办公室管理制度.docx
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办公室管理制度
办公室管理制度
一、为了加强办公室管理,明确公司内部管理职责,使内务管理工作更加标准化、制度化和规范化,结合实际情况,特制订本制度。
二、本制度适用于公司所有成员并严格遵守各项规定。
使办公室各项工作都有章可循、有法可依,保证公司的办公事务有效开展。
三、办公室人员应明确各项工作职责,简化办理流程,做到每周有计划、每月有总结的工作目标。
公司办公室规范管理制度
为使公司办公管理及文化建设提升一个新层次,特制定如下管理制度。
1、总体要求:
得体、协调、整洁、大方。
2、员工上班必须佩戴公司胸牌,胸牌应佩戴在左胸前适当位置处。
3、头发干净,梳理整齐,男员工头发不过耳,不得留胡子;女员工头发整洁,整披肩或捆扎起,不得做奇异发型。
4、服饰熨烫平整、挺括、干净整洁,领带正挺。
5、皮鞋亮净。
6、女员工上班提倡化妆,饰物佩戴得当。
第二条办公室规范
1、办公桌:
桌面除电脑、打印机、鼠标、口杯、电话、文具、必备资料纸张外,不允许放其他物品。
2、辅桌:
放文件夹、少量工具书、工作记录本。
3、坐椅:
靠背、坐椅一律不能放任何物品,人离开时椅子调正;
4、电脑:
桌面呈45°角贴墙放置,横式主机置显示器下,竖式主机置桌面下;
5、垃圾篓:
罩塑料袋,置于办公桌下右前角。
6、报刊:
必须放上报架,或阅毕后放入办公桌内;
7、饮水机:
放指定地点,不得随意移动。
第三条语言规范
1、交往语言:
您好,早上好,再见,请问,请您,劳驾您,麻烦您,关照,谢谢,周末愉快,拜拜;
2、电话语言:
电话铃响三声内接起,先报"您好!
××装饰".请问,谢谢,再见。
3、接待语言:
您好,请稍候,我通报一下,请坐,对不起,请登记,打扰您,好的,行。
第四条行为规范
1、坚守工作岗位,不能串岗、脱岗;
2、上班时间不能看报纸、玩游戏、吃零食或做与工作无关的事情;
3、为保持地毯干净,不在办公室就餐。
4、接待来访和业务洽谈,在接待处或会议室进行。
5、不利用公司的电脑上网聊天,打游戏,做与公司无关的事,发现一次,罚款50元。
6、上班时间尽量不接打私人电话,紧急或特殊情况,通话时间不宜过长。
7、吸烟请在吸烟区,不得在办公区域内吸烟。
发现一次,罚款50元。
8、根据《清洁值日轮流表》,值日人员必须按要求打扫办公室清洁卫生。
9、纸杯是为客户提供的,故公司员工不得使用公司纸杯,饮水者自带水杯。
10、严守考勤制度,不得代人签到、签退。
11、节约用水、用电,最后一个离开公司者检查水、电、气是否彻底关闭。
12、不将公司的烟缸、茶杯等一切公物,带回家私用。
13、爱护公司花草树木,不得人为损坏。
第五条自制度自二O一三年一月一日起执行,解释权归行政部。
公司会议管理制度
会议是公司议事、决策的主要方式,是保证企业正常运行的必要手段。
会议的目的在于集思广益,促进沟通,统一思想,提高行动能力,进而解决问题。
过多的会议必然导致形式主义、官僚主义,既耽误工作时间,影响工作效率,又增加行政管理费用。
因此,必须加强对公司会议的管理,精简数量,讲求质量,提高会议效率,为此,特制定本制度。
第一条会议构成
公司会议由董事会会议、公司例会、专业会议、部门会议(设计师会议)及其它会议构成。
第二条会议内容
1、董事会会议:
每月至少召开一次,由公司董事长主持,参加人员为公司股东、总经理、副总经理等核心领导成员。
会议内容:
①讨论、制定公司一定时期经营策略。
并就一定时期工作事项做出研究、决策、部署和安排。
②研究、分析公司在近期在经营发展中出现的重大情况和重要问题,并制定解决措施与方案。
