外贸函电索赔.docx
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外贸函电索赔
第十一章Claims索赔
第一节ClaimsLetters索赔信
一、TheStepsofWritingClaimLetters索赔信的写作步骤
虽然没人愿意,但是有些情况时有发生,如卖方发错了货物,买方不满意货物的质量,卖方迟交货物,货物受损或者卖方价格过高等等。
在出现这些情况时,买方通常会为了挽回损失而向卖方提出索赔。
赔偿内容可以有如下几个方面:
(1)请求赔偿损失。
(2)请求补运。
货物短少或短交时,可请求补运。
(3)请求调换。
货物的品质不符或规格不符,可请求调换。
(4)请求修理。
机器发生故障或损坏时,可要求修理。
(5)请求减价或折让。
如交货延迟、品质不佳,皆可要求减价或贬值折让。
(6)拒收货物请求退还货款,并赔偿损失。
通常写作索赔信可以遵循下列格式:
1.详尽陈述事实,说明出了什么问题。
在这部分里应给出具体的日期、货物的品名、和数量、合同号及任何其他详尽的信息,以便对方进行查询;(Detailedinformationtoexplaintheproblem.Thisexplanationshouldgivedates,nameandquantityofgoods,contractnumberoranyotherspecificinformationthatwillmakearecheckeasierforthereader)
●Wehavejustreceived…evidencing…(我们刚收到……证明……)
●Weregrethavingtoinformyouthat…arrivedin…(很遗憾通知你方……到达……)
●20%ofthepackageshadbeenbroken…(……20%的包装破损……)
●Itwasfoundthatuponexamination……(检查后发现……)
2.说明此差错带来的不便或损失,以使你的投诉或索赔更有力;(Astatementoftheinconvenienceorlossthathasresultedfromthiserror.Thisstrengthensyourargument)
●Thematerialsarequiteunsuitedto…(货物很不适合……)
●Thesegoodsareentirelyuselesstous…(这些货物对我们毫无用处……)
●Thishascausedusmuchinconvenience…(这给我们带来了很大不便)
3.说明希望对方如何解决问题。
如何不知道哪种解决方式为宜,可敦促对方采取必要的行动。
(Astatementofhowyouwishthereadertoact.Thewriterwhodoesn’tknowwhatadjustmentispropershouldtrytostimulatepromptinvestigationandaction)
●Wewishtogetyourearlyreply.(希望收到你方早日答复)
●Welookforwardtoyoursettlementatanearlydate.(盼早日收到你方解决办法)
二、ThePrinciplesofClaimLetters索赔信的写作原则
当写索赔信时,应照顾到读者的荣誉和权利,清楚地解释发生了什么事情,而不要讲一些不相关的事情。
清楚地说明你的不便或者所造成的损失,还应说明你需要什么样的赔偿。
投诉应该立即进行,因为任何拖延对供应商来说都会使事情复杂化。
应该认为卖方会采取补救措施。
一般来说,索赔的目的是为了获得更好的服务。
信写的越具体就越容易使对方处理索赔。
所以写索赔信时措辞要谨慎,语气要委婉,同时注意陈述事实,做到有理有据,这样才能够被对方所接受。
三、TextExplanationandVocabularyⅠ课文分析和词汇1
DearMr.Smith:
Wehaverecentlyreceivedanumberofcomplaints1fromcustomersaboutyourclocks.Theclocksareclearlynotgivingsatisfaction2andinsomecases3wehavehadtorefund4thepurchaseprice.(说明自己的实际情况)
Theclockscomplainedaboutarepartofthebatch5offivehundredsuppliedtoourorderNo.908of2ndApril.Thisorderwasplacedonthebasisof6asampleclockleftbyyourrepresentative.Wehaveourselvescompared7theperformance8ofthissamplewiththatofanumberoftheclockscomplainedaboutandthereislittledoubt9thatmanyofthemdonottelltherighttime10.(详细解释状况)
Thecomplaintsreceivedrelate11onlytoclocksfromthebatchreferredto12.Clockssuppliedbeforethesehavealwaysbeensatisfactory13.Wearethereforewritingtoaskyoutoacceptreturn14oftheunsoldbalance15,amountingto503clocksinall16,andtoreplace17thembyclocksofthequalityourearlierdealingswithyouhaveledustoexpect.(具体索赔要求)
Sincerely,
讲解:
第一段:
Wehaverecentlyreceivedanumberofcomplaints1fromcustomersaboutyourclocks.Theclocksareclearlynotgivingsatisfaction2andinsomecases3wehavehadtorefund4thepurchaseprice.
