档案归档范围及管理办法.docx
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档案归档范围及管理办法
武汉凯迪电力股份有限公司
WuhanKaidiElectricPowerCo.,Ltd.
档案归档范围及管理办法
(2003年6月16日总经理办公会讨论通过)
内部文件,切勿外传
档案归档范围及管理办法
1目的
为加强公司档案管理工作,有效保护和充分利用档案,特制定本规定。
2范围
本规定适用于对公司文书档案、科技档案、会计档案、人事档案、声像电子档案、实物档案等档案的归档、保管、借用、鉴定、销毁等的管理。
3定义
公司的档案按门类型分类模式划分为文书档案、科技档案、会计档案、人事档案、声像电子档案、实物档案。
具体见以下说明及附图。
3.1文书档案包括党委工作、董事会、行政管理、经营管理、工会工作等活动中直接形成的,保存备查的文件材料。
3.2科技档案是保存备查的直接记叙和反映科技、生产活动的科技文件。
分为以下几类:
a)工程档案──包括工程设计、引进技术、设备设计、工程承包管理及制造厂商档案等。
b)科研档案──包括技术开发、标准图等档案。
c)基建档案──包括基建工程的规划、设计档案,施工档案和竣工档案。
d)设备档案──包括设备购置文件,随机文件和设备安装、使用过程中形成的文件。
3.3会计档案是指在公司经营管理活动中产生的会计凭证、会计帐簿和报表等具有保存价值并作为历史记录保存起来的会计核算专业材料。
包括会计凭证、会计帐簿、会计报表、其他有关会计资料。
3.4人事档案是公司在人事管理活动中直接产生的,反映个人经历、德才能绩、工作表现的,以个人为单位集中保存起来以备查考的历史记录。
包括人事任命、员工考核材料、职称评定材料等。
3.5声像、电子档案
声像档案是以声像记录材料的特殊载体为主,文字说明为辅的一种历史记录。
电子档案是以代码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机系统存取并可在网络上传输的文件。
声像、电子档案包括录音、录像、底片、照片、磁盘、光盘档案等。
3.6实物档案是指各单位工作中形成的一些具有保存价值的实物。
主要包括资质证书、奖状、奖品、纪念品以及失效印章等。
3.7公司档案文件材料的归档时间
档案文件材料名称
归档时间
科技档案
工程档案
根据不同情况按不同期限归档
科研档案
课题完成并经验收评审之后归档
基建档案
工程完工后归档
装备档案
在开箱验收时归档
文书档案
党委档案
及时归档
行政管理档案
及时归档
董事会档案
及时归档
经营管理档案
及时归档
会计档案
由财务部门保管
人事档案
及时归档
声像、电子档案
及时归档
实物档案
及时归档
4职责
4.1档案管理工作是公司管理工作的一个重要组成部分。
行政上隶属总经理工作部。
4.2档案室是公司档案管理的专职机构,是公司档案资料的贮存基地和利用中心,负责组织和管理公司的各类档案,并对公司所属各职能部门的档案形成、积累、整理、归档工作进行监督和指导。
4.3各部门(包括项目经理、市场区域经理)、分公司的负责人,对本部门所形成的各类档案材料的管理负责,应指定专人按规定对本部门形成或接受的各类应归档的材料进行收集、积累、整理及归档工作,并接受档案室的业务指导。
4.4工程技术人员和各类管理人员是档案的形成与利用者,应对自己所形成档案材料的真实性、准确性及完整性和归档的及时性负责,对所利用的档案负保护和保密责任。
4.5对各类文件材料的形成、积累、归档将纳入各部门的管理制度中,纳入有关人员的职责范围,纳入员工考核述职范围。
5程序
5.1档案的归档
5.1.1档案归档及时间要求
