办公室 6S管理规定范本.docx
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办公室 6S管理规定范本.docx
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办公室6S管理规定范本
制定部门
制(修)订日期
文件编号
版本
正文页数
受控级别
企文公关部
本文件受控部门:
(注:
“”表示分发与受控)
□集团总裁办
制造本部
柯林服装厂
二级人资部门-服
□COO副总办
品控中心
安徽服装厂
二级行政部门-服
□战略管理中心
生控中心
二级生产部门-服
□集团人力资源中心
成控中心
□风控与审计中心
制造人力资源中心
二级成控部门-鞋
□财务系统
行政中心
二级人资部门-鞋
□信息管理中心
鞋业一厂
二级行政部门-鞋
□成本管理中心
鞋业三厂
二级生产部门-鞋
□运营中心
鞋业二厂
二级品控部门-服
□质量管理中心
二级品控部门-服
□技术开发中心
二级生控部门-服
□集团其它关联中心
二级成控部门-服
本文件属公司智慧资产,任何人未经许可,不得私自影印。
核准
审核
制度审查
发文部门
制度发行章
主管
负责人
1.目的
为建立全员6S执行、考核与精进机制,创造干净、整洁、舒适、高效、美化的工作环境和生活环境,培养员工良好的个人素养与行为习惯,塑造企业形象,特发布本规定。
2.适用范围
本规定适用于制造本部全员,总部其他单位可参照执行。
3.术语
3.1.整理(SEIRI):
将工作场所的任何物品必要的东西与不必要的东西区分,除了有必要的下来,不必要的东西及时处理;目的:
腾出空间,空间活用,塑造清爽的工作场所;
3.2.整顿(SEITON):
把留下的必要用的物品依规定位置摆放,以决定正确的摆置方法与配置,并加以标示;目的:
工作场所一目了然,消除寻找物品的时间,整整齐齐的工作环境,消除过多的积压物品;
3.3.清扫(SEISO):
将工作场所内看得见与看不见的地方清扫干净,保持工作场所干净、亮丽的环境;目的:
稳定品质,减少工业伤害;
3.4.清洁(SEIKETSU):
彻底整理、整顿、清扫,包括卫生面、公害面在内,维持干净的状态;目的:
维护上面3S成果;
3.5.素养(SHITSUKE):
每位成员养成良好的习惯,并遵守规定的事项,培养积极主动的精神(也称习惯性);目的:
培养好习惯,遵守规则的员工,营造团队精神;
3.6.安全(SECURITY):
重视安全教育,时刻都有安全第一观念,发现安全隐患并及时消除或采取有效措施,防范于未然;目的:
建立安全工作环境,所有工作建立在安全的前提下。
4.权责
4.1.行政中心:
负责6S制度的修制定、执行日常稽核并提交稽核报告;
4.2.各中心中心:
负责对稽核报告结果的奖罚实施;
4.3.各中心职能单位:
负责人以身作则、率先带头,让整个部门养成习惯;
4.4.全体员工:
严格执行公司各项6S管理规定及要求;
4.5.稽核小组成员:
定期或不定期开展稽查工作;
4.6.各工厂行政单位及6S专员:
负责宣传到位,按照稽核计划开展工作。
5.内容
5.1.区域管理
5.1.1.办公楼6S:
总部办公楼由企文公关部负责宣传、稽核等管理工作;异地工厂由行政单位负责宣传、稽核等管理工作;
5.1.2.宿舍楼6S:
总部宿舍楼、公寓楼由行政后勤部负责宣传、稽核等管理工作;异地工厂由行政单位负责宣传、稽核等管理工作;
5.1.3.工厂车间6S:
由各工厂6S专员负责宣传、稽核等管理工作;
5.1.4.公共区域6S:
总部公共区域由企文公关部负责宣传、稽核等管理工作;异地工厂由人力行政部负责宣传、稽核等管理工作;
5.1.5.资讯卡管理:
为更好落实6S区域责任,根据办公室、宿舍楼、工厂车间和公共区域的不同管理标准,每个区域再划分为若干个小责任区,每个小责任区各设立一块6S资讯卡,体现区域编号、区域名称、责任人、执行人、6S专员、联系方式、红黄绿状态色卡等,加强监督、查检与改善,提高6S管理成效。
5.2.6S观念导入
5.2.1.新员培训:
人力行政部主导执行,对新进员工进行6S基本观念训练;
5.2.2.在职培训:
人力行政部主导、组织全厂人员持续接受6S专业培训;
5.2.3.6S宣传:
企文公关部根据宣传需要,不定期进行6S管理知识与资讯的宣传,以保持与强化6S宣传效果。
5.3.6S稽核
5.3.1.稽核内容:
企文公关部确定6S稽核内容、条款,统一发给各区域6S执行人、责任人,并利用培训、6S资讯卡、6S看板等方式向各责任区域人员宣导。
当稽核内容、条款发生变化时,需及时发函更新、公布;
5.3.2.6S专员:
通过企文公关部培训后,执行6S评核任务;
5.3.3.稽核方式:
利用定点摄像、拍照、组织成立联合稽核组的方式,采取不定时、不通知、随时等方式进行稽核,稽核结果记录于《6S稽核查检表》;
5.3.4.稽核频率:
每周至少3次,时间由6S专员随机确定;
5.3.5.稽核评判准则:
不符合类别
1、不符合项判定标准
2、红黄绿牌判定标准
整理、整顿、清扫、清洁
素养、安全
轻微不符合项
违反该部分要求中任何一项中的一点/一次/一个,记一个‘轻微’
/
无不符合项,或仅有两个及以下的轻微项,评价为绿牌
一般不符合项
累积三个轻微为一个‘一般’
累积三个轻微为一个“一般”,或违反资讯卡上任何一条标准为“一般”
“一般”评价为黄牌
严重不符合项
累积三个一般为一个‘严重’
三个一般累计一个严重
违反该部分要求情节严重的项目,可直接记一个“严重”
达到一个严重项,即评价为红牌
稽核与改进
稽核问题点改进:
凡稽核结果为红牌与黄牌的区域,6S执行人需于3天内改善,并主动申请6S评核人员对该区域进行复检,并依据复检结果对当区域红黄绿牌挂牌进行调整
一二级主管突检评核
红牌突检机制:
集团高管突击检查,对某区域6S不满意的,可直接评核为红牌,要求立即整改,同时红牌持续停留时间10天;制造本部高级总监突检,红牌持续停留时间7天;一级主管(经营长/职能长)突检,红牌持续停留时间5天;二级主管及责任区域负责人突检,红牌持续停留时间3天;企文公关部6S专员突检,红牌持续停留时间2天;凡稽核结果为绿牌区域,在下次稽核前持续为绿牌状态
5.3.6.稽核结果公示:
各责任区域设立6S资讯卡,稽核完成后第一时间将各自区域的《6S稽核查检表》反馈给各区域6S责任人,并由各区域6S责任人按稽核结果在本区域6S资讯卡进行红黄绿牌状态的更新;在公共区域明显处建立公司6S资讯站看板,6S稽核完成后,6S专员将确定的结果进行汇总并记录于《6S稽核结果统计表》,将该表公布公司6S资讯站看板;
5.3.7.稽核问题点改进:
5.3.7.1.6S稽核结果公布后,各区域6S执行人需在部门内部进行通报宣导,并组织进行改善;
5.3.7.2.凡稽核结果为红牌与黄牌的区域,6S执行人需于3天内改善,并主动申请6S评核人员对该区域进行复检,并依据复检结果对当区域红黄绿牌挂牌进行调整;
