投标书制作过程和范例全流程讲解.docx
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投标书制作过程和范例全流程讲解
投标书制作过程
和范例全流程讲解
一、投标书制作的基本要求..................................1
二、商务投标书的主要内容...................................2
三、如何制作漂亮的标书.....................................5
四、标书制作举例...........................................7
五、投标书制作的几个阶段...................................10
六、标书制作全流程范例演示.................................12
一、投标书制作的基本要求:
l、帮助与评标委员沟通。
从这个角度来看,招标书是根据评标委员需求量身定制的文件,其逻辑结构和语言必须清晰易读。
考虑到评标专家通常具有良好的学术经验,其中许多是教授和博士生导师,投标语言应根据投标评估委员会的阅读习惯而定。
2、清晰表达投标书的思路和想法。
如果对整个方案的思路不清晰,是不能写好一个标书的。
在招标之前,有必要弄清楚总体思路以及各个部分之间的关系。
为了使其更清晰地表达,还需要进行必要的头脑风暴和预审。
对于没有结论或困惑的地方,不要指望能够过去。
进行真实分析,甚至专注于重点方向、罗列出可能遇到的问题和解决方案,以及方案过程,这通常会增加通标的机会。
3、对招标书作出反应。
注意投标要求的详细要求。
通常,甲方不会随便写下某些要求。
在这种情况下,一般是甲方非常需要或者有竞争对手说服甲方提出这种需求。
要特别注意违反常规的要求,在标书中必须有回应。
回应的时候不要直接反驳,应该以较机智的态度和清晰的结论来提出建议,意见和结论。
4、对客户需求做出反应。
有很多客户的需求并没有体现在标书文件中,这个时候如果说明内容非常详细且针对性强,那将对评标专家来说很有说服力。
二、商务投标书的主要内容
投标书分为商务部分和技术部分,有些投标要求分为商务标书和技术标书。
1.商务投标书的组成
(1)投标的主体内容(按邀标书格式)。
需要提醒的是,评标专家在现场评估投标时需要阅读大量文字,这个时候他们必须严格按照邀标书的格式进行,必要时要专门以不同纸张或者标签的形式进行部分区分,以便于专家在不同服务商之间进行比较。
(2)投标报价及产品清单。
如果在邀标书给出了报价,按请按照标准报价填写,如果没有,则需要仔细设计。
好的报价有助于专家进行比较和筛选,也有助于服务提供商协商价格。
例如,在价格谈判期间不容易大幅度减少更详细和合理的报价。
此外,如果报价复杂而又漫长,则必须对报价的各个部分进行汇总,并且有一个非常明了的各部分报价总计。
报价单要注意核算,不要计算错误和重复、缺项,尤其是用excel进行自动计算的时候,一定要用另外的办法验算。
(3)资质证明。
仔细注意邀标书要求的资质证明,另外,可能的竞争对手可能提供的用户报告、资质、案例等要仔细对待;尽可能提供高于邀标文件的资质;对于联合投标,需要提供双方或者多方的资质,对于要求具有“本地服务队伍”要求的,需要提供证据文件;对于设计的产品,要提供必要的证书和文件;对于使用关联公司(例如集团公司)的资质,要特别注意法律一致性的要求。
(4)项目团队介绍。
项目团队的介绍应切合实际,不一定要由公司的高级管理人员参与项目流程;对于团队中人员资历的介绍,要注意角色分工、年龄搭配和资质要求;要强调团队成员在类似项目中的成功经验。
(5)公司介绍。
公司介绍要针对性地进行缩写或者改写,重点突出与项目密切相关的内容。