5.1.1.1文书档案在产生档案文件材料后及时归档,其中合同、公文在用印时就应及时归档。
文书档案归档范围及保管期限按附录A《公司档案归档范围及保管期限》执行。
5.1.1.2科技档案归档范围及时间要求如下:
a)工程设计档案。
设计经理在完成阶段工作后,督促各专业负责人按归档的要求将设计成品以及设计基础资料、会议纪要、往来函电、计算书等入库。
b)引进工程、技术档案。
对引进技术资料,在国际商务经理收到后,应立即组织清点及时归档。
c)采购、施工、开车、工程承包管理档案。
对在设备采购、工程承包过程中所形成或接受的文件、资料,项目负责人应指定专人按文件资料管理的有关规定进行收集、积累、整理、保管。
工程项目竣工后,应将有技术参考价值或凭证作用的文件材料,按规定向档案室归档。
d)制造厂商档案。
在设计及设备采购工作中制造厂商提供的最终图纸、资料,随工程资料一并归档。
e)科研档案。
科技开发,标准图等基础工作的项目负责人按照规定注意积累、整理、保管好各种技术文件材料,在工作结束后向档案室归档。
f)公司基建档案。
公司基建项目,项目部应指定专人对项目立项、审批、设计、施工、采购、验收等过程中接受及形成的档案资料进行收集、积累、整理、保管。
公司基建项目竣工验收活动必须有档案室派人参加,以确保基建资料的完整、准确、系统性,验收后项目主管部门应及时办理归档手续。
g)公司装备档案。
公司为生产、生活外购设备的开箱,应有档案人员参加验收。
对随机的技术文件材料,应进行核对、登记后,立即归档保存。
5.1.1.3会计档案归档时间为每年的会计档案在会计年度终了后归档。
归档范围及保管期限按附录A《公司档案归档范围及保管期限》执行。
5.1.1.4人事档案归档时间:
随时产生时归档。
归档范围及保管期限按附录A《公司档案归档范围及保管期限》执行。
5.1.1.5声像、电子档案归档时间:
在产生后及时归档。
归档范围及保管期限按附录A《公司档案归档范围及保管期限》执行。
5.1.1.6实物档案归档时间是在取得后立即归档。
归档范围及保管期限按附录A《公司档案归档范围及保管期限》执行。
5.1.2归档要求
5.1.2.1文书档案归档要求
a)凡公司活动中形成的或收集的经打字行文统一编号盖章的文件材料分别由文件形成单位指定专人作好平时文件材料的积累、分类、组卷工作,并按时向档案室归档。
b)归档文件材料,要按照文件自然形成规律,保持文件之间的历史联系。
c)归档文件材料收集齐全,按照文件形成规律和保存价值,科学合理组卷。
d)凡经统一编号的文件材料,其文件原稿和打印件必须一起归档,正本与副本、主件与附件应一起归档。
e)文件字迹材料必须使用碳素墨水、蓝黑墨水用毛笔或钢笔书写。
严禁使用园珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸起草、审批、修改、打印文件材料。
f)移交要有手续,填写移交目录,一式两份,双方各存一份。
5.1.2.2科技档案归档要求
a)技术文件与图纸要按公司有关规定进行校核、审核签署后,方可归档。
b)归档的技术文件与图纸要编制图纸目录,目录必须与技术文件、图纸相符,完整、正确。
c)图面要清晰美观,不得有无关的字迹、符号,墨水浓度适当,线条颜色要深。
凡因挖空贴补,残破折皱影响晒图质量和不便保管使用的图纸,不得归档。
d)技术文件底稿应用兰黑墨水或黑墨水书写,不得用铅笔、园珠笔书写,字迹清楚,底稿统一,并编上页码,装订成册。
e)凡属归档范围的技术文件与图纸,均按我公司“设计文件编号管理规定”进行编号归档。
需归档复制时应填写“凯迪电力股份有限公司文件图纸入库单”。
f)凡属归档范围的工程设计、设备设计技术文件与图纸,原则上归档二份。