③研究制定总业务目标、长期、近期规划及执行计划。
④评估各部门的工作表现,检查及修正各经理及其所属人员的委任。
⑤部署各部门工作,并予以支持引导。
2、公司例会:
每周召开一次,每周一下午4点举行,由总经理主持,参加人员为公司总经理、副总经理和部门经理、店面经理、主管及其它管理人员。
会议内容:
①总经理传达董事会会议精神,贯彻落实做出的决议、安排。
②部门经理汇总本周的工作情况,汇报成绩,指出错误,并提出改进措施,以及需请总经理或其他部门协调解决的问题。
③各部门经理概述下周工作计划,具体实施步骤与完成日期。
④由总经理对本周各部门的工作进行讲评,提出下周工作的要点,进行布置和安排。
3、专业会议:
即公司各部门工程技术、业务综合等会,根据具体需要不定期举行。
由具体分管的副总经理批准,主管部门经理负责组织,参会人员为相关部门人员及专业技术人员。
4、部门会议:
每周至少举行一次。
由部门负责人或具体分管的副总经理主持。
市场部会议:
每周五下午4点举行,参会人员为分管市场的副总经理、统装部经理、分部经理、设计总监、业务主管和设计主管。
工程建设部会议根据需要另行确定。
会议内容:
①汇报本周工作进展情况,分析、解决本周工作中出现的问题。
(如某重点客户设计方案到何进度、某合同履行进展到何步骤等)。
②提出下周工作计划以及需请其它部门协调解决的问题。
③由具体分管的副总经理或部门经理对本周各部门工作进行讲评,提出下周工作要点,进行布置和安排。
5、设计师工作会议
主旨:
向设计师,分部领导宣传企业文化、企业理念,加强分部、设计师与各部门的沟通了解,提高设计师的签单力度。
时间:
每周五上午9:
30举行,主持人为分部经理。
与会人员:
分部经理、主任设计师及分部设计师。
设计总监不定期参会。
会议内容:
①介绍公司经营管理动态及行业动态。
②由公司有关部门介绍本部门工作职责、工作流程及与各分部交叉的工作及最近工作情况。
(设计师对其他部分工作发表意见和建议。
)
③设计师对其他部门工作发表意见和建议。
④总结本月各设计分部设计师的工作情况,针对设计师出现的问题,提出公司的处理意见。
⑤听取设计师对公司工作的意见和建议,并给予相应答复。
6、业务人员工作会议(待定)
7、其它会议:
突发事件、重大问题等需临时开会解决的,由事件的主管部门组织临时召开。
第三条会议安排
1、董事会会议及公司例会:
由行政部提前将会议内容通知参会人员,专业会议、部门会议、设计师、业务人员工作会议及其它会议由部门召集人通知。
2、会议主持人和召集部门分别做好有关准备工作,拟好会议议程、提案、汇报总结提纲、发言要点、工作计划草案等材料,落实会场,备好茶水、奖品、纪念品等。
3、会议进行时,会议主持人首先宣讲会议议程,引导参会人员按要求发言。
发言人有偏题或跑题现象发生时,会议主持人应及时提醒,言归正传,把握全局。
在须延长会议时间时,应征得参会者的同意。
4、会后两天之内整理、发布《会议纪要》或《会议记录》。
董事会会议
公司例会由总经理助理整理记录,部门(班组)会议由部门负责人指定人员记录,专业会议由参会部门整理记录,《会议纪要》或《会议记录》发放后,报行政部备案一份。
第四条会议要求
1.开会前,会议召集人需明确会议议题,并将此议题通知会议人员。
2.参会者提前拟好会议发言提纲,发言时简洁明了,严格遵守会议的限定时间。
3.会议参加者在会上要畅所欲言,各抒己见,允许持有不同观点和保留意见。
但会上一旦形成决议,无论个人同意与否,都应认真贯彻执行。
4.严守会议纪律,保守会议秘密,在会议决议未正式公布以前不得私自泄露会议内容,影响决议实施。
5.控制会议人数,与会议内容无关者,不必参加会议。
