基层文秘人员必备的素质和能力.docx
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基层文秘人员必备的素质和能力
基层文秘人员必备的素质和能力
当前,基层文秘人员的担子越来越重、压力愈来愈大,不仅承担着大量的综合调研、信息反馈的任务,而且承受着领导的严要求、上级的高标准的重负。
面对这些重任,作为基层文秘人员只有加强学习,不断提高自身素质,才能适应领导的要求,完成工作的使命。
笔者通过多年从事基层文秘工作的实践,认为要想做好文秘工作,基层文秘人员必须具备以下素质和能力。
一、基层文秘人员必备的素质
(一)具有较高的政治素质
1、要坚定政治信仰。
基层文人员必须具有坚定的政治信仰,真正做到两个“忠诚”。
一是忠诚于党的事业。
无论国际形势多么风云变幻,都要始终坚持共产主义的远大理想,在思想上和行动上与党中央保持高度一致,自觉维护党的权威。
要有严明的政治纪律,一切行动听指挥,积极宣传党的路线、方针、政策,坚决执行国家的税收法律法规,不折不扣地完成领导交给的各项任务。
二是忠诚于服务对象。
要有强烈的服从意识和服务意识,全身心地投入到自己服务对象的工作中去。
基层文秘人员最直接的是为领导服务,领导满意是衡量自己工作的重要尺度。
对领导的指示应当忠实执行,对领导的意图应当准确把握。
要把对上级负责与对同级负责有机结合起来,把为领导服务与为群众服务有机结合起来,全心全意为宣传和推介部门形象摇旗呐喊,脚踏实地为群众说实情办实事。
2、要掌握政策理论。
基层文秘人员主要是为领导起草讲话和报告,反映党的路线、方针、政策以及重大决策的贯彻落实情况,提出解决问题的方法与建议。
这就要求基层文秘人员熟悉党的路线、方针、政策和国家的税收法律法规,运用正确的立场、观点、方法去分析问题、处理问题,及时、准确地做好信息反馈工作。
譬如前不久中央召开的党的十六届六中全会,对如何构建和谐社会提出了一系列具体的要求,作为基层文秘人员就要深刻领会这些精神实质,才能写出一些符合中央要求、反映基层构建和谐氛围的文章来。
另外,基层文秘人员还要对国家最近颁布的一些税收法规政策以及总局、省局和市局新近下发的各类文件都要学深吃透,只有自己学懂弄通,才能了解上级精神,掌握真实情况,提出有价值参谋意见,为领导决策服好务。
3、要改进工作作风。
基层文秘人员必须求真务实,决不能满足于打电话、阅文件、看简报,必须坚持实事求是的工作作风,深入实际,调查研究,掌握真实情况,听取群众呼声。
要讲真话,报实情,有喜报喜,有忧报忧,不弄虚作假,不以偏概全。
只有这样,才能保证信息材料的真实性、准确性,更好地为领导决策提供科学依据。
(二)具有较强的业务素质
1、要具备信息基本理论知识。
从事基层文秘工作,一定要掌握基本的信息理论知识,并自觉运用这些理论知识指导实际工作。
首先,要掌握公文写作的基本知识。
机关公文是机关实施领导、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书,是传达贯彻党和国家的路线、方针、政策,发布行政规章,施行行政措施,请示和答复问题,指导、布置和商洽工作,报告和交流情况的重要工具。
公文写作和校核,是基层文秘人员的基本功,每一名基层文秘人员都应当会写作,会办文,会核文。
在公文写作、核文中应注意把握以下五点:
一是公文的条款要符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规。
