文字和表格的加工与处理.docx
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文字和表格的加工与处理
文字和表格的加工与处理
考试内容与要求:
文字信息的加工与表达
(1)了解几种常用的文字处理软件及其存储格式
(2)能根据任务合理选择合适的文字处理软件加工信息
(3)掌握文字处理软件的基本操作方法
(4)掌握图文混排、分栏等排版方法
(5)掌握艺术字、文本框、图形图像等对象在文字信息表达中的作用。
(6)电子报刊加工的基本过程
Ctrl:
(1)按住鼠标,可以选中不相连的对象;
(2)可以复制对象。
Shift:
可以选中相连的对象。
建立文件和文件夹操作方法:
(1)打开要建立文件或文件夹的位置(磁盘或文件夹);
(2)在空白处右击鼠标,单击“新建”中的“文件夹”或所要的文件类型。
(3)进行命名。
复制文件和文件夹操作方法:
(1)选中要复制的文件或文件夹;
(2)单击“编辑”菜单中的“复制”命令或“工具栏”里的“
”按钮,也可以右击鼠标,单击“复制”按钮。
(3)打开目标位置。
(4)单击“编辑”菜单中的“粘贴”命令或“工具栏”里的“
”按钮,也可以在空白处右击鼠标,单击“粘贴”按钮。
复制文字或文本框等对象的方法类似。
移动文件和文件夹操作方法:
(1)选中要移动的文件或文件夹;
(2)单击“编辑”菜单中的“剪切”命令或“工具栏”里的“
”按钮,也可以右击鼠标,单击“剪切”按钮。
(3)打开目标位置。
(4)单击“编辑”菜单中的“粘贴”命令或“工具栏”里的“
”按钮,也可以在空白处右击鼠标,单击“粘贴”按钮。
移动文字或文本框等对象的方法类似。
删除文件和文件夹操作方法:
(1)选中要移动的文件或文件夹;
(2)右击选中的文件,在快捷菜单中单击“删除”,或者单击“编辑”里的“清除”按钮,也可以直接按“Delete”键。
删除文件,系统会弹出一个要求确认删除操作的对话框,单击“是(Y)”按钮后,执行删除操作。
删除文件或文件夹后,如果想恢复,可以使用“编辑”菜单中的“撤销”命令或工具栏上的
按钮,立即恢复被删除的文件或文件夹。
如果删除的不是本地硬盘上的文件或文件夹,如可移动盘中的文件或文件夹,将被永久删除,不易恢复。
二.信息加工与表达
(一).文字信息的加工与表达
1.常用的文字处理软件及其存储格式
软件
存储格式
主要用途
写字板
.txt
纯文本文件,不携带字体、字型、颜色等文字修饰控制格式,一般文字处理软件都能打开它。
记事本
Microsoft Word
.doc
用于一般的图文排版。
如论文、简历、报告、电子报刊等。
WPS
.wps
MS家frontpage
Adobe家Dreamweaver
.html/.htm
超文标识语言编成的文件格式,用于网页制作
美国Adobe公司推出的特殊文本格式。
如果需要制作的话,建议安装AdobeAcrobat
便携文档模式,一般用在电子文档、出版等方面
2.Word或WPS常用工具栏和格式工具栏
常用工具栏
格式工具栏
3.掌握文字处理软件的基本操作方法:
(1)设置版面规格
方法:
通过点击“文件→页面设置”,确定规格大小、上下左右的页边距离、每页行数和每行字数。
版面大小(纸张大小)通常为A4纸,也可为16K、A3纸或自定义纸张。
页边距的设置注意与日常文本加工的区别,太大或太小会给人拥挤或空洞的感觉,常设置1.5cm左右。
(2)确定文本正文主体样式。
方法:
选中文本,通过“格式→字体”,可以设置文字的字体、字形、字号、颜色、样式、字符间距及文字效果等。
选中文本,通过“格式→段落”,可以设置文字的行距、段距等。
(3)配合主题表达的需要,添加辅助图片、艺术字、背景等修饰,增强文本的表现力。
