物资采购合同的签约和结算业务实行事前审签制度.docx
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物资采购合同的签约和结算业务实行事前审签制度
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物资采购合同的签约和结算业务实行事前审签制度
篇一:
采购与付款管理制度
采购付款管理制度
第一部分总则
第一条为了引导企业加强对采购付款业务的内部控制,规范采购与付款行为,防范采购与付款过程中的差错和舞弊,结合公司的实际情况并根据国家有关法律法规,制定本规范。
第二条本规范所称采购付款,主要是指企业外购商品并支付价款的行为。
企业外购劳务并支付价款的控制,可以参照本规范的规定执行。
第二部分采购审核与批准
第三条采购计划范围内金额在×万元以内的采购项目合同,由财务部审核后交采购部签订购货合同即可。
采购计划范围内金额在×万元—××万元的采购项目合同,须交财务部审核、财务总监审批后交采购部签订购货合同。
采购计划范围内金额在××万元以上的采购项目合同,经财务总监审核、总经理审批后交采购部签订合同。
第三部分付款结算控制
第四条付款审核
财务部门应当按照《现金管理暂行条例》、《支付结算办法》和企业内控规定中的货币资金相关管理规定办理采购付款业务,并按照国家统一的会计制度的规定进行核算和报告。
第五条应付账款在×万元以内的,由财务总监审批;应付账款在××-—-××万元的,由总经理审批。
预付款与定金在×万元以内的,财务部负责人审批即可,应付账款在××-—-××万元的,报财务总监审批,在××万元以上的,由总裁审批。
审核无误后交财务部应收账款会计开具付款凭证,交出纳办理货款支付,并通知采购员联系供应商。
第六条财会部门在办理付款业务时,应当对采购合同约定的付款条件以及采购发票、结算凭证、检验报告、计量报告和验收证明等相关凭证的真实性、完整性、合法性及合规性进行严格审核。
⒈真实性审核
应付账款会计应确定原始凭证是否虚假,是否存在伪造或者涂改等情况。
审核实原始凭证所反映的经济业务是否发生过,是否反映了经济业务事项的本质等。
⒉完整性审核。
根据原始凭证所反映的基本内容的要求,审核原始凭证的内容是否完整,手续是否齐备,应填写的项目是否齐全,填写方式、填写形式是否正确,有关签章是否具备等。
⒊合法性审核。
审核原始凭证所反映的经济业务事项是否符合国家有关法律、法规、政策和国家统一会计制度的规定等。
⒋合规性审核
审核原始凭证是否符合有关规定,如是否符合预算,是否符合有关合同,是否符合有关审批权限和手续,以及是否符合单位的有关规章制度,有无违章乱纪、弄虚作假现象等。
⒌除对上述⒈⒉⒊⒋条审核外,还应对原始凭证的正确性进行审核,即审核原始凭证的摘要和数字是否填写清楚、正确,数量、单价、金额的计算有无错误,大小写金额是否相符;审核物资采购是否按照经批准的物资采购计划,合同或协议进行;审核入库物资收料凭证,检查是否有采购员、交料人、验收人、收料人的签章,内容填制是否完整,并与采购计划、合同或协议及原始凭证相核对;审核付款是否符合审批权限
会计人员对不符合规定的物资采购业务、不得办理采购结算,并报告财会总监。
财会总监对严重违反规定采购物资计划的
应当及时向总经理汇报
第七条付款控制
在付款时,应得到采购部经理、验收储存、财务部门等部门负责人的相应确认或批准。
⒉一切购货业务应编制购货订单,购货订单应通过有关部门(如采购部、生产部、销售部、总经理等)签单批准。
订单副本应及时提交财务部门。
⒊收到货物并验收后,验收员应编制验收报告,验收报告必须按顺序编号,验收报告副本应及时送交采购部和财务部。
⒋收到供应商发票后,采购员将供应商发票与购货订单及验收报告进行比较,确认货物种类、数量、价格、折扣条件、付款金额及方式等是否相符,核对无误后交财务部。
⒌财务部将收到购货发票、验收证明、结算凭证与购货订单、购货合同等进行复核,检查其真实性、合法性、合规性和正确性。
⒍采购付款实行付款凭单制。
有关现金支付须经采购部门填制应付凭单,并经财务经理审核,财务总监和总经理按权限审批。
