT诞生以来的十多年里，整个社会的设计水准都在迅速提高，三人行，必有我师，在平面设计、动画制作领域，处处都有值得我们学习的案例。

【5.动画，PPT的灵魂】 

自PPT诞生以来，动画就一直是最大的争议。

一种观点认为，PPT就是幻灯片，就是一页一页翻过的图片加文字，在商务PPT应用领域，根本不需要动画或者最多只需简单的页面切换动画；相反，有无数的仁人志士对PPT动画矢志不渝，用自己的创意和努力一次次创作动画的传奇，也得到众多PPT爱好者的欢呼雀跃。

近年来，锐普PPT把PPT动画成功应用到商务领域，并得到客户的广泛认同。

动画，不仅仅让PPT变得生动，更能让PPT表现效果数倍提升。

（1）片头动画 

让你的PPT一把抓住观众眼球。

电影有片头、游戏有片头、网站有片头，PPT演示也需要片头。

演示开始时，观众往往会需要一个适应期，也许还在想着刚才没有处理完的工作，也许还在跟邻座侃侃而谈，也许还在抱怨着观看演示的辛苦，这时候，你需要立即把观众的视线聚焦到你的演示中来，精美和创意的片头能立即给观众带来震撼，让观众目不转睛。

（2）逻辑动画 

一幅静止的画面，观众会自上而下全面浏览，缺乏逻辑的引导，观众难以把握重点，看完之后还要思考其中的逻辑关系，实际上浪费了精力和注意力；如果给这幅画面加上清晰的逻辑动画，就把观众自己找线索变成了帮观众理线索。

演示者可以控制对象出现的先后顺序、主次顺序、位置改变、出现和退出等，引导观众按照自己的思路理解PPT内容。

片头动画让对外宣传的PPT尽显企业的专业与实力。

一束光闪过，该公司的logo由轮廓逐渐变得靓丽十足，让人记忆深刻；紧跟的4张动画页面从不同角度展现了上海及该公司的风貌，同时配以连续抽象的文字和动画效果，消除了页面之间的分割感。

（3）强调动画 

以往我们只是用颜色的深浅、形状的大小以及字体的不同来突出某些重要内容，这有一个很大的弊端，就是要强调的内容会一直处于强调地位，当我们讲述别的内容时，它会分散观众的视线；强调动画，通过对象的放大、缩小、闪烁、变色等动作实现强调效果，并能够让演示者自如控制，强调过后自动回复到初始状态。

（4）片尾动画 

与那些戛然而止的PPT相比，加一个简单的片尾动画将收到意想不到的效果：

一是作为礼貌，提醒大家演示结束，并给人一定的缓冲时间，准备接下来的活动； 

二是与片头动画相呼应，做到有始有终，避免给人虎头蛇尾的印象； 

三是通过贯穿始终的形式，提醒观众回忆内容，强化记忆。

（5）情景动画 

也许你讲述的就是一个故事，故事总是有情节、有过程的，而要用一张静止的画面去表达一个完整的过程，几乎不可能。

相反，一套连续的动画，则能把这些过程表现得栩栩如生。

以往，我们用Flash、视频来表现这些效果，PPT其实也能够实现。

【6.图表，PPT的利器】 

商业演示的基本内容就是数据，于是图表变得必不可少。

最早出现的是柱图、饼图、线图、雷达图等；咨询公司把数据图表转移到对逻辑关系的表达上，于是出现了并列、包含、扩散、综合、层进等各类关系图表，从此，文字也可以不再抽象、乏味了；以ThemeGallery为代表的韩国公司、以PresentationLoad为代表的欧美公司以及以锐普PPT为代表的中国公司等设计公司，则进一步把这一趋势发挥到极致——加入了设计的概念，从此，文字可以变得像图画一样精美、形象、栩栩如生。

同样，PowerPoint软件就像天生为图表而生的，强大的像Illustrator一样的绘图功能，加上清晰的操作界面、简单的操作模式，让人人都能轻而易举地掌握。

很快，PPT图表就风靡全球，与图片配合使用，让演示如虎添翼。

如果你的PPT还在受大段文字的困扰，还在为逻辑混乱而发愁，那就赶快学习制作PPT图表吧。

【7.策划，让PPT一鸣惊人】 

好的PPT是策划出来的，就像宏伟的建筑是规划出来的。

所有的PPT制作者首先是策划师，有的是无意识为之，有的是用心去做的，但没有策划的PPT必定是失败的作品。

不同的演示目的、不同的演示风格、不同的受众对象、不同的使用环境，决定了不同的PPT结构、色彩、节奏、动画效果等，制作PPT的人介于观众、领导、演示者等多重标准的审视。

一个好的PPT作品基于对以上要求的准确把握。

我们曾经有一些卓越的设计师，制作出来的作品很美、很耐看，但却一直得不到客户的认可，为什么？

就是缺乏准确的策划。

美，不是PPT的唯一标准；经验、用心、设身处地为观众着想，即使画面有瑕疵，也往往能赢得演示者的认同和观众的喝彩。

【8.效果为王，PPT也可以是主角 】 

西方有一种观点开始在中国流行：

演讲者永远是主角，PPT不过是陪衬。

其实这完全是站在西方立场上的一种观点，未必适应中国国情。

西方人大多喜欢张扬，擅长演说，甚至在很多人看来演说已经是一种享受，当然不愿意被PPT抢了风头；但中国文化更强调内秀，不愿意抛头露面，擅长演说者更是寥寥，甚至连一些领导在众人面前也不愿张扬，何况一般人？

