度湖北省档案馆条件建设经费项目.docx

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度湖北省档案馆条件建设经费项目

2013年度湖北省档案馆条件建设经费项目

财政资金绩效评价报告

项目名称：

2013年度湖北省档案馆条件建设经费项目

项目单位：

湖北省档案馆

主管部门：

中共湖北省委、湖北省人民政府

评价机构：

武汉顺海资产评估有限责任公司

2014年5月

摘要

重要提示：

以下内容摘自绩效评价报告，欲了解本项目绩效评价的全面情况，

应认真阅读绩效评价报告全文。

2009年10月，湖北省档案局向湖北省人民政府提交了《关于加强省档案馆档案信息共享平台与数字档案资源建设的请示》（鄂档[2009]50号）（以下简称《请示》）：

“恳请加大扶持力度，加强省档案馆档案信息共享平台与数字档案资源建设”。

省政府领导十分重视，湖北省委常委、常务副省长李宪生和分管档案工作的张岱梨副省长批示，同意从2010年起将档案信息共享平台与数字档案建设资金纳入省档案馆部门预算，2010年安排启动经费300万元，以后视财力状况和项目实施绩效逐年增加（秘一字792号、鄂财教复[2009]959号）。

2011-2013年湖北省财政厅批复档案信息共享平台与数字档案（以下简称条件建设经费项目）建设资金预算分别为300万元、400万元、400万元。

根据湖北省财政厅2014年绩效评价工作安排，为全面了解2013年度条件建设经费项目财政资金使用情况、项目实施情况以及取得的综合绩效，保证项目资金使用管理的规范性、安全性和有效性，由湖北省档案局组织对2013年度条件建设经费项目财政资金进行绩效评价。

武汉顺海资产评估有限责任公司接受湖北省档案局委托，对2013年度条件建设经费项目财政资金进行绩效评价。

武汉顺海资产评估有限责任公司成立绩效评价工作组，在湖北省档案局的配合下，实施具体评价工作。

绩效评价工作组积极进行前期准备，完成了项目绩效评价计划书的制定、评价指标设计与修改、资料清单等多项工作；在调查取证过程中，通过访谈、座谈会、实地调研等多种方法搜集数据与资料；在对搜集到的数据与资料进行审核后，形成项目基础数据表，从项目决策、项目管理、项目绩效三个维度对项目执行情况及绩效情况进行综合分析，形成本评价结果。

本次评价通过项目决策、项目管理、项目绩效三个维度，采用了11个子类指标，设计了29个具体指标，对该项目2013年度的实施情况进行综合量化评价，综合评价得分85.3分，评价结果类型为A，评价等级为优。

绩效评价工作组经对项目2013年度实施效果综合分析，得出以下主要结论：

（1）项目决策方面，条件建设经费项目立项依据充分，总体目标明确，但长期规划不够详细。

2013年度项目申报、批复等决策程序完备、合法，预算编制具体清晰，但申报的年度绩效目标不够细化、量化。

（2）项目管理方面，①项目组织管理机构健全，成立了专门的领导小组，并实行具体项目（子项目）分工负责制；②省档案局先后制定了一系列管理制度以保障项目运行，涵盖财务管理、数字资源建设、数据备份管理、档案网站管理、安全保障等多方面，但不够完备；③项目采购程序合规，但对档案科研课题的过程管理、对档案业务培训的效果考核等稍显薄弱。

（3）项目绩效方面，①2013年基础设施建设进一步夯实，现有设施设备已基本满足信息化建设的各种功能需求；②数字化率水平进一步提高，截止2013年末，湖北省档案馆馆藏档案数字化率已达到26%；③2013年完成仿真复制档案869张，拍摄“数转模”胶片50卷，异地备份档案数据光盘200张，异质备份移动硬盘2个、光盘618张、磁带3卷，移动硬盘、光盘、磁带的检测合格率均为100%。

