office使用技巧汇总.docx

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office使用技巧汇总

office2007使用技巧汇总

1、发挥自定义快速访问工具栏作用（以word为例说明，其他程序参照此步骤）：

依次点击office按钮——word选项，在word选项对话框中，依次点击“自定义”—将“在功能区下方显示快速工具访问栏”前边打勾，就可调出快速访问栏。

在快速访问栏预设了常用的一些操作，如新建、保存等一些常用操作，只需将它前面选项打勾，就可出现在快速访问栏。

如果右边下拉选项“其他命令”来根据需要增加。

2、关闭功能区：

很显然office的功能区占去了屏幕很大一部分，我们可能通过“自定义快速访问工具栏”右边下拉选项中的功能区最小化让功能区给编辑区腾出一些地方。

3、显示开发工具：

依次点击office按钮——word选项，在word选项对话框中，依次点击“常用”—将“在功能区下方显示开发工具”前边打勾，

4、使用快捷键

在Word2007中，只要一按下Alt键，菜单栏之上的按钮或菜单项就会显示各自的快捷方式

像“文件”、“开始”、“插入”、“页面布局”、“引用”、“邮件”、“审阅”、“视图”等还有分支（项）的，可以根据图示按下对应的字母或字母+数字键显示相应的快捷键。

比如想要显示“开始”菜单下各分支的快捷键，先后按下Alt、Y及数字1键即可，之后再根据需要选择相应的按键。

其它项可以依此类推。

5、快速启动MicrosoftOffice2007组件程序

其实只要按下Win+R键，输入:

winword（或excel、infopath、outlook、powerpnt）可分别快速启动对应的Word（Excel、InfoPath、Outlook、PowerPoint）。

6、自定制用户界面

打开“Word选项→个性化设置”窗口，在“配色方案”下拉列表框中手工指定Office2007所使用的配色方案即可，当然你也可以在其他组件中进行类似的设置，一次设置即可在所有组件中生效。

7、快速返回黙认格式

　　Office2007的“开始”标签页下的工具栏中出现了许多过去被用户所忽略的功能按钮，例如Word2007中的下标、上标、更改大小写、带圈字符、清除格式、拼音指南、字符加框等，这些按钮虽然在以前的版本中通过手工添加也可以使其出现在工具栏中，而现在直接单击就可以使用，绝对是更为方便了。

8、保持兼容性

以Word2007为例，切换到“Word选项一保存”标签页，在“将文件保存为此格式”下拉列表框中选择“Word97-2003文档（*．doc）”即可，其他组件例如Excel、PowerPoint可以进行类似的设置。

9、从图标可以看出秘密

只要将查看方式设置为除了“列表”和“详细方式”以外的选项，就可以从图标上看出其中的秘密可以看到Office2003格式的文档（*．doc）会在图标中显示“2003”的字样，而Office2007格式的文档（*．docx）则没有这个“2003”。

10、实时预览文档格式

“Word选项→个性化设置”标签页下勾选“启用实时预览”复选框，确认后即可生效。

11、word也能写博客

　　首先在Word中完成博客日志的相关内容，然后单击Office开始按钮，从“发布”菜单下选择“博客”命令，程序首先会提示注册博客并进行登录，，完成编辑工作后，如果没有什么错误的话，就可以发布到博客站点。

12、输出为PDF格式

　　打开任何一个Office2007组件，都可以单击开始按钮，然后在“另存为”菜单下选择“发布为PDF或XPS”命令，按照程序提示操作即可，单击“选项”按钮还可以对范围、发布选项、非打印信息进行更广泛的设置，而且所输出的PDF文档可以在AdobeAcro-batReader等软件中正常浏览。

13、专业的条件格式化

　　Excel2007新增加了功能更强大的条件性格式化功能（，在“条件格式”下拉菜单中增加了“图标集”的功能，在这里可以找到许多非常形象化的图标，例如将某些不符合条件的单元格设置为红灯或小红旗，看起来分外醒目。