⒎已确认的负债应及时支付,以便按规定获得现金折扣,加强与供应商的良好关系,并维持企业信用。
⒏财务部应该按照应付账款总分类账和明细分类账按月结账,并且互相核对,出现差异时应编制调节表进行调节。
⒐财务部按月从供应商处取得对账单,将其与应付账款明细账或未付凭单明细表互相核对,并查明发生差异的原因。
第四部分账务处理
第八条财务部在采购单据齐全的情况下,按照《会计核算规定》及时、准确地编制记账凭证。
将请购单、订购单、验收单、外购物资入库单、专用发票以及其他各种财务所需要的单据等支持性凭证附在记账凭证的后面,如凭证资料较多,也可另外装订成册,注明索引号后存档。
每月应根据记账凭证准确、及时地登记入“存货”及“货币资金”、“应付账款”分类明细账中。
第九条对账
财务部门应于每月末与供应商进行货款结算的核对。
取得供应商对账单,审核其余额与企业“应付账款”余额是否一致,在考虑买卖双方在收发货物上可能存在时间差等因素之后,企业与供应商的月末余额应保持一致。
第五部分付账控制中的现金使用
第十条现金使用范围。
1.向个人收购农副产品和其他物资的价款。
2.结算起点以下的零星采购支出价款。
第十一条现金使用方法。
1.采购付款中零星的采购需要支付现金的,采购员向财务部提出申请。
2.财务部根据企业现金使用规定从库存现金限额中支付或者从开户银行提取后支付。
3.财务人员不得坐支现金,需要坐支现金的需报经开户银行批准。
4.因采购地点不确定、交通不便等特殊情况,办理转账结算不便,必须使用现金支付时,应向开户银行提出书面申请,由企业财务部门负责人签字盖章,开户银行审批后,予以支付现金。
第六部分预付账款的管理
第十二条原则上不允许采用预付账款的方式采购物资,但对于一些紧俏商品以及公司急需的材料必须采用预付账款的形式采购的,需要由具有审批权限的主管领导审批。
财务人员对预付款项要严格把关。
并及时能做账、入账,将预付款项控制在安全合理的范围内。
第十三条公司应当建立预付账款和定金的授权批准制度,加强预付账款和定金的管理。
企业应当加强对大额预付账款的监控,定期对其进行追踪核查。
对预付账款的期限、占用款项的合理性、不可收回风险等进行综合判断;对有疑问的预付账款及时采取措施,尽量降低预付账款资金风险和形成损失的可能性。
财务部对采购计划的预付款项,除总经理特批外,控制在×%以内。
第十四条公司应当加强应付账款和应付票据的管理,由专人按照约定的付款日期、折扣条件等管理应付款项。
第七部分应付账款管理制度
第十五条应付账款是企业因购买原材料、商品、物资或接受劳务等而应付给供应商的款项。
第十六条应付账款的管理和记录必须由独立于请购、采购、验收付款职能以外的财务部会计专门负责。
第十七条付款日期、折扣条件等项规定管理应付账款,以保证采购付款内部控制的有效实施。
第十八条应付账款的确认和计量应真实和可靠
应付账款的确认和计量必须根据审核无误的各种必要的原始凭证。
这些凭证主要是供应商开具的发票、质量管理部门的验收证明、银行转来的结算凭证等。
应付账款会计须审核这些原始凭证的真实性、合法性、完整性、合规性及正确性。
第十九条应付账款必须及时登记到应付账款账簿
应付账款会计应当根据审核无误的原始凭证及时登记应付账款明细账。
应付账款明细账应该分别按照供应商进行明细核算,在此基础上还可以进一步按购货合同进行明细核算。
第二十条及时冲抵预付账款
财务部收到供应商开具的发票以后,应该及时冲抵预付账款。
篇二:
合同审核及付款管理规定
*********有限公司
合同审核及付款管理规定
根据****有限公司的有关规定,各下属单位经营所需的物资采购或买卖合同、加工承揽合同、仓储合同、服务合同、运输合同、租赁合同、资产购置与转让合同以及其它无名合同等的合同需经各隶属工厂厂长、公司财务总监、财务经理参照《**企业财务经理管理制度》办法进行审核后方可执行。
由于审核业务工作量大、范围广,为更好地履行公司经营业务的服务和监督职能,提高合同审核工作效率,明确送审和审核部门的责任和义务,使审核或付款环节简捷顺畅,同时最大程度地维护公司权益,特制定本管理规定。
第一章合同审核管理条例
第一条审核的宗旨:
比质比价进行审计,维护公司合法权益,为公司经营服务。
第二条合同内容要素:
(1)当事人的名称或姓名和地址、电话、开户行、帐户;
(2)标的;
(3)数量;
(4)型号、规格、时段等;
(5)计量单位;
(6)价款及酬金;
(7)结算方式;
(8)运输方式、包装及费用;
(9)履行期限、地点和方式;
(10)验收标准(非国标的,应以本厂生产、质量部门或需求部门的要求为主,并同供货商协商确立检验标准);
(11)违约责任;
(12)解决争议的方法;
(13)后期的售后、维修、服务等;
(14)其它与此合同相关的事项;
第三条送审合同规范要求:
1、合同内容要素:
见第二条
2、送审合同范围:
本范围适合设备、主、辅原材料、包装物、零配件等所有经营业务合同。
3、合同签署要求:
各项物资采购(低值易耗办公用品除外)一次性采购金额人民币一万元以上的必须签订相关合同,采购金额人民币一万元以下不签订合同的须上报厂级主管领导审批签名确认后方可执行。
未经相关领导签名确认的合同或业务,财务部不允许核销付款。
4、合同送审程序:
5、合同送审基本条件:
(1)符合合同内容要素,合同文字清晰明了,附有标的物的技术参数和物理指标;
(2)两家以上报价,提供竞价供货商的报价单和相关资料;
(3)事前送审,时间至少提前一周(不符合本条,按急需审批合同处理);
(4)急需审批的合同(指不超过两个工作日):
应有送审部门主管领导签署的书面说明(因生产、业务急需,来不及送审的合同);
*注:
为了在实际工作中做到既能及时满足业务生产需要,又
能为公司审核把关,对该类合同审核部门只作条款审核,而对价格审核保留事后审核的权利。
第二章签署合同的规定
第四条合同经办人员工作职责:
1、认真的作事前的市场调查,按公司要求比质比价;招标类的合同需事前邀约意向单位或个人;
2、认真负责的作出筛选符合或达标的合作意向单位或个人,起草书面意向合同并递交部门负责人予以审核;
3、因生产、业务急需来不及送审的合同,应对部门负责人送审书面报价予以备案;
4、必须做好书面验收记录和收发存记录,记录内容包括质量、数量、规格、期限和相关资料等内容,并有经办人、验收人和主管负责人签名。
该记录作为合同执行抽查责任或付款时的必须凭据。
第五条合同审核人员的工作职责:
1、部门负责人或合同审核人员必须跟踪合同执行情况,不定期进行抽查,对违反合同的操作行为应出处罚意见。
2、除审核合同必须外,明确界定本部门内部或部门与部门之间此合同事项所涉及到的人员的工作分工及职责,必要时可直接参予合同的运作。
3、不得在该合同事项所涉及到的相关人员不知情的情况下擅自改动内容、价格等重要合同要素。
第三章处罚管理规定
第六条在履行合同的过程中,如有下列情况者,按相关制度予以处罚,具体内容如下:
1、不按合同送审要求提供两家以上供货商报价资料的,每份合同处罚合同经办人100元,部门负责人审核签字的50元(特殊情况除外);
2、先执行,后送审的合同,经事后审核调查,确定对公司造成损失的,按损失的程度对相关责任人进行重罚或建议免职;
3、不按合同签署要求提供标的相关技术参数和质量验收指标的,每份合同处罚合同经办人100元,部门负责人审核签字的50元(特殊情况除外);
4、经事后审查核实,合同执行当中出现不规范操作行为,每次处罚责任人500-1000元。
对弄虚作假,给公司造成损失的,根据损失情况重做处罚意见,情节严重的建议免职。
第四章付款核销
第七条质量验收程序:
物控或工程部门所采购的物资必须经生产、质量或需求部门的相关人员(或指定人员)根据需求或合同订立时的质量标准予以验收。
第八条付款审核程序:
1、必须严格执行“谁签合同谁负责,谁付款谁负责”的原则。
2、付款报销程序:
(1)提供付款审核资料包括:
签订的有效合同、发票、入库单、验收单等,简化程序为:
合同--验收--税票或合同--“固定资产购置验收单”--税票;
*注:
付款时未附上有效合同、发票、入库单、验收单、等资料的,财务部可执行不付款。
(2)涉及5万元以上预算内资产采购业务、预算外支出业务、工程费用业务、设备大修理业务需厂长审批报销。
(3)付款审批流程:
(4)本规定自颁发之日起实施,以前公司颂发相关条例规定与本规定有冲突的以本规定为准。
篇三:
物资合同管理制度