项目实施中主要存在以下问题：

（1）项目长期发展规划不够详细，年度绩效目标中细化、量化的指标少；

（2）项目档案业务培训和科研课题管理制度欠缺；（3）要保证在2020年完成条件建设经费项目总体目标，以目前的经费投入水平来看，资金上难以保证。

针对项目实施中存在的问题，为进一步提高财政专项资金的使用效益和管理水平，绩效评价工作组建议：

（1）加强规划设计，强化目标管理；

（2）完善制度建设，强化过程管理；（3）开源节流，提高财政资金使用效益。

前言

为全面了解2013年度条件建设经费项目的实施情况和实施效果，同时为以后年度该项目的开展提供参考，湖北省档案局组织了2013年度条件建设经费项目财政资金绩效评价工作。

武汉顺海资产评估有限责任公司受湖北省档案局委托，依照财政部《财政支出绩效评价管理暂行办法》（财预[2011]285号文件）和湖北省财政厅《湖北省省级财政项目资金绩效评价实施暂行办法》（鄂财绩发[2012]5号文件）的规定和要求，秉承第三方评价应遵循的客观、公平、公正原则，实施了必要的评估程序，完成了2013年条件建设经费项目绩效评价工作，并形成本绩效评价报告。

武汉顺海资产评估公司实施的本项目绩效评价工作是在湖北省档案局的组织和配合下完成的，湖北省档案局的支持和配合保障了本项目绩效评价工作的顺利实施。

一、项目基本情况

（一）项目背景

2002年11月，国家档案局颁布《全国档案信息化建设实施纲要》（档发[2002]8号），提出“为了适应国家信息化建设和档案事业发展，实施信息化带动战略，以档案信息化带动档案事业各项工作的开展，促进全国档案事业现代化水平的提高”。

2005年2月，国家档案局下发了《关于加强档案信息资源开发利用工作的意见》（档发[2005]1号），再次重申了档案信息化建设的重要性和紧迫性，要求“各地档案部门在当前和今后一段时期要大力加强档案信息资源管理，加强濒危珍贵档案抢救，推进各级基础档案信息资源库建设”。

2009年10月，湖北省档案局向省政府提交了《关于加强省档案馆档案信息共享平台与数字档案资源建设的请示》（鄂档[2009]50号）：

“恳请加大扶持力度，加强省档案馆档案信息共享平台与数字档案资源建设”。

省政府领导十分重视，湖北省委常委、常务副省长李宪生和分管档案工作的张岱梨副省长批示，同意从2010年起将档案信息共享平台与数字档案建设资金纳入省档案馆部门预算，2010年安排启动经费300万元，以后视财力状况和项目实绩逐年增加（秘一字792号、鄂财教复[2009]959号）。

（二）项目绩效目标

2009年湖北省档案局向省政府提交的《请示》提出了条件建设经费项目的总体目标任务：

通过10年的努力，逐步建成与全国档案信息建设基本同步、与省电子政务平台接轨、规范省直机关电子档案归档管理和移交接收、为武汉城市圈档案信息服务体系建设提供支撑和支持、方便人民群众现场查阅电子档案和开展远程服务的档案信息服务体系。

《请示》指出条件建设经费项目遵循统筹规划、分布实施的原则，项目建设周期为11年（2010-2020年），分四步走，其中：

2010年为第一阶段，2011-2012年为第二阶段，2013-2019年为第三阶段，2020年前后为第四阶段。

2013-2019年条件建设经费项目的阶段性目标为“基本建成省档案信息共享平台。

大力推进全省各级国家综合档案信息服务体系建设，丰富武汉城市圈档案信息服务体系的内容和形式，同步完成馆藏“文革”以前纸质档案和其它载体类型档案的数字化，全面实现省档案馆馆藏重要历史档案目录及全文的计算机检索和查询利用。