方法:
通过“插入→图片”,可以插入剪切画、来自文件的图片、自选、艺术字、组织结构图、图表等;
通过“格式→背景”,可以插入填充颜色、填充效果(包括过渡、纹理、图案、图片等)、水印效果(图片水印和文字水印)等。
(4)对多页文本添加页面提示信息
方法:
通过“插入→页码”设置页码形式;
通过“视图→页眉和页脚”设置页眉与页脚内容。
(5)输出文本。
加工好的文本通常打印成纸质文稿,供人阅读,或输出为演示文稿模式,以便在屏幕上展示。
还可存为网页格式在IE浏览器中浏览。
方法:
通过“文件→打印”,设置打印范围、打印方式、打印份数和打印质量等;
通过“文件→发送→‘Microsoft PowerPoint”,可输出为PPT格式(演示文稿);
通过“文件→另存为”,然后在保存类型中选择网页格式,可输出为网页格式。
(6)图文混排、分栏等排版方法
通过“文件→页面设置”,在弹出的对话框中选择“文档网格”,可以设置文字排版的方向(横排或竖排),页面的栏数,每行的字符数和每页的行数等。
如果只是设置页面的栏数,则可以单击常用工具栏上的
按钮。
(7)掌握艺术字、文本框、图形图像等对象在文字信息表达中的作用。
① 艺术字的使用:
作用:
标题是版面的眼睛,通过艺术字与图形的组合加工,使标题形状、大小和位置有所变化,增加版面的美感。
操作方法:
通过“插入→图片→艺术字”,或单击绘图工具栏的
按钮。
②文本框的使用:
作用:
在编排报刊类文档时,经常用到能在版面中灵活放置文本的工具——文本框,它可实现横排或竖排,通过与空格键的结合使用,可排出不同形状效果。
操作方法:
单击“插入→文本框→横排(或竖排)”,或单击绘图工具栏的
,然后按住鼠标拉动适当的大小,就可以增加文本框了。
③图形对象的组合:
作用:
排版时通常需要把若干的图形对象、艺术字、文本框等组合成一个大的对象,以方便整体的移动等排版操作。
操作方法:
按住上档键(Shift)不放,单击要组合的各个对象,单击鼠标右键,最后单击“组合”按钮。
(8)在文稿中插入表格的方法。
方法:
通过菜单栏中的“表格→插入→表格”,然后在弹出的对话框输入行数和列数。
也可以通过常用工具栏上的
按钮进行操作。
4、电子报刊加工的基本过程:
确定主题→收集与选择素材→设计版面→制作作品→评价修改
考试内容与要求:
图表信息的加工与表达
(1)了解常用电子表格软件的存储格式
(2)了解常用电子表格软件的窗口结构
(3)掌握电子表格软件的基本操作
(4)会使用电子表格软件进行简单的数据统计
(5)了解电子表格软件中图表表示方法。
1.Excel软件的窗口结构与Word相似。
只是多了下面几项
2.Excel软件的基本操作
(1)设置单元格字体
选定要设置的单元格,单击“格式→单元格”命令,在“字体”框中,单击所需字体,在“字号”框中,单击所需的字体大小即可。
(2)编辑单元格内容
双击要键入数据的单元格,直接输入数据或对其中内容进行修改,完成后若要确认所做的改动,按Enter键即可;若取消所做的改动,按Esc键。
另外,你还可以单击单元格,再单击工作表上边的编辑栏,你就可以在编辑栏中编辑单元格中的数据了。
(3)设置单元格边框
选择要添加边框的所有单元格,单击“格式→单元格”命令,选择“边框”选项卡,然后在“样式”中选中所需的线型样式,同时可以在“颜色”中指定不同的颜色,再单击“外边框”按钮,最后单击“确定”按钮即可。
(4)设置单元格文本对齐方式
选择要设置文本对齐的单元格,单击“格式→单元格”命令,单击“对齐”标签,然后根据需要设置文本对齐方式即可。
(5)输入人名时使用“分散对齐”
在Excel表格中输入人名时为了美观,我们一般要在两个字的人名中间空出一个字的间距。