d)底图入库要成套完整,有目录,编号符合公司标准,图纸幅面符合国家统一标准,无破损,无皱折,无水迹。
A3幅面以上底图轧边。
5.1.2.3声像、电子档案归档要求
a)外购的各种计算机软件,应在到货验收后将磁盘或光盘连同用户手册、操作手册立即归档。
b)外单位提供、赠送的各种软件或技术信息磁盘、光盘,在收到后连同有关使用说明立即归档。
c)公司自行开发、编制的各种软件应连同原程序、使用说明(或用户手册)一起在完工后立即归档。
d)工程设计中记录设计信息的磁盘,在设计完工时由专业负责人连同成品一起归档,重要信息可委托档案室刻录到光盘存贮。
e)国外公司(机构)转让的电子版技术资料由档案室负责光盘存储。
f)各种录音、录像、照片、底片在形成后及时归档。
g)归档时归档人员必须与档案人员办好交接手续,对声像档案必须在实物封套上标明记录时间、地点、人物、制作人、内容简介等内容;对磁盘、光盘应附软件中文的名称及内容目录。
5.1.2.4实物档案归档要求
a)办理、领取、接收实物的部门及人员,在收到实物档案后应立即向档案室办理移交手续,档案管理人员对实物清点后入库保管。
b)对于一些无特别保存价值,体积庞大的纪念品可留在接收部门陈列。
5.1.3档案的更改与补充
5.1.3.1科技档案的更改与补充
a)科技档案的更改与补充需履行审批手续,项目负责人凭项目部有关领导批准签字齐全的“技术档案(底图)修改申请(补充作废)通知单”到档案室办理手续。
b)设计人员对底图的修改尽量利用原底图,修改的内容必须与修改申请通知单相一致,不得超出批准的范围。
c)因设计变更需要重新出图时,修改申请通知单要注明原图作废,新图的图号不变,只在“版次”上注明第几版,以资区别,并在图纸目录备注栏内注明修改日期。
d)因修改而增加的图纸,其图号从这套图的最后一张图的顺序递增,该套图纸目录必须出修改版,将新增加的图纸内容包括进去,同时将原目录撤除。
e)底图已入库尚未晒发或已晒但能如数收回,无论是部份修改还是新增加修改图,可以不注修改标记,图号、版次不变。
f)修改图纸加注修改版次后,其图纸目录内也必需加注相应修改标记,使二者相符,同时图纸目录本身也应是相应的修改版次。
g)底图每修订一次,修订人、校核人、审核人、应在修订栏中逐项签署完整,“修改日期”由修订人填写以便查核。
签署不完整者不得入库。
h)修改底图归档复制后,档案管理人员应凭修改申请通知单立即更换出所保管的蓝图。
对修改量不大的底图,修改人凭修改申请通知单可对档案室保管的蓝图进行完全相同的修改。
项目负责人应向正在使用该图的单位发出修改通知,声明原图作废,并附上修改后的蓝图。
i)根据修改人在修改申请通知单上的注明,作废的底图和蓝图一律收回,经登记后统一销毁,不得留在修改人手中。
5.1.3.2实物档案的更新及处理
a)对营业执照、资质证书,有效期满并取得新的执照或证书时,应将失效文本抽出封存,另放备查。
b)结合保存条件,对于一些已失去保存价值的纪念品,经总经理工作部签定批准,可以进行处理,从档案目录中注销,并做好相应记录。
5.2档案的利用
5.2.1文书档案的利用
a)借阅文书档案需要有关部门负责人签署借阅申请,且只能在规定的范围内借阅。
b)档案管理人员应积极为借阅者提供所需档案,但有权拒绝提供借阅范围以外的档案材料。
5.2.2科技档案的利用
a)本公司员工凭个人档案资料借阅证借阅科技档案资料。
新员工凭人力资源部的工作联系单,到档案室登记注册,办理档案资料借阅证后才可借阅。
b)从档案室借出档案、资料,应按档案资料目录及编号当面点清。
借出的档案资料,要精心保管,不得在档案上乱写、乱画,不得拆散、撕页和丢失。
