行政管理制度.docx
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行政管理制度.docx
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行政管理制度
行政管理制度
第一节总则
1.为完善公司的行政管理机制,建立规范化的行政管理,提高行政管理水平和工作效率,使公司各项行政工作有章可循,照章办事,制定本制度。
第二节文件收发制度
1.公司文件由指定的拟稿人拟稿,属董事会由秘书拟稿,属公司文件由办公室主任拟稿。
文件形成后,属董事会的由董事长签发,属公司的由总经理签发。
属于秘密的文件,拟稿人应该注“秘密”字样,并确定报送范围。
秘密文件按保密规定,由专人印制、报送。
2.已签发的文件由办公室文员登记,并按“董、总、办”等内容编号后,由办公室打印。
3.文件由办公室负责校对,并送拟稿人核稿人审查合格后,方能复印、盖章。
4.文件由办公室负责报送。
送件人应把文件内容、报送日期、部门、接件人等事项记录清楚,并报告报送结果。
5.经签发的文件原稿送档案室存档。
6.外来的文件由办公室专人负责签收。
签收人应于接件当日即按文件的要求报送给有关部门,不得积压迟误,属急件的,应在接后即时报送。
7.行政文员应遵守公司的保密规定,不泄露工作中接触的公司保密事项。
8.打印文件,应按文件收发规定由主管领导签署,传真、复印由部门主任(部长)签署。
打印文件,发传真、电传,复印文件资料,均需分类逐项登记,以备查验。
行政文员必须按时、按质、按量完成每项打字、电报、电传、传真、复印任务,不得积压迟误。
工作任务紧张时,应加班完成。
工作中如遇不清楚的地方,应及时与有关人员校对清楚。
9.传真、文件、复印件应及时发送给有关人员。
因积压迟误而致工作失误、损失的,追究当事人的责任。
10.复印机由专人管理,非专管人员不准乱开机复印。
11.原则上不接受外单位、个人的资料打印、复印,如确定需要,经办公室主任批准后办理登记手续。
12.行政文员应爱护各种设备,节约用纸,降低消耗、费用。
对种设备应按规范要求操作、保养,发现故障,应及时报请维修,以免影响工作。
13.严禁私事使用传真电话。
违犯者除补交电话费外,并视情节轻重给予罚款处理。
第三节会议管理制度
1.行政与人力资源部负责公司会议的统筹协调及本制度的执行监督。
2.会议提拟人或主办部门负责会议的组织工作,并有权对违反本制度的行为提出处罚。
3.会议分类:
3.1公司例会(周例会、月度例会、年度例会),
3.2公司临时行政会议,
3.3部门会议。
4.管理内容:
4.1会议提拟与审批。
4.1.1公司月度例会无须提拟和审批。
4.1.2公司临时行政会议、公司年度例会由总经理直接提拟或由议题涉及业务的主办部门负责人提拟、总经理批准。
4.1.3部门会议由各部门自行安排,但会议时间、参加人等,不得与公司会议冲突。
其中,部门会议属非例会性质且需另行核给专项费用的,应向总经理报批同意;属例会性质的,由本部门另行提拟方案呈报总经理批准后执行。
4.2 会议计划与统筹。
4.2.1 会议安排的原则为:
小会服从大会,局部服从整体,临时会议服从例会。
各类会议的优先顺序为:
公司例会、公司临时行政会议、部门会议。
因处置突发事件而召集的紧急会议不受此限。
4.3 会议准备。
4.3.1会议通知期一般应提前一天以上,通知对象为与会人、会务服务提供部门;
4.4会议通知形式一般为电话通知。
但需对会议议题、需准备的会议资料、会务安排等作特别说明的会议,应以会议通知单进行书面通知;涉及多个部门和参加人数众多的大型会议,主办部门还应编制详细的会议计划通知相关部门。
4.5 会议的其它准备工作遵照以下规定:
4.5.1会议提拟部门应提前做好会议资料(如会议议程议题、提案、汇报材料、计划草案、决议决定草案、与会人应提交资料等)准备的组织工作;
4.5.2会务服务提供部门应提前做好会务准备工作,如落实会场,布置会场,备好座位、会议器材、茶具茶水等会议所需的各种设施、用品等;
4.6 会议组织
4.6.1 会议组织遵照“谁提拟,谁组织”的原则。
4.6.2 会议主持人须遵守以下规定:
a、主持人应不迟于会前5分钟到达会场,检查会务落实情况,做好会前准备。
b、主持人一般应于会议开始后,将会议的议题、议程、须解决问题及达成目标、议程推进中应注意的问题等,进行必要的说明。
4.7 与会人须遵守以下规定:
4.7.1应准时到会,并在《会议签到表》上签到。
4.7.2遵守会议纪律,与会期间应将手机调到振动或将手机呼叫转移至部门另一未与会人处,原则上不允许接听电话或接发短信,如须接听,请离开会场;会场内禁止吸烟,以及手拿手机、手中笔、茶杯盖等物品磕碰会议室桌面等不文明现象。
4.7.3做好本人的会议纪录。
4.8 会议记录。
4.8.1 公司各类会议均应以记录本进行会议记录。
4.8.2 公司各类会议原则上应确定专人负责记录。
会议记录员的确定应遵守以下规定:
a、各部门应常设一名会议记录员(一般为本部门的内务文员),负责本部门会议及本部门负责组织的会议的记录工作。
b、会议记录遵照“谁组织,谁记录”的原则,如有必要,主持人可根据本原则及考虑会议议题所涉及业务的需要,临时指定会议记录员。
c、总经理主持的公司例会、临时行政会议原则上由总经理秘书负责会议记录工作,总经理另有指定的,从总经理指定。
4.9 会议记录员应遵守以下规定:
4.9.1以专用会议记录本做好会议的原始记录及会议考勤记录,根据需要整理会议纪要。
4.9.2会议记录应尽量采用实录风格,确保记录的原始性。
4.9.3对会议已议决事项,应在原始记录中括号注明“议决”字样。
4.9.4会议原始记录应于会议当日、会议纪要最迟不迟于次日呈报会议主持人审核签名。
4.9.5做好会议原始记录的日常归档、保管工作,及时将经主持人核准的《会议签到表》的考勤记录报考勤人员。
4.9.6下列情况下,应整理会议纪要:
a、公司各类临时行政会议;
b、须会后对会议精神贯彻落实进行跟进的会议;
c、其它主持人要求整理会议纪要的会议。
4.10 会议纪要的发放或传阅范围由主持人确定。
公司各类临时行政会议的会议纪要须报行政与人力资源部一份存档备查。
4.11 会议原始记录的备档按以下规定:
4.11.1本部门负责组织的公司各类行政会议的会议记录,由本部门常设会议记录员负责日常归档、保管,但用完后的记录本应作为机要档案及时转行政与人力资源部统一归档备查。
4.11.2本部门会议记录由本部门常设会议记录员统一归档备查。
4.12 会议记录为公司的机要档案,保管人员不得擅自外泄。
其调阅应严格按公司文档管理制度和保密制度的有关规定执行。
4.13 会议跟进。
4.13.1 会议决议、决策事项须会后跟进落实的,遵照“谁组织,谁跟进”的原则;会议主持人另有指定的,从主持人指定。
4.13.2总经理主持的会议的会后跟进工作原则上由行政与人力资源部负责落实,总经理另有指定的,从公司总经理指定。
4.13.3 会议跟进的依据以会议原始记录及会议纪要为准。
第四节档案管理制度
1.档案的立卷
1.1行政档案的立卷:
1.1.1立卷范围:
公司业务活动中的收文及批办过程中的批办材料;以公司名义发出的文件(定稿、存本、附件);各种会议文件及会议记录;公司内部管理类文件(日常工作中形成的计划、总结、统计报表、规章制度等);公司内部形成的除人事、财务方面之外的其它请示、报告、批复;公司对外签订的经济合同原件(工程部一份,由财务部一份存档及多余份数综合办公室保存;只有一份原件的,由财务部保存,其他保存复印件,并在其上注明原件存放处);在工作过程中形成的照片、录音带、录像带、计算机软盘及光盘、工具类书籍;公司领导或部门经理外出参观学习等活动带回的文字、声像、科技资料,由行政与人力资源部归档保管。