并在统一标准、确保安全的前提下，稳步推进省直机关电子档案在线接收，建成全省各级国家综合档案馆互通共享的数字档案全文数据库”。

根据湖北省档案局向省财政厅申报的2013年度条件建设经费项目《部门预算项目申报表》，2013年度项目绩效目标为：

（1）完成91万页的数字化扫描加工，扫描电子文件100%合格；

（2）确保办公和网站平台正常运行；（3）保护档案资源，为社会提供利用服务。

（三）项目实施情况

条件建设经费项目为湖北省档案馆连续性项目，该项目开始于2010年，项目主要内容为省档案馆档案信息共享平台与数字档案资源建设。

2013年条件建设经费项目完成数字化扫描加工档案数量10322卷共计1070470页。

截止2013年末已数字化档案卷数达16.5万卷，占全部馆藏档案的26%。

数字化扫描质检合格率较2012年有所增长，达98%。

（四）财政经费来源和使用情况

2013年条件建设经费项目财政资金来源省级财政拨款，属持续性项目，项目类型属常年性项目。

主要用于数字档案馆的规划设计、数据容灾备份和公共服务应用系统管理及维护，对馆藏珍贵档案进行仿真复制，省档案馆馆藏档案进行数字化前处理、扫描加工等。

2013年条件建设经费项目预算申报金额400万元，其中省档案馆信息平台建设300万元，省档案馆数字资源建设100万元。

预算核定金额400万元，其中省档案馆信息平台建设300万元，省档案馆数字资源建设100万元。

截止2013年底，实际使用金额330.73万元，其中省档案馆信息平台建设198.03万元，省档案馆数字资源建设132.70万元。

另有51.87万元为项目尾款，需跨年度支付。

表1-12013年条件建设经费项目资金情况表

序号

项目名称

预算申报金额

（万元）

预算核定金额

（万元）

实际使用金额

（万元）

一

省档案馆信息平台建设

300.00

300.00

198.03

1

数字档案馆规划设计（调研、咨询费等）

5.00

5.00

2.93

2

档案数据容灾备份

180.00

180.00

102.61

3

公共服务应用系统管理及维护

115.00

115.00

92.49

二

省档案馆数字资源建设

100.00

100.00

132.70

合计

400.00

400.00

330.73

备注

另有51.87万元为项目尾款，需跨年度支付。

实际使用金额具体情况见本报告“资金使用情况”部分。

（五）项目实施单位简介

2013年条件建设经费项目预算单位为湖北省档案局，执行单位为湖北省档案馆。

湖北省档案局是中共湖北省委、省人民政府直属的正厅级事业单位，是湖北省重要的档案保管基地和爱国主义教育省级示范基地，属“国家一级档案馆”。

省档案局的前身是1954年9月7日成立的归属国务院秘书厅领导的中南区临时档案保管处。

1959年6月成立湖北省档案管理局和湖北省档案馆，1998年，湖北省档案局与湖北省档案馆合并，两块牌子，一套班子，履行全省档案事业行政管理和档案保管利用两种职能。

湖北省档案局大楼总建筑面积18130平方米，其中库房面积7770平方米。

保存有自明朝天启七年（1627年）至今的各种档案资料70万卷（册），馆藏“汉冶萍公司档案”、“江汉关税务司档案”和“辛亥革命档案”等3个项目列入了《中国档案文献遗产名录》。

局（馆）内设办公室、档案馆室业务指导处、经济科技档案业务指导处、法规标准宣传处、科技处、电子档案管理处、档案资料保管处、档案信息开发利用处、行政保卫处、人事教育处、离退休干部处和机关党委，现有在职干部职工115人。

下辖档案科技推广中心、档案技术咨询中心。

主要职责是：

负责全省档案事业的统筹规划和宏观管理；依法对全省各级各类档案馆和各级机关、团体、企事业单位及其他组织的档案工作实行监督和指导；集中统一保管省直机关、团体、企事业单位及其直属机构的重要档案资料，维护档案的完整与安全；开发利用档案信息资源，有效服务全省经济建设和社会发展。

二、绩效评价工作情况

（一）绩效评价目的

2013年条件建设经费项目财政资金绩效评价目的主要有以下两个方面：

一是湖北省财政厅为加强财政资金的“跟踪问效”，规范部门预算项目支出管理，提高预算资金的使用效率，推动全省预算单位开展财政支出绩效评价工作；通过组织预算单位开展项目支出绩效评价工作，探索建立规范的部门预算项目支出绩效评价指标体系，完善省级项目支出预算编制方法，并为以后年度部门预算编制和安排提供参考；通过绩效评价使预算单位树立绩效意识、成本意识和责任意识，提高财政资金的使用效率和效益。

