行政办公室管理制度.docx
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行政办公室管理制度.docx
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行政办公室管理制度
行政办公室管理制度
行政办公室管理制度1办公室管理制度为营造规范、宜人的办公环境,保持办公场所的整齐、洁净,促进办公室卫生管理的制度化、规范化,制定本度。
1、上班时着装规范、坐姿端正。
树立良好的个人形象;以饱满的工作态度投入到一天的工作中。
2、办公室人员树立服务意识,要在上级与下级、部门与部门之间起桥梁作用;3、办公室谢绝吸烟、严禁大声喧哗,吵闹、严禁闲聊。
营造良好的工作环境;4、办公室人员按时上下班,不得提前或早退;工作时间内不得吃零食、打游戏,确保办公环境的安静有序。
5、进入他人办公室,必须先敲门,征得许可方可进入;已开门或没有门的情况下,应先打招呼,如您好、打扰一下等词语后,再进入。
6、禁止使用公司电话打私人电话,聊天。
接拨公务电话言语尽量简洁,做到长话短说;接听电话中要使用文明用语:
您好请谢谢对不起再见;7、办公设施的摆放应尽量做到在入口处一目了然,整齐划一。
8、办公设备应保持固定地点放置,不得随意变换位置。
9、办公台面只允许放置电脑显示器、鼠标、电话机、台历及少量必要的办公文具,放置物品所占面积不得超过办公台面的1/2。
为了使办公职场人性化,办公区域内可以放置一些个人喜爱的物品,但要保持办公场所的整洁美观。
10、办公桌下只允许放置电脑主机、UPS、废纸篓等必需物品。
11、办公文件、业务资料须分类整理归档,编制目录或索引,放置在固定地点,并作相应标识,以便于查找,查找时间一般不超过一分钟。
12、办公桌摆放整齐,做到横平竖直,要注意保持与参照物之间的摆放位置,不得随意变动。
办公坐椅不用时放置于办公台下,椅背或扶手紧靠办公台外沿。
13、办公设备应保持清洁、干净,不得出现灰尘、纸屑及其他污渍。
14、办公室电脑及网络由专人维护保养,任何个人不得私自更换系统;所有电脑不得安装游戏软件、优盘在使用前,必须确保无病毒;专人使用电脑,应设置密码;上班时间不得使用电脑做与工作无关的事情;15、办公室摆放文件柜、设备柜、办公桌、电脑等办公设施,应规范、合理、整齐并随时保持清洁。
16、办公室门口及窗外不得丢弃废纸、烟头、倾倒剩茶和吐痰。
17、与同事见面时主动打招呼;在办公室内不得私下议论、窃窃私语;使用文明用语、禁止用方言与他人交流。
18、办公室人员不得擅自翻印、复制、抄录和摘取公司私密文件。
19、及时做好办公室日常安全事务工作地自查,注意做好防火防电、;20、离开座位时,将办公台面整理好,将机密文件、公章、票据、现金和贵重物品存放好,且把椅子摆放整齐。
21、在办公室区域走路时,要舒展肩背,不要弯腰、驼背,有急事也不要跑步,可快步行走。
22、下班时随手整理自己的办公桌;关闭空调,关窗,断电,锁门;23、离开办公室后,每个人都要记住自己是一位公司员工,出去的一言一行,代表着公司的形象。
办公室行政管理制度12内部呈文呈:
总经办TO:
由:
人事部FROM:
事宜:
关于酒店办公室规范事宜SUBJECT:
日期:
2013-03-21编号:
HR-1121-01DATE:
CODE:
抄报:
董事会抄送:
各部门CC:
■传阅□缓■急□特急使酒店管理及文化建设提升到一个新的层次,现将各项办公纪律作以下提示。
办公室纪律第一条:
本酒店员工上班要带铭牌(以发工牌者)。
第二条:
坚守工作岗位不要串岗。
第三条:
