会计档案管理30完整版.docx
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会计档案管理30完整版.docx
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会计档案管理30完整版
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XXXXXXXXXXXXXXXXX有限公司
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXDEVELOPMNETCO.,LTD
编号:
会计档案管理
编制
审核
批准
9月11日
1.范围
为了加强公司会计档案管理,规范会计档案的立卷、归档、保管、查阅、复制、销毁以及特殊情况下的管理程序,保障会计档案的安全、保密、完整,根据国家财政部制定的《会计档案管理办法》之规定,结合公司具体情况,制定本制度。
本制度适用于电算化会计档案及手工会计档案的各项管理。
2.术语
2.1会计档案
是指会计凭证,会计账簿和财务报告等会计核算专业材料,是记录和反映公司经济业务的重要历史资料和证据。
具体包括:
(1)会计凭证类:
原始凭证,记账凭证、汇总凭证,其他会计凭证。
(2)会计账簿类:
总账,明细账,日记账,固定资产卡片,辅助账簿,其他会计账簿。
(3)财务报告类:
月度、季度、年度财务报告,包括会计报表、附表、附注及文字说明,其他财务报告。
(4)其他类:
银行存款余额调节表,银行对账单,其他应当保存的会计核算专业资料。
2.2电算化会计档案
是指存储在计算机中的会计数据(以磁性介质或光盘存储的会计数据)和计算机打印出来的书面形式的会计数据。
3.职责
会计档案管理员
(1)负责会计凭证的装订。
(2)负责会计档案的归档、管理。
4.控制要求
4.1会计档案的管理:
4.1.1会计档案的整理、立卷、归档:
(1)在公司经营过程中发生的各种记载经济业务内容的资料,经过财务部会计人员的业务处理后,形成各种会计档案。
会计人员应于次月的二十日前,将上月各种会计档案交会计档案管理员处。
由会计档案管理员对交来的会计档案进行整理、清点、加具封面、装订成册。
(2)会计年度终了,对会计资料按“三统一”的办法整理立卷并归档,并分门别类按案卷顺序编号,编制会计档案保管清册。
“三统一”办法,即:
分类标准统一:
一般财务会计资料分为:
一类账簿、二类凭证、三类报表、四类文字资料及其他。
档案形成统一:
案册封面、档案卡夹、存放柜和存放序列统一。
管理要求统一:
建立财务会计资料档案簿、会计资料档案目录;会计凭证装订成册,报表和文字资料分类立卷,其他零星资料按年度排序汇编装订成册。
4.1.2会计档案装订
4.1.2.1会计凭证的装订:
一般每月装订一次,装订好的凭证按年分月妥善保管归档。
(1)装订前的准备工作:
1分类整理,按顺序排列,检查日数、编号是否齐全;
2按凭证汇总日期归集(如按上、中、下旬汇总归集)确定装订成册的本数;
3摘除凭证内的金属物(如订书针)等,对大的张页或附件要折叠成同记账凭证大小,且避开装订线,以便翻阅时保持数字完整;
4整理检查凭证顺序号及附件是否齐全;
5记账凭证上有关人员的印章是否齐全。
(2)会计凭证装订时的要求:
①装订应用棉线,采用“三针引线法”装订,装订时尽可能缩小所占部位,便于事后查阅;
②凭证外面要加封面,封面纸用尚好的牛皮纸印制,规格略大于凭证纸;
③装订厚度一般为3厘米,方可保证装订牢固,美观大方。
(3)会计凭证装订后的注意事项:
①每本封面上填写好凭证种类、起止号码、凭证份数、会计主管人员和装订人员签章;
②在封面上编好卷号,按编号顺序入柜,并要在显露处标明凭证种类编号,以便于调阅。
4.1.2.2会计账簿的装订
(1)按《会计电算化工作规范》中的要求,对会计资料生成、输出作了如下规定:
①现金日记账和银行日记账要每天登记并打印输出,做到日清月结。
如果每天业务较少,不能满页打印的,可按旬打印输出;
②一般账簿可以根据实际情况和工作需要按季打印,发生业务少的账薄,可满页打印;
③在所有记账凭证数据和明细分类账数据,都存储在计算机内的情况下,总分类账可用“总分类账本期发生额及余额对照表”替代;
