通用酒店物流操作规范.docx
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通用酒店物流操作规范
第一章:
概论
1.1.物流的含义
顾名思义,物流就是指物资的流通,具体包括材料的采购到仓库验收、存储、出库再到生产部门的消耗以至于最终产品的储存和最终销售。
广泛意义上的物流还应该包括生产废料的回收再利用和废品的处理等环节。
1.2.组成企业物流的要素
企业物
1.3.企业物流的重要性
1.4.物流的特征
第二章:
物流组织
2.1.成立物流部门的必要性和意义
2.2.物流机构及职能
1.采购
2.仓库
3.生产车间(营业耗用点)
4.会计(物流核算管理)
2.3.物流部与其他部门的沟通协作
第三章:
物流管理人员
3.1.物流管理人员配备
3.2.物流管理人员应具备的素质
第四章:
采购管理
4.1.集团采购管理制度
集团公司采购管理制度规定,集团公司采购分集团集中采购各度假村分散采购两部分,度假村应该严格遵守集团采购制度并在集团采购部指导下开展采购工作。
4.1.1集中采购:
是按集团和度假村之间通用性物品,一家供应商或生产商能够满足集团和不同度假村不同品种,不同规格和质量的物品供应采购,进行集中汇合,形成统一的采购计划方案,达到大批量购买,获得规模效益,通过集团采购部采取集中招标完成的采购。
其形成两个以上单位联合采购或一个单位数量多、金额高重复使用的物品。
物品分类如下:
A.物料用品:
办公用品类、洗涤和清洁用品类、印刷、宣传用品类、客用用品类、包装用品类、药品类、其他类。
B.低值用品类:
布草类、家用电器及家具类、工具类、器皿及器具类、其他类;
C.固定资产类;
D.工程物资材料类:
五金类、暖通类、灯具类、电器器材类、装饰维修材料类、工具类、其他类。
)
(个人观点)确定公司经营所需物资,根据物资属性对其进行合理分类。
根据我公司性质和经营情况可把物资分成以下大类:
工程物资(水暖、电器、五金材料、建筑装修料等),经营设备(可分为办公设备、厨房设备、家具设备、电器设备、交运设备等),经营物资(办公用品,客耗品,日常消耗品,印刷品,宣传品,低值物资等),原材料品(鲜货、食品原材料、商品等)。
4.1.2集中采购的管理办法操作规程
4.1.2.1根据集团公司集中采购物品类型的概念和要求,采购物资性价比等综合因素,拟定并向集团采购部报批度假村集中采购物品的具体目录,以确定度假村那些物品属集中采购。
4.1.2.2对已经批准为集中采购的物品,要制作并提供拟采购物资的详细要求,包括品名、规格、品牌、质量标准、数量、价格等。
此外,对每次的集中采购除需明确上述要求外,还需明确要求到货时间,分批交货或一次性交货,需要定做或有特殊加工要求或需经国外进口的产品,须预留充足的时间。
印制品、一次性用品、毛巾、客衣、工衣等需提前足够提交申请采购计划。
4.1.2.3根据集中采购物品的相关规定,按月或按季(根据本公司的经营管理需要)向集团采购部提出申购计划。
同时明确所采购物品的具体要求,并提供样板,未有样板的,由度假村使用部门选板,并报度假村总经理部批准。
。
4.1.2.4采购计划经集团采购部审核和报总裁或副总裁审批后,由集团采购部组织货源和供应商选择和定板。
4.1.2.5由度假村采购部将初选的供应商相关资料报集团总部审议通过后,编制集中采购招标文件进行招标,度假采购主管或主管副总参加组织进行的开标,评标和决标活动。
4.1.2.6参加由部办事机构组织的与供应商进行采购合同的谈判,并联合签署集中采购合同会审表。
4.1.2.7由采购部按合同的签订审批程序与供应商签订合同.