二是公文要准确地反映领导的意图和实际情况。
三是注意增强公文的可行性,切忌闭门造车,照抄照转。
四是公文不能文不对题,烦琐冗长,要力求语言通顺,符合逻辑。
五是公文模式要规范,行文要流畅,切忌主观臆造。
总之,随着形势的发展和信息化建设的加快,对机关公文的撰写、校核、审签和印发提出了更高的要求,基层文秘人员应当在工作中认真学习,不断探索,勤学苦练,成为机关公文写作的行家里手。
其次,要掌握信息的基础知识。
信息知识是指信息的理论、常识和方法。
掌握信息知识,就是要熟悉信息基本常识,熟悉各种信息源以及信息检索工具、检索方法等知识。
它包括:
(1)信息文化知识。
即具有基本的科学文化常识,对信息概念能正确地理解和应用,对信息技术的发展和变化有一定的了解,对信息文化的影响与走向有所把握,特别是对信息网络文化要正确理解。
(2)信息网络技术常识。
信息网络技术常识主要包括信息网络技术的基本名词术语、技术功能、特点以及构成、应用等。
比如,信息系统数字化的基本原理,信息系统软硬件的内容,各自的功能特点等。
(3)政策法规知识。
由于信息网络技术的广泛应用而产生的一些法律问题,也应引起重视。
比如使用计算机网络要遵循国家出台的法律条文;使用各种数据与信息,要合乎国家的有关法规,尤其应严格遵守保密法规,防止泄密问题的发生。
(4)税收信息知识。
税务机关的特殊地位和职能,要求工作中强调客观、真实和准确。
如果在信息工作中出现虚构夸大或只报喜不报忧,就会造成难以估量的损失。
因此,从事基层文秘工作只有坚持实事求是的原则,有一说一,有二说二,才能更好地为上级机关和各级领导提供信息服务。
2、要具备渊博的科学文化知识。
今天的社会,已进入知识经济时代,基层文秘人员对知识经济的到来,或多或少地存在不知所措的情况。
有的毫无准备,漫不经心;有的知识老化,被层出不穷的新知识、新学科、新信息所困惑。
还有的在办公室工作多年,不仅对现代化办公手段无从下手,甚至连国民生产总值(GNP)、国内生产总值(GDP)这些简单概念也说不清、道不明,对一些经济常识也一知半解。
有的基层文秘人员从事文字工作多年,起草一个通知漏洞百出,撰写领导讲话稿总离不开“参照物”,常常老套路。
21世纪是知识爆炸的时代,是应用高科技、呼唤高素质人才的时代,对基层文秘人员来说,当前最要紧的是扎实练好以下基本功:
一要掌握微机操作。
知识经济的内核是软件,以国际互联网为骨干的微机网络已覆盖全球。
不懂微机,就等于是知识经济时代的“睁眼瞎”。
现在,不少地方建立了微机网络,基层文秘人员学习微机的热情高涨,或拜师学艺,或参加培训,或自学自练,有不少文秘人员能运用微机辅助办公,有的还能直接上机写作,这是可喜的一面。
但总体看,微机利用率不高。
作为为领导服务的基层文秘人员,更有必要把这21世纪的“看家本领”学好。
二要学好经济常识。
辅佐领导决策当参谋,离不开必要的经济常识。
现在推行资本重组,就牵涉到很多知识,资本的本质属性,资本的表现形态,资本的组合方式,它与现代企业制度的关系,与证券市场、产权市场的关系等;还有税收经济常识,如宏观税负、微观税负、税收弹性指标、税收预警值等。
如果对这些东西不学习,不理解,就不能当好领导的参谋助手。
目前,经济常识的缺乏,成为一些基层文秘人员的短项。
木桶理论告诉我们,一个木桶盛水的多少,不是由最长的那一块决定的,而是取决于最短的那一块。
因此,基层文秘员应下决心“补短块”,把学习经济常识这一课补好,不论任务再重,事务再多,都要挤时间学习,要有“追科学”的勇气,要有“锲而不舍”的恒心。