(6)公司售后服务体系及培训体系简介。
一般这一条比较容易和技术表述中的相应部分混淆,要非常注意放在哪个部分,如果商务部分和技术部分都需要,侧重点各是什么;往往评分标准中都有这一条,因此,应该仔细描述自己公司的项目管理、售后服务和培训体系,要符合用户的标书要求,还要符合主流的国际、国内标准。
(7)设备简介。
设备简介要一并提交设备的案例、使用情况和证书等。
(8)行业典型(成功)应用案例。
成功案例中要特别注意将类似的项目经验放在比较前面的位置。
(9)一切对本次投标有利的资料。
一些单位会提交与项目有关的认证信息,例如授予证书、专利、知识产权证书、横向和纵向课题承担证明等与项目关联的证明信息。
2.技术投标书的组成
(1)标书摘要说明。
摘要描述不仅只是每个部分的摘要,更应该是投标方体现自己思想的首页阐述,应该花很大的精力去重视的,也是争取专家非常重要的地方。
(2)背景介绍。
项目背景应从行业和用户的基本情况等方面论述和解释该项目的必要性和考虑,这是体现标书针对性非常重要的地方。
(3)主要设计标书。
项目的设计是标书的主要部分,考虑到专家对招标中涉及的技术可能不太清楚,这部分的逻辑关系非常重要。
应当从技术方向、产品方向、产品选择、性能和价格比较等多个方面进行逻辑论述,从中立的角度为甲方选择合适的解决方案非常重要。
(4)项目实施计划。
项目实施计划要可行、符合要求。
这也是经常的打分点,实施计划尽量使用专业工具,项目管理的体系架构要非常清晰,比如ISO9000,CMM等,标书要求的资质要和项目实施的技术体系相吻合,比如资质特别要求CMM,项目管理的计划就应该根据CMM来进行计划。
(5)风险控制和质量控制计划。
风险控制措施要实在,质量体系必须明确并符合招标书的要求。
(6)售后服务计划。
售后服务计划往往是评分点,应尽可能满足招标要求;对于重要的服务承诺和期限,应该以黑体或者表格的形式突出出来。
(7)产品介绍。
产品介绍应该放在不突出的地方,例如附录;产品的重要性能可以提前或者突出;必要时可以将厂家的产品说明彩页裁减放进标书装订。
三、如何制作漂亮的标书
1.整体上的一般要求
(1)全局观-标书各个部分自成体系又相互依托。
-技术可行,叙述简洁明了。
-产品清单正确。
-目录结构清晰(代表思路清晰)。
-整篇文字叙述井井有条,风格一致。
-既迎合评标专家心理习惯又有创新性。
比如,如果一个综合的解决方案标书需要很多部分,我们就可以再画一章各个部分的逻辑关系图并进行简要论述,利于评标专家评审。
2.摘要说明
摘要说明是一个标书的整体描述,它不仅反映了各部分的简要内容,还反映了投标人的整体思维,有时候也叫总经理摘要或特别阐述,它包含以下内容:
–标书目标:
–战略建议:
–注意事项:
–标书优点:
–其他需要吸引读者眼球的东西
3.目录结构
目录不仅是自动生成的,而且更重要的是,它应反映总体逻辑结构,评标专家也经常通过目录来得到标书的第一印象。
一个好的目录应该反映缜密的思维和清晰的内容,专家还从中得到重要的特色和投标方的主要知识技能基本信息。
4.标书编写禁忌:
(1)标书中出现其他项目或其他客户名称。
很多标书采用其它案例的资料,忘记了改正用户,这在评标现场非常容易被排斥和认为不认真,因此需要专人进行检查。
(2)许多投标是由不同的人完成的,叙述中的矛盾之处必须纠正。
最好在投标之前安排某人阅读草稿并安排一次特别的审核会议。
(3)目录结构混乱,无逻辑、各自为政。
(4)套话、废话太多,语言啰嗦、言之无物。
这种情况很容易出现在摘抄网络上的信息的时候,应予以注意。
(5)遣词造句,用语不当。
错别字是微不足道的,但是专家很容易厌恶,特别是在摘要部分、重要内容方面以及当它们反复出现时。
四、标书制作举例
案例1:
某网络集成项目
