第二章 财务审批及费用报销制度.docx
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第二章财务审批及费用报销制度
第二章财务审批及费用报销制度
为了加强公司财务管理的工作,完善公司的费用审批报销程序及规定,合理控制公司经营费用,根据国家有关财务法规的规定及公司对财务规章制度的要求,结合本公司的实际经营情况制定本制度。
一、总则
◆公司费用报销范围:
各部门预算内的资金使用可通过以下流程进行核销,同时计入各部门年度成本内,预算外资金一律不得报销。
◆不经过公司流程支出的费用不得报销。
◆正常成本开支从生产制造成本/或经营成本中一次扣除,财务应在凭证明细中区分开。
◆按照费用跟人、跟项目、跟合同、跟部门的原则,凡是需要公司报销的费用,必须报销者先以个人名义借支,然后计入个人或部门成本,最后从销量或产量的利润中扣除。
◆差旅费报销需是公司委派外出方可报销,参照公司标准执行。
可报销费用明细如下:
费用项目
备注
办公费
办公用品、资料打印费、办公耗材
电话费
公司
招聘费
员工招聘费
折旧费
办公设备折旧费
基础设施费
房屋改造、园林绿化、消防器材
工资
各部门人员工资
交通费
因公务发生交通费用
车辆维护使用费
公司
福利费
员工礼金、社保、职工业余生活物品采购
社会责任
残保金、捐赠
生活费
员工加班餐费
教育、培训费
外训与拓展
经营费
投标费、礼品、馈赠(产品、人工等)、业务招待费、品牌推广费、行业技术精英交流接待
折扣费
佣金
差旅费
因公司业务需要发生的外地差旅费
经营费
礼品、馈赠(产品、人工等)、业务招待费
资金成本费
因部门收款延期产生的融资成本
售后服务费
运输费
物流运输费
产品研发费、打样费
新产品试制打样及开发
观展费
行业展会
外协加工费
半成品外协及成品加工、外协安装、外协人工费
现场管理费
交通费、食宿费等
原材料
甲方供应材料、辅料
维修费
设备、工具维修、保养、校验
培训费
ISO9001认证费、安全培训费
外协加工费
按员工人数均摊
审计费
外加工运输费(此项费用可与外协供应商谈由对方支付)
房租费
因公务发生交通费用
水费、卫生费
大型生产设备折旧
电费
生产设备投入
税金
营业税
经营费
因与税务、工商、银行发生业务产生的经营费用
固定资产
企业房产、土地、证券、基金投入
资金成本费
因应收款未达标申请的融资费用(手续费、利息费、工本费、公证、交通、业务招待费)
工本费
购发票及支票
审计费
年审报告及投标用银行资信证明
二、费用审批及报销流程。
第一条用款计划、报账审批程序
(一)用款计划审批支付程序
(二)用款报帐审批支付程序
各项费用开支,必须经部门经理以上人员和财务审核后,报总经理批准,并按以下具体各项费用的报销流程办理:
YES
✧
第二条费用的报销期限
1、现金日常费用报销(用于零星购物或支付零星费用):
由各部门主管交财务部门审核,
每周五由财务部门会同用款计划提交总经理审批,办理报销付款手续,其余时间不
予报销。
2、报销日期为每月10号、25号。
2、差旅费报销:
所有人员的差旅费报销必须填制统一的“差旅费报销单”。
公司员工出
差回来后三日内报销(遇节假日顺延),特殊情况:
如证明人未在公司不能办理证明验收事宜的,可在证明验收人回来后二日内报销(遇节假日顺延),未在规定时间报销者,财务部可根据实际报销费用的20%进行处罚,核入公司特别基金。
3、每次核销都必须附“差旅费报销单”以及“出差申请单”,每月只允许报销两次(除
特殊情况外),差旅费用报销不得跨月;未能按时将报销单据交回财务部,则报销费
用累计到下月,并接受当月的费用指标考核。
4、有关费用必须按相关“费用报销凭证”准确如实地填写,具体要求如下:
☆报销凭证一律使用钢笔或签字笔填写;
☆所属部门按受款人所在部门的名称填写;
☆填报日期按填写当日的日期填写;
☆附件张数按所附单据数量填写;
☆大、小写金额必须填写一致,不得涂改;
☆发票、收据必须分开填写有关“费用报销凭证”;
☆凡涉及费用报销,必须有本公司同事作验收或证明人的签名;
☆如填报未符合上述要求,财务部有权要求经办人重新填报;
☆所有费用报销,必须凭“发票”或“收据”为原始凭证,如确实无法取得原始票据的,
须找相关发票据代替,并在费用报销单上注明未能取得票据的原因;
☆如遇有票据丢失的,必须找相关票据代替,并根据实际报销费用的10%进行处罚,
若未能找到相关票据代替,则不予报销;
☆所有票据必须真实,如发现作弊,财务部将按票面金额的两倍处罚当事人并记录个
人诚信档案。