4.1.2.4.1执行合同的相关条款供应商供货。
4.1.2.9度假村的质管员、仓管和使用部门派人员以合同、送货单、采购物品申请单为依据,参加集团组织的物品验收,并编制验收入库单,由参加验收的人员签字确认。
4.1.2.10办理本度假村收货入库手续。
除使用部门即时领用外,其余物品一律进仓入库。
4.1.2.11按合同规定支付货款。
支付流程为:
采购部申请-----财务部经办会计审核(包括地采购发票、结算凭证、验收证明等相关凭证的完整性、真实性、合法性、合规性进行严格审核)--计财部经理复核----公司领导审批---出纳付款。
4.1.3集团招标管理办法:
4.1.3.1招标采购操作程序并填明以下内容:
申请部门、日期、品名、规格、数量、原因、付款方式、到货时间及是否有采购预算等,若请购物品是固定资产,需附经批准的固定资产申请报告。
(属仓库储备的物品,由仓库提出申请,非仓库储备的物品,由使用部门提出申请,或不同营业部门通用的物品统一提出申请)。
4.1.3.2提交采购申请单(审理批示程序要符合使用,采购、财务等部门相互控制办法,并根据分散采购定额权限管理审批程序进行审批(即:
属定额权限以内的,按公司采购审批程序进行审批,报集团公司部备案))。
(注:
本审批程序适用于其它分散采购程序。
)
4.1.3.3按审批程序确认招标条件
4.1.3.4看板、封板(适用没有定板或更改原板的物品,不少于三家以上的样板)
4.1.3.5制作招标文件
4.1.3.6招标文件审批
4.1.3.7发出投标邀请
4.1.3.8接收投标者资格文件,进行资格审查
4.1.3.9向通过资格预审合格的单位发售招标文件。
4.1.3.10投票者送达标书(投标)
4.1.3.11评标、定标(决标)
4.1.3.12公司内部报批合同
4.1.3.13签订合同
4.1.3.14执行合同的相关条款,供应商供货
4.1.3.15本公司采购、仓管、使用部门、质管员以合同、送货单、采购物品申请单为依据进行物品验收
4.1.3.16办理收货入库手续
4.1.3.17财务部出纳按合同规定支付货款.
4.1.4度假村分散采购:
是指根据度假村的经营特点,为满足公司经营需要,未纳入集中采购的物品如:
日常所需的低值小额或特性品型的并经集团总裁认定的采购物品及急需品。
4.1.4.1分散采购的方式
分散采购的方式可分为:
招标采购和零星采购,零星采购又可分为:
谈判采购,询价、比价采购和其它特殊采购。
4.1.4.2分散采购之招标采购管理办法及程序
招标采购管理办法:
参照集团公司集中采购物品招投标管理办法执行。
4.1.5度假村零星采购方式及其采购程序
4.1.5.1.谈判采购操作程序
4.1.5.1.1谈判采购必须符合集团所规定的“谈判采购情形的物品”。
即:
①封板后,没有供应商投标或没有合格标的;
②只能从唯一供应商处采购的;
③采购时间不能满足公司紧急需要的;
④因技术复杂或性质特殊,不能确定详细规格或者具体要求的;
⑤不能事先计算出总额的;
⑥必须保证原有采购物品一致性或服务配套要求,需从原供应商处续购,且续购资金总额不超过原合同采购金额10%的物品。
4.1.5.1.2请购部门根据需求填制《采购物品申请单》,并由部门经理签名。
4.1.5.1.3《采购物品申请单》送交采购部门,采购部门及收单人签收并登记。
4.1.5.1.4采购部门负责人审核采购内容,根据所规定的标准与权限审批。
4.1.5.1.5采购经办人员根据采购申请单内容进行询价(依照厂商、代理商、经销商顺序询价)。
4.1.5.1.6询价完成后,采购经办人员在《采购物品申请单》详填询价结果等有关栏目。
4.1.5.1.7按采购审批权限呈报审批。
4.1.5.1.8根据询价情况选定通知谈判供应商。
4.1.5.1.9开展谈判,并依据下列规定进行:
A、1万元以下的采购由本公司采购部、集团采购部会同使用部门组织3人以上谈判小组进行谈判。