档案资料借出后不得转借他人,如转借需到档案室办理转借手续。
借阅者归还档案前,应按档案资料整编号顺序装袋,归还档案室。
c)档案资料借阅一次不能超过五卷,累计卷数不能超过十卷,超过十卷的利用者,如要借阅时,必须把原借出的档案归还后,方可再借。
d)档案资料借阅期限一般为一个月,借阅者应按期归还,如确因工作需要继续使用时,应办理续借手续。
e)底图一律不得查阅。
5.2.3会计档案的利用
会计档案一般不得借出,只能在档案室内查阅。
财务部门查阅属本人业务范围内的档案,可直接向档案室借阅,其余部门必须经财务处领导签发的工作联系单方可向档案室借阅。
5.2.4人事档案的利用
人事档案一般不得外借。
若确因工作需要借出档案室,必须经人力资源部及公司分管领导批准。
查阅人事档案需经人力资源部批准,查档案人员必须严格遵守保密规定。
5.2.5声像、电子档案的利用与借阅
a)正版基础软件、应用软件一般不借给个人使用,当工作需要安装这类软件,由专管人员借出并进行安装。
b)载有公司档案信息的磁盘、光盘只允许专管人员借用,其他部门及个人一律不得外借。
c)各部门欲借用声、像档案,必须由所属部门负责人签批方可借用。
借取及归还时,双方都应共同清点,以防错乱。
d)借用档案必须注意保管,不得转借。
如有损坏、丢失,借用部门设法修补、复制,否则应予赔偿。
e)借出、归还均应作好记录,包括借用人、保管人等。
5.2.6实物档案的利用
a)公司实物档案一律不对个人借出,公司各部门因经营、生产等工作需要借用时,需经公司主管领导签批后方可借用,使用完毕应及时归还。
b)在借用实物档案时,档案保管人员要做好借用登记记录,并请借用经办人检查无损后签字。
c)在归还实物档案时,档案保管人员应按登记记录检查实物完整、完好性,确认无误后注销借用登记。
d)实物档案在借出期间丢失或损坏,经办人应向签批部门和主管领导报告,档案室将按主管领导意见处理。
5.2.7密级档案的利用
借阅绝、机密的档案资料时,须由本人填写“密级资料借阅申请单”,所在部门负责人签字,公司主管领导批准。
绝密档案资料只能在借阅室查阅,不准借出。
机密档案资料如情况特殊需要借出,限一周归还。
秘密档案资料由本人所在部室负责人签字批准方可借阅,时间不得超过一周。
5.3档案的保存与保护
5.3.1各类档案载体要按其材料性质及用途分别装入具有保护功效的资料袋、盒、夹等内形成保管单位,防止破损,便于保存。
5.3.2各类档案应按类别整齐有序地排列保存于密集架、资料柜内。
磁盘、光盘等电子档案应置放在专门的防磁柜内,密级档案资料应专人专柜保存。
5.3.3档案库房要注意防盗、防火、防光、防尘、防潮、防污染、防有害生物,注意调节适宜的温湿度。
为保证安全,非管理人员不准进入库房。
5.3.4库房管理人员要经常检查各类档案载体字迹变化、发霉、生虫、破损等情况,及时修复破损、变质档案。
对声像电子档案应定期重绕或复录。
5.4档案的鉴定与销毁
5.4.1公司档案鉴定工作由公司领导、部门负责人、专业设计人员和档案管理人员组成鉴定小组,按规定负责鉴定。
对经鉴定为失效档案的资料由档案室负责销毁工作。
5.4.2档案鉴定小组,定期对档案进行鉴定。
5.4.3公司档案保管期限分为永久、长期、短期三种,随着发展的需求,保管期限的调整,由鉴定小组决定。
5.4.4公司档案密级的划分、调整及解密,由档案形成单位提出,公司保密领导小组确定或由公司保密领导小组组织进行。
5.5档案的统计与编研
5.5.1档案室应对档案管理基本情况、档案数量、档案利用及其效果进行系统的统计。
5.5.2档案室应注重档案材料的二次加工工作,积极组织开展汇编专题资料或编制产品、科研成果、工程总结、文摘和数据手册、用户反应等编研工作,开发档案资料信息资源,为公司经营、设计、管理服务。