1.complaint抱怨,不满,名词。
例:
(1)Wereceivedyourletterofcomplaintof12Junewithregret.(收到你方6月12日的投诉信,甚歉。
)
(2)Recentlywereceivedmanycomplaintfromourcustomers.(最近我们收到许多客户的投诉。
)
complain抱怨,投诉。
动词。
例:
Manycustomerscomplainaboutproducts.(许多客户投诉我们的产品。
)
claim索赔。
registerone’sclaimwithsb/againstsb提出索赔,也可以用fileaclaim,lodgeaclaim,raiseaclaim,makeaclaim。
后面接withyou/againstyou。
例:
(1)Claimsarepayableonlyforthatpartoftheloss,thatisover5%.(损失只赔超过5%的部分。
)
(2)Weregisterourclaimwithyouasfollows:
…(我们就下列问题向你们提出索赔。
)
(3)Claimsforshortageorincorrectmaterialmustbemadewithin30daysafterarrivalofthegoods.(对短重或错发的索赔必须在货到后30天内进行。
)
(4)Yourclaimonthiscargohasbeensettled.(你方就这批货的索赔已经解决。
)
(5)Welodgeaclaimwithyoufortheshort-weight.(我们就短重向你方提出索赔。
)
(6)Welodgeaclaimwithyouonfertilizer.(我们就化肥向你方提出索赔。
)
2.givingsatisfaction令人满意。
意思同satisfactory。
事物作主语。
satisfaction满意,名词。
例:
(1)Thepensarenotgivingsatisfaction.(这些钢笔很令人不满意。
)
(2)Thefirstshipmentofpenshasturnedouttothesatisfactionoftheusers.(第一批货运送的钢笔令客户们非常满意。
)
3.insomecases有时候。
例:
Insomecases,thegoodsarereturnedtous.(有时货被退回来了。
)
4.refund偿还,归还(款项)。
例:
(1)Wehavehadtorefundthepurchaseprice.(我们不得不退回货款。
)
(2)Thesellerspromisetorefundthebuyersthefullinvoicevalueofthegoods.(卖方答应按货物发票的金额偿还买方。
)
(3)Wewillrefundthetransportationexpenses.(我们会退回运费。
)
讲解:
第二段:
Theclockscomplainedaboutarepartofthebatch5offivehundredsuppliedtoourorderNo.908of2ndApril.Thisorderwasplacedonthebasisof6asampleclockleftbyyourrepresentative.Wehaveourselvescompared7theperformance8ofthissamplewiththatofanumberoftheclockscomplainedaboutandthereislittledoubt9thatmanyofthemdonottelltherighttime10.
5.batch一批货。
6.onthebasisof在……基础上,以……为依据。
例:
OnthebasisoftheSCIB’sSurveyReport,welodgeaclaimwithyoufortheshort-weight.(根据商检局的检验报告,我们对你方短重提出索赔。
)
7.compare比较,动词。
用法为comparesthwith…(把某物与……相比);comparesthto…(把某物比作……)
例:
Whenwecomparethegoodswiththesamplesyousent,wefoundthat……(当我们把货物与你方寄来的样品相比时,我们发现……)
8.performance性能,表现。
例:
Theperformanceofthemachineisnotsatisfactory.(机器的运转令人不满意。
)
9.thereislittledoubt意思同thereisnodoubt。
毫无疑问。
例:
(1)Thereislittledoubtthatitiscausedbyroughhandling.(毫无疑问这是由于野蛮装运造成的。
)
(2)Thereislittledoubtthatheisintrouble.(毫无疑问他有麻烦了。
)
10.telltherighttime走时准确。
讲解:
第三段:
Thecomplaintsreceivedrelate11onlytoclocksfromthebatchreferredto12.Clockssuppliedbeforethesehavealwaysbeensatisfactory13.Wearethereforewritingtoaskyoutoacceptreturn14oftheunsoldbalance15,amountingto503clocksinall16,andtoreplace17thembyclocksofthequalityourearlierdealingswithyouhaveledustoexpect.