14、图片快速生成幻灯片

　　在PowerPoint2007的“插入”标签页下，我们可以找到一个名为“相册”的功能按钮，相信大多数朋友应该会知道它的功能，在下拉菜单中选择“新建相册”，将指定的图片添加到相册列表中，然后单击窗口右下角的“创建”按钮，很快就可以快速生成幻灯片进行展示，这个功能可以说是相当的实用。

15、在Outlook中制订完美计划

　　在默认设置下，我们在Outlook2007中看到的三栏式界面，最显著的变化是右侧增加了一个日历窗格，上面一栏显示的是当前的日期（有日、周、月等3种不同的显示模式），下面一栏则集中了当天的所有约会、任务、事件，看起来非常直观，对商务用户来说，如果你每天的事务非常繁忙，那么仅仅借助Outlook2007就可以完成。

16、订阅RSS

　　现在，我们可以在Outlook2007中直接订阅RSS新闻。

选中左侧导航栏下文件夹中的RSS源，右击选择“添加新RSS源”，此时会弹出一个“新建RSS源”的小小对话框，在这里将RSS源的页面地址复制进去，确认后即可生效。

17、onenote2007截屏功能：

是Window图标按钮加S健，在图形截取和网页截取中非常实用。

18、word2007编辑更加人性化：

word中，在输入一连串的文字上鼠标选中后稍作停顿，在文字上方会出现文字常用编辑按钮，而不需要将鼠标再移到上面去点工具按钮

19、更直观地比较文档内容

　　OfficeWord2007增强的“比较”文档功能，可以更加直观的浏览文档修订前、后的不同。

　　首先，单击功能区中的“审阅”标签，然后单击“比较”选项组中的“比较”按钮，并在其下拉菜单中执行“比较”命令，打开“比较文档”对话框。

选择所要比较的“原文档”和“修订的文档”。

20、轻松解决语言障碍

　　在OfficeWord2007中提供了强大的语言支持功能，可以更有效的帮助用户无障碍地阅读文档。

比如：

当我们遇到不熟悉的单词或短语时，可以在该文档内容上单击鼠标右键，执行“翻译”命令，打开相应的翻译屏幕提示。

　　将鼠标移动的单词或短语的上方，就可以即时看到翻译的结果。

21、excel2007数据如何让foxpro共享

可以在先另存为excel95文件格式，然后在foxpro里边导入excel95文件

WORD应用技巧大全11

1、字体文件格式

在Windows98中，系统使用得最多的就是*.TTF（TrueType）轮廓字库文件，它既能显示也能打印，并且支持无极变倍，在任何情况下都不会出现锯齿问题。

而*.FOT则是与*.TTF文件对应的字体资源文件，它是TTF字体文件的资源指针，指明了系统所使用的TTF文件的具体位置，而不用必须指定到FONTS文件夹中。

*.FNT（矢量字库）和*.FON（显示字库）的应用范围都比较广泛。

另外，那些使用过老版本的WPS的用户可能对*.PS文件还有一定的印象，*.PS实际上是DOS下轮廓字库的一种形式，其性能与*.TTF基本类似，采用某些特殊方法之后，我们甚至还可以实现在Windows中直接使用这些*.PS字库（*.PS1、*.PS2都是PS字库）。

2、巧用Word分节符

在Word的6.0至Word2002版本中，我们每次开启一个新的空白文档时，都可以在Word窗口的左下角发现"1页1节"的字样。

由此我们可以知道，在此文档中，只包含一个"节"。

那么，什么是"节"呢？

所谓的"节"，就是Word用来划分文档的一种方式。

之所以引入"节"的概念，是因为我们在编辑文档的时候，有时并不是从头到尾所有的页面都采用相同的外观。

例如，在某些文档中，可能会使用较宽的表格，这时我们就希望这个带有表格文档的页面可以进行"旋转"，以便能够取得更好的显示效果。

这时候就需要利用"分节"的技术，来控制某个特定页面的版式属性。

本文就以Word的最新版本Word2002为例，跟大家讨论一下有关"节"的方方面面。

分节符所包含的信息

分节符可以包含以下信息:

页面方向（横向或纵向）、页边距、分栏状态、纵向对齐方式、行号、页眉和页脚样式、页码、纸型大小及纸张来源。

插入分节符

插入分节符的办法为，选择"插入"*"分隔符"，弹出"分节符"对话框（如图1所示）。

然后选择合适的分节符类型，点击"确定"按钮即可。

注意:

我们可以把分节符当作一种隐藏的代码，它包含了所在的位置之前页面的各种信息（注意:

一定是其所在位置之前的，用户在删除分节符的时候，了解这一概念非常必要）。

让分节符现形

插入了分节符之后，您很可能看不到它。

因为在我们最常用的"页面"视图模式下，通常是看不到分节符的。

这时，我们可以单击"常用"工具栏上的"显示/隐藏编辑标记"按钮，让分节符现出原形。

在文档中显示的分节符如图2所示。

从图2可以看出，分节符使用双行的虚线表示，同时括号里注明了该分节符的类型。

了解分节符的类型

从图1中我们可以看到，在Word2002中有4种分节符可供选择，它们分别是"下一页"、"连续"、"奇数页"和"偶数页"选项。

下面就一一介绍各个分节符的具体作用。

下一页

在插入此分节符的地方，Word会强制分页，新的"节"从下一页开始。

如果要在不同页面上分别应用不同的页码样式、页眉和页脚文字，以及想改变页面的纸张方向、纵向对齐方式或者纸型，应该使用这种分节符。

连续

插入"连续"分节符后，文档不会被强制分页。

但是，如果"连续"分节符前后的页面设置不同，例如纸型和纸张走向等，即使选择使用"连续"分节符，Word也会在分节符处强制文档分页。

而"连续"分节符的作用，主要是帮助用户在同一页面上创建不同的分栏样式或不同的页边距大小。

尤其是当我们要创建报纸样式的分栏时，更需要连续分节符的帮助（分栏效果如图3所示）。

当然，使用Word6.0到Word2002版本的用户在设置报纸分栏时，并不需要手工插入分节符。

用户只需选定需要分栏的段落，然后选择合适的分栏数量即可，Word会自动在这些段落的前后插入连续分节符。

如果需要取消分栏，可以直接删除相关分节符，这比重新设置分栏要容易得多。

奇数页

在插入"奇数页"分节符之后，新的一节会从其后的第一个奇数页面开始（以页码编号为准）。

在编辑长篇文稿，尤其是书稿时，人们一般习惯将新的章节题目排在奇数页，此时即可使用"奇数页"分节符。

注意:

如果上一章节结束的位置是一个奇数页，也不必强制插入一个空白页。

在插入"奇数页"分节符后，Word会自动在相应位置留出空白页。

偶数页

"偶数页"分节符的功能与奇数页的类似，只不过是后面的一节从偶数页开始，在此不再赘述。

改变分节符属性

插入分节符之后，如果需要改变其属性，无需删除该分节符并重新插入新的分节符。

您可以把光标放置在需要改变分节符属性的"节"中（即分节符前面的任意位置），然后选择"文件"*"页面设置"，在"页面设置"对话框中选择"版式"选项卡，在"节的起始位置"选项中，选择新的起始位置即可（如图4所示）。

删除分节符

在需要对分节符进行删除的时候，要注意分节符中所保存的版式信息影响的是其前面的文字，而不是后面的。

这一点请大家一定要记牢，不然在删除时容易选错删除对象，而把编辑好的文档弄得面目全非。

如果需要一次性删除文档中所有的分节符，可以使用Word2002的"查找替换"功能。

在"查找和替换"对话框中的"查找内容"选项中填写"^b"（这2个字符代表分节符），也可以单击"高级"按钮，在"特殊字符"列表中选取"分节符"选项，并替换为空，然后点击"全部替换"按钮，文档中所有的分节符即可全部删除（如图5所示）。

值得注意的是，在删除分节符时，该分节符前面的文字会依照分节符后面的文字版式进行重新排版。

例如，如果把一篇文档分为两个小节，第一小节分两栏，第二小节分三栏。

此时如果删除它们之间的分节符，那么整篇文档就会变成三栏版式。

利用分节符进行快速排版

分节符是排版的好帮手，不过它的作用可能并不局限于我们通常所想象的那些。

例如，用户可以把设定好版式的分节符保存在自动图文集中，这样在以后使用时，直接插入该自动条目即可，省去了许多繁琐的排版工作。

另外，如果需要在一个新的小节运用前面某个小节的版式（例如纸型及纸张方向等），可以进入"普通"视图模式，复制包含前面小节排版信息的分节符，然后把它粘贴到需要设定同样版式的段落后。