5.6奖励与处罚
5.6.1凡在档案的收集、整理、保护和提供利用等方面做出显著成绩的部门和个人将给予奖励。
5.6.2凡有下列行为之一的,根据情节轻重,公司给予批评、行政处分;造成损失的,责令赔偿损失;构成犯罪的,依法追究刑事责任。
a)损毁、丢失公司档案的;
b)擅自提供、抄录、公布销毁公司档案的;
c)涂改、伪造公司档案的;
d)私自出卖、倒卖公司档案的;
e)不按规定归档或者不按期归档的;
f)档案工作人员玩忽职守造成公司档案损失的。
6相关文件
《中华人民共和国档案法》
《中华人民共和国保守国家秘密法》
《科学技术档案工作条例》
7记录
密级档案资料借阅申请单
表格编号:
记录编号:
申请人
部室
借阅期限
自年月日起至年月日止
档案号
档案资料
名称
密级
绝密□机密□秘密□
部室
领导批准
公司分管领导批准
资料保管员
签署
说明:
1.公司密级档案资料由借阅人所在部门领导批准即可借阅;
2.绝密和机密档案资料尚需由公司分管领导签批。
附录A:
公司档案归档范围及保管期限
1.公司档案保管期限的划分
1.1短期:
保管期限在十五年以下(含十五年)。
1.2长期:
保管期限在十六年至五十年左右。
1.3永久:
保管期限大于长期保管期限的年份。
2公司档案的归档范围及保管期限
公司档案的归档范围及保管期限
类别
归档范围
保管期限
2.1董事会档案党委工作档案行政管理档案经营管理档案
2.1.1董事会文件
a.股东名册、股东大会会议记录
b.营业报告、资产及负债文件等
c.董事会议记录等
永久
永久
永久
2.1.2党委文件
a.上级组织对公司的重要发文及指示
b.党委上报下发的各类文件
d.党委工作记录、年度计划、总结统计报表
永久、长期
长期、短期
长期、短期
2.1.3行政文件
a.总经理办公会议记录及总经理办公会议形成的文件
b.公司领导的重要讲话材料
c.总经理的命令、嘉奖令
d.外事工作的文件
e.公司年度工作结计划、总结、制度、请示报告、上级批复
f.盖有公司印章的生产计划、经营、设备、采购、财会等统计报表
g.本公司与外单位的协议,合同等文件
h.各职能部门以公司发文编号上报下发的文件材料
永久、长期
永久、长期
长期、短期
长期、短期
长期、短期
长期、短期
长期、短期
长期、短期
2.1.4工会文件
a.上级工会的重要发文
b.工会向上级有关部门的请示、汇报及上级的批复
c.工会工作计划、总结、报告、决定材料
d.开展各类竞赛活动的安排、总结材料
长期、
长期、短期
长期、短期
长期、短期
2.1.5企业管理
a.公司中长期发展规划
b.公司方针目标展开及目标完成情况年度报表
c.历年统计资料汇编、公司企业管理形成的其他资料
长期
长期
长期
2.1.7产品销售
a.销售统计年报报表
b.经济合同、协议书、意向书(指合同执行完成后)等
c.投标、招标、议标(国内贸易)的商务文件
d.产品注册商标
e.经济合同执行情况(合同完成后)
f.合同台帐
永久、长期、短期
类别
归档范围
保管期限
2.1董事会档案党群工作档案行政管理档案经营管理档案
2.1.8车辆管理
a.公司车辆资料
b.车辆交通事故处理材料
长期
短期
2.1.9房产
a.员工宿舍分布资料
b.房屋租赁合同
c.房屋产权证
长期
短期
永久
2.1.10质量管理
a.质量管理升级评审、取证、检查的文件、报告、总结、申报材料
b.产品创优申报材料、批复等
长期
长期
2.1.11劳动管理
a.劳动定员、定编
b.劳动保护
短期
短期
2.1.12设备管理
设备订货合同、开箱资料
短期
2.1.13安全管理
a.事故调查处理材料
b.安全工作计划及总结、年度报表