三要更新知识结构。
基层文秘队伍中的学历和水平比较高,但这个“高”是一时一地的高。
当今是知识爆炸的时代,知识不是呈算术级数增长,也不是呈几何级数、指数级数增长,而是像原子裂变般地爆炸式增长。
据统计,近10年人类知识总量超过以往2000年的总和,并以每10年翻一番的速度不断增长。
与知识爆炸相伴的是知识老化速度日益加快,据有关资料统计,即使是刚入学的大学生,入学时学的是最新的知识,到4年后毕业时,已有90%所学的知识显得陈旧了。
这说明,对于为领导服务的基层文秘人员来说,更新知识显得比什么都迫切。
当务之急要学好税收理论知识,学会间接管理税收经济的科学方法,补上市场经济条件下强化信息工作的重要一课。
否则,总有一日将会江郎才尽,就被淘汰出局。
3、要具备一定的文字写作能力。
作为基层文秘人员的一项重要任务就是妙手著文章。
总体看,各地基层文秘人员的文字写作水平比较高,但与飞速发展的新形势对文字工作的要求相距较远。
有的人起草文稿内容老、形式呆;有的人只会“照抄照转”,文稿无特色;还有表述方式呆板,缺乏新意。
因此,基层文秘人员要以“快、准、新”为目标,不断提高写作水平。
所谓“快”,是指文思敏捷,反应快、构思快、成文快;“准”,是指准确把握领导意图和思想;“新”,是指文字工作的推陈出新、不断创新。
要达到这个标准,首先要多读书、读好书,具备扎实的理论功底、文字修养和软件应用、开发能力。
其次要与领导保持一种默契,力求吃透领导意图,并在文字上表达得淋漓尽致。
再次要做到扬长避短,对所服务的领导者的知识结构有所了解,缺什么补什么,尽力适应领导决策的需要,提供针对性强的服务。
总之,从事文字工作是一份十分辛苦的差事。
对于“爬格子”这件事,一定要做到千种情结,万般眷恋,兴趣盎然。
应把“爬格子”当作一种乐趣,一种情怀,一种寄托,一种希望。
弄笔杆子的确很苦,但也富有挑战性,当好一个合格的基层文秘人员要涉猎很多理论和诸多知识,要时常挑灯伏案,勤学苦练。
只有这样,才能提高文字表达能力,出手的文章才能做到文通句顺,内容准确,观点鲜明,语言生动。
(三)具有良好的品德修养
基层文秘人员加强品德修养,概括地讲就是“朴实、谦虚、奉献”。
1、朴实,就是作风要朴实、工作要踏实、办事要务实,待人要诚实。
所谓作风朴实,就是向领导反映情况、提供信息要求真务实,有喜报喜,有忧报忧,如实反映群众的呼声。
汇报工作要客观真实,报实情,讲真话,讲成绩不任意拔高,不弄虚作假;讲问题不捕风捉影,不以偏概全。
起草报告文稿不讲大话空话,不做表面文章。
所谓工作踏实,就是不管做什么工作,都要事必躬亲,当不得“发号施令”的将军,做不得“只动口不动手”的君子。
对每一项工作,都要踏踏实实地干好,不能马虎了事。
所谓办事务实,无论是领导交办的事,还是同级要求办理的事,都要一丝不苟地办好。
能办的事积极办,难办的事创造条件办,做到件件有着落,事事有回音。
要按照优质高效、严谨有序的原则,努力办出水平,办出质量,使领导满意,让群众放心。
所谓待人诚实,就是要平等待人,宽厚容人,平易近人,诚实为人。
在与人相处中,实话实说,以诚相见。
对领导和群众一个样,对上级和同级一个样。
要尊重领导,领导的思想比文秘人员深刻,掌握情况比文秘人员全面,工作经验比文秘人员丰富,文秘人员不能受到赞扬就沾沾自喜,忘乎所以。
要尊重群众,接待来访群众或者接洽公务,不能以“钦差大臣”自居,盛气凌人,颐指气使,要以礼相待,平易近人,自觉维护部门的形象。