1.1.2有关部门须保留档案原件时,行政与人力资源部应保存复印件,并在复印件上注明原件存放处。
1.2工程档案的立卷:
1.2.1立卷范围:
与工程相关的具有现实和长远保存价值的各类工程文件资料(工程前期资料、勘察、设计、施工、监理资料、设备资料;工程竣工验收资料等)。
1.2.2工程部应派专人负责技术档案的整理、立卷、归档工作,归档文件资料必须完整、准确,经过系统整理、编目后由工程部负责人审查后归档。
1.2.3工程结束后,由工程部负责移交行政与人力资源部存档。
2.档案的保管:
2.1凡公司在各类经营活动中形成的具有保存价值的文件资料,均应由各档案管理有权部门进行收集、整理、立卷归档及甲常管理,其它部门和个人不得擅自留存。
2.2凡属立卷归档的文件资料,必须为原件,书写格式必须符合要求,书写工具须为钢笔或黑色碳素笔,且应保证其完整、齐全、分类清楚。
2.3档案管理实行一月一整理制度,所有归档文件均应为已完成文件。
2.4各部门经理、负责人应定期对本部门全部档案的保管及借阅登记状况进行核查,如发现问题,应及时向上级主管领导汇报,以便及时采取措施确保档案的安全。
2.5对破损和变质的档案及时进行复制和修补。
3.档案的借阅:
3.1借阅档案时需填写《借阅登记表》;并不得将档案带离所在办公室。
3.2经领导批准后档案被借出时,档案管理人员应在该档案的位置上,放一张代替卡,卡上应标明档案卷号、借阅时间、借阅单位、借阅人姓名,以便按时催还,防止档案丢失。
3.3秘密档案的借阅应由行政与人力资源部主任在借阅登记表中签字认可;机密档案由主管副总签字认可;绝密档案由公司总经理签字认可后方可借阅。
3.4保密性档案原则上不得摘抄或复印,如确实需要时,应由部门最高负责人在借阅登记表中签字认可。
3.5借阅档案的部门和个人,必须妥善保管档案资料,不得将其拆散,或进行涂改、勾划、折叠、抽页等损坏性行为,也不得转借他人使用。
3.6借阅人归还档案时必须经档案管理人认真检查后方可进行销号。
4.档案的销毁:
档案销毁由办公室报请公司主管副总及总经理批准后执行,并须由公司指派专人进行监督。
第五节合同管理制度
1.公司行政与人力资源部是合同管理的责任部门。
工程部和主管副总协调管理。
2.管理规定:
2.1合同格式和内容
凡造价在30万元以上的工程项目及总价在5万元以上的材料、构(配)件及设备的,其合同格式应按国家建设部、国家工商行政管理局所发的合同示范文本执行,小于上述数额的工程项目及设备采购,其合同签办可参照示范文本的内容执行。
2.2合同签办程序
合同谈判员与对方进行合同洽谈----草拟合同文本----工程部负责人审核----合同主管副总审核----合同签订有权人审签并加盖公章。
2.3合同签办
2.3.1根据开发建设项目的规模、内容、技术复杂程度、计划投资额、质量及进度要求等,由工程部与对方进行洽谈,草拟合同文本。
2.3.2合同草稿经合同部门负责人审查修改,并与对方达成一致意见后,交主管副总审查。
2.3.3经主管副总审查签认后,交法定代表审查并加盖法人章。
2.4合同评审
重大、特殊及技术要求复杂的合同,应由主管副总组织相关部门及人员进行评审,依据评审结论对合同草稿进行必要的修改并与对方达成一致意见。
2.5合同变更和解除
2.5.1合同未正式履行或尚未完全履行时,由于客观情况的变化,须对合同进行变更或解除的,必须经合同双方协商解决,签订新的合同或补充协议。
2.5.2合同的重要变更,必须经过评审,形成评审记录,必要时应向原登记、公证机关进行备案。