二是考核2013年条件建设经费项目的运行绩效。

考核被评对象的投入、建设和管理情况及实施效果，促进项目支出管理工作，确保财政资金的规范、安全、有效。

（二）绩效评价对象及范围

1.评价对象

本次评价对象为2013年条件建设经费项目400万元财政资金。

2.评价范围说明

根据湖北省档案局对本次绩效评价工作的要求及评价对象的具体情况，评价范围包括：

（1）省档案馆信息平台建设情况；

（2）省档案馆数字资源建设情况；（3）配套工作实施情况，如档案业务培训情况和科研课题开展情况。

（三）绩效评价原则

1．科学规范原则。

绩效评价应当严格执行规定的程序，按照科学可行的要求，采用定量与定性分析相结合的方法。

2．公正公开原则。

绩效评价应当符合真实、客观、公正的要求，依法公开并接受监督。

3．分级分类原则。

绩效评价由各级财政部门、各预算部门根据评价对象的特点分类组织实施。

4．绩效相关原则。

绩效评价应当针对具体支出及产出绩效进行，评价结果应当清晰反映支出和产出绩效之间的紧密对应关系。

（四）绩效依据

1．政策、法规依据

（1）《中华人民共和国预算法》（2011年修订版）；

（2）《财政支出绩效评价管理暂行办法》（财预[2011]285号）；

（3）《关于推进预算绩效管理的指导意见》（财预[2011]416号）；

（4）《预算绩效评价共性指标体系框架》（财预[2013]53号）

（5）《湖北省省级财政项目资金绩效评价实施暂行办法》（鄂财绩发[2012]5号）；

（6）《湖北省财政项目资金绩效评价操作指南》（征求意见稿）；

（7）《全国档案信息化建设实施纲要》（档发[2002]8号）；

（8）《关于印发<全国档案事业发展“十二五”规划>的通知》（档发[2011]1号）；

（9）《湖北省档案馆馆藏档案数字化工作流程及任务要点》（鄂档[2006]23号）；

（10）《湖北省档案局（馆）政府集中采购管理实施细则（暂行）》（鄂档办[2007]41号）；

（11）《湖北省档案馆馆藏档案数字化成果数据移交、保管、利用管理办法》（鄂档办[2007]42号）；

（12）《湖北省档案馆馆藏档案数字化质量管理暂行办法》（鄂档办[2007]55号）；

（13）《湖北省档案局保密工作规定》（鄂档案办[2009]17号）；

（14）《湖北省国家综合档案馆电子档案数据容灾管理试行办法》（鄂档[2010]41号）；

（15）《湖北省国家综合档案馆业务建设规范》（鄂档规[2011]5号）；

（16）《湖北省档案局（馆）财务管理暂行办法》（鄂档办[2011]8号）。

2．其他依据

（1）《国家档案局与湖北省人民政府关于构建武汉城市圈“两型社会”建设档案信息服务体系合作协议书》；

（2）《湖北省档案局关于加强省档案馆档案信息共享平台与数字档案资源建设的请示》（鄂档[2009]50号）；

（3）《省财政厅关于省档案局档案信息共享平台与数字档案资源建设的请示》（鄂财教复[2009]959号）；

（4）《湖北省省级政府采购招标评标报告》（项目编号：

EZC-2013-ZX0149）；

（5）项目实施单位填报的《湖北省档案馆2013年条件建设经费项目调查表》

（6）评价工作人员取得的其他资料。

（五）评价指标体系

根据《财政支出绩效评价管理暂行办法》（财预[2011]285号）和《湖北省省级财政项目资金绩效评价实施暂行办法》（鄂财绩发[2012]5号）中财政支出绩效评价指标体系指导框架并结合本项目的具体情况，设计2013年条件建设经费项目评价指标体系，从项目决策、项目管理和项目绩效三个维度，采用了11个二级指标，设计了29个三级指标对2013年条件建设经费项目财政资金进行综合评价。