5.3.7.3.凡稽核结果为绿牌区域,在下次稽核前持续为绿牌状态。
5.4.稽核奖惩
5.4.1.车间/仓库/公共区域/宿舍楼:
连续2个月维持绿牌状态区域,区域6S责任人、执行人记嘉奖一次;连续4个月维持绿牌状态区域,6S责任人、执行人记小功1次;
5.4.2.办公室区域:
连续3个月维持绿牌状态区域,区域6S责任人、执行人记嘉奖一次;连续半年维持绿牌状态区域,6S责任人记小功1次;
5.4.3.红牌需于3天内转换为黄牌或绿牌,黄牌需于3天内转换为绿牌,限期内未能达到转换目标,超出1天6S执行人记警告一次,超出两天记警告两次,两天以上依此类推;超过期限3天以上(含)未转换为绿牌,6S责任人记警告1次。
5.5.暂缓稽核豁免权申请
5.5.1.考虑公司资源投入必要性、工程施工或重大任务执行期间等特殊情况,各区域督导责任人可针对整个区域或区域内某个项目,申请暂缓稽核豁免权,申请需经人力行政中心总监签核生效;
5.5.2.暂缓稽核豁免权申请核准前,依正常程序列为稽核,申请核准后,区域豁免需于6S资讯卡之当前评核状态栏位贴上经核准的暂缓稽核豁免标签,项目豁免需于6S考核卡上贴上经核准的暂缓稽核豁免标签。
5.6.6S绩效评比
5.6.1.评比方式
5.6.2.频率:
季度评比,年度评比;
5.6.3.年度评选出6S推行“先进单位”、“先进个人”,发放奖金与奖牌;利用公司宣传栏、年会等给予提名表扬;
5.6.4.季度评选出6S推行“先进单位”,发放流动锦旗;同时,评选出“落后单位”,利用公司各宣传栏、年会等给予通报批评。
5.7.其它
5.7.1.宿舍6S评核同以上方案,宿舍6S评核专员改由宿舍管理员担任;
5.7.2.评比竞赛方案:
以各区域/部门为单位,区域与区域之间,部门与部门之间进行评比竞赛,具体评比方案由企文公关部根据管理需求制定。
5.8.办公室6S标准:
分类
项目
规范内容
办公区域
办公桌
办公桌面保持整齐整洁,个人非办公物品摆放不得超过3件
暂离或外出时,桌面办公文件等物品摆放整齐并关闭电脑显示器
办公桌下不得堆放与工作无关的文件和物品(如杂志、快递等)
电源
下班离开前,关闭办公桌上的照明灯及电脑显示器
办公椅
离开办公位置时,需将椅子归位并摆放整齐
办公椅上不允许披挂衣物
不得使用办公椅搬运物品,挪动同事办公椅须及时归位
文件柜
文件柜内物品、文件摆放整齐,标识明确
文件柜配套使用,不得随意移动及私自挪用他人文件柜
垃圾桶
垃圾桶统一放置办公桌正中间挡板之下,特殊区域统一定位摆放
网络
工作时间禁止使用电脑/手机/IPAD从事与工作无关的事项
打印
对于一些色彩不影响表达的文稿,一律采用黑白打印
对于一些内容使用的内部文件,一律采用二次纸打印
公共区域6S管理
办公区域、隔断或墙体
办公桌挡板不得出现乱涂/乱画/乱贴/乱挂的现象
办公区域禁止随意堆放杂物(如鞋盒、道具、器具、材料等),如有临时性物品需要堆放需报备行政部统一进行规划,妥善放置
办公区域禁止使用透明胶/双面胶/泡沫胶等损害墙面的物品
茶水区
倒水区在冲刷、倒水时应控制水量,杜绝水、饮品杂物等打湿桌台或地面
其他要求
禁止将任何有色饮品(咖啡/茶等)滴漏到地毯或办公家具上
严禁在办公区域、会议室用餐及大声喧哗
严禁传递负面信息及讨论同事间的八卦新闻
严禁在办公区域内吸烟
公共过道
走道保持畅通,禁止堆放垃圾桶、广告牌、雨伞、器具等物品
公共区域6S管理
会议室
使用公共楼层会议室应提前用钉钉申请,严禁未经申请私自占用