6.控制会议时间,公司会议时间为2--3小时;部门一般会议时间为30--60分钟。
7.会议期间,与会人员关闭手机或呼机,确因急事需会议期间联络,应将手机或呼机设置于静音状态,接听手机时应自觉离开会议室,以免影响会议进程。
8.会议结束时,主持人要与全体参加人员确定会议结论。
9.参加会议人员不允许迟到,迟到者按公司考勤制度予以处罚。
确因急事不能参加者,应在开会前20分钟内通知会议召集人。
第五条此规定自二OO九年十二月一日起执行,解释权归行政部。
公司考勤管理制度
第一条、本公司除各分部、各小区项目组外,其余部门均实行每天8小时、每周56小时,周六周日不休息工作制。
作息时间:
夏季:
星期一至星期五7:
30--17:
30,午休12:
00-13:
30
冬季:
星期一至星期五8:
00--18:
00,午休12:
00-13:
00
分部与小区项目组:
每周工作六天,由分部经理安排休息时间(周六、周日必须上班)设于装饰市场中的设计分部上下班时间应与所在装饰市场营业时间一致。
人力资源部不固定地抽查某个分部员工的在岗情况。
午餐时间:
11:
45-12:
45.
精品设计室上下班时间同公司规定。
第二条、员工上下班时必须签到、签退。
总部员工在行政部签,分部设计师、业务人员在分部经理办公室签,遇公事外出迟到公司,提前向行政部经理或直属分部经理说明。
第三条、员工考勤包括迟到、早退、事假、病假、旷工。
迟到:
上班时间开始后1小时以内未到岗者。
如电话请假经分部经理批准后补办手续的,计半天事假;未请假者计旷工半天。
早退:
下班时间结束前1小时内提前离开公司者。
下班提前1小时以上离开、经分部经理批准的,按事假计;未请假者计旷工。
旷工:
上班时间开始后1小时以上未到公司者,下班时间结束提前1小时以上离开公司者;超过迟到、早退时限到岗或离岗,且未提前请假的,记半天至一天旷工;以去工地、处理客户事宜等为由未到公司上班,经查不实的,假期届满未续假不到岗者;代人签到、签退或伪造出勤记录者,经查明双方均按旷工论处。
病假:
提前以口头或书面形式通知人力资源部(视病情严重程度决定请假形式),设计师病假在一天以内由分部经理批准,登记考勤表,两天以上报人力资源部批准。
病假结束后需到行政部进行销假,销假时必须出具医院证明、就医记录和买药发票,否则按事假处理。
事假:
一天以内需提前请假,填写请假单,经部门经理或分部经理批准后方可休假,报人力资源部备案;特殊情况不能提前请假的,需在上班后半小时内向分部经理请假,并在上班后补办请假单;事假两天或以上者,需提前由本人填写请假单,分部经理签署意见报公司人力资源部批准后方可按事假处理;未按上规定办理的,均按旷工处理;年度内累积事假超过15天的,本年度若再休事假按双倍扣发工资;年度内累积休假超过30天的,予以辞退。
第四条、违反劳动纪律规定:
1.迟到、早退:
次数第一次第二次第三次第四次第五次
罚款20元30元50元按旷工一天计辞退
旷工:
①旷工一天以内的,当月工资按全额工资扣除三天出勤天数计算工资;
②旷工两天或以上的辞退,视为自愿放弃所有未结款项。
2.事假:
①当月事假累计不超过三天:
当月工资=全额工资-全额工资/26天×事假天数=全额工资/26天×出勤天数;
②当月事假累计为四天或以上:
当月工资=产值工资-产值工资/26天×事假天数=产值工资/26天×出勤天数。
3.病假:
①当月病假累计不超过三天:
当月工资=产值工资-(级别工资+补助)/26天×病假天数;
②当月病假累计为四天或以上:
当月工资=全额工资/26天×出勤天数。
4.自动离职:
自动离职的,视同放弃所有未结款项。
5.节假日依照国家有关规定执行,分店根据轮休表执行。
6.婚假