B、1万元到10万元的采购,按照采购审批权限的规定,由具有相应权力的负责人、采购部门、使用部门、专业人员、财务部组成谈判小组进行谈判。
C、10万元以上的采购,须通知集团公司采购部,由部组织专门谈判小组进行谈判。
D、各类谈判小组对将进行的谈判项目要进行事前的准备工作,以掌握谈判的主动权。
4.1.5.1.10各类谈判小组要将谈判结果上报具有相应审批权限的领导审批。
依据集团公司有关制授权手册的规定在度假村权限内的合同,公司可自行对外签署,超权限的合同,则事先填写《合同权限审批签署表》,随同合同初编及谈判纪要等资料一并上报集团总裁审批,由公司领导按规定办理合同签署手续。
4.1.5.1.11签订合同。
谈判结果批准后,依照合同签订权限与供应商签订采购合同,(凡是直接供货三个月以上或金额超过2万元以上的采购,均应签订采购合同),合同条款须要求供应商提供履约保证金(保证金比例为总货款的5%)
4.1.5.1.13按合同履行采购。
4.1.5.1.14验收采购物品(度假村的采购、仓管、使用部门、人事行政部以采购单、送货单、样品合同为依据进行物品验收)。
严禁购入假冒伪劣商品、注水或注入其它物质的食品、水果。
非定点屠宰出厂的肉禽、受国家保护的野生动物、不符合国家安全、卫生检查的食品。
对不符合要求的物品,不予收货,并由采购部立即通知供应商,办理退货并履行各种索赔手续。
4.1.5.1.15按合同支付采购金额并履行合同的售后服务及其它条款。
4.1.6询价、比价采购操作程序。
4.1.6.1询价、比价采购物品必须符合询价、比价采购情形和要求。
(即达不到招标采购要求的物品,物品的规格标准统一,现货货源充足,且价格变化幅度小、技术性强、要求特殊、小额不可预见的临时急需物资)。
4.1.6.2根据经营特点和需要由使用部门提出采购申请,填写《采购物品申请单》,并由部门经理签名。
4.1.6.3《采购物品申请单》送交采购部门,采购部门收单人签收并登记。
4.1.6.4采购部门负责人根据所规定的标准和权限审核采购内容。
4.1.6.5询价。
《采购物品申请单》批准后,采购部要进行询价,按货比三家的原则,在采购申请单上填上三家或以上供应商的报价,个别物品无法获得多家报价对比的,要说明原因(必要时以书面形式)。
4.1.6.6呈报审批。
采购人员经过完成询价、比价后,按照采购审批权限呈报审批(获批准后,如果供应商或物品价格、规格、数量、质量发生变化,无法由原先供货时,采购部门需填报《物品订货变动表》注明变动前后的各项目及变动原因,重新按审批程序审批,或获批准后,才可进行采购。
4.1.6.7进行物品采购。
由采购负责人安排采购员完成。
4.1.6.8对采购回来的商品进行验收。
(使用部门、质管人员和相关人员),以采购单进行验收。
4.1.7度假村特殊采购方式及其程序
4.1.7.1紧急采购
4.1.7.1.1由使用部门填写《采购物品申请单》,并注明原因和“紧急采购”字样。
4.1.7.1.2采购部接到紧急采购单后,立即呈报本度假村分管领导审批(特别紧急的情况下,由使用部门负责人以电话方式报分管采购的公司领导)。
4.1.7.1.3采购。
《采购物品申请单》批准后,采购负责人立即安排采购。
4.1.7.1.4按验收规定验收采购回来的物品。
4.1.7.1.5补办手续。
使用部门补填《采购物品申请单》并按审批程序报批。
4.1.8现金采购:
一般是指没有签订采购合同,且不成批量采购的少量物品。
4.1.8.1使用部门填写《采购物品申请单》和借款单,部门经理签名后,提交给采购部。
4.1.8.2采购部门收单人签收并登记,并按常规审批权限和程序进行审批,报本公司财务经理。
分管副总审批借款。
4.1.8.3采购部门进行采购。
4.1.8.4按物品要求和常规验收采购物品。
4.1.9特殊物品采购
4.1.9.1特殊物品:
是指技术性强或有特殊要求的采购物品。
特殊物品的采购除按零星采购的规程进行操作外,采购部可以邀请有关专业部门人员共同采购,有关部门要予以协助。
附件:
4.1.10集团集中采购物品框架目录
4.1.10.1客用品
A.布草类:
浴巾、毛巾、面巾、地巾、浴衣、浴袍、浴帽、床单、枕芯、枕、台布、口布。
B.一次性用品:
沐浴露、洗发水、润肤露、护发素、剃须刀(膏)、香皂、牙刷、牙膏、梳子、面巾纸、卫生纸。
4.1.10.2餐饮用料、用品及设备
A.大米、面粉、食用油、调料及罐头食品等普通食品原材料
B.餐具、玻璃器皿、(无特殊要求的种类)、冰箱(柜)、制冰机等。
4.1.10.3清洁、洗涤设备及用品
A.清洗设备:
吹风机、吸尘器、地毯抽洗机、吸水机、高压水枪、抛光机。
B.清洗用品:
洗衣粉、洗洁精、地毯洗涤剂、洗手液、消毒液、洁厕剂
4.1.10.4办公设备及用品:
电脑、打印机、、复印机、电话机、碎纸机、复印纸、电脑打印纸、文件柜、办公桌、椅子、保险柜。
4.1.10.5电器:
电视机、洗衣机、空调机
4.1.10.6印刷品
A.营业用表、单
B.财务用表、单
C.广告宣传品
D.信纸、信封
4.1.10.7员工用品:
制服、鞋、袜、宿舍用品。
4.1.10.8工程用品:
柴油、灯泡、各种泛光灯具等。
4.1.10.9大型设备
4.1.10.10商品:
通用性的汽水、矿泉水、果汁、茶饮料、雪粒、胶卷、泳衣等。
4.1.10.11其它:
对讲机、灭火器、各类标牌、统一制作的纪念品等。
4.1.11:
招标邀请函格式
招标邀请函
单位:
本公司因原因,现决定对物品进行招标,请贵单位在年月日前,按照报价单中的型号、规格提供样品、报价及有关资证,未按规定时间进行的,按弃标处理。
冠县中通天沐温泉度假村有限公司
年月日
4.1.12:
招标报价单样式
报价单
序号
物品名称
规格与型号
数量
单位
单价
金额
小计
单位公章
4.2采购技术管理
现代采购管理的理念主要体现在市场观念、时间观念、效益观念和合作观念上。
我们的资源来自于于市场,企业运营需要资源的及时提供,而企业运营的效益要求我们去降低采购成本,现代采购管理技术的大趋势是推行供应链采购,即固定供应链,这就需要我们与供应商达成长期合作,互惠互利的局面。
4.2.1MRP采购
4.2.1.1MRP是MaterialRequirementPlanning的首字母缩写,是指物料需求计划。
`
4.2.1.2MRP采购的特点是突出材料需求的相关性和确定性以及计划的精细性,公司可以根据自身情况制定材料耗用计划,合理制定采购计划,保证材料供应。
4.2.1.3MRP采购使用物资范围:
客耗品,公司运营物料消耗品,维修用主要工程物资,后勤办公物耗,食品原材料和小商品。
4.2.1.4MRP采购实施的前提条件是先进的软件系统和良好的供应商管理,仓库要及时的把库存量通知相关部门,采购部门根据仓库库存量通知相关供应商发货。
4.2.1.5当前存在问题,仓库财务软件运用部到位,用友财务软件之是简单的用来统计出入库数量,对于耗用信息输入不及时。
4.2.1.6定量订货法订货点的(即保证仓库安全库存量的采购时间的计算)
Q1:
订货点
R:
需求速率,单位时间内的需求数量。
Rp:
平均需求率,是指一段时间内平均需求量。
T:
订货提前期,订货进货过程中所用时间。
Tp:
平均提前订货期,是指一定次数内的平均日期。
Do:
提前期时间段的需求量,它是一个随机变量,其概率分布是各正态分布。
其参考值有二,一是平均值Dp,一是标准偏差σ。
α:
安全系数。
它表示标准偏差的个数。
Qo:
安全库存,它等于安全系数与标准偏差的乘积,一般情况下,安全库存一般是指Q1,即订货点。
P:
库存满足率,q缺货率,则:
P+q=1
假设Do的平均值是Dp,标准偏差为σ,则:
Do=Dp+α*σD=Dp+Qo