第三条原始凭证有效性的规定:
1、经办人员在费用支出时,应取得真实合法的原始凭证。
以下凭证视为合法凭证,准
予报销:
✧税务机关批准的带防伪水印底纹和全国统一发票监制章的税务发票;
✧财政机关批准并统一监制的行政事业性收据;
✧邮政、银行、铁路系统的各类带印戳的收据、支出证明单;
2、经办人员取得的合法凭证时,应按要求规范填写,否则,视为无效凭证,不予报销。
3、经办人取得报销凭证时,凭证内容应填写完整;住宿发票填明起止日期及天数,否
则不予报销(除特殊情况外)。
4、经办人报销支出费用时,报销内容应符合报销凭证的使用范围及性质。
第四条 本制度适用对象为公司全体人员。
二、各项费用的报销制度
1、借款报销及审批制度
第五条公司员工因公出差借款或报销,应据实认真填写借款单,由各部门经理审签,总经理助理审核后再报总经理审批后,转财务经理审核后交由财务部出纳付款。
☆公司正式员工借款金额不得超过当月工资总额的60%。
☆试用期员工一般不予借款,特殊情况除外,但需有本公司担保人员连名签字方可,
借款金额不应超过应得工资总额。
☆正式员工由于困难需借款的,需报特别申请,找同等金额相应担保人担保,并出具
还款计划报部门总监复核,财务经理审核后交总经理审批,总经理审批后至财务部
出纳付款。
第六条员工出差预借差旅费应填写“借款单”,并注明借款事由,按规定程序审批后,到财
务部门预借差旅费。
第七条借款人须在公务完毕后7个工作日内到财务部结清借款,前款不清后款不予办理借
款手续。
每年12月31日前,除12月下旬借支的款项外其余所有个人借支的备用金
都必须结清归还,逾期不还的,一次从工资中扣回。
第八条所有借款后按制度超期报销的,隔季/隔年不再核销挂账,后果自负,所借款项由个
人工资中扣除。
财务人员把上述凭证提交公司的负同等经济责任。
2、员工出差费用报销制度
第九条本制度所指出差是指公司员工受公司主管负责人派遣在公司办公所在地城市以外的
地区履行公务。
出差员工根据本制度的规定享受相应标准的住宿补贴、伙食补贴和
交通补贴。
第十条公司各部门应严格控制出差人数,并考评其完成任务的期限,确定合理出差日期,
逾期出差应向上一级主管负责人报告,对因公出差人员,按相应标准报销出差费用。
第十一条公司员工出差应严格履行报批手续,并且必须填写《出差审批表》,未经批准不得
自行出差,自行出差或因私出差所发生的旅差费均由其本人自行承担,公司一律不
予报销;且出差返回后,需在《出差审批表》的返回登记处,详细填写,找相应主
管批示后,交至财务部,并复印一份到人事行政部,便于考勤;若未交至人事行政
部,财务部不予以提供查询《出差审批表》,此次出差天数按旷工处理。
第十二条员工出差地点分为一级城市、二级城市、三级城市,其中一级城市为:
北京、上
海、深圳、广州;二级城市为:
省会城市;三级城市为:
除一级、二级以外的城市。
第十三条员工出差乘坐交通工具时,公司总经理可以乘坐飞机、软卧;总监、部门经理级
别可以乘坐软卧、硬卧,如有特殊情况必须乘坐飞机时必须由总经理审批;一般员
工出差可以乘坐硬卧、硬座,如必须乘坐飞机时需要有部门主管及总经理审批。
本
市出差只能乘坐公交/地铁,如目的地为公交/地铁未达处,可申请乘坐电动车/出
租车。
第十四条总经理的出差费用实行实报实销制度,其他员工的出差补贴实行全额包干制,具
体包干标准见下表(元/日):
✧出差补贴标准:
地区类别
补贴名称
一级城市
二级城市
三级城市
主管报销标准
280元/天
220元/天
160元/天
员工报销标准
220元/天
180元/天
140元/天
☆基层员工与管理层员工一起出差时,由管理人员控制各项开销,并着重控制住宿费及
出租车费,根据实际情况报销;
☆出差期间,一般人员不能以任何理由请客送礼,确需应酬的,须在出差审批表提前
申请此费用,如未申请,必须事前短信请示直接主管报财务经理审核总经理审批,
根据实际情况限额招待;
☆出差期间,如客户提供住宿、餐饮时,出差补贴将扣除此相应费用,不予报销;
☆出差期间,工程现场作业验收、监察事宜,确需应酬的,根据现场情况限额招待(不
超过工程合同总量的1‰);且需征得总经理批准;
☆出差期间,除因工作需要或其他不可抗力,需要延时可电话请批外,不得因私事或
其他原因借故延长出差时间,否则额外费用由个人承担,并做事假处理;
☆出差期间不计加班费。
第十五条报销凭据必须是出差地实际发生的票据,费用包干部分凭发票报销(发票金额大
于费用包干标准的按标准报销,发票金额小于费用包干标准的按实际金额报销)。
第十六条出差天数以离京之日(含)起至回京之日(含)止;住宿补贴按实际住宿天数计