①凡通过试用期的员工,凭结婚证可享受五天有薪婚假。
②婚假限自结婚证开具之日起三个月内使用。
7.丧假
员工真系亲属(指配偶、子女、父母、配偶之父母、兄弟、姐妹)去世,可申请三天有薪慰唁假。
8.分娩假
凡符合计划生育规定并在公司工作一年以上的女员工,凭医院证明,经公司人力资源部核准后,可视情况享受四十天有薪产假。
9.有薪年假
工作1年以上、无其它不良记录,普通员工每年享受年假3天,主管级人员享受年假5天,经理级及以上级别人员享受年假7天。
工作2、3年以上者,以此类推。
10.加班
①公司不提倡加班,因工作应急需加班者,须提前通知行政部,并填写《加班记录》,设计师征得分部经理同意后方可加班。
②加班费均在效益工资中体现。
第五条附则
1、本《考勤管理制度》解释权归行政部。
2、本制度自二OO九年十二月一日起施行。
公司行政部司机职位制度
1、保证公司业务部门用车的及时出行与安全。
2、按要求用车,用车人在出行前认真填写《派车记录单》,包括行程、用车原因、预计时间、返还时间等项。
经行政部经理批准后,司机方能出行(临时、紧急情况除外)。
3、车辆返回或出车前半小时,司机人员需认真检查车辆安全状况(油、水、电),以确保车辆正常运行。
4、对自己所开车辆的各种证件的有效性应经常检查,出车时一定保证证件齐全。
5、外出行车时,如不能及时返回,行车司机需及时通知公司行政部,以利
调度。
6、认真填写每日行车日志,经使用者签认实际使用时间及里程后,于次日交行政部审核,行车日志作为油费、路桥费、餐费报销的依据,否则费用不予报销。
7、保证公司用车及时及来宾接送用车。
8、负责使用车辆的保管及日常清洗、维护、保养工作。
9、具全办理车辆的年检、年审、保险、维修并与管理部门联系。
注意事项
1.司机人员接送来宾及人员,应具备基本礼貌礼仪,以将客人、来宾送至目的地大门口为原则,不得将车辆未驶进目的地即让客人下车步行。
2.车内不准吸烟。
本公司员工在车内吸烟时,应有礼貌地制止;公司外的客户在车内吸烟时,应婉转告知本公司陪同人,但不能直接制止。
3.不准酒后驾车。
4.遵守交通规则,凡违章罚款由行车司机本人自理。
5.保证通讯联络设施畅通,以方便公司领导随时调遣。
6.妥善保管车辆资料。
公司行政部采购职位制度
1.汇总各部门主管和仓库保管员填制的《采购计划清单》,经上报领导审批后及时进行采购。
2.严格执行货物验收入库制度,确保货物的品种、规格、质量、数量与请购要求相符,与发票内容相符。
3.严格执行财务报销制度。
采购后及时办理结帐手续,做到单据清、帐款清、手续清。
4.认真做好采购记录,对计划表上采购不到的物资要及时向需用部门、仓库保管员说明情况,提出解决的办法。
5.广泛收集与本公司有关的各类产品信息(包括收集各类材料供应商、办公用品、电脑耗材厂商价格表等),及时提供给工程部、设计部及有关的使用部门参考。
6.坚持"货比三家"和"质优价廉"的原则,既保证质量又节省支出。
7.经常主动了解库存情况,及时做好各类物品的补缺,避免供应中断。
8.对于管理上急需的物品,即需即购,确保供应,但采购手续要完备。
9.完成领导交办的其它临时性工作。
四、注意事项
1.工作要认真细致,要有为各部门服务、做好后勤保障的精神。
2.以公司利益为重,不利用职务之便谋取私利。
3.要熟悉商品市场,通过比较选择信誉好的供应商,建立良好的合作关系。
公司行政部文员职位制度
根据行政部经理指示,负责收集信息,整理各类文件资料,做好资料、书籍保管及文书打印工作,完成办公室日常事务工作。
三、岗位职责
1、负责前台接待、登记、引见、接送来访宾客。
2、负责接转电话,做好电话记录。
3、负责公司书籍、电子文件、报刊的整理、收集、分类、编号、保管工作。