下面是一个某网络集成项目的标书举例,这样一个标书就比直接将产品堆砌上来强得多。
当然,如果项目再大一些、复杂一些,还可以再优化。
1.网络规划:
网络规划的思想方法:
–从网络核心入手,发散到网络边缘;
–从网络接入入手,集中到网络核心;
–思想方法多样化。
网络规划的目的
–对网络建设具有先期的指导性;
–使用户对所建设的网络有一个全面的了解;
–对以后的网络实施和验收提供依据。
2.网络设计思路:
•用户需求分析;
•网络流量分析;
•网络分类设计;
•网络分层设计;
•网络设备选择;
•网络地址规划。
1)需求分析:
a)需求分析的目的
–为网络规划提供依据
–使方案设计个性化,更有竞争力
b)基本需求:
–用户投资和网络规模
–了解业务类型和分布
–分析目前技术与用户需求的异同
–现有网络分析,保护用户投资
c)需求来源:
–决策者的建设思路
–用户提供的历史资料和行业资料
–用户技术人员的细节描述
–普通用户对网络的要求
d)收集方法:
–会谈纪要法
–关键人物接触
–用户访谈
e)重点需要了解的:
–商业需求,资金投入,网络规模
–现有网络的状况
–网络覆盖的物理区域,信息点的数量及分布
–业务分类、分布及对网络功能的需求
–网络带宽和业务量的需求
–网络可靠性的需求
–网络安全性的需求
–网络管理方面的需求
f)需求分析小结:
–技术不是问题,主要看投资和服务
–用户投资保护
–高性价比—使用户的投资收取最好的效果
–兼容性—保护用户对网络的原始投资
–扩展性—保证未来5-8年可用不过时
服务
–向用户提供优良的服务可能比只提供优良的网络更有意义
–重点投资要放到重点的位置上
2)网络流量分析
3)标书结构
五、投标书制作的几个阶段
1.准备阶段
–仔细阅读邀标书(招标文件)
–按照招标文件制作标书,内容可以增加,但不可以减少
–制定并严格遵守投标文件的编制时间表,并注意留出时间来审查和修改投标文件。
大多数公司犯的一个常见错误是不遵循项目进度表,并且总是加班直到最后一个晚上,这很容易出错。
另外,更多的单位还在最后一天晚上由销售收集用户或者竞争者的信息仓促调整犯下致命错误;这样的错误也容易导致投标延迟。
最好的方式是预定好时间和标书调整策略,严格按照策略执行,这个时候,召开项目启动会达成共识非常重要。
2.标书制作阶段
–在投标书中,最重要的是价格、服务和一切可以吸引用户眼球的内容(即使邀标书上没有要求的内容)。
–投标书中最大的忌讳是出现诸如错字、错页、漏印、价格不统一、价格大写错误、太过时的内容及出现与项目不相干的内容(如A项目的投标书的页眉还是B项目的名称)
3.收尾阶段:
1、如何印刷标书
–关键图表的印刷。
一个好的图表很容易超越竞争对手并吸引专家进行讨论或关注,有必要可以制作一个非常大的图夹在标书中间。
–报价单的打印(如何便于查阅)。
2、如何装订标书
–封面的设计。
投标书的封面应当专业和高贵,不要花哨,必要的公司、理念和标示可以恰当地放置。
–使用标签页。
有时招标文件很厚,应该在侧面添加标签符号。
最好打印一个简短的描述以便于查阅;还可以使用不同颜色的纸张来区分不同的章节和部分。
–整体的观感。
标书装订要体现公司的价值,很多公司舍得聘请员工却不舍得花钱设计和装订标书,在经济上非常不划算。
3标书封装(或遵照邀标书要求)
–采用投标专用袋;
–投标专用袋上标明投标编号、包号、投标设备名称及投标单位名称;
–投标专用袋封口处注明:
“xxxx年x月x日yy:
zz分前不得启;
–封字样”或使用带有上述字样的小纸条封住袋口,加盖公章。
4、投标书的正本或副本
–按照邀标书要求准备相应的正本及副本的数量(正本一份副本多份);
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