中铁十二局集团第三工程有限公司谷城轨枕场
物资合同管理制度
编制:
复核:
审核:
中铁十二局集团汉十铁路hssg-10标项目经理部
二〇一六年八月发布
文件修改记录表
中铁十二局集团有限公司汉十铁路hssg-10标项目经理部谷城轨枕场
物资合同管理制度
《物资合同管理制度》主要包括下列内容:
1物资采购管理办法及实施细则...........................................................................1
1.1物资采购管理办法..........................................................................................................11.2(:
物资采购合同的签约和结算业务实行事前审签制度)物资采购实施细则..........................................................................................................1
2物资申请计划管理...............................................................................................13物资采购合同管理...............................................................................................14物资采购合同的执行...........................................................................................4
1物资采购管理办法及实施细则
1.1物资采购管理办法
1.1.1物情况实施采购,防止物资短溢,杜绝浪费。
资采购管理办法是轨枕场购买原材料、辅助材料、劳保用品、备品配件及其它物资过程中的决策、价格监督、质量检查等行为的基本规范。
1.1.2物资根据生产计划及原材料消耗定额及库存1.1.3物资的价格按签定合同有关规定执行。
1.2物资采购实施细则
1.2.1本轨枕场物资供货渠道为自行采购。
自行采购物资:
桥梁预埋件、防水涂料及卷材、钢筋、水泥、锚具、钢绞线、粉煤灰、外加剂、橡胶制孔管、橡胶垫块、pVc泄水管、灌浆剂、混凝土垫块、膨胀剂、细骨料、粗骨料等。
对于自购物资实行招标、邀请招标或询质比价等方法确定供货单位,实行定点采购。
1.2.2部分零星采购的物资允许支付现金,现金采购原则上单项物品不超过1000元,特殊情况须经轨枕场经理同意。
1.2.3所有物资采购必须在合格供方内进行。
1.2.4物资采购必须依据经轨枕场经理审批的采购申请单实施采购。
1.2.5所有采购的物资必须符合申请计划要求。
2物资申请计划管理
2.1设备物资部根据生产月计划及库存情况编制出物资采购申请计划交轨枕场经理审批。
2.2生产用各类工具,由各部门或各工序长提报计划,并由轨枕场轨枕场经理或总工审批。
对审批合格的物资采购计划,由物资部门统一采购。
2.3设备配件由设备员提报计划,轨枕场经理审批。
2.4桥梁配件由设备物资部会同技术员根据生产月计划,根据供货周期报桥梁配件作材料计划,轨枕场经理审批。
3物资采购合同管理
3.1物资采购合同流程图见图1。
3.2物资采购合同的签定。
3.2.1通过公开招标、邀请招标、询质比价等方式选定的供货单位都必须签定供货合同。
3.2.2凡一次性采购金额较大的物资必须签定采购合同。
3.2.3采购合同的签定应严格按《合同法》要求规范、准确、完整填写,避免纠纷,原则上要求合同价格为到站价格(含税价)。
3.2.4合同必须经轨枕场经理及总会计师审核后方可签定,并将合同副本交设备物资部、财务部各一份,依据此监督检查招标结果执行情况。
3.2.5严格签约资格管理,杜绝无授权、无资格签约。
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