2、谦虚,就是谦虚谨慎,胸怀坦荡。
要谦虚谨慎。
基层文秘队伍是高学历、高知识的群体,但不能恃才傲物,要虚心向别人学习。
有才华而又谦虚,才为世人所景仰、所称道。
有才华应当在为领导服务和决策中发挥出来,而不能故意卖弄,哗众取宠。
纵使有学富五车、才高八斗,也来不得半点骄傲。
中国历史上的恃才自傲、狂放不羁的人不少,但都无所作为,应引以为戒。
要胸怀坦荡。
坦荡就是要有宽广的胸怀,有乐观向上的心境。
基层文秘人员非得胸怀宽阔不可。
首先,要有归功于人的度量。
如果代领导出面办了一件值得称赞的事情,帮领导起草了一个颇受欢迎的讲话稿,但不能贪领导之功,掠领导之美。
其次,要有代人受过的勇气,领导交办的一件事,可能因故而没有办好,就会受到领导的批评,要受得起委屈。
俗话说“宰相肚里好撑船”,文秘人员虽然不是“宰相”,但须有宰相之量,要真正领悟“海纳百川,不容乃大”意蕴。
3、奉献,就是乐于吃苦,勤于服务,不计名利。
一要乐于吃苦。
从事基层文秘工作要甘于吃两种苦,即辛苦和清苦。
辛苦,就是要受得劳累,耐得烦躁。
众所周知,基层文秘人员一天到晚找资料、做记录,伏案写作,起草各种材料;一天到晚上传下达,落实领导交办的各种事项。
不论工作日还是节假日,无论白天还是晚上,有事随喊随到,随交随办,随要随有,加班加点是家常便饭。
有的同志讲,从事文秘工作,加班是正常的,不加班才是不正常的。
不是因为文秘人员的工作效率低要加班,而是因为文秘人员的工作要围着领导工作转,不是自己想休息就可以休息得了的。
文秘工作无小事,出不得一点差错或纰漏,必须全身心地投入,每天头脑里那根弦都绷得很紧,如履薄冰,如临深渊,十分费力,十分劳神,的确非常辛苦。
清苦,就是要受得寂寞,耐得清贫。
基层文秘人员都是做的幕后工作,局外人并不知情,很多时候是深居简出,寂寞难耐。
与其他部门的同志比,外出开会参观的机会比较少,福利待遇也明显偏低。
有的人认为文秘人员有稿费,可以名利双赢。
实际上,文秘人员写的文稿,大多署的不是自己的名,且费心伤神写出来的文稿,并不每篇都发表,发表的只有极少数,况且稿费也不多。
因此,基层文秘人员不但要耐得辛苦,还要耐得清苦。
二要甘于吃亏。
基层文秘人员的思想修养和知识水平一般都比较高,成长进步快的同志还走上了领导岗位,但多数同志的发展并不快。
有的同志感到付出的多,提拔得慢,吃了亏。
人往高处走,这可以理解。
有的同志信奉“不想当将军的士兵不是好士兵”的名言,认为既然能够做一棵参天大树,干吗还要做株无名的小草。
有的同志看到同事几年升副科,几年又升正科,而自己几年十几年还在原地踏步,甚至一辈子都无升迁的机会,感到很委屈。
因此,作为基层文秘人员一定要谈泊名利,甘于吃亏。
二、文秘人员必备的能力
文秘工作要卓有成效,关键在于文秘人员必须努力提高自己的能力,充分发挥自己的能力。
具体讲要注重提高以下6种能力。
1、敏锐的观察能力。
首先,要有强烈的政治敏锐性和鉴别力。
文秘人员要加强政治理论学习和自身修养,认真学习邓小平理论和江总书记“三个代表”重要思想,用正确的立场、观点和方法去观察问题、分析问题和处理问题。
其次,要善于透过现象抓本质。
即由表及里抓核心,去伪存真抓实质,分析论证抓主流,有的放矢地提出适应新情况、解决新问题的办法,为领导决策提供依据。
再次,要超脱事务抓大事。
必须围绕以经济建设为中心来研究和解决问题,紧紧围绕税收工作中心来开展信息调研。
只有这样,文秘人员才能为领导当好参谋助手。
2、辩证的思维能力。