11.relateto与……相关;与……有关。
例:
(1)Thisisaproblemrelatingtopollution.(这是一个与污染有关的问题。
)
(2)Thelossisrelatedtohisnegligence.(损失与他的疏忽有关。
)
12.referto参阅,提及,谈到。
例:
(1)Wereferyoutoourbankforourfinancialstanding.(请你们向我方银行了解我们的资金状况。
)
(2)Youcanrefertothebankforourfinancialstanding.(请你们向我方银行了解我们的资金状况。
)
13.satisfactory令人满意的。
例:
(1)Thepensarenotsatisfactory.(这些笔令人不满意。
)
(2)Theusershavefoundyourpenssatisfactory.(用户们觉得你们的钢笔令人满意。
)
satisfied满意的。
人作主语。
例:
Wearesatisfiedwithhisperformance.(对他的表现我们感到满意。
)
14.return退回,动词。
例:
Pleasereturnthegoodsandwewillreplacethemforyou.(请退回货物,我方给你们更换。
)
15.unsoldbalance没卖出去的货物。
Balance指剩下的部分。
16.inall总共。
例:
Yourclaimforshortageofweightamountsto84.82tonsinall.(你方短重索赔共计84.82吨。
)
17.replace替换,换货,动词。
用法replacesthbysthelse。
例:
WewillreplaceBlack-WhiteTelevisionReceiverSetsbyColorTVSetsatadifferenceofRMB¥1,000perset,ourfavor.(我们愿意以彩色电视机来调换黑白电视机,每台须补差价人民币1000元。
)
replacement换货,名词。
例:
Wewillsendyouthereplacementassoonaspossible.(我们会尽快给你方寄去换货。
)
译文:
先生:
最近我们收到许多客户对你们钟表的投诉。
这些钟表很显然令人不满意,有时我们不得不退款。
这些被投诉的钟表是四月二日我们908号订单下一批五百件的一部分。
我们订货是基于你方代表留下的样表。
我们自己把样品和被投诉的钟表进行了对比,毫无疑问这些表中有许多都走时不准。
这些抱怨只与所说的这一批表有关。
这之前所提供的钟表一直令人满意。
因此我们要求你方接受未卖出部分的退货,共计503只,并换给我们之前交易品质的钟表。
谨上,
四、TextExplanationandVocabularyⅡ课文分析和词汇2
DearSirs:
OurorderNo.098of9Marchforplasticshasnowbeendelivered.Wehaveexaminedtheshipmentcarefullyand,toourgreatdisappointment1,findthattheyarenotofthequality2weordered.(表示收到货物,并说明事实)
Thematerialsdonotmatch3thesamplesyousentus.Thequalityofsomeofthemissopoorthatwefeelthatamistakehasbeenmadeinmakingup4theorder.Thegoodsdonotmatchtherequirements5ofourcompany.Wehave,therefore,nochoice6buttoaskyoutotakethematerialsbackandreplacethemwithmaterialsofthequalityweordered.(详细解释情况,提出具体要求)
Weareverykeento7resolvethismatteramicably8.Ifyoucanreplacethematerials,wearepreparedto9allowtheagreeddeliverytimetorun10fromthedateyouconfirmthatyoucansupplythecorrectmaterials.(希望友好解决问题)
Welookforwardtoyourearlyreply.(希望早日答复)
Yourssincerely,
讲解:
第一段:
OurorderNo.098of9Marchforplasticshasnowbeendelivered.Wehaveexaminedtheshipmentcarefullyand,toourgreatdisappointment1,findthattheyarenotofthequality2weordered.
1.toourgreatdisappointment令人非常失望的是。
用great表示强调。
有时也用much强调,如muchtoourdisappointment。
这是习惯用法,类似的说法有:
muchtooursurprise,toourregret等。
这种短语一般用于句首。
例:
(1)Toourgreatregret,welearnthatyouarenotsatisfiedwithgoods.(很遗憾地得知你方对货物不满意。
)
(2)Muchtoourdisappointment,wefoundthatmanycasesarebroken.(我们很失望地发现许多箱子都破了。
)
2.ofthequality产品质量。
例:
Thegoodsareofthebestquality.(这些货物的质量是最好的。
)
讲解:
第二段:
Thematerialsdonotmatch3thesamplesyousentus.Thequalityofsomeofthemissopoorthatwefeelthatamistakehasbeenmadeinmakingup4theorder.Thegoodsdonotmatchtherequirements5ofourcompany.Wehave,therefore,nochoice6buttoaskyoutotakethematerialsbackandreplacethemwithmaterialsofthequalityweordered.
3.match匹配,相符。
动词。
例:
Theseshoesdonotmatch;oneislargeandtheotherissmall.(这双鞋不相配,一只大,一只小。
)
4.makeup准备,凑足。
5.requirement需要的货,也可以是要求,需求。
满足要求用:
meet(satisfy,supply,fill)one’srequirement。
例:
Wecanmeetyourrequirementsfor50,000kilossoybeans.(我们能够满足你方五万吨大豆的需求。
)
6.havenochoicebut…别无选择,只能……。
后面接动词不定式。
例:
(1)Wehavenochoicebuttogiveup.(我们别无选择只能放弃。
)
(2)Hehasnochoicebuttoaccepttheiradvice.(他别无选择,只能接受他们的建议。
)
讲解:
第三段:
Weareverykeento7resolvethismatteramicably8.Ifyoucanreplacethematerials,wearepreparedto9allowtheagreeddeliverytimetorun10fromthedateyouconfirmthatyoucansupplythecorrectmaterials.
7.areverykeento非常希望。
例:
Althoughwearekeentomeetyourrequirements,weregretbeingun
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