长期
短期
2.1.14标准化管理
a.各种标准:
基础标准、公司标准、专用标准
b.标准化管理的重要材料
长期
短期
2.1.15档案管理
a.公司档案、资料统计报表
b.档案鉴定申请、鉴定报告、档案鉴定清册、档案销毁审批表、及销毁清册
c.公司档案编研材料
长期
长期
短期
2.1.16基本建设管理房屋产权证、土地使用证等
永久
2.1.17其他有价值的文件材料
永久、长期、短期
2.2工程档案
2.2.1工程设计
a.可行性研究(方案设计)
b.技术协议或咨询单、供货范围等材料
c.方案审查会议纪要、和有关设计的来往电函等材料
d.初步设计、技术设计
e.外来图的技术文件
f.更改许可书
g.引进工程及技术
长期
类别
归档范围
保管期限
2.2工程档案
h.设备设计
i.工程承包管理及制造厂商资料
长期
2.3科研档案
2.3.1应用技术研究
2.3.1.1科研准备阶段
a.可行性研究报告
b.课题执行计划
c.技术委托书、合同书
2.3.1.2研究试验阶段
a.试验研究大纲及实施计划
b.试验装置图纸、文件、计算机辅助设计、文件材料、程序
c.试验记录
d.试验研究报告综合文件材料
e.专题分析报告、阶段性研究报告
f.重要来往技术电函
2.3.1.3总结验收阶段
a.研究成果总结
b.技术鉴定材料
c.论文、著作
2.3.1.4成果申报奖励阶段
a.科研成果报告表
b.成果奖励申报材料
c.获奖凭证材料(如专利证书、专利技术等)
2.3.1.5推广应用阶段
a.推广应用方案
b.用户意见书
c.推广应用总结.
视课题重要程度而定保管期限和密级
2.4基建档案
4.1基建及设计阶段
a.可行性研究报告、
b.申请基建报告
c.工程项目审批文件
d.设计委托书或合同
e.有关建设的来往文件、电函
f.工程地质报告、水文地质报告
g.消防文件、环卫文件
h.征购土地批准文件
i.施工方案设计及建设文件
j.地形图
k.平面布置图、综合管线安装图
永久
类别
归档范围
保管期限
2.4基建档案
2.4.2施工和竣工阶段
a.开工报告及建设许可证
b.工程材料、半成品、予制件检验记录
c.设计修改通知单、施工联系单、材料单
d.工程验收记录
e.设施调试、验收、检测证明
f.工程质量评定书
g.设备安装基础图
h.施工、安装单位承包合同及有关协议
i.土建、水、电、气竣工图
j.竣工验收报告、验收证明书
k.人防工程系统图、施工图、竣工材料等
永久
2.5装备档案
2.5.1设备
a.设备随机文件
b.设备安装文件材料
2.5.1仪器仪表
a.使用说明书;仪器随机文件
b.安装调试记录
长期
2.6会计档案
2.6.1会计凭证
a.原始凭证
b.记帐凭证
c.汇总凭证
2.6.2会计帐薄
a.日计帐
b.明细帐
c.总帐
d.固定资产帐
e.外事帐
2.6.3会计报表
a.月、季度会计报表
b.年度会计决算报表
2.6.4其他
a.会计移交清册
b.会计档案保管清册
c.会计档案鉴定、销毁清册
十五年
十五年
十五年
二十五年
十五年
十五年
报废后保存五年
永久
五年
永久
十五年
二十五年
二十五年
2.7人事档案
员工材料、能反映员工能、勤、绩等有价值的文件材料以及其他有关人事的材料
永久
类别
归档范围
保管期限
2.8声像档案电子档案
在公司生产、经营管理和技术进步活动中形成的有保存价值的录音、录像、照片及底片、磁盘、光盘等声像材料
永久
2.9实物档案
在公司生产、经营管理和技术进步活动中形成的有保存价值的证书、奖状、奖旗、奖章、奖杯、赠品、题词等
永久、长期、短期
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