上班时间不要看报纸、玩电脑游戏、打瞌睡或做与工作无关的事情。
第四条:
办公桌上应保持整洁并注意办公室的安静。
第五条:
上班时不能穿超短裙与无袖上衣及休闲装,请穿西装和职业装,不要在办公室化妆,上班前应该保持好仪容仪表。
第六条:
对待来访和业务洽谈应在会议室进行。
第七条:
上班期间不要因私事长期占用电话,或打私人电话(公司座机)。
第八条:
不要因私事拨打单位的长途电话,公事拨打长途请在号码前加相应号码,减少成本。
第九条:
不要在单位的电脑上发送私人邮件或上网聊天。
第十条:
未经批准不得随意上网。
(特殊情况除外)第十一条:
未经允许,不要使用其他部门的电脑。
第十二条:
未经领导批准和部门领导授意,不要索取、打印、复印其他部门的资料;人事部记录好打印,复印的张数,每月底进行统一数据汇总,为节能节耗提供准确依据。
第十三条:
不要迟到早退,否则每分钟扣款一元。
第十四条:
请假须经部门领导、分管副总或领导层其他人员的书面批准,到办公室备案;未在办公室即时备案,以旷工论处,扣减工资。
第十五条:
办公区域内严禁吸烟,否则按有关条例处罚。
第十六条:
请病假,如无假条一律视为事假。
第十七条:
请假条应于事前交办公室,否则视为旷工处理。
第十八条:
出差达3天以上者,须先填报经领导批准的出差证明单。
备注:
管理层出差到总经办备档第十九条:
个人因故临时外出,必须请示部门领导;各部门全体外出必须向领导请假或请示。
第二十条:
不得将单位烟缸、茶杯、文具和其他公物带回家私用。
第二十一条:
公司业务宴请中,勿饮酒过量。
第二十二条:
工作中要进入领导办公室、计算机房等需要与部门负责人或领导请示一下。
办公秩序1、上班前的准备上班前应充分计算时间,以保证准时出勤,作一名酒店员工,应以文明行为出现于公司。
如有可能发生缺勤等现象时,应提前跟上级联系(最好提前一天)。
计划当天的工作内容。
2、工作时间
(1)在办公室不要私下议论、窃窃私语(议论他人是非)。
所有进入办公区域工作人员一律使用普通话交流,勿用地方方言。
办公台上应保持清洁和办公用品的整齐。
以饱满的工作态度投入到一天的工作中。
离开座位时,将去处、时间及办事内容写在留言条上以便他人安排工作(离开座位前应将机密文件、票据、现金和贵重物品存放好)。
离开座位时,将办公台面整理好,椅子放回办公台下。
(2)在走廊、楼梯、电梯间走路时,要舒展肩背,不要弯腰、驼背。
有急事也不要跑步,可快步行走。
按照右侧通行的原则,如在反方行走遇到迎面来人时,应主动让路。
遇到客人找不到想要去的部门时,应主动为其指路。
在电梯内为客人提供正确引导。
在酒店内行走注意行为举止,例如将手放入口袋,双手叉腰等行为不可取。
在酒店车场内不可以围观外卖等行为。
3、午餐按时就餐,并在酒店指定就餐位子就餐。
不得提前下班就餐。
在食堂内,要礼让,排队有秩序。
饭菜不浪费,注意节约。
用餐后,保持座位或桌面清洁。
4、在洗手间、会议室上班前、午餐后等人多的时间,注意不要影响他人,要相互礼让。
洗面台使用后,应保持清洁。
不要忘记关闭洗手间,水龙头及电源,以避免浪费,如发现没有关闭的水龙头,应主动关好。
注意保持洗手间、会议室的清洁、卫生环境(酒店内开会后)。
5、下班下班前将下一天待处理工作记录下来,以方便第二天工作。
整理好办公台上的物品、文件(机密文件、票据和贵重物品要存放好)。
离开公司后每个人都要记住自己是一位酒店员工,出去的一言一行,代表着酒店的形象。
办公人员出勤1、办公区域一楼办公人员考勤由吴向莎全权记录,每月做好报表上交人事部。
2、做好酒店内经理级别外出出差记录表。
谢谢您的关注!