要求收集齐全,装订规范、存放有序。
负责书籍、刊物资料借阅登记,及时督催促归还。
4、负责文件、资料的打印、复印、登记、发放、装订,做到规范、准确、及时。
5、负责请假及加班申报单的保管、汇总、造表。
6、熟悉各类物品的品种、性能、规格、物价,掌握库存物品的使用情况。
7、负责办公用品、电脑耗材等物品的库存保管工作,熟悉各类物品的品种、性能、规格、物价,各种用品、零配件分类清楚,排列整齐,存取方便。
履行领用签字登记手续。
8、保管、登记和按规定发放公司办公文具与器材。
9、负责传真收发与登记。
10、管理饮水,登记、发放水票。
11、负责维护电脑、打印机、复印机、传真机等文印设备,保管保修卡、驱动程序等资料,发现故障,及时通知维修人员或供货商修复,确保设备正常使用。
12、负责监督打卡和汇总考勤。
13、每月对公司物品、书籍刊盘进行一次盘点,将盘存情况以书面形式上报。
14、完成领导交办的其他工作,做好其它部门的协助工作。
注意事项
1.在工作中要谦虚谨慎,勤备踏实。
2.要坚持原则,秉公办事,遵守纪律,严守公司机密。
工程资料归档管理制度
工程资料归档管理制度
第一条、工程资料的归档内容(全部提供原件)
1、招投标文件。
2、工程中标通知书。
3、工程承包合同(包括内部承包合同)。
4、施工许可证。
5、工程竣工技术资料(按国家和地方要求执行)。
6、工程竣工结算资料。
7、工程获奖的奖杯、牌、文件资料等。
8、竣工验收意见书
第二条、各种资料上交时间
1、招投标文件、工程中标通知书、工程承包合同由公司经营处(分公司、项目部)随事件发生时收集规档。
2、施工许可证、工程竣工技术资料、竣工验收意见书由施工项目部(分公司)在工程竣工验收后的十五个工作日内,上交公司质检处或者档案室。
3、工程获得的奖杯、牌、文件资料在获得后的七个工作日内由获得的单位和个人上交公司档案室(个人荣誉除外)。
4、工程竣工结算资料,在办清结算后的五个工作日内由项目部(分公司)上交公司经营部门。
第三条、档案资料的借阅
1、借阅资料应向档案室申请,由质检处负责人批准后方能借阅,限期归还。
2、重要档案资料的借阅需交押金500元,归还资料时退还。
3、借阅的资料不能有损坏和遗失,如果有损坏和遗失,视其程度不同有不同的罚款。
第四条、罚款制度
1、凡未按资料上交时间和内容上交公司档案室的,缺一项罚款1000元。
2、有意不交的有一项罚款5000元。
3、损坏的有一项罚款500元。
4、遗失的有一项罚款5000元。
5、谁借阅谁负责。
以上罚款不分任何情节。
工程质量、安全事故调查处理和处罚制度
工程质量、安全事故调查处理和处罚制度
全体施工管理人员,要树立高度的质量、安全第一的责任思想,加强质量,安全生产建设,着实提高管理水平,杜绝较大和重大质量、安全损失事故的发生,是为了职工的生命健康和集体、国家财产不受损失,也是为了强化管理人员高度负责的责任感而定立的处罚制度,要高度重视,认真执行。
第一条、事故划分:
1.一般损失事故:
一次性损失1万元以下;
2.较大损失事故:
一次性损失1万元以上至10万元以下;
3.重大损失事故:
一次性损失10万元以上至100万元以下;
4.特大损失事故:
一次性损失100万元或以上。
第二条、损失数额定量:
按损失经济费用总和计算。
第三条、发生事故"四不放过原则":
1.事故原因调查不清不放过。
2.事故责任者和广大施工人员没有受到教育而放过。
3.没有具体的防范措施不放过。
4.对生成事故的领导和责任人不调查处理不放过。
第四条、事故调查组的成立与责任:
1、项目经理为质量、安全生产、文明施工第一责任人。
2、一般损失事故:
以项目经理为首组成调查小组,进行调查处理,12小时内书面上报公司总工办及相关部门进行核查和备案。
