超市业务管理作业指导书.docx

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超市业务管理作业指导书

超市业务管理作业指导书

业务管理主要指采购管理、库房管理、印刷品管理、钥匙管理、物品说明书和随机文件管理，总务行政部门的账票管理等工作，此项工作必须严格按制度规定认真执行。

第一节采购管理

公司一切物资都要通过采购作业，采购作业要按计划实施，按照询价、报价、议价、进货、验收、核算等程序来完成，以最好的效益向各部门提供优质的供应服务，在适当的管理与控制下以可能最低的价格向合格的供应商订购数量、品质、交期及服务合乎公司要求的商品。

一、采购管理工作程序

（一）依据本部经理审批的“采购任务单”，按采购工作程序及时组织采购，保证供应。

（二）接收采购任务后，及时联系3－5家供应商进行报价和外出询价。

（三）收集供应商的“营业执照”、“税务登记证明”和“物品报价表”，依据自行询价结果对各供应商的产品质量和价格进行分析、认证，确定供应厂商。

（四）报价、询价工作完成后要与供应商进行议价，在保证质量、交货期的前提下，争取优惠价格，做到同等质量比价格、同等价格比质量，同质同价比售后服务。

（五）供应厂商、供应价格一经确定，要及时完成采购作业，采购物品验收后凭采购任务单在库房办理入库手续。

（六）采购任务完成后，要及时填写＂转账付款审批单＂办理有关请款报销手续。

二、采购工作的要求

（一）采购工作要确实做到及时、准确、保质保量。

（二）采购人员的账款要日清日结，不得营私舞弊。

（三）每日记好＂采购日记＂，按月装订，留存备查。

第二节库房管理

一、仓库管理工作由库管员负责，主要任务是：

（一）做好仓库出库和入库工作，并使仓库储存、供应等各环节平衡衔接。

（二）做好物资的保管工作，如实登记仓库实物账，经常清查、盘点库存物资，做到账卡物相符。

（三）积极开展废旧物资的回收、整理、利用工作，做好积压物资的处理工作。

（四）做好仓库安全保卫工作，确保仓库和物品的安全。

二、仓库物资的出库入库

（一）仓库物资的入库

1、外购物资到达后，库管员要对所有物资依据品名、规格、数量、单价，将实物点验入库，确认无误后，填制“入库单（见表9－9）”，一式四联，经办人和库管员双方签字后交库工、采购员、记账员各一联。

2、记账员要及时记账。

（二）仓库物资的出库

1、仓库物资出库一律凭总务行政部门经理签署的＂请领单＂办理出库，并填制“出库单（见表9－10）”一式四联，一联留存，一联交记账员记账，一联交库工做为出库凭证，一联交领物人。

库管员和领物人要在出库单上签字，物品出库要及时记账，属耐用品，要记入“耐用品台账”。

2、对于一切手续不全的提货、领料事宜，库管员有权拒绝发货。

（三）仓库物资的保管

1、仓库物品按其分类设立账目，一般分为十一大类，各公司也可根据实际情况设定。

第一类办公用品类，指日常办公用品

第二类印刷品类，指图表、账册、账页、单据等

第三类纸张类，指可直接使用的成品纸张

第四类包装类，指用于经营包装的物品，如包装纸、购物袋等

第五类企划类，指企划专用物品，如KD牌、即时贴、美工刀等

第六类工服类，指公司发放的工作服

第七类保洁用品，指用于保洁的工具及原料

第八类工程料具，指施工工具及材料

第九类工服劳保，指工服及劳保用品

第十类家具设备，指事务用家具，生活用家具及设备

第十一类其它类，如纸绳、一次性杯子等

2、仓库设实物保管账和实物登记卡，实物账按物资类别、品名、规格分类进行记载，耐用品要设登记卡，并依据“入库单”、“出库单”及时登记仓库实物账及实物卡，保证账、卡、物相符。

3、每月必须对库存物资进行一次实物盘点，盘点前要做到＂三清一准＂，即欠内欠外账务清，出入库手续清，归类码放物品清，度衡器具准确。

盘点要在主管或财务部门监督下进行，盘点中要以物对账，拆封移位清点。

4、盘点后，库管员要填制“盘点表”，一式三联，一份交财务部门，一份交总务行政部门，一份仓库留存。

5、盘点中出现损耗或盈亏，要及时上报主管部门查明原因，不准擅自平账。

（四）要求

1、库管员要忠诚老实，责任心强，会填制一般凭证、会记账，并达到要求。

2、库房要达到架子化、标签化、制度化的要求，物品要摆放整齐，保持库内整洁卫生，做到五净（地面、墙壁、门窗、货架、货物干净），五无（无灰尘、无鼠害、无蛛网、无积水、无污垢），三条线（物资摆放，货架摆放、货签悬挂一条线）。