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发出:
总经办审核:
执行总经理批准:
总经理办公室日常行政管理制度办公室日常行政管理制度1、目的与适用范围为确实提高员工的工作效率和综合素质,进一步加强对员工队伍的管理,确保有个良好的办公秩序,真正实现公司的长期战略目标特制订本制度。
本制度适用于公司全体员工2、管理规定2.1上班期间,禁止员工在办公室的任何区域内吃东西,包括正餐和各种零食等食品。
2.2上班期间,禁止员工在办公室的任何区域内大声喧哗、相互打闹、谩骂及吵架等;或者对公司领导及部门主管做出不尊重、不礼貌的各种行为举止。
2.3上班期间,禁止员工在办公区域内睡觉、上网看电影、玩游戏、浏览与工作无关的网页、做与工作无关的事情。
2.4下班时,所有员工必须关闭好自己使用和负责的电脑等设备;下班后,凡最后离开公司的员工务必关好公司所有区域内的水电开头、用电设备及防盗门等。
2.5公司组织的一切集体活动,未经部门主管或者公司领导批准,都必须参加。
3、管理流程3.1公司各部门由指定人员负责监管,监管人发现本部门员工有违规行为者,应及时上报办公室,办公室将对违规人员开具行政处罚单。
3.2违规人员收到行政处罚单,应于三个工作日内将罚款上交财务部,如逾期未交者将从本人当月的工资中双倍扣除。
4、监管规定4.1监管人员未能监管到位或未及时上报,被公司领导发现员工的违规行为时,监管人将承担连带被处罚的责任。
4.2各部门监管人员名单:
采购供应部:
**;进出口业务部:
**;财务部:
**;办公室:
**;5、处罚形式5.1普通员工每违反本管理规定中的任意一条或多条者,将处以50元/条/次的罚款;每年违反本规定任意一条超过三次者将处以300元/条/次的罚款。
5.2中层管理人员每违反本规定中的任意一条或多条者,将处以100元/条/次的罚款;违反本规定任意一条超过三次者将处以300元/条/次的罚款。
5.4监管人员每承担一次连带责任,处以20元/次罚款。
5.5对情节严重、多次违反本制度规定、屡教不改者,公司将予以开除处理。
5、解释权限5.1本通知由公司办公室负责起草、修改、解释;5.2本制度自公布之日起执行。
集团行政中心综合办公室公文管理制度集团行政中心综合办公室公文管理制度第一章通则第一条:
集团公文是指集团在行政管理和经营管理中形成的具有法定效力和规范体例格式的公务文书。
公文行文应坚持简明、实效原则。
公文的处理应做到规范、准确、及时、安全。
第二条:
公文管理是指公文的发文、公文的收文以及公文的存档管理。
第三条:
集团常用的公文种类有:
请示、报告、批复、通知、通报、决定、函、会议纪要等。
第四条:
公文的格式一般由文头(集团行政中心综合办公室)、秘密等级、急缓程度,发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件、发文单位名称、发文日期、印章、主题词、抄送、抄报、印发机关、印发份数等部分组成。
第二章公文发文管理第五条:
集团的发文管理是指公文的拟稿、审稿、签发、打印、校对、印发。
第六条:
集团重要的行政管理文件、经营管理文件、财务管理文件、人事任命、处理决定等需要以集团名义发文的文件,均应按照集团综合办公室标准业务流程以红头文件的形式发送抄报相关部门;集团各职能部门一般不对外行文,凡是对外行文一般都以集团名义发出;请示和报告一般应逐级上报,请示应该一文一事。
第七条:
公文的拟稿应符合国家相关的法律政策,符合行业规范,符合集团的基本制度和规范;公文拟稿应观点明确、层次分明、文字通顺简练、引用准确。
第八条:
公文由拟稿部门负责人进行审稿,必要时可征询相关部门意见并呈报有关领导阅示,公文拟定后,送交领导签批时,必须填写文件签批单。
第九条:
集团公文分为四个层面:
集团文件,专业部门业务文件。
集团文件涉及到保密事项的在审批时必须注明密级、保密期限及知晓范围。
第十条:
集团文件主要指以集团名义发布的涉及集团整体工作的重要文件,主要有集团内部管理文件、对外函件、人事文件、日常行政文件等共四类文件,前三类文件均已红头文件的形式印发,集团红头文件需经董事长签批后方可印发。
发文格式应依照通则中的格式尽量全面。
集团日常行政文件发文以便函形式(格式见附件一)发出,由行政中心总监签发。
第十一条:
专业部门文件指集团各部门发布的针对专项业务,只在专业体系内执行的文件。
此类公文核稿审定之后,送交主管副总经理签发,以便函形式(格式同日常行政文件)发出,抄报总裁、副总裁、各公司总经理、综合办公室,抄送相关部门。
编号按部门名称第一字编号,如黑桐集字、黑桐集审字、黑桐集财字等。
第十二条:
公文的校对。
各种公文,一律由拟稿部门进行校对,校对人应签名确认,校对工作必须做到准确无误,原稿与样稿一致,必须改动时,应征得核稿人认可,需做重要改动时,必须经过原签发人签字同意;不经校对的文稿文印人员不予印发。
第十三条:
公文的印发。
凡以集团名义印发的文件、以综合办公室名义印发的文件均应由综合办公室核照文件签批单,手续齐全后印发;会议纪要一般不用加盖印章。
第十四条:
公文印发后,应及时发布或及时报送相关领导、相关部门。
公文发送时,应予以登记,注明发文字号、发文日期、文件标题、密级、发往单位、份数等。
第三章公文收文管理第十五条:
公文的收文管理是指公文的签收、登记、阅批、承办、催办、归档。
第十六条:
公文的签收。
凡发给集团、集团综合办公室及外部单位的文件均由综合办公室政务秘书签收、拆封;凡发给集团总裁的文件由总裁秘书签收并转呈;凡发给集团副总裁的文件由集团综合办公室政务秘书签收、登记并转呈;发至各职能部门的文件,由各部门兼职文秘签收,酌情拆处,其中属主送集团的公文,应及时送至综合办公室,按程序登记处理。
签收的来文属秘密文件范畴的依照《集团行政中心综合办公室保密制度》进行来文处理。
第十七条:
公文的登记。
所有公文收文应予以登记、编号,注明收文日期、密级、文件来源、标题、页数、分送情况(承办单位)和督办记录。
第十八条:
凡发给集团、集团综合办公室及外部单位的来文均应由综合办公室文员填写集团来文处理单后,呈交行政中心总监阅批批转,或向上一级进行批示,或批请有关职能部门限期办理和阅知。
凡发给各职能部门的文件,由各职能部门根据文件内容酌情分呈集团相关领导阅批。
凡需集团研究和批复的文件,由各职能部门提出拟办意见分请有关领导批示和批请有关部门办理。
第十九条:
承办部门在收到应办文件后,应及时予以登记并处理,指定承办人,必要时拟定办理方案,与相关部门及时协调沟通,在规定期限内办理完毕,并将办理结果及时反馈给批示领导。
在文件承办过程中如出现问题,应及时通过文秘部门向领导反映。
第二十二条:
凡经集团综合办公室及各文秘部门登记、呈交阅批的文件,集团综合办公室以及集团各相关部门的文员对签收的文件负有催办责任,应及时了解各承办部门对文件的承办情况,并及时将承办结果转呈各有关领导。
凡报送集团总经理的文件,总经理秘书负责文件的登记、转阅、催办等工作。
第四章公文的存档第二十三条:
集团和各项目部所有正式发文的文件均应分类存档。
存档时应包含公文的拟稿、公文签批单,两份正式文印稿等相关资料。
第二十四条:
集团的收文在处理完毕之后应分类进行存档,存档时应包含收文原稿、来文处理单、领导的审批意见、承办部门的办理结果等相关资料。
第二十五条:
集团综合办公室和各项目部的其它文件资料如会议资料、项目资料、音像资料等应分项按类进行整理存档,在每年年初进行归档整理时,不属于集团档案管理制度所定义的归档范围的文件档案,可视情况进行销毁,销毁时应整理编目并填写文件档案销毁审批单(见附件四),呈交有关领导批准后销毁。