使用各楼层会议室时严禁在会议室门上随意张贴
公共设施使用完毕,应恢复原状,白板擦试干净/桌椅归位/关闭所有电源、投影仪和空调等电子设备
严禁将雨伞撑开放至于公共区域
职业形象
着装
严禁穿着“特步”竞争品牌服装
严禁穿透视装、露胸衫、露背装、超短裙等过于性感的服装
严禁穿着沙滩鞋、拖鞋进入办公区
进入办公区域应佩戴员工识别卡
职业素养
考勤管理
按公司规定执行考勤,禁止早退或迟到
安全管理
财产信息安全
离开时锁好办公室门禁、办公柜
个人现金、电脑、饰品等贵重物品,不建议存放办公室内
下班后将重要文件锁入文件柜中
重要机密文件必须用碎纸机进行销毁
会议期间拷贝的资料文件在会议结束后必须做彻底清理
禁止将公司文件发给业务不相关人员
车辆应按照指定车位停放,锁好车门和后备箱,关好车窗玻璃
消防安全
严禁私自安装电器及拉接电线、电源插座
下班后独立办公室门窗电源须自行关闭
严禁使用明火及使用大功率电器
严禁将易燃易爆等危险用品带入办公场所
5.8.1.办公区物品摆放标准,示例:
说明与要求:
Ø办公桌上显示器/凳子摆放参照附件示例图;
Ø离岗凳子归位、显示器关闭;做到人走机关,节约电能;
Ø离岗/下班办公桌上所有物品归位摆放整齐有序;
Ø使用办公椅时需轻拉轻推,职员离开或放工时,办公椅必需推入办公桌内。
5.8.2.
桌柜、资料架标签/垃圾桶摆放/电脑线走向标准,示例:
说明与要求:
Ø垃圾桶统一存放在办公桌下面隔板中间位置或指定区域;
Ø文件架标示清楚每层所存放的资料;
Ø办公桌柜子分类使用,私人用品与办公用品分开存放;
Ø文件架内物品需摆放整齐,不可存放任何与工作无关的资料;
Ø柜子顶部需擦拭干净,无灰尘,无杂物;
Ø电脑线/电源线整理清楚,没有安全隐患且统一捆绑。
5.8.3.电脑主机/地板卫生/通道标准,示例
说明与要求:
Ø电脑主机保持干净无灰尘;
Ø地板保持干净无垃圾;
Ø办公室通道上不能存放任何物品;
5.8.4.附件6.4:
档案柜/电源开关/空调标签标准,示例:
说明与要求:
Ø所有电源开关/空调需粘贴温馨提示卡;
Ø严格按照要求规范使用;
Ø文件架标识标签按模板填写;
Ø空调/电灯开关/资料架标签;
Ø档案柜左上角贴档案柜标签;
5.8.5.办公室岗位标识牌标准,示例:
说明与要求:
Ø统一存放办公桌右侧或者左侧;
Ø设计稿由企业文化部统一提供(制作时设计稿需确认);
5.8.6.文件标签标识(请使用公司标准LOGO),参考:
备注:
百页文件夹列宽6CM,长27.57CM
60页文件夹列宽3.5CM,长27.57CM
双夹文件夹列宽2.65CM,长27.57CM
档案盒列宽4CM,长16CM
文件夹2.65CM,长27.57CM
说明与要求:
Ø所有文件架需按标准尺寸打印粘贴;
Ø侧面无法标识时,可将其内容标识在正面;
Ø文件夹外部标识的要清楚地列出来,以便随时查找和存放;
5.8.7.公共区域,示例
说明与要求:
Ø走道保持畅通,禁止堆放物品垃圾桶、广告牌、雨伞、器具道具等物品;
Ø楼梯保持无垃圾,天花板无蜘蛛网;
Ø楼道花草、垃圾箱灭火器需定位摆放;
Ø洗手间洗手盆/台面保持干净,右手边存放洗手液;
Ø镜面保持干净无水污;
Ø会议室凳子摆放整齐,会后凳子归位,桌面垃圾清理干净;
Ø电梯门口禁止存放任何物品,电梯内保持干净无异味;
Ø消防栓前面禁止存放任何杂物,消防栓、灭火器禁止堵塞;
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