这样，新分节符上方的文字也自动遵循同样的版式。

还有一点要提醒大家，如果您使用复制粘贴的方式复制或移动文字，而复制的文字中包含分节符，那么当该段文字被粘贴后，文档中位于新粘贴文字前面的文字也将按新粘贴文字中分节符所规定的版式进行排列。

另外，由于在Word文档中，最后一小节的版式信息保存在文档的最后一个回车符中，所以当把最后一段连同回车符复制粘贴到文档的其他小节中时，最后一小节的版式同样会影响所粘贴文字前面的内容。

3、Word文档超级链接知多少

许多人可能发现，在使用Word编辑文档的时候，有些输入的内容会被自动变成蓝色的带有下划线的“超级链接”，或称作“超链接”，这是一种带有颜色和下划线的文字或图形，单击

后可以转向Internet中的文件、文件的位置或HTML网页，或是Intranet上的HTML网页。

超链接还可以转到新闻组或Gopher、Telnet和FTP站点。

由此看来，在一般情况下，Word的这种自动功能无疑给我们编辑文档带来了不少便利。

但是有时候，我们可能并不需要Word的这些“热心”举动，该怎样灵活处理这些不同的情况呢？

本文将与大家探讨一下使用Word时有关超级链接的技巧。

本文所依据的Word版本是WordXP，Word2000或者Word97的用户也可以参考本文讨论的方法，只是个别菜单和对话框的设置可能有少许不同。

一、关闭和开启自动超级链接

有时候，在处理某类文档时，不希望Word自动把Internet和E-mail地址自动转换为超级链接，这时应选择暂时关闭自动超级链接功能。

您可以选择“工具”*“自动更正选项”，在“键入时自动套用格式”选项卡中取消“Internet及网络路径替换为超级链接”复选框（如图1所示），单击“确定”按钮。

二、取消超级链接

当我们只是想取消某段特定文字或图像的超级链接，并不想彻底删除文字或图像时，可以用鼠标右键单击该超级链接，并在弹出的快捷菜单中选择“取消超级链接”选项即可（如图2所示）。

如果想一次取消文档中所有的超级链接，则可以选择“编辑”*“全选”（也可以使用组合键Ctrl+A），选中文档中的所有内容，然后按Ctrl+Shift+F9。

不过需要注意的是，这个快捷键的功能是将所有的“域”，其中包括超级链接，转换为普通文本。

所以，使用时要慎重，确保需要转换的文档中不包含重要的域。

因为一旦域被转换成了普通文本，就无法自动被更新，并会因此产生错误。

有关域的知识，可以参阅Word的帮助文件。

三、避免不完整的超级链接

有时，我们输入的超级链接包含空格。

结果是，一个地址还没有输入完整，刚一按下空格键，Word就把前半部分自动转换成了超级链接。

应该如何避免这种情况呢？

遇到这种网络地址，我们在输入的时候，应该用双引号把地址引起来，这样，当输入完尾部的双引号，再按下空格键时，这个中间带有空格的网络地址就能够被正确地转换了。

需要注意的是，这里使用的双引号应该是英文字符，而不是汉字的全角双引号。

四、编辑、跟踪超级链接

如果需要改变文档中超级链接所显示的内容，可以使用鼠标右键单击该链接，选择“编辑超链接”选项，打开“编辑超级链接”对话框。

在“要显示的文字”选项的文本框中输入新的文字，单击“确定”按钮即可（如图3所示）。

在“编辑超级链接”对话框中，我们还可以改变超级链接的地址，使它指向另外的网络地址或本地文件。

跟踪超级链接的办法是按住Ctrl键，同时用鼠标单击该链接。

五、创建文档内部的超级链接

当需要在一个文档内部创建超级链接，以实现阅读中的跳转时，可以选择以下3种方法:

1.拖放式编辑法

首先保存文档，然后选择特定的词、句或图像作为超级链接的目标，按下鼠标右键，把选定的目标拖到需要链接到的位置，释放鼠标按键，在快捷菜单中选择“在此创建超级链接”选项即可（如图4所示）。

2.拷贝、粘贴法

有时，超级链接的起点和终点在文档中相距较远，使用拖放式编辑很不方便。

这时，可以使用下面的步骤来创建超级链接。

选择超级链接的目标词、句或图像，按Ctrl+C拷贝选定内容，把光标移动到需要加入链接的位置，选择“编辑”*“粘贴为超链接”即可。

3.书签法

首先保存文档，选择特定的词、句或图像作为超级链接的目标，选择“插入”*“书签”，插入书签时，需要为书签命名，注意书签名不能重复。

命名后单击“添加”按钮，把光标移到需要添加超级链接的位置，选择“插入”*“超级链接”，在“编辑超链接”对话框中单击“书签”按钮，并在“在文档中选择位置”对话框中选择特定的书签，单击“确定”按钮即可。

4、处理大型Word文档的命令和技巧（上）

在处理一般的Word文档时，我们并不会特别注意到页眉页脚等功能。

但是，对于大型文档来说它们可都是无价之宝。

好几十页的一篇东西，如果你把它打印出来之后搞乱了各页的次序……天！

想想后果吧。

但要是有了页眉和页脚，重新按次序整理将非常Easy。

本文介绍Word2000中一些对大型文档特别有用的命令和技巧。

这里讨论的大部分内容同样适用于Word97，非Word的其他字处理软件也提供类似的工具。

页眉和页脚

页眉和页脚允许我们把文档标题和页号自动加入到每一个页。

设置文档的页眉和页脚时，你只需一次性输入文字信息，这些文字信息就会出现在文档的每一页中。

通常我们总是把文档的标题放入页眉（页面顶端），把页号放入页脚（页面底部）。

要访问有关页眉和页脚的

命令，请先选择菜单“视图/页面”，此时文档就显示为打印输出的分页效果。

选择菜单“视图/页眉和页脚”，屏幕上就出现“页眉和页脚”工具条（如图1）。

开始时光标位于页眉区域，它是一个带虚线边框的区域。

要切换到页脚区域，请点击“页眉和页脚”工具条上的“在页眉和页脚之间切换”按钮。

再次点击同一按钮你将返回页眉区域。

要为页脚加上页号，首先请切换到页脚设置模式，然后双击插入页号的位置，再点击“页眉和页脚”工具条上的“插入页码”按钮把页号的域代码插入文档——此举告诉Word页号应该出现在指定的位置。