第二十六条:
集团综合办公室及各职能部门存档的文件资料应每年定期进行分类归档的全面自查,归档工作由集团文秘人员和职能部门档案员协作进行,归档后的文件依照集团的档案管理制度进行管理。
第二十七条:
本制度的最终解释权归属集团综合办公室。
第二十八条:
本制度自颁布之日开始执行。
附:
1、便函形式公文2、集团公文格式3、文件档案销毁审批单密级黑桐字[]号文件标题XXXX(正文)部门名称(印章)年月日抄报(抄送):
黑龙江桐楠格房地产开发集团有限责任公司文件XXXX(主送单位)XXXX(正文)集团年月日抄报:
黑龙江桐楠格房地产开发集团有限责任公司文件XXXX(主送单位)XXXX(正文)集团年月日抄报:
文件档案销毁审批单办公室行政管理制度办公室行政管理制度一、办公用品管理制度:
1、办公室是办公用品的管理部门,负责办公用品的采购、发放和管理。
2、日常办公用品的添置,由办公室根据部门需求购买,大型、固定的办公用品添置,由办公室事先申报,经秘书长审批同意后采购。
3、采购办公用品应货比三家,尽量做到价廉物美。
大型、固定的办公用品,办公室应及时办理入帐登记手续。
4、办公用品的使用和保管,应厉行节约,反对浪费。
属个人使用的办公用品由个人妥善保管,属公用办公用品,由办公室和各部门保管使用。
5、凡属已有录像机、录音机、照相机、计算机等物品的部门,贯彻谁使用、谁保管、谁负责的原则,对因保管、使用不当导致物品损坏、遗失的,视情节予以赔偿。
二、车辆管理制度:
1、办公室为车辆的主管部门。
根据工作需要由办公室统一办理相关购买、报废等手续和证照,缴纳相关费用,并设置专人负责车辆的维修、保养年审、定期检查车辆状况。
2、公用车辆由办公室统筹兼顾,合理调配,各部门工作用车须提前预约,统一安排。
3、车辆驾驶员应认真做好车辆的维护和保养工作,强化安全意识和交通法规意识,确保行车安全,维护协会形象。
三、防火治安管理:
1、防火治安管理的责任部门是办公室,设专人负责此项工作。
2、各部(室)负责各部门的防火治安工作。
每天下班后应关闭照明、空调、计算机,关好门窗。
逢节假日,还要切断所有电源、水源。
3、按消防要求配备消防器材,不得挪作他用,并定期检查、维护,确保有关设施的有效性。
4、增强治安防范意识,妥善保管好公私财物,个人贵重物品不得存放于办公室。
5、办公室专设夜间值班人员,加强夜间治安防范工作。
上海市建筑施工行业协会秘书处二〇〇六年一月修订办公室行政管理制度办公室行政管理制度第一条:
尊法制学习理解并模范遵守国家的政策法律、本市的法规条例和本学校的规章制度,争当一名好公民,好市民、好职员。
第二条:
爱集体和集团荣辱与共,关心学校的经营管理和效益,学习经济及管理知识,提高工作能力,多提合理化建议,牢固树立人文高尚、管理高标、服务优质、经营高效的学校形象。
第三条:
听指挥服从领导听指挥,全面优质完成本职工作和领导交办的一切任务。
要按照民主集中制原则,坚决支持、热情协助领导开展工作。
第四条:
严纪律1.不迟到,不早退,出满勤,干满点。
员工在工作时间内不得随意离开工作岗位或从事本职工作以外的事物,不饮酒,不在禁烟区吸烟,不做有损团结之事。
2.严禁私自携带学校物品离开学校。
因公携带学校物品离开学校时,需征得所属部门学校负责人同意,并加以登记。
3.员工在工作时间,不得接待私人客人,有特殊情况如需会客应事先向学校负责人申请,会客时不得影响他人工作。
与业务无关的会客原则上不得超过半小时。
4.员工未经学校负责人允许不得带与单位无业务关系的客人或亲友进入公司办公区域。
5.员工应保持办公室内安静,禁止在办公室内高声喧哗、呼唤。
打电话时尽量放低音量,以免影响他人。
第五条:
重仪表1.工作时间内要求着装整洁;夏季不得穿短裤(短裙),拖鞋,背心上班。
2.男员工头发不宜过长,不得蓄留胡须;女员工化妆应清新淡雅,不得浓妆艳抹。
