05印章管理规定.doc
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05印章管理规定.doc
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印章管理规定
修改记录
0.1佛奥集团有限公司行政中心于2006年06月编写;
0.2佛奥集团有限公司行政中心于2007年01月第01次修改。
0.3佛奥集团有限公司行政中心于2008年05月第02次修改。
0.4天佑城物业经营管理有限公司于2009年03月第01次修订。
1.0目的
为规范印章的管理,保证印章的使用规范,制订本规定。
2.0适用范围
本规定适用于公司法人章(公章)、各种业务章及部门章的保管、使用及其它相关事项。
3.0职责
行政部门负责印章刻制及管理。
各部门负责部门内部各种业务章及部门章的管理。
4.0程序要点
4.1印章的刻制及领用
4.1.1公司部门刻制及启用印章,必须经行政部门法务审核,经总经理核准,并由行政部门统一负责办理刻制及启用事宜,并报集团公司行政中心备案。
4.1.2领取:
印章保管人员根据本规定从行政部门领取需自己保管的印章并签收备案。
4.1.3启用:
印章的启用由公司行政部门发通知及印章式样至公司各部门。
并报集团行政中心备案。
4.2印章的分类及保管
4.2.1印章分为公司法人章(公章)、部门章、业务章及个人签名章。
4.2.2根据印章的使用功能,印章分别由各部门保管,各部门应指定专人负责保管,董事局可授权专人保管。
4.2.3由董事局授权专人保管的印章包括:
1)佛山市顺德区天佑城房产有限公司法人章(公章)
2)佛山市顺德区天佑城物业经营管理有限公司法人章(公章)
3)佛山市顺德区天佑金鹰上网服务有限公司法人章(公章)
公司印章应冠有公司的全称,是公司的象征,代表公司的权力、责任和信誉。
4.2.4由各部门自行保管的印章包括:
1)财务专用章、发票专用章、工程图纸确认专用章(冠有公司全称和专门用途名称,代表公司或部门对某些专门事项的确认);
2)部门章:
冠有公司和部门的全称,代表部门的权力、责任和信誉;
3)个人签名章:
冠有员工个人的正式姓名,代表个人对经手的资料、票据或事项等的确认;
4)戳印章:
冠有专门用途或常用的特殊名称,用于证明某件物品或证明某件事项的结束,同时也可用于某项常用的特殊名称。
如:
“收讫”、“付讫”、“正本”、“副本”等。
4.2.5印章应妥善保管。
印章使用后,要及时收存锁好;要注意保养,防止碰损,并及时清理,以保持印迹清晰。
4.3印章的使用范围及审批
4.3.1法人章(公章)的使用范围及审批:
1)对外使用范围及审批:
A.在集团及公司以外,对外公文使用公章,须经总经理或董事局审定方可用章;
B.所有合同和协议须会审手续齐全方可用章;
C.对外常规业务(各种年检、年审、报建、招投标、工程资料等)及银行新开帐户使用公章,用章程序依5.3.1、1)A进行;
D.所有财务、税务登记报表(包括对外提供有关资料),统一由财务经理审签,总经理审定方可用章;
2)法人章(公章)对内的使用范围及审批:
公司范围内重要文件的发布、重大人事任免等用章,须经相关部门负责人审核,总经理或董事局批准后方可用章;
4.3.2部门章的使用范围及审批:
1)公司部门章的使用范围:
用于各部门在公司内部业务需要时使用。
2)公司部门章使用的审批:
属于工作权限内的一般工作通知,部门第一负责人批准后(领导特殊交待的除外)方可用章;属于带政策性的文件,部门第一负责人审核后,报总经理批准后方可用章。
4.3.3业务章的使用范围及审批:
1)业务章的使用范围:
A.财务专用章代表公司用于办理有关银行业务;
B.发票专用章代表公司用于开具发票业务;
2)业务章使用的审批:
A、财务专用章和发票专用章须经部门第一负责人审核,总经理批准后方可用章;
4.3.4有关公文经签发人签发、使用部门章时,可使用《公文发文表》或《送阅审批表》申请用章,不再使用《证照/公章使用审批表》申请用章。
4.3.5部门自行保管的部门章(业务章),在本规定所规定的范围内使用。
如超出本规定所规定的范围外使用的,经办人及该部门主要负责人必须承担责任和连带责任。
4.4用章注意事项
4.4.1使用印章必须严格按照公司的有关用章审批程序执行,手续不全者严禁用章。
4.4.2所有公文使用公章用章,须填写《证照/公章使用审批表》,按照审批权限批准后方可用章;经济合同汇签单不需填写《证照/公章使用审批表》。
4.4.3用章前印章管理人员须认真审核,明确了解用章的内容和目的及用章的文件份数,确认符合用章手续后,由经办人在用章登记薄上逐项登记后方可用章。
4.4.4凡符合集团及公司用章规定,会签手续齐全的合同、协议、文件、资料等经审核无误后,即接即盖章,不得拖延用章时间。
4.4.5各级印章管理人员对未经核准的文件,不得擅自用章。
4.4.6不得在空白凭证、便笺上加盖印章。
如对文件资料错盖了印章或盖多了印章,应及时地用碎纸机予以销毁。
如是使用公章,需将错盖或盖多公章的资料交行政部门文控人员交还印鉴管理员加盖作废章销毁。
4.4.7在急需用章而本部门负责人外出时,可以传真形式审签;以传真形式无法审签的,须经总经理批准后方可用章。
4.5印章外借及检查
4.5.1一般情况下不得将印章携带出办公室使用,如确因工作所需,经本部门负责人审批同意并建立登记手续后,应由印章管理人员携带印章到现场盖印或监印。
4.5.2印章外借使用完毕后,应及时办理归还手续。
印章管理人员须负责督促印章借用人员按时归还外借的印章。
4.5.3行政部门将定期检查各部门的用章情况。
4.6其它
4.6.1印章管理人员应认真履行岗位职责,确保用章安全。
4.6.2印章管理人员应确保集团公司能随时与之取得联系,保证及时用章,不得拖延时间。
如请假或外出时,须事先取得部门负责人同意,并办理印章暂时代管手续。
4.6.3印章管理人员离职或调任时,须为印章办理交接手续。
4.6.4印章遗失或失窃后,应立即向上级汇报,并依法公告作废。
4.6.5因机构变动或其他原因停止用章时,应将印章销毁。
销毁时应由公司行政部门共同监销。
4.6.6对伪造公司各种印章的人员,依法交国家司法机关处理。
4.6.7对需要留存的重要资料(合同、协议及对外重要文件),应在盖印后留存一份,立卷存档。
5.0相关文件
无
6.0记录
《证照/公章使用审批表》
4
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