如果你在应该显示页号的地方看到了域代码{page}，这是因为你开启了域代码显示，按下“Alt+F9”可以关闭域代码。

高级页号设置

在页号旁边加上文字和符号可以修饰页脚中显示的页号。

例如，你可以把页号设置成“--第2页--”这种形式。

为此，你只需把文本加入到Word插入的页号域代码旁边即可。

另外，你还可以用鼠标选中页号，然后任意为页号设置文本格式，比如不同的字体大小和字体类型。

在单独使用页号的情况下，你可以把页号调整为“第X页共Y页”这种形式。

要实现这一点，请选择菜单“视图/页眉和页脚”，然后切换到页脚区域。

接下来不要点击“插入页码”，而是选择“插入自动图文集/第X页共Y页”，“第X页共Y页”的域代码就会出现在页脚之中。

对于大型文档（实际上是任何文档），我们还可以把文档的文件名字插入到页脚。

具体方法是：

选择菜单“视图/页眉和页脚”，切换到页脚，选择“插入自动图文集”，然后从菜单选择“文件名”。

如果你希望文件路径也一同出现，请用“文件名字和路径”代替“文件”。

如果你觉得频繁地选择“视图/页眉和页脚”菜单太麻烦，可以从Word的“页面”视图直接转入页眉或页脚，从而跳过菜单选择。

方法是双击页面的页眉或者页脚，页眉或页脚就立即处于编辑状态。

类似地，要返回文档正文，你只需双击页眉和页脚之外的任意位置。

页眉和页脚的显示分别由“页眉”、“页脚”这两个样式格式化。

如果你想要为页眉和页脚设置自己的样式，请选择菜单“格式/样式”，选择你想要修改的样式，然后依次选择“更改/格式/字体”。

修改字体样式，完成后点击“确定”。

对于大型Word文档，我们常常希望取消第一页的页眉和页脚（比如制作封面）。

你可以按照如下步骤轻松地达到这一目的：

在“页眉和页脚”工具条上点击“页面设置”按钮，选择“版式”选项卡，启用“首页不同”选项，然后点击“确定”。

要为文档的剩余部分创建页眉和页脚，请移到第二页，然后按照前面介绍的方法进行设置。

取消首页的页眉和页脚之后，我们往往还要让页号从第二页开始编号，即让第二页的页

号显示为第1页，彻底取消首页或封面页对页号的影响。

要实现这一点，请选择页脚，然后用鼠标选中页号，再点击“设置页码格式”按钮。

把起始页号设置成0，然后点击“确定”。

这样，文档第二页的页号就变成了1。

WORD应用技巧大全11

5、处理大型Word文档的命令和技巧（下）

在处理一般的Word文档时，我们并不会特别注意到页眉页脚等功能。

但是，对于大型文档来说它们可都是无价之宝。

好几十页的一篇东西，如果你把它打印出来之后搞乱了各页的次序……天！

想想后果吧。

但要是有了页眉和页脚，重新按次序整理将非常Easy。

上期，我们介绍了“页眉”、“页脚”以及“高级页号”等内容，您学会了吗？

处理大型Word文档，除了以上方法，还有更多技巧，请看：

用标题分割内容

创建大型Word文档时，最好用标题把包含不同主题的页面分割开来。

使用标题方便阅读者分层次阅读文档，使得他们能够很容易地找到各个主题。

要格式化标题，最简单的方法是使用样式，比如默认标题样式“标题1”、“标题2”等。

用样式格式化标题时，你可以很容易地得到文档内容目录。

要把样式应用到标题，请先用鼠标选中标题文字，然后从“格式”工具条的“样式”下拉列表框选择样式。

如果你找不到自己想要的样式，点击样式下拉列表的时候按住“Shift键”就可以显示出完整的样式清单。

如果要把文字格式转化成三种主要的标题样式——“标题1”、“标题2”、“标题3”的话，你可直接使用键盘快捷方式，它们分别是：

“Ctrl+Alt+1”、“Ctrl+Alt+2”、“Ctrl+Alt+3”（如图1）。

用默认样式格式化标题的优点之一在于它有生成内容目录的能力。

要生成内容目录，你只需把光标移到要插入目录的位置（通常是文档开头），然后选择菜单“插入/索引和目录”，选择“目录”选项卡，点击“确定”按钮。

Word将自动在光标所在位置插入一个目录。

用结构图快速导航

用样式格式化文档标题的另外一个优点在于，我们可以方便地利用文档结构图进行快速导航。

要查看文档结构图，请选择菜单“视图/文档结构图”，此时屏幕的左边就会显示出文档的标题列表。

点击这个列表中的任意一个标题，文档主编辑区就会自动转到该标题所在位置。

如果你使用的是Word2000，大型文档既可以用内容目录导航，也可以用文档结构图导航。

内容目录中的每一项都是指向文档中相应标题的超级链接，点击任意一项你就可以转到文档的相应部分。

要快速返回文档的开头，你只要按下“Ctrl+Home”键即可。

导航大型文档的另外一种方法是使用“编辑”菜单的“查找”功能查找特定的文字。

例如，假设你要查找文档中介绍“购机选择”的那一部分，你可以直接搜索“购机选择”这几个字。

倘若文档中这几个字出现次数不是很多，在“查找和替换”对话框中你可以点击“查找”以及“查找下一次”按钮查找单词的下一次匹配，找到正确的位置之后点击“取消”按钮即可。

为图形加上题注

当你在文档中加入图形和图表时，不要忘了对它们进行编号并加上说明。

在Word中，为图形加上题注是很方便的：

先选中图形，然后选择菜单“插入/题注”，在对话框中输