第六条:
讲礼貌使用您好、欢迎您、不客气等礼貌用语。
与客人相遇要主动相让,与客人同行时,应礼让客人先行。
第七条:
讲卫生常剪指甲,注意卫生,无汗味,异味,工作前不得饮酒、吃蒜等异味食品,保持口腔卫生。
第八条:
敬客户1、接待客人时面带微笑,与宾客谈话时应站立端正,讲究礼貌,用心聆听,不抢话,插话,争辩,讲话时声音适度,有分寸,语气温和文雅,不大声喧哗。
听到意见、批评时不辩解、冷静对待,及时上报。
2、遇到服务对象询问,做到有问必答。
不能说不、不知道、不会、不管、不明白、不行、不懂等,不得以生硬、冷淡的态度待客。
3、尊重服务对象风俗习惯,不议论、指点,不讥笑有生理缺陷的客人。
4、接转电话时,要先说您好,XXX部门,然后仔细聆听,声调温和,勿忘使用本岗位礼貌用语。
第九条:
守机密不向客户或外部人员谈论学校的一切事内部务。
一切内部文件、资料、报表、总结等,都应做到先收锁再离人,保证桌上无泄密。
第十条:
保廉洁不以拉关系图私利。
不贪污、不受贿、不挪用公款,不以权谋私。
勇于揭发问题,敢于同不良的现象作斗争,要打击歪风,树立正气。
第十一条:
勤节约1、消灭长明灯,长流水,节约使用文具和器材,各岗位人员应充分尊重和爱护办公环境,分别管理好自己的文件、物品,不乱堆乱放,定期做清理工作,使各自的物品井井有条,努力使整个办公室环境整洁舒适。
2、凡本学校员工上班需坚守工作岗位,不要串岗。
3、不在上班时间吃零食、闲聊、嬉戏或聊私人QQ,或看与工作无关的信息等影响正常工作的事情。
4、不得利用学校电话打私人电话及声讯电话。
5、未经部门主任授意,不要索取、打印、复印其他部门的资料。
6、病假事假提前报到人事,由人事上交领导审批,准假后方可休假;否则以旷工论处,扣减工资。
7、平时加班必须经部门主任批准后报主任或校长批准,事后备案不发加班费。
8、在月末统计考勤时,办公室对任何空白考勤不予补签。
9、吸烟请到休息、接待室,否则将被罚款。
10、因故临时外出,必须请示部门主任,本部门全体外出,必须给主任办公室打招呼。
11、在业务宴请中,勿饮酒过量。
12、无工作需要不要进入主任办公室、财务部、以及会议室、接待室。
13、下班时必须关好本人所使用的电脑、空调及办公设备电源,整理好办公桌,保管好重要文件。
最后下班的员工要认真检查电脑、有关电器、窗户、空调、照明等是否已经全部关闭。
第十二条:
各部门必须严格执行考勤纪律,制定具体的实施办法,切实作好员工上班的考勤工作。
对上班经常迟到、早退、旷工者应认真作好考勤登记,对出勤不出力、纪律涣散等现象,应进行批评教育并令其改正。
1、各位上岗员工都必须严格执行学校的考勤制度。
2、各部门根据实际情况,指定专人负责考勤。
对所有考勤情况按月汇总。
3、各部门应在每月10日前,将上月考勤情况及有关附件如实上报办公室备查。
4、有以下情况之一者视为旷工:
①未办理请假手续擅自离开工作岗位者;②要求请假,未经批准而擅自离开工作岗位者;③准假期满(包括事、病、探亲、产育、婚、丧假等),未经续假或申请续假未经批准而又无正当理由,未按时到岗者;④请假理由经查明是编造假情况者;⑤经教育仍不服从分配调动,拒不到新岗位工作者或无故拖延超过报到日期者。
5、旷工期间档案工资按学校有关规定执行。
6、当月累计旷工十五天以上(含十五天)的,除停发当月的档案工资、效益工资和其他福利待遇、本人应写书面检查外,并给予以下纪律处分:
旷工十五天以上(含十五天),给予记大过处分;连续旷工超过一个月的,后勤服务部门以除名。
7、员工的出勤、考勤情况将与员工的年终考核和考评挂钩,员工无故连续十五天以上者,考核定为不合格。
8、对严格执行考勤制度的部门以及自觉出满
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- 行政 办公室 管理制度