从以上的定义可以得出,订货点
Q1=Do=Dp+α*σD=Dp+Qo=Rp*Tp+α*σD
由上式可以看出,当需求速率R是一个确定的常数值,而订货提前期是随机变量,即Rp=R时,则有:
Q1=Do=Dp+α*σD=Dp+Qo=R*Tp+α*R*σT
当订货提前期T是一个确定的常数值,而需求速率是随机变量,即Tp=T时,则有:
Q1=Do=Dp+α*σD=Dp+Qo=Rp*T+α*T*σR
当需求速率和订货提前期豆不是随机变量,而是一个确定值时,即Rp=R,Tp=T时,则有:
Q1=Do=Dp=R*T
附:
安全系数表
α
P
q
0.0000
0.5000
0.5000
0.1300
0.5500
0.4500
0.2600
0.6000
0.4000
0.3900
0.6500
0.3500
0.5400
0.7000
0.3000
α
P
q
0.6800
0.7500
0.2500
0.8400
0.8000
0.2000
1.0000
0.8400
0.1600
1.0400
0.8500
0.1500
1.2800
0.9000
0.1000
α
P
q
1.6500
0.9500
0.0500
1.7500
0.9600
0.0400
1.8800
0.9700
0.0300
2.0000
0.9770
0.0230
2.0500
0.9800
0.0200
α
P
q
2.3300
0.9900
0.0100
2.4000
0.9920
0.0080
3.0000
0.9987
0.0013
3.0800
0.9999
0.0001
3.0900
1.0000
0.0000
4.2.1.7经济订货批量(QE),是保证最佳库存量的订货批量。
C1:
单位物资单位时间内的保管费
K:
单位物资的价值(单价)
Ci:
保管费率
Co:
每次订货费
R:
平均库存消耗速率
QE2=2*Co*R/C1或QE2=2*Co*R/(Ci*K)
其中:
C1=Ci*K
4.2.1.8最佳库存量计算
理论公式:
Q=Q1-Do+QE
现实操作中最佳库存量为Q=Q1+QE
4.2.2JIT采购
4.2.2.1JIT是JustInTime的缩写,指的是即供货时间的精准化。
4.2.2.2JIT采购突出特点是准时化采购,该采购方式的优点是可以作到零库存,彻底杜绝浪费。
4.2.2.3JIT采购适用于公司鲜货物资的采购。
每天根据预定情况厨部作出鲜货申购,采购定时向供应商报单,供应商每天定时按要求把菜品送制定地点。
4.3采购物资报帐程序规范制度
4.3.1 供应商开户(账户)规定
4.3.1.1日常计划采购开户规定:
日常计划采购内容指度假村经营所须的基础性原材料、资产等。
如:
食品、酒水、香烟、客房用品、美容美发用品、成批的低耗品及大额的固定资产等。
采购部按照竞价筛选原则确定供应商后,须与供应商签定供货协议(或合同)。
协议中必须注明质保金的缴纳和结算方式。
协议签定后必须由采购部指定专人及时递交(原件一份)给财务部合同专管员,以便财务部及时录入电脑。
供应商持供货协议书到财务部缴纳质保金,成本会计查实该供应商协议确已录入电脑并已缴纳质保金后,方可办理开户手续。
4.3.1.2对于零星或急件采购的物品(如零星物料用品、少量补充的基础性原材料等),金额较小,可以不签定协议,以经办的采购员户头办理入库手续。
4.3.2供应商货款结算
4.3.2.1个体户供应商货款支付的规定:
凡以个人名义与度假村签订协议的供应商,在协议中必须详细注明该供应商姓名、身份证号码、联系电话和地址(一家供应商只能以一个人名义签订协议,不得多户多人)。
财务根据此协议中提供的资料录入电脑,并据此开户名称办理入库手续。
在支付货款时,由协议中的供应商持本人身份证领取现金或支票,出纳员必须与电脑资料逐一核对无误后,方能发放。
4.3.2.2以单位名义开户的供应商货款支付的规定:
凡以单位名义与度假村签订协议的供应商,在协议中必须详细注明该单位全称、开户银行、帐号、委托经办人姓名、身份证号码以及货款的支付方式(支票、电汇等),收款单位必须与合同单位一致,否则,必须由合同单位出具委托付款协议书,并由其法人签字、盖章认可。
4.3.2.3供应商供货、结款应严格按照协议执行,即:
在办理入库时,以协议中的单位名称开户;在进行货款支付时,由协议中的委托经办人持本人身份证领取支票(电汇由出纳员直接按协议办理)。
如有变更,须有加盖该供应商单位公章或财务专用章的、负责人签名的书面变更通知,出纳员方可办理结算手续。
4.3.3付款方式
4.3.3.1所有以供应商名义办理入库和结算手续的货款支付,原则上不得由度假村采购员代为结算,如有此情况,出纳员有权拒绝付款。
4.3.3.2供应商付款方式的规定:
个体户性质的供应商以现金支票或转账支票方式支付,其他供应商原则上要求以转帐支票、电汇或银行汇票方式支付。
4.3.4供应商货款结算流程及时间的规定:
4.3.4.1供应商货款集中按月支付,下月支付上月货款。
4.3.4.2每月的8日-12日为上月货款对帐日。
供应商将上月的货物验收单整理,开据正规有效的发票(不得使用复印件),在采购部粘贴填写《请款单》,注明单据张数、货品名称、金额和供应商单位或姓名,由经办采购员签字后,到财务部往来帐会计处对帐。
财务部往来帐会计对货款的结算金额的真实性、发票及报帐单填写的规范性、有效性进行认真审核,不合规定者不予以办理。
4.3.4.3每月的13-16日为采购部负责办理货款审批手续日。
由采购部指定专人将已对帐的货款单据统一收取,并报度假村财务经理和总经理审核签字后,超出规定金额的,报集团总部审核。
4.3.4.4每月的17日为财务付款结算日。
度假村财务经理将审核无误后的货款单据交出纳。
出纳按货款支付方式之规定开出支票或汇票,并通知供应商领取货款。
4.3.5.5上述结算时间的规定一般不得变动,除此时间之外的对帐和结算(特殊情况除外)财务一律不予受理。
4.3.6购买或构件固定资产报帐
4.3.6.1固定资产(包括机器设备)购置报帐应附申购单(或批示报告)、购货发票、入库单或验收报告等单据;特殊行业的资产(如电梯、锅炉等),必须同时附专业检测部门出具的检验合格报告。
4.3.6.2结算在建工程完工工程款时,在建工程结算依据移交给集团财务工程部,和财务部。
由集团财务部会同审计师事务所进行审计,并根据审核结论、工程结算发票及完工验收单全额结算。
4.4采购部和其他部门的关系
4.4.1采购部和计财部的关系
4.4.1.1度假村的采购部隶属计财部管辖,计财部对采购工作负有监督、控制和指导的直接责任。
4.4.1.2计财部制定的年度、季度、月度的采购预算并报度假村总经理审批后。
采购部要严格执行,采购部采购物品的品种、规格、采购量、采购金额、仓储量要经过财务部进行严格审核。
4.4.1.3采购物品要配合仓库办理入库手续,对于入库价格有异议的物品要给于配合作出合理解释,否则仓库有权拒绝入库。
4.4.1.4采购报销费用及请款时要确保入仓、发票、真实、完整、无误。
计财部要及时、优先支付合理的采购款项。
4.4.1.5要接受计财部对采购预算的执行的监督,配合做好批量采购成本变动的原因分析,并形成报告,并及时报告度假村总经理或主管副总经理。
4.4.1.6配合计财部对采购计划预算和实际采购的差异的分析,计财部通过有关财务指标、编制每月、每季的采购和仓储量的成本分析,包括计算分析赊物和现付形成的采购成本和仓储成本增减量的联动结果,通报到各部门,形成书面报告,提交度假村领导,便于仓储的合理控制,并为选择各项物品的最佳采购方式提供参考依据。
4.4.1.7计财部对分散采购
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