表2-12013年条件建设经费财政支出项目绩效评价指标体系

一级指标

权重

二级指标

权重

三级指标

权重

序号

指标解释

项目决策

20%

项目目标

30%

总体目标

60%

1

（1）目标明确程度（20%）；

（2）目标内容具体程度（20%）；（3）目标细化程度（30%）；（4）目标量化程度（30%）。

阶段性目标

40%

2

决策过程

40%

项目依据

50%

3

（1）项目政策依据（30%）；

（2）项目是否符合实际情况/需求（30%）；（3）项目与十二五规划的一致性（20%）；（4）项目制定有中长期规划（20%）。

立项程序

50%

4

（1）项目立项条件（30%）；

（2）项目申报程序合规性（30%）；（3）项目批复（20%）；（4）项目进行了可行性研究/论证，编制了项目实施方案（20%）。

资金分配

30%

项目预算

100%

5

（1）项目预算编制符合相关预算管理办法（30%）；

（2）预算支出明细清晰具体（20%）；（3）预算年度绩效指标具体、细化、量化（30%）；（4）预算采购安排清晰具体（20%）。

项目管理

35%

投入管理

15%

资金到位率

30%

6

实际到位资金/计划到位资金×100%

资金到位及时率

30%

7

资金到位时间对项目工作的影响程度

预算执行

40%

8

（1）有预算经费使用的相关制度规定（20%）；

（2）严格做到专项专用（30%）；（3）不挤占项目资金（20%）；（4）不超标准开支（30%）。

财务管理

30%

管理制度健全性

30%

9

（1）全面建立规范财务管理制度（25%）；

（2）主管人员熟悉相关预算资金管理法律法规（25%）；（3）设立项目资金专款帐户、责任人清晰明确（25%）；（4）合理合规建立相关账目、科目（25%）。

执行制度有效性

40%

10

（1）建立严格的财务报销签字制度（20%）；

（2）建立严格的印鉴管理机制（20%）；（3）建立严格的人员牵制机制（30%）；（4）建立严格定期内部自审自查制度（30%）。

财务信息质量

30%

11

（1）账簿证件齐全、账实相符、会计核算清楚规范（20%）；

（2）原始凭证符合要求，手续齐全（20%）；（3）会计账务保存完好（20%）；（4）严格执行各项经费独立核算（20%）；（5）核算方法合规（20%）。

续表2-1：

一级指标

权重

二级指标

权重

三级指标

权重

序号

指标解释

项目实施

55%

组织机构

20%

12

（1）组织机构健全（30%）；

（2）组织机构设置合理（20%）；（3）分工明确（20%）；（4）工作有效（30%）。

管理制度

20%

13

（1）管理制度建设：

包括业务管理制度、责任制度、考核制度、检查验收制度等（50%）；

（2）制度执行（50%）。

实施管理

30%

14

（1）项目采购管理：

是否严格执行政府采购规定（30%）；

（2）项目组织及实施安排科学合理（30%）；（3）项目有专人负责（20%）；（4）项目管理水平（20%）。

项目考核

30%

15

（1）项目有定期考核（40%）；

（2）项目验收材料、总结报告等考核档案完备（30%）；（3）考核效果（30%）。

　项目绩效

45%

信息化平台建设

25%

系统建设完成率

30%

16

（1）硬件建设（50%）；

（2）软件建设（50%）。

（已完成数量/计划数量×100%）

系统建设质量

40%

17

（1）软硬件设施配套水平（40%）；

（2）设备选型的平均先进性（30%）；（3）设备支出的合理性、经济性（30%）。

正常运行率

30%

18

公共服务应用系统（机房、局域网、档案网站及集群系统等）正常运行情况

数字资源建设

25%

数字化扫描完成率

30%

19

2013年预期彩扫91万页目标完成情况

质检合格率

30%