3、库房要严格按消防“五距”的要求去做：

顶距：

货物离顶层50厘米；灯距：

货物离照明灯距80厘米；墙距：

货物离墙壁50厘米；货距：

货与货之间距离50厘米；架距：

货架行间的距离100厘米。

4、仓库内严禁存放易燃易爆物品，严禁在仓库内吸烟，切实做好仓库防火工作。

5、库管员工作调动，必须办理移交手续后，才能离开工作岗位。

第三节账、票管理

总务行政部门管理的账票主要指公司各种资产账簿、各种票据，如出入库单、盘点表、移交手续等。

账票是公司财产核查的有效证据，管理中要注意以下几个问题：

一、账、票的保存：

总务行政部门要指定专人进行票据管理工作，总务行政部门会计、记账员对分管账票认真保管，按类别顺序立档登记。

二、账、票的领用：

账票要严格按规定领用，正确使用，减少浪费。

三、账票的交接：

管理人员变动，账、票必须办理移交手续，并由监交人、移交人、接收人签字或盖章。

四、账、票的保存年限：

公司固定资产账、票的保存为永久性保存资料，其它账、票一般保存为10年。

账、票如需销毁，必须报上一级部门批准，不得私自处理。

第四节报表管理

报表管理主要指“物业管理费月报表”，“低值易耗品动态月报表”，“库存物资盘点表”。

加强报表管理其目的是全面掌握全公司物业管理费收缴情况，低值易耗品库存、耗用情况及全公司库存、物资现状，便于统一调配管理。

一、报表编制

（一）物业管理费月报表：

按月实际发生的房租费、运行费、供冷费、供暖费、卫生保洁费、水费、电费按自用、租用分项填写。

（二）低值易耗品月报表：

按库房所列账目分类（按库房管理所列账目）分类填写，填写内容包括上月库存数量、本月库存数量、本月出库数量（内耗、调拨、零售）和本月结存数量。

（三）库存物资盘点表：

每月25日对所有库存物资进行盘点，并按库存物资编号、填制，库存物资盘点表，盘点表的内容包括编号、品名、牌号规格、数量、单位、单价、金额等。

（四）固定资产增减月报表：

每月报固定资产增减情况。

（五）总务行政归口费用通知单：

每月五日之前报上月“总务行政归口费用通知单”，公司审核汇总后通知各单位。

填制此单要按以下要求填写：

1．统计周期

每期统计周期为上月26日至本月25日。

每期“总务行政归口费用通知单”须于次月15日前送达费用发生部门或个人。

2．通知部门

通知部门系指费用发生部门或个人。

3．编号

为查询方便，编号由公元年号＋月份号＋月序号组成。

如：

1999年6月份填制的第32号通知单，编号为19990632。

4．费用编号

费用编号系指公司物业管理部制定的《总务行政归口费用分类对照表》中规定的编号。

填写时务必统一、准确。

5．发生时间段

发生时间段系指费用发生的初始日期和截止日期。

6．房屋占用费

房屋占用费系指部门或个人占用公司房屋应分摊的房费。

属公司承租的房屋可按承租租金计算，属公司自有房屋可按财务部门规定的房屋使用折旧费计算。

承租房屋占用费计算方法：

（1）部门（个人）房屋占用费＝〔部门（个人）使用面积＋部门（个人）分摊面积〕÷单位承租总建筑面积×单位月总租金。

（2）部门（个人）分摊面积＝〔本部门（个人）使用面积÷各部门（个人）使用面积之总和〕×公共区域面积。

（3）部门（个人）使用面积系指部门（个人）独立占用之使用面积。

（4）部门（个人）分摊面积系指按部门（个人）使用面积占用比例分摊公共区域面积所得之面积。

（5）公共区域面积系指非部门（个人）独立占用之使用面积。

例：

公司一九九九年六月承租某单位写字楼建筑面积1000平方米，月租金15000元。

甲部门使用面积300平方米，乙部门使用面积200平方米，丙部门使用面积150平方米。

则，

甲部门房屋占用费＝[300＋300÷（300＋200＋150）×（1000－300－200－150）]÷1000×15000＝6923.08元。

乙部门房屋占用费＝[200＋200÷（300＋200＋150）×（1000－300－200－150）]÷1000×15000＝4615.38。

丙部门房屋占用费＝[150＋150÷（300＋200＋150）×（1000－300－200－150）]÷1000×15000＝3461.54。

7．物业管理费、供冷费、供暖费、保洁费按房屋占用费计算方法分摊。

8．水费、电费、燃气费有计量的，按计量加分摊计算；无计量的，按使用功率加分摊计算。

9．电话费、移动电话服务费、寻呼机服务费、伙食费，按实际发生额计算。

10．固定资产占用费

固定资产占用费按财务部门规定的折旧费计提方法，计算部门或个人占用公司固定资产之费用。

11．低值易耗品

耐用品按规定使用年限逐月分摊计算。

消耗品按实际发生一次性摊销计算。

12．其它

其它系指未列入费用编号01－14项内所发生的费用。

（六）总务行政归口费用月动态月报表：

每月五日前按当月实际发生额报上月“总务行政归口费用月动态月报表”。

二、报表分析

报表编制后要认真地进行对比分析，分析的内容一般有：

（一）本月报表与上月报表对比，看物业费用、库存物品是下降还是上升，低值易耗品的耗用是增还是减。

（二）通过对比要分析降、升、增、减的原因，找出问题的症结，总结经验教训。

（三）提出解决问题的办法及下一步的措施。

（四）报表分析要随同报表一同上报。

三、上报时间

（一）北京地区在下月5日前送公司物业管理部。

（二）外埠地区在下月5日前用电传的方式报公司物业管理部。

四、要求

（一）各种报表要按公司统一的格式填写，字迹工整，内容全面。

（二）要严密准确，真实可靠。

（三）要按时编制，按时上报。

（四）各种报表分析要归类存档，妥善保管。