3、较大事故:
由项目部在2小时内书面(或者电话、口头)上报公司总工办(安全处)和相关部门组织调查小组进行调查处理,特殊情况由公司向上级有关部门上报。
4、重特大事故:
由项目部在最短的时间(不超过1小时)内通知公司相关部门,公司根据国家相关安全法律、法规要求,及时上报上级部门调查处理。
第五条、罚款处罚:
1.一般损失事故:
罚款1000~3000元
2.较大损失事故:
罚款3000~100000元
3.重特大事故:
罚款10000~300000元。
4.出现了质量、安全事故不按规定时间上报的处罚项目经理(承包人)1000-3000元;隐瞒不报的罚款5000-10000元。
以上罚款不分任何情节。
工程质量检查制度
工程质量检查是指按照国家施工及验收规范、质量标准所规定的检查项目,用国家规定的方法和手段,对分项工程、分部工程和单位工程进行质量检测,并和质量标准的规定相比较,确定工程质量是否符合要求。
一、在工程施工中,应建立并认真贯彻执行以下质量检查制度。
1、原材料、半成品、设备及各种加工预制品的检查制度:
订货时应依据质量标准签订合同,必要时应先鉴定样品,经鉴定合格的样品应予封存,作为材料验收的依据。
产品的进货验证由专业工程师、质检员和材料员三方验证合格后,方可使用。
2、班组的自检和交接检制度:
完成或部分完成施工任务时,应及时进行自检,如有不合格的项目应及时进行返工处理,(来自:
)使其达到合格的标准。
经工长组织质检员和下道工序的生产班组进行交接检查,确认质量合格后,方可进行下道工序施工。
3、隐蔽工程验收制度:
隐蔽工程验收的主要项目有:
地基基础、主体结构各部位钢筋、现场结构焊接和防水工程等。
隐蔽工程验收后,要办理隐蔽工程验收手续,列人工程档案。
对于隐蔽工程验收中提出的不符合质量标准的问题,要认真处理,处理后要经复核检查并写明处理情况。
未经隐蔽工程验收或验收不合格的,不得进行下道工序施工。
隐检由专业工程师主持,质检员、业主代表和监理工程师参加隐检验收。
4、预检制度:
预检项目由工长主持,质检员和有关班组长参加。
预检的项目主要有:
建筑物位置线、基础尺寸线、模板、墙体轴线和门窗洞口位置线、楼层50厘米水平线等。
预检后要办理预检手续,列入工程档案。
对于预检中提出的不符合质量标准的问题,要认真处理,处理后要经复核检查并写明处理情况。
未经预检或预检不合格的,不得进行下道工序施工。
5、基础、主体工程检查验收制度:
结构验收可以一次验收,也可分段验收。
结构验收单经建设单位,监理单位、设计单位、施工单位三方代表签证后,由质量监督站进行核验。
工程项目财务管理制度
会计人员的职权
一.会计人员的基本职责
(一)如实反映项目的各项经济业务活动,提供真实可靠的会计资料,会计人员必须遵照《会计法》,执行具体会计制度规定,切实做好记帐、算帐、报帐工作,对项目的各项经济业务活动进行事前、事中、事后控制,为项目的经营管理提供准确的数据资料。
1.认真填制和审核会计凭证,登记帐簿,及时记录各项财产物资的增减变化。
2.准确计算各项收入、支出、成本、费用和财务成果。
3.按期核对帐目,核实库存,编制会计报表,做到帐证相符、帐帐相符、帐实相符、帐表相符,保证会计数字真实可靠。
4.及时向本单位和上级管理机关提出报告,提供准确的会计资料。
二.、会计人员的主要权限
(一)会计人员有权要求本单位有关部门、人员认真执行国家批准的计划、预算,遵守国家财经纪律和财务会计制度,如有违反,会计人员有权拒绝付款、拒绝报销和执行,并向本单位领导人报告,对于
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