20

预期数字化扫描100%合格目标达成率

数字化率水平

40%

21

湖北省档案馆数字化率水平的先进程度（因2013年全国平均水平无法取得，故使用2012年的数据进行计算）

配套工作

5%

培训完成率

50%

22

已接受培训人数/应参加培训人员

课题完成率

50%

23

已结题数/应结题数

档案利用服务

30%

查询利用率

40%

24

省档案馆接待查询利用人数增长情况

服务对象满意度

60%

25

查询利用者满意度情况

可持续性

15%

系统维护

20%

26

系统维护的情况

设备完好率

20%

27

设备完好数量/设备总数×100%

人员保障

20%

28

项目实施所需人员的定岗、定编,专业人员素质

经费保障

40%

29

现阶段经费投入水平对总体目标实现的保障程度

（六）评价标准

条件建设经费项目为连续性项目，本次绩效评价的时间范围为2013年度，但在评价指标设计的过程中，部分指标需要通过实施情况综合评价，部分指标需要根据实施情况进行动态分析。

结合本项目特点，评价中采用的绩效标准通过以下两种方式确定：

1．对能够获取标准值的指标，根据不同指标的特征和属性，分别从计划标准、经验标准等中获取。

2．定性指标标准值一般取为100。

（七）评价方法

本项目综合评价技术方法采用标杆管理法

1．综合评价结果计算方法

综合评价得分=∑（单位指标评分值×指标权重）

2．单项指标计分方法

本次评价指标中，有定性和定量指标，各类指标因考核的内容和标准值的存在与否，情况差异较大。

因此单项指标计算中分别采用了不同方法。

（1）简单评分法

对能够取得标准值的指标，采用简单评分法，即：

指标评分值=

（2）因素分析法

对定性指标和不存在标准值的指标，采用因素分析法，即指标标准定为100，并对影响指标结果的因素进行分析，设计出主要影响因素及因素权重分。

采用多人评分方法得出综合评价分值，并用

（1）中的方法计算指标评分值。

（3）改进型多档功能系数法

对不存在标准值又不宜用定性方法评价的指标，采用改进型多档功能系数法计算指标得分值：

指标评分=本档分值＋

×（上档分值-本档分值）

分档标准值及各档分值由评价工作小组根据省档案局要求及实际情况设定。

3．权重值的估计

根据本项目特点及各指标维度、类别考评内容，采用德尔菲法进行权重估计，并参考了评价领导小组及项目实施单位的意见。

（八）绩效评价实施过程

1．前期准备

（1）查询相关资料，了解湖北省档案馆条件建设经费项目的建设和运行状况，与有关部门联系了解项目的特点以及考核目的，并制定了2013年条件建设经费项目财政资金绩效评价计划书。

（2）初步了解被考核项目的主要工作情况、管理体系。

（3）查找相关文件，对照《财政支出绩效评价管理暂行办法》（财预[2011]285号）、《湖北省省级财政项目资金绩效评价实施暂行办法》（鄂财绩发[2012]5号）以及拟定的2013年条件建设经费项目绩效评价访谈提纲和申报资料清单，制定初步的指标体系，为后期的调查和研究做好准备。

2．组织实施

（1）听取被考评单位关于2013年条件建设经费项目财政资金支出情况、财务管理状况、目标完成情况、平台运行情况以及实施效果的介绍；

（2）按照《财政支出绩效评价管理暂行办法》（财预[2011]285号）、《湖北省省级财政项目资金绩效评价实施暂行办法》（鄂财绩发[2012]5号）相关规定，根据考评具体要求和制定的指标体系评价方法，形成详细资料清单及各类工作表格；

（3）收集相关资料。

系统内资料，向项目实施单位提出资料清单，由实施单位提供；系统外资料，由项目工作组通过社会调查和信息媒体收集相关资料；

（4）对收集的资料进行整理、分类、分析，提出补充资料、修订完善指标体系；

（5）开展现场考评工作。

考评组成员深入到项目实施单位听取该项目的详细介绍；核实申报的各种资料；召开各类访谈会、现场查勘；完成现场考评工作各类表格的填报工作。

3．分析评价