4会计电算化系统开发和使用的全套文档资料及软件程序,都应视同会计档案保管,保管期截至该系统停用或有重大更改之后的1-3年。
⑤各种会计账簿年度结账后,除跨年度使用的账簿外,应按时整理、装订、立卷,并归档。
(2)会计账簿的装订基本要求是:
①装订前,首先按账簿启用表的使用页数核对各个账户是否相符,账面数是否齐全,序号排列是否连续,然后按会计账簿封面、账簿启用表、账户目录、该账簿按页数顺序排列的账页、会计账簿装订封底的顺序装订;
2账簿应按同类业务、同类账页装订在一起;
③装订后的其他要求:
1)会计账簿应牢固、平整,不得有折角,缺角,错页、掉页、加空白纸的现象;
2)会计账簿的封口要严密,在封口处加盖有关印章;封面应齐全、平整,并注明所属年度及账簿名称、编号,编号为一年一编,编号顺序为总账、现金日记账、银行存款日记账、分户明细账;
3)会计账簿按保管期限分别编制卷号,如现金日记账全年按顺序编制卷号,总账、各类明细账、辅助账等全年按顺序编制卷号;
4)在账本的封面上填写好账目的种类,编好卷号,会计主管人员和装订人(经办人)签章。
4.1.2.3会计报表的装订
会计报表编制完成及时报送后,留存的报表按月装订成册,并归档,谨防丢失。
(1)会计报表装订前,要按编报目录核对是否齐全,整理报表页数,上边和左边对齐压平,防止折角,如有损坏部位应修补后,完整无缺地装订;
(2)会计报表的装订顺序为会计报表封面、会计报表编制说明、各种会计报表按会计报表的编号顺序排列、会计报表的封底;
(3)按保管期限编制卷号。
4.1.2会计档案的保管:
根据《会计档案管理办法》第六条规定:
“未设立档案机构的,应当在会计机构内部指定专人保管。
出纳人员不得兼管会计档案。
”由财务部指定会计档案管理员专人管理。
4.1.2.1会计档案的保管期限分为永久、定期两类。
(1)定期保管期限分为:
3年、5年、10年、15年、25年5类。
(2)会计档案的保管期限,从会计年度终了后的第一天算起。
(3)上述会计档案保管期限为最低保管期限,各类会计档案的保管原则上应当按照后列附表所示期限执行。
(4)如公司会计档案中有与附表所列档案名称不相符的,可以比照类似档案的保管期限办理。
4.1.2.2财务部应将电子计算机内的会计档案输出,保存打印出的纸质会计档案。
并将电算化会计档案准备双份,存放在两个以上不同的地点,最好在两个不同的建筑物内。
4.1.2.3会计档案保管的要求:
(1)会计档案室应选择在干燥防水的地方,并远离易燃品堆放,周围应备有适应的灭火器材;
(2)会计档案室内应经常用消毒药剂喷洒,经常保持清洁卫生,铁皮档案柜门应及时关严,以防虫蛀鼠咬;
(3)会计档案室应保持通风透光,并有适当的空间、通道和查阅的地方,以利查阅,防止潮湿;
(4)设置档案目录登记簿、档案借阅登记簿(格式见附录),严防毁坏损失、散失和泄密;
(5)归档的会计档案按年、月依次排列,分单位编写页号、卷号,起止年度和保管期限。
在一册案卷目录内不得出现重复的案卷号。
(6)对于多柜存放的会计档案,应绘制案卷存放示意图,以便对档案管理状况进行全面清查。
(7)会计电算化档案保管要注意防磁、防盗等安全措施。
(8)会计档案管理人员应定期对档案管理状况进行清查,对于清查中出现的问题,应及时向财务部经理汇报,并采取积极有效的措施,保护档案的安全。
4.1.2.4会计档案的借阅与复制:
公司保存的会计档案不得借出。
如有特殊需要,经总会计师及财务部经理批准,可以提供查阅或者复制,并办理登记手续。
(1)会计档案借阅:
①外部借阅会计档案时,应持有单位正式介绍信,经公司总会计师及财务部经理批准后,方可办理借阅手续;
②本公司其他部门人员借阅会计档案时,应经财务部经理批准后,办理借阅手续;财务部会计人员因工作需要,借阅当年会计档案时,档案管理人员应作好登记备查,办理借阅手续;
③借阅人员应认真填写档案借阅登记簿,将借阅人姓名、单位、日期、数量、内容、归期等情况登记清楚;
④借阅会计档案人员不得在案卷中乱画、标记,拆散原卷册,也不得涂改抽换、携带外出或复制原件;
⑤会计档案管理员要按期如数收回借出的会计档案,并办理注销借阅手续。
(2)会计档案的复制:
一般情况下,不得进行会计档案复制,如有特殊情况,须经公司总会计师及财务部经理批准后,方可进行复制;会计档案的复制手续与会计档案借阅规定相同。
4.1.3会计档案的销毁:
4.1.3.1保管期满的会计档案,可以按照以下程序销毁:
(1)由财务部提出销毁意见,编制会计档案销毁清册,列明销毁会计档案的名称、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。
(2)会计档案销毁时报相关领导批准后方可销毁。
(3)销毁会计档案时,应当由办公室和财务部共同派员监销。
(4)监销人在销毁会计档案前,应当按照会计档案销毁清册所列内容,清点核对所要销毁的会计档案;销毁后,应当在会计档案销毁清册上签名盖章,并将监销情况报告总经理。
4.1.3.2例外情况:
(1)保管期满,但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证,不得销毁,应当单独抽出立卷,保管到末了事项完结时为止。
单独抽出立卷的会计档案,应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。
(2)正在项目建设期间的会计档案,其保管期满的会计档案不得销毁。
4.1.4特殊情况下会计档案的保管:
(1)公司因撤销、解散、破产或者其他原因而终止、分立、合并的各种情况,依据《会计档案管理办法》之规定执行,本制度从略。
(2)公司在项目建设期间形成的会计档案,应当在办理竣工决算后由建设单位移交给公司,并按规定办理交接手续。
①单位之间交接会计档案,交接双方应当办理会计档案交接手续;
②移交会计档案的单位,应当编制会计档案移交清册(格式见附录),列明应当移交的会计档案名称、卷号,册数,起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限等内容;
③交接会计档案时,交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接,并由交接双方的单位负责人负责监交。
交接完毕后、交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或者盖章。
5.记录表格
附录A:
档案目录登记簿GL206.09A
附录B:
档案借阅登记簿GL206.09B
附录C:
会计档案销毁登记簿GL206.09C
附录D:
会计档案移交清册GL206.09D
以上记录表格由财务部制发并保存。
更改记录
页次
更改单号
更改标记
更改日期
生效日期
更改人
附件
公司会计档案保管期限表
序号
档案名称
保管期限
备 注
一
会计凭证类
1
原始凭证
15年
2
记账凭证
15年
3
汇总凭证
15年
二
会计账薄类
4
总账
15年
包括日记总账…
5
明细账
15年
6
日记账
15年
现金和银行存款日记账保管25年
7
固定资产卡片
固定资产报废清理后保管5年
8
辅助账簿
15年
三
财务报告类
包括各级主管部门汇总财务报告
9
月、季度财务报告
3年
包括文字分析
10
年度财务报告(决算)
永久
包括文字分析
四
其他类
11
会计移交清册
15年
12
会计档案保管清册
永久
13
会计档案销毁清册
永久
14
银行余额调节表
5年
15
银行对账单
5年
附录A:
GL206.09A
档案目录登记簿
顺序号
类别
案卷题名
起止日期
凭证号数
存放地点
备注
附录B:
GL206.09B
档案借阅登记簿
借阅日期
借阅人姓名
借阅单位
借阅档案数量
借阅档案内容
归还期限
是否复印
批准人
经办人
附录C:
GL206.09C
会计档案销毁登记簿
顺序号
类别
案卷题名
保管期限
已保管期数
销毁份数
公司领导:
分管领导:
财务经理:
监销人:
申请人:
附录D:
GL206.09D
会计档案移交清册
顺序号
类别
案卷题名
起止日期
页数
保管期限
已保管年数
备注
移交单位(公章)移交人(签名)
接收单位(公章)接收人(签名)
监交单位(公章)监交人(签名)
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