2.6合同的份数、分发和归档
2.6.1在合同文本的右上角应加盖“正本”“副本”字样。
2.6.2合同正本(含附件)一式贰份,合同双方各执一份;副本份数由双方商定。
2.6.3合同正式签订后三天内由工程部按下表规定发送到有关部门或相关人员。
分发部门
合同份数
备注
正本
副本
工程部
1
工程部
1
监理公司
1
委托监理时
财务部
1
总经理助理
1
2.7合同的中止与解除
因一方或双方违约,或不可抗力因素而造成合同无法履行时,经双方协商可中止或解除合同,并妥善处理合同终止或解除后的有关事谊。
2.8工程部应指定专人建立合同台帐,并对合同的保管及执行情况进行定期与不定期的检查与管理,以防失密和履约不到位情况的发生。
第六节计算机管理制度
1.公司各部门职员应遵守公司的保密规定,禁止非公司人员随意使用本公司的计算机。
输入计算机的信息属公司机密,未经批准不准向任何人提供、泄露。
违者视情节轻重给予处理。
2.公司各部门职员必须按照要求和规定采集、输入、输出信息,为领导和有关部门决策提供信息资料。
采集、输入信息以及时、准确、全面为原则。
3.信息载体必须安全存放、保管,防止丢失或失效。
任何人得将信息载体带出本公司。
4.公司各部门职员应爱护各种办公设备,降低消耗、费用。
对各种办公设备应按规范要求操作、保养。
发现故障,应及时报请维修,以免影响工作。
5.严禁将计算机用于私人学习或玩游戏。
违犯者视情节轻重给予罚款处理或行政处分;屡教不改者予以除名。
6.公司办公设备应由指定人员操作、使用。
禁止非公司职员操作、使用,否则,造成设备损坏的应照价赔偿。
第七节办公用品领用制度
1.公司各部门所需的办公用,由办公室统一购置,各部门按实际需要领用。
2.各部门的专用表格,各部门制作格式,由办公室统一订制。
3.办公用品只能用于公司办公使用,不得移作他用或私用。
4.所有员工对办公用品必须爱护使用,做到勤俭节约,杜绝浪费,禁止贪污,努力降低消耗、费用。
5.购置日常办公用品或报销正常办公费用,由办公室主任审批,购置大宗、高级办公用品,必须按财务管理规定报总经理批准后才能购置。
第八节电话使用制度
1.电话为办公配备、使用。
私事打市内电话不得妨碍联系公务。
2.禁止员工因为私事打长途电话。
违者除补交长途电话费外,给予罚款处理。
确有急事者,应先请示部门领导同意,并按邮电部门规定交长途电话费。
第九节保密制度
1.为保守公司秘密,维护公司发展和利益,全体员工都有保守公司秘密的义务。
2.在对外交往和合作中,须特别注意不泄漏公司秘密,更不准出卖公司的秘密。
3.公司秘密是关系公司发展和利益,在一定时间内只限一定范围的员工知悉的事项。
公司秘密包括下列秘密事项:
3.1公司经营发展决策中的秘密事项;
3.2人事决策中的秘密事项;
3.3专有生产技术及新生产技术;
3.4招标项目的标底、合作条件、贸易条件;
3.5重要的合同、客户和贸易渠道;
3.6公司非向公众公开的财务、证券情况、银行帐户帐号;
3.7其他董事会或总经理确定应当保守的公司秘密事项。
4.属于公司秘密的文件、资料,应标明“秘密”字样,由专人负责印制、收发、传递、保管。
5.公司秘密应根据需要,限于一定范围的员工接触。
6.非经批准,不准复印、摘抄秘密文件、资料。
7.记载有公司秘密事项的工作笔记,持有人必须妥善保管。
如有遗失,必须立即报告并采取补救措施。
8.接触公司秘密的员工,未经批准不准向他人泄露。
非接触公司秘密的员工,不准打听、刺探公司秘密。
9.对保守公司秘密或防止泄密有功的,予以表扬、奖励。
违反本规定故意或过失泄露公司秘密的,视情节及危害后果予以行政处分或经济处罚,直至予以除名。
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