思维能力是理解力、分析力、比较力、概括力、推动力、论证力和判断力等组成的综合能力。
基层文秘人员要认真学习唯物辩证法,敢思、爱思、多思。
“敢思”就是要敢于独立思考,敢于异想天开,敢于想别人不敢想的,只有敢于思考,才能打破常规,打破固有的思维定势,从而产生新思想、新思路、新点子。
“爱思”就是把思考当成一种乐趣。
“多思”就是多想,多想出智慧。
多思是通向智慧的方便之门。
多思包括正反思维、逆反思维和换位思维等,善于从不同角度、不同立场去看待问题、分析问题,得出不同的看法和见解。
只有这样,文秘人员的思维才会宽阔,思路才会清晰,才能产生高见和妙计。
3、高效的综合能力。
文秘人员要综合来自上下左右、方方面面的信息,为领导决策提供依据。
这就要求文秘人员要时时处处留心,收集和积累素材,坚持“四勤”、“四多”,练好“四功”。
一是眼勤,坚持多看,练好“政策功”。
即要认真学习邓小平理论和江总书记“三个代表”重要思想,学习党的路线、方针、政策,做到政策清,方向明。
二是脑勤,坚持多思考,练好“综合分析功”。
即要善于动脑,善于分析,善于从整体上、全局上把握事物的本质,为领导决策提供全面的、准确的、本质的情况。
三是腿勤,坚持多跑,练好“调查研究功”。
即要经常深入实际,深入基层,调查研究,掌握下情,反馈信息。
四是手勤,坚持多写,练好“文字表达功”。
即要勤于动笔,多写一些文章,不断提高写作水平。
4、深入的调研能力。
基层文秘人员要给领导当好参谋助手,就必须首先练好调查研究功。
首先,要当好“事前诸葛亮”,做好决策前调研,为领导决策提供科学的依据和预案。
其次,要协调各方关系,做好决策过程中的调研。
一项正确的决策,需要统一方方面面的认识,特别是领导层的认识,也需要研究与此配套的具体措施,这都要求文秘人员加强调查研究,做好决策过程中的组织协调,促使领导层尽快做出符合实际的决策。
再次,要抓好落实,做好决策后的调研。
正确的决策来源于正确的决策研究,而决策的实施同样需要决策的调研,决策后的调研,可以检验决策的正确与否,发现决策实施中存在的困难和问题,从而进一步完善决策,促使决策更好地贯彻实施。
5、准确的表达能力。
从事文秘工作的人员,必须在提高表达能力上下功夫。
第一,要有准确的文字表达能力。
从事文秘工作的人员,文字表达能力则是其“看家本领”。
第二,要有准确的语言表达能力。
文秘人员长期习惯用文字表达,很少在人面前讲话,一旦讲话,常常面红耳赤,一些想好的话表达不出来,或者表达不准确。
这就要求文秘人员不仅要有较强的文字表达能力,而且要善于口头表达,抓住机会多讲,练好演讲功,真正做到能说会道。
第三,要提高说服能力。
说服能“一言兴邦”,能“一言却敌”,能“一言成大业”。
文秘人员的说服能力并不是指苏秦式的“三寸不烂之舌”的当面说服,而是用李斯式的生花妙笔的说服,运用电脑网络、多媒体信息系统等进行说服。
6、干练的组织能力。
文秘工作要多出成果,组织才能的锻炼和提高是少不了的。
一方面,文秘人员有机会出面筹备和组织一些大型会议、大的调研活动。
另一方面,文秘人员有机会代表领导出面协调关系、处理矛盾、解决问题,这都要求文秘人员要有娴熟的组织才能和领导能力。
因此,基层文秘人员要适应形势,加强学习,学习理论,学习政策,学习组织工作的基本规律,学习协调的基本技巧,同时要大胆实践,干中学,学中干,干中完善,干中提高,真正使自己逐步成长为一专多能、独当一面的复合型人才。
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