所以，我们常常把自己作为集体的一员，是我们代表集体演说，我们不过是一种符号，低调再低调，宁可把PPT作为众人瞩目的焦点。

从另一个角度讲：

我们是为了演示而演示吗？

是为了表现自我吗？

当然不是！

每次我们都是抱着一定的目的进行演示的，或者为了让观众了解我们的工作， 

或者为了让观众选择我们的产品，或者为了沟通一些信息，或者纯粹为了博得大伙一乐……能找到必须让我们成为主角的理由吗？

没有！

效果为王，只要能达到目的，不要在乎谁是主角、谁是配角。

如果你是一位表现欲极强的演说大师，如果这是一个需要你展示自我的舞台，那你就勇敢地站出来，做主角吧！

如果你是一位稍微内敛的工作者，为了工作才进行这次演示，或者这是一个需要低调的场合，那就不必拘泥于大师们的说教，即使你是配角，也能得到最热烈的喝彩。

【9.告别无声时代】 

在很多人眼中，PPT是多媒体的代名词。

但这个多媒体，却一直因为无声而名不副实。

细分析，无声原因有三：

一是PPT的商务特点限制了声音的应用，毕竟在商务会议场所，人们需要集中精力思考，无论是背景音乐还是动画声音都会给人们带来干扰； 

二是PPT软件设计的功能限制了声音的应用，PPT软件生下来就没有为声音的应用做好充分准备，仅仅提供了这一功能，对声音的编辑、优化等功能，PowerPoint还无心顾及； 

三是PPT制作人群实在太广，经理、文员、老师、销售代表、老总、领导、甚至一些小学生都成了PPT技术员，大家相关的知识储备远不够，缺乏声音素材、缺乏声音感觉、缺乏声音编辑的技术，但不知不觉中，有人还是尝试起来，结果声音应用不专业，特别有些动作声音常常引来观众一阵哗然。

于是，有人总结了，PPT勿用声音。

果真这么绝对吗？

形势正在悄悄变化，PPT有声时代正在来临。

（1）PPT早已不再限于汇报演示，企业宣传、婚庆礼仪、休闲娱乐等正成为PPT应用的热点领域，声音是不可或缺的元素。

（2）平面设计、flash、视频等时刻冲击着人们的视觉，人们正经受着最严重的审美疲劳，单纯靠画面给人的刺激已经大大降低，声音是增强画面冲击力的绝佳武器。

（3）PPT设计公司的崛起，让PPT声音的处理专业化，声音素材库搭建起来，各类声音编辑软件应用自如，配音设备逐步完善，PPT中声音运用的规律也已经把握到位。

【10.PowerPoint 2007，让你技高一筹】 

要让PPT高人一等有很多方法，率先使用PowerPoint 2007，无疑是最有效的捷径。

从PPT专业应用角度看，PowerPoint的以下特点都是我们极为推崇的。

（1）操作界面更美观、更人性化 

● 全新的vista般操作界面，让人赏心悦目； 

● 对文件整体管理的功能集中到左上角的offi ce按钮里，为操作区留出更大空间； 

● 操作区域更开阔、归类更合理，操作熟练后一目了然； 

● 自定义按钮非常个性化，把常用的功能放在这里调用更快捷； 

● 选择窗格与Photoshop 窗格类似，“层出不穷”成为现实，使PPT各项功能全面提升； 

● 放大/缩小按钮与视图模式按钮同时放置于右下角，更适应一般人的操作习惯。

（2）绘图和设计功能更强大 

（3）丰富而实用的功能集群 

这些功能包括：

● SmartArt图表，可以把文字轻松转化为图表。

（只是目前所提供的图表种类较少，质感过于单调，从设计的角度并不主张过多应用。

） 

● 为PPT文件减肥，2007版的PPTX格式的文件比2003版的PPT格式文件小了很多。

● 

PT可以直接转为pdf、xps、jpg等格式，并可把其中的部分PPT页面发布出来，供各类场合使用。

● 有效防止文档崩溃，在2003版里一旦文档出错，没有保存的数据都会丢失；2007版则能够尽力恢复程序关闭前的状态。

但2007版也存在一些明显的遗憾：

其一是对电脑硬件要求较高。

不少学员反映，500MHz以下的处理器、256MB以下的内存的电脑用起来都较吃力。

其二是与2003版的兼容性不够。

PPTX文档一般要转化成PPT文档或者安装插件才能在2003版的PowerPoint中读取。

用2007版所作的立体艺术文字、艺术图形在2003版中是无法编辑的，部分颜色渐变效果、阴影效果、文字效果，甚至一些动画在2003版里会发生变形，需要在2007版里对照编辑。

但这些缺陷改变不了2007版快速普及的趋势，要想实现超人一等的PPT表现效果，PowerPoint 2007无疑是最佳的选择。

【综述，以观众为本的PPT】 

作为一家设计公司，我们养成了一种让客户满意的习惯，我们的思维定势也是一切以观众的感受为准。

这一点，也许最值得你借鉴。

● 观众喜欢轻松，所以你需要让PPT生动形象； 

● 观众喜欢刺激，所以你需要让PPT加点声音； 

● 观众喜欢美丽，所以你需要对PPT进行设计； 

● 观众喜欢简洁，所以你需要扔掉一切无关紧要的东西。

…… 

当然，也没有一成不变的道理，你还需要针对演示者的实际、观众的个性进行修正。

有一位领导在看了他下属制作的PPT后大发雷霆：

“20分钟的演示总共就这么点文字，你让我讲什么？

！

” 

其实，在我们看来那是一个清晰明了的PPT作品，但不是每个人都能接受，也不是所有的演示者都有相似的习惯。

所以，在改变思维的同时还需要因地制宜，还要让更多的人更新观念。