算。
第十七条员工出差前,若能预计要发生其他费用,如招待费用、交通费用、办公费用等,
要写明原因,并请上级领导批示;若不能预计要发生其他费用,但在实际出差过
程中,发生了招待费用、交通费用、办公费用等,可在出差回来报销时,写明原
因,及发生的相关费用明细附后,请上级领导批示后,方可予以报销。
第十八条司机带车出差且当天不能返回的,实行每天住宿、生活补贴包干,不享受交通补
贴,标准参见基层员工的出差补贴。
3、员工本市交通费用报销制度
第十九条凡市内办理公务人员,交通工具均以公交车、地铁为主,特殊情况下需要乘坐出
租车的,事先必须取得部门经理的批准,实行实报实销,否则不予报销;若为营
销人员发展业务所发生的交通费,由营销人员自理,不予报销,如需报销,则报
销费用从提成中扣除。
第二十条员工因加班或公司开会较晚,需乘坐出租车回家的,必须是在21:
30之后,先取
得部门经理的批准,次日带有效报销单据和主管总监签字后至财务,财务审核发
票上的时间和日期,如票据与报销情况不符,将不予报销,若不能开具有效发票,
除代找发票外,还需有证明加班及公司开会事实的证明人签字,方可报销。
第二十一条员工因公需要坐公交车办事的,所发生费用可在返回后填写费用报销单据时行
报销,如部门内未办理《外出申请表》且未在《员工外出/返回登记表》登记外出
的,将不予报销。
第二十二条所有因公报销出租车费用的员工,必须在报销明细单上注明往返地点及用车事
由。
4、公司业务招待费用报销制度
第二十三条各部门人员因公接待外单位人员或公司已签单客户,需要到外面宴请的,须事
先取得部门经理、相关负责人同意,否则不予报销。
部门需安排接待工作餐的,
须经部门经理、财务经理、总经理批准,记入部门招待费。
第二十四条招待费发票日期栏必须填写清楚并说明招待事由。
5、公司用车费用报销制度
第二十五条公司因业务需要申请用车时,必须填写用车申请表,报销时需将用车申请单明
细附上,并落实到项目中,每次用车需将用车的起始数、终止数、行驶里程、出
车费用、归来时间等详细填定并确认签字。
第二十六条公司车辆申请加油费时,需将上次申请加油费的时间及从上次加油后至此次申
请加油费止的行驶总里程汇总表附上,财务根据时间及里程进行审核。
第二十七条公司车辆的保险费、保养费报销时,必须附相关的票据方可报销。
6、公司内部采购报销制度
第二十八条各部门应该对办公管理需要的物资定期编写采购计划,交由人事行政组织采购,
对按计划请购材料并通过审批的款项,采购发生的费用按照正式发票上显示的
额实报实销。
第二十九条各部门对于外包生产和现场管理需要的物资,由各相关负责人向公司项目部提
供物资需求申请函,相关负责人根据公司相关物资的储备情况决定,由相关人
员编写材料采购特批单,对按特批计划请购材料并通过审批的款项,采购发生
的费用按照正式发票上显示的金额实报实销。
☆各部门特批申请每月只允许二次。
第三十条采取预付款方式的采购物资,由采购人员凭《采购合同》或供应商提供的报价单,
填写《借款单》,经预算部经理复核、财务部经理审核、总经理批准后办理预付款
手续。
第三十一条采购人员在报销时,需由主管部门经理审核,经手人将手续齐全的“报销单”
及物资入库单交财务部主管会计审核并进行账务处理,冲销预付款项,并开具
收据。
第三十二条采取除预付款方式之外的方式付款的采购物资,在采购物资到厂入库后,由采
购人员凭《采购清单》、《入库单》以及购货发票,由预算部经理复核后交至财
务部审核,总经理批准后办理报销付款手续。
第三十三条同城采购要求采购人员自借款日起十个工作日内报销;异地采购要求自借款日
起十五个工作日内报销。
第三十四条采购发生的运费,由经手人填写报销单,部门经理复核,财务经理审核后,总
经理审批后实报实销。
第三十五条外包生产的除预付款方式之外的方式付款的外包工程,在采购物资到厂入库后,
由生产经理助理凭《采购清单》、《质检合格单》《出库单》以及购货发票,由预
算部总监、生产总监、财务经理审核,总经理批准后办理报销付款手续。
第三十六条外包工程通常与供应商采取背靠背付款方式、生产经理助理凭《采购清单》、《验
收合格单》《出库单》以及工程发票,由预算部总监、生产总监、财务部经理审
核,总经理批准后办理报销付款手续。
第三十七条本办法中未做出规定的,按照公司的有关规定办理。
第三十八条本办法由财务部及人事行政部制定并负责解释。
第三十九条本办法自2012年4月1日起执行。
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