按空格键是一个办法,但是我们这里有更好的方法。
我们以一列为例,将名单输入后,选中该列,点击“格式→单元格→对齐”,在“水平对齐”中选择“分散对齐”,最后将列宽调整到最合适的宽度,整齐美观的名单就做好了。
(6)设置单元格背景色
选择要设置背景色的单元格,单击“格式→单元格”命令,然后单击“图案”选项卡,要设置带有图案的背景色,请在“颜色”框中单击选中一种颜色,然后单击“图案”下拉菜单,选择所需的图案样式和颜色即可。
(7)同时在多个单元格中输入相同内容
选定需要输入数据的单元格,单元格可以是相邻的,也可以是不相邻的,然后键入相应数据,按“Ctrl+Enter”键即可。
(8)输入公式
单击将要在其中输入公式的单元格,然后键入=(等号),若单击了“编辑公式”按钮或“粘贴函数”按钮,Excel将插入一个等号,接着输入公式内容,按Enter键。
相邻单元格求和:
=SUM(A1:
A8)求A1到A8单元格的和
不相邻单元格求和:
=SUM(A1,B4,C5)求A1,B4和C5单元格的和
具体操作方法详见(9)和(10)
相邻单元格求平均值:
=average(A1:
A8)求A1到A8单元格的平均值
不相邻单元格求平均值和:
=average(A1,B4,C5)求A1,B4和C5单元格的平均值
统计数字单元格的个数:
=count(A1:
A8)统计A1到A8单元格数字的个数。
Count经常和IF函数一起使用。
MAX求单元格中最大值,用法:
=MAX(A1:
A8)
MIN求单元格中最小值,用法:
=MIN(A1:
A8)
(9)对相邻单元格的数据求和
如果要将单元格B2至B5的数据之和填入单元格B6中,操作如下:
先选定单元格B6,输入“=”,再双击常用工具栏中的求和符号“∑”;接着用鼠标单击单元格B2并一直拖曳至B5,选中整个B2~B5区域,这时在编辑栏和B6中可以看到公“=sum(B2:
B5)”,单击编辑栏中的“√”(或按Enter键)确认,公式即建立完毕。
(10)对不相邻单元格的数据求和
假如要将单元格B2、C5和D4中的数据之和填入E6中,操作如下:
先选定单元格E6,输入“=”,双击常用工具栏中的求和符号“∑”;接着单击单元格B2,键入“,”,单击C5,键入“,”,单击D4,这时在编辑栏和E6中可以看到公式“=sum(B2,C5,D4)”,确认后公式即建立完毕。
(11)使用自动填充快速复制公式和格式
选择希望复制的单元格,将光标移到选中单元格的右下角,光标将变成一个黑色的+号,点击并按住鼠标右键不放,将光标拖过将要填充的单元格,松开鼠标右键,鼠标右击,在出现的快捷菜单中单击“以序列方式填充”,这一技巧可以在创建电子表格时节省大量时间。
(12)图表制作
表格数据转换成图表操作方法:
①选定数据源区域;
②单击常用工具栏上的“图表向导
”按钮,或单击菜单栏中的“插入→图表”,出现一个对话框,在“图表类型”进行选择,再对“子图表类型”进行选择。
③按“下一步”进行操作,完成后单击“完成”按钮。
(13)几种图表的用途及特点分析
名称
图表类型
具体用途
使用特点
柱
形
图
擅长比较数据间的多少与大小关系
使用柱形图和条形图时,柱体之间的距离应小于柱体本身
条
形
图
同上
在说明文字较多时,用长形图表示更清晰,便于人们辨认。
线
形
图
也称折线图,按时间轴表现数据的
变化趋势
在某个时间段内,通过把若干个坐标点连接成一条折线,从中可以找到数据状态的改变
饼
形
图
也称扇形图,适用于描述数据之间的比例分配关系
在饼形图中,同时使用数值与数据标识,可以使数据之间的比例关系更为清晰
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- 关 键 词:
- 文字 表格 加工 处理